Εάν αισθάνεστε καταβεβλημένοι με καθημερινές εργασίες, το να έχετε ένα πρόγραμμα θα σας βοηθήσει να είστε πιο παραγωγικοί, αποδοτικοί και οργανωμένοι. Πειραματιστείτε με ένα σημειωματάριο, προγραμματιστή ή εφαρμογή για να διαχειριστείτε το χρόνο σας και μείνετε πιστά στη μέθοδο που πιστεύετε ότι λειτουργεί καλύτερα. Φροντίστε να ορίσετε ρεαλιστικά αποτελέσματα και να δώσετε προτεραιότητα στην ισορροπία μεταξύ ευθύνης και ελεύθερου χρόνου. Για να παραμείνετε σε καλό δρόμο, κάντε τον προγραμματισμό μέρος της ρουτίνας σας και ανταμείψτε τον εαυτό σας κάθε φορά που καταφέρνετε να επισημάνετε μια εργασία στη λίστα υποχρεώσεών σας.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία προγράμματος
Βήμα 1. Καταγράψτε το χρόνο που κάνετε δραστηριότητες ρουτίνας
Κρατήστε ένα ημερολόγιο για την ώρα που ετοιμάζεστε το πρωί, πλύνετε το πρωί, πηγαίνετε για ψώνια, απαντάτε σε email, κάνετε δουλειές του σπιτιού και ολοκληρώνετε άλλες εργασίες ρουτίνας. Περάστε το για μια εβδομάδα και γράψτε το σε ένα σημειωματάριο, ένα φύλλο εργασίας ή μια εφαρμογή Σημειωματάριο.
- Παρακολουθώντας τη ρουτίνα σας για μια ολόκληρη εβδομάδα, θα μπορείτε να εκτιμήσετε το χρόνο που χρειάζεστε για να διαθέσετε σε συγκεκριμένες εργασίες.
- Σως βρείτε τρόπο να γίνετε πιο παραγωγικοί. Για παράδειγμα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε περάσει 10 ώρες παίζοντας ένα βιντεοπαιχνίδι και πρέπει να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στη μελέτη.
Βήμα 2. Δοκιμάστε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα χρησιμοποιώντας μια ποικιλία εργαλείων, από φορητούς υπολογιστές έως ατζέντες έως εφαρμογές
Επωφεληθείτε από μια ποικιλία χειρόγραφων ή ψηφιακών μεθόδων κατά την πρώτη ρύθμιση ενός προγράμματος. Εάν θέλετε να ξεκινήσετε με ένα κενό φύλλο, χρησιμοποιήστε ένα σημειωματάριο ή μια εφαρμογή Σημειωματάριο. Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα φύλλο που περιλαμβάνει την ημερομηνία και την ώρα, χρησιμοποιήστε μια ατζέντα ή μια εφαρμογή ημερολογίου.
- Επιλέξτε μια μέθοδο που σας ταιριάζει. Εάν δεν σας αρέσει το χαρτί, χρησιμοποιήστε μια ψηφιακή εφαρμογή. Εάν η γραφή σας βοηθά να παραμείνετε συγκεντρωμένοι, χρησιμοποιήστε ένα μολύβι και ένα σημειωματάριο.
- Θα ξέρετε τι σας αρέσει και τι δεν σας αρέσει όταν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα. Όταν βρείτε τη σωστή μέθοδο, συνεχίστε να τη χρησιμοποιείτε. Συγκεντρώστε όλες τις εργασίες σας σε ένα μόνο μέρος, είτε πρόκειται για ένα φορητό υπολογιστή, για να κάνετε ή για μια εφαρμογή.
Βήμα 3. Σημειώστε την ημερομηνία και την ημέρα εάν είναι απαραίτητο
Εάν η ημερομηνία και η ημέρα δεν είναι διαθέσιμες στη συσκευή σας, απλώς γράψτε τις στην κορυφή της σελίδας προγραμματισμού. Χρησιμοποιήστε μία σελίδα μόνο για 1 ημέρα, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην τρέχουσα εργασία. Κάντε επιπλέον σημειώσεις εάν χρειάζεται.
- Η καταχώριση των ημερών στο πρόγραμμά σας θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τις δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα σε μια δεδομένη ημέρα, όπως μαθήματα μουσικής τις Δευτέρες και τις Τετάρτες.
