Εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, ίσως χρειαστεί να γράψετε επιστολές σε πελάτες. Μπορεί να γράψετε κάτι για να ενημερώσετε τους πελάτες για νέες εκδηλώσεις ή ειδικές προσφορές ή να απαντήσετε σε παράπονα πελατών για λογαριασμό της εταιρείας. Ανεξάρτητα από τον λόγο για το γράμμα, θα πρέπει πάντα να διατηρείτε ένα επαγγελματικό στυλ.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Μορφοποίηση επιχειρησιακής επιστολής
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε επαγγελματικά επιστολόχαρτα
Η επαγγελματική επιστολή θα είναι αντιπροσωπεία της εταιρείας σας. Πρέπει λοιπόν να φαίνεται διαφορετική και υψηλής ποιότητας. Η επιχειρησιακή επιστολή πρέπει επίσης να περιέχει το λογότυπο της εταιρείας σας ή την επωνυμία σας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε επιστολόχαρτο χρησιμοποιώντας προκαθορισμένα δείγματα χρώματος επιστολόχαρτου στο Microsoft Word. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το λογότυπο ή την επωνυμία που υπάρχει στο επιστολόχαρτο
Βήμα 2. Ανοίξτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου
Πρέπει πάντα να πληκτρολογείτε επαγγελματικά γράμματα στον υπολογιστή.
- Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο και ορίστε ένα περίγραμμα 2,5 cm στο έγγραφο.
- Χρησιμοποιήστε μια γραμματοσειρά serif όπως Times New Roman, Georgia ή Ariel. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε πάντα ένα μέγεθος γραμματοσειράς που δεν είναι μεγαλύτερο από 12 πόντους και όχι μικρότερο από 10 πόντους. Μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να διαβάζεται εύκολα λόγω της επιλογής γραμματοσειράς ή του μεγέθους γραμματοσειράς.
- Βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο έχει οριστεί σε ένα μόνο διάστημα.
Βήμα 3. Προσαρμόστε το σχήμα των μπλοκ
Η φόρμα αποκλεισμού είναι η πιο κοινή μορφή που χρησιμοποιείται στα επαγγελματικά γράμματα. Αυτή η φόρμα είναι επίσης η πιο εύκολη στη ρύθμιση και την παρακολούθηση. Κάθε τίτλος πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένος και πρέπει να υπάρχει ένα διάστημα μεταξύ κάθε τίτλου. Ξεκινώντας από το κάτω μέρος του εγγράφου, η επαγγελματική σας επιστολή πρέπει να έχει τους ακόλουθους τίτλους:
- Η σημερινή ημερομηνία ή η ημερομηνία που στείλατε την επιστολή. Η ημερομηνία είναι σημαντική επειδή μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο ως σημείωσή σας όσο και ως σημείωση παραλήπτη. Επιπλέον, οι ημερομηνίες μπορούν επίσης να έχουν νόμιμες χρήσεις. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι η ημερομηνία είναι ακριβής.
- Διεύθυνση επιστροφής. Αυτή η ενότητα περιέχει τη διεύθυνσή σας μορφοποιημένη στο τυπικό στυλ διεύθυνσης. Εάν η διεύθυνσή σας βρίσκεται ήδη στο επιστολόχαρτο, μπορείτε να παραλείψετε αυτήν την ενότητα.
- Διεύθυνση στο εσωτερικό. Αυτή η ενότητα περιέχει το όνομα και τη διεύθυνση του ατόμου που έλαβε την επιστολή. Η χρήση της λέξης Mr / Ms είναι προαιρετική. Έτσι, για παράδειγμα, αν γράφατε ένα γράμμα στη Νίνα Μαρλίνα, θα μπορούσατε να γράψετε στην κα. στο όνομά του εάν δεν είστε σίγουροι για την οικογενειακή του κατάσταση.
- Χαιρετισμοί. Οι χαιρετισμοί μπορούν να χρησιμοποιούν τις λέξεις "Αγαπητή κα Marlina" ή "Dear Nina Marlina". Εάν δεν είστε σίγουροι ποιος θα διαβάσει το γράμμα, χρησιμοποιήστε τη λέξη "Με εκτίμηση". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το "Σε ενδιαφερόμενα μέρη", αλλά μόνο ως έσχατη λύση εάν δεν γνωρίζετε ποιο είναι το κοινό σας.
- Σώμα γράμματος. Θα το συζητήσουμε περισσότερο στην επόμενη ενότητα του άρθρου.
- Συνοδευτική επιστολή, με υπογραφή. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λέξεις "Με εκτίμηση" ή "Χαιρετισμοί".
Μέρος 2 από 2: Γράφοντας μια επαγγελματική επιστολή
Βήμα 1. Προσδιορίστε το κοινό σας
Το στυλ της επιστολής πρέπει πάντα να παραμένει επαγγελματικό, ανεξάρτητα από το ποιο είναι το κοινό. Ωστόσο, μπορείτε να προσαρμόσετε τη γλώσσα ή την επιλογή λέξης με βάση το άτομο που θα λάβει το γράμμα σας. Εάν γράφετε για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σε άλλη εταιρεία, ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε πιο επίσημη γλώσσα. Αλλά αν γράφετε για έναν συγκεκριμένο πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πιο ανεπίσημη ή περιστασιακή γλώσσα.
