Ο προγραμματισμός των καθημερινών σας δραστηριοτήτων θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά. Μπορείτε να κάνετε περισσότερα, να ξεχνάτε τις εργασίες λιγότερο συχνά ή να μπείτε στον πειρασμό να κάνετε πράγματα που δεν έχουν πραγματικά σημασία. Ενώ αρχικά μπορεί να νομίζετε ότι μπορείτε να ολοκληρώσετε την εργασία, μπορεί να καταλήξετε να νιώθετε συγκλονισμένοι, μπερδεμένοι και να ξεχνάτε τα πάντα. Το να φτιάξεις και να τηρήσεις ένα πρόγραμμα απαιτεί κάποιο συνηθισμένο, αλλά σε λίγο δεν θα είσαι ευγνώμων γι 'αυτό. Ένα πρόγραμμα θα σας βοηθήσει να μειώσετε το άγχος καθώς και να σας κάνει να νιώθετε περισσότερο στον έλεγχο της ζωής σας. Ο προγραμματισμός καθημερινών δραστηριοτήτων σάς επιτρέπει επίσης να ρυθμίζετε και να παρακολουθείτε τη δική σας συμπεριφορά, παρακολουθώντας τι πρέπει να κάνετε και τι έχετε κάνει.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Δημιουργία προγράμματος
Βήμα 1. Αγοράστε ημερολόγιο ή ατζέντα
Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει χώρος στο ημερολόγιο που μπορεί να συμπληρωθεί με τη λίστα υποχρεώσεών σας. Ορισμένα ημερολόγια έχουν εβδομαδιαία, ημερήσια ή ακόμη και ωριαία ατζέντα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα σημειωματάριο. Επιλέξτε αυτό που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες και τις επιθυμίες σας. Ό, τι κι αν επιλέξετε, αξιοποιήστε το στο έπακρο. Μην χρησιμοποιείτε 1 βιβλίο ατζέντας για εργασία, 1 για σχολικές δραστηριότητες κ.λπ. Καταγράψτε όλες τις δραστηριότητές σας σε ένα μέρος.
- Ένα ψηφιακό ημερολόγιο είναι επίσης διαθέσιμο για χρήση σε φορητό υπολογιστή ή κινητό τηλέφωνο. Αυτό το ημερολόγιο μπορεί επίσης να συγχρονιστεί με όλες τις ηλεκτρονικές συσκευές που έχετε, έτσι ώστε να έχετε πρόσβαση στο ημερολόγιο των συμβάντων σας από οπουδήποτε. Υπάρχει επίσης μια σειρά εφαρμογών που μπορούν να σας βοηθήσουν να προγραμματίσετε δραστηριότητες που συνοδεύονται από υπενθυμίσεις και χρονόμετρα
- Τα χάρτινα ημερολόγια ή τα ψηφιακά ημερολόγια που σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε σημειώσεις στο πρόγραμμά σας μπορεί να λειτουργήσουν ακόμη καλύτερα. Ένα ημερολόγιο όπως αυτό μπορεί να παρακολουθεί όχι μόνο αυτό που έχετε κάνει, αλλά και πώς το έχετε κάνει ή/και πώς αισθάνεστε. Για παράδειγμα, ίσως εκτός από το να σημειώσετε το πρόγραμμα "πηγαίνετε στο γυμναστήριο" στο ημερολόγιό σας, από κάτω μπορείτε να προσθέσετε μια σημείωση "τρέχοντας 1,5 χιλιόμετρο σήμερα σήμερα και ήταν διασκεδαστικό!" έτσι ώστε η συμπεριφορά σας να μπορεί να παρακολουθείται καλύτερα.
- Εάν μεταβαίνετε από ένα χάρτινο ημερολόγιο σε ένα ψηφιακό ημερολόγιο, οι πρώτες 1 ή 2 ημέρες ενδέχεται να είναι λίγο πυρετώδεις εφόσον εξακολουθείτε να συνηθίζετε στο νέο σύστημα. Φέρτε και τα δύο ημερολόγια μαζί σας τις πρώτες ημέρες και ελέγξτε για να βεβαιωθείτε ότι καμία προγραμματισμένη δραστηριότητα δεν χάνεται ή γράφεται ξανά και ξανά.
