Τα υπομνήματα χρησιμοποιούνται συνήθως για τη μεταφορά ορισμένων πληροφοριών σε μια ομάδα ατόμων, για παράδειγμα σχετικά με δραστηριότητες, πολιτικές ή διαθέσιμους πόρους και για να τους ζητηθεί να αναλάβουν δράση. Η λέξη «μνημόνιο» σημαίνει κάτι που πρέπει να θυμόμαστε ή να προσέχουμε. Μπορείτε να γράψετε ένα καλό, εύκολα κατανοητό σημείωμα μελετώντας αυτές τις συμβουλές.
Βήμα
Μέρος 1 από 4: Γράφοντας κεφαλές υπομνήματος
Βήμα 1. Πληκτρολογήστε "MEMORRANDUM" στο επάνω μέρος του χαρτιού για να γράψετε ένα σημείωμα
Πρώτον, εξηγήστε ότι αυτό το έγγραφο είναι μνημόνιο. Γράψτε τη λέξη "MEMORDUM" 3 cm από το επάνω άκρο του χαρτιού με έντονα γράμματα ως πρώτη γραμμή. Αυτή η λέξη μπορεί να τοποθετηθεί στο κέντρο ή στα αριστερά του μεγαλύτερου γράμματος.
Παραλείψτε δύο κενές γραμμές πριν γράψετε την επόμενη γραμμή
Βήμα 2. Γράψτε σωστά το όνομα του παραλήπτη του σημειώματος
Δεδομένου ότι το υπόμνημα είναι ένα επίσημο μέσο επιχειρηματικής επικοινωνίας, ο παραλήπτης πρέπει επίσης να αναφέρεται επίσημα. Γράψτε το πλήρες όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη του σημειώματος.
Εάν αυτό το σημείωμα απευθύνεται σε όλο το προσωπικό, γράψτε: "Προς: Όλους τους εργαζόμενους"
Βήμα 3. Γράψτε επίσης τους άλλους παραλήπτες στη γραμμή "CC"
Η γραμμή "CC" (που σημαίνει Αντίγραφο ευγένειας) χρησιμοποιείται για να γράψει το όνομα του ατόμου ή των προσώπων που θα λάβουν αντίγραφο του σημειώματος και όχι εκείνου στο οποίο θα σταλεί το σημείωμα. Το όνομα που αναγράφεται στη γραμμή "CC" είναι το μέρος που πρέπει να ειδοποιηθεί για την πολιτική ή το ζήτημα που περιγράφεται στο σημείωμα.
Βήμα 4. Γράψτε το όνομά σας στη γραμμή "Από"
Το όνομα του συντάκτη και του αποστολέα του σημειώματος πρέπει να βρίσκεται στην κεφαλίδα του σημειώματος. Γράψτε το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας σε αυτήν τη γραμμή.
Βήμα 5. Εισαγάγετε την ημερομηνία
Γράψτε πλήρως την ημερομηνία προετοιμασίας του σημειώματος με την ημερομηνία μορφής, μήνα, έτος. Για παράδειγμα: "Ημερομηνία: 9 Δεκεμβρίου 2015" ή "9/12/2015".
Βήμα 6. Καθορίστε το θέμα του σημειώματος και γράψτε το ως ξεχωριστή γραμμή με τον τίτλο "About"
Το θέμα του σημειώματος θα σας δώσει μια ιδέα για το τι συζητείται στο υπόμνημα. Επιλέξτε ένα συγκεκριμένο, αλλά σύντομο θέμα.
Για παράδειγμα, αντί να γράψετε "Μυρμήγκια" ως θέμα, επιλέξτε κάτι πιο συγκεκριμένο, για παράδειγμα: "Το πρόβλημα των μυρμηγκιών στο γραφείο"
Βήμα 7. Γνωρίστε καλά τη μορφή της κεφαλίδας υπομνήματος
Η κεφαλίδα υπομνήματος πρέπει να βρίσκεται στο επάνω μέρος της αριστερής πλευράς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κεφαλαία ή πεζά γράμματα για τις λέξεις "Προς:", "Από:", "Ημερομηνία:" και "Περί:".
-
Η κεφαλίδα υπομνήματος θα μοιάζει με το ακόλουθο παράδειγμα:
Προς: Όνομα και τίτλος παραλήπτη
Από: Το όνομα και τον τίτλο σας
Ημερομηνία: Ημερομηνία σύνταξης σημειώματος
Θέμα: Θέματα που καλύπτονται από το σημείωμα (χρησιμοποιήστε έντονα ή συγκεκριμένα χρώματα για πράγματα που θεωρείτε σημαντικά).
