Η σύνταξη μιας επίσημης διεύθυνσης σε ένα φάκελο είναι χρήσιμη για πολλά πράγματα, συμπεριλαμβανομένης της εκτίμησης σεβασμού στους αποδέκτες και της τυπικότητας ενός γεγονότος. Το πώς θα το κάνετε αυτό θα εξαρτηθεί από το εάν η εκδήλωση είναι επίσημη ή όχι, όπως γαμήλια ή φιλανθρωπική εκδήλωση ή για επαγγελματικούς σκοπούς (συμπεριλαμβανομένης της αποστολής βιογραφικών ή επικοινωνίας με νέους πελάτες). Αυτός ο οδηγός θα σας δείξει πώς να γράψετε μια επίσημη διεύθυνση ευγενικά και κατάλληλα για όλες τις επαγγελματικές/επίσημες καταστάσεις.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Σύνταξη διευθύνσεων για επίσημες περιστάσεις
Βήμα 1. Επαληθεύστε τις πληροφορίες
Πριν γράψετε τη διεύθυνσή σας στο φάκελο για μια επίσημη εκδήλωση (π.χ. γάμος, φιλανθρωπική εκδήλωση, περιτομή), θα πρέπει να ελέγξετε όλες τις πληροφορίες διεύθυνσης και τίτλου κάθε ατόμου.
- Γράψτε τη διεύθυνση με το χέρι ή εκτυπώστε την σε φάκελο. Μπορείτε να προσλάβετε τις υπηρεσίες ενός όμορφου συγγραφέα ή κάποιου που έχει εκπαιδευτεί επαγγελματικά για να γράφει έντεχνα έγγραφα - αυτές είναι οι επιλογές που μπορείτε να λάβετε.
- Φάκελοι χειρόγραφοι από τον εαυτό σας ή από έναν όμορφο συγγραφέα που χρησιμοποιούν σκούρο μελάνι είναι μια συνηθισμένη επιλογή για επίσημες μη επαγγελματικές περιστάσεις.
- Αγοράστε υψηλής ποιότητας χαρτί και φακέλους, οι οποίοι συνήθως πωλούνται ως σετ. Και τα δύο είναι χρήσιμα για την εμφάνιση του επίσημου επιπέδου της εκδήλωσής σας.
- Θυμηθείτε ότι αυτοί οι φάκελοι προορίζονται για επίσημες περιστάσεις: γράψτε κάθε λέξη που γράφετε. Μην συντομεύετε τίποτα άλλο εκτός από το "Mr.", "Mrs." ή "Ms."
Βήμα 2. Γράψτε τα ονόματα των καλεσμένων στην πρώτη γραμμή του φακέλου
Ο τρόπος με τον οποίο γράφετε αυτά τα ονόματα θα πρέπει να εξαρτάται από την οικογενειακή ή/και επαγγελματική τους κατάσταση.
- Γράψτε το όνομα της γυναίκας με βάση την οικογενειακή της κατάσταση ή τον επαγγελματικό τίτλο. Οι παντρεμένες χρησιμοποιούν συνήθως το «Mrs.». Σε ορισμένες περιπτώσεις, η γυναίκα μπορεί ακόμα να θέλει να λέγεται "κα". Οι γυναίκες που είναι διαζευγμένες ή άνω των 18 ετών χρησιμοποιούν επίσης συνήθως "Nn". Για τις νεότερες γυναίκες, μπορείτε επίσης απλά να γράψετε "Δεσποινίς". Για παράδειγμα: "Κυρία Κρισδαγιάντη", "Κα Sherina Munaf".
- Καταχωρίστε όλα τα αντρικά ονόματα που ξεκινούν με "Mr". Για παράδειγμα: "Κύριε Άντε Ράι."
- Εάν γράφετε το όνομα στο φάκελο για έναν άντρα με το ίδιο όνομα με τον πατέρα του (συνήθως σε αλλοδαπό), χρησιμοποιήστε το "Jr." ή "Sr." στο τέλος κάθε αντίστοιχου ονόματος. Για παράδειγμα: "κ. Christopher Smith, Jr." ή "κύριος Christopher Smith junior".
