Η σύνταξη ενός email είναι στην πραγματικότητα αρκετά απλή, αλλά υπάρχει μια γενική μορφή στην οποία πρέπει να προσέξετε. Επίσης, γνωρίζετε τη διαφορά μεταξύ επίσημων και ανεπίσημων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ είναι πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 5: Βασικά βήματα αποστολής email
Βήμα 1. Δημιουργήστε μια διεύθυνση email
Εάν δεν έχετε ακόμη μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να εγγραφείτε σε έναν πάροχο υπηρεσιών email πριν προχωρήσετε. Ευτυχώς, πολλές δωρεάν ηλεκτρονικές υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιτρέπουν να λάβετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να ξοδέψετε χρήματα. Μερικές από τις πιο δημοφιλείς υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ιστού περιλαμβάνουν:
- Gmail
- Hotmail
- Ταχυδρομείο Yahoo
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο "Σύνταξη" ή "Νέο
"Πριν από τη σύνταξη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να ανοίξετε ένα νέο, κενό γραμματοκιβώτιο για να συνθέσετε. Ο τρόπος ανοίγματος του γραμματοκιβωτίου ποικίλλει ανάλογα με την υπηρεσία που χρησιμοποιείτε, αλλά συνήθως θα υπάρχει ένα κουμπί στο επάνω μέρος της σελίδας με μια ετικέτα όπως "Σύνταξη", "Νέο" ή "Νέο μήνυμα".
Εάν δεν γνωρίζετε πώς να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα, ελέγξτε τη σελίδα υποστήριξης της υπηρεσίας email σας για να μάθετε πώς να το κάνετε λεπτομερώς
Βήμα 3. Γράψτε τη διεύθυνση email του παραλήπτη
Δεν χρειάζεται να γράψετε τη διεύθυνση email σας, αλλά θα πρέπει να γράψετε τη διεύθυνση email του ατόμου που θα λάβει το email σας.
- Συνήθως, μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε ένα κενό για να διαχωρίσετε πολλαπλές διευθύνσεις email, αλλά ορισμένες υπηρεσίες απαιτούν να διαχωρίσετε πολλαπλές διευθύνσεις email με κόμμα ή άλλο σημείο στίξης. Εάν η υπηρεσία που χρησιμοποιείτε απαιτεί τη χρήση αυτών των σημείων στίξης, ο πάροχος υπηρεσιών θα πρέπει να έχει παράσχει καθοδήγηση.
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του κύριου παραλήπτη στο πεδίο "Προς:". Ο κύριος παραλήπτης είναι συνήθως το άτομο στο οποίο απευθύνεται το μήνυμα ή αναφέρεται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Πληκτρολογήστε μια άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "CC:". Αυτή η στήλη είναι η στήλη "αντιγραφή". Οι παραλήπτες συνήθως εισάγονται στο πεδίο αντιγραφής εάν το email δεν απευθύνεται συγκεκριμένα στον παραλήπτη του αντιγράφου, αλλά έχει πράγματα που πρέπει να γνωρίζει.
- Χρησιμοποιήστε το πεδίο "BCC:" για να αποκρύψετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν θέλετε οι παραλήπτες να βλέπουν σε ποιον απευθύνεται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη στο πεδίο "τυφλό αντίγραφο".
Βήμα 4. Γράψτε έναν ενημερωτικό τίτλο
Κάθε υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας επιτρέπει να γράψετε τον τίτλο/θέμα του email σας στο πλαίσιο "Θέμα".
-
Ο τίτλος του email σας πρέπει να είναι σύντομος, αλλά δώστε στον παραλήπτη μια ιδέα για το περιεχόμενο του email.
- Για παράδειγμα, ένα ανεπίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν φίλο μπορεί να έχει τον τίτλο "Πώς είσαι;", αλλά εάν στείλατε μια εργασία μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να έχει τον τίτλο "Ανάθεση μαθηματικών".