- Εάν χρησιμοποιείτε ένα απλό σημειωματάριο, επωφεληθείτε από την αριστερή σελίδα για τη σειρά του προγράμματος και, στη συνέχεια, γράψτε τις καθημερινές σας προτεραιότητες και άλλες σημειώσεις στη δεξιά σελίδα.
Βήμα 4. Εισαγάγετε πρώτα τις καθορισμένες δραστηριότητες
Μαθήματα, τακτικές συναντήσεις και άλλες συγκεκριμένες εργασίες αποτελούν το περίγραμμα του προγράμματος σας. Ξεκινήστε συμπληρώνοντας μια στήλη σταθερής δραστηριότητας όπως "08.30 - Εισαγωγή στην ologyυχολογία" ή "16.00 - μάθημα γιόγκα".
- Εάν χρησιμοποιείτε κενό σημειωματάριο ή φύλλο εργασίας, τοποθετήστε μια χρονική υποδοχή στα αριστερά της σελίδας χρησιμοποιώντας ένα χρονικό διάστημα κάθε 30 λεπτά. Αυτή η μέθοδος θα είναι πολύ χρήσιμη. Δώστε στον καθένα ένα χρονικό όριο έτσι ώστε να υπάρχει αρκετός χώρος για να προσθέσετε σημειώσεις κάτω από μια εργασία.
- Εάν χρησιμοποιείτε μια ατζέντα ή μια εφαρμογή χρονοδιαγράμματος, συνήθως υπάρχει διαθέσιμο χρονικό όριο.
Μέρος 2 από 3: Χρονοδιάγραμμα
Βήμα 1. Φτιάξτε μια λίστα υποχρεώσεων σε ξεχωριστό φύλλο χαρτιού
Είναι εύκολο να συμπεριλάβετε συνήθεις εργασίες, αλλά η οργάνωση του υπόλοιπου χρόνου που έχετε δεν είναι. Ξεκινήστε γράφοντας όλα όσα χρειάζεστε για να συμπληρώσετε σε ένα κενό φύλλο χαρτιού ή σε ένα νέο έγγραφο στο τηλέφωνο ή τον υπολογιστή σας. υποδείξτε την προτεραιότητα της εργασίας γράφοντας έναν αριθμό ή ένα γράμμα δίπλα στην εργασία.
- Για παράδειγμα, γράψτε 1 (ή Α) δίπλα στις πιο σημαντικές εργασίες. Αυτές είναι οι εργασίες που θα χρειαστεί να συμπεριλάβετε πρώτα στο πρόγραμμά σας. Γράψτε 2 (ή Β) δίπλα σε εργασίες μέσης προτεραιότητας και 3 (ή Γ) για εργασίες χαμηλής προτεραιότητας.
- Όταν γράφετε μια εργασία στο πρόγραμμά σας, μπορείτε να επισημάνετε το επίπεδο προτεραιότητας δίπλα σε αυτό ή απλά να προσθέσετε έναν αστερίσκο ή θαυμαστικό δίπλα στις εργασίες κορυφαίας προτεραιότητας.
- Εάν σχεδιάζετε για μια εβδομάδα, χρησιμοποιήστε μια εβδομαδιαία λίστα υποχρεώσεων. Γράψτε μια καθημερινή εργασία εάν θέλετε να κάνετε ένα πρόγραμμα για μία ημέρα.
Βήμα 2. Προγραμματίστε τις πιο σημαντικές εργασίες σας για στιγμές που αισθάνεστε πιο παραγωγικοί
Ξεκινήστε να γεμίζετε το πρόγραμμά σας με τις πιο σημαντικές εργασίες. Υπολογίστε πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί κάθε εργασία και προγραμματίστε εργασίες κορυφαίας προτεραιότητας για ώρες που είστε πιο ενεργητικοί και χωρίς περισπασμούς. Για να επισημάνετε εργασίες κορυφαίας προτεραιότητας, προσθέστε έναν αστερίσκο, μια υπογράμμιση ή επισημάνετε χρησιμοποιώντας το Highlighter.
- Για παράδειγμα, εάν αισθάνεστε πιο παραγωγικοί το πρωί, προγραμματίστε σημαντικά έργα πριν από το μεσημεριανό γεύμα. Η οργάνωση αρχείων και η διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν να γίνουν αργότερα αργότερα.
