Ο Βοηθός εκτός γραφείου ή "Outdoors" στο Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να ορίσετε αυτόματες απαντήσεις που αποστέλλονται σε άτομα που επικοινωνούν μαζί σας ενώ είστε ανενεργοί ή εκτός γραφείου. Η δυνατότητα Εκτός γραφείου είναι διαθέσιμη μόνο σε χρήστες λογαριασμών Microsoft Exchange. Ωστόσο, ακόμη και οι οικιακοί χρήστες χωρίς λογαριασμό Exchange μπορούν να δημιουργήσουν πρότυπα "εκτός γραφείου" και να δημιουργήσουν κανόνες για το πρόγραμμα, έτσι ώστε το Outlook να μπορεί να στέλνει αυτόματα απαντήσεις.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 4: Outlook 2013 και 2010
Βήμα 1. Κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Πληροφορίες" από το μενού της αριστερής πλευρικής γραμμής
Βήμα 2. Επιλέξτε "Αυτόματες απαντήσεις (εκτός γραφείου)"
Το παράθυρο διαλόγου "Αυτόματες απαντήσεις" θα ανοίξει μετά από αυτό.
Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε λογαριασμό εκτός Exchange. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στην τέταρτη μέθοδο σε αυτό το άρθρο για να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις σε λογαριασμούς εκτός Exchange
Βήμα 3. Ελέγξτε την επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων"
Βήμα 4. Ελέγξτε την επιλογή "Μόνο αποστολή κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιθυμητή ώρα έναρξης ("Startρα έναρξης") και ώρα λήξης ("Endρα λήξης")
Για παράδειγμα, εάν σκοπεύετε να κάνετε διακοπές δύο εβδομάδων, επιλέξτε τη διάρκεια των διακοπών σας.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μέσα στον οργανισμό μου" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα που θα σταλεί σε συναδέλφους (στο ίδιο γραφείο ή εταιρεία) που θέλουν να επικοινωνήσουν μαζί σας
Βήμα 6. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εκτός του οργανισμού μου" και, στη συνέχεια, γράψτε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα που θα σταλεί σε άτομα εκτός του οργανισμού ή του γραφείου σας που θέλουν να επικοινωνήσουν μαζί σας
Για παράδειγμα, γράψτε ένα μήνυμα εξηγώντας ότι είστε απασχολημένοι και κατευθύνετε τον αποστολέα του μηνύματος να κάνει ερωτήσεις και να συζητήσει θέματα με άλλες επαφές στο γραφείο.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο "OK"
Τα άτομα που σας στέλνουν email όταν δεν είστε στο γραφείο θα λάβουν ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα που θα δημιουργήσετε.
Μέθοδος 2 από 4: Outlook 2007
Βήμα 1. Κάντε κλικ στο μενού "Εργαλεία" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Βοηθός εκτός γραφείου"
Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Βοηθός εκτός γραφείου".
Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε λογαριασμό εκτός Exchange. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στην τέταρτη μέθοδο σε αυτό το άρθρο για να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις σε λογαριασμούς εκτός Exchange
Βήμα 2. Ελέγξτε την επιλογή "Αποστολή αυτόματων απαντήσεων εκτός γραφείου"
Βήμα 3. Ελέγξτε την επιλογή "Μόνο αποστολή κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιθυμητή ώρα έναρξης ("timeρα έναρξης") και ώρα λήξης ("Endρα λήξης")
Για παράδειγμα, εάν σκοπεύετε να μείνετε εκτός γραφείου για μια ημέρα, επιλέξτε μια κατάλληλη ημερομηνία (την ημερομηνία άδειας ή την ημερομηνία μη εμφάνισης, για παράδειγμα).
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μέσα στον οργανισμό μου" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την αυτόματη απάντηση που θέλετε να στείλετε σε συναδέλφους (στο ίδιο γραφείο ή εταιρεία) που θέλουν να επικοινωνήσουν μαζί σας
Για παράδειγμα, εξηγήστε ότι δεν είστε στο γραφείο για μία ημέρα και ο διευθυντής θα είναι υπεύθυνος για τη δουλειά σας ενώ λείπετε.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Εκτός του οργανισμού μου" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα που θέλετε να στείλετε σε άτομα εκτός του οργανισμού ή του γραφείου σας που θέλουν να επικοινωνήσουν μαζί σας
Βήμα 6. Κάντε κλικ στο "OK"
Τα άτομα που σας στέλνουν email όταν δεν είστε στο γραφείο θα λάβουν ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα που θα δημιουργήσετε.
Μέθοδος 3 από 4: Outlook 2003
Βήμα 1. Κάντε κλικ στο μενού "Εργαλεία" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Βοηθός εκτός γραφείου"
Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Βοηθός εκτός γραφείου".
