Ένας τρόπος για να παραμείνουν οι επιχειρήσεις ανταγωνιστικές είναι να βελτιώσουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες, τόσο από επιχειρησιακή όσο και από οικονομική άποψη. Για να γίνει αυτό απαιτείται τρόπος μέτρησης συγκεκριμένης προόδου διαδικασίας. "Αυτό που δεν μπορεί να μετρηθεί δεν μπορεί να διαχειριστεί." Μια επιχείρηση δεν μπορεί να διαχειριστεί μια διαδικασία εάν δεν έχει κατάλληλη μέθοδο μέτρησης. Επομένως, οι μετρήσεις (μετρήσιμες λεπτομέρειες διαδικασίας) χρησιμοποιούνται για τη συλλογή δεδομένων πριν και μετά την εφαρμογή αλλαγών. Ανάλυση αυτών των μετρήσεων παρέχουν δεδομένα που κοινοποιούν το μέγεθος της βελτίωσης που οφείλεται στις αλλαγές της διαδικασίας. Για να ξεκινήσετε, θα πρέπει πρώτα να επιλέξετε μια μέτρηση που να ταιριάζει στη διαδικασία που μετράτε.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Ρύθμιση του συστήματος βελτίωσης της διαδικασίας
Βήμα 1. Καθορίστε τι πρέπει να μετρηθεί
Δηλαδή, τι εννοείτε με τον όρο «βελτίωση». Θέλετε μια διαδικασία πιο αξιόπιστη, ταχύτερη, αποδοτική ή καλύτερη σε κάτι άλλο; Αυτό θα ξεκαθαρίσει το έργο σας. Βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία σας παράγει μετρήσιμη έξοδο.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία που θέλει να αυξήσει την ταχύτητα παράδοσης του προϊόντος θα μετρήσει τον χρόνο παράδοσης. Οι εταιρείες ψηφιοποίησης δεδομένων ενδέχεται να επιθυμούν να μετρήσουν το ποσοστό των σφαλμάτων χαρακτήρων σε μια παρτίδα ή στην έξοδο διεργασίας
Βήμα 2. Βεβαιωθείτε ότι το λεξιλόγιο του έργου σας είναι συνεπές
Χρησιμοποιήστε κοινά κατανοητούς όρους για να διασφαλίσετε την ακρίβεια και τη συνέπεια των μετρήσεων. Αυτό διασφαλίζει την αξιοπιστία των πληροφοριών που μοιράζονται με άλλα μέρη από διαφορετικές τοποθεσίες και εγκαταστάσεις. Αυτό θα αποτρέψει παρεξηγήσεις και θα διευκρινίσει τους ορισμούς όλων των μεταβλητών που μετρούνται.
Για παράδειγμα, η εταιρεία μετρά τον χρόνο σε ημέρες. Άλλα υποκαταστήματα της ίδιας εταιρείας μπορεί να έχουν διαφορετικές ερμηνείες της λέξης «μια μέρα». Perhapsσως, το θεωρούν ως 8ωρη εργάσιμη ημέρα και όχι 24ωρη. Κάτι τέτοιο μπορεί να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις μεταξύ των υποκαταστημάτων της εταιρείας
Βήμα 3. Αποφασίστε πώς θα συλλεχθούν τα δεδομένα
Τα δεδομένα πρέπει να συλλέγονται με τον ίδιο τρόπο σε όλη την επιχείρηση. Για παράδειγμα, εάν ένα τμήμα χρησιμοποιεί ένα τυχαίο δείγμα για τη συλλογή δεδομένων, όλα τα τμήματα θα πρέπει να ακολουθήσουν το παράδειγμα. Διαφορετικά, τα δεδομένα δεν θα είναι συγκρίσιμα. Επιπλέον, οι μονάδες μέτρησης πρέπει επίσης να είναι οι ίδιες. Βεβαιωθείτε ότι οι μονάδες μέτρησης που χρησιμοποιούνται είναι όλες ίδιες κατά τη μέτρηση της εξόδου.