- Προσπαθήστε να κάνετε μια λογική χρονική εκτίμηση. Μην προσπαθείτε να χρονομετρήσετε την εργασία σας ή τη συνάντησή σας με έναν πελάτη πολύ σύντομα, ας πούμε 30 λεπτά, όταν γνωρίζετε ότι 1 ώρα πρέπει να είναι μία ώρα.
- Αφού εισαγάγετε τις πιο σημαντικές εργασίες, ήρθε η ώρα για πιο απλές εργασίες, όπως πλύσιμο ή ψώνια.
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες που σας βοηθούν να θυμηθείτε τι να κάνετε
Όταν εισάγετε μια εργασία, συμπεριλάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες, ώστε να θυμάστε την έννοια της εργασίας. Εάν κρατάτε μόνο σύντομες σημειώσεις, όπως "Συνάντηση" ή "Αναζήτηση δεδομένων", θα δυσκολευτείτε να θυμηθείτε τι σημαίνει.
- Εάν πρέπει να παρακολουθήσετε μια συνάντηση, συμπεριλάβετε επίσης την ώρα, την τοποθεσία και τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε κουκκίδες σε εργασίες συνάντησης.
- Θυμηθείτε, δεν χρειάζεται να γράψετε ένα ολόκληρο δοκίμιο για κάθε εργασία. Απλώς εισάγετε τις απαιτούμενες λεπτομέρειες για να μην μπερδευτείτε ενώ το διαβάζετε.
Βήμα 4. Καταγράψτε τις ώρες έναρξης και λήξης για κάθε εργασία
Ανεξάρτητα από το εργαλείο που χρησιμοποιείτε για τον προγραμματισμό, τις εφαρμογές ή το Σημειωματάριο, η καταγραφή των ωρών έναρξης και λήξης θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε όλες τις δραστηριότητες της ημέρας στο χρονοδιάγραμμα. Θα έχετε μια ιδέα για το πώς θα είναι η μέρα σας αύριο και πού θα βρίσκεστε κάθε στιγμή.
- Για παράδειγμα, ίσως πρέπει να κάνετε μια επισκόπηση από τις 9: 30-10: 30, να κάνετε μαθήματα από τις 11: 00-12: 15, να γευματίσετε στις 12:30 και να παρακολουθήσετε συναντήσεις από τις 13: 00-13: 45.
- Να θυμάστε πάντα να ορίζετε τον εκτιμώμενο χρόνο με λογικό τρόπο. Δώστε προσοχή στις σημειώσεις που παίρνετε ενώ εντοπίζετε το παρελθόν για να μπορείτε να εκτιμήσετε με ακρίβεια πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε μια εργασία.
Βήμα 5. Βρείτε επίσης χρόνο για διασκέδαση, οικογένεια και χαλάρωση
Δεν μπορείς να είσαι παραγωγικός όλη την ώρα. Έτσι, αφιερώστε χρόνο για τους ανθρώπους που αγαπάτε, κάντε παρέα έξω και διασκεδάστε. Εάν είστε ο τύπος του ατόμου που συχνά ξεχνάει να ξεκουραστεί, είναι σημαντικό να συμπεριλάβετε υπενθυμίσεις για να χαλαρώσετε και να διασκεδάσετε.
Για παράδειγμα, καταχωρίστε καταχωρήσεις όπως, "Τρίτη, 6:30 μ.μ. - Δείπνο με την κυρία Ράρα και την Τανάγια (τερματίστε τις εργασίες 5:45 μ.μ!)" Ή "Σάββατο, 12:00 μ.μ. - Πάρτε την Aurora στο πάρκο"
Βήμα 6. Αφήστε το 25% του χρόνου σας σε αδράνεια
Θα δυσκολευτείτε να βελτιώσετε το πρόγραμμά σας εάν το συμπληρώσετε με πολλές εργασίες στη σειρά. Ακόμα καλύτερα, αφιερώστε χρόνο για να αντιμετωπίσετε τυχόν διακοπές ή καθυστερήσεις. Το διάστημα τουλάχιστον 15 λεπτών μεταξύ κάθε εργασίας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ολοκληρώσετε τυχόν χρονικές αλλαγές στο σχέδιό σας.
- εάν πρέπει να πάτε κάπου, προσθέτετε πάντα 10-15 λεπτά (ή και περισσότερα, ανάλογα με το πού ζείτε), σε περίπτωση που κολλήσετε στην κίνηση.
