Η τυπική διαδικασία λειτουργίας (SOP) είναι ένα έγγραφο που αποτελείται από πληροφορίες σχετικά με τα βήματα για την εκτέλεση μιας εργασίας. Ένα υπάρχον SOP μπορεί απλώς να χρειαστεί να τροποποιηθεί και να ενημερωθεί ή μπορεί να βρίσκεστε σε ένα σενάριο όπου πρέπει να γράψετε από την αρχή. Μπορεί να φαίνεται πολλή δουλειά, αλλά στην πραγματικότητα είναι απλώς μια πολύ, πολύ, "πολύ" εξαντλητική λίστα. Δείτε το Βήμα 1 για να ξεκινήσετε.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία της μορφής SOP
Βήμα 1. Επιλέξτε τη μορφή σας
Δεν υπάρχει σωστό ή λάθος στη σύνταξη SOP. Ωστόσο, η εταιρεία σας μπορεί να διαθέτει έναν αριθμό SOP που μπορείτε να αναφέρετε ως οδηγό μορφοποίησης, περιγράφοντας τον προτιμώμενο τρόπο εκτέλεσης μιας εργασίας. Εάν πρόκειται για την περίπτωσή σας, χρησιμοποιήστε ένα υπάρχον SOP ως πρότυπο. Εάν αυτό δεν συμβαίνει, έχετε πολλές επιλογές:
- Μορφή απλών βημάτων. Αυτό ισχύει για μια διαδικασία ρουτίνας που είναι σύντομη, έχει πολλά πιθανά αποτελέσματα και είναι κατευθείαν στο σημείο. Εκτός από την απαραίτητη τεκμηρίωση και οδηγίες ασφαλείας, αυτό το έγγραφο είναι απλώς μια λίστα απλών προτάσεων που περιέχουν εντολές εκτέλεσης για τον αναγνώστη.
- Βήμα-βήμα μορφή. Αυτό ισχύει γενικά για μακρές διαδικασίες - διαδικασίες που αποτελούνται από περισσότερα από δέκα βήματα, που περιλαμβάνουν κάποια λήψη αποφάσεων, διευκρίνιση και ορολογία. Αυτή η λίστα είναι γενικά τα κύρια βήματα με δευτερεύοντα βήματα σε μια συγκεκριμένη σειρά.
- Μορφή διαγράμματος ροής. Εάν η διαδικασία μοιάζει περισσότερο με έναν χάρτη με άπειρα πιθανά αποτελέσματα, ένα διάγραμμα ροής μπορεί να είναι το καλύτερο στοίχημά σας. Αυτή είναι η μορφή που πρέπει να επιλέξετε εάν τα αποτελέσματα δεν είναι πάντα προβλέψιμα.
Βήμα 2. Εξετάστε τους αναγνώστες σας
Υπάρχουν τρεις βασικοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν γράψετε το SOP σας:
- Προηγούμενες γνώσεις των αναγνωστών σας. Είναι εξοικειωμένοι με τον οργανισμό σας και τις διαδικασίες του; Γνωρίζουν την ορολογία; Η γλώσσα σας πρέπει να ταιριάζει με τις γνώσεις και την επένδυση του αναγνώστη.
- Οι γλωσσικές δεξιότητες του αναγνώστη σας. Υπάρχει περίπτωση άτομα που δεν καταλαβαίνουν τη γλώσσα σας να «διαβάσουν» το SOP σας; Εάν αυτό είναι δυνατό, είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε εικόνες και διαγράμματα με λεζάντες.
- Το αναγνωστικό σας κοινό. Εάν πολλοί άνθρωποι διαβάζουν το SOP σας ταυτόχρονα (το καθένα με διαφορετικό ρόλο), πρέπει να μορφοποιήσετε το έγγραφο όπως μια συνομιλία σε ένα έργο: ο χρήστης 1 εκτελεί τη δράση, ακολουθούμενος από τον χρήστη 2 κ.ο.κ. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε αναγνώστης μπορεί να δει πώς γίνονται αναπόσπαστο μέρος μιας ομαλής λειτουργίας της επιχειρηματικής μηχανής.
Βήμα 3. Εξετάστε τις γνώσεις σας
Η ουσία είναι: Είστε το κατάλληλο άτομο για να το γράψετε αυτό; Γνωρίζετε τι περιλαμβάνει αυτή η διαδικασία; Υπάρχει πιθανότητα σφάλματος; Πώς να το κάνετε ασφαλές; Αν όχι, ίσως είναι καλύτερα να το δώσετε σε κάποιον άλλο. Τα κακώς γραμμένα SOP - ή ακόμα και ανακριβή - όχι μόνο θα μειώσουν την παραγωγικότητα και μπορούν να οδηγήσουν σε οργανωτική αποτυχία, αλλά μπορούν επίσης να είναι μη ασφαλή και να έχουν αρνητικό αντίκτυπο σε όλα, από την ομάδα σας έως το περιβάλλον. Εν ολίγοις, αυτό δεν είναι ένα ρίσκο που πρέπει να πάρετε.