- Εάν ένας άντρας έχει το ίδιο όνομα με τον πατέρα και τον παππού του και θεωρείται μέρος της "τρίτης γενιάς" ή αργότερα (συνήθως αλλοδαποί), χρησιμοποιήστε ρωμαϊκούς αριθμούς για να γράψετε το όνομά του. Για παράδειγμα: "Ο κ. Christopher Smith IV".
- Γράψτε τα ονόματα των συζύγων με βάση την οικογενειακή τους κατάσταση. Η συγγραφή των ονομάτων των ανύπαντρων ζευγαριών γίνεται διαφορετικά από τα παντρεμένα.
- Γράψτε το όνομα του παντρεμένου ως "Mr." και "κυρία", ακολουθούμενο από το όνομα του άντρα. Για παράδειγμα, "Κύριος και κυρία Τζόναθαν Μάριο". Γράψτε το όνομα του ανύπαντρου ζευγαριού με τα αντίστοιχα ονόματα και ψευδώνυμα. Για παράδειγμα, "Mrs. Jane Doe" και "Mr. John Smith".
- Γράψτε τα ονόματα ανδρών και γυναικών με τους επαγγελματικούς τους τίτλους, εάν υπάρχουν. Γράψτε το στο φάκελο χωρίς να χρησιμοποιήσετε "Mr.", "Mrs.", "Miss" ή "Ms." μπροστά στο όνομά του.
- Οι τίτλοι που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι άνθρωποι περιλαμβάνουν το "Dr." "Σεβασμιώτατος (Εφημέριος)" ή "Δικαστής". Εάν δεν είστε σίγουροι για τον επίσημο τίτλο ενός ατόμου και δεν μπορείτε να βρείτε τις πληροφορίες, ο γενικός κανόνας είναι να "ανεβάσετε" τη θέση που μαντέψατε γι 'αυτόν. Για παράδειγμα, εάν δεν είστε σίγουροι αν ο βαθμός ενός ατόμου είναι λοχαγός ή στρατηγός στο στρατό, γράψτε τον τίτλο ως "στρατηγός". Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα προσβάλλετε κανέναν. Ακολουθεί μια λίστα με τίτλους που μπορεί να συναντήσετε όταν γράφετε το όνομά σας στο φάκελό σας για επίσημες εκδηλώσεις:
- Γράψτε επίσης τα ονόματα των παιδιών στο φάκελο. Εάν τα παιδιά δεν έχουν προσκληθεί στην εκδήλωσή σας, μην γράψετε τα ονόματά τους. Εάν προσκαλείτε παιδιά, γράψτε μόνο τα ονόματά τους στη δεύτερη γραμμή, κάτω από τα ονόματα των γονιών τους.
Βήμα 3. Προσθέστε τη διεύθυνση στη δεύτερη γραμμή
Γράψτε αυτές τις πληροφορίες ακριβώς κάτω από το όνομα του ατόμου, συμπεριλαμβανομένου του ονόματος του παιδιού στο φάκελο.
Ακριβώς όπως τα ονόματα και οι τίτλοι, μην συντομεύσετε τις διευθύνσεις. Γράψτε λέξεις όπως "δρόμος", "λεωφόρος" ή κάτι άλλο. Για παράδειγμα: "Jalan Musik Abubakar 200", "Bulevar Raya 13"
Βήμα 4. Γράψτε το όνομα της πόλης, της επαρχίας και του ταχυδρομικού κώδικα στην τελευταία γραμμή
Για παράδειγμα: "Jakarta, DKI Jakarta 14240".
- Εάν δεν γνωρίζετε τον ταχυδρομικό κώδικα, αναζητήστε το στο διαδίκτυο.
- Εάν υπάρχει μια συγκεκριμένη μορφή στη χώρα σας, ρίξτε μια ματιά στα αποτελέσματα των συμβάσεων μορφοποίησης για διεθνείς διευθύνσεις.
Μέθοδος 2 από 2: Σύνταξη διεύθυνσης στο Business Mail
Βήμα 1. Επαληθεύστε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες
Ελέγξτε το όνομα, τον τίτλο και τη διεύθυνση.