- Ακόμα κι αν δεν έχετε καθυστερήσει ή δεν έχετε περισπασμούς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον υπερβολικό χρόνο για να ξεκουραστείτε, να ασκηθείτε ή ακόμα και να κάνετε επιπλέον εργασίες.
Μέρος 3 από 3: Συμμόρφωση με ένα πρόγραμμα
Βήμα 1. Ορίστε το πρόγραμμά σας την ίδια ώρα κάθε μέρα
Εάν ορίσετε ένα πρόγραμμα σε καθορισμένη ώρα, αυτή η δραστηριότητα θα γίνει μέρος της καθημερινής σας ρουτίνας. Μπορείτε να ελέγξετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας κατά τον πρωινό σας καφέ ή το προηγούμενο βράδυ. Απλώς πρέπει να κάνετε τις δραστηριότητες προγραμματισμού μια καθημερινή συνήθεια.
Μπορεί να είναι ευκολότερο να προγραμματίσετε ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα μια Κυριακή βράδυ, στη συνέχεια να κάνετε προσαρμογές και να ορίσετε ένα καθημερινό πρόγραμμα κάθε βράδυ ή πρωί
Βήμα 2. Αποθηκεύστε το πρόγραμμά σας όπου μπορείτε να το δείτε
Είτε βρίσκεται στο σημειωματάριό σας, είτε να κάνετε, είτε στην εφαρμογή, βεβαιωθείτε πάντα ότι το πρόγραμμά σας είναι εύκολο να μεταφερθεί. Εάν αγγίζετε σπάνια το πρόγραμμά σας, θα δυσκολευτείτε να τηρήσετε αυτόν τον στόχο χρονισμού.
- Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή, εγκαταστήστε και συγχρονίστε τον λογαριασμό σας με όλες τις ηλεκτρονικές συσκευές που χρησιμοποιείτε. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε επιτραπέζιο υπολογιστή ή widget αρχικής οθόνης για να καρφιτσώσετε εργασίες στην κύρια οθόνη μιας ηλεκτρονικής συσκευής.
- Η εγκατάσταση ενός πίνακα ή ημερολογίου στον χώρο εργασίας θα είναι πολύ χρήσιμη. Καταγράψτε εύκολα κατανοητές πληροφορίες με μια ματιά, όπως σημαντικές ημερομηνίες και εβδομαδιαίους στόχους.
Βήμα 3. Σημειώστε τις ολοκληρωμένες εργασίες για να έχετε κίνητρο
Είναι απλό, το να βάζεις ένα τσιμπούρι δίπλα σε μια ολοκληρωμένη εργασία είναι πολύ διασκεδαστικό. Η απόδοση αυτών των βαθμών θα φέρει κάποια ικανοποίηση επειδή καταφέρατε να επιτύχετε μια πρόοδο προσπαθώντας να παραμείνετε υπεύθυνοι.
Δεν χρειάζεται να πανικοβληθείτε αν αποτύχετε να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες. Εάν συμβεί κάτι απροσδόκητο, αναθεωρήστε το πρόγραμμα και κάντε το προτεραιότητα την επόμενη μέρα
Βήμα 4. Επιβραβεύστε τον εαυτό σας όταν ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες
Όταν υπάρχει μια αναμενόμενη ανταμοιβή, οι εργασίες είναι πιο εύκολο να ολοκληρωθούν, ειδικά οι βαρετές. Για παράδειγμα, εάν η μέρα σας είναι γεμάτη παρουσιάσεις, συναντήσεις και προθεσμίες, ανταμείψτε τον εαυτό σας με ένα επιπλέον διάλειμμα, παγωτό ή κάποια άλλη απλή ανταμοιβή.
Εκτός από ένα μικρό δώρο ως γιορτή της ολοκλήρωσης μιας εργασίας, ετοιμάστε ένα μεγάλο δώρο για τον εαυτό σας μετά από μια κουραστική μέρα. Απολαύστε περισσότερο χρόνο στην μπανιέρα, παίζοντας βιντεοπαιχνίδια, βλέποντας ταινίες ή κάνοντας μια αγαπημένη δραστηριότητα
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε εφαρμογές παραγωγικότητας για να αποκλείσετε περισπασμούς
Αν έχετε την τάση να σερφάρετε στον ιστό ή να έχετε πρόσβαση στα κοινωνικά μέσα, κατεβάστε μια εφαρμογή όπως το StayFocused ή το Focusbar. Αυτού του είδους οι εφαρμογές μπλοκάρουν ιστότοπους που εμφανίζονται και σας αποσπούν την προσοχή στους χρόνους που έχετε διαθέσει για εργασία.
