Στον επιχειρηματικό κόσμο, η επίτευξη επιχειρηματικών στόχων δεν σημαίνει θυσία ευγένειας ή φιλικότητας. Στην πραγματικότητα, η καλή συμπεριφορά συχνά συνοδεύεται από σοφές επιχειρηματικές πρακτικές. Η αναγνώριση είναι ένα καλό παράδειγμα για να το επεξηγήσουμε. η καλή συμπεριφορά είναι επίσης χρήσιμη για την ενίσχυση των σχέσεων, την προσέλκυση προσοχής και τη δημιουργία αναμνήσεων από εσάς στον ανταγωνιστικό επιχειρηματικό κόσμο. Ωστόσο, η εξισορρόπηση της φιλικότητας και του επαγγελματισμού δεν είναι πάντα εύκολη. Τα παρακάτω βήματα προσφέρουν έναν απλό τρόπο εκτέλεσης αυτής της προκλητικής (αλλά γενικά χρήσιμης) εργασίας.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 1: Γράψτε το δικό σας ευχαριστώ
Βήμα 1. Μην καθυστερείτε
Σχεδόν σε όλες τις επιχειρηματικές καταστάσεις, το μεγαλύτερο πλεονέκτημα της αποστολής ενός ευχαριστηρίου σημειώματος είναι ότι δημιουργεί μια διαρκή θετική εντύπωση στο μυαλό των επιχειρηματικών συνεργατών, των πιθανών εργοδοτών, των πελατών ή των χρηματοδοτών. Όσο περισσότερο καθυστερείτε να στείλετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα μετά από συνέντευξη, σύμβαση ή εργασία, τόσο λιγότερο αποτελεσματικό θα είναι.
Βήμα 2. Επιλέξτε τη σωστή μορφή
Γενικά, το χαρτί ταχυδρομείου είναι καλύτερο από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν εκπροσωπείτε μια συγκεκριμένη εταιρεία, η πληκτρολόγηση ενός ευχαριστηρίου σημειώματος χρησιμοποιώντας επίσημο επιστολόχαρτο είναι η πιο επαγγελματική επιλογή. Ωστόσο, οι χειρόγραφες κάρτες κάνουν προσωπική εντύπωση και μπορεί να είναι μια καλή επιλογή σε ορισμένες περιπτώσεις- για παράδειγμα, εάν είστε ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης ή όταν σας ευχαριστούμε για μια μεγάλη δωρεά. Ένας χειρόγραφος χαιρετισμός είναι επίσης μια καλή επιλογή για να ευχαριστήσετε έναν πιθανό εργοδότη αφού έχετε πάρει συνέντευξη για μια συγκεκριμένη θέση. Εάν επιλέξετε να γράψετε τον χαιρετισμό με το χέρι:
- Επιλέξτε μια κάρτα απλή και μοντέρνα. Μια λευκή ή ελεφαντόδοντο κάρτα που γράφει "Ευχαριστώ" στο μπροστινό μέρος είναι γενικά μια ασφαλής επιλογή. Αποφύγετε κάρτες με τυπωμένους χαιρετισμούς στο εσωτερικό και κάρτες με υπερβολικά ή «χαριτωμένα» σχέδια.
- Εξετάστε το χειρόγραφό σας. Εάν δεν είστε σίγουροι για την ποιότητα ή τη σαφήνεια του χειρογράφου σας, δείξτε δείγμα γραφής σε φίλο ή συνεργάτη. Εάν δεν μπορείτε να γράψετε καθαρά και τακτοποιημένα, εξασκηθείτε πριν γράψετε στην κάρτα που στέλνετε. Εάν πρέπει, μπορείτε να ζητήσετε από κάποιον άλλο να γράψει το μήνυμά σας (μην ξεχάσετε να το υπογράψετε μόνοι σας).
- Εάν δεν μπορείτε να βρείτε μια φυσική διεύθυνση, το email ή το email είναι οι μόνες σας επιλογές. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια καλή επιλογή όταν-για παράδειγμα, χρησιμοποιείται ως η κύρια γραμμή επικοινωνίας μεταξύ εσάς και του ατόμου που ευχαριστείτε. Το κύριο μειονέκτημα ενός μηνύματος ευχαριστώ είναι ότι διατρέχει τον κίνδυνο να μην σταλεί ή να αγνοηθεί και ενδεχομένως να μην τραβήξει την προσοχή. Λάβετε υπόψη ότι ορισμένοι άνθρωποι (ειδικά στελέχη επιχειρήσεων) μπορούν να λάβουν εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μέρα. Έχοντας αυτό κατά νου, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε ένα εντυπωσιακό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να στείλετε μια ηλεκτρονική κάρτα μέσω ιστότοπου τρίτου μέρους. Με λίγα λόγια, μην το κάνετε-αυτό θα κάνει τα email σας να μοιάζουν με διαφημίσεις και θα αυξήσει τον κίνδυνο να αγνοηθούν ή να απορριφθούν. Διατηρήστε τα email σας σύντομα, απλά, διακριτικά και πάλι, έγκαιρα. Είναι καλή ιδέα να γράψετε έναν τίτλο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να περιγράφει συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με την επαγγελματική σας σχέση ή το αντικείμενο του ευχαριστώ - για παράδειγμα, "Σας ευχαριστώ που εξετάσατε την αίτησή μου για δουλειά".
