Στη σημερινή πολυάσχολη ζωή, κάθε ώρα της ημέρας πρέπει να αξιοποιείται σωστά. Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας, πρέπει να εργαστείτε γρηγορότερα και αποτελεσματικότερα διατηρώντας παράλληλα την υψηλή ποιότητα. Αυτό το άρθρο περιέχει προτάσεις, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε γρηγορότερα, περισσότερο και καλύτερα στη δουλειά ή στο σπίτι για να ολοκληρώσετε την εργασία ή να κάνετε καθημερινές εργασίες.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Κάνοντας ένα σχέδιο
Βήμα 1. Κάντε ένα καθημερινό σχέδιο
Ο καλύτερος τρόπος για να δουλέψετε πιο γρήγορα και καλύτερα είναι να κάνετε ένα σχέδιο πριν ξεκινήσετε.
- Φτιάξτε ένα πρόγραμμα δραστηριοτήτων για το βράδυ, ετοιμάστε βιβλία και εφόδια μελέτης ή προγραμματίστε δουλειές που πρέπει να γίνουν για να μπορέσετε να πάτε στη δουλειά την επόμενη μέρα.
- Παρακολουθήστε τα καθημερινά σας σχέδια χρησιμοποιώντας ένα σημειωματάριο, ψηφιακή συσκευή ή βιβλίο ατζέντας. Αντί να δεσμεύεστε με απομνημόνευση, θα είναι ευκολότερο για εσάς να θυμάστε και να ολοκληρώνετε εργασίες κρατώντας σημειώσεις.
- Η καταγραφή ενός καθημερινού προγράμματος δραστηριοτήτων μπορεί επίσης να σας απαλλάξει από ένα πολυάσχολο πρόγραμμα και πολύ μεγάλο φόρτο εργασίας. Είναι καλό να είσαι φιλόδοξος, αλλά πρέπει επίσης να μπορείς να κάνεις ρεαλιστικά σχέδια στις δυνατότητές σου.
Βήμα 2. Αποφασίστε για ένα καθημερινό θέμα
Εάν δυσκολεύεστε να διαχειριστείτε το χρόνο λόγω των πολλών εργασιών που περιμένουν ή ακόμα και συσσωρεύονται, δοκιμάστε να ορίσετε ένα θέμα καθημερινής δραστηριότητας, ώστε να μπορείτε να τα δουλέψετε ένα προς ένα με περισσότερη εστίαση.
- Εάν είστε φοιτητής, χρησιμοποιήστε μια συγκεκριμένη ημέρα για να μελετήσετε ένα συγκεκριμένο αντικείμενο. Για παράδειγμα, προγραμματίστε τη Δευτέρα για να ολοκληρώσετε την εργασία ανάγνωσης της επιστήμης για την εβδομάδα και την Τρίτη για να σπουδάσετε μαθηματικά.
- Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο, διαθέστε συγκεκριμένες ημέρες σε συγκεκριμένες εργασίες. Για παράδειγμα, κάντε διοικητικά καθήκοντα τη Δευτέρα και επικεντρωθείτε στην ολοκλήρωση δημιουργικών έργων την Τρίτη.
Βήμα 3. Χωρίστε την καθημερινή ώρα εργασίας με τις ώρες
Οργανώστε την εργασία σας όσο καλύτερα μπορείτε, δημιουργώντας ένα ημερήσιο πρόγραμμα με βάση τις ώρες και ολοκληρώνοντας εργασίες σύμφωνα με το πρόγραμμα που έχετε ορίσει.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις πρώτες εργάσιμες ώρες για να απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να απαντήσετε σε τηλεφωνικές κλήσεις.
- Ρυθμίστε μερικούς συναγερμούς για να σας υπενθυμίσουν ότι ήρθε η ώρα να κάνετε άλλες εργασίες και να συνεχίσετε να εργάζεστε όλη την ημέρα.
- Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το μεσημεριανό σας διάλειμμα ως ώρα εργασίας, ειδικά αν πάρετε τον υπολογιστή σας για φαγητό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον χρόνο για να κάνετε δύο πράγματα ταυτόχρονα, να διαβάσετε email κατά τη διάρκεια του γεύματος!
Βήμα 4. Μάθετε πώς να κάνετε πολλές δραστηριότητες ταυτόχρονα
Αυτό μπορεί να είναι ένα δίκοπο μαχαίρι που θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε πολλές εργασίες σε λιγότερο χρόνο ή θα σας κάνει να μειώσετε το χρόνο και την προσοχή σας έτσι ώστε να μειωθεί η ποιότητα της εργασίας. Μπορείτε να αποκομίσετε τα οφέλη και να αποφύγετε προβλήματα από αυτόν τον τρόπο εργασίας ακολουθώντας αυτές τις συμβουλές:
- Εστίαση σε συναφείς εργασίες ταυτόχρονα. Εξοικονομήστε τη νοητική ενέργεια που χρησιμοποιείτε για να εργαστείτε σε ταυτόχρονες εργασίες, συνδυάζοντας πολλές εργασίες. Για παράδειγμα, να απαντάτε ταυτόχρονα σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα φωνητικά μηνύματα και τα μηνύματα που αποστέλλονται μέσω courier.
- Γράψτε τι πράγματα θέλετε να κάνετε. Δεν θα αποσπαστείτε εύκολα ή θα σας αποσπάσουν την προσοχή από πράγματα που συμβαίνουν εάν έχετε καταγράψει όλη τη δουλειά που πρέπει να γίνει.
- Αφιερώστε χρόνο για να ελέγξετε όλη την εργασία αφού ολοκληρώσετε την εργασία. Εστιάζοντας σε κάθε ολοκληρωμένη εργασία, μπορείτε να εντοπίσετε σφάλματα και να διασφαλίσετε ότι τα αποτελέσματα είναι όπως τα θέλετε.
Μέρος 2 από 3: Στόχευση
Βήμα 1. Ορίστε έναν μικρό στόχο
Θα το βρείτε πιο εύκολο, καλύτερο και πιο κίνητρο να κάνετε τη δουλειά σας θέτοντας μικρούς στόχους κάθε μέρα.
- Η ολοκλήρωση μικρών εργασιών, όπως αγορές παντοπωλείων ή παράδοση αγαθών, θα σας διευκολύνει να εστιάσετε στις μεγαλύτερες εργασίες την επόμενη μέρα.
- Χωρίστε το μακροπρόθεσμο σχέδιο ή το μεγάλο έργο σας σε μικρούς, εφικτούς στόχους και, στη συνέχεια, εφαρμόστε τους σε διαδοχικά βήματα ή στάδια. Αυτή η μέθοδος μπορεί να σας κάνει να αισθανθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει με επιτυχία την εργασία, ώστε να παραμείνετε με κίνητρο.
Βήμα 2. Καθορίστε ποιες εργασίες πρέπει να δώσετε προτεραιότητα
Ο καθορισμός προτεραιοτήτων είναι λίγο διαφορετικός από τη δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων. Πρέπει να ομαδοποιήσετε εργασίες και να δώσετε προτεραιότητα ανάμεσα στις μικρές και εύκολες εργασίες και στις πιο σημαντικές και δύσκολες εργασίες.
- Κάντε μια λίστα εργασιών καθορίζοντας τη σειρά με βάση την προθεσμία για κάθε ολοκλήρωση. Ξεκινήστε με τις πιο σημαντικές εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν αμέσως.
- Αφού ολοκληρωθεί η εργασία, μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα και να επικεντρωθείτε στην επόμενη εργασία.
Βήμα 3. Κάντε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο
Αφού μάθετε καλά πώς να κάνετε βραχυπρόθεσμα καθημερινά σχέδια, μπορείτε να προετοιμάσετε μακροπρόθεσμα σχέδια για να οργανώσετε τις εργασίες και τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν.
