Η απόφαση για τη σωστή μορφή επιστολής εξαρτάται κυρίως από τον τύπο της επιστολής που θέλετε να γράψετε και σε ποιον απευθύνετε την επιστολή. Η μορφή γραμμάτων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν γράφετε σε έναν φίλο σας θα είναι πολύ διαφορετική από τη μορφή που χρησιμοποιείται για τη σύνταξη επίσημων γραμμάτων. Επιπλέον, η παραδοσιακή μορφή επιστολών που αποστέλλεται ταχυδρομικά είναι διαφορετική από τη μορφή που χρησιμοποιείται για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη σωστή μορφοποίηση ενός γράμματος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γράψετε το επόμενο γράμμα σας.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 4: Μορφοποίηση επιχείρησης ή επίσημης επιστολής
Βήμα 1. Γράψτε το όνομα και τη διεύθυνσή σας στο επάνω μέρος του γράμματός σας
Συμπεριλάβετε διευθύνσεις οδών, πόλεις, επαρχίες και ταχυδρομικούς κώδικες σε τετράγωνα, αριστερά ευθυγραμμισμένα και μονόχωρα.
- Η πόλη, η επαρχία και ο ταχυδρομικός κώδικας γράφονται σε μία γραμμή, ενώ οι διευθύνσεις των οδών γράφονται σε ξεχωριστή γραμμή.
- Εάν στέλνετε ένα γράμμα με επιστολόχαρτο που περιλαμβάνει ήδη αυτές τις πληροφορίες, παραλείψτε αυτό το βήμα. Μην συμπεριλάβετε τη διεύθυνση επιστροφής δύο φορές.
Βήμα 2. Γράψτε την ημερομηνία ακριβώς κάτω από τη διεύθυνσή σας
Γράψτε την ημερομηνία που γράφτηκε η επιστολή ή την ημερομηνία ολοκλήρωσης της επιστολής, εξαρτάται από εσάς.
- Η ημερομηνία γράφεται στα αριστερά, όπως και η διεύθυνση που βρίσκεται ακριβώς πάνω από αυτήν.
- Γράψτε την ημερομηνία σε μορφή «μήνας-ημέρα-έτος». Γράψτε τον μήνα με γράμματα, αλλά χρησιμοποιήστε αριθμούς για να γράψετε την ημέρα και το έτος. Για παράδειγμα: 9 Φεβρουαρίου 2013.
Βήμα 3. Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ της ημερομηνίας και του επόμενου μέρους του γράμματος
Αυτό θα διαχωρίσει τη διεύθυνση από την επόμενη ενότητα, διευκολύνοντας την ανάγνωση.
Βήμα 4. Γράψτε τη γραμμή αναφοράς, εάν χρειάζεται
Εάν το γράμμα είναι γραμμένο με αναφορά σε ένα συγκεκριμένο σημείο, μπορεί να βοηθήσει τον αναγνώστη να γράψει μια γραμμή αναφοράς που ξεκινά με "Re:"
- Οι γραμμές αναφοράς γράφονται αριστερά ευθυγραμμισμένες και προσπαθούν να αποτελούνται από μία μόνο γραμμή.
- Γράψτε τη γραμμή αναφοράς όταν απαντάτε σε επιστολές, ανοίγματα θέσεων εργασίας ή ζητάτε πληροφορίες.
- Εάν γράφετε μια γραμμή αναφορών, αφήστε μια κενή γραμμή μετά από αυτήν για να διαχωρίσετε τη γραμμή αναφοράς από το υπόλοιπο γράμμα.
Βήμα 5. Γράψτε τη διεύθυνση του παραλήπτη
Γράψτε το όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη, καθώς και το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση του δρόμου, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα.
- Όλες αυτές οι πληροφορίες παραμένουν ευθυγραμμισμένες και μεμονωμένες. Το όνομα του παραλήπτη αναγράφεται σε ξεχωριστή γραμμή, μαζί με τον τίτλο του παραλήπτη, το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνση του δρόμου. Η πόλη, η επαρχία και ο ταχυδρομικός κώδικας γράφονται σε μία γραμμή.
- Εάν στέλνετε ένα γράμμα σε άλλη χώρα, γράψτε το όνομα της χώρας με κεφαλαία γράμματα σε ξεχωριστή γραμμή κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη.
- Στείλτε το γράμμα σε ένα συγκεκριμένο άτομο, αν είναι δυνατόν, και γράψτε το όνομα του ατόμου με έναν κατάλληλο τίτλο όπως "Mr" ή "Mother". Εάν δεν γνωρίζετε το φύλο του παραλήπτη, δεν χρειάζεται να γράψετε τον τίτλο.
