Η διαχείριση εκδηλώσεων είναι μια μεγάλη εμπειρία, είτε πρόκειται για ιδιωτικό πάρτι, εταιρική εκδήλωση, για οικογένεια και φίλους, είτε για γάμο και άλλες επίσημες εκδηλώσεις. Αυτή η δουλειά είναι πολύ δύσκολο να γίνει, αλλά και πολύ ικανοποιητική. Μπορείτε πραγματικά να κάνετε τη διαφορά στους εμπλεκόμενους ανθρώπους, οι οποίοι θα εκτιμήσουν τη φιλοξενία και την προσπάθειά σας να οργανώσετε ένα πάρτι γενεθλίων, επετείους, τον ίδιο τον γάμο ή οποιαδήποτε άλλη γιορτή. Τα παρακάτω βήματα θα σας διδάξουν πώς να είστε καλός διαχειριστής εκδηλώσεων, να παρέχετε προτάσεις αντιμετώπισης προβλημάτων και να αποφεύγετε όλα τα προβλήματα μέσω προσεκτικού προγραμματισμού.
Βήμα
Μέρος 1 από 5: Γνώση των βασικών
Βήμα 1. Καθορίστε τους στόχους και τους στόχους που θέλετε να επιτύχετε
Όλα αυτά φαίνονται υπερβολικά λογικά, αλλά πρέπει να τα γράψετε για να μάθετε ποιο μέγεθος θα λειτουργήσει καλύτερα, τον προϋπολογισμό, τον σκοπό της εκδήλωσης, τον αριθμό (ή τον τύπο) των καλεσμένων και ποιες στρατηγικές πρέπει να ακολουθήσετε το συγκεκριμένο σας συμβάν. Ποιο είναι το ιδανικό τελικό αποτέλεσμα; Τι θέλετε να επιτύχετε;
- Αφού αποφασίσετε ποια εκδήλωση θα πραγματοποιήσετε (γιορτή, συγκέντρωση χρημάτων, εκπαίδευση, πωλήσεις, πρόταση κ.λπ.), σκεφτείτε γιατί το κάνετε. Η γνώση των κινήτρων σας μπορεί να σας βοηθήσει να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και ενεργοποιημένοι.
- Ο καθορισμός ορισμένων στόχων μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να φτάσετε στο σωστό στόχο. Δεν μπορείτε να συνεχίσετε να προσπαθείτε να πετύχετε έναν απροσδιόριστο στόχο! Όταν έχετε μόνο 40.000.000 IDR, 00 και θέλετε να φτάσετε τα 50.000.000 IDR, 00, στοχεύστε αυτό το ποσό και θα σας βοηθήσουν να φτάσετε στη γραμμή τερματισμού.
Βήμα 2. Επιλέξτε την ημερομηνία και την ώρα
Αυτοί οι δύο είναι οι πιο σημαντικοί παράγοντες στο σχεδιασμό εκδηλώσεων. Μην επιλέξετε ημερομηνία και ώρα που θα εμποδίσει πολλούς ανθρώπους να παρευρεθούν ή όλες οι προσπάθειες σχεδιασμού της εκδήλωσής σας θα είναι μάταιες. Επίσης, αποφύγετε να θέσετε αυτά τα δύο στοιχεία πολύ μακριά από το παρόν - ή ακόμα και πολύ κοντά - αλλιώς οι καλεσμένοι σας θα ξεχάσουν την εκδήλωσή σας και θα κάνουν άλλα σχέδια. Μην χτυπιέστε από το σύνδρομο Goldilocks ενώ διαχειρίζεστε εκδηλώσεις!
Ιδανικά, ειδοποιήστε τους επισκέπτες δύο εβδομάδες νωρίτερα. Με αυτόν τον τρόπο, έχουν χρόνο να κάνουν σχέδια και μπορείτε να τους το υπενθυμίσετε μία ή δύο φορές πριν έρθει η ώρα. Αν είναι δυνατόν, στείλτε προσκλήσεις για εκδηλώσεις μερικές εβδομάδες νωρίτερα
Βήμα 3. Επιλέξτε ένα μέρος
Αφού καθορίσετε τον τύπο και την ώρα του συμβάντος, σκεφτείτε το μέρος. Προσεγγίστε πιθανές τοποθεσίες προετοιμάζοντας ημερομηνίες και τι θα χρειαστείτε. Τι είδους κτίριο θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε και πώς θα τακτοποιηθεί ο χώρος; Οι καλεσμένοι θα κάθονται σε πάγκους σε σειρές, κανονικούς πάγκους, με τραπέζι φαγητού ή υπαίθρια χαλιά πικνίκ; Θα επηρεάσουν οι καιρικές συνθήκες; Θα υπάρχει χώρος για χορό, εξέδρα ομιλητή ή σκηνή; Αν ναι, κάντε ένα σχέδιο για να βεβαιωθείτε ότι ο χώρος που θέλετε είναι αρκετά μεγάλος.
- Πάντα να επισκέπτεστε εκ των προτέρων πιθανούς χώρους και να σχεδιάζετε έναν χάρτη. Αυτός ο χάρτης μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως "σχέδιο πολέμου" και σας επιτρέπει να σχεδιάσετε και να διαθέσετε χώρο στο τραπέζι, διαδρομές εξυπηρέτησης τροφίμων, πρόσβαση με ειδικές ανάγκες (αν χρειάζεται) και να χτίσετε διαδρομές εξόδου, καθώς και πώς θα φορτώσετε τον διάφορο απαραίτητο εξοπλισμό. Θα πρέπει επίσης να σημειώσετε τη θέση των γεννητριών ρεύματος, του εξωτερικού εξοπλισμού, όπως ψυγεία, παγομηχανές, ψησταριές ή σόμπες κ.λπ. Επίσης, μελετήστε τη θέση των πρίζων και των καλωδίων ρεύματος (μπορείτε να τα καλύψετε κάτω από ένα χαλί) και οτιδήποτε άλλο μπορεί να αποτελέσει κίνδυνο για την ασφάλεια.
- Θα χρειαστείτε νόμιμα άδεια τοπικής αυτοδιοίκησης; Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτή η άδεια απαιτείται για το άνοιγμα μπαρ, αλλά μερικές φορές και για θόρυβο, πρόσβαση και στάθμευση οχημάτων, μεγάλες κατασκευές όπως περίπτερα, πλήθη και άλλους σκοπούς.
Βήμα 4. Καθορίστε τον αριθμό των ατόμων που θα καλέσετε
Πόσα άτομα μπορείτε να προσκαλέσετε με βάση τον προϋπολογισμό και τον τόπο; Ορισμένες εκδηλώσεις περιορίζονται αυστηρά στο να επιτρέπουν μόνο τους προσκεκλημένους να παρευρίσκονται, διευκολύνοντας τον προγραμματισμό, αλλά πολλές άλλες ενδέχεται να επιτρέψουν επιπλέον άτομα, όπως παιδιά, συζύγους ή φίλους. Επίσης να γνωρίζετε ότι όσο περισσότεροι επισκέπτες έχετε, τόσο περισσότερα μέλη του πληρώματος θα χρειαστείτε.
- Για να αποφύγετε προβλήματα υλικοτεχνικής υποστήριξης, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει πάντα αρκετός χώρος για να μετακινούνται οι άνθρωποι στον προσκεκλημένο.
- Σε παλαιότερες εγκαταστάσεις, συνήθως αναφέρουν τον αριθμό των επισκεπτών ως "pax", οπότε αν δείτε τις λέξεις "150 Pax" σε κτίριο πολλαπλών χρήσεων, αυτό σημαίνει ότι η χωρητικότητα είναι 150 άτομα.