Βήμα 2. Οργανώστε τις εργασίες σας
Τα ηλεκτρονικά ημερολόγια σάς επιτρέπουν να επισημάνετε διαφορετικές εργασίες με διαφορετικά χρώματα επίσης. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισημάνετε τις εργασίες γραφείου με κόκκινο χρώμα, τις σχολικές εργασίες με μπλε, τις εργασίες του σπιτιού με πράσινο, τις διακοπές με το πορτοκαλί και τα αθλήματα με ροζ χρώμα. Μπορείτε επίσης να το κάνετε αυτό εύκολα με ένα χάρτινο ημερολόγιο ή ένα βιβλίο ατζέντας, απλώς χρησιμοποιήστε ένα πολύχρωμο στυλό ή επισήμανση για να το επισημάνετε. Αφού επισημάνετε διάφορες εργασίες με διαφορετικά χρώματα, μπορείτε να καθορίσετε τη σειρά προτεραιότητας.
Η οργάνωση και η σήμανση εργασιών με διαφορετικά χρώματα θα σας βοηθήσει επίσης να απεικονίσετε και να κατανοήσετε πόσο από τον χρόνο σας χρησιμοποιείται. Για παράδειγμα, μπορεί να παρατηρήσετε ότι υπάρχει πολύ κόκκινο (εργασία) και πράσινο (εργασία στο σπίτι), αλλά πολύ λίγο ροζ (σπορ) στο πρόγραμμά σας. Η αναγνώριση της έλλειψης άσκησης μπορεί να σας παρακινήσει να αυξήσετε το πρόγραμμα άσκησής σας
Βήμα 3. Θέστε προτεραιότητες
Ο καθορισμός των πιο σημαντικών εργασιών και πρέπει να γίνει πρώτα και ποιες εργασίες μπορούν να αναβληθούν είναι πολύ σημαντικός. Το παρακάτω είναι ένα παράδειγμα που θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε τη ρύθμιση προτεραιότητας. Ας υποθέσουμε ότι υπάρχουν 2 εξετάσεις, 1 έκθεση πρακτικής και 1 εργασία δοκιμίου και παρουσίασης που πρέπει να ολοκληρωθούν σε 1 εβδομάδα. Ωχ!
- Ρωτήστε τον εαυτό σας να καθορίσει τι πρέπει να γίνει πρώτα και πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί: ποιες εργασίες πρέπει να υποβληθούν πρώτα; ποιες εργασίες είναι πιο σημαντικές, σε σχέση με τους βαθμούς σας; Για παράδειγμα, πόσες είναι οι εξετάσεις, οι εργαστηριακές εκθέσεις, τα δοκίμια και οι παρουσιάσεις στον τελικό σας βαθμό; Ποιο έργο είναι το πιο δύσκολο να ολοκληρωθεί;
- Τελικά, εξαρτάται από εσάς να καθορίσετε την προθεσμία ολοκλήρωσης, τον χρόνο που χρειάζεστε ή τη σχετική αξία των προγραμματισμένων εργασιών στις προτεραιότητές σας. Για αυτό, πρέπει να γνωρίζετε τον εαυτό σας και τις καλύτερες ικανότητές σας. Δημιουργήστε ένα σύστημα προτεραιότητας που ταιριάζει στον εαυτό σας.
Βήμα 4. Σημειώστε τις εργασίες που δίνετε προτεραιότητα
Αφού καθορίσετε τον τρόπο ιεράρχησης των εργασιών, σημειώστε τα στο πρόγραμμα. Μπορείτε να ανοίξετε το καθημερινό σας πρόγραμμα και να γράψετε το γράμμα "Α" δίπλα σε εργασίες που είναι σημαντικές και πρέπει να ολοκληρωθούν πρώτα, το γράμμα "Β" δίπλα σε εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν πριν από αύριο και το γράμμα "Γ" δίπλα σε εργασίες που πρέπει να έχει ολοκληρωθεί μέχρι την Παρασκευή κ.λπ.
Βήμα 5. Προγραμματίστε χρόνο για κάθε εργασία
Γράψτε πόσο καιρό σκοπεύετε να αφιερώσετε για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία. Για παράδειγμα, μπορείτε να προγραμματίσετε χρόνο μέσα στη μέρα για να μελετήσετε (2 ώρες), να ασκηθείτε (1 ώρα), να γράψετε 2 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (30 λεπτά) και να περπατήσετε τον σκύλο σας (30 λεπτά). Αυτό είναι το κύριο βήμα για τον διαχωρισμό του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση κάθε εργασίας. Θα νιώσετε άγχος αν κάνετε ένα πρόγραμμα που είναι πολύ σφιχτό και δεν διαθέτετε χρόνο ρεαλιστικά.
Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε τις ώρες ταξιδιού στο δρομολόγιο. Για παράδειγμα, πρέπει να οδηγήσετε από τη βιβλιοθήκη όπου σπουδάζετε στο γυμναστήριο;
Βήμα 6. Αφήστε επιπλέον χρόνο στο πρόγραμμα
Οι περισσότεροι άνθρωποι υποτιμούν γενικά το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Λαμβάνοντας υπόψη όλο το χρόνο που χρειάζεται για να προετοιμαστείτε για μια συγκεκριμένη εργασία, καθώς και να χαλαρώσετε για λίγο μετά θα σας βοηθήσει να προγραμματίσετε τις καθημερινές σας δραστηριότητες με μεγαλύτερη ακρίβεια.
- Προσπαθείτε πάντα να αυξάνετε τον χρόνο ολοκλήρωσης της εργασίας κατά μερικά λεπτά. Προσπαθήστε να προσθέσετε το 25% του χρόνου που προγραμματίζετε για την ολοκλήρωση μιας εργασίας. Για παράδειγμα, προγραμματίστε μια εργασία που μπορεί τεχνικά να ολοκληρωθεί σε 4 λεπτά για 5 λεπτά και προγραμματίστε μια εργασία που μπορεί τεχνικά να ολοκληρωθεί σε 8 λεπτά για 10 λεπτά κ.ο.κ. Αυτά τα λίγα επιπλέον λεπτά θα συσσωρευτούν και θα σας δώσουν επιπλέον χρόνο για να αποφύγετε καθυστερήσεις ή καθυστερήσεις.
- Αναρωτηθείτε υπάρχουν μικρές εργασίες μέσα σε μια μεγάλη εργασία που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την κατάρτιση ενός προγράμματος; Για παράδειγμα, πρέπει να κάνετε ντους μετά την άσκηση; Συζητάτε συχνά με φίλους για 15 λεπτά στα αποδυτήρια; Οι περισσότεροι άνθρωποι πιστεύουν ότι ένα πρόγραμμα άσκησης 1 ώρας θα καταλήξει να δαπανηθεί σε 2 ώρες.
Βήμα 7. Παύση στο πρόγραμμα
Αφήστε λίγο ελεύθερο χρόνο στο τέλος του προγράμματος για εργασίες χαμηλής προτεραιότητας. Εάν έχετε χρόνο σήμερα ή οποιαδήποτε ημέρα της εβδομάδας, μπορείτε να αρχίσετε να εργάζεστε σε αυτές τις εργασίες και να ξεκινάτε νωρίς. Αυτές οι πρόσθετες εργασίες, για παράδειγμα, οργανώνουν ντουλάπια ή καταθέτουν φορολογικές αποδείξεις στο σπίτι. Αυτά τα καθήκοντα χαμηλής προτεραιότητας θα ολοκληρωθούν τελικά ακόμη και αν δεν είναι επείγοντα ή δεν δεσμεύονται από ένα ορισμένο χρονικό όριο.
Μέρος 2 από 2: Συμμόρφωση με ένα πρόγραμμα
Βήμα 1. Ελέγξτε το ημερολόγιο/τις υποχρεώσεις σας
Αποκτήστε τη συνήθεια να ελέγχετε το ημερολόγιό σας κάθε πρωί και βράδυ για να προετοιμαστείτε για το αύριο. Θα πρέπει επίσης να προγραμματίζετε λίγα λεπτά κάθε μέρα, ίσως μετά τον πρωινό σας καφέ ή κατά τη διάρκεια της μετακίνησής σας στη δουλειά, να αναθεωρήσετε τι πρέπει να γίνει την ημέρα και να προσθέσετε νέες εργασίες ή να διαγράψετε τις παλιές.
- Ο έλεγχος και η επανεξέταση του προγράμματός σας για λίγα λεπτά πριν κάνετε οτιδήποτε μπορεί να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να ξεκινήσετε τη μέρα με ψυχραιμία!
- Χρησιμοποιήστε ξυπνητήρια στο τηλέφωνο ή τον υπολογιστή σας ως υπενθυμίσεις για συγκεκριμένες εργασίες ή ραντεβού. Για παράδειγμα, πολλά προγράμματα γιατρών και οδοντιάτρων γίνονται πολύ νωρίτερα. Έτσι, η χρήση μιας υπενθύμισης που σβήνει περίπου μία εβδομάδα νωρίτερα μπορεί να βοηθήσει. Έτσι, το σχέδιό σας μπορεί να προσαρμοστεί.
Βήμα 2. Ολοκληρώστε εργασίες με σειρά προτεραιότητας
Αφού εκχωρήσετε μια σειρά προτεραιότητας στο χρονοδιάγραμμα, τηρήστε αυτήν τη σειρά.
