Η καταγραφή της δραστηριότητας λογαριασμού είναι ευκολότερη στην εγγραφή χρησιμοποιώντας μητρώα ελέγχου που δημιουργήθηκαν από το Microsoft Excel. Μπορείτε να ρυθμίσετε μητρώα επιταγών για την κατηγοριοποίηση των εξόδων, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις εκταμιεύσεις μετρητών. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν τύπο για να μάθετε το υπόλοιπο χρημάτων στο λογαριασμό. Εκτός από χρήσιμο, δημιουργώντας ένα μητρώο ελέγχου στο Excel, μπορείτε επίσης να γνωρίζετε τα βασικά του Excel.
Βήμα
Μέρος 1 από 5: Δημιουργία στηλών στο Excel
Βήμα 1. Γνωρίστε το Excel
Το Excel είναι ένα λογισμικό υπολογιστικών φύλλων που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση δεδομένων και την εκτέλεση υπολογισμών με τύπους. Τα υπολογιστικά φύλλα του Excel οργανώνονται σε στήλες και σειρές.
- Η έκδοση επιφάνειας εργασίας του Excel μπορεί να εγκατασταθεί σε υπολογιστή ή Mac. Υπάρχουν επίσης δωρεάν διαδικτυακές εφαρμογές για τον υπολογιστή, το tablet ή το τηλέφωνό σας. Η λειτουργικότητα κάθε έκδοσης είναι ελαφρώς διαφορετική.
- Το Excel υπάρχει εδώ και πολύ καιρό και υπάρχει πάντα μια νέα έκδοση κάθε χρόνο. Ο τρόπος λειτουργίας κάθε έκδοσης είναι ελαφρώς διαφορετικός.
- Στο Excel, οι γραμμές είναι οριζόντιες και ταξινομούνται κατά αριθμό. Οι στήλες είναι κάθετες και ταξινομούνται κατά γράμμα. Τα τετράγωνα όπου οι γραμμές και οι στήλες συναντώνται ονομάζονται κελιά. Τα κελιά ονομάζονται μετά από γραμμές και στήλες. Το κελί της πέμπτης σειράς στη στήλη D ονομάζεται D5 (στήλη D, σειρά 5).
- Γνωρίστε τη διαφορά μεταξύ φύλλου εργασίας και βιβλίου εργασίας. Ένα φύλλο εργασίας είναι ένα αρχείο Excel που περιέχει ένα ή περισσότερα υπολογιστικά φύλλα. Κάθε υπολογιστικό φύλλο βρίσκεται σε ξεχωριστές καρτέλες στο βιβλίο εργασίας. Τα βιβλία εργασίας έχουν γενικά τρεις καρτέλες, αλλά μπορούν να προστεθούν εάν είναι απαραίτητο.
- Μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε μία καρτέλα για να δημιουργήσετε έναν βασικό καταχωρητή ελέγχου.
- Θα χρησιμοποιήσετε τις δύο καρτέλες για να δημιουργήσετε μια συνάρτηση κατηγορίας φορτίου στο μητρώο ελέγχου.
Βήμα 2. Ανοίξτε ένα κενό υπολογιστικό φύλλο
Ο τρόπος ανοίγματος ενός υπολογιστικού φύλλου εξαρτάται από το λειτουργικό σύστημα και τον τύπο του υπολογιστή που χρησιμοποιείτε.
- Για υπολογιστές με λειτουργικό σύστημα στα Windows 7, κάντε κλικ στο μενού Έναρξη στην κάτω αριστερή γωνία της επιφάνειας εργασίας. Από το μενού που εμφανίζεται, κάντε κλικ στην επιλογή Προγράμματα. Από το μενού που εμφανίζεται στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Microsoft Office και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Microsoft Office Excel. Σε αυτό το σημείο εμφανίζεται ένα κενό υπολογιστικό φύλλο στην επιφάνεια εργασίας σας.
