Μια επιχειρηματική διαδικασία είναι ένα σύστημα που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για την επίτευξη των στόχων της. Αυτή η διαδικασία μπορεί επίσης να ερμηνευθεί ως τα βήματα που λαμβάνονται για τη δημιουργία αξίας για τους πελάτες. Οι διευθυντές αναλύουν τις επιχειρηματικές διαδικασίες για να αξιολογήσουν πόσο καλά λειτουργούν. Ο διαχειριστής αναλύει πρώτα τις τρέχουσες διαδικασίες. Μετά από αυτό, η διοίκηση μπορεί να καθορίσει αλλαγές για τη βελτίωση των υφιστάμενων διαδικασιών. Οι βελτιώσεις της διαδικασίας μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες να εξοικονομήσουν χρόνο, να μειώσουν το κόστος ή να δημιουργήσουν προϊόντα που είναι πιο κατάλληλα για τους πελάτες.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Προσδιορισμός του τρόπου με τον οποίο δημιουργούνται οι επιχειρηματικές διαδικασίες
Βήμα 1. Ορίστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες
Οι επιχειρηματικές διαδικασίες αναφέρονται στις δραστηριότητες που εκτελούν οι εργαζόμενοι σε καθημερινή βάση για την επίτευξη οργανωτικών στόχων. Αυτή η διαδικασία αντικατοπτρίζει τις ενέργειες της εταιρείας για την επίτευξη ορισμένων στόχων. Η επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να περιλαμβάνει όλες τις παραλλαγές ή εξαιρέσεις της διαδικασίας. Για να καταλάβετε πώς να αναλύσετε μια επιχειρηματική διαδικασία, πρέπει να εξετάσετε πώς δημιουργείται μια επιχειρηματική διαδικασία.
- Εξετάστε το εύρος της εργασίας. Για παράδειγμα, ενημερώνετε τη διαδικασία που χρησιμοποιείται για την αποστολή τιμολογίων σε πελάτες. Το εύρος της εργασίας αναφέρεται στο πόσο ευρύ είναι το εύρος της εργασίας που πρέπει να εκτελεστεί. Σε αυτήν την περίπτωση, υποθέστε ότι το πεδίο εφαρμογής είναι όλα τα τιμολόγια που αποστέλλονται σε έναν πελάτη. Καθορίζετε ότι σε ένα μήνα, αποστέλλονται κατά μέσο όρο 200 τιμολόγια σε πελάτες.
- Καθορίστε το επιθυμητό αποτέλεσμα. Σκεφτείτε τι προσπαθεί να επιτύχει αυτή η διαδικασία. Σε αυτήν την περίπτωση, θέλετε τα τιμολόγια να αποστέλλονται με ακρίβεια σε κάθε πελάτη μόλις αποσταλεί το προϊόν. Θα στείλετε ένα φυσικό αντίγραφο του τιμολογίου κατά την υποβολή της παραγγελίας. Θα στείλετε επίσης ηλεκτρονικό τιμολόγιο σε κάθε πελάτη.
- Παραθέστε τις υποεπεξεργασίες που βρίσκονται σε εξέλιξη. Όσο πιο συγκεκριμένη είναι μια διαδικασία, τόσο πιο εύκολο είναι να αναλυθεί και να βελτιωθεί.
- Τεκμηρίωση επιχειρηματικών διαδικασιών. Μπορείτε να τεκμηριώσετε τη διαδικασία ως μια λίστα βημάτων και να εξετάσετε την απεικόνισή τους σε ένα διάγραμμα ροής. Οι διαδικασίες συχνά διασχίζουν πολλά τμήματα σε μεγάλους οργανισμούς. Η διαδικασία δημιουργίας τιμολογίου, για παράδειγμα, θα περιλαμβάνει τα τμήματα χρέωσης και λογιστικής.
