Πρέπει να έχετε ασχοληθεί με τράπεζες, ασφαλιστικές εταιρείες, κρατικές υπηρεσίες, εργοδότες σε εταιρείες ή ακόμα και σχολεία. Εάν ναι, πρέπει να πείσετε κάποιον να κάνει ή να σας βοηθήσει να κάνετε κάτι. Πώς να γράψετε μια πειστική ή πειστική επιστολή που παράγει αποτελέσματα; Ακολουθούν μερικές βασικές ιδέες που πρέπει να χρησιμοποιήσετε στην επιστολή πειθούς σας.
Βήμα
Μέρος 1 από 4: Προετοιμασία για να γράψετε ένα γράμμα
Βήμα 1. Ενθαρρύνετε τις καλές ιδέες
Πριν γράψετε μια επιστολή, δηλώστε τι θέλετε, γιατί το θέλετε, τους λόγους για τους οποίους πρέπει να περάσει, καθώς και τα επιχειρήματα εναντίον του. Η έμφαση σε όλες τις ιδέες μπορεί να σας βοηθήσει να συντάξετε το γράμμα και να κατανοήσετε πλήρως τη θέση σας σχετικά με το θέμα.
- Ξεκινήστε με αυτό: Θέλω να πείσω τους «αναγνώστες μου» να είναι ο «στόχος» μου. Αντικαταστήστε τους «αναγνώστες μου» με αυτό που θέλετε να πείσετε και τον «στόχο μου» με αυτό που τους πείσατε να κάνουν.
- Μόλις τα παραπάνω είναι ξεκάθαρα και ξεκάθαρα, αναρωτηθείτε: Γιατί συμβαίνει αυτό; Καταγράψτε τους λόγους για τους οποίους θέλετε οι αναγνώστες σας να κάνουν αυτό που θέλετε.
- Αφού χαρτογραφήσετε τους λόγους, ταξινομήστε τους σε ποιο επίπεδο είναι πιο σημαντικό. Βάλτε όλες τις σημαντικές λεπτομέρειες σε μια στήλη και, στη συνέχεια, τις λιγότερο σημαντικές σε μια άλλη στήλη. Αυτό θα σας βοηθήσει να περιορίσετε το μυαλό σας στα πιο συναφή και σημαντικά σημεία έμφασης.
Βήμα 2. Γνωρίστε τους στόχους σας
Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ακριβώς τι θέλετε ή χρειάζεστε. Τι θέλετε να επιτύχετε; Πώς πρέπει να ενεργήσει αυτό το γραφείο;
Κατά τον καθορισμό στόχων, σκεφτείτε όλες τις πιθανές λύσεις που μπορείτε να προσφέρετε
Βήμα 3. Γνωρίστε τους αναγνώστες σας
Η ανάλυση και η κατανόηση των αναγνωστών σας θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε πώς να πλαισιώσετε την επιστολή σας. Εάν είναι δυνατόν, αποφασίστε αν ο αναγνώστης θα συμφωνήσει μαζί σας, θα διαφωνήσει ή θα είναι ουδέτερος. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε πόσο βάρος θα δώσετε σε κάθε πλευρά του επιχειρήματός σας.
- Προσπαθήστε να βρείτε ένα άτομο στο οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε στην επιστολή. Ποιοι είναι αυτοί, τι δύναμη έχουν για να σε βοηθήσουν; Θα αγνοήσουν απλώς το παράπονό σας; Πώς πρέπει να τους χαιρετήσετε; Είναι σε ανώτερες ή λειτουργικές θέσεις; Μιλήστε σύμφωνα με τη θέση τους.
- Προσπαθήστε να αποκαλύψετε τις πεποιθήσεις και τις προκαταλήψεις των αναγνωστών σχετικά με το θέμα σας. Τι είδους διαφωνίες μπορεί να προκύψουν μεταξύ εσάς και των αναγνωστών σας; Πώς παρουσιάζετε ένα αντεπιχείρημα με σεβασμό;
- Μάθετε τι ενδιαφέρονται οι αναγνώστες για το θέμα σας. Έχουν περιορισμένα κεφάλαια για να ξοδέψουν; Επηρεάζονται άμεσα από το θέμα σας; Πόσος χρόνος έχουν για να εξετάσουν το έγγραφό σας;
- Σκεφτείτε το είδος των αποδεικτικών στοιχείων που θα χρειαστούν οι αναγνώστες σας σε ένα επιχείρημα για να τους πείσουν.