Βήμα 5. Καθορίστε τον προϋπολογισμό
Στην ιδανική περίπτωση έχετε πολλά άτομα στα οποία μπορείτε να βασιστείτε για να υπολογίσετε πόσα χρήματα θα χρειαστείτε για αυτό το γεγονός. Θα πληρώσετε το προσωπικό; Ενοικίαση εξοπλισμού και χώρων συνάντησης; Προμήθεια τροφίμων και ποτών; Εκτύπωση φυλλαδίων ή καρτ -ποστάλ; Καθορίστε ένα λογικό ποσό και προσαρμόστε το σχέδιο βάσει αυτού του ποσού. Μην σας αφήσουμε να υπερβείτε τον προϋπολογισμό σας εάν δεν χρειάζεται.
Μπορεί να βρίσκεστε σε μια κατάσταση όπου είναι πιθανό να λάβετε χορηγούς ή δωρεές, αλλά οι περισσότεροι από εμάς συνήθως δεν είμαστε τόσο τυχεροί. Εάν δεν μπορείτε να προβλέψετε τα επιπλέον χρήματα που έρχονται, εξοικονομήστε όσο μπορείτε. Αντί να προσλάβετε υπηρεσίες τροφοδοσίας, σχηματίστε μια εκδήλωση-τύχη (οι επισκέπτες φέρνουν το δικό τους φαγητό). Μπορείτε ακόμα να ετοιμάσετε φαγητό, αλλά γενικά το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να προσφέρετε ένα τραπέζι φαγητού, μαγειρικά σκεύη και ένα ψυγείο. Αντί να προσλάβετε έναν φωτογράφο, τραβήξτε τη δική σας εκδήλωση. Γίνετε δημιουργικοί όταν χρειάζεται
Βήμα 6. Συγκεντρώστε μια ομάδα
Δημιουργήστε μια ομάδα εξυπηρέτησης (ακόμη και αν αυτή η ομάδα περιλαμβάνει φίλους και συγγενείς ή άλλους εθελοντές) για να χειριστεί τις διάφορες σχετικές ενότητες, ακόμη και αν δεν διοργανώνετε την εκδήλωση επαγγελματικά και οργανώνετε μόνο μικρές οικογενειακές εκδηλώσεις. Η ουσία της καλής διαχείρισης εκδηλώσεων μεγάλης κλίμακας είναι να οδηγήσει τους ανθρώπους να καθοδηγήσουν συγκεκριμένους τομείς και να βεβαιωθούν ότι όλα τα μέλη της ομάδας γνωρίζουν το μεγάλο σχέδιο.
Το πλήρωμά σας θα πρέπει να ενημερώνεται για σημαντικά θέματα όσο το δυνατόν νωρίτερα, όπως όλες οι άλλες ομάδες για τις οποίες πληρώνετε και οι καλεσμένοι που προσκαλείτε. Ενημερώστε κάθε μέλος του πληρώματος για την εργασία το συντομότερο δυνατό και δώστε του επιλογές όποτε είναι δυνατόν. Προσπαθήστε επίσης να θέσετε μερικά άτομα σε κατάσταση αναμονής - καθώς πάντα θα υπάρχουν μικροί λόξυγκες σε κάθε πτυχή του γεγονότος
Βήμα 7. Δημιουργήστε μια ατζέντα εκδηλώσεων
Αποφασίστε τι θα συμβεί στην εκδήλωσή σας. Πότε θα αρχίσουν να μιλούν οι ομιλητές; Θα υπάρχουν παιχνίδια, δραστηριότητες ή παρουσιάσεις για προγραμματισμό; Πόσος χρόνος χρειάζεται για να φάνε οι επισκέπτες; Καθορίστε ένα λεπτομερές πρόγραμμα για δραστηριότητες καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας.
Αφήστε πάντα κάποιο περιθώριο για λάθη. δεν θα υπάρξει ούτε ένα γεγονός σε αυτόν τον κόσμο που να μπορεί να πάει ακριβώς όπως είχε προγραμματιστεί μέχρι στιγμής. Ο κόσμος θα φτάσει αργά, οι ομιλίες θα διαρκέσουν περισσότερο, οι ουρές φαγητού δεν θα λειτουργήσουν ομαλά ή ένα εκατομμύριο άλλα προβλήματα μπορεί να έρθουν στο δρόμο σας. Επομένως, ενώ πρέπει να γνωρίζετε τι συμβαίνει, καταλάβετε ότι είναι μόνο για να βοηθήσετε με τον οργανισμό και τίποτα δεν είναι σίγουρο
Μέρος 2 από 5: Εκδηλώσεις εκτέλεσης
Βήμα 1. Στείλτε την πρόσκληση
Εάν όχι, πώς αλλιώς θα γνωρίζουν οι άνθρωποι ότι φιλοξενείτε μια εκδήλωση; Στείλτε πρόσκληση! Μην το αγνοήσετε αυτό. Οι προσκλήσεις είναι το κύριο πρόσωπο της εκδήλωσής σας. Πρώτες εντυπώσεις για το τι μπορούν να περιμένουν οι άνθρωποι και τους κάνουν να αποφασίσουν αν πρέπει να έρθουν. Αυτή η πρόσκληση πρέπει να είναι καλή.
-
Εξετάστε τυπικές προσκλήσεις - με τη μορφή καρτ ποστάλ, φυλλαδίων κ.λπ. Προσπαθήστε επίσης να μην χρησιμοποιήσετε χαρτί: στείλτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενημερωτικά δελτία ή χρησιμοποιήστε ιστότοπους όπως το Facebook, το Twitter και το Eventbrite για να στείλετε προσκλήσεις, αριθμούς επισκεπτών και ημερολόγια.
Διόρθωση: εάν θέλετε να φέρετε όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους, χρησιμοποιήστε το Facebook και το Twitter. Εάν προσπαθήσετε να το περιορίσετε μόνο στους VIP επισκέπτες, αποφύγετε αυτές τις δύο υπηρεσίες, διαφορετικά θα αντιμετωπίσετε πρόβλημα
Βήμα 2. Σημειώστε αυτούς που έχουν επιβεβαιώσει την παρουσία τους
Θα χρειαστεί να μετρήσετε εκ των προτέρων για να μάθετε πόσο και τι χρειάζεστε, οπότε κρατήστε σημειώσεις! Μπορεί να μην εμφανίζονται οι αριθμοί, αλλά θα έχετε ακόμα μια επισκόπηση. Οι ιστότοποι που έχουν σχεδιαστεί για τη διαχείριση εκδηλώσεων μπορούν να βοηθήσουν σε αυτό - αν και μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε φύλλα εργασίας Facebook και Excel.
Βήμα 3. Διαχειριστείτε ό, τι πρέπει να νοικιάσετε
Χρειάζεται να βρείτε, να προσλάβετε, να κάνετε κράτηση ή να αναθέσετε εργασίες σε φωτογράφους, κατασκευαστές, σχεδιαστές και διακοσμητές, προσκεκλημένους ομιλητές, χορηγούς, διασκεδαστές ή συγκροτήματα, θρησκευτικούς ηγέτες ή αξιωματούχους, χορευτές ή εκδηλώσεις επίδειξης; Λάβετε υπόψη όλες αυτές τις πτυχές για το κάθισμα και την τροφοδοσία, ώστε να μπορείτε να ετοιμάσετε γεύματα και τραπέζια για αυτούς αν χρειαστεί.