Εάν πρόκειται για ένα έργο που σας δόθηκε και πιστεύετε ότι πρέπει (ή είστε υποχρεωμένοι) να το ολοκληρώσετε, μην ντρέπεστε να ζητήσετε βοήθεια από όσους ολοκληρώνουν τις καθημερινές διαδικασίες. Η διεξαγωγή συνεντεύξεων είναι ένα κοινό μέρος της διαδικασίας δημιουργίας SOP
Βήμα 4. Αποφασίστε μεταξύ σύντομων ή μεγάλων SOP
Εάν γράφετε ή ενημερώνετε ένα SOP για μια ομάδα ατόμων που είναι εξοικειωμένα με πρωτόκολλα, ορολογία κ.λπ. και θα επωφεληθούν από ένα σύντομο, συνοπτικό SOP που είναι περισσότερο μια λίστα ελέγχου, μπορείτε να το γράψετε σε συντομευμένη μορφή.
Εκτός από τους βασικούς στόχους και τις σχετικές πληροφορίες (ημερομηνία, συγγραφέας, αριθμός ταυτότητας κ.λπ.), αυτό είναι μόνο μια σύντομη λίστα βημάτων. Εάν δεν χρειάζονται λεπτομέρειες ή διευκρινίσεις, δείτε πώς πρέπει να το κάνετε
Βήμα 5. Θυμηθείτε τον σκοπό του SOP σας
Αυτό που είναι σαφές είναι ότι έχετε διαδικασίες στον οργανισμό σας που επαναλαμβάνονται ξανά και ξανά. Υπάρχει όμως κάποιος συγκεκριμένος λόγος για τον οποίο αυτό το SOP είναι χρήσιμο; Πρέπει να δοθεί έμφαση στην ασφάλεια; Μέτρα συμμόρφωσης; Χρησιμοποιείται αυτό το SOP για εκπαίδευση ή για καθημερινές δραστηριότητες; Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους τα SOP σας είναι σημαντικά για την επιτυχία της ομάδας σας:
- Για να διασφαλιστεί ότι πληρούνται τα πρότυπα συμμόρφωσης
- Για τη μεγιστοποίηση των απαιτήσεων παραγωγής
- Για να διασφαλιστεί ότι η διαδικασία δεν έχει κακή επίδραση στο περιβάλλον
- Για τη διασφάλιση της ασφάλειας
- Για να βεβαιωθείτε ότι όλα πάνε σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα
- Για την αποφυγή αποτυχίας στην κατασκευή
-
Να χρησιμοποιηθεί ως εκπαιδευτικό έγγραφο
Εάν γνωρίζετε τι πρέπει να τονίσει το SOP, θα είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε τη γραφή σας γύρω από αυτά τα σημεία. Θα είναι επίσης ευκολότερο να δείτε πόσο σημαντικό είναι το SOP σας
Μέρος 2 από 3: Γράφοντας το SOP σας
Βήμα 1. Καλύψτε το απαιτούμενο υλικό
Γενικά, τα τεχνικά SOP αποτελούνται από τέσσερα στοιχεία που είναι "ξεχωριστά" από την ίδια τη διαδικασία:
- Τίτλος σελίδας Το Αυτό περιλαμβάνει 1) τον τίτλο της διαδικασίας, 2) τον αριθμό αναγνώρισης του SOP, 3) την ημερομηνία έκδοσης ή αναθεώρησής του, 4) το όνομα της υπηρεσίας/τμήματος/υποκαταστήματος όπου εφαρμόστηκε το SOP, και 5) το υπογραφή όσων ετοίμασαν και ενέκριναν το SOP. Αυτή η ενότητα μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιαδήποτε μορφή, αρκεί οι πληροφορίες που μεταφέρονται να είναι σαφείς.
- λίστα περιεχομένων Το Αυτό είναι απαραίτητο μόνο εάν το SOP σας είναι αρκετά μεγάλο, για εύκολη αναφορά. Αυτό που θα βρείτε εδώ είναι ένα απλό τυπικό πλαίσιο.