- Για υπολογιστές με Windows 7 ή νεότερες εκδόσεις, κάντε κλικ στο εικονίδιο των Windows στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλακίδιο του Microsoft Excel για να ανοίξετε το Excel. Θα υπάρχει μια σελίδα που δείχνει τα νέα αρχεία στα αριστερά και τις νέες επιλογές προτύπου εγγράφου στα δεξιά. Κάντε κλικ στην πρώτη επιλογή προτύπου, Κενό βιβλίο εργασίας για να ανοίξετε ένα νέο υπολογιστικό φύλλο.
- Για να ανοίξετε το Excel στο Mac, κάντε κλικ στο Excel στην αποβάθρα. Κάντε κλικ στο "Αρχείο" στη γραμμή μενού. Κάντε κλικ στο "Άνοιγμα" και στη συνέχεια στο "Νέο". Θα μεταφερθείτε σε ένα νέο κενό υπολογιστικό φύλλο.
Βήμα 3. Δημιουργήστε ετικέτες στηλών
Χρησιμοποιήστε την ετικέτα που συνήθως βρίσκεται στο βιβλίο επιταγών του μητρώου. Δημιουργία στηλών για ημερομηνία, όχι. επιταγή, δικαιούχος πληρωμής και περιγραφή ή σημείωμα. Στη συνέχεια, δημιουργήστε στήλες για χρεώσεις (δηλαδή πληρωμές ή αναλήψεις), πιστώσεις (δηλαδή καταθέσεις) και προθεσμιακά υπόλοιπα.
- Εισαγάγετε "DATE" στο κελί Β1 (στήλη Β, σειρά 1). Η ημερομηνία συναλλαγής καταχωρείται εδώ.
- Μετακινήστε ένα κελί προς τα δεξιά, κελί C1 (στήλη C, σειρά 1). Πληκτρολογήστε "ITEM #". Ο αριθμός επιταγής ή ο τύπος συναλλαγής εισάγεται εδώ, όπως "ATM" ή "κατάθεση".
- Μετακινήστε ένα κελί προς τα δεξιά, κελί D1 (στήλη D, σειρά 1). Πληκτρολογήστε "PAYEE". Αυτό είναι το όνομα του παραλήπτη της επιταγής ή του δικαιούχου πληρωμής.
- Μετακινήστε ένα κελί προς τα δεξιά, κελί Ε1 (στήλη Ε, σειρά 1). Πληκτρολογήστε "ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ". Λεπτομέρειες σχετικά με τη συναλλαγή καταχωρούνται εδώ.
- Μετακινήστε ένα κελί προς τα δεξιά, κελί F1 (στήλη F, σειρά 1). Πληκτρολογήστε "ΧΡΕΩΣΗ". Τα χρήματα που βγαίνουν από τον λογαριασμό (εκροή) καταγράφονται εδώ.
- Μετακινήστε ένα κελί προς τα δεξιά, κελί G1 (στήλη G, σειρά 1). Πληκτρολογήστε "ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΕΞΟΔΟΥ". Αφήστε αυτό το κενό πρώτα. Αυτές οι επιλογές στήλης θα δημιουργηθούν σε μεταγενέστερο βήμα.
- Μετακινήστε ένα κελί προς τα δεξιά, κελί Η1 (στήλη Η, σειρά 1). Πληκτρολογήστε "ΠΙΣΤΩΣΗ". Τα χρήματα που μπαίνουν στον λογαριασμό (εισροή) καταγράφονται εδώ.
- Μετακινήστε ένα κελί προς τα δεξιά, κελί J1 (στήλη J, σειρά 1). Πληκτρολογήστε "ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ ΕΙΣΟΔΗΜΑΤΟΣ". Αυτές οι επιλογές στήλης θα δημιουργηθούν επίσης σε μεταγενέστερο βήμα.
- Μετακινήστε ένα κελί προς τα δεξιά, κελί Κ1 (στήλη Κ, σειρά 1). Πληκτρολογήστε "ΙΣΟΡΡΟΠΙΑ". Αυτό είναι το ποσό στο λογαριασμό μετά την καταγραφή όλων των συναλλαγών.