- Αφήστε μια κενή γραμμή κάτω από την πλήρη διεύθυνση του παραλήπτη.
Βήμα 6. Ξεκινήστε το σώμα της επιστολής σας με έναν ευγενικό χαιρετισμό
Ένας κοινός χαιρετισμός ξεκινά συνήθως με το "Dear Sir", ακολουθούμενο από τον τίτλο και το επώνυμο του παραλήπτη. Βάλτε ένα κόμμα μετά το επώνυμο του παραλήπτη.
- Οι χαιρετισμοί γράφονται αριστερά ευθυγραμμισμένοι.
- Εάν δεν γνωρίζετε το φύλο του παραλήπτη, μπορείτε να απευθυνθείτε στον παραλήπτη με το πλήρες όνομά του ή να γράψετε τον τίτλο εργασίας του παραλήπτη ακολουθούμενος από το επώνυμό του.
- Αφήστε μια κενή γραμμή μετά το χαιρετισμό.
Βήμα 7. Γράψτε μια γραμμή θέματος, εάν θέλετε
Γράψτε τη γραμμή θέματος με κεφαλαία γράμματα κάτω από τον χαιρετισμό, αριστερά ευθυγραμμισμένη.
- Κρατήστε τη γραμμή θέματος σύντομη αλλά περιγραφική. Προσπαθήστε να αποτελείται από μία μόνο γραμμή.
- Πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό είναι αντισυμβατικό και δεν πρέπει να χρησιμοποιείται συχνά.
- Μην συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος εάν έχετε ήδη συμπεριλάβει μια γραμμή αναφοράς.
- Αφήστε μια κενή γραμμή μετά τη γραμμή θέματος εάν συμπεριλάβετε μια γραμμή θέματος.
Βήμα 8. Ξεκινήστε το σώμα της επιστολής με μια σύντομη εισαγωγή που εξηγεί το σκοπό της επιστολής σας
Οι παράγραφοι του γράμματος γράφονται αριστερά ευθυγραμμισμένοι, αλλά η αρχή κάθε παραγράφου γράφεται με εσοχή.
Βήμα 9. Ακολουθήστε την εισαγωγή του γράμματος με το μεγαλύτερο σώμα του γράμματος
Αυτή η ενότητα θα πρέπει να εξηγεί τον σκοπό της επιστολής και επίσης να περιλαμβάνει ένα συμπέρασμα που συνοψίζει όλα όσα γράφονται στην επιστολή.
Γράψτε το σώμα της επιστολής εν συντομία. Κάθε παράγραφος είναι ενιαία, αλλά αφήστε μία κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου και μετά την τελευταία παράγραφο
Βήμα 10. Τελειώστε την επιστολή σας με έναν ευγενικό χαιρετισμό
Παραδείγματα ευγενικών χαιρετισμών κλεισίματος περιλαμβάνουν "Με εκτίμηση", "Χαιρετισμούς" ή "Ευχαριστώ". Θυμηθείτε να γράψετε τον τελευταίο χαιρετισμό αριστερά και να ακολουθήσει κόμμα.
Μόνο το πρώτο γράμμα της πρώτης λέξης του τελευταίου χαιρετισμού είναι κεφαλαίο
Βήμα 11. Ακολουθήστε τον τελευταίο χαιρετισμό με το όνομά σας
Ωστόσο, αφήστε τρεις κενές γραμμές κάτω από τον τελευταίο χαιρετισμό πριν γράψετε το πλήρες όνομά σας, ακολουθούμενο από τον τίτλο της εργασίας σας στην παρακάτω γραμμή.
Βήμα 12. Παραθέστε τα συνημμένα στο τέλος της επιστολής σας
Εάν επισυνάπτετε ένα συνημμένο, γράψτε "Περιεχόμενα" / "Επισύναψη" μία γραμμή κάτω από το όνομα και τον τίτλο σας και γράψτε τυχόν συνημμένα που περιλαμβάνονται στο γράμμα.
- Λάβετε υπόψη ότι αυτό δεν είναι υποχρεωτικό εάν δεν συμπεριλάβετε συνημμένα.
- Τα συνημμένα παραμένουν ευθυγραμμισμένα και μεμονωμένα.
