Οι γραπτές πολιτικές και διαδικασίες περιγράφουν τις κατευθυντήριες γραμμές, τους κανόνες, το επίκεντρο και τις αρχές του οργανισμού. Γενικά, οι πολιτικές και οι διαδικασίες περιλαμβάνονται στα εγχειρίδια που δημιουργήθηκαν για τους υπαλλήλους. Ο τρόπος σύνταξης των επιχειρηματικών πολιτικών και διαδικασιών εξαρτάται από τους στόχους της ίδιας της εταιρείας.
Βήμα
Μέρος 1 από 5: Περιγραφή επιχειρηματικών στόχων
Βήμα 1. Κάντε μια λίστα με στόχους
Ως διευθυντής ή ιδιοκτήτης επιχείρησης, γνωρίζετε τους στόχους της εταιρείας. Εξετάστε πράγματα όπως οι στόχοι πωλήσεων, οι στόχοι των εργαζομένων και της διοίκησης και η επιχειρηματική θέση που αναμένετε να είναι τα επόμενα χρόνια.
- Προσπαθήστε να θέσετε στόχους που δεν είναι μόνο συγκεκριμένοι, αλλά και εφικτοί και για τους οποίους αξίζει τον κόπο. Για παράδειγμα, θέστε οικονομικούς στόχους που είναι προσιτοί και ορίστε στόχους για την απόδοση των εργαζομένων που μπορούν να επιτευχθούν ακολουθώντας τις πολιτικές και τις διαδικασίες που θα ορίσετε.
- Αφού ορίσετε τους στόχους σας, βεβαιωθείτε ότι είστε έτοιμοι να δεσμευτείτε ως ιδιοκτήτης ή διαχειριστής επιχείρησης. Ο καθορισμός στόχων είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα για την ανάπτυξη πολιτικών και διαδικασιών. Στη συνέχεια, όχι λιγότερο σημαντικό είναι να συμμορφώνεστε.
Βήμα 2. Καταγράψτε μια λίστα εργασιών και διαδικασιών
Σκεφτείτε τις καθημερινές εκδηλώσεις και εργασίες στην επιχείρησή σας. Καταγράψτε κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρώνεται κάθε μέρα, έτσι ώστε η επιχείρηση να λειτουργεί ομαλά.
Εξετάστε τα εξής: Ποιες εργασίες απαιτούν επίσημη περιγραφή ή κατεύθυνση; Ποιες διαδικασίες πρέπει να εκτελούνται με συνέπεια με τον ίδιο τρόπο; Αντί να εστιάζετε σε χειρωνακτικές εργασίες που δεν απαιτούν πολλές οδηγίες, εστιάστε σε μεγαλύτερες εργασίες
Βήμα 3. Παραθέστε πιθανά προβλήματα και λύσεις
Θεσπίζονται πολιτικές που διασφαλίζουν ότι όλα λειτουργούν ομαλά και ότι οι εργαζόμενοι και οι διευθυντές έχουν πρότυπα απόδοσης. Σκεφτείτε τα προβλήματα που μπορεί να προκύψουν ελλείψει πολιτικής. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να σκεφτείτε τις πολιτικές που χρειάζεστε.
Όταν σκέφτεστε ένα πιθανό πρόβλημα, αναζητήστε μια γρήγορη επισκόπηση του τρόπου επίλυσης ή επίλυσης του προβλήματος. Σκεφτείτε θέματα σχετικά με τις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες, όπως τα οικονομικά, τις αλληλεπιδράσεις μεταξύ εργαζομένων και πελατών και τη συμπεριφορά και τις στάσεις των εργαζομένων
Μέρος 2 από 5: Σύνταξη επιχειρηματικών πολιτικών
Βήμα 1. Παραθέστε τις κατηγορίες πολιτικής
Αφού εξετάσετε τα διάφορα πιθανά ζητήματα που πρέπει να επιλυθούν με την πολιτική, σκεφτείτε τις κατηγορίες του καθενός. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε κατηγορίες όπως ασφάλεια, προγραμματισμός, συμπεριφορά, αμοιβή, παροχές, διακοπές ή άδεια και διακρίσεις.