Βήμα 4. Ερευνήστε το θέμα
Μια αποτελεσματική επιστολή πειθούς περιέχει στοιχεία και πραγματικές πληροφορίες που υποστηρίζουν τη θέση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει υπόψη πολλές απόψεις. Μην ερευνήσετε μόνο την άποψή σας. Αναφέρετε επίσης αντίθετες απόψεις και τα γεγονότα που τις περιβάλλουν.
- Χρησιμοποιήστε γεγονότα, λογική, στατιστικά και ανέκδοτα στοιχεία για να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς σας.
- Μην πείτε αμέσως ότι η αντιπολίτευση κάνει λάθος. Αντίθετα, δείξτε σεβασμό όταν εξηγείτε γιατί η θέση σας είναι ισχυρότερη και αξίζει προσοχής.
Μέρος 2 από 4: Μορφοποίηση γραμμάτων
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε τη μορφή μπλοκ
Τα επαγγελματικά γράμματα έχουν ειδική μορφή. Εάν η μορφή είναι τακτοποιημένη και σωστή, δεν θα αλλάξει τη γνώμη των αναγνωστών στο παραμικρό. Ωστόσο, εάν η μορφή είναι λανθασμένη και ακατάστατη, θα σας κάνουν κακή εντύπωση και ενδεχομένως θα πεταχτούν.
- Ξεκινήστε χρησιμοποιώντας παραγράφους μπλοκ διπλού διαστήματος.
- Αριστερή ευθυγράμμιση κάθε παραγράφου. Με άλλα λόγια, μην κάνετε εσοχές στις παραγράφους όπως στην πεζογραφία ή στα δοκίμια.
- Αφήστε ένα κενό διάστημα μετά από κάθε παράγραφο.
- Χρησιμοποιήστε μια τυπική γραμματοσειρά, συνήθως Times New Roman ή Arial, μέγεθος 12.
Βήμα 2. Απευθυνθείτε σωστά στο επιστολόχαρτο
Ξεκινήστε πληκτρολογώντας τη διεύθυνσή σας στην επάνω αριστερή γωνία. Μην βάζετε το όνομά σας - γράψτε μόνο το όνομα της οδού, την πόλη, την περιοχή και τον ταχυδρομικό κώδικα. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το καθένα σε ξεχωριστή γραμμή. Εάν ζείτε στο Ηνωμένο Βασίλειο, η διεύθυνση πρέπει να είναι γραμμένη στα δεξιά. Συμπληρώστε μία γραμμή.
- Πληκτρολογήστε την ημερομηνία. Γράψτε την πλήρη ημερομηνία, όνομα μήνα και έτος. Συμπληρώστε μία γραμμή.
- «4 Ιουνίου 2013»
- Γράψτε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Προσπαθήστε να βρείτε ένα συγκεκριμένο μέρος για να στείλετε την επιστολή. Συμπληρώστε μία γραμμή.
Βήμα 3. Ξεκινήστε το γράμμα με χαιρετισμό ή χαιρετισμό
Συνήθως με τη μορφή της λέξης "Αγαπητέ" που ακολουθείται από το όνομα του ατόμου στο οποίο απευθύνεται. Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σωστά το όνομα καθώς το πληκτρολογήσατε. Το όνομα εδώ πρέπει να είναι το ίδιο με το όνομα που γράφεται στο επιστολόχαρτο της διεύθυνσης.
- Όταν χαιρετάτε κάποιον, χρησιμοποιήστε τον σωστό τίτλο ή βαθμολογία (Pak/Madam/Dr./etc) ακολουθούμενο από το επώνυμο. Εάν δεν είστε σίγουροι πώς προτιμά να λέγεται μια γυναίκα, γράψτε απλά "Δεσποινίς".
- Ακολουθείτε πάντα μετά από αυτό με άνω και κάτω τελεία.
- Συμπληρώστε μια γραμμή μεταξύ του χαιρετισμού και της πρώτης παραγράφου.
- «Αγαπητέ Δρ. Καφέ:"
Βήμα 4. Κλείστε το γράμμα με μια τελική δήλωση
Σκεφτείτε και λάβετε υπόψη τον τόνο του δοκίμιού σας όταν επιλέγετε μια τελική δήλωση. Τα λόγια όπως "Ευχαριστώ" είναι αρκετά τυπικά, ενώ άλλες μορφές όπως "Χαιρετισμοί" είναι πιο οικείες. Αποφασίστε εάν θέλετε η συνοδευτική επιστολή σας να είναι επίσημη ή οικεία. Όποια κι αν επιλέξετε, η πρώτη λέξη πρέπει να είναι κεφαλαία, ενώ η επόμενη είναι απλή. Ακολουθήστε το κλείσιμο με κόμμα.