Βήμα 4. Διαμορφώστε τις ετικέτες της στήλης
Προσθέστε μορφοποίηση στη στήλη ετικέτας με έντονη γραμματοσειρά και δώστε στις σειρές ετικέτας καταχωρητή ένα διαφορετικό χρώμα φόντου για εύκολη ανάγνωση. Αρχικά, επιλέξτε το εύρος των κελιών που θέλετε να μορφοποιήσετε και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια επιλογή μορφοποίησης.
- Αναζητήστε τις επιλογές μορφοποίησης στην καρτέλα "HOME" της κορδέλας της γραμμής εργαλείων. Αυτή η καρτέλα "HOME" είναι ήδη ανοιχτή όταν ανοίγετε ένα νέο βιβλίο εργασίας.
- Επιλέξτε το κελί B1 (DATE) και, στη συνέχεια, σύρετε το δρομέα σε όλες τις ετικέτες μέχρι το κελί K1 (BALANCE).
- Στην επάνω αριστερή γωνία της γραμμής εργαλείων, κάντε κλικ στο "B" για να επιλέξετε μια έντονη μορφή.
- Κάντε κλικ στο εικονίδιο του κάδου βαφής για να δείτε την παλέτα χρωμάτων φόντου για να αλλάξετε το χρώμα φόντου.
Βήμα 5. Αλλάξτε το μέγεθος πολλαπλών στηλών
Συνήθως το μέγεθος της στήλης είναι πολύ μικρό για να αποθηκεύσει τα δεδομένα που καταχωρίσατε. Για παράδειγμα, οι στήλες "PAYEE" και "DESCRIPTION" μπορούν να φέρουν μεγάλα ονόματα ή μεγάλα σημειώματα. Η στήλη Α χρησιμεύει μόνο ως διαχωριστικό, οπότε το μέγεθός της είναι πολύ στενό.
- Κάντε κλικ στην κεφαλίδα στήλης Α για να επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη. Στην επάνω δεξιά γωνία της γραμμής εργαλείων στην κορδέλα "HOME", κάντε κλικ στο κουμπί "FORMAT". Από το αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή "Πλάτος στήλης", εισαγάγετε 2 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK. Η στήλη Α θα είναι πολύ στενή.
- Αναπτύξτε τη στήλη D, "PAYEE". Κάντε κλικ στην ενότητα κεφαλίδας στη στήλη D για να επιλέξετε αυτήν τη στήλη. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το περίγραμμα των στηλών D και E. Μόλις ο δρομέας είναι ορατός, κάντε αριστερό κλικ και σύρετε το ποντίκι προς τα δεξιά για να κάνετε τη στήλη όσο πιο μεγάλη θέλετε.
- Επαναλάβετε την ίδια διαδικασία για να επεκτείνετε τη στήλη Ε, "ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ".
Βήμα 6. Κεντράρετε την ετικέτα καταχωρητή
Επιλέξτε ολόκληρη την πρώτη σειρά. Κάντε αριστερό κλικ στον αριθμό ένα στο αριστερό περίγραμμα της σελίδας. Στην επάνω αριστερή πλευρά της γραμμής εργαλείων στην κορδέλα "HOME", κάντε κλικ στο κουμπί κεντρικής στοίχισης. Όλα τα δεδομένα στα επιλεγμένα κελιά θα είναι κεντραρισμένα. Οι ετικέτες των στηλών σε κάθε κελί είναι τώρα κεντραρισμένες.
Μέρος 2 από 5: Μορφοποίηση κελιών
Βήμα 1. Εισαγάγετε ορισμένα δεδομένα
Για να δείτε τις αλλαγές μορφής που πραγματοποιήθηκαν, εισαγάγετε τέσσερις σειρές δεδομένων στα κελιά. Ξεκινήστε με το αρχικό υπόλοιπο και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις άλλες τρεις συναλλαγές.