- Θα ετοιμάσετε φαγητό και ποτά; Εάν ναι, ποια μέλη της ομάδας θα επιβλέπουν το μαγείρεμα, το σερβίρισμα και την υγιεινή του φαγητού; Τι είδους φαγητό πρέπει να σερβίρετε; Είναι δυνατόν οι επισκέπτες να έχουν αλλεργίες, να έχουν χορτοφαγικές ανάγκες, διαβήτη, να έχουν θρησκευτικές ανάγκες όπως χαλάλ ή κοσέρ, χωρίς γλουτένη κλπ; Θα υπάρχουν μωρά, μικρά παιδιά ή ηλικιωμένοι/τραυματίες που δεν μπορούν να φάνε στερεά τροφή;
-
Έχουν ληφθεί υπόψη τα θέματα ψυχαγωγίας και εφοδιαστικής; Αυτή η ενότητα μπορεί να μιλήσει για μουσικό εξοπλισμό, περίπτερα ή σκηνές, καθώς και διακοσμητικά εφέ από τη σκηνική διαχείριση που θα χρειαστείτε, όπως μικρόφωνα και ενισχυτές, φωτισμό, ηλεκτρικά καλώδια, προβολείς και οθόνες για προβολές διαφανειών, καπνομηχανές ή άλλα μαγικά εφέ σκηνής., όπως καθρέφτες, πανό και πινακίδες εταιρειών κ.λπ.
Εάν προσλάβετε έναν υπεργολάβο για την εκτέλεση της ψυχαγωγίας, συμβουλευτείτε τους για να βεβαιωθείτε ότι μπορούν να προμηθεύσουν και να προετοιμάσουν τον ίδιο τον εξοπλισμό, εκτός από τη θέση και το στάδιο και το πρόγραμμα εξυπηρέτησης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ξέρετε τι να κάνετε για να τους βοηθήσετε
- Οι πάροχοι υπηρεσιών εστίασης, τα ανθοπωλεία, η ψυχαγωγία και άλλα σημαντικά άτομα χρειάζονται πολύ χρόνο για να προετοιμαστούν. Τα ξαφνικά αιτήματα συνήθως κοστίζουν περισσότερο. Επιπλέον, εάν δεν μπορούν να κρατήσουν το λόγο τους, θα έχετε ακόμα χρόνο να αναζητήσετε εναλλακτικές λύσεις.
Βήμα 4. Βρείτε κάποιον που θα είναι ο οικοδεσπότης (MC)
Το MC δεν χρειάζεται πάντα να οργανώσει ολόκληρη την εκδήλωση, αλλά θα την καθοδηγήσει. Το MC είναι συνήθως μέλος του κόμματος, το οποίο θα συνθέσει μια ομιλία, θα ανακοινώσει μια σειρά εκδηλώσεων, όπως ένα γεύμα, χορό, σημαντικούς καλεσμένους ή διασκέδαση. Επικοινωνήστε συχνά με αυτό το άτομο και ενημερώστε το/την.
Μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί να είστε ο MC. Αν ναι, το έργο σας θα είναι πολύ πιο δύσκολο γιατί πρέπει να εργαστείτε μέχρι να ολοκληρωθεί ολόκληρη η εκδήλωση. Ορίστε επικεφαλής ομάδων για την ομάδα εξυπηρέτησής σας, ώστε να μπορούν να τους ανατεθούν οι περισσότερες συνήθεις εργασίες
Βήμα 5. Συγκεντρώστε εξοπλισμό
Όταν προσλαμβάνετε μια ομάδα, ελέγξτε ξανά και βεβαιωθείτε ότι έχουν μαζί τους τα απαραίτητα αντικείμενα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορούν να ετοιμάσουν μόνοι τους ή ορισμένα είδη. Σως χρειαστεί να προμηθεύσετε τον εξοπλισμό που χρειάζονται ξεχωριστά. Μπορείτε να νοικιάσετε, να αγοράσετε ή ακόμη και να δανειστείτε αυτά τα εργαλεία από τα κοινωνικά σας δίκτυα. Ελέγξτε τη λίστα με τα απαραίτητα, από χαρτοπετσέτες έως σύστημα ηχείων και καλώδια σύνδεσης.
Η διακόσμηση είναι ένα σημαντικό μέρος κάθε εκδήλωσης. Τραπεζομάντηλα, λουλούδια, δώρα, κεριά, μπαλόνια, πανό ή φωτογραφικά σκηνικά, κόκκινα χαλιά κ.λπ. πρέπει πάντα να είναι καλά σχεδιασμένο εκ των προτέρων
Βήμα 6. Καλύψτε τις βασικές ανάγκες
Ένα από τα πράγματα που πολλοί αρχάριοι ξεχνούν είναι η υπεροχή των εγκαταστάσεων στον χώρο της εκδήλωσης. Ο χώρος έχει αρκετές εγκαταστάσεις; Παραδείγματα είναι τουαλέτες και ντους, χώροι στάθμευσης αυτοκινήτων, εύκολη πρόσβαση για άτομα με ειδικές ανάγκες, αποδυτήρια, αποθήκες και κουζίνες, αποχετεύσεις νερού, ψυγεία κρασιού, πρόσβαση σε ηλεκτρικό ρεύμα κ.λπ. Έτσι, μπορείτε να προβλέψετε τα εμπόδια που μπορεί να προκύψουν.
Σκεφτείτε επίσης εκτός της εκδήλωσης: θα χρειαστείτε μεταφορά και διαμονή για επισκέπτες εκτός πόλης/εξωτερικού ή εκπροσώπους ξενοδοχείων; Πρέπει να κλείσετε ένα μέρος για τη μεταφορά τους από και προς την εκδήλωση;
Βήμα 7. Μάθετε ποιον θα συναντήσετε
Η κατανόηση της κοινωνικής ιεραρχίας ενός γεγονότος - ακόμα κι αν δεν είναι το συμβάν σας - είναι απαραίτητη για να γνωρίζετε πώς να χειριστείτε κάθε κατάσταση. Δεδομένου ότι οι πελάτες πρέπει να πιστεύουν σε εσάς, μάθετε αυτά τα πράγματα:
- Ποιοι είναι οι βασικοί καλεσμένοι –– αυτό είναι συνήθως εύκολο να εντοπιστεί όταν η εκδήλωση είναι γιορτή–– για παράδειγμα, η νύφη και ο γαμπρός σε έναν γάμο. Ωστόσο, ο πελάτης δεν είναι πάντα ο βασικός προσκεκλημένος, παρόλο που μπορεί να χαρακτηριστεί ως ένα από τα μέρη της ομάδας. Or, ο πελάτης σας μπορεί να μην παρευρεθεί καθόλου.
- Ποιοι είναι οι καλεσμένοι που είναι ο τύπος φιλοξενούμενου φιλοξενούμενου –– αυτοί είναι άνθρωποι που συχνά λειτουργούν ως οικοδεσπότες στα αντίστοιχα τραπέζια τους και τείνουν να είναι καλοί στην κοινωνικοποίηση και την παρακίνηση άλλων επισκεπτών. Είναι χρήσιμα για τη διατήρηση μιας ευχάριστης ατμόσφαιρας και για συνομιλία όταν τα πράγματα γίνονται ήρεμα, ενθαρρύνοντας τους ανθρώπους να χορέψουν ή για να παρουσιάσουν ανθρώπους σε άλλους καλεσμένους για νέες φιλίες. Είναι επίσης συνήθως αξιόπιστα και χρήσιμα για την ενημέρωση των εκδηλώσεων, καθώς μπορούν να βοηθήσουν ή ακόμη και να χρησιμεύσουν ως προσκεκλημένοι ομιλητές/MC σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Τέτοιοι άνθρωποι είναι αυτοί που κρατούν μια εκδήλωση ομαλά στην πρώτη γραμμή.
- Ποιοι είναι οι καλεσμένοι τύπου ειρηνοποιοί; Θα πρέπει να έχετε πάντα αυτούς τους ανθρώπους στο μυαλό σας, καθώς είναι αυτοί που θα αναζητήσετε να συμβουλευτείτε για προβλήματα. Θα τους εμπλέξετε επίσης στο χειρισμό και τη συζήτηση εάν είναι απαραίτητο. Οι επισκέπτες αυτής της ομάδας είναι συνήθως ο αρχηγός της οικογένειας, ο κηδεμόνας ή ο επικεφαλής της ασφάλειας.
