Η υποβολή πρότασης είναι μια απαραίτητη δεξιότητα σε πολλές δραστηριότητες, όπως η εγγραφή στο κολέγιο, η διαχείριση μιας επιχείρησης ή η εργασία στη γεωλογία. Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι προτάσεις αποστέλλονται στο κατάλληλο άτομο που ζητά υποστήριξη για ένα συγκεκριμένο σχέδιο έργου. Ο παραλήπτης της πρότασης είναι πιθανό να συμφωνήσει με την ιδέα ή τις ιδέες που υποβλήθηκαν εάν κοινοποιηθεί με σαφήνεια, ευθεία και έξυπνα. Ένας τρόπος για την επίτευξη επιτυχίας στην υλοποίηση διαφόρων έργων είναι να κάνετε μια ελκυστική και πειστική πρόταση, όπως μια επιστημονική πρόταση ή συγγραφή βιβλίου. Οι προτάσεις πρέπει να γίνουν όπως απαιτείται, αλλά οι οδηγίες για τη σύνταξη μιας πρότασης είναι βασικά οι ίδιες.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Προετοιμασία για σύνταξη προτάσεων
Βήμα 1. Αποφασίστε ποιος θα διαβάσει την πρόταση
Πριν γράψετε, αποφασίστε σε ποιον πρέπει να σταλεί η πρόταση και τι γνωρίζει ή δεν γνωρίζει ήδη για το σχέδιό σας. Σκεφτείτε επίσης αν ο αναγνώστης είναι απασχολημένος, απλώς ξεφεύγει από την πρόταση και δεν έχει χρόνο να εξετάσει τις ιδέες σας. Μετά από αυτό, προσπαθήστε να μεταφέρετε τις ιδέες και τα σχέδιά σας με έναν πειστικό, αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο απαντώντας στις ακόλουθες ερωτήσεις:
- Ποιος θα διαβάσει την πρότασή σας; Πόσο καλά καταλαβαίνει το θέμα που συζητάτε; Χρειάζεται να εξηγήσετε ή να δώσετε περισσότερες πληροφορίες;
- Τι περιμένετε από τους αναγνώστες μετά την υποβολή πρότασης; Τι έχετε να πείτε για να κάνετε τους αναγνώστες της πρότασης να πάρουν μια απόφαση σύμφωνα με τις προσδοκίες σας;
- Επιλέξτε τις σωστές λέξεις έτσι ώστε το υλικό της πρότασης να ταιριάζει με τις προσδοκίες και τα ενδιαφέροντα του αναγνώστη. Πριν γράψετε μια πρόταση, λάβετε υπόψη τις προσδοκίες του αναγνώστη, τον πιο αποτελεσματικό τρόπο για να ενδιαφέρεστε τον παραλήπτη της πρότασης να διαβάσει και τον καλύτερο τρόπο για να καταλάβετε τον αναγνώστη τι έχετε να πείτε.
Βήμα 2. Ορίστε το ζήτημα που θέλετε να αντιμετωπίσετε
Καταλαβαίνετε ήδη το ζήτημα που θέλετε να μεταφέρετε, αλλά βεβαιωθείτε ότι ο αναγνώστης έχει επίσης την ίδια κατανόηση. Επίσης, σκεφτείτε αν ο αναγνώστης αισθάνεται σίγουρος ότι καταλαβαίνετε καλά το ζήτημα. Για να αποδείξετε μια καλή ηθική γραφής, υποστηρίξτε την εξήγησή σας παρέχοντας στοιχεία ή δεδομένα. Αφού ορίσετε το θέμα που θέλετε να συζητήσετε, προσπαθήστε να πείσετε τον αναγνώστη ότι είστε το καταλληλότερο άτομο για να πραγματοποιήσετε το έργο στην πρόταση. Πριν γράψετε, λάβετε υπόψη τα εξής:
- Ποιος είναι ο στόχος σας γράφοντας μια πρόταση;
- Γιατί θέλετε να γράψετε μια πρόταση;
- Είστε σίγουροι ότι ο λόγος είναι η αιτία και όχι κάτι άλλο; Τι σας κάνει να νιώθετε αυτοπεποίθηση;
- Έχει συζητήσει κανείς άλλος το ίδιο θέμα;
- Αν ναι: λειτούργησε; Ποια είναι η αιτία?
-
Αν όχι: γιατί; Μην δίνετε πληροφορίες που όλοι γνωρίζουν ήδη.