- Όταν γράφετε μια κεφαλίδα υπομνήματος, τοποθετήστε ένα διάστημα μετά το παχύ έντερο για να φαίνεται πιο καθαρό.
- Όταν ολοκληρώσετε τη συγγραφή της κεφαλίδας υπομνήματος, παραλείψτε μια γραμμή πριν συνεχίσετε να γράφετε το σημείωμα για να διαχωρίσετε την κεφαλίδα υπομνήματος από το σώμα σημειώματος.
Μέρος 2 από 4: Γράφοντας το σώμα του σημειώματος
Βήμα 1. Εξετάστε το κοινό που θα λάβει το υπόμνημα
Για να γράψετε ένα σημείωμα που θα ενδιαφέρει τους ανθρώπους να διαβάσουν και να απαντήσουν, πρέπει να καθορίσετε το ύφος, το μήκος και την τυπικότητα της εξήγησής σας στο σώμα του σημειώματος με βάση το κοινό που θα το διαβάσει. Για αυτό, πρέπει να γνωρίζετε ποιος θα λάβει και θα διαβάσει αυτό το σημείωμα.
- Μάθετε ποιες είναι οι προτεραιότητες και οι ανησυχίες του παραλήπτη υπομνήματος.
- Προσπαθήστε να προβλέψετε τις ερωτήσεις που θα κάνουν οι αναγνώστες του σημειώματος. Υποστηρίξτε την εξήγησή σας παρέχοντας ορισμένα παραδείγματα, αποδεικτικά στοιχεία ή άλλες πληροφορίες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τον αναγνώστη.
- Λαμβάνοντας υπόψη το κοινό που θα διαβάσει το υπόμνημα, μπορείτε να μεταφέρετε τις σωστές πληροφορίες ή απόψεις στο υπόμνημα.
Βήμα 2. Μην κάνετε επίσημο χαιρετισμό
Το σημείωμα δεν χρειάζεται να ξεκινήσει με έναν χαιρετισμό όπως "Αγαπητέ κύριε Anwar". Αντ 'αυτού, απλά γράψτε μια εισαγωγική πρόταση για να εξηγήσετε το θέμα που θέλετε να καλύψετε.
Βήμα 3. Αναφέρετε το πρόβλημα ή το ζήτημα στην πρώτη παράγραφο
Περιγράψτε συνοπτικά το υπόβαθρο της ενέργειας που θέλετε να κάνετε. Όπως και με την υποβολή δήλωσης διατριβής, εξηγήστε το θέμα και δώστε τους λόγους για τους οποίους αυτή η ενέργεια είναι σημαντική. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την εισαγωγική πρόταση ως περίληψη ή σημείωση.
Ως γενικός οδηγός, η ενότητα έναρξης θα πρέπει να γραφτεί σε μία παράγραφο
Βήμα 4. Για παράδειγμα, στην αρχή του σημειώματος θα μπορούσατε να γράψετε:
«Με ισχύ από την 1η Ιανουαρίου 2016, η PT XYZ θα εφαρμόσει μια νέα πολιτική για την προστασία της υγείας. Όλοι οι εργαζόμενοι και τα μέλη της οικογένειάς τους θα λαμβάνουν οφέλη υγείας BPJS κατηγορίας 1 κάθε μήνα ».
Βήμα 5. Περιγράψτε το πλαίσιο του ζητήματος που θέσατε στο υπόμνημα
Οι αναγνώστες μπορεί να χρειάζονται πληροφορίες σχετικά με το υπόβαθρο του θέματος που παρουσιάζετε. Εξηγήστε εν συντομία το πλαίσιο και πείτε μόνο αυτό που είναι σημαντικό.