- Ποιος είναι ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων. Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων είναι ο ίδιος ως διαχειριστής, αλλά όταν πρέπει να συμβουλευτείτε τους επισκέπτες χωρίς να συμμετέχετε σε μια βασική ομάδα (καθώς συνήθως επικεντρώνονται στο να είναι καλοί οικοδεσπότες), μάθετε ποιον πρέπει να δείτε σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Με απλά λόγια, αυτό το άτομο θα πληρώσει το λογαριασμό για τις υπηρεσίες σας, ή όποιον καλέσετε "πελάτη".
Μέρος 3 από 5: Πλησιάζοντας στη γραμμή τερματισμού
Βήμα 1. Γνωρίστε τον χώρο
Πριν ξεκινήσει η εκδήλωση, ελέγξτε τον χώρο και αποφασίστε πώς θα συνδυάσετε τα πράγματα. Σως χρειαστεί να καθορίσετε πρόσθετες ρυθμίσεις για την προσαρμογή της κάτοψης - για παράδειγμα όσον αφορά την καλωδίωση, τον φωτισμό κ.λπ. Και αν είναι δύσκολο να βρείτε αυτά τα πράγματα, οι επισκέπτες μπορεί επίσης να βιώσουν το ίδιο, οπότε λάβετε υπόψη την πρακτική πλευρά!
Σχεδιάστε ένα πλάνο ανάπτυξης και χρονοδιαγράμματα όποτε είναι δυνατόν. Εάν κάτι δεν ταιριάζει, ξεφορτωθείτε το. Μιλήστε με τον διαχειριστή του ιστότοπου και μάθετε τι μπορεί να κάνει για να βοηθήσει και εάν υπάρχουν κανόνες χωροταξίας που πρέπει να ακολουθήσετε, ειδικά σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης
Βήμα 2. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προετοιμάσετε δώρα για την ομάδα σας
Τα μέλη του πληρώματος θα δουλέψουν σκληρά. Για να δείξετε εκτίμηση και να διατηρήσετε την απόδοση, ετοιμάστε ένα μικρό δώρο που θα δώσετε μετά το τέλος της εκδήλωσης. Εμφιαλωμένα ποτά, μπάρες granola, σοκολάτες, άλλα μικροαντικείμενα, ό, τι σας ταιριάζει, θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε το ηθικό τους.
Επίσης, σκεφτείτε να τους δώσετε μια καρφίτσα ή ένα μικρό δείκτη πάρτι, ώστε να νιώσουν μέρος της εκδήλωσης και να το θυμούνται. Επίσης βεβαιωθείτε ότι διατηρούνται τροφοδοτημένα και ποτισμένα! Η ομάδα είναι ένας πόρος που θα πρέπει να μπορείτε να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε στο μέλλον
Βήμα 3. Ελέγξτε όλες τις ομάδες και τους ξένους
Πριν από την εκδήλωση, βεβαιωθείτε ότι όλοι συμφωνούν. Δώστε στο πλήρωμα σαφείς οδηγίες για το πώς να φτάσετε στο χώρο και δώστε τον αριθμό επικοινωνίας ή την επαγγελματική σας κάρτα, ώστε να καλέσουν για οδηγίες. Ολοκληρώστε βεβαιωθείτε ότι όλα δεν έχουν ερωτήσεις.
Βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι άνετοι με την εργασία. Μερικοί άνθρωποι μπορεί να μην θέλουν να το πουν αυτό, οπότε προσπαθήστε να τα διαβάσετε. Φαίνονται σίγουροι και σίγουροι; Εάν όχι, καθησυχάστε τους, αναθεωρήστε τις εργασίες και κάντε μερικές βασικές ερωτήσεις. Σε περίπτωση αμφιβολίας, συνδυάστε το άτομο που αμφιβάλλει με έναν πιο ικανό σύντροφο
Βήμα 4. Προετοιμάστε τη λίστα επαφών σας και άλλα αρχεία, εάν χρειάζεται
Οι προσωπικές ρυθμίσεις είναι εξίσου σημαντικές με τις ρυθμίσεις εκδηλώσεων. Αν είσαι πάντα τακτοποιημένος, ακόμα κι αν μπερδευτούν κάποια πράγματα, όλα θα πάνε καλά. Αλλά, διαφορετικά, η κατάσταση του γεγονότος θα είχε καταστραφεί εντελώς. Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να προετοιμαστείτε:
- Δημιουργήστε ένα φύλλο επαφών με αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις. Το ζαχαροπλαστείο νόμιζε ότι ήσουν εκείνος που θα ερχόταν να πάρει την παραγγελία; Δεν πειράζει. Καλέστε ένα μέλος της ομάδας σας που ζει κοντά στο κατάστημα και ζητήστε του να το παραλάβει στο δρόμο για την τοποθεσία της εκδήλωσης.
- Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου. Θα γνωρίζετε ποια στοιχεία, εξοπλισμός και στοιχεία εξακολουθούν να λείπουν με βάση τις αναφορές της ομάδας.
- Προετοιμάστε αναλόγως τις ανάγκες πληρωμής και χρέωσης. Όσο πιο εμπεριστατωμένος είστε, τόσο λιγότερα προβλήματα θα έχετε στο μέλλον.
Βήμα 5. Αποφύγετε τις αλλαγές της τελευταίας στιγμής
Θα υπάρχουν τακτικές καλλιτεχνικές αλλαγές; Οι γάμοι είναι συνήθως έτσι, με τον πελάτη να θέλει αλλαγή σχεδιασμού της τελευταίας στιγμής, οπότε φροντίστε να του πείτε την τελευταία ημερομηνία της αλλαγής. Συνήθως, αυτή η προθεσμία είναι 1 εβδομάδα πριν από την εκδήλωση, για να κρατήσετε τους πελάτες ελεύθερους, αλλά προστατεύεστε επίσης από αλλαγές της τελευταίας στιγμής που είναι δυσκίνητες και δαπανηρές.
Εάν οι αλλαγές είναι απλές, μικρές ή βασικές και θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν τα διακοσμητικά που έχουν ήδη εγκατασταθεί, προσπαθήστε να μην απορρίψετε το αίτημα του πελάτη όσο το δυνατόν περισσότερο. Βεβαιωθείτε ότι ικανοποιείτε τις ανάγκες του πελάτη όσο καλύτερα μπορείτε σε μια εκδήλωση που μπορεί να είναι πολύ συναισθηματική
Μέρος 4 από 5: Χειρισμός του πραγματικού γεγονότος
Βήμα 1. Προετοιμάστε τα πάντα
Γίνετε ο πρώτος που θα βρεθείτε στη σκηνή για να επιβλέψετε τις προετοιμασίες. Βεβαιωθείτε ότι όλοι αναφέρουν σωστά και ξεκινήστε να καλείτε αν δεν το κάνουν. Βοηθήστε όσους χρειάζονται βοήθεια, δείξτε αυτούς που πρέπει να κατευθυνθούν και απομακρυνθείτε όταν χρειάζεται. Κρατήστε τον εαυτό σας από τον τραυματισμό μέχρι το τέλος του γεγονότος.