- Μπορείτε να προετοιμαστείτε καλύτερα γνωρίζοντας τι πρέπει να γίνει εκ των προτέρων, όπως η συγγραφή μιας εργασίας στο τέλος της περιόδου εργασίας ή το ταξίδι σε ένα διεθνές συνέδριο.
- Φτιάξτε το δικό σας μηνιαίο ημερολόγιο ή σχολικό ημερολόγιο για ένα εξάμηνο.
- Γράψτε σημαντικές προθεσμίες ή προθεσμίες για την ολοκλήρωση των εργασιών και σημειώστε τις μία εβδομάδα νωρίτερα ως υπενθύμιση. Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε σε θέση να εργαστείτε καλύτερα και σημαντικές εργασίες θα είναι πιο εύκολο να ολοκληρωθούν.
- Προγραμματίζοντας με έναν πιο εξελιγμένο τρόπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προγραμματίσετε διασκεδαστικές δραστηριότητες, διακοπές και διακοπές. Γνωρίζοντας την προθεσμία, μπορείτε να κάνετε σχέδια εύκολα και να διασφαλίσετε ότι υπάρχει διαθέσιμος χρόνος, ώστε να μπορείτε να ολοκληρώσετε καλά τις εργασίες και να απολαύσετε τον ελεύθερο χρόνο σας.
Βήμα 4. Κόψτε τη συνήθεια της αναβολής
Σε πολλούς αρέσει να καθυστερούν ή να καθυστερούν την εργασία (ιδιαίτερα δυσάρεστες), έτσι ώστε να έχει αρνητικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και τη συνολική ποιότητα εργασίας.
- Μην κρατάτε την εσφαλμένη άποψη ότι "κάποιος θα δώσει τα καλύτερα αποτελέσματα λόγω της εργασίας υπό πίεση". Η ψυχολογική έρευνα αποδεικνύει ότι αυτή η άποψη απλά δεν ισχύει! Οι άνθρωποι που τους αρέσει να περιμένουν μέχρι το τελευταίο δευτερόλεπτο συνήθως δίνουν λιγότερα αποτελέσματα και περισσότερα λάθη.
- Απαλλαγείτε από τη συνήθεια της αναβολής αγνοώντας τους περισπασμούς. Απενεργοποιήστε το διαδίκτυο κατά τη διάρκεια της εργασίας σας, ώστε να μην προκληθείτε να ανοίξετε ιστότοπους, να ελέγξετε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και να μην σας αποσπούν οι δραστηριότητες στον κυβερνοχώρο.
- Δώστε στον εαυτό σας μια ανταμοιβή, για παράδειγμα γιορτάζοντας ή δίνοντας στον εαυτό σας μια μικρή ανταμοιβή για την ολοκλήρωση μιας εργασίας εγκαίρως ή νωρίς. Θα έχετε περισσότερα κίνητρα για να ολοκληρώσετε τη δουλειά εάν υπάρχει κάτι διασκεδαστικό που πραγματικά επιθυμείτε.
Μέρος 3 από 3: Διαχειριστείτε καλά τον χρόνο εργασίας και τον ελεύθερο χρόνο
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο κατά τη διάρκεια της εργασίας
Στον επιχειρηματικό κόσμο, υπάρχει μια θεωρία "Νόμος του Πάρκινσον" που λέει ότι "μια δουλειά θα συνεχίσει να αναπτύσσεται για να γεμίσει τον χρόνο που είναι ακόμα διαθέσιμος για να ολοκληρωθεί". Με άλλα λόγια, όσο υπάρχει διαθέσιμος χρόνος για την ολοκλήρωση της εργασίας, θα εργάζεστε περισσότερες ώρες από ό, τι αν ο χρόνος ήταν περιορισμένος.
