Όταν στέλνετε μια επιστολή σε ένα ταχυδρομικό κουτί ή PO Box, η κύρια διαφορά είναι ότι καταγράφετε έναν συγκεκριμένο αριθμό ταχυδρομικού ταχυδρομείου αντί για μια κανονική διεύθυνση. Ξεκινήστε γράφοντας το όνομα του παραλήπτη στην πρώτη γραμμή, ακολουθούμενο από το όνομα της επιχείρησης ή της εταιρείας που εκπροσωπεί, εάν υπάρχει. Γράψτε τον αριθμό του Ταχυδρομείου κάτω από αυτό, ακολουθούμενο από την πόλη, την περιοχή και τον ταχυδρομικό κώδικα. Για να εξασφαλίσετε γρήγορη και ακριβή παράδοση, βεβαιωθείτε ότι η μορφή της διεύθυνσης συμμορφώνεται με τις οδηγίες που περιγράφονται από την ταχυδρομική υπηρεσία στην περιοχή σας.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Αποστολή επιστολών ή πακέτων
Βήμα 1. Ξεκινήστε να γράφετε τη διεύθυνση αποστολής στο κέντρο του φακέλου
Το όνομα και η διεύθυνση του προσώπου ή της οντότητας στο οποίο απευθύνεται το γράμμα πρέπει να αναγράφονται μπροστά και στο κέντρο. Η τοποθέτηση αυτής της σημαντικής πληροφορίας σε ένα προφανές μέρος θα διευκολύνει την ταξινόμηση και την αποστολή της επιστολής.
Εάν η διεύθυνση αποστολής είναι ασαφής ή γραμμένη σε λάθος μέρος, το ταχυδρομείο ενδέχεται να λάβει λανθασμένο χειρισμό
Βήμα 2. Γράψτε το όνομα και το επώνυμο του παραλήπτη στην πρώτη γραμμή
Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό είναι αρκετό για να πάρει το γράμμα στα σωστά χέρια. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε το μεσαίο αρχικό του ονόματος του ατόμου εάν γνωρίζετε ένα. Εάν μπορεί να υπάρξει σύγχυση ως προς το σε ποιον απευθύνεται το γράμμα, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το πλήρες όνομα.
- Οι επιστολές που απευθύνονται στον «Τζον Αλεξάντερ Σμιθ» είναι λιγότερο πιθανό να ληφθούν από λάθος άτομο από ό, τι οι επιστολές που απευθύνονται στον «Τζον Σμιθ».
- Για να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι, εισαγάγετε την ταυτότητα του παραλήπτη μαζί με έναν επίσημο τίτλο, όπως «κυρία», «Δρ» ή «Τζούνιορ», εάν είναι απαραίτητο.
Βήμα 3. Γράψτε το όνομα της εταιρείας ή του οργανισμού
Εάν στέλνετε ένα γράμμα σε έναν εκπρόσωπο μιας ομάδας, το όνομα αυτής της ομάδας πρέπει να εισαχθεί μετά το όνομα του ατόμου. Για παράδειγμα, οι πρώτες 2 γραμμές μιας ταχυδρομικής διεύθυνσης που αποστέλλονται σε μια επιχειρηματική οντότητα θα πρέπει να μοιάζουν με κάτι τέτοιο- "John A. Smith/ACME Innovations Inc."
Δεν υπάρχει ανάγκη εισαγωγής πρόσθετων στοιχείων ταυτοποίησης, όπως ο επίσημος τίτλος ή η περιγραφή της θέσης του ατόμου
Βήμα 4. Εισαγάγετε τον αριθμό της θυρίδας
Οι διευθύνσεις των ταχυδρομικών θυρίδων ξεκινούν πάντα με τις λέξεις "PO Box", ακολουθούμενες από τον αριθμό του μεμονωμένου κουτιού, συνήθως 2-5 ψηφία. Η Ταχυδρομική Υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών απαιτεί από τους αποστολείς να μην περιλαμβάνουν σημεία στίξης όταν γράφουν μια διεύθυνση ταχυδρομείου. Για παράδειγμα, γράψτε "PO Box" και όχι "P. O. Κουτιά ».
- Πολλές επιχειρήσεις (και ορισμένα άτομα) λαμβάνουν αλληλογραφία στο γραμματοκιβώτιο αντί για κανονικές διευθύνσεις, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να στείλετε μηνύματα μόνο σε μία διεύθυνση, όχι και στις δύο.
- Ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί το PO Box είναι ελαφρώς διαφορετικός σε κάθε χώρα. Ως αποτέλεσμα, οι επιλογές αποστολής με τον ίδιο αριθμό ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες όταν στέλνετε επιστολές ή πακέτα διεθνώς.
Βήμα 5. Προσθέστε πόλη, περιοχή και ταχυδρομικό κώδικα στην τελευταία γραμμή
Τέλος, γράψτε λεπτομερώς την περιοχή όπου πρόκειται να σταλεί η επιστολή. Διαχωρίστε πόλεις και περιοχές ή επαρχίες με κόμματα και παρέχετε απόσταση μεταξύ περιοχών και ταχυδρομικών κωδικών. Σε ορισμένες περιοχές, όπως η Γαλλία και ορισμένες περιοχές του Καναδά, ο ταχυδρομικός κώδικας μπορεί να γραφτεί πριν από το όνομα της πόλης.
- Χρησιμοποιήστε μια συντομογραφία 2 γραμμάτων για την πολιτεία ή την επικράτεια όπως ορίζεται από τους κανονισμούς του ταχυδρομείου, όπως "Los Angeles, CA" ή "New York, NY".