Θα νιώσετε λίγο πιο ήρεμοι αν έχετε μια λίστα ελέγχου. Προετοιμάστε αυτήν τη λίστα για το πλήρωμα, το εξωτερικό πλήρωμα, τη διακόσμηση και την εγκατάσταση και τον εξοπλισμό. Μόλις ελεγχθούν όλα, μπορείτε να αναπνεύσετε
Βήμα 2. Αναθέστε εργασίες
Μη φοβάστε να το κάνετε. Ο κύριος παράγοντας που προκαλεί άγχος σε ένα γεγονός είναι ο χρόνος. Για να εξοικονομήσετε χρήματα, ετοιμαστείτε να μοιράσετε το έργο. Εάν κάποιος δεν λειτουργεί άριστα, δώστε μια άλλη εργασία που είναι πιο κατάλληλη για αυτόν. Δεν είστε σταθεροποιητής ή ξεπερνάτε τα όρια. Κάνετε μόνο τη δουλειά που είναι υποχρέωσή σας.
Κατά την ανάθεση καθηκόντων, να είστε σταθεροί αλλά ευγενικοί. Πες, "Τζον, σε χρειάζομαι τώρα εδώ για να βοηθήσεις με την τροφοδοσία. Ευχαριστώ." Το πλήρωμά σας πρέπει να είναι παθιασμένο με τη διαχείριση της εκδήλωσης. Βεβαιωθείτε ότι όλα κυλούν ομαλά, αποτελώντας την απαραίτητη φιγούρα ηγέτη
Βήμα 3. Να είστε ευέλικτοι
Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα πάνε σύμφωνα με το σχέδιο και να βοηθήσετε ή να εκτελέσετε ένα εφεδρικό σχέδιο σε περίπτωση που κάτι δεν πάει καλά - και να είστε σε θέση να το αποδεχτείτε. Εάν αρχίσετε να αγχώνεστε, δεν θα μπορείτε να σκεφτείτε σωστά. Όταν το μυαλό δεν είναι καθαρό, δεν θα έχετε ποτέ καλά αποτελέσματα. Έτσι, όταν το ηχείο διαρκεί δέκα λεπτά και αγνοεί τα σήματά σας ή προσπαθεί να του αποσπάσει την προσοχή, χαλαρώστε. Απλώς προσαρμόστε τη συνεδρία επιδόρπιο, κανείς δεν θα το παρατηρήσει. Η εκδήλωση θα συνεχίσει επίσης να διεξάγεται ομαλά.
Τα προβλήματα θα συμβαίνουν πάντα. Δεν μπορείτε να προβλέψετε τα πάντα και όσο πιο γρήγορα το αποδεχτείτε τόσο το καλύτερο. Ένας ήρεμος και σταθερός διαχειριστής εκδηλώσεων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος για κάθε συμβάν. αλλά αν είστε σε ένταση και δεν είστε ήρεμοι, τα γεγονότα μπορεί να πάνε άσχημα. Έτσι χαλαρώστε και συνεχίστε με τη ροή - η παράστασή σας φτάνει στο τέλος της
Βήμα 4. Πείτε σε όλους τις τελευταίες εξελίξεις
Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός και οι ανάγκες των επισκεπτών είναι ακόμα σωστοί την ημέρα της εκδήλωσης και ειδοποιήστε την ομάδα εξυπηρέτησης για τυχόν αλλαγές το συντομότερο δυνατό. Πρέπει να είσαι το πρώτο ζευγάρι των ματιών που θα παρατηρήσεις αν κάτι δεν πάει καλά.
Συμβουλευτείτε τον πελάτη για να δείτε πώς αισθάνεται. μπορεί να είναι ενθουσιασμένος, νευρικός, ανήσυχος, βαρεμένος ή εξαντλημένος και να έχει προβλήματα. Μπορείτε να τον βοηθήσετε με κατανόηση, λέγοντας καλά λόγια και βοηθώντας τον πρακτικά. Αφιερώστε χρόνο για να δημιουργήσετε ενθουσιασμό για τους επισκέπτες και την ομάδα όταν χρειάζεται
Βήμα 5. Κάντε τη δουλειά σας
Εμπιστευτείτε και σεβαστείτε την ομάδα εξυπηρέτησης να κάνει τη δική της δουλειά - μόλις τους δώσετε στέρεες βάσεις, θα είναι καλά. Προσφέρετε βοήθεια αν χρειαστεί, αλλά αυτό το μέλος της ομάδας θα πρέπει να είναι αρκετά έμπειρο ώστε να μην χρειάζεται καθόλου βοήθεια. Εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου:
- Λειτουργήστε ως ρεσεψιονίστ ή ρεσεψιονίστ στην αρχή. Συναντήστε και χαιρετήστε (αν απαιτείται) κάθε επισκέπτη καθώς φτάνουν. Μεταφέρετε ρόλους στο MC όταν ξεκινά το συμβάν. Εδώ, ο ρόλος σας ως διευθυντής θα είναι πιο ενεργός με την επίλυση προβλημάτων και τη διασφάλιση ότι όλες οι παρασκηνιακές εργασίες, όπως η προετοιμασία και η εξυπηρέτηση φαγητού, θα πάνε σύμφωνα με το σχέδιο.
- Δώστε προσοχή στους επισκέπτες και διατηρήστε επαφή με το MC. Κάντε το κρυφά σε περίπτωση που χρειαστεί να αλλάξετε τα σχέδιά σας.
- Κρατήστε την απόσταση σας από τους βασικούς καλεσμένους - αυτή η εκπομπή αφορά αυτούς - αλλά βεβαιωθείτε ότι μένετε σε κοντινή απόσταση κάνοντας check in σε ορισμένες στιγμές. Ρωτήστε τους πώς νιώθουν για την παράσταση, καθώς και τυχόν ζητήματα, αιτήματα ή προτάσεις που έχουν.
Βήμα 6. Για εκδηλώσεις μάρκετινγκ, ετοιμάστε αναμνηστικά
Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι επισκέπτες θυμούνται τις καλές στιγμές που πέρασαν. Μπορεί ακόμη και να θέλετε κάτι παραπάνω από ευχάριστες αναμνήσεις: όπως επισκέψεις σε ιστοσελίδες, μελλοντικές δωρεές, πτυχές του στόματος από στόμα σε στόμα κ.λπ. Για να βεβαιωθείτε ότι η εκδήλωσή σας θα φτάσει στο σημείο, μοιραστείτε αναμνηστικά. Είτε πρόκειται για εικόνα, αφίσα ή στυλό, το να δώσετε στους επισκέπτες κάτι που θα θυμίζουν στους επισκέπτες την εκδήλωση είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι θα τους θυμάστε.
Βήμα 7. Συγχαρητήρια για τον εαυτό σας μετά το τέλος της εκδήλωσης
Τα περισσότερα γεγονότα είναι αυτόνομα όταν ξεκινούν, αλλά η σκληρή δουλειά είναι στην περίοδο προετοιμασίας, την οποία κανείς δεν αντιλαμβάνεται. Συγχαίρετε λοιπόν τον εαυτό σας γιατί αξίζετε να είστε ευτυχισμένοι!
Μετά την εκδήλωση, αφιερώστε χρόνο για να συναντηθείτε και να ευχαριστήσετε τον πελάτη. Συνιστάται να προσφέρετε ένα κατάλληλο και εγκάρδιο δώρο για να θυμάστε τον χρόνο σας μαζί τους, καθώς είναι μικρές πινελιές όπως αυτές που εμπλουτίζουν την εμπειρία και τους επιτρέπουν να προτείνουν τις υπηρεσίες σας στο μέλλον. Εάν δίνετε δώρα σε μια εκδήλωση, δώρα μετά την εκδήλωση, όπως λουλούδια, φωτογραφίες αγαπημένων στιγμών στην εκδήλωσή τους (π.χ. κοπή κορδέλας, εμφάνιση κορύφωσης, τελετή απονομής, γαμήλιο φιλί, φύσημα κεριών γενεθλίων κ.λπ.) ή άλλα δώρα μπορεί να είναι κατάλληλο
Βήμα 8. Καθαρίστε το μέρος και πηγαίνετε σπίτι
Όπως λένε οι μαμάδες, "Αφήστε το στην ίδια κατάσταση που ήρθατε σε αυτό", έτσι ισχύουν και οι αρχές που ισχύουν για τους χώρους. Τα πράγματα πρέπει να παραμείνουν στην ίδια κατάσταση που ήταν πριν έρθετε σε αυτά - η επιχείρηση διαχείρισης εκδηλώσεων είναι μια ευαίσθητη επιχείρηση που δεν έχει πολλά περιθώρια για λάθη. Ενημερώστε, λοιπόν, τα μέλη του πληρώματός σας ότι ήρθε η ώρα να καθαρίσετε τον ιστότοπο και μην τους αφήσετε να πάνε στο σπίτι τους μέχρι να τακτοποιηθούν όλα. Πρέπει επίσης να παρέμβεις!