Εάν είναι σχετικό, συνεχίστε να γράφετε το σημείωμα εξηγώντας γιατί θέλετε να ισχύει αυτή η πολιτική. Για παράδειγμα, γράψτε: «Η κυβέρνηση εξέδωσε κανονισμό σύμφωνα με τον οποίο κάθε εταιρεία καλείται να εγγράψει τους υπαλλήλους και τα μέλη της οικογένειάς τους ως συμμετέχοντες στο BPJS Kesehatan»
Βήμα 6. Υποστηρίξτε το σχέδιό σας παρέχοντας εξηγήσεις στην ενότητα συζήτησης
Περιγράψτε εν συντομία τη δράση που θα κάνετε. Δώστε στοιχεία και λογικούς λόγους για να υποστηρίξετε την πρότασή σας. Ξεκινήστε μεταφέροντας τις πιο σημαντικές πληροφορίες και, στη συνέχεια, δώστε συγκεκριμένα ή υποστηρικτικά γεγονότα. Αναφέρετε ποια είναι τα οφέλη που θα λάβει ο αναγνώστης από την προτεινόμενη δράση σας ή τη ζημιά που θα προκύψει εάν δεν γίνει αυτή η ενέργεια.
- Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα μεγαλύτερο σημείωμα, παρουσιάστε επίσης σχετικά και πειστικά γραφήματα, λίστες ή γραφήματα.
- Για μεγαλύτερα σημειώματα, μπορείτε να δώσετε έναν σύντομο τίτλο που περιγράφει το περιεχόμενο κάθε ενότητας. Για παράδειγμα, αντί να δημιουργήσετε τον τίτλο "Πολιτική", γράψτε "Νέα πολιτική για όλους τους εργαζόμενους". Κάντε τον τίτλο συγκεκριμένο και σύντομο ώστε τα σημαντικά πράγματα στο υπόμνημα να γίνουν άμεσα γνωστά από τον αναγνώστη.
Βήμα 7. Προτείνετε ενέργειες που πρέπει να γίνουν από τον αναγνώστη
Μέσω ενός σημειώματος, ζητάτε από άλλους να ενεργήσουν για ένα συγκεκριμένο ζήτημα, είτε πρόκειται για ανακοίνωση για νέο προϊόν, είτε για νέα πολιτική αναφοράς δαπανών είτε για δήλωση σχετικά με τον τρόπο επίλυσης ενός προβλήματος από την εταιρεία. Εξηγήστε ποιες ενέργειες πρέπει να γίνουν σε μια τελική παράγραφο ή πρόταση.
- Για παράδειγμα, γράψτε: "Όλοι οι εργαζόμενοι πρέπει να χρησιμοποιούν το νέο λογιστικό σύστημα από την 1η Μαρτίου 2016".
- Δώστε επίσης αποδεικτικά στοιχεία για την πρότασή σας.
Βήμα 8. Κλείστε το σημείωμα παρέχοντας μια θετική και υποστηρικτική περίληψη
Η τελευταία παράγραφος θα πρέπει να περιγράφει το επόμενο βήμα που θα μπορούσε να λύσει το πρόβλημα. Μεταφέρετε επίσης ένα μήνυμα υποστήριξης σχετικά με την οργανωτική αλληλεγγύη.
- Μπορείτε να πείτε, "Είμαι πρόθυμος να συζητήσω περαιτέρω αυτήν την πρόταση και να εφαρμόσω την απόφαση για την οποία συμφωνήσαμε αμοιβαία".
- Or, μπορείτε να κλείσετε το σημείωμα γράφοντας: «Είμαστε πολύ ενθουσιασμένοι με το σχέδιο προσθήκης μιας γραμμής παραγωγής. Πιστεύουμε ότι αυτό το σχέδιο θα αναπτύξει την εταιρεία και θα διασφαλίσει τη συνέχεια της επιχείρησής μας ».
- Κλείστε το σημείωμα με μία ή δύο προτάσεις.
Μέρος 3 από 4: Τέλος του σημειώματος
Βήμα 1. Γνωρίστε καλά τη μορφή του σημειώματος
Χρησιμοποιήστε την τυπική μορφή υπομνήματος για ευκολότερη ανάγνωση. Πληκτρολογήστε το υπόμνημα με γραμματοσειρά Times New Roman ή Arial, μέγεθος 12 με 3 cm αριστερά, δεξιά και κάτω περιθώρια.
Χρησιμοποιήστε μια μορφή παραγράφου με ευθυγράμμιση αριστερά. Παραλείψτε τις δύο κενές γραμμές στο τέλος της παραγράφου και δεν χρειάζεται να αφήσετε κενό στην αρχή της παραγράφου
Βήμα 2. Ελέγξτε το σημείωμά σας
Διαβάστε ξανά και επεξεργαστείτε το σημείωμα για να βεβαιωθείτε ότι είναι σωστό, σαφές, περιεκτικό και πειστικό. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το σωστό στυλ γραφής. Εξαλείψτε τους περιττούς επιστημονικούς όρους ή ορολογία.
