Η πρόταση διαβούλευσης είναι ένα έγγραφο που αποστέλλεται από έναν σύμβουλο σε έναν υποψήφιο πελάτη για να περιγράψει την εργασία που πρέπει να εκτελεστεί και τις προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούνται για να μπορέσει ο σύμβουλος να εκτελέσει την εργασία. Οι προτάσεις διαβούλευσης συνήθως προετοιμάζονται αφού ο σύμβουλος και ο υποψήφιος πελάτης συζητήσουν λεπτομερώς το έργο. Η ικανότητα υποβολής προτάσεων απαιτείται από κάθε ανεξάρτητο σύμβουλο επειδή μπορείτε να αποκτήσετε νέους πελάτες εάν είστε σε θέση να υποβάλετε μια καλή πρόταση.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Γνωρίζοντας τα βασικά για την υποβολή πρότασης
Βήμα 1. Μελετήστε λεπτομερώς τη δουλειά που θα κάνετε
Οι προτάσεις διαβούλευσης διαφέρουν από τα βιολογικά δεδομένα. Δεν μπορείτε να υποβάλετε όσες προτάσεις θέλετε επειδή θέλετε να γίνετε δεκτοί για εργασία. Κάθε πρόταση πρέπει να προετοιμαστεί ειδικά σύμφωνα με τις ανάγκες του πελάτη που θέλει να χρησιμοποιήσει τις υπηρεσίες σας. Όσο περισσότερα γνωρίζετε για τον πελάτη και τι χρειάζεται, τόσο καλύτερη θα είναι η πρότασή σας. Επομένως, μάθετε πώς να κάνετε μια καλή πρόταση κάνοντας τα ακόλουθα βήματα:
- Αρχικά, καλέστε τον πελάτη να συναντηθεί για να συζητήσει ένα σχέδιο εργασίας. Προσπαθήστε να καταγράψετε προσεκτικά τα αποτελέσματα της συζήτησης και να κάνετε ερωτήσεις ώστε να καταλάβετε σωστά τι πρέπει να κάνετε.
- Μετά από αυτό, μπορείτε να καλέσετε ή να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν υπάρχουν ακόμα πράγματα που πρέπει να διευκρινιστούν ή να ζητηθούν.
- Όταν κάνετε μια πρόταση (η οποία θα εξηγηθεί στην επόμενη ενότητα), προσπαθήστε να κάνετε μια μικρή έρευνα αναζητώντας πληροφορίες. Για παράδειγμα, για να αποδείξετε ότι οι υπηρεσίες που προσφέρετε μπορεί να οδηγήσουν σε επιτυχία για τους πελάτες, αναζητήστε αποτελέσματα επιχειρηματικής έρευνας που υποστηρίζουν την προσφορά σας.
Βήμα 2. Καταγράψτε τους συμφωνημένους όρους σχετικά με την εργασία σας
Μην κάνετε συμφωνία εργασίας ως σύμβουλος, αλλά στο τέλος θα αναγκαστείτε να αναλάβετε ένα έργο στο οποίο δεν συμφωνείτε. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ξεκάθαρα τι περιμένει ο πελάτης από εσάς. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να υποβάλετε μια πρόταση παραθέτοντας τα περιορισμένα καθήκοντα που έχουν συμφωνηθεί και από τα δύο μέρη. Υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να βεβαιωθείτε πριν κάνετε μια πρόταση, για παράδειγμα:
- Η εργασία σας και τα αποτελέσματα που θέλει ο πελάτης
- πρόγραμμα εργασίας
- Συγκεκριμένοι στόχοι που πρέπει να επιτύχετε μέχρι μια συγκεκριμένη ημερομηνία
- Μερικές φορές, πρέπει να συζητήσετε με πολλά άτομα. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προσφέρετε συμβουλευτικές υπηρεσίες για την επίλυση διαφορών μεταξύ διοίκησης και υπαλλήλων, θα πρέπει να μιλήσετε με εκπροσώπους και των δύο μερών και των πελατών που χρειάζονται τις υπηρεσίες σας.
Βήμα 3. Βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης έχει αναλάβει μια δέσμευση όσον αφορά την πληρωμή
Τα στοιχεία πληρωμής είναι το πιο σημαντικό μέρος ολόκληρης της πρότασης. Δεν χρειάζεται να υποβάλετε πρόταση εάν ο πελάτης δεν έχει την οικονομική δυνατότητα να πληρώσει για τις υπηρεσίες σας σωστά. Πριν υποβάλετε μια πρόταση, συμφωνήστε με τον πελάτη σχετικά με το ποσό πληρωμής που θα λάβετε και τους όρους. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ανατρέξετε στη συμφωνία για να δημιουργήσετε μια πρόταση στην οποία ο πελάτης πρέπει να υπογράψει και να συμφωνήσει.