- Προσθέστε την ημερομηνία για το υπόλοιπο έναρξης στο κελί Β2, για παράδειγμα 27/9/15. Στη στήλη "PAYEE" στο κελί D2, πληκτρολογήστε "Υπόλοιπο ανοίγματος". Στη στήλη "ΙΣΟΡΡΟΠΙΑ" στο κελί Κ2, εισαγάγετε το χρηματικό ποσό στο λογαριασμό σας σύμφωνα με την ημερομηνία στο κελί Β2.
- Προσθέστε άλλες τρεις συναλλαγές. Συνδυάστε χρεωστικές συναλλαγές (όπως πληρωμές επιταγών ή αναλήψεις ΑΤΜ) και πιστωτικές συναλλαγές (όπως καταθέσεις).
- Παρατηρήστε τη ασυνεπή μορφοποίηση κάθε αριθμού στο κελί. Η μορφή της στήλης ημερομηνίας ενδέχεται να αλλάξει σε "2015/09/27" ή "27-Σεπτεμβρίου". Η στήλη ποσού δολαρίου μπορεί να εμφανίζει λάθος αριθμό δεκαδικών ψηφίων. Διαμορφώστε το έτσι ώστε όλα να είναι καθαρά.
Βήμα 2. Διαμορφώστε την ημερομηνία
Βεβαιωθείτε ότι αυτή η στήλη εμφανίζει σταθερές ημερομηνίες. Υπάρχουν πολλές επιλογές για τη μορφοποίηση ημερομηνιών στο Excel. Επιλέξτε ποια θέλετε.
- Κάντε κλικ στην κεφαλίδα στη στήλη Β, η οποία είναι "DATE". Θα επιλεγεί ολόκληρη η στήλη.
- Κάντε δεξί κλικ στη στήλη και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών. Θα εμφανιστεί το παράθυρο Μορφοποίηση κελιών.
- Επιλέξτε την καρτέλα "Αριθμοί". Επιλέξτε "Ημερομηνία" στην "Κατηγορία". Επιλέξτε τη μορφή ημερομηνίας που θέλετε και κάντε κλικ στο OK στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
- Ενώ η στήλη είναι ακόμα επιλεγμένη, κεντράρετε τα δεδομένα σε αυτά τα κελιά κάνοντας κλικ στο εικονίδιο κεντρικής στοίχισης στην επάνω αριστερή γωνία της γραμμής εργαλείων, στην κορδέλα "HOME".
Βήμα 3. Μορφοποιήστε τη στήλη "ITEM #"
Τα δεδομένα σε αυτήν τη στήλη πρέπει να είναι κεντραρισμένα. Επισημάνετε ολόκληρη τη στήλη του C κάνοντας κλικ στην κεφαλίδα της στήλης. Κάντε κλικ στο εικονίδιο κεντρικής στοίχισης. Δώστε προσοχή στα δεδομένα που έχουν εισαχθεί σε αυτήν τη στήλη. Η γραφή πρέπει να είναι κεντραρισμένη.
Ελέγξτε τη μορφή των στηλών D και E, "PAYEE" και "DESCRIPTION". Το Excel συνήθως διαμορφώνει κελιά έτσι ώστε τα δεδομένα να παραμένουν ευθυγραμμισμένα. Αυτή η μορφή θα είναι κατάλληλη για αυτήν τη στήλη. Ελέγξτε ξανά το μέγεθος της στήλης. Υπάρχουν τώρα ορισμένα δεδομένα σε αυτά τα κελιά, οπότε προσαρμόστε το πλάτος της στήλης για να κάνετε τη στήλη ευρύτερη ή στενότερη, όπως απαιτείται
Βήμα 4. Διαμορφώστε το νόμισμα στις στήλες F, H και K ή "ΧΡΕΩΣΗ", "ΠΙΣΤΩΣΗ" και "ΙΣΟΡΡΟΠΙΑ ΜΠΡΟΣΤΑ"
Το νόμισμα χρησιμοποιεί διψήφια δεκαδικά ψηφία. Υπάρχει μια επιλογή να εμφανίσετε μια πινακίδα δολαρίου. Ο χρεωστικός αριθμός μπορεί επίσης να γίνει κόκκινος αν θέλετε.