- Ελέγξτε ξανά για να δείτε αν εξακολουθούν να υπάρχουν λάθη ορθογραφίας, γραμματικής και συζήτησης. Δώστε προσοχή στη σύνταξη ονομάτων, ημερομηνιών και αριθμών.
- Βεβαιωθείτε ότι το σημείωμά σας είναι αρκετά σύντομο και εξαλείψτε τις περιττές πληροφορίες.
Βήμα 3. Αρχικοποιήστε δίπλα στο όνομά σας
Το υπόμνημα δεν χρειάζεται να υπογραφεί, αλλά πρέπει να το γράψετε με στυλό στο επάνω μέρος του σημειώματος δίπλα στο όνομά σας. Τα αρχικά υποδεικνύουν ότι έχετε εγκρίνει αυτό το σημείωμα.
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε χαρτί με επιστολόχαρτο
Υπάρχουν επιστολόχαρτα που τυπώνονται με επιστολόχαρτα ειδικά σχεδιασμένα για υπομνήματα ή απλά χρησιμοποιούν κανονικό χαρτί.
Εάν δημιουργήσατε το σημείωμα σε υπολογιστή (και το στείλατε μέσω email), δημιουργήστε το δικό σας επιστολόχαρτο χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα Word με το λογότυπο της εταιρείας και τα στοιχεία επικοινωνίας που εμφανίζονται. Χρησιμοποιήστε αυτό το πρότυπο υπομνήματος για μελλοντικές υποβολές υπομνήματος
Βήμα 5. Αποφασίστε τον τρόπο αποστολής του σημειώματος
Επιλέξτε τον καλύτερο τρόπο διανομής του σημειώματος. Μπορείτε να το εκτυπώσετε και να το μοιραστείτε ή να το στείλετε μέσω email.
Για την αποστολή σημειώσεων μέσω email, μπορείτε να μετατρέψετε το υπόμνημα από έγγραφο του Word σε HTML ή σε PDF και να το στείλετε ως συνημμένο email
Μέρος 4 από 4: Χρήση προτύπων υπομνήματος
Βήμα 1. Αναζητήστε ένα πρότυπο υπομνήματος
Τα υπομνήματα μπορούν να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας πρότυπα, αντί να τα δημιουργούν από την αρχή. Για αυτό, αναζητήστε καλά πρότυπα υπομνήματος στο διαδίκτυο, για παράδειγμα στο Microsoft Word. Οι μορφές που χρησιμοποιούνται είναι συνήθως οι ίδιες, αλλά το μέγεθος, το μήκος και ο σχεδιασμός της γραμματοσειράς μπορεί να διαφέρουν.
- Κατεβάστε το πρότυπο που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει τους κανόνες πριν χρησιμοποιήσετε πρότυπα από οποιονδήποτε ιστότοπο.
Βήμα 2. Ανοίξτε το πρότυπο που έχετε κατεβάσει στον υπολογιστή σας
Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί λήψης, το πρότυπο είτε θα μεταφορτωθεί απευθείας στον υπολογιστή σας είτε υπάρχουν πολλά βήματα που πρέπει να κάνετε. Εάν το αποτέλεσμα είναι ένα συμπιεσμένο αρχείο, πρέπει πρώτα να αποσυμπιέσετε αυτό το αρχείο και, στη συνέχεια, να το ανοίξετε στο Microsoft Word.
Σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε την πιο πρόσφατη έκδοση του προγράμματος Microsoft Word, ώστε να μην αντιμετωπίσετε προβλήματα και αυτό το πρότυπο θα λειτουργήσει καλά για εσάς. Εάν εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του προγράμματος Microsoft Word, ενημερώστε το πριν από τη λήψη οποιωνδήποτε αρχείων
Βήμα 3. Ορίστε το δικό σας επιστολόχαρτο
Όλα τα πρότυπα μπορούν να αλλάξουν. Κάθε μέρος του προτύπου υπομνήματος μπορείτε να προσαρμόσετε στις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, προσθέστε ένα λογότυπο και σήμα καταχώρισης εμπορικού σήματος στο πρότυπο στην ενότητα επιστολόχαρτου. Κάντε κλικ στην ενότητα επιστολόχαρτο για να πληκτρολογήσετε τις πληροφορίες της εταιρείας.
