Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι διαδραστικοί πίνακες που επιτρέπουν στους χρήστες να ομαδοποιούν και να συνοψίζουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων σε συμπαγή, πίνακα μορφή που διευκολύνει την αναφορά και την ανάλυση. Αυτοί οι πίνακες μπορούν να ταξινομήσουν, να υπολογίσουν και να προσθέσουν δεδομένα και είναι διαθέσιμοι σε διάφορα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων. Το Excel σάς επιτρέπει να δημιουργείτε εύκολα Συγκεντρωτικούς Πίνακες σύροντας και αποθέτοντας σχετικές πληροφορίες στα κατάλληλα πλαίσια. Στη συνέχεια, μπορείτε να φιλτράρετε και να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας για να βρείτε μοτίβα και τάσεις.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία Συγκεντρωτικού Πίνακα
Βήμα 1. Φορτώστε το φύλλο εργασίας που θα αποτελέσει τη βάση για τη δημιουργία του Συγκεντρωτικού πίνακα
Οι περιστρεφόμενοι πίνακες σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε οπτικές αναφορές δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας. Μπορείτε να εκτελέσετε υπολογισμούς χωρίς να χρειαστεί να εισαγάγετε τύπους ή να αντιγράψετε τυχόν κελιά. Για να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό Πίνακα το μόνο που χρειάζεστε είναι ένα φύλλο εργασίας με πολλές καταχωρήσεις.
Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel χρησιμοποιώντας μια εξωτερική πηγή δεδομένων, όπως η Access. Μπορείτε να εισαγάγετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας του Excel
Βήμα 2. Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας ταιριάζουν με τον απαιτούμενο Συγκεντρωτικό πίνακα
Οι περιστρεφόμενοι πίνακες μπορεί να μην είναι πάντα η απάντηση που αναζητάτε. Για να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες του Συγκεντρωτικού Πίνακα, το φύλλο εργασίας σας πρέπει να πληροί πολλά βασικά κριτήρια:
- Το φύλλο εργασίας σας πρέπει να περιέχει τουλάχιστον μία στήλη με διπλές τιμές. Βασικά σημαίνει απλώς ότι τουλάχιστον μία στήλη έχει επαναλαμβανόμενα δεδομένα. Στο παράδειγμα που συζητείται στην επόμενη ενότητα, η στήλη "Τύπος προϊόντος" έχει δύο καταχωρήσεις: "Τραπέζι" ή "Καρέκλα".
- Το φύλλο εργασίας πρέπει να περιέχει αριθμητικές πληροφορίες. Αυτές οι πληροφορίες θα συγκριθούν και θα συνοψιστούν στον πίνακα. Στο παράδειγμα στην επόμενη ενότητα, η στήλη "Πωλήσεις" έχει αριθμητικά δεδομένα.
Βήμα 3. Εκτελέστε τον οδηγό Συγκεντρωτικού πίνακα
Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εισαγωγή" στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel. Κάντε κλικ στο κουμπί "Συγκεντρωτικός πίνακας" στην αριστερή πλευρά της κορδέλας Εισαγωγή.
Εάν χρησιμοποιείτε το Excel 2003 ή παλαιότερο, κάντε κλικ στο μενού "'Δεδομένα'" και επιλέξτε "Συγκεντρωτικός πίνακας και Συγκεντρωτική αναφορά …"
Βήμα 4. Επιλέξτε τα δεδομένα που θα χρησιμοποιήσετε
Από προεπιλογή (προεπιλογή), το Excel επιλέγει όλα τα δεδομένα στο ενεργό φύλλο εργασίας. Μπορείτε να κάνετε κλικ και να σύρετε για να επιλέξετε ένα συγκεκριμένο μέρος του φύλλου εργασίας ή να πληκτρολογήσετε μη αυτόματα μια περιοχή κελιών.
Εάν χρησιμοποιείτε εξωτερική πηγή για τα δεδομένα σας, κάντε κλικ στην επιλογή "Χρήση εξωτερικής πηγής δεδομένων" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή σύνδεσης…. Αναζητήστε τη βάση δεδομένων σύνδεσης που είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή σας
Βήμα 5. Επιλέξτε μια τοποθεσία για τον Συγκεντρωτικό πίνακα
Αφού καθορίσετε το εύρος, επιλέξτε την τοποθεσία σας από το ίδιο παράθυρο. Από προεπιλογή, το Excel θα τοποθετήσει τον πίνακα σε ένα νέο φύλλο εργασίας που σας επιτρέπει να αλλάζετε μπρος -πίσω κάνοντας κλικ στις καρτέλες στο κάτω μέρος του παραθύρου. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να τοποθετήσετε τον Συγκεντρωτικό πίνακα στο ίδιο φύλλο με τα δεδομένα, ώστε να μπορείτε να επιλέξετε ποια κελιά θα τοποθετήσετε.