- Επιλέξτε στήλη F. Κάντε δεξί κλικ στη στήλη F και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών. Θα εμφανιστεί το παράθυρο Μορφοποίηση κελιών. Στην καρτέλα "Αριθμός", επιλέξτε "Λογιστική". Επιλέξτε "2" στην επιλογή "Δεκαδικές θέσεις". Επιλέξτε το σύμβολο του δολαρίου στο "Σύμβολο".
- Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για τις στήλες Η και Κ.
- Για να κάνετε τον αριθμό χρέωσης να φαίνεται κόκκινος, κάντε κλικ στην κεφαλίδα στη στήλη F για να επιλέξετε ολόκληρη τη στήλη. Κάντε δεξί κλικ στη στήλη και επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών. Επιλέξτε την καρτέλα Γραμματοσειρά όταν εμφανιστεί το παράθυρο Μορφοποίηση κελιών. Σε αυτήν την καρτέλα, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην επιλογή Χρώμα. Από την παλέτα, κάντε κλικ στο κόκκινο χρώμα.
Μέρος 3 από 5: Δημιουργία τύπων
Βήμα 1. Δημιουργήστε έναν τύπο για τον υπολογισμό του τρέχοντος υπολοίπου
Εισαγάγετε τον μαθηματικό τύπο λειτουργίας για να υπολογίσετε το τρέχον υπόλοιπο στη στήλη Κ. Δεν χρειάζεστε τον τύπο στο κελί Κ2. Το αρχικό σας υπόλοιπο καταχωρείται εδώ.
- Κάντε κλικ στο κελί K3. Κάντε κλικ στη γραμμή τύπων στο επάνω μέρος του υπολογιστικού φύλλου. Πληκτρολογήστε τον τύπο για να εκτελέσετε τον υπολογισμό. Πληκτρολογήστε = SUM (K2-F3+H3). Αυτός ο τύπος λέει στο υπολογιστικό φύλλο να πάρει το εναρκτήριο υπόλοιπο (κελί Κ2), να αφαιρέσει τις χρεώσεις εάν υπάρχουν (κελί F3) και να προσθέσει πιστώσεις εάν υπάρχουν (κελί Η3).
- Εάν το εναρκτήριο υπόλοιπο είναι $ 200 και η πρώτη σας καταχώρηση είναι επιταγή $ 35, καταγράψτε $ 35 ως χρέωση στο κελί F3. Ο τύπος που εισαγάγατε στο κελί H3 παίρνει το αρχικό υπόλοιπο και αφαιρεί τη χρέωση έτσι ώστε το υπόλοιπο να είναι 165 $.
Βήμα 2. Αντιγράψτε τον τύπο
Επιλέξτε το κελί K3. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Αντιγραφή. Επιλέξτε τα κελιά K4 και K5, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση. Τώρα ο τύπος αντιγράφεται σε αυτά τα κελιά. Τώρα το τρέχον υπόλοιπο έχει υπολογιστεί στη στήλη Κ για όλες τις σειρές δεδομένων που έχουν εισαχθεί.
Βήμα 3. Δημιουργήστε έναν τύπο υπό όρους για να διαγράψετε τη στήλη τρέχοντος υπολοίπου
Μπορείτε να αντιγράψετε τον παραπάνω τύπο στο κελί K6. Ωστόσο, δεδομένου ότι δεν έχετε εισαγάγει δεδομένα, το τρέχον υπόλοιπο από το κελί Κ5 θα εμφανιστεί επίσης στο κελί Κ6. Για να το ξεκαθαρίσετε, δημιουργήστε έναν τύπο υπό όρους που θα αδειάσει το κελί εάν δεν πραγματοποιήσετε συναλλαγές, αλλά θα εμφανίσει το υπόλοιπο εάν υπάρχει.