Δείξτε ότι έχετε κάνει σε βάθος έρευνα και αξιολόγηση για να κατανοήσετε τα θέματα που συζητούνται στην πρόταση.
Βήμα 3. Καθορίστε τη λύση που θέλετε
Μεταφέρετε εξηγήσεις με απλές και κατανοητές λέξεις. Αφού καθορίσετε το ζήτημα που πρόκειται να αντιμετωπίσετε, δηλώστε τη λύση που θέλετε. Προτείνετε λύσεις χρησιμοποιώντας σύντομες, αποτελεσματικές προτάσεις. Μην αγνοείτε τις απαιτήσεις που καθορίζονται για τη σύνταξη μιας πρότασης.
Αξιοποιήστε στο έπακρο τα διαθέσιμα κεφάλαια εντός του προϋπολογισμού σας.
- Περιγράψτε το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε και προτείνετε μια λύση που θα πείσει όποιον διαβάσει την πρότασή σας, συμπεριλαμβανομένων των σκεπτικιστών που δεν ενδιαφέρονται για το σχέδιό σας. Δώστε χρήσιμες λογικές λύσεις με σαφές χρονοδιάγραμμα γιατί είναι πιθανό ο αναγνώστης της πρότασης να μην είναι άτομο που επηρεάζεται εύκολα.
- Σκεφτείτε λύσεις που υποστηρίζουν την επίτευξη των στόχων σας. Οι πρωταρχικοί στόχοι είναι στόχοι που πρέπει να επιτύχετε και οι δευτερεύοντες στόχοι είναι άλλοι στόχοι που θέλετε να επιτύχετε κάνοντας το έργο που περιγράφεται στην πρόταση.
- Εξετάστε άλλες λύσεις που είναι χρήσιμες στο πλαίσιο των "επιτευγμάτων" και των "αποτελεσμάτων". Τα επιτεύγματα μπορούν να ερμηνευτούν ως ποσοτική απόδειξη ότι οι στόχοι σας έχουν επιτευχθεί. Για παράδειγμα: εάν θέλετε να υποβάλετε μια επιχειρηματική πρόταση με στόχο την "αύξηση του κέρδους", το επίτευγμα θα ήταν "αύξηση του κέρδους 100.000.000 IDR". Το αποτέλεσμα είναι το προϊόν ή η υπηρεσία που παρέχετε εκτελώντας το έργο. Για παράδειγμα: το αποτέλεσμα ενός επιστημονικού έργου είναι ένα εμβόλιο ή ένα νέο φάρμακο. Λάβετε υπόψη ότι ο αναγνώστης της πρότασης συνήθως θέλει να μάθει τα επιτεύγματα και τα αποτελέσματα του έργου που σχεδιάζετε για να τον διευκολύνει να καθορίσει τα οφέλη που θα προκύψουν από το έργο.
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε το σωστό στυλ γλώσσας
Επιλέξτε το στυλ γλώσσας σύμφωνα με το σκοπό της πρότασης και τον αναγνώστη. Εξετάστε τις προσδοκίες και τα ενδιαφέροντα των αναγνωστών για να καθορίσετε μια λύση στο πρόβλημά σας. Μην χρησιμοποιείτε ορολογία, μη τυπικές συντομογραφίες ή προτάσεις που είναι δύσκολο να κατανοηθούν, για παράδειγμα: διόρθωση ανισορροπιών στο χώρο εργασίας.
Χρησιμοποιήστε σύντομες προτάσεις που είναι εύκολα κατανοητές, για παράδειγμα: απολύστε έναν υπάλληλο.
Προτιμάτε ένα πειστικό στυλ; Μια συναισθηματική πρόταση μπορεί να είναι πιο πειστική, αλλά θα πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στην παρουσίαση γεγονότων ως βάση για το επιχείρημά σας. Για παράδειγμα: μια πρόταση για ένα πρόγραμμα διατήρησης panda θα μπορούσε να ξεκινήσει εκφράζοντας πόσο λυπηρό θα ήταν αν οι μελλοντικές γενιές παιδιών δεν μπορούσαν να δουν τα πάντα, αλλά η δήλωσή σας δεν πρέπει να σταματήσει εδώ. Για να είστε πιο πειστικοί, δώστε επιχειρήματα για τα γεγονότα και τις λύσεις που παρουσιάζετε
Βήμα 5. Περιγράψτε την πρόταση
Το περίγραμμα της πρότασης δεν αποτελεί μέρος της τελικής πρότασης. Θα είναι ευκολότερο για εσάς να σκεφτείτε τα σημαντικά πράγματα περιγράφοντας την πρόταση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λεπτομερείς πληροφορίες πριν συντάξετε μια πρόταση.