Όταν είστε ικανοποιημένοι με τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο OK. Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας θα τοποθετηθεί και η διεπαφή θα αλλάξει
Μέρος 2 από 3: Διαμόρφωση περιστρεφόμενων πινάκων
Βήμα 1. Προσθέστε πεδία γραμμών
Όταν δημιουργείτε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα, βασικά ταξινομείτε τα δεδομένα κατά γραμμές και στήλες. Αυτό που προσθέτετε σε ένα συγκεκριμένο μέρος θα καθορίσει τη δομή του πίνακα. Σύρετε ένα πεδίο από τη λίστα πεδίων στα δεξιά στην ενότητα Πεδία γραμμών του Συγκεντρωτικού πίνακα για να εισαγάγετε τις πληροφορίες του.
- Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας πωλεί δύο προϊόντα: τραπέζια και καρέκλες. Έχετε ένα φύλλο εργασίας με αριθμούς (Πωλήσεις) κάθε προϊόντος (Τύπος προϊόντος) που πωλείται στα πέντε καταστήματά σας (Κατάστημα). Θέλετε να δείτε πόσο πωλείται κάθε προϊόν σε κάθε κατάστημα.
- Σύρετε το πεδίο Store από τη λίστα πεδίων στην ενότητα πεδία γραμμών του Συγκεντρωτικού πίνακα. Θα εμφανιστεί μια λίστα με τα καταστήματά σας, το καθένα ως τη δική του σειρά.
Βήμα 2. Προσθέστε πεδία στήλης
Όπως και οι γραμμές, οι στήλες σάς επιτρέπουν να ταξινομείτε και να εμφανίζετε δεδομένα. Στο παραπάνω παράδειγμα, το πεδίο Store προστίθεται στην ενότητα Πεδία γραμμών. Για να δείτε πόσο πωλήθηκε κάθε τύπος προϊόντος, σύρετε το πεδίο Τύπος προϊόντος στην ενότητα Πεδία στήλης.
Βήμα 3. Προσθέστε ένα πεδίο τιμών
Τώρα που ολοκληρώσατε τη σύνταξη της παραγγελίας, μπορείτε να προσθέσετε δεδομένα για εμφάνιση στον πίνακα. Κάντε κλικ και σύρετε το πεδίο Πωλήσεις στην ενότητα Πεδία τιμών του Συγκεντρωτικού πίνακα. Θα δείτε τον πίνακά σας να εμφανίζει πληροφορίες πωλήσεων και για τα δύο προϊόντα σε κάθε ένα από τα καταστήματά σας, με τη στήλη Σύνολο στα δεξιά.
Για όλα τα παραπάνω βήματα, μπορείτε να σύρετε τα πεδία στο αντίστοιχο πλαίσιο κάτω από τη Λίστα πεδίων στη δεξιά πλευρά του παραθύρου και όχι στον πίνακα
Βήμα 4. Προσθέστε πολλά πεδία σε μια ενότητα
Οι περιστρεφόμενοι πίνακες σάς επιτρέπουν να προσθέτετε πολλά πεδία σε κάθε ενότητα ταυτόχρονα, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε λεπτομερέστερα τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων. Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι δημιουργείτε διάφορους τύπους τραπεζιών και καρεκλών. Το φύλλο εργασίας σας καταγράφει αν ένα αντικείμενο είναι τραπέζι ή καρέκλα (Τύπος προϊόντος), καθώς και τι ακριβώς μοντέλο τραπεζιού ή καρέκλας πωλήθηκε (Μοντέλο).
Σύρετε το πεδίο Μοντέλο στην ενότητα Πεδία στηλών. Οι στήλες θα εμφανίζουν τώρα μια ανάλυση των πωλήσεων ανά μοντέλο καθώς και του συνολικού τύπου. Μπορείτε να αλλάξετε τη σειρά με την οποία εμφανίζονται αυτές οι ετικέτες κάνοντας κλικ στα κουμπιά βέλους δίπλα στα αντίστοιχα πεδία στα πλαίσια στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου. Επιλέξτε "Μετακίνηση επάνω" ή "Μετακίνηση προς τα κάτω" για να αλλάξετε τη σειρά
Βήμα 5. Αλλάξτε τον τρόπο εμφάνισης των δεδομένων
Μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης των τιμών κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το βέλος δίπλα σε μια τιμή στο πλαίσιο Τιμές. Επιλέξτε "Ρυθμίσεις πεδίου τιμής" για να αλλάξετε τον τρόπο υπολογισμού των τιμών. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμφανίσετε αυτές τις τιμές ως ποσοστό αντί για ένα σύνολο ή να τις υπολογίσετε κατά μέσο όρο αντί να τις προσθέσετε.