- Εάν θέλετε να στείλετε το γράμμα σε διεθνή διεύθυνση, εισαγάγετε το όνομα της χώρας στη γραμμή ακριβώς κάτω από το όνομα της πόλης και τον ταχυδρομικό κώδικα.
Μέρος 2 από 2: Συμπληρώστε τις απαιτούμενες πληροφορίες αποστολής
Βήμα 1. Μάθετε τον άγνωστο αριθμό ταχυδρομικής θυρίδας
Μπορείτε να βρείτε τη φυσική διεύθυνση του ατόμου ή της οντότητας στην οποία θέλετε να γράψετε κάνοντας μια γρήγορη αναζήτηση στο διαδίκτυο. Η διεύθυνση μπορεί επίσης να εκτυπωθεί κάπου στη συσκευασία της συσκευασίας που αγοράσατε. Η διεύθυνση θα εμφανιστεί όπως θα έπρεπε να γραφτεί στο γράμμα. Έτσι, σε περίπτωση αμφιβολίας, απλώς αντιγράψτε το ακριβώς όπως φαίνεται.
- Εάν στέλνετε επιστολή ως απάντηση, μπορείτε να βρείτε τον αριθμό του Ταμείου στην πρώτη ή δεύτερη γραμμή της διεύθυνσης επιστροφής στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου.
- Επικοινωνήστε με τις υπηρεσίες καταλόγου ή υποβάλετε μια φόρμα αιτήματος για την ελευθερία της πληροφόρησης (FOIA) για έναν αριθμό ταχυδρομικής θυρίδας που δεν αναφέρεται δημόσια.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε ευανάγνωστη γραφή
Όταν τελειώσετε με τη συγγραφή της διεύθυνσης στο γράμμα, δώστε προσοχή στο χειρόγραφό σας και βεβαιωθείτε ότι είναι σαφές. Να θυμάστε ότι η αλληλογραφία σας χειρίζεται, ταξινομείται και αποστέλλεται από κάποιον άλλο, ο οποίος θα πρέπει να μπορεί να το διαβάσει σε μια στιγμή.
- Χρησιμοποιείτε πάντα τυπωμένα γράμματα για να σημειώνετε πληροφορίες. Δυσκολεύονται να κατανοήσουν τα αναλυτικά και άλλα όμορφα γράμματα.
- Το γράψιμο με όλα τα κεφαλαία μπορεί να είναι χρήσιμο εάν το χειρόγραφό σας τείνει να φαίνεται βιαστικό ή ακατάστατο.
- Εάν δεν είστε βέβαιοι εάν η διεύθυνση θα είναι εύκολο να διαβαστεί σε ξένο μάτι, ξαναγράψτε τη χρησιμοποιώντας έναν νέο φάκελο για κάθε περίπτωση.
Βήμα 3. Γράψτε τη διεύθυνση επιστροφής
Γράψτε τη δική σας διεύθυνση στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου ή του πακέτου. Η διεύθυνση επιστροφής πρέπει να έχει το ίδιο μέγεθος με τη διεύθυνση προορισμού ή ελαφρώς μικρότερη. Διαφορετικά, μπορεί να παρερμηνευθεί ως διεύθυνση προορισμού.
Γράψτε τη διεύθυνση που είναι πιο εύκολο να επικοινωνήσετε μαζί σας
Βήμα 4. Βάλτε μια σφραγίδα
Επικολλήστε την προπληρωμένη σφραγίδα αποστολής ή ετικέτα κοντά στην επάνω δεξιά γωνία για να πληρώσετε για την αποστολή. Βεβαιωθείτε ότι η σφραγίδα ή η ετικέτα δεν καλύπτει και τις δύο διευθύνσεις ή τυχόν πληροφορίες αποστολής.
- Χρησιμοποιήστε έναν υπολογιστή αποστολής για να υπολογίσετε τα έξοδα αποστολής ή ζητήστε βοήθεια από έναν υπάλληλο.
- Η διεθνή αλληλογραφία μπορεί επίσης να απαιτεί επιπλέον ταχυδρομικά τέλη ή ειδικά έντυπα. Αυτή η φόρμα πρέπει να συμπληρωθεί και να υποβληθεί ηλεκτρονικά πριν από την αποστολή του πακέτου.
Βήμα 5. Ελέγξτε για τυχόν σφάλματα
Πριν στείλετε ένα γράμμα, ελέγξτε τις πληροφορίες που γράψατε και βεβαιωθείτε ότι είναι σωστές. Είναι πολύ σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι οι λεπτομέρειες των αριθμών είναι σωστές. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με το γράμμα σας, τοποθετήστε το στο γραμματοκιβώτιο ή μεταφέρετέ το στο ταχυδρομείο για παράδοση.
Ο ταχυμεταφορέας παράδοσης μπορεί να καταλάβει τι εννοείτε εάν κάνετε τυπογραφικό λάθος όπως "Indianapolis, IN", αλλά εάν ο αριθμός του ταχυδρομείου ή ο ταχυδρομικός κώδικας είναι λανθασμένος, το γράμμα μπορεί να σταλεί σε άλλη τοποθεσία ή να μην παραδοθεί καθόλου
Συμβουλές
- Γράψτε τη διεύθυνση του παραλήπτη χρησιμοποιώντας στυλό ή μόνιμο δείκτη με σκούρο μελάνι. Αποφύγετε τη χρήση μολυβιού.
- Διατηρήστε το γράψιμό σας με σταθερό μέγεθος, έτσι ώστε οι πληροφορίες στο φάκελο να μην φαίνονται ακατάστατες.