- Εκτός από το ποσό των τελών παροχής συμβουλών, πρέπει επίσης να συνεννοηθείτε με τον πελάτη όσον αφορά το λειτουργικό κόστος ενώ εργάζεστε, για παράδειγμα: το κόστος βενζίνης, γραφικής ύλης, έξοδα ταξιδιού και άλλα. Για το δικό σας συμφέρον, ζητήστε από τον πελάτη να καλύψει όλα τα έξοδα.
- Μην κάνετε συμβουλευτική πρόταση εάν ο πελάτης δεν μπορεί να επιβεβαιώσει πόσο και πότε θα πληρωθείτε.
Βήμα 4. Εάν είναι δυνατόν, βρείτε δουλειά χωρίς να υποβάλετε πρόταση
Οι σύμβουλοι συνήθως δίνουν συμβουλές, "Είναι ευκολότερο να ετοιμάσετε μια επιβεβαίωση παρά να κάνετε μια πρόταση για συμβουλευτικές υπηρεσίες". Θυμηθείτε ότι μια συμβουλευτική πρόταση είναι απλώς μια προσφορά που δεν εγγυάται ότι θα πάρετε τη δουλειά. Οι πελάτες μπορούν να ζητήσουν προτάσεις από διάφορους συμβούλους και να επιλέξουν έναν, ώστε, όσο το δυνατόν περισσότερο, να συνεννοηθούν με τον πελάτη πριν υποβάλουν πρόταση. Με αυτόν τον τρόπο, ο πελάτης χρειάζεται μόνο να επιβεβαιώσει ότι είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε εργασία, αντί να εξετάσετε εάν η προσφορά σας γίνεται αποδεκτή ή όχι.
Μέρος 2 από 3: Σύνταξη πρότασης
Βήμα 1. Ξεκινήστε χαιρετώντας πιθανούς πελάτες
Ξεκινήστε την πρότασή σας, όπως να γράψετε μια επιστολή, εξηγώντας σε μια μικρή παράγραφο ότι θέλετε να συνεργαστείτε με τον πελάτη και ότι είστε ο καλύτερος υποψήφιος για μια συγκεκριμένη εργασία (για την οποία θα μάθετε περισσότερα αργότερα). Για αυτήν την ενότητα, μπορείτε να το ανοίξετε με έναν "ζεστό" και προσωπικό χαιρετισμό, αλλά πρέπει να ακούτε επαγγελματικά.
- Γράψτε το όνομα του πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρώτο όνομα ή με τον χαιρετισμό "Πατέρας" / "Μητέρα". Αυτός ο τρόπος υποδεικνύει ότι η πρόταση έχει προετοιμαστεί ειδικά για τον πελάτη που την αποδέχεται.
- Searchάξτε στο Διαδίκτυο για δείγματα προτάσεων για να ξέρετε πώς να γράψετε μια πρώτη παράγραφο.
Βήμα 2. Παραθέστε την εργασία που θέλετε να κάνετε στην πρώτη παράγραφο
Περιγράψτε με λίγες προτάσεις την εργασία που έχει συμφωνηθεί για να δείξετε ότι καταλαβαίνετε τι πρέπει να γίνει, το πρόβλημα που πρέπει να αντιμετωπιστεί, τις ευθύνες που πρέπει να εκπληρωθούν και το εύρος της εργασίας (σύντομο έργο, μακροπρόθεσμα κ.λπ.).
Περιγράψτε τη δουλειά που θα κάνετε συγκεκριμένα σε αυτήν την ενότητα, αλλά μην συμπεριλάβετε λεπτομερώς άλλα σημεία, για παράδειγμα: κόστος, ώρες εργασίας κ.λπ. επειδή δεν χρειάζονται
Βήμα 3. Στη δεύτερη παράγραφο, περιγράψτε τα προσόντα σας
Προσπαθήστε να προσφέρετε τον εαυτό σας ως το πιο κατάλληλο άτομο για αυτή τη δουλειά. Για να προσελκύσετε την προσοχή των πελατών, συμπεριλάβετε το προσόν σας στην εκπαίδευση, την κατάρτιση και την εργασιακή εμπειρία που έχει λάβει θετικά σχόλια. Επιπλέον, μπορείτε να εξηγήσετε την προσωπικότητα και τις αξίες των πεποιθήσεών σας, αν και πρέπει να υποστηρίζονται από συγκεκριμένα στοιχεία.