Βήμα 3. Επιλέξτε τον σωστό χαιρετισμό
Εάν υπάρχει ένα συγκεκριμένο άτομο στο οποίο απευθύνεστε, απευθυνθείτε σε αυτόν με έναν κατάλληλο τίτλο ή ψευδώνυμο και επώνυμο - για παράδειγμα, "Αγαπητέ κύριε Kinkaid". Όταν θέλετε να ευχαριστήσετε περισσότερα από ένα άτομα, εισαγάγετε όλα τα ονόματα και τα ψευδώνυμα ή τους τίτλους τους στη γραμμή χαιρετισμού. Αποφύγετε τους συνηθισμένους χαιρετισμούς όπως "Για την προσοχή σας κύριε / κυρία". Ο βαθμός τυπικότητας της επιστολής σας εξαρτάται από το πόσο οικεία είναι η σχέση σας και τη φύση της επιχείρησης που κάνετε με το άτομο.
Βήμα 4. Στην εισαγωγική πρόταση, πείτε ευχαριστώ και δηλώστε με σαφήνεια το αντικείμενο των ευχαριστιών σας
Δεν χρειάζεται να προλογίσετε στην εναρκτήρια πρόταση - αποφύγετε ανοίγματα όπως "Γράφω αυτό το γράμμα για να σας ευχαριστήσω …" ή "Θέλω να σας ευχαριστήσω για …" και επιλέξτε απλές, απλές προτάσεις, "Ευχαριστώ για υποστήριξη των έργων κοινωφελούς εργασίας μας ».
Είναι σημαντικό να αναφέρετε το αντικείμενο των ευχαριστιών σας, αλλά αποφύγετε να αναφέρετε άμεσα χρήματα εάν το αντικείμενο του ευχαριστώ είναι μια δωρεά. Αλλάξτε την ονομαστική αξία σε μετρητά με ευφημισμούς όπως "η γενναιοδωρία σας", "η καλοσύνη σας" ή "η δωρεά σας"
Βήμα 5. Συζητήστε το άμεσο αποτέλεσμα ή τη σημασία του αντικειμένου των ευχαριστιών σας
- Όταν επικοινωνείτε με χρηματοδότες, δηλώστε τι μπορεί να επιτύχει η εταιρεία σας χρησιμοποιώντας την επιχορήγηση.
- Όταν επικοινωνείτε με πιθανούς εργοδότες μετά τη συνέντευξη, ίσως θελήσετε να εκμεταλλευτείτε αυτήν την ευκαιρία για να εκφράσετε το ενδιαφέρον σας για τη θέση που αναζητάτε. Ωστόσο, μην χρησιμοποιείτε ένα ευχαριστήριο σημείωμα ως δικαιολογία για να τονίσετε γιατί είστε "η σωστή επιλογή για τη δουλειά". Χρησιμοποιήστε μια κατάλληλη προσέγγιση όπως "Είμαι στην ευχάριστη θέση να σας γνωρίσω και με ενδιαφέρει πολύ αυτό το έργο".
- Όταν επικοινωνείτε με έναν επιχειρηματικό εταίρο ή σύμβουλο, το να πείτε "wasταν ευχάριστη η συνεργασία μαζί σας" ή "οι προτάσεις σας μας βοήθησαν να πετύχουμε τους ετήσιους στόχους απόδοσης του τμήματος μας", μπορεί να ενισχύσει θετικές σχέσεις και να υποδηλώνει την επιθυμία να συνεχίσουμε να συνεργαζόμαστε.
Βήμα 6. Δώστε έπαινο, αλλά μην το παρακάνετε
Αυτό το μέρος είναι μερικές φορές πολύ δύσκολο να γίνει όταν γράφετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα και δεν είναι πάντα σωστό ή απαραίτητο. Χρησιμοποιήστε γενικές φράσεις επαίνου-για παράδειγμα, "Κάνατε πολύ καλή δουλειά" ή "Έχετε πολύ υψηλές δεξιότητες στη διαχείριση λογαριασμού".