- Η αναγνώριση του κοινού σας σημαίνει επίσης ότι θα αποτρέψετε τη σύγχυση στο κοινό σας. Αποφύγετε τη χρήση όρων που οι αναγνώστες σας δεν καταλαβαίνουν. Οι πελάτες πιθανότατα δεν θα γνωρίζουν τα ακρωνύμια που χρησιμοποιούνται για το διαστημικό πρόγραμμα της εταιρείας σας, για παράδειγμα, αποφύγετε να τα χρησιμοποιήσετε με γράμματα.
- Ο νούμερο ένα κανόνας για να γράψετε ένα καλό επαγγελματικό γράμμα είναι ότι πρέπει να είναι σαφές, περιεκτικό και ευγενικό.
Βήμα 2. Εξηγήστε το σκοπό του γράμματος στην πρώτη γραμμή
Εξετάστε το σκοπό της επιστολής. Είναι να ενημερώσετε τους πελάτες για τη νέα τοποθεσία σας σε ένα νέο μέρος της πόλης; Είναι για να υπενθυμίσω στους πελάτες απλήρωτους λογαριασμούς ή υπόλοιπα; Or να απαντήσω σε παράπονα πελατών; Έχοντας αυτόν τον στόχο στο μυαλό, γράψτε μια πρώτη γραμμή που θα επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει αμέσως περί τίνος πρόκειται το γράμμα. Μην γράψετε τον σκοπό του γράμματος που δεν είναι σαφής. Μπείτε κατευθείαν στην ουσία.
- Ξεκινήστε χρησιμοποιώντας το "εγώ" εάν εκφράζετε τη γνώμη σας ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Χρησιμοποιήστε το "εμείς" εάν γράφετε για λογαριασμό εταιρείας ή οργανισμού.
- Επικεντρωθείτε σε άμεσες δηλώσεις όπως: "Με αυτήν την επιστολή σας ενημερώνουμε" ή "Με αυτήν την επιστολή ζητάμε". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια δήλωση "εγώ" εάν γράφετε μια επιστολή ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Για παράδειγμα: "Επικοινώνησα μαζί σας επειδή" ή "Άκουσα πρόσφατα για … και θέλω να μάθω περισσότερα για …"
- Για παράδειγμα, εάν εσείς (ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης) γράψατε στη Nina Marlina για έναν απλήρωτο λογαριασμό από τον προηγούμενο μήνα, ξεκινήστε την επιστολή με: "Επικοινώνησα μαζί σας επειδή έχετε ένα απλήρωτο υπόλοιπο στο λογαριασμό σας από τον Μάρτιο του 2015".
- Or, εάν είστε υπάλληλος σε εταιρεία και γράφετε για να απαντήσετε σε παράπονο πελατών σχετικά με το διαστημικό πρόγραμμα της εταιρείας, ξεκινήστε την επιστολή με: "Λάβαμε το παράπονό σας για το διαστημικό μας πρόγραμμα στον Άρη".
- Εάν γράφετε ένα γράμμα για να ενημερώσετε τους αναγνώστες ότι κέρδισαν σε έναν διαγωνισμό ή ότι έχουν θέση σε μεταπτυχιακό πρόγραμμα, ξεκινήστε με μια φράση όπως: "Είμαι ευτυχής να σας το πω αυτό …" ή "Εμείς θα ήθελα πολύ να σας το πω … ».
- Εάν λέτε άσχημα νέα, ξεκινήστε με μια φράση όπως: "Με βαριά καρδιά σας λέμε ότι …". Or, "Μετά από προσεκτική εξέταση, αποφάσισα να μην …".
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε ενεργές προτάσεις και όχι παθητικές
Χρησιμοποιούμε την παθητική φωνή όλη την ώρα στον συνηθισμένο λόγο. Αλλά η παθητική φωνή μπορεί να κάνει τη γραφή σας να φαίνεται βαρετή ή μπερδεμένη. Οι ενεργητικές προτάσεις είναι πολύ πιο αποτελεσματικές στα επαγγελματικά γράμματα επειδή δείχνουν ένα πιο διεκδικητικό ύφος γλώσσας.
- Ένα παράδειγμα παθητικής πρότασης είναι: "Τι παράπονο μπορώ να χειριστώ για εσάς;" Το θέμα της πρότασης, δηλαδή ο πελάτης ("εσείς"), εμφανίζεται στο τέλος της πρότασης και όχι στην αρχή της πρότασης.
- Ένα παράδειγμα ενεργής πρότασης θα ήταν: "Τι μπορώ να κάνω για να αντιμετωπίσω το παράπονό σας;" Αυτή η έκδοση της πρότασης, με την ενεργή φωνή, είναι πολύ πιο ξεκάθαρη και πιο κατανοητή για τον αναγνώστη.