Αργότερα κατά τη σύνταξη του εγχειριδίου, οι πολιτικές που έχουν ήδη χωριστεί σε κατηγορίες θα σας βοηθήσουν να οργανώσετε το εγχειρίδιο και τις ενότητες του. Οι κατηγορίες μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να αποφασίσετε τι είναι πιο σημαντικό και να τις αναλύσετε με περισσότερες λεπτομέρειες
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε τη μορφή περιγράμματος για να αναλύσετε τις διάφορες πολιτικές σε κάθε κατηγορία
Το πρότυπο σάς επιτρέπει να εμβαθύνετε σε πτυχές κάθε πολιτικής ή κατηγορίας και να προσθέτετε όρους και προδιαγραφές όσο προχωράτε. Χρησιμοποιήστε αριθμούς για να ταξινομήσετε κάθε ενότητα ή κατηγορία.
Ξεκινήστε με ένα σύντομο περίγραμμα. Στη συνέχεια, αφού γράψετε όλες τις αρχικές ιδέες, μπορείτε να επιστρέψετε στο περίγραμμα και να προσθέσετε ή να επεκτείνετε καθώς αλλάζετε
Βήμα 3. Σκεφτείτε τις κατάλληλες συνέπειες για παραβιάσεις πολιτικής
Οι πολιτικές επιτρέπουν στις επιχειρήσεις να λειτουργούν σωστά και χρησιμεύουν επίσης ως πρότυπα που πρέπει να τηρούν οι εργαζόμενοι και η διοίκηση. Οι πολιτικές χρησιμεύουν επίσης ως γραπτά έγγραφα που περιγράφουν τον τρόπο αντιμετώπισης ζητημάτων ή παραβάσεων πολιτικής. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν και εάν απαιτούνται ενέργειες για την επίλυση του ζητήματος.
Όταν γράφονται σε επίσημα έγγραφα, οι πολιτικές μπορούν να καλύψουν τα νόμιμα δικαιώματα και υποχρεώσεις των εργαζομένων και της εταιρείας. Η πολιτική περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με τα εργασιακά δικαιώματα για άτομα με αναπηρία, φόρους και απαγορεύσεις διακρίσεων και παρενόχλησης στο χώρο εργασίας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εισαγάγει τις πληροφορίες σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία
Βήμα 4. Καθιερώστε μια σαφή πολιτική για την απόλυση
Εάν πρέπει να απολύσετε έναν υπάλληλο για παραβίαση μιας πολιτικής, αυτή η γραπτή πολιτική θα χρησιμεύσει ως απόδειξη εάν ο εργαζόμενος πιστεύει ότι απολύθηκε άδικα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφιερώσει ένα τμήμα στη συζήτηση των κανόνων για την απόλυση.
Θα πρέπει επίσης να δημιουργήσετε μια πολιτική πρόσληψης. Για παράδειγμα, έλεγχοι ιστορικού πριν από την πρόσληψη ενός υποψηφίου ή μια δοκιμαστική περίοδο μετά την πρόσληψη ενός εργαζομένου και πριν γίνει μόνιμος υπάλληλος. Βεβαιωθείτε ότι δημιουργείτε και περιγράφετε σαφείς όρους
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε καθαρή ενεργή γλώσσα
Γράψτε όλες τις πολιτικές με σαφήνεια με τέτοιο τρόπο ώστε να μην παρερμηνεύονται ή παρεξηγούνται. Εάν υπάρχει άλλη ερμηνεία, σκεφτείτε να την ξαναγράψετε σε άλλη γλώσσα.
Για παράδειγμα, μην γράφετε: "Μπορεί να χορηγηθεί πρόσθετη αναρρωτική άδεια υπό ορισμένες συνθήκες." Αντ 'αυτού, γράψτε "Η πρόσθετη άδεια ασθενείας εγκρίνεται μόνο με τη ρητή άδεια του εφημερεύοντος διαχειριστή."