- Οι ερωτήσεις προς τους καθηγητές ή τους προϊσταμένους μπορούν επίσης να έχουν τον τίτλο "Ερωτήσεις σχετικά με …", στη συνέχεια ακολουθούμενες από μια σύντομη ετικέτα που περιέχει μια εξήγηση για το θέμα που ζητάτε.
- Λάβετε υπόψη ότι μηνύματα χωρίς τίτλο θα εμφανίζονται στα εισερχόμενα των παραληπτών με την ένδειξη "(χωρίς θέμα)".
Βήμα 5. Γράψτε το σώμα του email σας
Το σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να είναι γραμμένο στο μεγάλο πλαίσιο κειμένου κάτω από το πεδίο τίτλου.
- Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει γενικά να περιέχει ένα χαιρετισμό, ένα μήνυμα και ένα κλείσιμο.
- Δεδομένου ότι το email προορίζεται για γρήγορη επικοινωνία, θα πρέπει γενικά να βεβαιωθείτε ότι το email σας δεν είναι πολύ μεγάλο.
Βήμα 6. Πατήστε το κουμπί "Αποστολή"
Αφού ολοκληρώσετε τη σύνταξη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξαναδιαβάστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε κάνει γραμματικά ή ορθογραφικά λάθη και ότι το μήνυμα εμφανίζει το θέμα που θέλετε να καλύψετε. Όταν το email σας είναι έτοιμο για αποστολή, κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή" στο πλαίσιο μηνυμάτων για να στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον παραλήπτη.
Μέθοδος 2 από 5: Σύνταξη ανεπίσημου email
Βήμα 1. Μάθετε πότε πρέπει να στέλνετε ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Τα ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να απευθύνονται σε άτομα που σας ενδιαφέρουν, συμπεριλαμβανομένων των φίλων, της οικογένειας και των συνεργατών. Εάν το email σας δεν είναι επίσημο και το στέλνετε σε κάποιον που γνωρίζετε καλά, μπορείτε να στείλετε ένα ανεπίσημο email.
Η μόνη καλή στιγμή για να στείλετε ένα επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φίλους ή οικογένεια είναι όταν στέλνετε ένα ομαδικό μήνυμα με έναν επίσημο τόνο, όπως ένα αίτημα για δωρεές ή μια διαφήμιση. Δεδομένου ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σταλεί επίσης σε άτομα που δεν είναι πολύ κοντά σας, θα πρέπει να προσαρμόσετε τον τόνο για να ευχαριστήσετε αυτούς τους ανθρώπους
Βήμα 2. Γράψτε έναν άτυπο τίτλο
Δεν χρειάζεται να γράψετε έναν τίτλο, αλλά θα πρέπει να δώσετε έναν τίτλο στο email σας. Γράψτε έναν τίτλο σύντομο, περιεκτικό και φιλικό.
- Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν παλιό φίλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν τίτλο που σας κάνει να γελάτε ή έναν απλό τίτλο όπως "Long time no see!".
- Εάν γράφετε ένα email με συγκεκριμένο σκοπό, γράψτε τον σκοπό σας. Για παράδειγμα, εάν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια συνάντηση, δώστε τίτλο στο email σας με έναν τίτλο που αναφέρει το συμβάν.
Βήμα 3. Σκεφτείτε να αναφέρετε το όνομα του παραλήπτη στο email
Για τα ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό δεν είναι απολύτως απαραίτητο, αλλά μπορεί ακόμα να είναι ένας ευγενικός τρόπος για να ξεκινήσετε ένα μήνυμα.
-
Ο χαιρετισμός σας μπορεί να είναι τόσο απλός όσο το όνομα του παραλήπτη:
Βαρίδι,
-
Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε έναν φιλικό χαιρετισμό:
- "Γεια σου, Μπομπ!"
- "Κύριε Μπομπ"
- "Καλημέρα, Μπομπ!"