- Διασφάλιση ποιότητας/ποιοτικός έλεγχος Το Μια διαδικασία δεν είναι καλή διαδικασία αν δεν μπορεί να εξεταστεί. Προετοιμάστε τα απαραίτητα υλικά και λεπτομέρειες, έτσι ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να διασφαλίσουν ότι λαμβάνουν τα αποτελέσματα που θέλουν. Αυτό το υλικό μπορεί να περιλαμβάνει άλλα έγγραφα, όπως δείγματα αξιολόγησης απόδοσης.
-
Αναφορά Το Φροντίστε να σημειώσετε όλες τις αναφορές που χρησιμοποιούνται ή σημαντικές. Εάν χρησιμοποιείτε άλλες αναφορές SOP, φροντίστε να επισυνάψετε τις απαιτούμενες πληροφορίες στο προσάρτημα.
Ο οργανισμός σας μπορεί να έχει διαφορετικό πρωτόκολλο από αυτό το SOP. Εάν υπάρχει προηγούμενο SOP που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, αγνοήστε αυτήν τη δομή και ακολουθήστε τη διαδικασία που έχει γίνει
Βήμα 2. Για την ίδια τη διαδικασία, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τα ακόλουθα:
- Πεδίο εφαρμογής και εφαρμογή Το Με άλλα λόγια, περιγράφει το σκοπό της διαδικασίας, τους περιορισμούς της και πώς χρησιμοποιείται η διαδικασία. Καλύπτει πρότυπα, κανονιστικές απαιτήσεις, ρόλους και ευθύνες, καθώς και εισροές και εκροές.
-
Μεθοδολογία και διαδικασίες.
Η ουσία του θέματος - απαριθμήστε τα βήματα που είναι σημαντικά, συμπεριλαμβανομένου του απαραίτητου εξοπλισμού. Συμπεριλάβετε διαδοχικές διαδικασίες και παράγοντες λήψης αποφάσεων. Δηλώστε την "προϋπόθεση" και τις πιθανές παρεμβολές ή λόγους ασφαλείας.
- Διευκρίνιση ορολογίας Το Εξηγήστε τα αρκτικόλεξα, τις συντομογραφίες και όλες τις φράσεις που δεν είναι συνηθισμένοι όροι.
- Προειδοποίηση για την υγεία και την ασφάλεια Το Να γραφτεί σε ξεχωριστή ενότητα και μαζί με τα βήματα όταν προκύψει πρόβλημα. Μην παραλείψετε αυτήν την ενότητα.
-
Εξοπλισμός και προμήθειες.
Πλήρης λίστα με τα πράγματα που χρειάζεστε και πότε και πού να βρείτε εξοπλισμό, πρότυπα εξοπλισμού κ.λπ.
-
Προειδοποιήσεις και διακοπές Το Βασικά, το μέρος αντιμετώπισης προβλημάτων. Αναφέρετε πιθανά προβλήματα που θα μπορούσαν να προκύψουν, τι πρέπει να προσέξετε και τι θα μπορούσε να επηρεάσει το ιδανικό τελικό προϊόν.
- Δώστε σε καθένα από αυτά τα θέματα τη δική του ενότητα (γενικά υποδεικνύεται με αριθμούς ή γράμματα), έτσι ώστε το SOP σας να μην περιέχει σύγχυση μεγάλων προτάσεων και για εύκολη αναφορά.
- Αυτός δεν είναι ένας πλήρης κατάλογος, αλλά μόνο ένα μικρό μέρος των διαδικαστικών βημάτων. Ο οργανισμός σας μπορεί να αναφέρει άλλες πτυχές που χρήζουν προσοχής.
Βήμα 3. Διατηρήστε τη γραφή σας συνοπτική και εύκολη στην ανάγνωση
Είναι πιθανό οι αναγνώστες σας να μην επιλέξουν να διαβάσουν αυτό το SOP για διασκέδαση. Θα θέλετε να κρατήσετε αυτό το έγγραφο σύντομο και σαφές - διαφορετικά η προσοχή τους θα μετατοπιστεί και θα βρουν το έγγραφο τρομακτικό και δύσκολο να κατανοηθεί. Γενικά, κρατήστε τις προτάσεις σας όσο το δυνατόν πιο σύντομες.
- Εδώ είναι ένα κακό παράδειγμα: Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθαρίσει όλη τη σκόνη από την έξοδο αέρα πριν αρχίσετε να τη χρησιμοποιείτε.
- Ένα καλό παράδειγμα είναι το εξής: Αφαιρέστε όλη τη σκόνη από την έξοδο αέρα πριν από τη χρήση.