Εκτός από καλό πράγμα, σας εμποδίζει επίσης να χρεώνεστε πιο ακριβούς λογαριασμούς. Πολλά μέρη θα χρεώνονται επιπλέον για τον καθαρισμό εάν έχουν την ευκαιρία να το κάνουν. Επομένως, κάντε το καλύτερο για να αποφύγετε τις κρυφές χρεώσεις
Βήμα 9. Ολοκληρώστε την επιχείρηση αλλαγής, πληρωμής και ευχαριστώ όλα τα εμπλεκόμενα μέρη
Σως χρειαστεί να κανονίσετε την επιστροφή ενοικιαζόμενου ή δανεισμένου εξοπλισμού και να συμβουλευτείτε τον πελάτη για την εμπειρία του. Ακόμα κι αν δεν πληρώνεστε, αφιερώστε χρόνο για να τους ευχαριστήσετε και πείτε ότι σας άρεσε να τρέχετε την εκδήλωση μαζί τους. Μπορείτε να ανταλλάξετε επαγγελματικές κάρτες μεταξύ τους;
Ευχαριστώ επίσης τα μέλη του πληρώματος! Βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέρη πληρώνονται (και έχουν πληρώσει), αποθηκεύστε τιμολόγια και ολοκληρώστε τα πράγματα. Πρέπει να είστε ένας από τους τελευταίους ανθρώπους που εγκαταλείπουν το χώρο - βεβαιωθείτε ότι όλα είναι εντάξει
Μέρος 5 από 5: Αντιμετώπιση προβλημάτων
Βήμα 1. Μάθετε πώς να αντιμετωπίζετε τους επισκέπτες που φτάνουν αργά και έχουν άλλα προβλήματα
Αυτό είναι ένα κοινό ζήτημα, οπότε καλύτερα να προετοιμαστείτε. Η καθυστέρηση είναι αναπόφευκτη (π.χ. λόγω απρόβλεπτων προβλημάτων κυκλοφορίας) και συνήθως μπορεί να γίνει ανεκτή από άλλους επισκέπτες που φτάνουν εγκαίρως. Ως εκ τούτου, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να το αποτρέψετε:
- Βεβαιωθείτε ότι η ώρα της εκδήλωσης είναι γραμμένη με σαφήνεια στην πρόσκληση. Εάν εκτελείτε ένα σύστημα RSVP, βεβαιωθείτε επίσης ότι έχει επιβεβαιωθεί ο χρόνος. Επικοινωνήστε με (μέσω του φύλλου επαφών σας) το MC, τους σχετικούς επισκέπτες (συνήθως το κύριο μέλος του πάρτι), τους διασκεδαστές και το προσωπικό της κουζίνας μόλις συναντήσετε ένα εμπόδιο που δεν μπορεί να επιλυθεί εύκολα. Εάν οι επισκέπτες με καθυστέρηση είναι το επίκεντρο της εκδήλωσης (π.χ. ο γαμπρός και η νύφη), συνήθως:
- Πρέπει να επικοινωνήσετε απευθείας με τον εκκρεμή επισκέπτη για να ελέγξετε την εκτιμώμενη ώρα άφιξης. Επικοινωνήστε αμέσως με την κουζίνα για τις τελευταίες εξελίξεις, ώστε να προσαρμόσουν την ταχύτητα μαγειρέματος ώστε να ταιριάζει με την ώρα.
- Αποφύγετε να ανακοινώσετε ότι η εκδήλωση έχει αναβληθεί λόγω ορισμένων καλεσμένων (επειδή το πάρτι θα το καταλάβει μόνο του), αλλά ενημερώστε τους κύριους καλεσμένους ότι γνωρίζετε την κατάσταση. Πείτε τους τι σχεδιάζετε, αλλά αφήστε τους επίσης να προσφέρουν προτάσεις καθώς γνωρίζουν συνήθως τον επισκέπτη και ξέρουν τι να κάνουν σε αυτό το πλαίσιο.
- Δώστε προσοχή στο χρονοδιάγραμμα της ομιλίας. Εάν οι βασικοί επισκέπτες φτάσουν αργά, σερβίρετε επιπλέον ορεκτικά ή/και πρόωρα ποτά για να αποτρέψετε τους άλλους επισκέπτες που φτάνουν εγκαίρως να βαρεθούν και να διασφαλίσετε ότι θα μείνουν απασχολημένοι.
- Εάν οι επισκέπτες πρόκειται να αργήσουν πολύ (για παράδειγμα όταν σερβίρουν φαγητό που δεν μπορεί να καθυστερήσει, όπως σουφλέ), ξεκινήστε την εκδήλωση όπως είχε προγραμματιστεί. Όταν έρθουν, σερβίρετε την επόμενη μερίδα (ακόμα κι αν αυτή η μερίδα είναι γλυκό).
- Προετοιμαστείτε για χορό, παιχνίδια, κωμωδία ή κάποιο άλλο είδος ψυχαγωγίας (ειδικά μουσική) και βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν επιπλέον περισπασμοί, όπως ομαδικές φωτογραφίες. Αυτή η εφεδρική στρατηγική έπρεπε να είχε ξεκινήσει την προηγούμενη μέρα.
-
Για τους επισκέπτες που έρχονται σκόπιμα καθυστερημένα, μην το θεωρήσετε εσείς ως υπεύθυνο. Επομένως, είναι δουλειά σας να βάλετε πρώτα τους άλλους επισκέπτες και να βεβαιωθείτε ότι ικανοποιούνται οι ανάγκες τους. Στην ουσία, συμπεριφέρεστε σαν να μην συμβαίνει τίποτα και προχωρήστε με το συμβάν.
Βήμα 2. Μάθετε πώς να αντιμετωπίζετε προβλήματα με τα τρόφιμα
Τα προβλήματα σε αυτόν τον τομέα είναι σπάνια, ειδικά αν έχετε σχεδιάσει προσεκτικά τα σχέδιά σας, αλλά ατυχήματα συμβαίνουν περιστασιακά (όπως ένας επισκέπτης ή ένα μικρό παιδί που μπερδεύει το τραπέζι του φαγητού ή ένα περιστατικό στην κουζίνα). Πρέπει πρώτα να γνωρίζετε τους τύπους των επισκεπτών που θα παρακολουθήσουν, ώστε να μπορείτε να εξετάσετε πότε και πού θα εμφανίζονται τα τρόφιμα (π.χ. για πιάτα τύπου μπουφέ) και τη θέση καθίσματος των καλεσμένων.