Στο κελί Κ6, πληκτρολογήστε τον τύπο = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6+H6)). Αυτό θα πει στο Excel ότι εάν το κελί Β6 στη στήλη "ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ" είναι κενό, το κελί Η6 πρέπει να είναι κενό, αλλά εάν το κελί Β6 δεν είναι κενό, το υπόλοιπο πρέπει να υπολογιστεί
Βήμα 4. Αναπτύξτε τον τύπο με την Αυτόματη συμπλήρωση
Η δυνατότητα αυτόματης συμπλήρωσης γεμίζει τον τύπο των παρακείμενων κελιών, επομένως δεν χρειάζεται να εισαγάγετε επανειλημμένα τον τύπο "ΙΣΟΡΡΟΠΙΑ".
- Αναζητήστε το μοχλό αυτόματης συμπλήρωσης στο ενεργό κελί. Κοιτάξτε το μικρό σκοτεινό ορθογώνιο στην κάτω δεξιά γωνία του ενεργού κελιού. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού μέχρι να αλλάξει σε δρομέα αυτόματης συμπλήρωσης, το οποίο μοιάζει με ένα λεπτό συν.
- Κάντε κλικ στο κελί K6. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το μοχλό αυτόματης συμπλήρωσης και ο δρομέας θα αλλάξει σε ένα λεπτό σύμβολο συν. Αριστερό κλικ και κρατήστε πατημένο το μοχλό αυτόματης συμπλήρωσης. Σύρετε τον κέρσορα στο κελί K100 (στήλη Κ, σειρά 100).
- Ο τύπος αντιγράφεται τώρα σε όλα τα κελιά της στήλης Κ έως τη σειρά 100. Οι αριθμοί γραμμών και στηλών σε κάθε κελί προσαρμόζονται αυτόματα έτσι ώστε ο τύπος να μπορεί να υπολογίσει σωστά.
Μέρος 4 από 5: Προσθήκη κατηγοριών
Βήμα 1. Δημιουργήστε μια κατηγορία συναλλαγών
Οι κατηγορίες συναλλαγών είναι χρήσιμες για την παρακολούθηση εκροών μετρητών και τύπων εισοδήματος. Οι κατηγορίες μπορούν να αφορούν φόρους εισοδήματος, όπως φόρους ιδιοκτησίας ή δωρεές φιλανθρωπικού χαρακτήρα. Οι κατηγορίες μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία γραφημάτων που απεικονίζουν εύκολα την οικονομική δραστηριότητα ενός λογαριασμού.
Βήμα 2. Δημιουργήστε την καρτέλα "Κατηγορίες"
Αυτή η καρτέλα χρησιμοποιείται για την αποθήκευση όλων των πιθανών κατηγοριών ελέγχων μητρώου εσόδων και εξόδων. Μετονομάστε μία από τις καρτέλες στο βιβλίο εργασίας "Κατηγορίες". Κάντε διπλό κλικ σε έναν υπάρχοντα τίτλο καρτέλας, έτσι ώστε να επισημαίνεται το όνομα. Το όνομα θα αλλάξει σε "Φύλλο2" ή "Φύλλο3". Όταν επισημανθεί το όνομα του φύλλου, πληκτρολογήστε ένα νέο όνομα για την καρτέλα, όπως "Κατηγορίες".
Στο κελί Β4, πληκτρολογήστε "Κατηγορίες". Διαμορφώστε τα κελιά για να είναι έντονα και κεντράρετε τα
Βήμα 3. Δημιουργήστε κατηγορίες εισοδήματος
Πληκτρολογήστε "*** Έσοδα ***" στο κελί Β5. Όλες οι κατηγορίες εισοδήματος που έχετε ή μπορείτε να επωφεληθείτε στο μέλλον περιλαμβάνονται εδώ. Εισαγάγετε όλες τις κατηγορίες εισοδήματος ξεκινώντας από το κελί Β6 και συνεχίζοντας προς τα κάτω.