- Σε γενικές γραμμές, μην χρησιμοποιείτε τη λέξη "εσείς". Αυτή η λέξη πρέπει να υπονοείται. Μιλήστε με ενεργή φωνή και ξεκινήστε τις προτάσεις σας με ρήματα εντολών.
Βήμα 4. Εάν είναι απαραίτητο, συνεντεύξτε αξιωματικούς που συμμετέχουν στη διαδικασία ολοκλήρωσης μιας εργασίας
Το τελευταίο πράγμα που θέλετε να κάνετε είναι να γράψετε ένα εντελώς ανακριβές SOP. Βάζετε σε κίνδυνο την ασφάλεια, την αποτελεσματικότητα, τον χρόνο της ομάδας και εξηγείτε τη διαδικασία χωρίς τη δέουσα προσοχή - κάτι που οι συμπαίκτες σας μπορεί να θεωρούν προσβλητικό. Εάν είναι απαραίτητο, κάντε ερωτήσεις! Θα θελήσετε να γράψετε την ακριβή διαδικασία, φυσικά.
Μπορείτε να ρωτήσετε διάφορες πηγές εάν δεν γνωρίζετε, προκειμένου να καλύψετε όλους τους ρόλους και τις ευθύνες. Ένα μέλος της ομάδας δεν μπορεί να ακολουθεί τυπικές διαδικασίες λειτουργίας ή άλλο μέλος μπορεί να εμπλέκεται μόνο σε μέρος της διαδικασίας
Βήμα 5. Διαχωρίστε το μεγάλο κείμενο σε διαγράμματα και διαγράμματα ροής
Εάν συμπεριλάβετε ένα ή δύο βήματα που σας τρομάζουν, δημιουργήστε ένα γράφημα ή ένα διάγραμμα για να διευκολύνετε τους αναγνώστες. Αυτό θα διευκολύνει την ανάγνωση του εγγράφου και θα δώσει μια παύση στο μυαλό αφού προσπαθήσει να καταλάβει τα πάντα. Επιπλέον, τα έγγραφά σας θα είναι πιο πλήρη και καλά γραμμένα.
Μην συμπεριλαμβάνετε γραφήματα ή διαγράμματα μόνο για να ενισχύσετε το SOP σας. το κάνετε μόνο όταν είναι απαραίτητο ή εάν προσπαθείτε να γεφυρώσετε το γλωσσικό εμπόδιο
Βήμα 6. Βεβαιωθείτε ότι κάθε σελίδα έχει μια σημειογραφία εγγράφου ελέγχου
Το SOP σας είναι πιθανότατα ένα από τα πολλά - επομένως, ο οργανισμός σας πιθανότατα έχει κάποιο είδος μεγάλης βάσης δεδομένων που καταγράφει τα πάντα με ένα συγκεκριμένο σύστημα αναφοράς. Το SOP σας είναι μέρος αυτού του συστήματος αναφοράς και, ως εκ τούτου, απαιτεί να βρεθεί ένας συγκεκριμένος τύπος κώδικα. Εδώ θα βρείτε χρήσιμη τη σημείωση.
Κάθε σελίδα πρέπει να έχει έναν σύντομο τίτλο ή αριθμό ταυτότητας, αριθμό αναθεώρησης, ημερομηνία και "σελίδα # του #" στην επάνω δεξιά γωνία (στις περισσότερες μορφές). Μπορεί να χρειαστείτε μια υποσημείωση (ή γράψτε την παραπάνω σημείωση σε μια υποσημείωση), ανάλογα με τις προτιμήσεις του οργανισμού σας
Μέρος 3 από 3: Διασφάλιση επιτυχίας και ακρίβειας
Βήμα 1. Δοκιμάστε τη διαδικασία
Εάν δεν θέλετε να δοκιμάσετε τη διαδικασία σας, πιθανότατα δεν την έχετε γράψει καλά. Ζητήστε από κάποιον με περιορισμένη γνώση της διαδικασίας (ή έναν γενικό εκπρόσωπο αναγνώστη) να χρησιμοποιήσει το SOP σας για να τον καθοδηγήσει. Τι προβλήματα αντιμετώπισαν; Εάν ναι, επιλύστε το ζήτημα και πραγματοποιήστε τις απαραίτητες επισκευές.
- Είναι καλύτερο να δοκιμάσετε πολλά άτομα SOP. Διαφορετικά άτομα θα αντιμετωπίσουν διαφορετικά προβλήματα, επιτρέποντας διαφορετικά είδη απαντήσεων (οι οποίες αναμένεται να είναι χρήσιμες)
- Φροντίστε να δοκιμάσετε τη διαδικασία σε κάποιον που δεν έχει κάνει ποτέ τη διαδικασία πριν. Όλοι όσοι έχουν προηγούμενη γνώση θα βασίζονται στη γνώση τους για να εκτελέσουν τα βήματα εργασίας και όχι μέσω του SOP σας, οπότε ο στόχος σας δεν επιτυγχάνεται.