Για παράδειγμα, η ταχύτητα παράδοσης μπορεί να μετρηθεί σε λεπτά ή ώρες. Η μετατροπή από τη μια μονάδα στην άλλη είναι απλώς χάσιμο χρόνου
Βήμα 4. Προσδιορίστε το πρότυπο ακρίβειας υπολογισμού
Αυτό σημαίνει ότι ένα τμήμα δεν πρέπει να στρογγυλοποιεί τους αριθμούς έως ότου δεν υπάρχουν κόμματα και ένα άλλο τμήμα θα πρέπει να στρογγυλοποιεί μέχρι δύο ψηφία μετά το κόμμα. Η διαφορά στο επίπεδο λεπτομέρειας στους αριθμούς θα βλάψει τα αποτελέσματα. Μην ξεχνάτε, οι μικρότερες μονάδες τείνουν να δίνουν πιο ακριβή αποτελέσματα.
Για παράδειγμα, όλα τα τμήματα πρέπει να συμφωνήσουν για τον τρόπο στρογγυλοποίησης των αριθμών
Μέρος 2 από 3: Καθορισμός κατάλληλων μετρήσεων για το έργο
Βήμα 1. Επιλέξτε μια κύρια μέτρηση
Οι βασικές μετρήσεις καθορίζουν τα αποτελέσματα ή τους στόχους βελτίωσης της διαδικασίας. Για παράδειγμα, ένας κατασκευαστής αυτοκινήτων μπορεί να μετρήσει τον αριθμό των αυτοκινήτων που παράγονται ανά ώρα. Πριν από τη βελτίωση της διαδικασίας, λαμβάνεται πρώτα η βάση μέτρησης. Στο τέλος του έργου, η διαδικασία επαναμετρείται. Στη συνέχεια, πραγματοποιείται ο υπολογισμός του αριθμού βελτιώσεων στη διαδικασία.
Βήμα 2. Συνδέστε βασικές μετρήσεις με μετρήσεις επιχειρήσεων
Οι επιχειρηματικές μετρήσεις μετρούν τον τρόπο με τον οποίο οι βελτιώσεις της λειτουργικής διαδικασίας επιτυγχάνουν έναν από τους στόχους της εταιρείας. Για παράδειγμα, εάν η κύρια μέτρηση είναι η επιτάχυνση της παραγωγής προϊόντων, η επιχειρηματική μέτρηση μπορεί να αυξήσει τα κέρδη ή να μειώσει το πάγιο κόστος. Υπάρχει μια σχέση αιτίου-αποτελέσματος μεταξύ βασικών μετρήσεων και μετρήσεων επιχειρήσεων. Αυτή η ασυμφωνία εξηγεί τον λόγο για τον οποίο οι βελτιώσεις στις βασικές μετρήσεις βελτιώνουν επίσης την απόδοση της εταιρείας.
Βήμα 3. Εξετάστε πιθανά απροσδόκητα αποτελέσματα
Απρόσμενα φορτία ενδέχεται να προκύψουν ως αποτέλεσμα έργων βελτίωσης της διαδικασίας. Εάν η πρωταρχική μέτρηση μετράει τι πρέπει να βελτιωθεί, θα υπάρχουν και άλλες συναφείς μετρήσεις για τη μέτρηση του τι δεν πρέπει να αλλάξει. Τα επακόλουθα μετρικά δεδομένα πρέπει να λαμβάνονται πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το έργο. Από τις πολλές πιθανές επακόλουθες μετρήσεις σε ένα έργο, μόνο μερικές έχουν σημαντικό αντίκτυπο στην ποιότητα της παραγωγής και πρέπει να ληφθούν υπόψη.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία που επιδιώκει να αυξήσει την ταχύτητα παράδοσης δεν πρέπει να αντιμετωπίζει αυξημένο κόστος λόγω κακού χειρισμού και ζημιάς στο προϊόν. Σε αυτήν την περίπτωση, το ποσοστό των ελαττωμάτων του προϊόντος είναι μια επακόλουθη μέτρηση
Βήμα 4. Ορίστε οικονομικές μετρήσεις
Η εξοικονόμηση χρημάτων δεν είναι απαραίτητα η κύρια μέτρηση της εταιρείας. Ωστόσο, οι εταιρείες πρέπει να παρακολουθούν τα οικονομικά αποτελέσματα των βελτιώσεων της διαδικασίας. Αυτό δεν πρέπει να συγχέεται με το λογιστικό κόστος του έργου. Οι οικονομικές μετρήσεις πρέπει να είναι ένα εργαλείο για την ανάλυση των οικονομικών οφελών των έργων που αναλαμβάνονται. Πολλές εταιρείες συνεχίζουν να παρακολουθούν τις οικονομικές μετρήσεις έως και ένα χρόνο μετά την ολοκλήρωση του έργου.