- Η πιο κοινή κατηγορία εισοδήματος είναι "Μισθοί" (μισθοί). Διαχωρίστε τις διαφορετικές κατηγορίες μισθών εάν υπάρχουν περισσότερες από μία θέσεις εργασίας.
- Η οικονομική σας κατάσταση είναι καθοριστικός παράγοντας για άλλες κατηγορίες εισοδήματος. Δημιουργήστε μια κατηγορία "Μέρισμα" εάν είστε κάτοχος μετοχών. Δημιουργήστε επίσης κατηγορίες υποστήριξης παιδιών, εάν υπάρχουν. Άλλες κατηγορίες όπως "Έσοδα από τόκους", "Δώρα" και "Διάφορα".
Βήμα 4. Δημιουργήστε κατηγορίες φορτίου
Διαγράψτε τα κελιά στην τελευταία κατηγορία εισοδήματος. Μετακινηθείτε προς τα κάτω ένα κελί και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε "*** Έξοδα ***". Όλες οι κατηγορίες φορτίου βρίσκονται σε αυτήν την ενότητα.
Ο αριθμός των κατηγοριών φορτίου προσαρμόζεται στις περιστάσεις σας, όπως "Υποθήκη", "Ενοικίαση", "Ασφάλιση", "Πληρωμή αυτοκινήτου", "Φυσικό αέριο", "Ηλεκτρικό ρεύμα", "Τηλέφωνο" ή "ertainυχαγωγία"
Βήμα 5. Δώστε ένα όνομα στο εύρος των κελιών που περιέχουν την κατηγορία
Επιλέξτε το κελί Β5 και, στη συνέχεια, επισημάνετε από το κελί Β5 σε όλες τις κατηγορίες εσόδων και εξόδων. Αναζητήστε το πλαίσιο ονόματος κελιού στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου, το οποίο βρίσκεται στα αριστερά του πλαισίου τύπων. Το όνομα του πρώτου κελιού στην περιοχή που επισημαίνεται θα εμφανίζει "B5". Κάντε κλικ στο πλαίσιο ονόματος κελιού και πληκτρολογήστε "Κατηγορίες". Αυτό είναι το όνομα της περιοχής κελιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στον καταχωρητή ελέγχου.
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε τις κατηγορίες εξόδων και εισοδήματος στο μητρώο επιταγών
Επιστρέψτε στην καρτέλα που δημιουργήσατε το μητρώο ελέγχου. Τώρα, οι στήλες "EXTENSE CATEGORY" και "INCOME CATEGORY" θα προστεθούν σε ένα αναπτυσσόμενο μενού.
- Επιλέξτε το κελί G2 στον έλεγχο καρτέλας καταχωρητή. Αυτό είναι το πρώτο κελί στη στήλη "ΔΑΠΑΝΗ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ".
- Επιλέξτε την κορδέλα "DATA" στη γραμμή εργαλείων. Κάντε κλικ στο κουμπί "Επικύρωση δεδομένων". Επιλέξτε "Επικύρωση δεδομένων" από το αναπτυσσόμενο μενού. Θα ανοίξει το παράθυρο "Επικύρωση δεδομένων".
- Στην καρτέλα "Ρυθμίσεις" του παραθύρου "Επικύρωση δεδομένων", βρείτε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Να επιτρέπεται". Κάντε κλικ στο κάτω βέλος και επιλέξτε "Λίστα". Πληκτρολογήστε "= Κατηγορίες" στην ενότητα "Πηγή". κάντε κλικ στο OK.
- Ένα μικρό βέλος θα εμφανιστεί δίπλα στο κελί G2. Κάντε κλικ σε αυτό το βέλος για να εμφανίσετε μια λίστα κατηγοριών. Κάντε κλικ στην κατηγορία που αντιστοιχεί στη συναλλαγή σειράς.