Βήμα 4. Γράψτε το email με σαφήνεια, αλλά χρησιμοποιήστε ανεπίσημο στιλ γλώσσας
Το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας πρέπει να είναι εύκολο να κατανοηθεί, αλλά σε άτυπο τόνο συνομιλίας.
- Διαβάστε το email και αναρωτηθείτε, είναι αυτό το email παρόμοιο με αυτό που θα έλεγα αν μιλούσα προσωπικά; Εάν η απάντηση είναι ναι, έχετε βρει τον σωστό τόνο για τα ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Χρησιμοποιήστε συντομογραφίες. Οι συντομογραφίες δεν αποτελούν μέρος της επίσημης γραφής. αλλά χρησιμοποιείται συνήθως στην καθημερινή συνομιλία. Ως εκ τούτου, η συντομογραφία είναι κατάλληλη για ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Χρησιμοποιήστε αργκό αν θέλετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αργκό Διαδικτύου, όπως: "thx" για "ευχαριστώ". "Titi DJ" για "προσοχή στο δρόμο", "s7" για "συμφωνώ" κ.λπ.
- Χρησιμοποιήστε επίσης emoticons εάν χρειάζεται:).
Βήμα 5. Εξετάστε το ενδεχόμενο να γράψετε το όνομά σας στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Όπως ένας χαιρετισμός, το κλείσιμο ή η υπογραφή δεν είναι πραγματικά απαραίτητα για ανεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να είναι ένας καλός τρόπος για να κλείσετε ένα μήνυμα.
-
Το κλείσιμο του email σας μπορεί να είναι απλώς ένα όνομα:
- "Τζεν"
- "-Τζεν"
-
Μπορείτε επίσης να γίνετε λίγο δημιουργικοί με το κλείσιμο email:
- "Αυτό είναι πολύ καιρό πριν! Τζεν."
- "Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα διαγραφεί αυτόματα. 3… 2… 1…"
Μέθοδος 3 από 5: Γράφοντας ένα επίσημο email
Βήμα 1. Μάθετε πότε ήρθε η ώρα να στείλετε ένα επίσημο email
Θα πρέπει να χρησιμοποιείτε ένα επίσημο email όταν γράφετε μηνύματα σε άτομα που δεν γνωρίζετε καλά, όπως αφεντικά, συνεργάτες, πελάτες και πελάτες, εκπαιδευτές και κοινοτικούς/πολιτικούς ηγέτες.
-
Λάβετε υπόψη ότι μπορεί να αισθάνεστε ότι ένα επίσημο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι περιττό όταν γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους παραπάνω ανθρώπους, μόλις έχετε μια σχέση με αυτό το άτομο. Όταν ένα επίσημο email είναι πολύ σκληρό, γράψτε ένα "ημι-επίσημο" email.
- Στα ημιεπίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το στυλ σας μπορεί να είναι λίγο πιο χαλαρό, αλλά ακόμα δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιείτε αργκό στο διαδίκτυο.
- Θα πρέπει να συμπεριλάβετε μια υπογραφή σε ημι-επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δεν χρειάζεται να δώσετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας με το όνομά σας.
Βήμα 2. Γράψτε έναν ενημερωτικό τίτλο
Ο τίτλος του email σας πρέπει να είναι σύντομος αλλά ακριβής. Πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα που θίγετε.
-
Για παράδειγμα:
- Όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον καθηγητή σας για μια εργασία δοκιμίου, γράψτε "Ερωτήσεις Δοκίμιο".
- Όταν υποβάλλετε αίτηση για εργασία που γνωρίζετε από τη διαφήμιση, γράψτε "Αίτηση για θέση διαχείρισης (Από διαφήμιση)".
- Εάν γράφετε ένα email ζητώντας βοήθεια από την εξυπηρέτηση πελατών ή αναφέρετε ένα τεχνικό πρόβλημα, γράψτε "Πρόβλημα με το μέρος #000000".