Για παράδειγμα, μια αύξηση του χρόνου παραγωγής μπορεί να αναμένεται να αυξήσει τα έσοδα της εταιρείας. Η εταιρεία θα παρακολουθεί τα έσοδα, μαζί με άλλους παράγοντες όπως το κέρδος, από τη στιγμή της εφαρμογής της αλλαγής και θα μετρήσει τον αντίκτυπο της αλλαγής της διαδικασίας
Μέρος 3 από 3: Συλλογή δεδομένων
Βήμα 1. Μετρήστε το χρόνο
Ο χρόνος διεργασίας μετρά το μήκος των βημάτων στη διαδικασία διατήρησης ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Άλλες μετρήσεις χρόνου μετρούν το χρονικό διάστημα που ένα έργο προσθέτει αξία ή το χρονικό διάστημα που απαιτείται για να απαντηθεί σε ένα αίτημα πελάτη. Ο υπολογισμός της μέτρησης μπορεί να είναι ένα ποσοστό του χρόνου παράδοσης.
Οι στρατηγικές για τη μείωση του χρόνου διεργασίας αποδεδειγμένα αυξάνουν τις επιχειρήσεις. Αυτό μπορεί να αυξήσει την παραγωγή και την ταχύτερη παράδοση προϊόντων ή υπηρεσιών. Εάν η τιμή και η ποιότητα των αγαθών ή υπηρεσιών είναι ίδιες με αυτές των ανταγωνιστών, οι πελάτες θα επιλέξουν να αγοράσουν αγαθά ή υπηρεσίες που γίνονται πιο γρήγορα αποδεκτά. Εάν ο χρόνος επεξεργασίας μπορεί να μειωθεί, οι πιθανότητες λήψης νέων παραγγελιών και επιχειρήσεων θα είναι μεγαλύτερες
Βήμα 2. Μετρήστε το κόστος
Η μέτρηση κόστους εκτιμά το συνολικό κόστος της διαδικασίας παραγωγής. Αυτή η μέτρηση μετρά επίσης το λειτουργικό κόστος σε σχέση με τα επίπεδα παραγωγής. Το κόστος ανά συναλλαγή μετρά το κόστος παραγωγής μιας μονάδας. Η εξοικονόμηση κόστους μετρά τη μείωση κόστους ανά συναλλαγή. Η εξοικονόμηση εργασίας μετρά τη μείωση των ωρών εργασίας που απαιτούνται για την παραγωγή αγαθών ή υπηρεσιών.
Μια στρατηγική μείωσης του κόστους γίνεται σημαντική όταν τα έσοδα των επιχειρήσεων αρχίζουν να μειώνονται. Για παράδειγμα, η Τράπεζα της Αμερικής παρουσίασε πτώση στα έσοδα από δανεισμό και συναλλαγές το 2011. Ως εκ τούτου, μείωσαν το εργατικό δυναμικό τους προκειμένου να συνεχίσουν να πληρώνουν τους μετόχους. Οι διευθυντές και οι σύμβουλοι των τραπεζών αποφάσισαν να χρησιμοποιήσουν μετρήσεις κόστους για τον εντοπισμό θέσεων εργασίας που θα μπορούσαν να διαγραφούν για να εξοικονομήσουν χρήματα χωρίς να βλάψουν την εταιρεία
Βήμα 3. Μετρήστε την ποιότητα
Οι μετρήσεις ποιότητας μετρούν την ικανοποίηση των πελατών. Τα δεδομένα ικανοποίησης πελατών μπορούν να ληφθούν μέσω ερευνών, παραπόνων πελατών και άλλων σχολίων. Οι μετρήσεις ποιότητας αξιολογούν επίσης εάν μια διαδικασία προσθέτει αξία στον πελάτη. Αυτή η μέτρηση εξετάζει επίσης τη συχνότητα των σφαλμάτων και την εκ νέου επεξεργασία. Το ποσοστό των σφαλμάτων θα φανεί στο επίπεδο των ελαττωμάτων του προϊόντος. Το ποσοστό ολοκλήρωσης και το επίπεδο ακρίβειας μετρούν τη συχνότητα διαδικασιών χωρίς ελαττώματα.