Εάν αυτή η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε λογαριασμό εκτός Exchange. Ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται στην τέταρτη μέθοδο σε αυτό το άρθρο για να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις σε λογαριασμούς εκτός Exchange
Βήμα 2. Ελέγξτε την επιλογή "Είμαι εκτός γραφείου"
Βήμα 3. Γράψτε το μήνυμα που θέλετε να σταλεί αυτόματα σε άτομα που επικοινωνούν μαζί σας στο πεδίο "Αυτόματη απάντηση μόνο μία φορά σε κάθε αποστολέα με το ακόλουθο κείμενο" στην οθόνη
Τα άτομα που σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα λαμβάνουν αυτόματες απαντήσεις μέχρι να επιστρέψετε στη δουλειά.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στο "OK"
Όλα τα μέρη που επικοινωνούν μαζί σας μέσω email θα λάβουν ένα αυτόματο μήνυμα "Εκτός γραφείου" για αόριστο χρονικό διάστημα ή μέχρι να επαναλάβετε το πρώτο βήμα σε αυτήν τη μέθοδο και να επιλέξετε "Είμαι αυτή τη στιγμή στο γραφείο".
Μέθοδος 4 από 4: Λογαριασμός χωρίς ανταλλαγή
Βήμα 1. Εκτελέστε το Microsoft Outlook στον προσωπικό υπολογιστή
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο μενού "Αρχική σελίδα" και επιλέξτε "Νέα email"
Βήμα 3. Πληκτρολογήστε την απάντηση που θέλετε να σταλεί αυτόματα σε άτομα που επικοινωνούν μαζί σας στο σώμα του μηνύματος
Αργότερα αυτό το μήνυμα χρησιμοποιείται ως πρότυπο "εκτός γραφείου".
Βήμα 4. Κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" και επιλέξτε "Αποθήκευση ως"
Το παράθυρο διαλόγου "Αποθήκευση ως" θα ανοίξει στη συνέχεια.
Βήμα 5. Επιλέξτε "Πρότυπο Outlook" από το αναπτυσσόμενο μενού "Αποθήκευση ως τύπος"
Βήμα 6. Πληκτρολογήστε το όνομα του προτύπου μηνύματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Αποθήκευση"
Αυτό το πρότυπο μπορεί τώρα να χρησιμοποιηθεί όποτε δεν μπορείτε να επικοινωνήσετε μέσω email στον προσωπικό σας λογαριασμό στο Outlook.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο "Αρχική σελίδα", επιλέξτε "Κανόνες" και επιλέξτε "Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων"
Για να αποστέλλεται αυτόματα το πρότυπο στους αποστολείς μηνυμάτων όταν δεν έχετε επαφή, πρέπει να δημιουργήσετε έναν κανόνα που δίνει εντολή στο Outlook να απαντά αυτόματα σε γράμματα που λαμβάνονται με το πρότυπο.
Βήμα 8. Επιλέξτε "Νέος κανόνας" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Εφαρμογή κανόνων στα μηνύματα που λαμβάνω" στην ενότητα "Έναρξη από κενό κανόνα"
Βήμα 9. Κάντε κλικ στο "Επόμενο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε ξανά "Επόμενο" για να δημιουργήσετε έναν κανόνα
Βήμα 10. Ελέγξτε την επιλογή "απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο" στην ενότητα "Τι θέλετε να κάνετε με το μήνυμα; ”.
Βήμα 11. Ελέγξτε την επιλογή "ένα συγκεκριμένο πρότυπο" στην ενότητα "Επεξεργασία περιγραφής κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή)"
Βήμα 12. Επιλέξτε "Πρότυπα χρήστη στο σύστημα αρχείων" από το αναπτυσσόμενο μενού "Κοιτάξτε"
Βήμα 13. Επιλέξτε ένα προκατασκευασμένο πρότυπο για χρήση ως αυτόματη απάντηση "εκτός γραφείου" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Άνοιγμα"
Βήμα 14. Κάντε κλικ στο "Επόμενο" και, στη συνέχεια, προσθέστε εξαιρέσεις εάν είναι απαραίτητο
Για παράδειγμα, μπορείτε να προωθήσετε email από έναν συγκεκριμένο αποστολέα σε άλλο λογαριασμό email.
Βήμα 15. Κάντε κλικ στο "Επόμενο" και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το όνομα του κανόνα αυτόματης απάντησης που δημιουργήθηκε
Βήμα 16. Κάντε κλικ στο "Τέλος"
Όποιος σας στέλνει ένα email θα λάβει ένα αυτόματο μήνυμα από το πρότυπο που δημιουργείτε.