Εξετάστε τη δυνατότητα ανταγωνισμού με άλλους συμβούλους. Προσπαθήστε να φανταστείτε πώς να παρέχετε ένα μετρήσιμο όφελος στον πελάτη μέσω οικονομικών ή χρονικών πτυχών. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποδείξετε το ανταγωνιστικό σας πλεονέκτημα έναντι των ανταγωνιστών με ίσα ή καλύτερα προσόντα, αλλά αδυνατώντας να προσφέρετε προστιθέμενη αξία στους πελάτες
Βήμα 4. Στην επόμενη παράγραφο, περιγράψτε τη δουλειά που προσφέρετε
Χρησιμοποιήστε σαφείς και συγκεκριμένους όρους για να περιγράψετε λεπτομερώς τι θα κάνετε για να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα του πελάτη. Δείξτε ποια αποτελέσματα είναι βέβαιο ότι θα λάβει ο πελάτης αφού σας συμβουλευτεί. Δώστε μια συγκεκριμένη περιγραφή των μεθόδων και του προγράμματος εργασίας σας.
Για να αποφύγετε την εμφάνιση προβλημάτων, πρέπει να περιγράψετε τι θέλετε να κάνει ο πελάτης σας ενώ εργάζεται όσον αφορά το προσωπικό, την πρόσβαση στην εργασία και τον εξοπλισμό εργασίας, για παράδειγμα παραθέτοντας τα ονόματα του προσωπικού που θα συνεργαστεί μαζί σας, προτείνοντας εισέλθετε κ.λπ
Βήμα 5. Εξηγήστε τι δεν θα κάνετε κατά τη διάρκεια της διαβούλευσης
Ως σύμβουλος, πρέπει να αποτρέψετε την εμφάνιση προβλημάτων επειδή το εύρος της εργασίας διευρύνεται, έτσι ώστε οι ευθύνες σας να γίνονται μεγαλύτερες, αλλά δεν λαμβάνετε επιπλέον αποζημίωση. Καθορίστε το πρόβλημα που πρόκειται να λύσετε και εξηγήστε ότι άλλα σχετικά θέματα δεν περιλαμβάνονται στην πρόταση.
Ο σωστός τρόπος να το μεταφέρετε είναι να το παρουσιάσετε σημείο προς σημείο, έτσι ώστε ο πελάτης να είναι πλήρως ενημερωμένος
Βήμα 6. Υποβάλετε μια προσφορά τιμής για τη διαβούλευση που θα παράσχετε
Αυτή η προσφορά εξαρτάται από το εύρος της εργασίας που πρέπει να κάνετε και ποιοι είναι οι πελάτες σας. Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να χρειαστεί να ανταγωνιστείτε με άλλους συμβούλους, οπότε καθορίστε μια ανταγωνιστική τιμή σύμφωνα με τις δικές σας επιχειρηματικές συνθήκες και ανάγκες.
Συμπεριλάβετε επίσης τυχόν πρόσθετα έξοδα που απαιτούνται, για παράδειγμα για γεύματα, δωμάτια ξενοδοχείων, μεταφορά κ.λπ. πρέπει να βαρύνει τον υποψήφιο πελάτη. Προσπαθήστε να λάβετε έγκριση από νωρίς, για παράδειγμα επιβεβαιώνοντας ότι θα υποβάλλετε απόδειξη στο τέλος κάθε μήνα. Αυτή η μέθοδος εμποδίζει τον πελάτη να απορρίψει τον λογαριασμό σας με τη δικαιολογία: "ποτέ δεν έδωσα συγκατάθεση για την πληρωμή του τέλους"
Βήμα 7. Ολοκληρώστε την πρόταση κάνοντας μια περίληψη
Όπως και με τη συγγραφή ενός ακαδημαϊκού δοκίμιου, ο σκοπός της παραγράφου συμπεράσματος είναι να παρέχει μια περίληψη του περιεχομένου ολόκληρης της πρότασης. Αναφέρετε την ικανότητά σας να εργάζεστε, την ετοιμότητά σας να παρέχετε συμβουλές και την πεποίθησή σας για την επίτευξη των αποτελεσμάτων που περιμένουν οι πελάτες. Όπως και στην πρώτη παράγραφο, μπορείτε να ολοκληρώσετε την πρόταση με έναν χαιρετισμό λήξης, συμπεριλαμβάνοντας το όνομα του πελάτη για μια πιο οικεία αίσθηση.
Όταν τελειώσετε, υπογράψτε την πρόταση, γράψτε την ημερομηνία και αφήστε λίγο χώρο για την υπογραφή του πελάτη
Μέρος 3 από 3: Κάνοντας μια πιο αποτελεσματική πρόταση
Βήμα 1. Κάντε μια σύντομη και ενδιαφέρουσα πρόταση
Κρατήστε την πρότασή σας όσο το δυνατόν συντομότερη, αλλά περιγράψτε με ακρίβεια ποιος είστε και τη δουλειά που πρέπει να γίνει. Δώστε προτεραιότητα στην ποιότητα και όχι στην ποσότητα. Προσπαθήστε να αποφύγετε τον πελάτη να απορρίψει την πρότασή σας και να επιλέξετε άλλη πρόταση συμβούλου, ώστε να είναι αναγνώσιμη.
