Η σύνταξη μιας πρότασης στη διοίκηση μπορεί να γίνει όταν θέλετε να προτείνετε βελτιώσεις στις διαδικασίες εργασίας, να προτείνετε τρόπους εξοικονόμησης, να παρέχετε πληροφορίες σχετικά με ευκαιρίες κέρδους ή να προτείνετε αλλαγές. Εάν θέλετε να γράψετε μια πρόταση για τη διαχείριση της εταιρείας, αφιερώστε χρόνο για να συγκεντρώσετε τις απαραίτητες πληροφορίες. Συζητήστε ιδέες με συναδέλφους για να μάθετε τι σκέφτονται και αντιμετωπίστε τη διοίκηση με σύνεση.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Σχεδιασμός πρότασης
Βήμα 1. Καθορίστε την ιδέα ή το ζήτημα που πρέπει να αντιμετωπιστεί στην πρόταση, όπως η βελτίωση της ροής εργασίας ή η μείωση του κόστους
Γενικά, μπορείτε να απεικονίσετε ιδέες με σαφήνεια. Ωστόσο, εάν θέλετε να λύσετε ένα πρόβλημα ή να κάνετε μια πρόταση για κάτι σημαντικό, δώστε μεγάλη προσοχή σε όλα τα σχετικά.
Βήμα 2. Κάντε την έρευνά σας και ελέγξτε την τρέχουσα κατάσταση πριν γράψετε μια πρόταση
Συζητήστε με τα σχετικά μέρη, όπως συνεργάτες, διευθυντές ή πελάτες. Αναζητήστε πληροφορίες σχετικά με τους ανταγωνιστές και δείτε πώς λειτουργούν.
Για παράδειγμα, εάν πιστεύετε ότι η υπηρεσία τροφοδοσίας στο γραφείο πρέπει να αλλάξει, μιλήστε πρώτα με το προσωπικό της κουζίνας. Έχουν συνεργαστεί αλλού, με διαφορετικούς παρόχους εστίασης; Τι πιστεύουν οι συνεργάτες σας; Μπορεί η δυσαρέσκειά σας να μην είναι ποιοτικό πρόβλημα, αλλά απλώς θέμα γούστου
Βήμα 3. Γράψτε μια περιγραφή του προβλήματος
Ξεκινήστε την πρόταση εξηγώντας τις τρέχουσες συνθήκες. Συμπεριλάβετε όλα τα σχετικά γεγονότα, όπως ο δράστης, η ημερομηνία και ο τόπος. Όταν γράφετε μια εναρκτήρια πρόταση, μην κάνετε κρίσεις. Εξηγήστε τις συνθήκες σύμφωνα με την πραγματικότητα.
Για παράδειγμα, "Το PT Sukses Maju χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες τροφοδοσίας της κ. Nyengir για 7 χρόνια. Ωστόσο, το κύριο μενού που διατίθεται μειώνεται σταδιακά, από πέντε σε δύο μενού. Η διαθεσιμότητα των χορτοφαγικών μενού επηρεάζεται επίσης. Μάλιστα, σε ορισμένες ημέρες, τα χορτοφαγικά μενού δεν είναι διαθέσιμα. »
Βήμα 4. Αφού περιγράψετε το πρόβλημα, γράψτε τη λύση που θέλετε να προτείνετε και τα βήματα για την εφαρμογή του
Ξεκινήστε γράφοντας την ουσία της λύσης και περιγράψτε αυτό που βρήκατε με βάση τις παρατηρήσεις σας.
Για παράδειγμα, "Κατά τη γνώμη μου, το PT Sukses Maju πρέπει να αναζητήσει νέο πάροχο εστίασης. Το PT Fast Bangkrut χρησιμοποιεί διάφορες άλλες υπηρεσίες τροφοδοσίας. Catering η κα Sisca Soewitomo και ο κ. Rudi Chaeruddin παρέχουν περισσότερα μενού σε ανταγωνιστικές τιμές. Επιπλέον, επειδή η τροφοδοσία Ο κ. Rudi Chaeruddin παρέχει μενού για χορτοφάγους, vegan και χωρίς γλουτένη κάθε μέρα, η τροφοδοσία είναι πιο σύμφωνη με τις ανάγκες της εταιρείας. Η εστίαση για την κυρία Sisca Soewitomo μπορεί επίσης να παραβλεφθεί, αν και το χορτοφαγικό μενού στο caterrer δεν είναι τόσο διαφορετική όσο αυτή του κρέατος Rudi Chaeruddin. Σύμφωνα με έρευνα εργαζομένων του 2011, το 40% των εργαζομένων του PT Sukses Maju είναι χορτοφάγοι, το 10% είναι vegan και το 2% πρέπει να ακολουθούν δίαιτα χωρίς γλουτένη."
Βήμα 5. Δημιουργήστε ένα σχέδιο υλοποίησης
Εξηγήστε κάθε βήμα που πρέπει να γίνει, καθώς και το χρόνο και το κόστος. Γράψτε τι γνωρίζετε και τι πρέπει να μάθετε ακόμα. Εξετάστε το ενδεχόμενο να γράψετε τα βήματα με τη μορφή λίστας και, στη συνέχεια, να τα εξηγήσετε λεπτομερώς. Μην υπερβάλλετε τις αλλαγές. Ωστόσο, μην ξεχάσετε να εξηγήσετε τα πιθανά αποτελέσματα αυτών των αλλαγών.