- Επιλέξτε τη λέξη "Με σεβασμό", εάν θέλετε να είναι πιο επίσημη. "Χαιρετισμοί", "Χαιρετισμοί", "Ευχαριστώ" ή "Με εκτίμηση", είναι τυπικές τελευταίες παρατηρήσεις για επαγγελματικά e-mail. Ενώ οι λέξεις "Χαιρετισμοί", "Χαιρετισμοί" ή "Τα λέμε" φαίνονται πιο χαλαρές και οικείες.
- Παραλείψτε τις επόμενες 4 γραμμές για να αφήσετε χώρο για την υπογραφή σας πριν πληκτρολογήσετε το όνομά σας.
- "Σας ευχαριστώ,"
Μέρος 3 από 4: Σύνταξη επιστολών
Βήμα 1. Συνοπτικά και συνοπτικά
Μια πειστική επιστολή ή πειθώ πρέπει να είναι συνοπτική και ευγενική. Οι απασχολημένοι άνθρωποι σπάνια διαβάζουν γράμματα που έχουν μήκος μεγαλύτερο από μια σελίδα ή όταν ο τόνος είναι σκληρός. Μην είστε πολύ ανθισμένες λέξεις. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε σαφείς και τακτοποιημένες προτάσεις. Μην παρουσιάζετε στρεβλές και περιττές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων ανέκδοτων.
- Αποφύγετε τις υπερβολικά μεγάλες προτάσεις. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ισχυρές δηλωτικές προτάσεις. Η γραφή σας πρέπει να είναι συνοπτική, συνοπτική, ακριβής και εύκολη στην ανάγνωση.
- Μην σύρετε παραγράφους πολύ. Μην στριμώχνετε τόσες πληροφορίες ώστε ο αναγνώστης να χάσει το ενδιαφέρον του, να απομακρυνθεί από το κύριο σημείο ή να κάνει την άποψή σας δύσκολη στην κατανόηση. Συνεχίστε με τις σχετικές πληροφορίες και αλλάξτε παραγράφους όποτε θέλετε να μεταφέρετε μια νέα ιδέα ή σημείο.
Βήμα 2. Αναφέρετε το κύριο σημείο σας στις πρώτες προτάσεις
Ξεκινήστε με μια φιλική εναρκτήρια πρόταση και μετά φτάστε στο σημείο. Δηλώστε τις ανάγκες σας (τον κύριο σκοπό της σύνταξης του γράμματος) στις δύο πρώτες προτάσεις.
Αυτή η παράγραφος μπορεί να αποτελείται μόνο από 2-4 προτάσεις
Βήμα 3. Τονίστε τη σημασία του αιτήματός σας στη δεύτερη παράγραφο
Σε αυτήν την παράγραφο, συνοψίστε την ανησυχία, το αίτημα ή την αξίωσή σας. Σε αυτό το στάδιο δεν έχετε παράσχει συγκεκριμένους λόγους, υποστήριξη ή κύρια σημεία. σε αυτό το στάδιο εξηγείτε πλήρως τη θέση σας, τις παραμέτρους του ενδιαφέροντος ή του αιτήματος και τους λόγους για τους οποίους είναι αρκετά σημαντικό να ενεργήσετε.
Θυμηθείτε να διατηρήσετε το σώμα του γράμματος λογικό, ευγενικό και πραγματικό. Αποφύγετε την υπερβολικά συναισθηματική γλώσσα, μην απαιτήσετε δράση ή μην μιλήσετε σκληρά εναντίον του ατόμου ή της εταιρείας στο οποίο απευθύνεται το γράμμα ή της αντίθεσης
Βήμα 4. Υποστηρίξτε την αίτησή σας στην επόμενη παράγραφο
Οι επόμενες παράγραφοι θα πρέπει να μπορούν να δικαιολογήσουν τη θέση σας παρέχοντας ιστορικό και λεπτομερείς πληροφορίες. Βεβαιωθείτε ότι αυτές οι πληροφορίες είναι λογικές, πραγματικές, αιτιολογημένες, πρακτικές και νόμιμες. Μην βασίζετε το αίτημά σας αποκλειστικά σε προσωπικά συναισθήματα, πεποιθήσεις ή επιθυμίες. Μην κουράζετε τον αναγνώστη με μεγάλες ιστορίες. φτάσουμε στο σημείο γρήγορα και με ακρίβεια. Υπάρχουν πολλές διαφορετικές στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε αυτόν τον στόχο:
- Παρέχετε αποσπάσματα στατιστικών και γεγονότων για να προσελκύσετε τη συμπάθεια και τη λογική των αναγνωστών. Βεβαιωθείτε ότι τα στατιστικά στοιχεία και τα γεγονότα προέρχονται από αξιόπιστες και αξιοσέβαστες πηγές και ότι χρησιμοποιείτε επίσης τα δεδομένα ειλικρινά, χωρίς να τα παίρνετε εκτός πλαισίου.
