Όταν χρησιμοποιείτε υπολογιστικό φύλλο του Microsoft Excel με πολλά δεδομένα, είναι πιθανό να βρείτε τις ίδιες καταχωρήσεις. Η δυνατότητα "Υπό όρους μορφοποίηση" στο Microsoft Excel μπορεί να σας δείξει πού βρίσκονται οι διπλές καταχωρήσεις, ενώ η δυνατότητα "Κατάργηση διπλότυπων" θα καταργήσει τις διπλές καταχωρήσεις. Η προβολή και η αφαίρεση διπλότυπων διασφαλίζει την ακρίβεια των δεδομένων και της παρουσίασής σας.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Χρήση μορφοποίησης υπό όρους
Βήμα 1. Ανοίξτε το αρχείο
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε όλα τα δεδομένα από τα οποία θέλετε να βρείτε διπλότυπα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κελί στην επάνω αριστερή γωνία της ομάδας δεδομένων
Αυτό ξεκινά τη διαδικασία επιλογής δεδομένων.
Βήμα 3. Πατήστε παρατεταμένα το πλήκτρο Shift και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τελευταίο κελί στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας δεδομένων
Αυτό θα επιλέξει όλα τα δεδομένα που καθορίσατε.
Μπορείτε να το κάνετε με άλλη σειρά (π.χ., κάντε κλικ στην κάτω δεξιά γωνία πρώτα και, στη συνέχεια, επισημάνετε τα επόμενα δεδομένα από εκεί)
Βήμα 4. Αναζητήστε την ενότητα "Στυλ" στη γραμμή εργαλείων
Αυτή η περιοχή διαθέτει εργαλεία για τη μορφοποίηση εγγράφων, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας "Μορφοποίηση υπό όρους".
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο "Μορφοποίηση υπό όρους"
Αυτό θα εμφανίσει ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 6. Επιλέξτε "Επισημάνετε κανόνες κελιών" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Διπλότυπες τιμές"
Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας εξακολουθούν να επισημαίνονται όταν το κάνετε. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο του προγράμματος με τις επιλογές ρυθμίσεων σε άλλο αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 7. Επιλέξτε "Διπλές τιμές" από το αναπτυσσόμενο μενού
Εάν θέλετε να εμφανίσετε όλες τις τιμές που δεν έχουν διπλότυπα, επιλέξτε "Μοναδική"
Βήμα 8. Επιλέξτε το χρώμα επισήμανσης που θέλετε
Το χρώμα επισήμανσης θα εμφανίσει τα διπλότυπα. Το αρχικό χρώμα είναι ροζ με σκούρα κόκκινα γράμματα.
Βήμα 9. Κάντε κλικ στο "OK" για να δείτε το αποτέλεσμα
Βήμα 10. Επιλέξτε ένα διπλό πλαίσιο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή για να το διαγράψετε
Maybeσως δεν θέλετε να καταργήσετε αυτές τις διπλές τιμές εάν κάθε δεδομένα αντιπροσωπεύει κάτι (για παράδειγμα, μια έρευνα).
Μετά τη διαγραφή ενός διπλότυπου, το διπλό ζεύγος χάνει το προσκήνιο του
Βήμα 11. Κάντε ξανά κλικ στην επιλογή "Μορφοποίηση υπό όρους"
Είτε καταργήσατε τα διπλότυπα είτε όχι, θα πρέπει να απαλλαγείτε από τις επισημάνσεις μορφοποίησης πριν κλείσετε το έγγραφο.
Βήμα 12. Επιλέξτε "Διαγραφή κανόνων" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή "Διαγραφή κανόνων από ολόκληρο το φύλλο" για να απαλλαγείτε από τη μορφοποίηση
Αυτό θα καταργήσει την επισήμανση σε τυχόν διπλότυπα που δεν διαγράψατε.