Βήμα 7. Μιλήστε για το μέλλον
Εδώ, μπορείτε να εκφράσετε την επιθυμία σας να συνεχίσετε την επιχειρηματική σχέση ή να δημιουργήσετε μια μακροχρόνια σχέση εργασίας. Όταν μιλάτε με πιθανούς εργοδότες, αυτή είναι μια καλή ευκαιρία να εκφράσετε την εμπιστοσύνη σας στις αποφάσεις που θα λάβει η εταιρεία. Μπορείτε να πείτε "Ανυπομονώ για την απάντησή σας."
Βήμα 8. Επαναλάβετε το ευχαριστήριο σημείωμά σας
Χρησιμοποιήστε απλές προτάσεις για να επαναλάβετε τις ευχαριστίες που είπατε νωρίτερα (αλλά χρησιμοποιήστε διαφορετικές λέξεις). Απλώς πείτε "Σας ευχαριστώ και πάλι για …".
Βήμα 9. Κλείστε με χαιρετισμό και υπογραφή
Σε γενικές γραμμές, θα ήταν σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε "ειλικρινά" ή μια ισοδύναμη φράση για να κλείσετε το ευχαριστώ σας. Ακόμα κι αν το ευχαριστήριο σημείωμά σας είναι δακτυλογραφημένο, υπογράψτε το πάντα με ένα στυλό. Για ορισμένες περιπτώσεις, γράψτε τον τίτλο ή τον τίτλο και το όνομα της εταιρείας σας κάτω από το όνομά σας.
Βήμα 10. Ελέγξτε και αναθεωρήστε το ευχαριστήριο σημείωμά σας
Ανάλογα με την κατάσταση, αυτή η ομιλία πρέπει να είναι σύντομη και σχετικά απλή (περίπου μισή σελίδα όταν πληκτρολογείτε). Εάν φαίνεται πολύ, ελέγξτε αν χρησιμοποιείτε περιττές λέξεις-εκτός από τη φράση "ευχαριστώ", μην επαναλάβετε τίποτα άλλο. Βεβαιωθείτε ότι ο τόνος σας είναι συνεπής. Ζητήστε από ένα ή δύο άτομα να ελέγξουν τις προτάσεις και την ορθογραφία σας, καθώς ακόμη και τα μικρότερα λάθη μπορούν να αφήσουν αρνητική εντύπωση.
Βήμα 11. Όταν είστε σίγουροι για το ευχαριστώ, στείλτε το αμέσως
Και πάλι, ο χρόνος είναι ουσιαστικός-όσο πιο γρήγορα στείλετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα, τόσο βαθύτερη θα είναι η εντύπωσή σας.
Συμβουλές
- Μην συμπεριλάβετε: προσωπικές πληροφορίες ή ειδήσεις για την επιχείρησή σας. Θυμηθείτε, ο σκοπός αυτού του χαιρετισμού είναι να εκφράσει την εκτίμηση και την ευγνωμοσύνη, όχι να κολακεύσει τα επιτεύγματά σας. Επίσης, μην χρησιμοποιείτε ένα ευχαριστήριο σημείωμα ως ευκαιρία να διαφημίσετε τον εαυτό σας ή την εταιρεία. Εάν γράψετε "Αν σας αρέσει το προϊόν μας Χ, μπορεί επίσης να σας ενδιαφέρει το προϊόν Υ και Ζ (επί του παρόντος σε προώθηση!)", Το ευχαριστώ σας θα ακούγεται ανειλικρινές.
- Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μια επαγγελματική κάρτα με τον χαιρετισμό σας, αλλά αυτό δεν είναι απαραίτητο εάν γνωρίζετε ήδη καλά το άτομο ή έχετε δώσει την επαγγελματική σας κάρτα στο παρελθόν. Μερικές φορές είναι σκόπιμο να συμπεριλάβετε μια επαγγελματική κάρτα όταν επικοινωνείτε με πιθανούς εργοδότες, αλλά υπάρχει μια καλή πιθανότητα να αντιμετωπίσετε ως προσχηματικό. Εάν δεν είστε σίγουροι, μην το κάνετε- το όνομα, ο τίτλος και τα στοιχεία επικοινωνίας σας θα πρέπει να είναι ήδη διαθέσιμα. Εάν η ευχαριστήρια σημείωσή σας είναι δακτυλογραφημένη, μπορείτε να εισαγάγετε αυτές τις πληροφορίες στην κεφαλή της επιστολής, στην αριστερή πλευρά της σελίδας, ακολουθούμενη από το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη δύο κενά παρακάτω.