Μπορείτε να εκμεταλλευτείτε αυτήν την ευκαιρία προσθέτοντας το ίδιο πεδίο στο πλαίσιο Τιμή πολλές φορές. Στο παραπάνω παράδειγμα, εμφανίζονται οι συνολικές πωλήσεις για κάθε κατάστημα. Προσθέτοντας ξανά το πεδίο Πωλήσεις, μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση τιμής για να εμφανίσετε το δεύτερο Πωλήσεις ως ποσοστό των συνολικών πωλήσεων
Βήμα 6. Μάθετε διάφορους τρόπους χειρισμού των αξιών
Όταν αλλάζετε τον τρόπο υπολογισμού των τιμών, έχετε πολλές επιλογές, ανάλογα με τις ανάγκες σας.
- Άθροισμα (άθροισμα) - Αυτή είναι η προεπιλογή για το πεδίο τιμών. Το Excel θα προσθέσει όλες τις τιμές στο επιλεγμένο πεδίο.
- Καταμέτρηση - Αυτό θα μετρήσει τον αριθμό των κελιών που περιέχουν δεδομένα στο επιλεγμένο πεδίο.
- Μέσος όρος - Αυτό θα υπολογίσει τον μέσο όρο όλων των τιμών στο επιλεγμένο πεδίο.
Βήμα 7. Προσθέστε φίλτρα
Η περιοχή "Φίλτρο αναφοράς" περιέχει πεδία που σας επιτρέπουν να δείτε μια επισκόπηση των δεδομένων που εμφανίζονται στον Συγκεντρωτικό πίνακα φιλτράροντας το σύνολο δεδομένων. Αυτά τα πεδία λειτουργούν ως φίλτρα για την αναφορά. Για παράδειγμα, ορίζοντας το πεδίο Store - όχι η Ετικέτα σειράς - ως φίλτρο, μπορείτε να επιλέξετε μεμονωμένα καταστήματα για να δείτε τις συνολικές πωλήσεις ανά κατάστημα ή να δείτε πολλά καταστήματα ταυτόχρονα.
Μέρος 3 από 3: Χρήση περιστροφικών πινάκων
Βήμα 1. Ταξινομήστε και φιλτράρετε τα αποτελέσματα
Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά των Συγκεντρωτικών Πινάκων είναι η ικανότητά του να ταξινομεί αποτελέσματα και να προβάλλει δυναμικές αναφορές. Κάθε ετικέτα μπορεί να ταξινομηθεί και να φιλτραριστεί κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην κεφαλίδα της ετικέτας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ταξινομήσετε τη λίστα και να τη φιλτράρετε για να εμφανίζονται μόνο συγκεκριμένες καταχωρήσεις.
Βήμα 2. Ενημερώστε το φύλλο εργασίας σας
Ο Συγκεντρωτικός Πίνακας θα ενημερωθεί αυτόματα μόλις αλλάξετε το βασικό φύλλο εργασίας. Αυτή η δυνατότητα είναι σημαντική για την παρακολούθηση των φύλλων εργασίας σας και την παρακολούθηση των αλλαγών.
Βήμα 3. Παίξτε με τον Συγκεντρωτικό Πίνακα
Οι περιστρεφόμενοι πίνακες σας διευκολύνουν να αλλάξετε τη θέση και τη σειρά των πεδίων. Δοκιμάστε να σύρετε διαφορετικά πεδία σε διαφορετικές τοποθεσίες για να αποκτήσετε έναν Συγκεντρωτικό πίνακα που ταιριάζει στις ακριβείς ανάγκες σας.
Από εδώ προέρχεται το όνομα Συγκεντρωτικός πίνακας. Η μεταφορά δεδομένων σε διαφορετικές τοποθεσίες είναι γνωστή ως "περιστροφή". Όταν αλλάζετε κατεύθυνση, εμφανίζονται τα δεδομένα
Βήμα 4. Δημιουργήστε ένα Συγκεντρωτικό Διάγραμμα
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Pivot Charts για να εμφανίσετε δυναμικές οπτικές αναφορές. Το περιστροφικό σας γράφημα Ολοκληρωμένος περιστροφικός άξονας, οπότε η διαδικασία δημιουργίας του γραφήματος είναι απλά ένα στιγμιότυπο.
Συμβουλές
- Εάν χρησιμοποιείτε την εντολή Εισαγωγή δεδομένων από το μενού Δεδομένα, έχετε περισσότερες επιλογές για τον τρόπο εισαγωγής μιας σειράς δεδομένων από συνδέσεις βάσης δεδομένων του Office, αρχεία Excel, βάσεις δεδομένων πρόσβασης, αρχεία κειμένου, ODBC DSN, ιστοσελίδες, OLAP και XML/XSL. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα σας όπως θα κάνατε με μια λίστα Excel.
- Εάν χρησιμοποιείτε Αυτόματο φίλτρο (στην ενότητα "Δεδομένα", "Φίλτρα"), απενεργοποιήστε αυτήν τη δυνατότητα κατά τη δημιουργία του Συγκεντρωτικού πίνακα. Μπορείτε να το ενεργοποιήσετε ξανά μετά τη δημιουργία του Συγκεντρωτικού πίνακα.