Βήμα 13. Εισαγάγετε τα αρχικά της δακτυλογράφου, εάν θέλετε
Εάν κάποιος άλλος πληκτρολογεί το γράμμα και εσείς υπαγορεύετε, αναφέρετε το όνομα και το επώνυμο της δακτυλογράφου στο κάτω μέρος του γράμματός σας, μία γραμμή κάτω από το συνημμένο.
Βήμα 14. Υπογράψτε το γράμμα μετά την εκτύπωση
Υπογράψτε το γράμμα με στυλό μεταξύ του τελευταίου χαιρετισμού και του ονόματός σας. Η υπογραφή μιας επιστολής με ένα στυλό δείχνει στον παραλήπτη ότι αφιερώνετε το δικό σας χρόνο για να του στείλετε αυτήν την επιστολή και ότι αυτό είναι σημαντικό.
Μέθοδος 2 από 4: Μορφοποίηση επιστολής σε στενό φίλο ή συγγενή (Προσωπική επιστολή)
Βήμα 1. Γράψτε την ημερομηνία
Συμπεριλάβετε την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής ή την ημερομηνία ολοκλήρωσης της επιστολής στην επάνω δεξιά γωνία του γράμματος.
- Γράψτε την ημερομηνία σε μορφή «μήνας-ημέρα-έτος». Το γράψιμο του μήνα με γράμματα είναι συνήθως η τυπική μορφή, αλλά για αυτόν τον τύπο επιστολών μπορείτε να γράψετε ολόκληρη την ημερομηνία με αριθμούς.
- Η ημερομηνία γράφεται με ευθυγράμμιση δεξιά.
Βήμα 2. Γράψτε ένα φιλικό χαιρετισμό
Ο χαιρετισμός "Αγαπητός" εξακολουθεί να είναι ο πιο συχνά χρησιμοποιούμενος χαιρετισμός, αλλά, ανάλογα με τη σχέση σας με τον παραλήπτη, μπορεί να είστε σε θέση να γράψετε το όνομα του παραλήπτη χωρίς τυπικότητα.
- Οι χαιρετισμοί γράφονται αριστερά ευθυγραμμισμένοι και ακολουθούνται με κόμμα.
- Όταν γράφετε σε έναν φίλο ή συνάδελφο, μπορείτε συνήθως να γράψετε μόνο το μικρό τους όνομα. Για παράδειγμα: "Αγαπητή Τζέιν".
- Για μια ακόμη πιο προσωπική επιστολή, μπορεί να θέλετε να αντικαταστήσετε το "Dear" με έναν απλό χαιρετισμό όπως "Hello", "Hi" ή "Hey".
- Εάν γράφετε σε έναν γονέα ή σε κάποιον που πραγματικά πρέπει να σεβαστείτε, συμπεριλάβετε τον προσωπικό τίτλο και το επώνυμο του παραλήπτη. Για παράδειγμα: «Αγαπητή κυρία Ρόμπερτς»
- Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ του χαιρετισμού και του κύριου κειμένου της επιστολής.
Βήμα 3. Γράψτε την εισαγωγή, το σώμα/το σώμα και το συμπέρασμα στο κύριο κείμενο της επιστολής σας
Η εισαγωγή και το συμπέρασμα πρέπει να είναι μόνο μία μικρή παράγραφος το καθένα, αλλά το σώμα της επιστολής είναι συνήθως πολύ μεγαλύτερο.
- Το κύριο κείμενο της επιστολής παραμένει ευθυγραμμισμένο, αλλά η πρώτη γραμμή κάθε παραγράφου είναι εσοχή.
- Ολόκληρο το κύριο κείμενο της επιστολής είναι ενιαίο. Συνήθως δεν αφήνετε παραγράφους μεταξύ παραγράφων σε μια προσωπική επιστολή, αλλά μπορείτε, αν διευκολύνει την ανάγνωση της επιστολής σας.
- Αφήστε μια κενή γραμμή μετά την τελευταία πρόταση του κύριου κειμένου σας για να διαχωρίσετε το κύριο κείμενο από τον τελευταίο χαιρετισμό.
Βήμα 4. Κλείστε με έναν κατάλληλο χαιρετισμό λήξης
Το "ειλικρινά" εξακολουθεί να χρησιμοποιείται αρκετά συχνά, ακόμη και για προσωπικές επιστολές. Εάν το γράμμα είναι αρκετά απλό, ωστόσο, μπορείτε να συμπεριλάβετε έναν λιγότερο συμβατικό χαιρετισμό λήξης. Δοκιμάστε κάτι σαν "Ραντεβού αργότερα!" ή "Τα λέμε αργότερα!" αν γράψεις σε στενό φίλο.