- Ορίστε τις διάφορες λειτουργίες τμημάτων ή οντοτήτων στη διαδικασία μαζί με όλες τις εισόδους και εξόδους. Για παράδειγμα, για τη λήψη ενός δελτίου μισθοδοσίας απαιτείται η είσοδος από το τμήμα παραγωγής για να μάθετε τον αριθμό και τις ώρες εργασίας των εργαζομένων, το τμήμα HR για να μάθετε τα ποσοστά και τις μειώσεις μισθών κ.λπ.
- Αναφέρετε όλες τις εξαιρέσεις στη διαδικασία. Σχεδόν όλες οι επιχειρηματικές διαδικασίες θα έχουν εξαιρέσεις και παραλλαγές. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε ορισμένους πελάτες που λαμβάνουν μεγάλες εκπτώσεις. Αυτός ο πελάτης παραγγέλνει προϊόντα σε μεγάλες ποσότητες. Η παροχή μεγάλης έκπτωσης κάνει το προσωπικό χρέωσης να αφαιρέσει το ποσό έκπτωσης που υπολογίζεται στο λογισμικό τιμολόγησης. Οι μεγάλες εκπτώσεις πρέπει να καταχωρούνται με μη αυτόματο τρόπο για να δημιουργηθεί ακριβές τιμολόγιο.
Βήμα 2. Τεκμηριώστε την επιχειρηματική διαδικασία και σκεφτείτε τι είδους επιχειρηματική διαδικασία πρέπει να δημιουργήσετε
Ο διαχωρισμός διαφόρων επιχειρηματικών διαδικασιών ανά τύπο θα βοηθήσει στην ανάλυση και τη βελτίωση της διαδικασίας της επιχείρησης. Εάν δύο διαδικασίες είναι του ίδιου τύπου, οι αναβαθμίσεις της διαδικασίας ενδέχεται να είναι παρόμοιες. Μια συγκεκριμένη διαδικασία μπορεί να είναι μια διαδικασία λειτουργίας, υποστήριξης ή διαχείρισης.
- Οι λειτουργικές διαδικασίες αναφέρονται στις καθημερινές εργασίες της παράδοσης προϊόντων στους πελάτες. Η διαδικασία δημιουργίας τιμολογίων για πελάτες μπορεί να συμπεριληφθεί στη λειτουργική διαδικασία. Είναι πολύ σημαντικό να στέλνετε ακριβή τιμολόγια στους πελάτες, έτσι ώστε οι πληρωμές να μπορούν να συλλέγονται όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
- Οι διαδικασίες υποστήριξης αναφέρονται στις δραστηριότητες επιχειρησιακής υποστήριξης της εταιρείας σας. Το Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού αποτελεί παράδειγμα τομέα υποστήριξης εταιρειών. Αυτό το τμήμα υποστηρίζει διευθυντές τμημάτων στη συνέντευξη και την πρόσληψη νέων υπαλλήλων. Αν και το ανθρώπινο δυναμικό δεν εμπλέκεται άμεσα με τους πελάτες, υποστηρίζει το τμήμα λειτουργιών.
- Κάθε οργανισμός χρειάζεται διαχείριση για να διευθύνει τη συνολική επιχειρηματική κατεύθυνση της εταιρείας. Η διαδικασία σχεδιασμού και εκτέλεσης του προϋπολογισμού είναι μια διαδικασία διαχείρισης. Όλες οι εταιρείες πρέπει να έχουν επίσημη διαδικασία προϋπολογισμού. Αυτή η διαδικασία θα πρέπει να περιλαμβάνει τη διοίκηση να συζητά τον προϋπολογισμό της εταιρείας με τον οικονομικό διευθυντή.