- Όλες οι διαρροές πρέπει να καθαριστούν αμέσως για λόγους ασφαλείας, ακόμη και αν αυτό σημαίνει ότι πρέπει να απαλλαγείτε από το κόκκινο χαλί ή τα υπέροχα διακοσμητικά και έπιπλα για να το κάνετε αυτό. Το να κρύψετε έναν λεκέ χωρίς να επηρεάσετε την εμφάνιση ή την ακεραιότητα ενός αντικειμένου (όπως ένα έπιπλο αντίκες) είναι αδύνατο, οπότε απαλλαγείτε πρώτα από αυτό. Εάν έχετε αντίγραφο ασφαλείας, χρησιμοποιήστε το. Διαφορετικά, μετακινήστε το αντικείμενο διακριτικά, ώστε οι επισκέπτες να μην το παρατηρήσουν.
- Συνιστάται να χρησιμοποιείτε σχοινιά, κουρτίνες ή οθόνες για να κρύψετε περιοχές φαγητού (π.χ. ακατάστατο τραπέζι ή ενώ ετοιμάζετε το επόμενο πιάτο σας), καθώς ορισμένοι καλεσμένοι μπορεί να αντιληφθούν το ορατό φαγητό ως κάτι που μπορεί να καταναλωθεί ελεύθερα ανά πάσα στιγμή - ενώ αυτό μπορεί να μην ισχύει κατ 'ανάγκη. Σύμφωνα με την πρόθεσή σας.
- Ανακατέψτε μενού. Εάν ένα πιάτο δεν μπορεί να σερβιριστεί (για παράδειγμα επειδή έχει καεί), απαλλαγείτε από όλα ή βρείτε μια νέα εναλλακτική λύση. Μειώστε τις μερίδες για να εξοικονομήσετε φαγητό, αλλά αυξήστε τις μερίδες άλλων τροφίμων για να τις διατηρήσετε ισορροπημένες. Ενημερώστε τους επισκέπτες ανάλογα με τις ανάγκες.
- Οι χορτοφάγοι, οι επιλεκτικοί, οι αλλεργικοί ή οι ειδικοί σε δίαιτα/θρησκευόμενοι πρέπει να φροντίζουν τις ανάγκες τους - θα πρέπει να μπορείτε να το κάνετε αυτό με καλό προγραμματισμό. Ωστόσο, μερικές φορές οι επισκέπτες θα φέρουν ένα μέλος της οικογένειας, σύζυγο ή στενό φίλο χωρίς να σας το πουν, ειδικά αν η πρόσκληση είναι δωρεάν. Όταν συμβαίνει αυτό, η λύση είναι εύκολη. Μετρήστε τους πρόσφατους επισκέπτες και όταν φτάσουν στην πόρτα, ρωτήστε για ειδικές διατροφικές ανάγκες και ενημερώστε αμέσως το προσωπικό της υπηρεσίας και της κουζίνας.
- Για μεγάλες ομάδες που δεν παρευρίσκονται στην εκδήλωση ως σκοτεινοί καλεσμένοι, στείλτε ένα μέλος της ομάδας στην κουζίνα και ζητήστε του να μετρήσει το απόθεμα. Εάν είναι απαραίτητο, αγοράστε πρόσθετες προμήθειες τροφίμων. Το τμήμα κουζίνας συνήθως υπερεκτιμά τις μερίδες για κάθε περίπτωση, επομένως οι ακυρώσεις είναι πιο συχνές από τις ελλείψεις τροφίμων. Περιορισμένες μερίδες μπορούν επίσης να εξοικονομηθούν εάν παρέχετε επιπλέον γέμιση, όπως ψωμί, σαλάτες ή πιάτα λαχανικών, συστατικά που μπορείτε εύκολα να προμηθευτείτε από το τοπικό σουπερμάρκετ.
Βήμα 3. Μάθετε πώς να αντιμετωπίζετε τα μικρά παιδιά
Λάβετε υπόψη ότι πολλοί διευθυντές συχνά ξεχνούν ή υποτιμούν τη νοημοσύνη και τις ανάγκες και τις επιθυμίες των παιδιών σε μια εκδήλωση. Είναι ίδιοι με τους ενήλικες - θέλουν να διασκεδάσουν και να μην βαρεθούν. Θυμηθείτε, οι γονείς θα προσβληθούν επίσης εάν ένα γεγονός δεν μπορεί να καλύψει τις ανάγκες των παιδιών τους. Είναι καλή ιδέα να ζητήσετε επιβεβαίωση παρακολούθησης (RSVP) για όλα τα παιδιά που μπορεί να παρακολουθήσουν.
- Τα μικρότερα παιδιά (κάτω των 10 ετών) σερβίρονται καλύτερα με φαγητό ή σνακ εκ των προτέρων, καθώς το δείπνο δεν επιτρέπεται να σερβίρεται μέχρι τις 20:00. Αυτός ο χρόνος σερβιρίσματος είναι συνήθως πολύ αργά για τα περισσότερα παιδικά γεύματα. Το φαγητό που δίνετε στα παιδιά σας θα πρέπει επίσης να είναι διασκεδαστικό και υγιεινό, αλλά να είναι ξεχωριστό με μια ιδιαίτερη πινελιά γι 'αυτά - αυτό βοηθά τους γονείς να βοηθούνται και μπορούν να απολαύσουν την εκδήλωση ως επισκέπτης.
- Στα παιδιά ηλικίας άνω των 10 ετών μπορούν συνήθως να δοθούν τρόφιμα και μερίδες για ενήλικες, ακόμη και αν δεν το τελειώσουν, αλλά να τους προσφέρουν και παιδικό μενού (φυσικά με την άδεια των γονέων), αν δεν φαίνεται να τους αρέσει. Συνήθως, οι έφηβοι ηλικίας 13-18 ετών συχνά ζητούν τα ίδια τρόφιμα με τα μικρότερα παιδιά, όπως χάμπουργκερ και πατάτες, αντί για πιο επίσημα γεύματα εστιατορίων. Το φαγητό για παιδιά γράφεται συνήθως με τον όρο "Εναλλακτικό μενού". Παίξτε με ασφάλεια και συζητήστε με τους βασικούς καλεσμένους σας τα σχέδιά σας να συνεχίσετε να ικανοποιείτε επιτυχώς μικρούς και μεγάλους εδώ και πολύ καιρό.
- Δώστε χώρο για μητέρες με μικρά παιδιά. Καλύψτε τις ανάγκες τους, όπως διαλείμματα στην τουαλέτα, ανάγκες θηλασμού κ.λπ., και προετοιμάστε ένα μέρος ανάπαυσης για πολύ μικρά παιδιά, ώστε να μπορούν να κοιμούνται αν είναι κουρασμένα.
Βήμα 4. Μάθετε πώς να αντιμετωπίζετε μεθυσμένους ή αγενείς επισκέπτες, εισβολείς και πολλά άλλα
Αυτοί οι επισκέπτες προκαλούν μερικές φορές προβλήματα, τόσο σε οικογενειακές όσο και σε εταιρικές εκδηλώσεις. Φέρνουν πολιτική καθώς και δράμα, και, ως ξένος, μπορεί να μην το αντιλαμβάνεστε. Έτσι, να είστε πάντα σε εγρήγορση.
- Επικοινωνήστε με τον πελάτη ή τους βασικούς καλεσμένους πριν από την εκδήλωση για να μάθετε σχετικά με πιθανά προβλήματα όπως αυτό ή με μερικούς επιλεγμένους, εάν δεν πρέπει να ενοχληθούν οι βασικοί επισκέπτες. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι οι άνθρωποι κάθονται στο σωστό μέρος και ότι δεν θα προκαλέσει κανένα πρόβλημα. Προετοιμάστε το προσωπικό εξυπηρέτησης ή τους βασικούς επισκέπτες να λειτουργούν ως άτυποι επόπτες, να είστε σε εγρήγορση και να βοηθάτε όταν χρειάζεται. Η δουλειά σας είναι να βεβαιωθείτε ότι η εκδήλωση διεξάγεται ομαλά και να μείνετε μακριά από προσωπικά θέματα, εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητο. Έτσι, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποιος στην εκδήλωση χαρακτηρίζεται ως καλεσμένος τύπου "ειρηνοποιών" (όσοι μπορούν να βοηθήσουν ώστε η εκδήλωση να λειτουργεί ομαλά).