- Προτείνετε αποσπάσματα από ειδικούς σχετικά με το θέμα, οι οποίοι υποστηρίζουν τη θέση σας ή διαψεύδουν την αντίθεση. Αυτοί οι εμπειρογνώμονες πρέπει να είναι σεβαστά πρόσωπα στους τομείς τους και να έχουν πράγματι τα κατάλληλα προσόντα για να έχουν γνώμη για το υπό συζήτηση θέμα.
- Παρουσιάστε τους λόγους για τους οποίους πρέπει να γίνει δεκτή η αίτησή σας. Το να αναγκάζεις τους ανθρώπους να κάνουν αυτό που θέλεις δεν είναι μια αποτελεσματική τεχνική πειθούς, αλλά αν εξηγήσεις γιατί πιστεύεις ότι κάτι πρέπει να γίνει, μπορεί να τους αλλάξει γνώμη. Εξηγήστε την τρέχουσα κατάσταση και γιατί πρέπει να αλλάξει.
- Παρουσιάστε τις λεπτομέρειες, τις προδιαγραφές και τους περιορισμούς της θέσης και της εφαρμογής σας. Συζητήστε τις προσπάθειες που έχουν γίνει στο παρελθόν, σχετικά με την εφαρμογή ή ακόμα και αν δεν υπάρχει ή δεν υπάρχει δράση σχετικά με αυτήν.
- Δώστε παραδείγματα μαρτυριών που σχετίζονται με τη θέση σας. Σκεφτείτε άλλα στοιχεία που θα μπορούσαν να παρουσιαστούν ως προς το γιατί η θέση σας είναι σημαντική.
- Θυμηθείτε να περιορίσετε ό, τι μπορείτε και θέλετε να συμπεριλάβετε σε μια παράγραφο. Κάντε ξεκάθαρη την άποψή σας και την κατάστασή σας. Μην υπερβάλλετε με πολλές λεπτομέρειες, αλλά συμπεριλάβετε όλα τα σημαντικά σημεία. Επιλέξτε μόνο τις πιο σχετικές στατιστικές, ειδικούς και μαρτυρίες.
Βήμα 5. Καλέστε την αντιπολίτευση
Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους πειθούς ή πειθούς είναι η προσφυγή στην αντιπολίτευση. Πρέπει να είστε σε θέση να προβλέψετε τυχόν αντιρρήσεις, αντιρρήσεις ή ερωτήσεις από τους αναγνώστες, ώστε να μπορείτε να τις απαντήσετε στην επιστολή. Βρείτε το κοινό σας σημείο με την αντιπολίτευση ή παρουσιάστε ισχυρή υποστήριξη για τη δική σας θέση.
- Βεβαιωθείτε ότι αναγνωρίζετε δημόσια τις διαφορές μεταξύ της θέσης σας και της αντιπολίτευσης. Μην το κρύβετε, γιατί θα αποδυναμώσει το επιχείρημά σας. Δώστε έμφαση στις κοινές σας αξίες, εμπειρίες και προβλήματα με την αντιπολίτευση.
- Αποφύγετε κατηγορητικές δηλώσεις. Αυτό θα κάνει το γράμμα υπερβολικά συναισθηματικό και θα αποδυναμώσει τη λογική έκκλησή σας. Μια υπερβολικά αρνητική και κατηγορητική στάση θα αποτρέψει επίσης την αντίθεση από το να συμφωνήσει στο σημείο σας.