Εάν υπάρχουν πολλά τμήματα του υπολογιστικού φύλλου που έχουν μορφοποιηθεί, μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες περιοχές και να κάνετε κλικ στην επιλογή "Εκκαθάριση κανόνων από επιλεγμένα κελιά" για να καταργήσετε τις επισημάνσεις
Βήμα 13. Αποθηκεύστε τις αλλαγές εγγράφου
Εάν είστε ικανοποιημένοι με τις αλλαγές, βρήκατε και αφαιρέσατε διπλότυπα με επιτυχία στο Excel!
Μέθοδος 2 από 2: Χρήση της δυνατότητας Κατάργηση διπλότυπων στο Excel
Βήμα 1. Ανοίξτε το αρχείο
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε όλα τα δεδομένα από τα οποία θέλετε να βρείτε διπλότυπα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κελί στην επάνω αριστερή γωνία της ομάδας δεδομένων
Αυτό ξεκινά τη διαδικασία επιλογής δεδομένων.
Βήμα 3. Πατήστε παρατεταμένα το πλήκτρο Shift και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τελευταίο κελί στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας δεδομένων
Αυτό θα επιλέξει όλα τα δεδομένα που καθορίσατε.
Μπορείτε να το κάνετε με άλλη σειρά (π.χ., κάντε κλικ στην κάτω δεξιά γωνία πρώτα και, στη συνέχεια, επισημάνετε τα επόμενα δεδομένα από εκεί)
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" στο επάνω μέρος της οθόνης
Βήμα 5. Εντοπίστε την ενότητα "Εργαλεία δεδομένων" στη γραμμή εργαλείων
Αυτή η ενότητα διαθέτει εργαλεία για την τροποποίηση των επιλεγμένων δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας "Κατάργηση διπλότυπων".
Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή "Κατάργηση διπλότυπων"
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο ρυθμίσεων προγράμματος.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στην επιλογή "Επιλογή όλων" για να βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί όλες οι στήλες
Βήμα 8. Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να ελέγξετε χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο
Στην αρχική ρύθμιση έχουν επιλεγεί όλες οι στήλες.
Βήμα 9. Κάντε κλικ στην επιλογή "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες", εάν χρησιμοποιείτε κεφαλίδες
Αυτό θα πει στο πρόγραμμα ότι η πρώτη καταχώριση σε κάθε στήλη είναι κεφαλίδα, οπότε αυτές οι καταχωρήσεις θα παραλειφθούν από τη διαδικασία διαγραφής.
Βήμα 10. Κάντε κλικ στο "OK" μόλις είστε ικανοποιημένοι με την επιλογή σας
Αυτό θα καταργήσει αυτόματα τυχόν διπλότυπα που έχετε καθορίσει.
Εάν το πρόγραμμα σας λέει ότι δεν βρέθηκαν διπλότυπα, ειδικά αν γνωρίζετε ότι υπάρχουν, ελέγξτε τα πεδία στο παράθυρο του προγράμματος "Κατάργηση διπλότυπων". Ο έλεγχος των στηλών μία προς μία θα επιλύσει όλα τα σφάλματα σε αυτήν την ενότητα
Βήμα 11. Αποθηκεύστε τις αλλαγές εγγράφου
Εάν είστε ικανοποιημένοι με τις αλλαγές, έχετε καταργήσει επιτυχώς τα διπλότυπα στο Excel!
Συμβουλές
- Μπορείτε επίσης να βρείτε διπλότυπα εγκαθιστώντας επιπλέον εργαλεία τρίτων. Ορισμένα από αυτά τα εργαλεία ενισχύουν τη λειτουργία "υπό όρους μορφοποίηση" του Excel, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά χρώματα για τον προσδιορισμό διπλότυπων.
- Η διαγραφή διπλότυπων είναι κατάλληλη για τον έλεγχο λιστών επισκεπτών, διευθύνσεων ή άλλων παρόμοιων εγγράφων.
