Τα διαγράμματα ροής είναι ένα ιδανικό βοηθητικό πρόγραμμα για τη διάσπαση δυσνόητων διαδικασιών σε ένα σύνολο εύκολων εννοιών. Η δημιουργία του σωστού διαγράμματος ροής θα εξισορροπήσει τις πληροφορίες που απαιτούνται για τη μετάδοσή του και την ευκολία με την οποία μπορεί να μεταφερθεί. Ακολουθήστε αυτόν τον οδηγό για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής σε Excel και Word.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Σχεδιασμός έννοιας
Βήμα 1. Καταγράψτε την βασική έννοια
Το κλειδί για ένα επιτυχημένο διάγραμμα ροής είναι ότι είναι εύκολο να διαβαστεί. Βεβαιωθείτε ότι οι βασικές έννοιες έχουν καταγραφεί και ότι οι εξελίξεις μεταξύ των εννοιών εξηγούνται με απλά βήματα.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα ξεχωριστό τελικό σημείο στο σχέδιο γραφήματος. Αυτό θα διευκολύνει την ανάγνωση του γραφήματος
Βήμα 2. Αποφασίστε αν θα επιλέξετε την τυπική μορφή ή τη φόρμα κολύμβησης
Τα τυπικά διαγράμματα ροής αναλύουν τις διαδικασίες σύμφωνα με βασικές έννοιες και απαιτούμενες ενέργειες. Εάν έχετε πολλές ομάδες που συμμετέχουν στη διαδικασία σε ένα διάγραμμα ροής, μια μορφή κολυμβητηρίου μπορεί να σας βοηθήσει να υποδείξετε ποιος πρέπει να το κάνει. Κάθε βήμα του διαγράμματος ροής τοποθετείται σε μια «Λωρίδα» (γνωστή και ως διαδρομή) της ομάδας που είναι υπεύθυνη για την ολοκλήρωση της εργασίας (Μάρκετινγκ, Πωλήσεις, ΥΕ κ.λπ.).
- Το Swimlane έχει συνήθως οριζόντια ή κάθετη μορφή. Το σημείο εκκίνησης είναι η επάνω αριστερή γωνία του γραφήματος.
- Το Swimlane μπορεί να είναι δύσκολο να σχεδιαστεί εάν υπάρχουν πολλές έννοιες που πρέπει να ταξιδεύουν εμπρός και πίσω μεταξύ των τμημάτων. Αυτό θα χαλάσει το γράφημα.
Βήμα 3. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής
Πριν ξεκινήσετε να σχεδιάζετε ένα διάγραμμα ροής με λογισμικό, σχεδιάστε το σε ένα κομμάτι χαρτί. Τοποθετήστε το πρόχειρο ξεκινώντας από πάνω και επεκτείνετε το γράφημα κάτω από αυτό.
- Τα περισσότερα διαγράμματα ροής λειτουργούν με βασικές δυαδικές αρχές. Στο σημείο που εμφανίζεται η διαδικασία παραλλαγής, ο αναγνώστης παρουσιάζεται με μια ερώτηση Ναι ή Όχι (γνωστή και ναι ή όχι). Η απάντηση θα καθοδηγήσει τον αναγνώστη στην κατάλληλη ιδέα.
- Χρησιμοποιήστε διαφορετικά σχήματα για να αναπαραστήσετε διαφορετικούς τύπους εννοιών ή αποφάσεων. Η προσθήκη οπτικών ενδείξεων θα βοηθήσει στην ανάγνωση και την κατανόηση.
Βήμα 4. Απομόνωση σύνθετων διαδικασιών
Εάν οι περιοχές του διαγράμματος ροής γίνουν πολύ πυκνές, χωρίστε τις υποεπεξεργασίες σε ένα νέο διάγραμμα ροής. Προσθέστε το πλαίσιο ως αναφορά υποεπεξεργασίας στο αρχικό διάγραμμα ροής και αφήστε τον αναγνώστη να επιστρέψει καθώς περνάει από την αναπτυγμένη ενότητα.