- Χρησιμοποιήστε ένα χρονόμετρο για να παρακολουθείτε πόσο χρόνο σας χρειάζεται για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία.
- Βάλτε έναν στόχο για τον εαυτό σας και, στη συνέχεια, σκεφτείτε το ως παιχνίδι, προσπαθώντας να χτυπήσετε το ρολόι, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε γρηγορότερα.
- Ολοκληρώστε λιγότερο σημαντικές εργασίες σε δέκα λεπτά και θα έχετε επιπλέον 90 λεπτά την ημέρα μόνο για να το κάνετε αυτό. Θα εκπλαγείτε πόσος χρόνος χάνεται για να κάνετε ασήμαντα πράγματα, όπως το γράψιμο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου!
- Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να πάρετε το έργο "ανταμοιβές" που οι ψυχολόγοι συμπεριφοράς περιγράφουν ως επιτυχία, παραγωγικότητα και ευτυχία.
Βήμα 2. Αφιερώστε χρόνο το πρωί ή το Σαββατοκύριακο για τον εαυτό σας
Παρόλο που μπορεί να ακούγεται αντιφατικό, μπορείτε να αυξήσετε την παραγωγικότητα και την εργασιακή σας ικανότητα κάνοντας διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας και τα Σαββατοκύριακα.
- Αφιερώστε μερικές ώρες το πρωί για να κάνετε διασκεδαστικές δραστηριότητες, όπως να παίξετε με τα παιδιά, να περπατήσετε μόνοι σας ή με ένα σκυλί κατοικίδιων ζώων, να κάνετε γιόγκα κ.λπ. Αυτό θα σας επιτρέψει να σκεφτείτε καθαρά και να αισθανθείτε καλύτερα όλη την ημέρα, ώστε να μπορείτε να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και να εργαστείτε γρηγορότερα.
- Έρευνες έχουν αποδείξει ότι το μυαλό μας θα φτάσει στην καλύτερη απόδοση 2-4 ώρες μετά το πρωινό ξύπνημα. Έτσι, χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρόνο για να κάνετε δραστηριότητες που δεν σχετίζονται με την εργασία σας, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε ήρεμα και πιο αποτελεσματικά.
Βήμα 3. Ολοκληρώστε την εργασία στο σπίτι
Τα σχολεία και τα γραφεία δεν είναι τα ιδανικά μέρη για την εκτέλεση των εργασιών, επειδή συνήθως είναι πολύ θορυβώδη και πολλές περισπασμοί. Για να το ξεπεράσετε, φέρτε τη δουλειά σας στο σπίτι και τελειώστε την σε μια άνετη και ήρεμη ατμόσφαιρα.
Βήμα 4. Μην σκέφτεστε την εργασία κατά τη διάρκεια του διαλείμματος
Μερικές φορές, το μυαλό μας παραμένει απασχολημένο ακόμη και όταν δεν κάνουμε σωματική δραστηριότητα. Αυτό μπορεί να σας κουράσει έτσι ώστε να μειώσει την παραγωγικότητα και την ποιότητα της εργασίας.
- Κρατήστε το προσωπικό σας email ξεχωριστό από το email εργασίας/σχολείου και καθορίστε πόσες φορές θα ελέγξετε τον λογαριασμό εργασίας/σχολείου σας το Σαββατοκύριακο.
- Απενεργοποιήστε το τηλέφωνο ή τον υπολογιστή σας όταν βρίσκεστε στο σπίτι ή παρακολουθείτε τηλεόραση, ώστε να μην μπείτε στον πειρασμό να ελέγξετε το email εργασίας σας.
- Προσπαθήστε να ηρεμήσετε το μυαλό σας και ξεχάστε εντελώς τα εργασιακά προβλήματα, ειδικά τα Σαββατοκύριακα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επιστρέψετε στη δουλειά σας πιο επιμελώς και αποτελεσματικά σε μια νέα κατάσταση τη Δευτέρα.