Βήμα 3. Αναλύστε τις επιχειρηματικές διαδικασίες για να βρείτε συμπτώματα αναποτελεσματικότητας διαδικασιών
Οι επιχειρηματικές διαδικασίες αποτελούνται από εισροές (εισόδους) και εξόδους (εκροές). Η εργασία, η ενέργεια, τα υλικά και ο κεφαλαιουχικός εξοπλισμός θεωρούνται εισροές. Οι εισροές είναι περιουσιακά στοιχεία που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία εσόδων και κερδών. Από την άλλη πλευρά, το αποτέλεσμα είναι ένα φυσικό προϊόν ή υπηρεσία. Οι είσοδοι εισέρχονται στη διαδικασία και παράγουν εξόδους. Θα χρειαστεί να πραγματοποιήσετε μια ανάλυση για να αναζητήσετε τις αναποτελεσματικότητες αυτής της διαδικασίας.
- Η διαδικασία σας πρέπει να χρησιμοποιεί αποτελεσματικά τις εισόδους για την παραγωγή εξόδων. Για παράδειγμα, διαχειρίζεστε ένα υποκατάστημα ενός συνεργείου επισκευών. Η συμβολή σας είναι εργασία, εξοπλισμός και ανταλλακτικά. Η παραγωγή σας είναι οι υπηρεσίες επισκευής πελατών οχημάτων.
- Ο μακρύς χρόνος επισκευής ή η καθυστέρηση εργασίας είναι ένδειξη αναποτελεσματικότητας της διαδικασίας. Το πρόβλημα μπορεί να οφείλεται στο ότι το πρόγραμμα επισκευής ορισμένων πελατών είναι πολύ κοντά.
- Ενδείξεις αναποτελεσματικότητας της διαδικασίας μπορούν επίσης να φανούν εάν το κόστος αντικατάστασης εξαρτημάτων υπερβαίνει κατά πολύ τον προϋπολογισμό. Σε αυτήν την περίπτωση, το πρόβλημα μπορεί να αφορά συγκεκριμένα το τμήμα αγορών ή τα ανταλλακτικά από τον προμηθευτή.
- Καθορίστε ποιες διαδικασίες χρειάζονται βελτίωση με βάση τα προβλήματα που εντοπίστηκαν. Πρέπει να δώσετε προτεραιότητα σε πολλές επιχειρηματικές διαδικασίες. Επιλέξτε τη διαδικασία που έχει τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στην επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, ίσως θελήσετε πρώτα να διορθώσετε το χρόνο εκτέλεσης. Ο μακρύς χρόνος επεξεργασίας θα έχει ως αποτέλεσμα την εταιρεία να χάσει πελάτες. Δώστε προτεραιότητα στη βελτίωση της διαδικασίας.
Μέρος 2 από 2: Ανάλυση επιχειρηματικής διαδικασίας
Βήμα 1. Μιλήστε με βασικά άτομα για διαδικασίες εντός της εταιρείας
Αφού καθορίσετε τη διαδικασία που πρέπει να βελτιωθεί, συζητήστε τη διαδικασία με τα άτομα που είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή της. Αφιερώστε χρόνο για να πάρετε συνέντευξη από βασικούς συμμετέχοντες και ζητήστε βελτιώσεις που θα μπορούσαν να γίνουν.
- Ρωτήστε για τις ενέργειες του προσωπικού και γιατί.
- Καθορίστε την είσοδο που απαιτείται για την εκτέλεση κάθε εργασίας και πού λαμβάνετε κάθε είσοδο. Εάν η εταιρεία παράγει τζιν τζιν, πρέπει να γνωρίζετε ποιος είναι ο προμηθευτής τζιν και τη συχνότητα με την οποία αποστέλλονται οι πρώτες ύλες στην εταιρεία.
- Προσδιορίστε τα αποτελέσματα κάθε εργασίας και ποιος θα τα λάβει. Εάν διαχειρίζεστε ένα εργαστήριο, το προσωπικό του εργαστηρίου πρέπει να τεκμηριώσει την εργασία του. Το προσωπικό επισκευής πρέπει να διαβιβάσει τις πληροφορίες στο τμήμα χρέωσης, το οποίο στη συνέχεια δημιουργεί τιμολόγιο για τον πελάτη.