- Η χρήση της παθητικής φωνής μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να μεταδώσετε το μήνυμά σας χωρίς να τραβήξετε την προσοχή σε λάθος ή δυσάρεστα σημεία. Αλλά χρησιμοποιήστε την παθητική φωνή μόνο σε αυτή την περίπτωση. Γενικά, η ενεργή φωνή είναι πολύ πιο αποτελεσματική σε μια επαγγελματική επιστολή.
Βήμα 4. Ανατρέξτε σε προηγούμενα συμβάντα ή προηγούμενες επικοινωνίες με αναγνώστες, εάν υπάρχουν
Μπορεί να επικοινωνήσατε με τη Νίνα Μαρλίνα νωρίτερα τον τελευταίο μήνα με μια προειδοποίηση σχετικά με τον απλήρωτο λογαριασμό της. Or ίσως οι πελάτες έχουν εκφράσει την απογοήτευσή τους για το διαστημικό πρόγραμμα τον περασμένο μήνα σε ένα συνέδριο. Εάν είχατε επαφή με αναγνώστες στο παρελθόν, δηλώστε το. Αυτό θα υπενθυμίσει στον αναγνώστη τις προηγούμενες επαφές σας και θα κάνει την επαγγελματική επιστολή πιο επείγουσα και σημαντική.
Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως: "Σύμφωνα με την προηγούμενη επιστολή μου σχετικά με τον απλήρωτο λογαριασμό σας …" ή "Ευχαριστώ για την πληρωμή σας τον Μάρτιο." Or "Το να ακούτε τα προβλήματά σας με το διαστημικό πρόγραμμα σε συνέδριο τον Μάιο ήταν πολύ χρήσιμο."
Βήμα 5. Κάντε ένα αίτημα ή προσφορά για βοήθεια
Δείξτε ένα θετικό ύφος γλώσσας στον αναγνώστη κάνοντας ένα ευγενικό αίτημα ή προσφορά βοήθειας με τη μορφή σχέσης εργασίας.
- Ας υποθέσουμε ότι είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης που προσπαθεί να κάνει τους πελάτες να πληρώσουν λογαριασμούς. Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως: "Εκτιμώ την άμεση προσοχή σας στον απλήρωτο λογαριασμό σας."
- Ας υποθέσουμε ότι γράφετε για λογαριασμό της εταιρείας σας. Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως: "Θα θέλαμε να κανονίσουμε μια προσωπική συνάντηση με εσάς και τον επικεφαλής του ανθρώπινου δυναμικού μας."
- Θα πρέπει επίσης να προσφέρετε να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες που μπορεί να έχουν οι αναγνώστες. Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως: "Θα χαρώ να απαντήσω σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με τη χρέωσή σας" Or, "Θα θέλατε να σας παρέχουμε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με αυτό το πρόγραμμα;"
Βήμα 6. Συνοψίστε το γράμμα
Προσθέστε μια παρότρυνση για δράση, από την πλευρά σας ή από την πλευρά του αναγνώστη. Αυτό το αίτημα μπορεί να είναι ένα αίτημα πληρωμής έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή μια σημείωση σχετικά με τη σύσταση επίσημης συνάντησης με τον αναγνώστη.
- Προσθέστε μια πρόταση για να επικοινωνήσετε με τον παραλήπτη της επιστολής στο μέλλον. «Ανυπομονώ να σας δω στη συνεδρίαση του προϋπολογισμού την επόμενη εβδομάδα». Or «Ανυπομονώ να το συζητήσω περαιτέρω μαζί σας κατά την επίσκεψή σας στην έδρα μας».
- Καταγράψτε τυχόν έγγραφα που έχετε συμπεριλάβει στην επιστολή σας. Προσθέστε φράσεις όπως "Επισυναπτόμενοι απλήρωτοι λογαριασμοί" ή "Επισυνάπτεται αντίγραφο του προγράμματος επέκτασης χώρου".
- Τελειώστε το γράμμα με μια φράση κλεισίματος. Χρησιμοποιήστε "Ειλικρινά" ή "Ειλικρινά" για έναν πελάτη ή πελάτη.
- Χρησιμοποιήστε το "Greetings" για επίσημες επιστολές σε άτομα που δεν γνωρίζετε καθόλου.
- Απλώς χρησιμοποιήστε "Χαιρετισμούς" ή "Ειλικρινά" εάν γράφετε σε κάποιον που γνωρίζετε καλά ή έχετε σχέση εργασίας.
Βήμα 7. Διορθώστε το γράμμα
Όλη η προσεκτική μορφοποίηση και γραφή πάει χαμένη αν το γράμμα είναι γεμάτο ορθογραφικά λάθη!
- Αναζητήστε κάθε πρόταση που χρησιμοποιεί την παθητική φωνή και προσπαθήστε να την αλλάξετε σε ενεργητική πρόταση.
- Δώστε προσοχή σε τυχόν υπερβολικά μεγάλες ή ασαφείς και άμεσες προτάσεις. Στα επαγγελματικά γράμματα, το λιγότερο είναι συνήθως καλύτερο, οπότε μειώστε το μήκος της ποινής σας, αν είναι δυνατόν.