- Ο κλάδος της υγειονομικής περίθαλψης βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στις μετρήσεις ποιότητας. Η βελτίωση της ποιότητας πρέπει να βασίζεται σε δεδομένα. Οι αναλυτές εξετάζουν οικονομικά και κλινικά δεδομένα για να καθορίσουν τις διαφορές στην παροχή υγειονομικής περίθαλψης. Η διαδικασία παροχής υπηρεσιών αναλύεται και στη συνέχεια αναζητούνται σπάταλες ή περιττές περιοχές για να δημιουργηθεί μια διαδικασία που παρέχει αποτελέσματα υψηλής ποιότητας. Η μείωση του κόστους δεν προσθέτει αξία εάν δεν μπορεί να βελτιώσει ή να διατηρήσει ένα δεδομένο επίπεδο ποιότητας.
- Το κλειδί για τη βελτίωση της ποιότητας είναι η αύξηση της αποδοτικότητας χωρίς μείωση της αποτελεσματικότητας. Η αποδοτικότητα αναφέρεται στο ποσό των πόρων που απαιτούνται για την παράδοση ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Η αποτελεσματικότητα αναφέρεται στο πόσο καλά επιτυγχάνονται οι στόχοι του προϊόντος ή της υπηρεσίας.
Βήμα 4. Μετρήστε την έξοδο
Οι μετρήσεις παραγωγής μετρούν την ποσότητα ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας που παρέχεται σε μια χρονική περίοδο. Οι στόχοι παραγωγής πρέπει να ευθυγραμμιστούν με τις απαιτήσεις των πελατών. Οι μετρήσεις εξόδου εξετάζουν επίσης το ανεκτέλεστο και το πλεονάζον απόθεμα (το άθροισμα και των δύο θα πρέπει να είναι ελάχιστο). Τέλος, οι εργασίες σε εξέλιξη μετρούνται για τον προσδιορισμό του αριθμού των προϊόντων ή των υπηρεσιών που βρίσκονται σε εξέλιξη.
Μια στρατηγική για την αύξηση της παραγωγής στη μεταποίηση είναι η τυποποιημένη εργασία. Για παράδειγμα, στην αυτοκινητοβιομηχανία, οι κατασκευαστές αυτοκινήτων έχουν τυπικές μεθόδους για την εγκατάσταση αυτοκινήτων. Οι κατασκευαστές μπορούν να θέσουν πρότυπα διαδικασίας παραγωγής για να αυξήσουν την παραγωγή. Οι μετρήσεις μπορούν να σας βοηθήσουν να αναλύσετε πόσο καλά μια διαδικασία βελτιώνει το αποτέλεσμα. Η διαδικασία λέγεται ότι είναι επιτυχής εάν το προϊόν κατασκευαστεί εντός συγκεκριμένου χρόνου με μια νέα τυποποιημένη διαδικασία να αυξάνεται σε αριθμό
Βήμα 5. Μετρήστε την πολυπλοκότητα της διαδικασίας
Αυτή η μέτρηση μετρά τον αριθμό των βημάτων στη διαδικασία παραγωγής που πρέπει να περάσουν. Αυτή η μέτρηση δείχνει επίσης τη συχνότητα επιβράδυνσης της διαδικασίας λόγω αλλαγών στα χέρια ή αιτημάτων για έγκριση επόπτη. Ο αριθμός των βημάτων στη διαδικασία υπολογίζεται μαζί με τα βήματα της διαδικασίας προσθήκης αξίας. Αυτά τα βήματα καθιστούν το προϊόν ή την υπηρεσία πιο πολύτιμη. Η μέτρηση μετρά επίσης τη συχνότητα επιστροφών προϊόντων για επισκευές ελαττωμάτων.