- Ζητήστε προτάσεις σχετικά με τον τρόπο αντιμετώπισης των αναποτελεσματικών διαδικασιών που διαπιστώνει το προσωπικό σας.
Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα διάγραμμα ροής επιχειρήσεων για κάθε διαδικασία
Τα διαγράμματα ροής διαδικασιών μπορούν να σας βοηθήσουν να περιγράψετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεκμηρίωση από τη συζήτηση της διαδικασίας σας για να δημιουργήσετε ένα διάγραμμα ροής. Αυτό το διάγραμμα ροής θα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα βήματα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής διαδικασίας.
- Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ένα διάγραμμα ροής επιχειρηματικής διαδικασίας πρέπει να περιέχει μόνο καθορισμένες διαδικασίες που πρέπει να ακολουθούν οι εργαζόμενοι.
- Τα διαγράμματα ροής μπορούν να σχεδιαστούν χειροκίνητα ή με λογισμικό. Τα προγράμματα λέξεων και υπολογιστικών φύλλων με δυνατότητες χαρτογράφησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία διαγραμμάτων ροής. Μπορείτε επίσης να βρείτε εξειδικευμένο λογισμικό για τη δημιουργία διαγραμμάτων ροής.
- Τα διαγράμματα ροής είναι πολύ χρήσιμα εργαλεία για να δείτε ξεκάθαρα τις επιχειρηματικές διαδικασίες που έχετε μπροστά σας. Αυτό το εργαλείο θα διευκολύνει τον εντοπισμό και τη διόρθωση των ανεπαρκειών.
- Μόλις γίνουν αλλαγές στη διαδικασία, ελέγξτε ξανά τα αποτελέσματα και δείτε αν η διαδικασία έχει βελτιωθεί στις προσδοκίες σας. Εάν όχι, επαναλάβετε τη διαδικασία ανάλυσης και προσπαθήστε να εντοπίσετε τομείς που χρειάζονται βελτίωση. Η ανάλυση επιχειρηματικών διαδικασιών είναι μια συνεχής δραστηριότητα στην επιχείρησή σας.
Βήμα 3. Πραγματοποιήστε μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών για να βρείτε βελτιώσεις στη διαδικασία
Πολλές διαδικασίες περιλαμβάνουν περισσότερα από ένα τμήματα στην επιχείρησή σας. Οι συνεδρίες της ομάδας θα εντοπίσουν αναποτελεσματικές διαδικασίες που επηρεάζουν περισσότερα από ένα τμήματα. Αυτές οι συνεδρίες μπορούν επίσης να επικυρώσουν τις πληροφορίες που παρέχονται κατά τη διάρκεια προσωπικών συνεντεύξεων με τους συμμετέχοντες.
- Συνοψίστε τις πληροφορίες που λάβατε και μοιραστείτε τις με τους συμμετέχοντες στη διαδικασία. Αυτό θα περιλαμβάνει συμμετέχοντες που είχαν και δεν είχαν πάρει συνέντευξη στο παρελθόν. Ζητήστε σχόλια από όλους. Αυτή η ανατροφοδότηση θα παρέχει πρόσθετη καθοδήγηση για την ανάλυσή σας.
- Οι πληροφορίες που λαμβάνονται από τους συμμετέχοντες στη διαδικασία θα πρέπει να σας δώσουν μια σαφή ιδέα για το πώς λειτουργεί η διαδικασία και ποιο είναι το πρόβλημα.
- Η διαπροσωπική συζήτηση γίνεται η βάση για την πραγματοποίηση αλλαγών σε μια διαδικασία. Οι αλλαγές μπορεί να είναι μειώσεις κόστους, μειώσεις χρόνου κύκλου διαδικασίας, απλοποιήσεις διαδικασίας ή βελτιώσεις υπηρεσιών στους πελάτες.