Είναι ακόμη πιο χρήσιμο αν κρατάτε το τηλέφωνό σας στην τσέπη ή την τσάντα σας αντί στο γραφείο σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε ακόμα να το χρησιμοποιήσετε όποτε το χρειάζεστε, αλλά σχετικά απαλλαγμένο από περισπασμούς, κρατώντας το μακριά από τα μάτια σας
Βήμα 6. Προγραμματίστε τακτικά διαλείμματα για να αποφύγετε την κούραση
Ένα αυστηρό πρόγραμμα χωρίς διαλείμματα ανάπαυσης θα σας κουράσει και θα προκαλέσει ακόμη και αναβολή. Προφανώς δεν μπορείτε να κάνετε το καλύτερο δυνατό αν συμπεριφέρεστε στον εαυτό σας με αυτόν τον τρόπο. Αφιερώστε άδεια, ώστε η εργασία να είναι πιο διαχειρίσιμη, ενώ αναζωογονεί το σώμα και το μυαλό.
- Για παράδειγμα, καλό είναι να εκμεταλλευτείτε το Σαββατοκύριακο για να ολοκληρώσετε διάφορα οικιακά θέματα. Ωστόσο, αν κόψετε το γκαζόν, πλύνετε τα ρούχα και καθαρίστε το σπίτι το Σάββατο, προγραμματίστε την Κυριακή για περισσότερη ξεκούραση.
- Κάθε βράδυ, προγραμματίστε μια χαλαρωτική ώρα για 1-2 ώρες πριν από τον ύπνο. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον χρόνο για να διαβάσετε ένα διασκεδαστικό βιβλίο, να απολαύσετε τη μπανιέρα ή να ακούσετε χαλαρωτική μουσική.
Συμβουλές
- Οργανώστε όλες τις εργασίες σας σε 1 μόνο πρόγραμμα, είτε στο Σημειωματάριο, στο έργο ή σε μια εφαρμογή. Θα μπερδευτείτε εάν οι διαφορετικές εργασίες κατανέμονται σε διαφορετικά χρονοδιαγράμματα.
- Μείνετε ευέλικτοι, γράψτε με μολύβι και αναθεωρήστε το πρόγραμμά σας όπως απαιτείται. Μην πανικοβάλλεστε όταν η πραγματικότητα δεν πάει σύμφωνα με το σχέδιο.
- Εκμεταλλευτείτε τον υπόλοιπο χρόνο. Αντί να πάτε στα κοινωνικά μέσα για να περάσετε 15 λεπτά πριν από μια συνάντηση, προσπαθήστε να κάνετε τις καθημερινές σας εργασίες σε δόσεις. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον χρόνο για να φάτε υγιεινά τρόφιμα, να τεντωθείτε ή να κάνετε γρήγορο περπάτημα.
- Συμπεριλάβετε στο πρόγραμμά σας ενδεχόμενους περισπασμούς, αλλά κάντε ό, τι περνάει από το χέρι σας για να τους επιλύσετε. Εάν κάποιος σας επισκέπτεται στη δουλειά ή πρέπει να πάρετε το τηλέφωνο, πείτε "Συγγνώμη, μπορώ να συνομιλήσω μόνο για ένα λεπτό" ή "Ευχαριστώ για την ερώτηση, αλλά λυπάμαι, θα μπορώ να απαντήσω αργότερα""
- Μην καθυστερείς! Οι εργασίες θα συνεχίσουν να συσσωρεύονται αν συνεχίσετε να τις αγνοείτε και το πρόγραμμά σας θα γίνεται όλο και πιο δύσκολο να εργαστείτε.
- Εάν δεν μπορείτε να εργαστείτε σύμφωνα με το πρόγραμμα, μην αποθαρρύνεστε. Αλλάξτε το ανάλογα με τις περιστάσεις σας και προσπαθήστε να το τηρήσετε όσο το δυνατόν περισσότερο.