Περιγράψτε την πρόταση γράφοντας: το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε, τη λύση που προτείνετε, πώς να λύσετε το πρόβλημα, γιατί η λύση είναι η καταλληλότερη και συμπεράσματα. Εάν θέλετε να αναπτύξετε μια επιχειρηματική πρόταση, επισυνάψτε μια λεπτομερή ανάλυση του οικονομικού προϋπολογισμού και της διαχείρισης του οργανισμού
Μέρος 2 από 2: Σύνταξη προσωπικής πρότασης
Βήμα 1. Ξεκινήστε με μια εισαγωγή
Ξεκινήστε την πρόταση με πράγματα που τραβούν την προσοχή του αναγνώστη και προσελκύουν το ενδιαφέρον του αναγνώστη. Κάντε μια χρήσιμη πρόταση ανάλογα με τον σκοπό. Εξηγήστε γιατί γράφετε μια πρόταση, ώστε οι αναγνώστες να γνωρίζουν τα κίνητρά σας. Στη συνέχεια, δηλώστε ποιος είναι ο σκοπός σας με την υποβολή της πρότασης.
Εάν μπορείτε να παράσχετε γεγονότα που εξηγούν γιατί το πρόβλημα πρέπει να αντιμετωπιστεί άμεσα, αναφέρετέ το στην αρχή της πρότασης, αλλά βεβαιωθείτε ότι δηλώνετε γεγονότα και όχι απόψεις
Βήμα 2. Περιγράψτε το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε
Αφού συστηθείτε, δομήστε το κύριο σώμα της πρότασής σας δηλώνοντας το πρόβλημα που αντιμετωπίζετε. Εάν ο αναγνώστης δεν καταλαβαίνει το υπόβαθρο της υποβολής μιας πρότασης, δώστε μια εξήγηση. Σκεφτείτε αυτήν την ενότητα ως το στάδιο «αναγνώρισης προβλημάτων». Ποιό είναι το πρόβλημά σου? Τι το προκάλεσε; Ποιες είναι οι συνέπειες αυτού του προβλήματος;
-
Εξηγήστε γιατί το πρόβλημά σας πρέπει να αντιμετωπιστεί τώρα. Ποιες είναι οι συνέπειες για τον αναγνώστη εάν το πρόβλημα δεν επιλυθεί; Απαντήστε σε όλες τις ερωτήσεις παρέχοντας αποτελέσματα έρευνας και υποστηρίζοντας γεγονότα από αξιόπιστες πηγές. Μην βασίζεστε σε συναισθήματα ή αξίες πεποιθήσεων.
Δείξτε έναν άμεσο σύνδεσμο μεταξύ του θέματος που συζητάτε και της δήλωσης ενδιαφέροντος ή αποστολής του αναγνώστη.
Βήμα 3. Προτείνετε μια λύση
Αυτή η ενότητα μπορεί να θεωρηθεί το πιο σημαντικό μέρος της πρότασης επειδή μπορείτε να εξηγήσετε πώς να λύσετε το πρόβλημα, γιατί επιλέξατε αυτήν τη μέθοδο και ποια αποτελέσματα θα προκύψουν. Για να δημιουργήσετε μια πειστική πρόταση, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα:
- Συζητήστε τον αντίκτυπο των ιδεών σας. Αντί να προβάλετε άχρηστες ιδέες, παρουσιάστε ιδέες που έχουν εκτεταμένες συνέπειες για να προκαλέσουν τον ενθουσιασμό του αναγνώστη. Για παράδειγμα: "Η ευρύτερη γνώση της συμπεριφοράς του τόνου είναι πολύ χρήσιμη για τον καθορισμό αποτελεσματικών στρατηγικών κονσερβοποίησης και διαχείρισης τόνου για την ευημερία των μελλοντικών γενεών."