- Βάλτε ένα κόμμα μετά το τέλος του χαιρετισμού, αλλά μην πληκτρολογήσετε το όνομά σας μετά από αυτό.
- Ο τελευταίος χαιρετισμός γράφεται παράλληλα με την κεφαλίδα του γράμματος.
Βήμα 5. Υπογράψτε την επιστολή σας
Υπογράψτε το γράμμα σας κάτω από τον τελευταίο χαιρετισμό. Συνήθως, το όνομά σας γράφεται με το χέρι, αντί να εκτυπώνεται σε εκτυπωτή.
Εάν συνήθως φωνάζετε ο ένας τον άλλο με τον παραλήπτη του γράμματος, μπορείτε απλά να γράψετε το όνομά σας και να τελειώσετε με αυτό. Ωστόσο, εάν ο παραλήπτης μπορεί να μην γνωρίζει ποιος είστε από το μικρό σας όνομα, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει και το επώνυμό σας
Μέθοδος 3 από 4: Μορφοποίηση επίσημου ή επαγγελματικού email
Βήμα 1. Ξεκινήστε γράφοντας μια σύντομη αλλά ακριβή περιγραφή του σκοπού του email σας
Αυτή η περιγραφή βρίσκεται στο θέμα του email σας και όχι στο σώμα του email.
Εάν ο παραλήπτης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιμένει το email σας, αυτή η περιγραφή μπορεί να είναι μόνο μια αναφορά στο θέμα που συζητείται. Εάν δεν περιμένετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η σύνταξη μιας περιγραφής μπορεί να είναι λίγο δύσκολη. Ο σκοπός της σύνταξης μιας περιγραφής είναι έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να μαντέψουν τι είναι το email σας όταν ανοίγουν και διαβάζουν το email σας. Αυτό σημαίνει ότι η περιγραφή πρέπει να παρακινήσει τους αναγνώστες σας να ανοίξουν και να διαβάσουν το email σας
Βήμα 2. Ξεκινήστε να γράφετε το email με έναν επίσημο χαιρετισμό
Συνήθως ξεκινά με το "Dear" και ακολουθείται από τον επίσημο τίτλο του παραλήπτη του email ή της εταιρείας στην οποία στέλνετε email.
- Αν είναι δυνατόν, απευθύνετε την επιστολή σε έναν συγκεκριμένο παραλήπτη. Αποφύγετε την αποστολή επιστολών σε ανώνυμους παραλήπτες. Χρησιμοποιήστε το "Για ποιον μπορεί να αφορά" μόνο εάν δεν υπάρχει άλλη επιλογή.
- Στην πραγματικότητα, η πιο κατάλληλη στίξη για χρήση μετά από έναν χαιρετισμό εξακολουθεί να είναι άνω και κάτω τελεία. Ωστόσο, στις μέρες μας, οι περισσότεροι άνθρωποι χρησιμοποιούν κόμμα μετά το χαιρετισμό γράφοντας επίσημα email.
- Εάν δεν είστε σίγουροι αν θα χαιρετήσετε τον παραλήπτη με "Μαμά" ή "Πατέρα", απλά γράψτε το πλήρες όνομα του παραλήπτη.
- Αφήστε μια κενή γραμμή μετά τον επίσημο χαιρετισμό.
Βήμα 3. Γράψτε το κύριο κείμενο της επιστολής, κρατώντας το σύντομο αλλά κατατοπιστικό
Όπως κάθε τύπος επιστολής, το κύριο κείμενο πρέπει να περιλαμβάνει εισαγωγή, σώμα και συμπέρασμα. Κρατήστε όλα τα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των τμημάτων του σώματος, όσο το δυνατόν πιο σύντομα και ακριβή.
- Το κύριο κείμενο παραμένει ευθυγραμμισμένο.
- Η αρχή κάθε παραγράφου δεν χρειάζεται εσοχή.
- Το κύριο κείμενο είναι ενιαίο, αλλά αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ κάθε παραγράφου και μετά την τελευταία παράγραφο.
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε έναν ευγενικό χαιρετισμό
Πληκτρολογήστε "Με εκτίμηση" ή άλλο εξίσου ευγενικό χαιρετισμό, μετά το κύριο κείμενο της επιστολής σας και ακολουθήστε το με κόμμα.
- Θυμηθείτε να γράψετε τον τελευταίο χαιρετισμό αριστερά και μόνο το πρώτο γράμμα της πρώτης λέξης του χαιρετισμού είναι κεφαλαίο.