- Δεδομένου ότι η άρνηση να δώσετε αλκοόλ σε μεθυσμένους καλεσμένους ή η αντιμετώπιση θυμωμένων και αγενών επισκεπτών μπορεί να είναι δύσκολη, είναι καλύτερο να συμμετέχετε σε έναν ειρηνοποιό επισκέπτη. Επικοινωνήστε με το νομικό προσωπικό μόνο όταν είναι απαραίτητο και αφού έχετε συμβουλευτεί βασικούς επισκέπτες. Πρέπει ακόμα να είστε σε εγρήγορση, ακόμη και όταν τρέχετε μικρές εκδηλώσεις ή στην πίσω αυλή.
- Οι απρόσκλητοι επισκέπτες είναι μια δύσκολη υπόθεση. Αν έρθουν και κάνουν φασαρία, πετάξτε τα έξω αν χρειαστεί - συμβουλευτείτε τους βασικούς καλεσμένους για να επαληθεύσετε ότι αυτοί οι άνθρωποι δεν αναζητούνται. Εάν υπάρχουν πολλοί βίαιοι ταραξίες, η δουλειά σας είναι να προστατεύσετε άλλους επισκέπτες και να επικοινωνήσετε με την ασφάλεια ή την αστυνομία εάν αυτοί οι ταραξίες αρνούνται να φύγουν από το χώρο αφού σας ζητηθεί από εσάς ως διευθυντή ή/και βασικούς καλεσμένους.
- Συνήθως στους επισκέπτες αρέσει να μετακινούν επαγγελματικές κάρτες γύρω από το τραπέζι, ώστε να μπορούν να κάθονται δίπλα στο άτομο που θέλουν ή στο τραπέζι που θέλουν. Συμβουλευτείτε τους βασικούς επισκέπτες για το πόσο επιτρέπεται. Συνήθως, πρέπει να κανονίσετε εκ των προτέρων σχέδια τραπεζιού και να έχετε την έγκριση των βασικών καλεσμένων. Εάν η θέση αυτού του τραπεζιού υποτίθεται ότι είναι σωστή, είναι καλύτερο να κρατήσετε τους επισκέπτες μακριά από την τραπεζαρία πριν έρθει η ώρα. Συνήθως, ο χώρος του μπαρ, το λόμπι ή η αίθουσα αναμονής μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να φιλοξενήσουν τους επισκέπτες. Εάν ορισμένες ομάδες είναι ιδιαίτερα σημαντικές λόγω οικογενειακών θεμάτων, συγκεντρώστε άτομα και καθοδηγήστε τα ανά ομάδα σε ξεχωριστά τραπέζια και τοποθετήστε τα με τη σωστή σειρά.
Βήμα 5. Μάθετε πώς να χειρίζεστε τον άσχημο καιρό
Σε όλο τον κόσμο, μερικές φορές θα υπάρξει απροσδόκητη κακοκαιρία, όπως βροχή ή χιόνι. Οι κρύοι άνεμοι ή ο ζεστός αέρας μπορούν επίσης να προκαλέσουν προβλήματα. Ενώ ο καιρός συνήθως δεν έχει μεγάλο αντίκτυπο όταν η εκδήλωση πραγματοποιείται σε εσωτερικούς χώρους, θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για τις προκλήσεις του να είστε σε εξωτερικούς χώρους. Εάν μπορείτε να προβλέψετε κακό καιρό, σκεφτείτε να αλλάξετε τη θέση του συμβάντος. Εάν δεν μπορείτε, νοικιάστε μια σκηνή ή ένα μεγάλο περίπτερο (η τιμή μπορεί να είναι ακριβή, ειδικά αν γίνεται για καπρίτσιο). Η παρακολούθηση του καιρού είναι σημαντική. εάν το συμβάν έχει ήδη αναστατωθεί εξαιτίας του, είναι σχεδόν αδύνατο να διορθώσετε το συμβάν, οπότε αξιοποιήστε στο έπακρο όσα ήδη γνωρίζετε και έχετε.
Πολλά μέρη του κόσμου έχουν πλέον ασφαλιστήρια συμβόλαια για κακές καιρικές συνθήκες ή άλλα προβλήματα. Εάν βρίσκεστε σε μια περιοχή γνωστή για τις ξαφνικές αλλαγές του καιρού, αναζητήστε επιβεβαίωση εάν το συμβάν μπορεί να προγραμματιστεί εκ νέου, έτσι ώστε οι πελάτες να μπορούν να εξοικονομήσουν τουλάχιστον το κόστος ενοικίασης εξοπλισμού, χώρου και προσωπικού εξυπηρέτησης
Συμβουλές
- Προετοιμάστε ένα μικρό χώρο γεμάτο με αντικείμενα όπως επιπλέον χαρτοπετσέτες για να σκουπίζετε διαρροές, πυροσβεστήρες, κιτ πρώτων βοηθειών και άλλα παρελκόμενα. Δεν θα το χρειαστείτε αν τα πράγματα πάνε καλά, αλλά είναι καλύτερα να είστε σε επιφυλακή για ένα μεγάλο γεγονός.
- Οι επισκέπτες και οι ομιλητές που είναι κουρασμένοι ή αντιμετωπίζουν τζετ λαγκ θα πρέπει να εξασφαλίζουν τη φυσική τους κατάσταση. Εάν είναι απαραίτητο, συμβουλευτείτε απευθείας μαζί τους ή τους βοηθούς τους για να παραγγείλετε θεραπείες σπα και μασάζ ή άλλους τρόπους αναζωογόνησης του σώματος. Μπορείτε επίσης να τους στείλετε φαγητό εάν δεν έχουν φάει εδώ και λίγο καιρό ή φάρμακα εάν αισθάνονται λίγο αδιαθεσία (όπως πονοκέφαλος από πτήση ή νευρικότητα ή πόνος στο στομάχι). Αν χρειαστεί, συμβουλευτείτε έναν γιατρό. Οι κουρασμένοι επισκέπτες και ομιλητές μπορούν να καταστρέψουν μια εκδήλωση, αν και όλες τις άλλες προκλήσεις που μπορεί να είστε σε θέση να ξεπεράσετε.
- Βεβαιωθείτε ότι όλοι μπορούν να δουν και να ακούσουν τη σκηνή, τη μουσική ή την ομιλία.
- Επίσης να θυμάστε ότι ο χειρισμός εκδηλώσεων άλλων ανθρώπων είναι τιμή. Ενώ αυτό μπορεί να φαίνεται πολύ αγχωτικό και δύσκολο, η συμβολή σας μπορεί να κάνει πολλούς ανθρώπους ευτυχισμένους, οπότε θα θυμούνται το γεγονός για το υπόλοιπο της ζωής τους. Επιπλέον, έχετε συνηθίσει επίσης να έχετε ικανότητες που είναι χρήσιμες στην καθημερινή ζωή.
- Ως μάνατζερ, μπορεί να χρειαστεί να ενεργήσετε ως αυτοσχέδιος οικοδεσπότης ή ακόμη και ως χορευτής για να βεβαιωθείτε ότι η εκδήλωση θα κυλήσει ομαλά. Αναπτύξτε δεξιότητες ομιλίας και χορού, αλλά ταυτόχρονα, αναθέστε ρόλους διαχείρισης σε άλλα μέλη της ομάδας που μπορούν να πάρουν τη θέση σας προσωρινά. Ο στόχος εδώ είναι να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν κάθεται ακίνητος στο τραπέζι.