- Εκτός από την ενημέρωση του σχεδίου δράσης σας, θα πρέπει επίσης να εξηγήσετε γιατί θέλετε να αναλάβετε τη δράση. Κάντε μια πρόταση υποθέτοντας ότι οι αναγνώστες θα είναι δύσπιστοι και δεν θα θεωρούν τις ιδέες σας δεδομένες. Εάν θέλετε να υποβάλετε μια πρόταση για την καλλιέργεια 2.000 τόνων, γιατί; Γιατί πιστεύετε ότι αυτό το έργο είναι το καλύτερο; Εάν η επιλογή είναι αρκετά ακριβή, γιατί δεν επιλέγετε τη φθηνότερη επιλογή; Δείξτε ότι έχετε λάβει υπόψη κάθε πτυχή προβλέποντας και δίνοντας απαντήσεις σε όλες αυτές τις ερωτήσεις.
- Δώστε μια εξήγηση έτσι ώστε ο αναγνώστης να πιστεύει πραγματικά ότι είστε σε θέση να λύσετε αποτελεσματικά το πρόβλημα. Στην ουσία, πρέπει να εξηγήσετε τη λύση στο πρόβλημα και πώς να το κάνετε.
- Κάνε διεξοδική έρευνα πριν γράψεις. Για να είστε πιο πειστικοί, δώστε περισσότερα παραδείγματα και υποστηρικτικά γεγονότα με βάση τα αποτελέσματα της έρευνας που έχει γίνει. Μην χρησιμοποιείτε προσωπική γνώμη.
- Οι προτάσεις θα απορριφθούν εάν υποβάλετε λύση χωρίς να προσκομίσετε αποδεικτικά στοιχεία. Εάν η προτεινόμενη λύση δεν λειτουργεί, απλά αγνοήστε την. Πριν δώσετε μια λύση, διαπιστώστε πρώτα τις συνέπειες πραγματοποιώντας τις απαραίτητες δοκιμές και προσαρμογές.
Βήμα 4. Επισυνάψτε ένα οικονομικό πρόγραμμα και έναν προϋπολογισμό
Οι προτάσεις συνήθως απαιτούν επένδυση. Για να καθησυχάσετε τους αναγνώστες ότι πραγματοποιείτε μια αξιόλογη επένδυση, δώστε λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με ένα ρεαλιστικό οικονομικό πρόγραμμα και προϋπολογισμό. Μην μεταφέρετε στόχους που είναι διφορούμενοι, μη μετρήσιμοι ή άσχετοι με το πρόβλημα.
Περιγράψτε τις ευθύνες και τις προθεσμίες που πρέπει να τηρήσει το τμήμα ή το μεμονωμένο προσωπικό.
- Πότε θα ξεκινήσει το έργο; Πόσο θα διαρκέσει το έργο; Τι δραστηριότητες θα κάνετε; Μπορούν να γίνουν πολλές δραστηριότητες ταυτόχρονα; Δώστε μια λεπτομερή και πλήρη εξήγηση, έτσι ώστε ο αναγνώστης να αισθάνεται σίγουρος ότι έχετε προετοιμαστεί όσο το δυνατόν καλύτερα και ότι μπορείτε να διαχειριστείτε τα κεφάλαια που θα επενδύσει.
- Ετοιμάστε μια πρόταση που αξίζει να εξεταστεί οικονομικά. Πριν υποβάλετε μια ιδέα, λάβετε υπόψη την οικονομική κατάσταση της εταιρείας ή του ατόμου στο οποίο στέλνετε την πρόταση. Εάν δεν είναι σε θέση να παράσχουν τα χρήματα που χρειάζεστε, η ιδέα σας θα απορριφθεί. Επομένως, υποβάλετε μια πρόταση σε μια εταιρεία ή άτομο που έχει τα οικονομικά μέσα και εξηγήστε τα οφέλη που θα λάβουν εάν επενδύσουν χρόνο και χρήμα για να υποστηρίξουν το έργο σας.
Βήμα 5. Βγάλτε ένα συμπέρασμα για να τερματίσετε την πρόταση
Συνοψίστε την εξήγηση που δώσατε στην πρόταση για να τονίσετε τον σκοπό που έχετε δηλώσει στην εισαγωγή. Εάν υπάρχουν ακόμα πράγματα που δεν είπατε, συμπεριλάβετε τα στο συμπέρασμα. Συνοπτικά εξηγήστε ότι το έργο που σχεδιάζετε θα παράσχει αποτελέσματα πολύ μεγαλύτερα από το κόστος που προκύπτει. Δώστε στον αναγνώστη την ευκαιρία να πάρει μια απόφαση και ευχαριστήστε τον για την προσοχή και το χρόνο του.