- Αντιγράψτε τον τύπο από το κελί G2 στο κελί G100 χρησιμοποιώντας την Αυτόματη συμπλήρωση.
- Μεταβείτε στο κελί J2 για να επαναλάβετε τη διαδικασία στη στήλη "ΕΙΣΟΔΟΣ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ".
Μέρος 5 από 5: Προστασία του Μητρώου Επιταγών
Βήμα 1. Κλειδώστε τα κελιά τύπου και προστατέψτε το υπολογιστικό φύλλο
Η προστασία του φύλλου εργασίας σημαίνει ότι δεν μπορείτε να αντικαταστήσετε δεδομένα σε κλειδωμένα κελιά, ώστε να μην ανησυχείτε για τους λανθασμένους υπολογισμούς υπολοίπου εξαιτίας σφαλμάτων τύπου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να κάνετε το μητρώο επιταγών σας πιο προστατευμένο από άλλους χρήστες. Βεβαιωθείτε ότι ο κωδικός πρόσβασης θυμάται εύκολα ή γράψτε τον σε ασφαλές μέρος. Το φύλλο εργασίας δεν θα είναι προσβάσιμο εάν ξεχάσετε τον κωδικό πρόσβασής σας.
Βήμα 2. Ξεκλειδώστε το κελί
Μόλις προστατευτεί το φύλλο εργασίας, όλα τα κελιά θα κλειδωθούν. Επομένως, πρέπει να ξεκλειδώσετε τα κελιά δεδομένων που θα εισαχθούν, ακόμη και αν το φύλλο εργασίας είναι προστατευμένο.
- Επιλέξτε κελιά B2 έως J100. Αυτά είναι όλα τα κελιά όλων των στηλών μητρώου ελέγχου, εκτός από την τελευταία στήλη, K, η οποία είναι η στήλη "ΙΣΟΡΡΟΠΙΑ". Τα δεδομένα πρέπει ακόμα να εισαχθούν σε αυτά τα κελιά, ακόμη και αν το φύλλο εργασίας είναι προστατευμένο.
- Στο επιλεγμένο εύρος κελιών, κάντε δεξί κλικ. Επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών.
- Στο παράθυρο Μορφοποίηση κελιών, επιλέξτε την καρτέλα Προστασία. Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου "Κλειδωμένο" και κάντε κλικ στο OK.
Βήμα 3. Ενεργοποιήστε την προστασία στο φύλλο εργασίας
Αυτό σημαίνει ότι όλα τα κελιά θα παραμείνουν κλειδωμένα, συμπεριλαμβανομένων των κελιών στη στήλη Κ ("BALANCE"), ώστε να μην μπορούν να αντικατασταθούν.
- Ανοίξτε την κορδέλα "REVIEW" στη γραμμή εργαλείων. Κάντε κλικ στην επιλογή "Προστασία φύλλου" για να εμφανιστεί το παράθυρο "Προστασία φύλλου".
- Εάν θέλετε να προστατεύσετε το φύλλο εργασίας, προσθέστε τον κωδικό πρόσβασης εδώ. Εάν όχι, αφήστε το κενό.
- κάντε κλικ στο OK. Τα μητρώα ελέγχου είναι τώρα απροστάτευτα.
Βήμα 4. Καταργήστε την προστασία του φύλλου εργασίας για να αλλάξετε τα κλειδωμένα κελιά
Μπορείτε να αντιστρέψετε αυτήν τη διαδικασία αργότερα, εάν θέλετε να αλλάξετε τον τύπο σε ένα κλειδωμένο κελί. Ανοίξτε την κορδέλα "REVIEW" στη γραμμή εργαλείων. Κάντε κλικ στο "Unprotect Sheet" μέχρι να εμφανιστεί το παράθυρο "Unprotect Sheet". κάντε κλικ στο OK.