- Άλλοι επίσημοι χαιρετισμοί κλεισίματος που μπορούν να χρησιμοποιηθούν περιλαμβάνουν "Ευχαριστώ", "Χαιρετισμοί" και "Χαιρετισμοί".
Βήμα 5. Πληκτρολογήστε το όνομά σας ακριβώς κάτω από τον τελευταίο χαιρετισμό
Σε αντίθεση με τα γράμματα που γράφονται/τυπώνονται σε χαρτί, δεν θα μπορείτε να υπογράψετε τα email σας με στυλό.
Το όνομά σας παραμένει ευθυγραμμισμένο
Βήμα 6. Γράψτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο κάτω μέρος
Αφήστε μια κενή γραμμή μετά το όνομά σας και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε τη φυσική σας διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον ιστότοπο ή το ιστολόγιό σας εάν έχετε.
Όλες οι πληροφορίες γράφονται αριστερά ευθυγραμμισμένες και ενιαίες. Κάθε πληροφορία επαφής πληκτρολογείται σε ξεχωριστή γραμμή
Μέθοδος 4 από 4: Μορφοποίηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για φίλους
Βήμα 1. Ξεκινήστε γράφοντας μια σύντομη αλλά ακριβή περιγραφή του θέματος του email σας στην ενότητα του θέματος email
Αυτή η περιγραφή επιτρέπει στους παραλήπτες να γνωρίζουν με μια ματιά το θέμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πριν το ανοίξουν και τους δίνει αρκετές πληροφορίες, ώστε να μπορούν να μαντέψουν περί τίνος πρόκειται το email σας.
Βήμα 2. Ξεκινήστε γράφοντας έναν ευγενικό χαιρετισμό ή χαιρετισμό στην ενότητα κειμένου του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Μπορείτε να γράψετε όποιο ευγενικό χαιρετισμό σας αρέσει, όπως "Αγαπητέ". Ακολουθήστε αυτό με το όνομα του παραλήπτη.
- Οι χαιρετισμοί γράφονται αριστερά ευθυγραμμισμένοι.
- Εάν γράφετε σε στενό φίλο, μπορείτε να αφήσετε τον χαιρετισμό εντελώς εκτός δρόμου και απλώς να ξεκινήσετε με το όνομα του και να ακολουθεί κόμμα.
- Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ του χαιρετισμού και του σώματος του email σας.
Βήμα 3. Πληκτρολογήστε το σώμα του email σας
Όπως όλοι οι τύποι γραμμάτων, το σώμα του email σας πρέπει να περιλαμβάνει εισαγωγή, σώμα και συμπέρασμα. Ωστόσο, εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε στενό φίλο, αυτός ο τύπος μορφής μπορεί να μην είναι απαραίτητος.
Βήμα 4. Τερματίστε το email σας με έναν τελευταίο χαιρετισμό
Όταν κλείνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έναν φίλο, ο χαιρετισμός λήξης δεν χρειάζεται να είναι επίσημος, αλλά θα πρέπει να είναι ένα σημάδι ότι το email σας τελειώνει.
Εάν γράφετε σε έναν πολύ στενό φίλο, μερικές φορές είναι εντάξει να τελειώσετε το email σας με το όνομά σας αντί να γράψετε καθόλου έναν τελευταίο χαιρετισμό
Συμβουλές
- Πρέπει να σημειωθεί ότι υπάρχουν μικρές διαφορές μεταξύ των επίσημων επιστολών στις Ηνωμένες Πολιτείες και των επίσημων επιστολών στο Ηνωμένο Βασίλειο (ΗΒ). Στο Ηνωμένο Βασίλειο, η διεύθυνση και η ημερομηνία επιστροφής ευθυγραμμίζονται σωστά και η γραμμή θέματος, εάν υπάρχει, είναι κεντραρισμένη. Επιπλέον, η ημερομηνία γράφεται σε μορφή «ημέρα-μήνας-έτους» και μετά το χαιρετισμό γράφεται κόμμα και όχι άνω και κάτω τελεία.
- Εάν δεν σας αρέσει η μορφή που περιγράφεται εδώ, η οποία μερικές φορές αναφέρεται ως μορφή μπλοκ, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την τροποποιημένη μορφή μπλοκ και τη μορφή ημι-μπλοκ. Αυτές οι μορφές περιέχουν βασικά τις ίδιες πληροφορίες και μόνο οι τοποθεσίες είναι διαφορετικές.