- Εάν υπάρχουν πράγματα που δεν σχετίζονται άμεσα με την πρόταση, υποβάλετε τα στο προσάρτημα. Ωστόσο, οι αναγνώστες ενδέχεται να ενοχληθούν εάν δεχτούν μια πρόταση που είναι πολύ τολμηρή. Μην παρέχετε λοιπόν περιττά συνημμένα.
- Γράψτε Α, Β, κλπ. εάν συμπεριλάβετε δύο ή περισσότερα συνημμένα, για παράδειγμα: πίνακες δεδομένων, έντυπα άρθρα, συστατικές επιστολές κ.λπ.
Βήμα 6. Επεξεργαστείτε την πρότασή σας
Κάντε προσεκτικά προτάσεις όταν γράφετε, επεξεργάζεστε και σχεδιάζετε. Κάντε τις απαραίτητες αναθεωρήσεις ώστε το υλικό της πρότασης να είναι σαφές και περιεκτικό. Ζητήστε από άλλους πληροφορίες και προτάσεις για βελτίωση. Ετοιμάστε μια συστηματική και χρήσιμη πρόταση για να μπορέσετε να προσελκύσετε την προσοχή και το ενδιαφέρον του αναγνώστη.
- Ζητήστε από τους άλλους να διαβάσουν την πρόταση για να σας υπενθυμίσουν πράγματα που χάσατε, για παράδειγμα: μια λύση σε ένα πρόβλημα που δεν έχετε συζητήσει διεξοδικά ή μια εξήγηση που δεν έχει ολοκληρωθεί.
- Αποφύγετε τη χρήση ορολογίας ή κλισέ γιατί θα ακούγεται τεμπέλης και μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις. Μην χρησιμοποιείτε μεγάλες προτάσεις αν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σύντομες.
-
Αποφύγετε όσο το δυνατόν περισσότερο τις παθητικές προτάσεις. Η παθητική φωνή δεν εξηγεί πραγματικά αυτό που προσπαθείτε να μεταφέρετε. Συγκρίνετε τις ακόλουθες δύο προτάσεις: «Η πρόταση έγινε» και «Έκανα την πρόταση». Στην πρώτη πρόταση, δεν ξέρετε ποιος έκανε την πρόταση και απλά δηλώνετε κάτι που έχει ήδη συμβεί. Στη δεύτερη πρόταση, γνωρίζετε ποιος έκανε την πρόταση. Μην χρησιμοποιείτε τις φράσεις "Πιστεύω ότι …", "Η λύση θα βοηθήσει …" κ.λπ.
Χρησιμοποιήστε σαφείς άμεσες προτάσεις, για παράδειγμα: "Η υλοποίηση του έργου σε αυτήν την πρόταση μπορεί να μειώσει σημαντικά τα επίπεδα φτώχειας."
Βήμα 7. Ελέγξτε την πρότασή σας
Κατά την επεξεργασία, λάβετε υπόψη ότι πρέπει να παρουσιάζετε σαφές και περιεκτικό περιεχόμενο. Ελέγξτε προσεκτικά την πρόταση για ορθογραφικά, γραμματικά ή σημεία στίξης.
- Τα λάθη στην πρότασή σας σας κάνουν να φαίνεστε αμόρφωτοι και αναξιόπιστοι, μειώνοντας έτσι τις πιθανότητές σας να λάβετε έγκριση.
- Χρησιμοποιήστε τη μορφή γραφής σύμφωνα με τις οδηγίες γραφής της πρότασης που έχουν καθοριστεί.
Συμβουλές
- Χρησιμοποιήστε προτάσεις που είναι εύκολο να καταλάβουν όλοι όσοι διαβάζουν την πρόταση. Επιλέξτε σύντομες προτάσεις σαφείς και απλές.
- Τα οικονομικά δεδομένα και άλλες πληροφορίες πρέπει να παρουσιάζονται προσεκτικά και να υποβάλλουν ρεαλιστικές και κερδοφόρες οικονομικές προβλέψεις για τους επενδυτές.
Σχετικά άρθρα wikiHow
- Πώς να γράψετε μια πρόταση για τη διαχείριση
- Πώς να γράψετε περίληψη
- Πώς να γράψετε ένα περίγραμμα