Γενικά, μια πρόταση αρκεί για να γίνει σε δύο σελίδες. Εάν θέλετε να δώσετε πολλά δεδομένα, παρουσιάστε τα με τη μορφή συνημμένου, ώστε η πρότασή σας να μην είναι πολύ μεγάλη
Βήμα 2. Εστίαση στον πελάτη
Μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε ορισμένους χώρους για να καταχωρίσετε τα προσόντα σας, αλλά ο πελάτης είναι το πιο σημαντικό πρόσωπο στην πρόταση, όχι εσείς. Ακόμα κι αν θέλετε να πείτε περισσότερα για τον εαυτό σας, κάντε το δείχνοντας ότι είστε το πιο κατάλληλο άτομο, όχι μόνο το μεγαλύτερο.
Μην μιλάτε πολύ για την εργασιακή σας εμπειρία (ή για το πού έχετε εργαστεί, εάν δεν είστε ανεξάρτητος σύμβουλος)
Βήμα 3. Μην χρησιμοποιείτε κλισέ
Πολλοί πελάτες, ειδικά εταιρείες, έχουν συνηθίσει να ακούν ανούσια κλισέ από ανθρώπους που θέλουν να είναι σημαντικοί. Μην σας αφήσουμε να παρουσιάσετε κάτι βαρετό. Γράψτε μια πρόταση με σαφείς συνοπτικές προτάσεις. Μην κάνετε υποσχέσεις που ακούγονται πιο ευχάριστα χρησιμοποιώντας φανταχτερή ορολογία. Δεν έχετε παρά να υποσχεθείτε ευχάριστα αποτελέσματα.
Παραδείγματα κλισέ: «καλύτερη απόδοση», «συνέργεια», «αποτελεσματικότητα», «βέλτιστη» κ.λπ. και κάθε δραστηριότητα έχει τους δικούς της όρους. Αυτές οι λέξεις έχουν χάσει τη σημασία τους επειδή χρησιμοποιούνται πολύ συχνά και δεν είναι πλέον αποτελεσματικές
Βήμα 4. Δώστε προσοχή στην ορθογραφία και τη γραμματική των λέξεων
Αν και φαίνεται ενοχλητικό, αυτά τα δύο πράγματα είναι πολύ σημαντικά για να κάνετε μια πρόταση. Ακόμα κι αν δεν συμβουλεύεστε για το γράψιμο, η χωρίς λάθη και επαγγελματική επικοινωνία δείχνει ότι έχετε βάλει χρόνο και προσπάθεια για να αναδείξετε το καλύτερο μέσα σας. Τα λάθη δεν σημαίνουν ότι δεν είστε κατάλληλοι για τη δουλειά, αλλά δείχνουν ότι δεν έχετε κάνει ό, τι καλύτερο μπορείτε για να κάνετε την πρότασή σας εντελώς σωστή. Στον έντονο ανταγωνισμό μεταξύ δύο ανταγωνιστών, αυτός θα είναι ο καθοριστικός παράγοντας.
Μόλις ολοκληρωθεί η πρότασή σας, διαβάστε την ξανά για να βελτιώσετε τη γραμματική και τη δομή της πρότασης. Εάν έχετε χρόνο, ζητήστε από έναν φίλο ή μέλος της οικογένειας να διαβάσει και να δώσει σχόλια. Είναι πιο εύκολο να εντοπίσετε λάθη που δεν γνωρίζετε επειδή δεν εμπλέκονται άμεσα στη διαδικασία γραφής
Συμβουλές
- Προετοιμάστε μια πρόταση που χρησιμεύει περισσότερο ως επιστολή επιβεβαίωσης παρά ως ενημερωτικό δελτίο. Με άλλα λόγια, εσείς και ο πελάτης γνωρίζετε ήδη ο ένας τον άλλον, έχετε συζητήσει λεπτομερώς το έργο και έχετε καταλήξει σε συμφωνία σχετικά με το κόστος.
- Μην κάνετε μια συμβουλευτική πρόταση χωρίς να καταλάβετε τη δουλειά που πρέπει να γίνει, καθώς αυτό θα σας φέρει προβλήματα μόνο ενώ εργάζεστε. Επιπλέον, θα αντιμετωπίσετε πιο σοβαρά προβλήματα επειδή πρέπει να αναλάβετε τεράστιο κόστος και να αντιμετωπίσετε διαφωνίες με πελάτες για την εργασία που δεν καταλαβαίνετε.