Βήμα 3. Γράψτε έναν επίσημο χαιρετισμό
Ο επίσημος χαιρετισμός πρέπει να περιλαμβάνει "Αγαπητέ/Αγαπητέ", ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη. Χρησιμοποιήστε το επώνυμο και τον κατάλληλο τίτλο του παραλήπτη και, στη συνέχεια, τερματίστε τον χαιρετισμό με μια περίοδο.
-
Για παράδειγμα:
- "Αγαπητέ κύριε Σμιθ"
- "Αγαπητή κυρία Τζόουνς"
- "Αγαπητέ Δρ Έβανς"
Βήμα 4. Βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι στοχευμένο και ακριβές
Βεβαιωθείτε ότι δεν περιλαμβάνει περισσότερες από μερικές παραγράφους και ότι το περιεχόμενο προορίζεται πραγματικά να καλύψει το θέμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Χρησιμοποιήστε επίσημη γλώσσα και βεβαιωθείτε ότι η ορθογραφία και η γραμματική σας είναι σωστές.
- Αποφύγετε τη χρήση συντομογραφιών.
- Μην χρησιμοποιείτε αργκό ή emoticon στο Διαδίκτυο.
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε έναν κατάλληλο χαιρετισμό λήξης
Ο πιο συνηθισμένος χαιρετισμός λήξης είναι "Χαιρετισμοί", αλλά υπάρχουν αρκετοί άλλοι χαιρετισμοί κλεισίματος που μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε. Χρησιμοποιήστε έναν ευγενικό χαιρετισμό και κλείστε με κόμμα.
-
Άλλοι χαιρετισμοί κλεισίματος που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε περιλαμβάνουν:
- Τις καλύτερες ευχές,
- Σας ευχαριστώ,
- Τις καλύτερες ευχές μου,
Βήμα 6. Καταχωρίστε τα στοιχεία επικοινωνίας στην υπογραφή σας, εάν απαιτείται
Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας κάτω από τον χαιρετισμό λήξης email. Κάτω από το όνομά σας, μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας που μπορεί να απαιτούνται.
- Η θέση σας, εάν υπάρχει, πρέπει να περιλαμβάνει τη θέση και το όνομα της εταιρείας/ιδρύματος όπου εργάζεστε.
- Συμπεριλάβετε τουλάχιστον έναν αριθμό τηλεφώνου, έναν αριθμό φαξ και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε μια ταχυδρομική διεύθυνση και έναν ιστότοπο.
Μέθοδος 4 από 5: Τύποι ανεπίσημων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Γράψτε ένα email σε έναν φίλο που μετακόμισε σπίτι
Εάν οι φίλοι, η οικογένεια ή ο σύντροφός σας μετακόμισαν πρόσφατα σπίτι, γράψτε ένα email για να ρωτήσετε για την κατάστασή τους. Ρωτήστε πώς πηγαίνει η διαδικασία μετανάστευσής τους, πώς είναι το νέο τους περιβάλλον κ.ο.κ.
Βήμα 2. Στείλτε email σε έναν φίλο που δεν σας έδωσε ποτέ διεύθυνση email
Εάν λάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενός φίλου από κάποιον άλλο, είναι πολύ σημαντικό να γράψετε το email και να βεβαιωθείτε ότι το email του φίλου σας είναι σωστό. Μην ξεχάσετε επίσης να εξηγήσετε ποιος είστε.
Βήμα 3. Μάθετε να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε άνδρες
Εάν είστε γυναίκα και είναι η πρώτη σας φορά που γράφετε ένα email σε έναν άντρα, μπορεί να αισθάνεστε άγχος, ειδικά αν ο τύπος είναι ένας τύπος που μπορεί να σας αρέσει. Προσπαθήστε να γράψετε ένα email που φαίνεται χαλαρό αλλά ακόμα έξυπνο και ήρεμο.