Για παράδειγμα, "Για να χρησιμοποιήσει μια άλλη υπηρεσία τροφοδοσίας, η εταιρεία πρέπει: 1. Να τερματίσει τη σύμβαση με την κ. Nyengir. 2. Ζητήστε από την τροφοδοσία κα Sisca Soewitomo και τον κ. Rudi Chaeruddin να κάνουν μια δοκιμή γεύσης. 3. Επιλέξτε μία από τις 4. Υπογράψτε σύμβαση με τον επιλεγμένο τροφοδότη. Τα απαιτούμενα τέλη εστίασης δεν διαφέρουν πολύ από τα τέλη εστίασης της κυρίας Nyengir. Εφόσον η εταιρεία εκπληρώσει τις συμβατικές της υποχρεώσεις με την κ. Nyengir, η εταιρεία δεν θα τιμωρηθεί Επιπλέον, εάν οι εργαζόμενοι προτιμούν το φαγητό που προσφέρεται, θα είναι πιο ικανοποιημένοι από τις συνθήκες εργασίας."
Βήμα 6. Καταγράψτε πιθανή αντίσταση στο σχέδιό σας
Θα απορριφθεί το σχέδιό σας από ορισμένους υπαλλήλους; Σε αυτή την περίπτωση, σε μερικούς υπαλλήλους μπορεί να αρέσει η γεύση του μαγειρέματος της κυρίας Nyengir. Or, εάν προτείνετε μια ιδέα προϊόντος, μπορείτε να πείσετε τους αρμόδιους υπαλλήλους της υπηρεσίας ότι το νέο προϊόν είναι ασφαλές στη χρήση; Καταγράψτε τα βήματα που μπορείτε να κάνετε για να πείσετε τους άλλους για το έργο σας.
Βήμα 7. Αφού γράψετε τα βήματα, σημειώστε τα απαιτούμενα υλικά ή ανθρώπινους πόρους, εάν υπάρχουν
Επίσης, γράψτε τον χρόνο που θα χρειαστεί για να εφαρμόσετε τις αλλαγές, γιατί ο χρόνος είναι χρήμα. Φτιάξτε μια απλή λίστα ελέγχου. Στην περίπτωση του παραπάνω παραδείγματος, μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα ως εξής:
Απαιτούμενοι πόροι: υποεπιτροπή για αξιολόγηση εστίασης (4 άτομα από διαφορετικά τμήματα), 2 ώρες για δοκιμές γεύσης και 3 ώρες για σύνταξη αναφορών
Βήμα 8. Ολοκληρώστε την πρόταση ξαναγράφοντας τις αλλαγές που θέλετε να κάνετε και τα κύρια οφέλη τους
Ξαναγράψτε τα τρία κύρια σημεία σας και, στη συνέχεια, κάντε μια τελευταία πρόταση. Σκεφτείτε το τέλος της πρότασης ως μια συνοπτική περίληψη. Για παράδειγμα:
- "Όπως εξηγήθηκε προηγουμένως, η εστίαση της κυρίας Nyengir μειώνει σταδιακά το κύριο μενού που διατίθεται τα τελευταία 7 χρόνια. Η Catering η κ. Sisca Soewitomo και ο κ. Rudi Chaeruddin προσφέρουν ένα πιο ποικίλο μενού σε ανταγωνιστικές τιμές. Ως εκ τούτου, προτείνω στο PT Sukses Maju να κάνει δοκιμάστε τη γεύση και επιλέξτε έναν νέο τροφοδότη για την εταιρεία. Με αυτόν τον νέο τροφοδότη, η ικανοποίηση των εργαζομένων αναμένεται να αυξηθεί και οι εργαζόμενοι θα είναι πιο πιθανό να μείνουν."
- Αναφέρετε τα ποσοτικά ή οικονομικά οφέλη της αλλαγής, εάν υπάρχουν.
- Εξηγήστε τα ποιοτικά πλεονεκτήματα της αλλαγής. Μερικές φορές, τα οφέλη της αλλαγής δεν μπορούν να μετρηθούν με αριθμούς ή γεγονότα. Εάν η προτεινόμενη αλλαγή σας σχετίζεται με την ευτυχία των εργαζομένων, εξηγήστε την. Η ποιοτική αλλαγή μπορεί να είναι εξίσου πολύτιμη με την ποσοτική αλλαγή.
Μέθοδος 2 από 2: Κοινή χρήση της πρότασης
Βήμα 1. Ζητήστε από έναν συνεργάτη να διαβάσει και να δώσει σχόλια για την πρότασή σας
Μπορεί να συμφωνεί ή όχι με τις προτεινόμενες αλλαγές σας. Εάν δεν συμφωνεί, σκεφτείτε γιατί. Εάν οι λόγοι είναι έγκυροι και επηρεάζουν την πρότασή σας, ετοιμαστείτε να την αναθεωρήσετε. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τη διαφωνία του συντρόφου σας στη στήλη "Διαφωνία", εάν καταλαβαίνετε τη σκέψη αλλά δεν συμφωνείτε.
Βήμα 2. Αφού δημιουργήσετε μια πρόταση και ζητήσετε από τους συναδέλφους σας σχόλια, ελέγξτε τη ροή, τη γραμματική, την ακρίβεια και τον αριθμό λέξεων της πρότασης
Μην κάνετε μια πρόταση που είναι πολύ μεγάλη ώστε η πρότασή σας να γίνει αντιληπτή από τον διαχειριστή. Κάντε μια πρόταση 1-2 σελίδων αν είναι δυνατόν.
Βήμα 3. Μόλις η πρόταση είναι έτοιμη, γνωρίζετε σε ποιον πρέπει να υποβληθεί και, στη συνέχεια, στείλτε την πρόταση
Σε ορισμένες εταιρείες, οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων είναι σαφείς, αλλά άλλοι έχουν μια πιο ρευστή δομή που καθιστά δύσκολο να γνωρίζουμε με ποιον να επικοινωνήσουμε. Κοιτάξτε το ιστορικό της εταιρείας για να μάθετε σε ποιον πρέπει να στείλετε μια πρόταση.