Μέθοδος 2 από 3: Δημιουργία διαγράμματος ροής στο Excel
Βήμα 1. Φτιάξτε ένα πλέγμα
Τα φύλλα εργασίας του Excel διαμορφώνονται από προεπιλογή για να έχουν κελιά ευρύτερα από αυτά που είναι ψηλά. Για να το κάνετε ομοιόμορφο, ορίστε το μέγεθος του κελιού σε τετράγωνο. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων των κελιών που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του φύλλου εργασίας.
- Κάντε δεξί κλικ σε κάθε επικεφαλίδα στήλης και επιλέξτε Πλάτος στήλης από το μενού. Πληκτρολογήστε 2.14 στο πεδίο και πατήστε Enter. Αυτό θα μετατρέψει όλα τα κελιά σε ένα τέλειο τετράγωνο.
- Ενεργοποιήστε το Snap to Grid από το μενού Ευθυγράμμιση στην καρτέλα Διάταξη ή Διάταξη σελίδας. Αυτό θα κάνει το αντικείμενο που δημιουργήθηκε να αλλάξει το μέγεθος έτσι ώστε να ταιριάζει στο πλέγμα και να δημιουργήσει ένα ομοιόμορφο σχήμα.
Βήμα 2. Προσαρμόστε τα περιθώρια
Εάν εξάγετε το φύλλο εργασίας στο Word ή σε άλλο πρόγραμμα, βεβαιωθείτε ότι οι γραμμές περιθωρίου είναι ευθυγραμμισμένες. Χρησιμοποιήστε το μενού Περιθώρια στην καρτέλα Διάταξη σελίδας ή Διάταξη για να προσαρμόσετε τα περιθώρια ώστε να ταιριάζουν με το λογισμικό εξαγωγής γραφήματος.
Μπορείτε να προσαρμόσετε τον προσανατολισμό του εγγράφου (κατακόρυφο ή οριζόντιο) χρησιμοποιώντας το μενού Προσανατολισμός στην καρτέλα Διάταξη. Ένα διάγραμμα ροής που πηγαίνει από αριστερά προς τα δεξιά πρέπει να είναι σε οριζόντια μορφή
Βήμα 3. Δημιουργήστε το σχήμα
Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και επιλέξτε το μενού Shapes. Επιλέξτε το σχήμα που θέλετε να δημιουργήσετε και, στη συνέχεια, σχεδιάστε το μέγεθος του πλαισίου χρησιμοποιώντας το ποντίκι. Αφού δημιουργήσετε ένα σχήμα, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα και το στυλ γραμμής του χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στην καρτέλα Μορφή που ανοίγει.
Βήμα 4. Προσθέστε κείμενο
Για να προσθέσετε κείμενο σε ένα σχήμα, κάντε κλικ στο κέντρο του σχήματος και ξεκινήστε να πληκτρολογείτε. Μπορείτε να ορίσετε τη γραμματοσειρά και το στυλ από την καρτέλα Αρχική σελίδα. Βεβαιωθείτε ότι το κείμενο είναι σύντομο και περιεκτικό και βεβαιωθείτε ότι είναι εύκολο να διαβαστεί.
Βήμα 5. Συνδέστε όλα τα σχήματα
Ανοίξτε το μενού Shapes από την καρτέλα Insert. Επιλέξτε το στυλ γραμμής που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Τοποθετήστε το ποντίκι πάνω από το πρώτο σχήμα. Θα δείτε ένα μικρό κόκκινο πλαίσιο να εμφανίζεται στο τέλος που υποδεικνύει πού μπορούν να συνδεθούν οι γραμμές.
- Ξεκινήστε τη γραμμή στο κόκκινο τετράγωνο και σύρετέ τη στο δεύτερο σχήμα.
- Στο δεύτερο σχήμα θα εμφανιστούν κόκκινα κουτάκια. Τοποθετήστε το τελικό σημείο στη γραμμή ενός από τα κουτιά.
- Όλες οι φόρμες είναι πλέον συνδεδεμένες. Εάν μετακινήσετε το σχήμα, οι γραμμές θα παραμείνουν συνδεδεμένες και θα προσαρμοστούν στη σωστή γωνία.
- Προσθέστε σχόλια στη γραμμή σύνδεσης εισάγοντας το πλαίσιο κειμένου, διαθέσιμο στην καρτέλα Εισαγωγή.