Ακόμα κι αν φαίνεται επικίνδυνο, μπορείτε να γράψετε ένα email για να εκφράσετε την αγάπη σας
Βήμα 4. Μάθετε να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε γυναίκες
Εάν είστε άντρας που στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια γυναίκα για πρώτη φορά, μπορεί να βρείτε τη διαδικασία πολύ δύσκολη. Ηρεμήστε και γράψτε ένα μήνυμα που μοιάζει απλό αλλά τακτοποιημένο.
Βήμα 5. Γράψτε ένα email παρακαλώ
Εάν θέλετε να φαίνεστε αστεία στον παραλήπτη του email, χρησιμοποιήστε την ίδια γλώσσα με τη σαγηνευτική γλώσσα που χρησιμοποιείτε μπροστά στον παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε emoticons ή εκφράσεις όπως "αγκαλιές και φιλιά".
Μπορείτε επίσης να γράψετε μηνύματα αποπλάνησης σε άτομα που γνωρίζετε σε ιστότοπους γνωριμιών. Εάν γράφετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πρέπει να φαίνεστε σαγηνευτικοί καθώς και ενημερωτικοί, ώστε να γνωρίζει ποιος είστε
Βήμα 6. Γράψτε ένα email αγάπης
Σε αυτήν την ψηφιακή εποχή, τα μηνύματα αγάπης είναι εξίσου σημαντικά με τα ερωτικά γράμματα. Εάν ο σύντροφός σας είναι εκεί έξω και θέλετε να εκφράσετε την αγάπη σας, ο πιο γρήγορος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μέθοδος 5 από 5: Τύποι επίσημων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Στείλτε την αίτηση εργασίας σας μέσω email
Όταν στέλνετε email την αίτησή σας και το βιογραφικό σας, θα πρέπει να εξηγήσετε για ποια κενή θέση υποβάλλετε αίτηση, γιατί θέλετε τη δουλειά και ποια προσόντα έχετε που θα σας καταστήσουν κατάλληλη για τη δουλειά. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε το βιογραφικό σας ως συνημμένο.
- Μπορείτε επίσης να γράψετε ένα email για να υποβάλετε αίτηση για πρακτική άσκηση. Εξηγήστε τι είδους πρακτική θέλετε και πώς μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε τους στόχους της σταδιοδρομίας σας. Συμπεριλάβετε επίσης τους λόγους για τους οποίους πρέπει να επιλεγείτε για την πρακτική άσκηση.
- Στείλτε ένα email παρακολούθησης εάν δεν λάβετε απάντηση σχετικά με τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση.
Βήμα 2. Μάθετε πώς να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καθηγητές
Η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καθηγητές μπορεί να είναι τρομακτική, αλλά εξακολουθεί να είναι εξίσου δύσκολη με την αποστολή οποιουδήποτε άλλου επίσημου email. Ο καθηγητής σας μπορεί να είναι πολυάσχολος, οπότε κάντε τις ερωτήσεις όσο το δυνατόν πιο σαφείς.
Εάν είστε πολύ γνωστός από τον καθηγητή, μπορείτε επίσης να του στείλετε ένα αίτημα για μια συστατική επιστολή
Βήμα 3. Στείλτε ένα email "query"
Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τον εκδότη για αποδοχή ενός έργου προς δημοσίευση. Πρέπει να εξηγήσετε το έργο σας έτσι ώστε ο συντάκτης σας να καταλάβει το έργο.
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε email για να επικοινωνήσετε με το προσωπικό
Εάν αισθάνεστε ότι κάτι δεν πάει καλά με το ανθρώπινο δυναμικό της εταιρείας σας, ο πιο γρήγορος τρόπος για να το επιλύσετε είναι να στείλετε email στο κατάλληλο άτομο στο προσωπικό. Βεβαιωθείτε ότι το email σας περιγράφει καλά το πρόβλημα.
Προειδοποίηση
Μην παρέχετε κωδικούς πρόσβασης, ονόματα χρήστη ή προσωπικά στοιχεία, όπως αριθμούς πιστωτικών καρτών και ΑΦΜ σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