Μέρος 3 από 5: Διαδικασίες γραφής
Βήμα 1. Προσδιορίστε ποιες εργασίες απαιτούν λεπτομερείς διαδικασίες
Δεν απαιτούν όλες οι εργασίες ή τα περιστατικά λεπτομερείς οδηγίες. Δώστε προτεραιότητα σε εργασίες ή διαδικασίες που πρέπει να γίνονται με συνέπεια, όπως μισθοδοσία ή προγραμματισμός.
Όταν αποφασίζετε ποιες διαδικασίες απαιτούν λεπτομέρειες, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες ερωτήσεις: theταν μακρά ή περίπλοκη η διαδικασία; Ποιες είναι οι συνέπειες εάν υπάρξει σφάλμα στην εφαρμογή; Έχουν εφαρμοστεί πρόσφατες σημαντικές αλλαγές; Απαιτεί αυτή η διαδικασία σημαντικά ή εκτενή έγγραφα; Συχνά μπερδεύονται οι εργαζόμενοι με τη διαδικασία;
Βήμα 2. Συγκεντρώστε τις πληροφορίες που απαιτούνται για κάθε διαδικασία
Πριν σκιαγραφήσετε τη διαδικασία, πρέπει να γνωρίζετε όλα τα βήματα και τις πτυχές τους. Εξετάστε τις ερωτήσεις των εργαζομένων που έχουν προκύψει και τυχόν προβλήματα που μπορεί να έχετε αντιμετωπίσει.
Ακόμα κι αν έχετε όλες τις πληροφορίες, θα χρειαστεί να τηρήσετε τα βασικά της ίδιας της διαδικασίας. Σκεφτείτε τι χρειάζονται οι αναγνώστες ή οι εργαζόμενοι για να κατανοήσουν και να εκτελέσουν τη διαδικασία
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε όλες τις πληροφορίες για να γράψετε μια σαφή διαδικασία
Χρησιμοποιήστε την ενεργή γλώσσα. Προσπαθήστε να αποφύγετε τις μεγάλες και περιττές λέξεις. Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε γλώσσα που είναι δύσκολο να κατανοηθεί, συμπεριλαμβανομένης της ορολογίας που οι εργαζόμενοι ενδέχεται να μην γνωρίζουν.
Για παράδειγμα, αντί να γράφετε, "Οι αποσβέσεις μισθοδοσίας που σκίζονται από το προσωπικό πρέπει να φυλάσσονται στο οικονομικό αρχείο", χρησιμοποιήστε την ακόλουθη γλώσσα, "Διατήρηση σχισμένων αποδείξεων μισθοδοσίας στο οικονομικό αρχείο"
Μέρος 4 από 5: Κατανόηση της νομιμότητας
Βήμα 1. Εισαγάγετε μια ενότητα σχετικά με την πολιτική κατά των διακρίσεων
Όλοι οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων πρέπει να συμμορφώνονται με τις πολιτικές κατά των διακρίσεων που έχουν καθοριστεί από την κυβέρνηση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει πληροφορίες σχετικά με την πολιτική μαζί με τις προσδοκίες ότι όλοι οι εργαζόμενοι τηρούν.
Πληροφορίες σχετικά με τις ίσες ευκαιρίες απασχόλησης θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθούν στην πολιτική, καθώς και ο νόμος για το δικαίωμα στην εργασία των ατόμων με αναπηρία και η πολιτική για την παρενόχληση
Βήμα 2. Βεβαιωθείτε ότι η πολιτική σας είναι νόμιμη
Πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλες οι πολιτικές που καταρτίζονται είναι δίκαιες και σύμφωνα με το νόμο. Υπάρχουν πολλοί πόροι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να μάθετε εάν η πολιτική σας είναι σύμφωνη με την ισχύουσα νομοθεσία.
Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από νομικό σύμβουλο να μελετήσει τις πολιτικές που καταρτίσατε πριν τις εφαρμόσετε σε υπαλλήλους. Ως ιδιοκτήτης επιχείρησης, το να έχεις νομικό σύμβουλο που μπορείς να συμβουλεύεσαι σε τακτική βάση είναι πολύ επωφελές
Βήμα 3. Ζητήστε από τους υπαλλήλους να υπογράψουν σχέδια πολιτικών και διαδικασιών
Θα πρέπει να ζητηθεί από τους νέους υπαλλήλους να συμφωνήσουν και να υπογράψουν τα έγγραφα της πολιτικής και της διαδικασίας και να λάβουν αντίγραφο για αναφορά. Επιπλέον, τυχόν αλλαγές πρέπει να υπογραφούν εκ νέου από όλους τους υπαλλήλους. Αυτό γίνεται για να διασφαλιστεί ότι όλοι δεσμεύονται από την πολιτική, εάν υπάρξει οποιαδήποτε νομική ενέργεια και από τα δύο μέρη στο μέλλον.
Οι ανήλικοι δεν μπορούν να συνάψουν νόμιμα συμβόλαια. Εάν προσλαμβάνετε υπαλλήλους κάτω των 18 ετών, βεβαιωθείτε ότι έχουν γραπτή άδεια από κηδεμόνα για να συνάψουν σύμβαση καθώς ο γονέας ή ο κηδεμόνας μπορεί να ακυρώσει νόμιμα τη σύμβαση
Μέρος 5 από 5: Κατάρτιση του Εγχειριδίου
Βήμα 1. Τακτοποιήστε τις πληροφορίες με μια λογική σειρά
Ξεκινήστε με τα μεγαλύτερα σημεία και μετά ακολουθήστε με τα μικρότερα. Για παράδειγμα, αντί να ξεκινήσετε με την κατηγορία αποζημίωσης, ξεκινήστε το εγχειρίδιο με τη διαδικασία πρόσληψης ή την κατηγορία καταλληλότητας.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να ανοίξετε ένα εγχειρίδιο με περιγραφή των στόχων της εταιρείας όπως περιγράψατε νωρίτερα. Γράψτε μια σαφή, ενοποιημένη παράγραφο ή δύο που συνοψίζει το εγχειρίδιο, τι μπορούν να περιμένουν οι εργαζόμενοι από την εταιρεία και τι περιμένει η εταιρεία από τους εργαζόμενους.
- Χρησιμοποιήστε το περίγραμμα για να δημιουργήσετε υποκατηγορίες στο εγχειρίδιο. Όταν τελειώσετε, δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων, έτσι ώστε κάθε πληροφορία να είναι εύκολο να βρεθεί.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε μια εικόνα, ένα γράφημα ή ένα διάγραμμα
Υπάρχουν άνθρωποι που είναι πιο οπτικοί, οπότε τα διαγράμματα, τα διαγράμματα ή οι εικόνες στο εγχειρίδιο μπορούν να βοηθήσουν διαφορετικούς τύπους εργαζομένων να κατανοήσουν τις έννοιες. Οι εικόνες μπορούν να απλοποιήσουν τις διαδικασίες και τις πολιτικές.
Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράφημα ή πίνακα που παραθέτει διάφορους τίτλους και τα καθήκοντά τους. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα ερωτήσεων και απαντήσεων που οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιήσουν ως αναφορά, εάν χρειάζεται
Βήμα 3. Παρέχετε εγχειρίδια για εύκολη πρόσβαση σε όλους τους εργαζόμενους
Στην ιδανική περίπτωση, οι νέοι υπάλληλοι λαμβάνουν ένα αντίγραφο του εγχειριδίου όταν προσλαμβάνονται και οι παλιοί εργαζόμενοι λαμβάνουν ένα νέο αντίγραφο όταν υπάρχει αναθεώρηση. Εξετάστε το ενδεχόμενο όλοι οι υπάλληλοι να υπογράψουν μια σύμβαση που να δηλώνει ότι κατανοούν όλα τα σημεία που περιγράφονται στο εγχειρίδιο και να συμφωνούν με αυτό.