Βήμα 2. Ελέγξτε το SOP από τα άτομα που εκτελούν τη διαδικασία
Τελικά, η γνώμη του αφεντικού σας για το SOP δεν έχει πραγματικά σημασία. Αυτό το SOP είναι σημαντικό για όσους κάνουν πραγματικά τη σχετική εργασία. Έτσι, πριν στείλετε το SOP στο αφεντικό, δείξτε τη δουλειά στα άτομα που θα κάνουν (ή έχουν κάνει) τη σχετική εργασία. Τι πιστεύουν;
Η συμμετοχή τους και η αίσθηση ότι αποτελούν μέρος της διαδικασίας θα τους κάνει πιο πιθανό να αποδεχτούν τα SOP σας. Και μπορεί να έχουν και μερικές υπέροχες ιδέες
Βήμα 3. Ζητήστε από τον σύμβουλό σας και την ομάδα διασφάλισης ποιότητας να αναθεωρήσουν το SOP
Μόλις η ομάδα σας δώσει το πράσινο φως, στείλτε το στον σύμβουλό σας. Τα στοιχεία που παρέχουν στο πραγματικό περιεχόμενο μπορεί να είναι λιγότερα, αλλά θα σας πουν εάν το SOP πληροί τις απαιτήσεις μορφής, εάν χάσατε κάτι, καθώς και το πρωτόκολλο για την επισημοποίηση του SOP και την εισαγωγή του στο σύστημα.
- Απευθείας SOP για έγκριση χρησιμοποιώντας σύστημα διαχείρισης εγγράφων για να διασφαλιστεί το ίχνος ελέγχου αυτών των εγκρίσεων. Αυτή η διαδικασία μπορεί να διαφέρει από τον ένα οργανισμό στον άλλο. Βασικά, θέλετε τα πράγματα να πληρούν τις οδηγίες και τους κανόνες.
- Απαιτούνται εξουσιοδοτημένες υπογραφές, αν και οι περισσότεροι οργανισμοί δεν ενοχλούν τώρα να αποδέχονται ηλεκτρονικές υπογραφές.
Βήμα 4. Μόλις εγκριθεί, ξεκινήστε την εκτέλεση του SOP
Αυτό μπορεί να είναι επίσημη εκπαίδευση για τον συγκεκριμένο υπάλληλο (εκπαίδευση στην τάξη, εκπαίδευση με υπολογιστή, κ.λπ.) ή μπορεί να σημαίνει ότι το χαρτί SOP σας κρέμεται στο μπάνιο. Ό, τι κι αν είναι, διαδώστε τη δουλειά σας! Δούλεψες σκληρά για να τα καταφέρεις. It'sρθε η ώρα να πάρεις κομπλιμέντα!
Βεβαιωθείτε ότι τα SOP σας είναι ενημερωμένα. Εάν αυτό το SOP είναι ξεπερασμένο, ενημερώστε το, λάβετε ενημερώσεις που εγκρίνονται και τεκμηριώνονται και, στη συνέχεια, αναδιανείμετε το SOP όπως απαιτείται. Η ασφάλεια, η παραγωγικότητα και η επιτυχία της ομάδας σας εξαρτώνται από αυτά τα SOP
Συμβουλές
- Θυμηθείτε να εμπλέκετε τα ενδιαφερόμενα μέρη ανά πάσα στιγμή, έτσι ώστε η τεκμηριωμένη διαδικασία να είναι η πραγματική διαδικασία.
- Ελέγξτε για διαύγεια. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν διπλές ερμηνείες. Δείξτε τη διαδικασία σε κάποιον που δεν είναι εξοικειωμένος με τη διαδικασία και ζητήστε του να πει τη γνώμη του για τη διαδικασία. Μπορεί να εκπλαγείτε.
- Χρησιμοποιήστε διαγράμματα ροής και αναπαραστάσεις εικόνας, ώστε οι αναγνώστες να μπορούν να δουν καθαρά τη διαδικασία.
- Χρησιμοποιήστε απλά ινδονησιακά για να εξηγήσετε τα βήματα.
- Ζητήστε από τους ανθρώπους να ελέγξουν το έγγραφό σας πριν λάβουν έγκριση.
- Βεβαιωθείτε ότι το ιστορικό εγγράφων καταγράφεται για κάθε αλλαγή έκδοσης.