- Χρησιμοποιήστε υψηλής ποιότητας ελεφαντόδοντο ή απλό λευκό χαρτί και έναν κατάλληλο φάκελο. Μια τέτοια συσκευασία δείχνει επαγγελματική αίσθηση.
- Χρησιμοποιήστε διευθύνσεις επιστροφής και ταχυδρομικά (επιστροφή πλοίων) ή χειρόγραφους/τυπωμένους φακέλους (αν είναι δυνατόν). Οι τυπωμένες/δακτυλογραφημένες ετικέτες και φάκελοι θεωρούνται συνήθως πιο επαγγελματίες.
- Χρησιμοποιήστε τυπωμένους φακέλους για την επιχείρησή σας. Ένας επίσημος φάκελος επιχειρήσεων περιλαμβάνει το όνομα, τη διεύθυνση και το λογότυπο μιας επιχείρησης.
- Χρησιμοποιήστε έναν δακτυλογραφημένο/τυπωμένο φάκελο με τη διεύθυνση της επιχείρησής σας εάν δεν έχετε τυπωμένο επίσημο επιχειρηματικό φάκελο με το λογότυπό σας. Γράψτε τις πληροφορίες ονόματος και διεύθυνσης. Κάντε το με το χέρι με τακτοποιημένα γράμματα και με μπλε ή μαύρο μελάνι εάν δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε ή να εκτυπώσετε τους δικούς σας επιχειρηματικούς φακέλους.
Βήμα 2. Γράψτε το όνομα της επιχείρησης στην πρώτη γραμμή της διεύθυνσής της
Για παράδειγμα: "General Electric", "Google, Inc."
- Γράψτε το όνομα του παραλήπτη στη δεύτερη γραμμή. Χρησιμοποιήστε το "UP (Για προσοχή):" για να υποδείξετε τον παραλήπτη, ακολουθούμενο από τον τίτλο. Για παράδειγμα: "UP: Mr. John Smith", "UP: Dr. Charlotte Parker."
- Χρησιμοποιήστε τους ίδιους κανόνες με τους κανόνες για τη σύνταξη πτυχίου επιχειρήσεων σε επίσημη εκδήλωση. Ορισμένες εξαιρέσεις μπορούν να γίνουν για λογιστές και δικηγόρους. Για παράδειγμα: "UP: Mr. John Smith, CPA" ή UP: Attorney Charlotte Parker. "Θα μπορούσατε επίσης να γράψετε" Charlotte Parker, Lawyer "χωρίς" Ms "για αυτούς τους υποστηρικτές.
- Ένας κοινός επιχειρηματικός τίτλος για τις γυναίκες είναι η «κυρία», εκτός αν γνωρίζετε ότι θέλει να λέγεται «κυρία». Αν έχει άλλο τίτλο όπως "Dr." ή "Ραβίνος", χρησιμοποιήστε τον τίτλο.
- Χρησιμοποιήστε τον τίτλο της θέσης μόνο εάν δεν γνωρίζετε το πλήρες όνομα του παραλήπτη. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε μια επιστολή στον πρόεδρο μιας συγκεκριμένης εταιρείας, γράψτε μια φράση όπως αυτή στο φάκελο: "Στον Πρόεδρο".
Βήμα 3. Γράψτε τη διεύθυνση στη δεύτερη γραμμή του φακέλου
Μην χρησιμοποιείτε συντομογραφίες σε διευθύνσεις. Γράψτε λέξεις όπως "δρόμος", "λεωφόρος" ή κάτι άλλο. Για παράδειγμα: "Like Way 200", "Play Boulevard 15"
Βήμα 4. Καταγράψτε τις πληροφορίες της πόλης, της πολιτείας και του ταχυδρομικού κώδικα στην τελευταία γραμμή
Για παράδειγμα, "Surabaya, East Java 32177".
- Εάν δεν γνωρίζετε τον ταχυδρομικό κώδικα, αναζητήστε το στο διαδίκτυο.
- Εάν υπάρχει μια συγκεκριμένη μορφή στη χώρα σας, ρίξτε μια ματιά στα αποτελέσματα των συμβάσεων μορφοποίησης για διεθνείς διευθύνσεις.