Βήμα 4. Συμπληρώστε τα πεδία προτύπων στην κεφαλίδα υπομνήματος
Πρέπει να συμπληρώσετε τα πεδία "Προς", "Από", "CC" και "About". Να είστε προσεκτικοί όταν συμπληρώνετε κάθε πεδίο, ώστε να μην μπερδευτείτε, χάσετε ή γράψετε λάθος σε αυτήν την ενότητα.
Βήμα 5. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας
Γράψτε την εισαγωγή, το πλαίσιο, τη συζήτηση και την περίληψη στο σώμα του σημειώματος. Μπορείτε να γράψετε υπομνήματα σε μορφή λίστας για να μεταφέρετε πληροφορίες από σημείο σε σημείο.
- Χρησιμοποιήστε την ίδια μορφή προτύπου για να διατηρήσετε όλες τις παραγράφους στο υπόμνημα οργανωμένες με τα σωστά περιθώρια και μεγέθη γραμματοσειράς.
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο υπομνήματος για να εμφανίσετε τον πίνακα, εάν είναι απαραίτητο. Αυτό μπορεί να είναι πιο χρήσιμο, ειδικά αν το υπόμνημα που ετοιμάζεται σε λίστα ή άλλη μορφή φαίνεται ατημέλητο ή δύσκολο να διαβαστεί.
- Μην ξεχάσετε να διαγράψετε τις λέξεις που υπάρχουν ήδη στο πρότυπο. Ελέγξτε ξανά προσεκτικά πριν την αποστολή.
Βήμα 6. Ελέγξτε επίσης τα απορρίμματα
Το πόδι του υπομνήματος βρίσκεται στο κάτω μέρος του σημειώματος το οποίο συνήθως χρησιμοποιείται για την παροχή πρόσθετων πληροφοριών, για παράδειγμα για την εγγραφή των πληροφοριών της εταιρείας ή του αριθμού τηλεφώνου σας. Ελέγξτε προσεκτικά ότι όλες αυτές οι πληροφορίες έχουν πληκτρολογηθεί σωστά. Φυσικά, θέλετε να στείλετε ένα καλό σημείωμα χωρίς λανθασμένα στοιχεία επικοινωνίας ή ελλείπουσες πληροφορίες.
Βήμα 7. Ρυθμίστε την οθόνη
Ένα από τα πλεονεκτήματα που μπορείτε να λάβετε από το πρότυπο είναι η ευκαιρία να αλλάξετε το χρώμα του εγγράφου. Η εμφάνιση του σημειώματος μπορεί να προσαρμοστεί στην προσωπικότητα και να το κάνει να φαίνεται πιο ελκυστικό. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε το χρώμα που ταιριάζει καλύτερα στην τρέχουσα κατάσταση για να το τραβήξετε περισσότερο, αλλά να είναι επαγγελματικό.
Βήμα 8. Αποθηκεύστε το σημείωμα ως νέο έγγραφο
Βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει ένα αντίγραφο αυτού του αρχείου υπομνήματος έτσι ώστε να υπάρχει ένα ψηφιακό αντίγραφο ασφαλείας ως απόδειξη τυχόν επιχειρηματικών επικοινωνιών που είχατε.
Βήμα 9. Αποθηκεύστε αυτό το πρότυπο για να το χρησιμοποιήσετε ξανά
Κάθε φορά που χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα σημείωμα με ελαφρώς διαφορετικό θέμα, αντικαταστήστε τις πληροφορίες σε αυτό με το θέμα του σημειώματος που θέλετε να στείλετε. Εκτός από την εξοικονόμηση χρόνου, μπορείτε να δημιουργήσετε σημειώματα σε συνεπή μορφή, ώστε να φαίνονται επαγγελματικά. Με αυτόν τον τρόπο, οι αναγνώστες θα δώσουν μεγαλύτερη προσοχή και θα διαβάσουν προσεκτικά το υπόμνημα που στέλνετε.
Συμβουλές
- Μην δίνετε πάρα πολλούς λόγους. Πρέπει να εξηγήσετε γιατί πρέπει να γίνουν ορισμένες ενέργειες, αλλά μην το παρακάνετε.
- Η επεξήγηση/πληροφορίες που αναγράφονται στο υπόμνημα θα πρέπει να παρουσιαστούν εν συντομία.
Σχετικό άρθρο
- Πώς να γράψετε ένα επιχειρηματικό σημείωμα
- Πώς να γράψετε ένα γράμμα
- Πώς να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά
- Πώς να γράψετε μια επιστολή αναγνώστη