Βήμα 6. Κατεβάστε ένα πρότυπο
Αντί να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής από την αρχή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια ποικιλία προτύπων και οδηγών του Excel που διατίθενται δωρεάν ή πληρώνονται στο Διαδίκτυο. Τα περισσότερα από αυτά τα πρότυπα θα σας εξοικονομήσουν χρόνο στη δημιουργία γραφημάτων.
Μέθοδος 3 από 3: Δημιουργία διαγράμματος ροής στο Word
Βήμα 1. Εισαγάγετε έναν καμβά
Ο ευκολότερος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα γράφημα ροής στο Word είναι να δημιουργήσετε πρώτα έναν καμβά. Με έναν καμβά είστε πιο ελεύθεροι να εργάζεστε με σχέδια και επιτρέπετε ορισμένες λειτουργίες που δεν είναι συνήθως διαθέσιμες, όπως γραμμές σύνδεσης.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή. Επιλέξτε το μενού Shapes και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο New Drawing Canvas στο κάτω μέρος του μενού. Μια διακεκομμένη γραμμή καμβά θα εμφανιστεί στο έγγραφό σας. Μπορείτε να προσαρμόσετε το μέγεθος του καμβά αλλάζοντας τη γωνία του
Βήμα 2. Ενεργοποιήστε το πλέγμα
Με ένα πλέγμα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ομοιόμορφο σχήμα. Για να το ενεργοποιήσετε, κάντε κλικ στον καμβά για να τον κάνετε ενεργό. Στην καρτέλα Μορφή, κάντε κλικ στο στοιχείο Ευθυγράμμιση και, στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις πλέγματος. Επιλέξτε τα πλαίσια για εμφάνιση γραμμών πλέγματος και ευθυγράμμιση σχημάτων.
Βήμα 3. Δημιουργήστε το σχήμα
Στον ενεργό καμβά, επιλέξτε την καρτέλα Εισαγωγή και κάντε κλικ στο μενού Shapes. Επιλέξτε το σχήμα που θέλετε να προσθέσετε. Χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να σχεδιάσετε ένα σχήμα του επιθυμητού μεγέθους. Αφού δημιουργήσετε ένα σχήμα, μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα και το στυλ γραμμής του χρησιμοποιώντας τα εργαλεία στην καρτέλα Μορφή που ανοίγει.
Βήμα 4. Προσθέστε κείμενο
Για να προσθέσετε κείμενο σε ένα σχήμα στο Word 2007, κάντε δεξί κλικ σε αυτό και επιλέξτε Προσθήκη κειμένου από το μενού. Για το Word 2010/2013, απλώς κάντε κλικ στο σχήμα και ξεκινήστε να το πληκτρολογείτε. Μπορείτε να ορίσετε τη γραμματοσειρά και το στυλ από την καρτέλα Αρχική σελίδα.
Βήμα 5. Συνδέστε τα σχήματα
Ανοίξτε το μενού Shapes από την καρτέλα Insert. Επιλέξτε το στυλ γραμμής που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες σας. Τοποθετήστε το ποντίκι πάνω από το πρώτο σχήμα. Θα δείτε μικρά κουτάκια να εμφανίζονται στα άκρα που υποδεικνύουν πού μπορούν να συνδεθούν οι γραμμές.
- Ξεκινήστε μια γραμμή μέσα στο πλαίσιο και, στη συνέχεια, σύρετέ τη στο δεύτερο σχήμα.
- Μικρά τετράγωνα θα εμφανιστούν στις άκρες του δεύτερου σχήματος. Τοποθετήστε το τελικό σημείο στη γραμμή ενός από τα κουτιά.
- Όλες οι φόρμες είναι πλέον συνδεδεμένες. Εάν μετακινήσετε το σχήμα, οι γραμμές θα παραμείνουν συνδεδεμένες και θα προσαρμοστούν στη σωστή γωνία.
- Προσθέστε σχόλια στη γραμμή σύνδεσης εισάγοντας το πλαίσιο κειμένου, διαθέσιμο στην καρτέλα Εισαγωγή.