Βήμα 6. Κλείστε την επιστολή επιβεβαιώνοντας ξανά την αίτησή σας
Επαναλάβετε το αίτημα ή τη γνώμη σας στο τέλος της επιστολής. Αυτή είναι η παράγραφος όπου παρουσιάζετε μια λύση ή ζητάτε δράση. Πείτε στον αναγνώστη ότι θα παρακολουθήσετε αυτήν την αλληλογραφία μέσω τηλεφώνου, email ή αυτοπροσώπως.
- Τελειώστε το γράμμα με μια ισχυρή πρόταση που θα σας βοηθήσει να πείσετε τον αναγνώστη να πάρει την πλευρά σας ή τουλάχιστον να δείτε πιο καθαρά από την πλευρά σας.
- Προσφέρετε τις δικές σας λύσεις ή βοήθεια. Συμφωνήστε για συμβιβασμό ή συναντηθείτε στη μέση. Δείξτε ότι έχετε κάνει ή είστε έτοιμοι να χειριστείτε την κατάσταση.
Μέρος 4 από 4: Βάζοντας τις τελευταίες πινελιές
Βήμα 1. Ελέγξτε για τυχόν σφάλματα
Λάθη στη γραμματική, την προφορά και την ορθογραφία των λέξεων θα δώσουν μια κακή εντύπωση. Θέλετε ο αναγνώστης να επικεντρωθεί στην ιδέα και το αίτημά σας, όχι στο τυπογραφικό λάθος. Διαβάστε ξανά το γράμμα σας πριν το στείλετε. Διαβάστε το δυνατά για να ακούσετε πώς ακούγεται.
Εάν είναι απαραίτητο, ζητήστε από κάποιον να ελέγξει τη γραφή σας για ορθογραφικά λάθη (ή χρησιμοποιήστε τη λειτουργία ορθογραφικού ελέγχου του λογισμικού)
Βήμα 2. Βάλτε τη δική σας υπογραφή
Εάν προτιμάτε να στέλνετε επιστολές μέσω ταχυδρομείου στο e-mail, θα πρέπει να υπογράψετε. Εξατομικεύει και πιστοποιεί το γράμμα σας.
Βήμα 3. Παρέχετε αντίγραφα της επίσημης επιστολής σας σε άλλα βασικά μέρη, εάν είναι απαραίτητο
Εάν κάποιος άλλος στην εταιρεία ή τον οργανισμό -στόχο θα διαβάσει επίσης την επιστολή σας, δώστε του ένα αντίγραφο. Αυτό σημαίνει εκτύπωση και αποστολή περισσότερων από ένα γράμματα, με πρωτότυπες υπογραφές.
Βήμα 4. Κρατήστε ένα αντίγραφο για τον εαυτό σας
Κρατάτε πάντα ένα αντίγραφο των επιστολών σας και σημειώνετε προσωπικές σημειώσεις, συμπληρωμένες με σημειώσεις για το πότε και σε ποιον στάλθηκε η επιστολή. Σημειώστε τη συνέχεια που κάνατε μέχρι να επιλυθεί το πρόβλημα.
Συμβουλές
- Μείνετε στο θέμα. Προσέξτε να μην προσθέσετε τυχαίες πληροφορίες που δεν σχετίζονται με το θέμα που συζητάτε. Επιμείνετε σε σχετικά γεγονότα και κρατήστε το απλό. Χρησιμοποιήστε αυτά τα γεγονότα για να είστε πιο περιγραφικοί.
- Χρησιμοποιήστε σημεία κουκκίδων στη μέση της παραγράφου μόνο εάν είστε απολύτως σίγουροι και σαφείς για τα βήματα, τις ενέργειες ή τις συστάσεις.
- Προσαρμόστε τα σημεία σας στο είδος της εταιρείας ή του οργανισμού -στόχου. Τα μη κερδοσκοπικά ιδρύματα έχουν διαφορετικό τρόπο σκέψης από τις μεγάλες εταιρείες.
- Γράψτε σε τυπική γραπτή ινδονησιακή μορφή. Δεν πρόκειται για γραπτά μηνύματα ή κοινωνικά μέσα. αλλά μια επίσημη επιστολή. Η χρήση συντομογραφίας, αργκό και emoticon μπορεί να σας αγνοήσει.
- Μην αντιμετωπίζετε τους αναγνώστες σας σαν να σας χρωστάνε κάτι και τότε αισθάνεστε ότι δικαιούστε να μηνύσετε. Καθησυχάστε τους ενώ διατηρείτε τον τόνο της επιστολής φιλικό και επαγγελματικό.