Βήμα 3. Προσαρμόστε το πρόγραμμα όπως απαιτείται
Ενώ πρέπει να προσπαθήσετε να τηρήσετε το πρόγραμμά σας όσο το δυνατόν περισσότερο, μερικές φορές μπορεί να συμβούν πράγματα που σας αναγκάζουν να προσαρμοστείτε. Μεταφέρετε πιο ευέλικτες ή λιγότερο επείγουσες εργασίες στην επόμενη ημέρα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, προβλήματος ή περισπασμού.
Απλώς αποφύγετε να συσσωρεύετε εργασίες και να τις αναθέτετε πολύ συχνά στην επόμενη μέρα. Εάν το αντιμετωπίζετε πολύ συχνά, προσπαθήστε να αφήσετε περισσότερο χρόνο για κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε σε μία ημέρα, αντί να χρειαστεί να αλλάξετε το πρόγραμμά σας για τις επόμενες ημέρες
Βήμα 4. Διαγράψτε τις ολοκληρωμένες εργασίες
Αυτή η δραστηριότητα ήταν ανακούφιση για πολλούς! Θυμηθείτε να μετακινήσετε τις σημερινές ημιτελείς εργασίες στο αυριανό πρόγραμμα.
Βήμα 5. Επιβραβεύστε τον εαυτό σας
Είναι σημαντικό να δώσετε θετική ενθάρρυνση στον εαυτό σας μετά την ολοκλήρωση των καθηκόντων και τηρώντας ένα πρόγραμμα. Αφού ολοκληρώσετε τις υποχρεώσεις μιας ημέρας, επιβραβεύστε τον εαυτό σας βουτώντας στην μπανιέρα, παρακολουθώντας την αγαπημένη σας τηλεοπτική εκπομπή ή απολαμβάνοντας ένα γλυκό σνακ. Θα νιώσετε επιτυχημένοι και θα αξίζετε την ανταμοιβή για την οποία δουλέψατε.
Βήμα 6. Ελέγξτε και προσαρμόστε το πρόγραμμα, όπως απαιτείται
Θα πρέπει να ελέγχετε το πρόγραμμα κάθε τόσο και να διαπιστώνετε τα οφέλη του προγράμματος για τις δραστηριότητές σας. Ένας τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να κοιτάξετε την ατζέντα σας παρακολουθώντας παράλληλα τα συναισθήματα και τις διαθέσεις σας. Βλέπετε ότι το μεγαλύτερο μέρος του προγράμματος σας έχει διαγραφεί και αισθάνεστε θετικό και παραγωγικό; Εάν η απάντηση είναι "ναι", πιθανότατα το πρόγραμμά σας είναι χρήσιμο.
- Ωστόσο, εάν αισθάνεστε ότι πάρα πολύ από το πρόγραμμά σας έχει μεταφερθεί στην επόμενη ημέρα (και μια άλλη μέρα, και ούτω καθεξής) και απλώς χάνετε το μυαλό σας, θα πρέπει να κάνετε κάποιες προσαρμογές στο πρόγραμμά σας.
- Προσδιορίστε τα προβλήματα ελέγχοντας την ατζέντα και αναζητώντας αυτό που έχει μείνει πίσω. Mayσως χρειαστεί να επανεκτιμήσετε και να αναδιοργανώσετε τις προτεραιότητές σας εάν αυτό που χάσατε είναι σημαντικό για εσάς (π.χ. άσκηση). Σως χρειαστεί επίσης να αλλάξετε το χρόνο που διατίθεται για κάθε εργασία. Για παράδειγμα, μειώστε το χρόνο προετοιμασίας το πρωί από 2 ώρες σε 1 ώρα 3 ημέρες την εβδομάδα και προγραμματίστε ένα τζόκινγκ 30 λεπτών χρησιμοποιώντας τον υπόλοιπο χρόνο.
- Γνωρίστε ότι η αναδιάταξη είναι συνηθισμένη και φυσιολογική. Μέχρι να συνηθίσετε στο πιο κατάλληλο πρόγραμμα, φυσικά χρειάζεται χρόνος.
Συμβουλές
- Ο χρόνος σας είναι πολύτιμος. Η δημιουργία ενός προγράμματος θα σας βοηθήσει να το αξιοποιήσετε στο έπακρο.
- Η τήρηση ενός χρονοδιαγράμματος μπορεί να σας ενημερώσει για προηγουμένως μη εντοπισμένα μοτίβα. Για παράδειγμα, ίσως είστε συνεχώς κουρασμένοι όταν ξυπνάτε κάθε Πέμπτη επειδή περνάτε χρόνο στο καφέ μετά τη δουλειά κάθε Τετάρτη βράδυ. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να αλλάξει μόλις το συνειδητοποιήσετε. Maybeσως, αντί να περνάτε χρόνο στο καφέ μία φορά την εβδομάδα, μπορείτε να μειώσετε τη συχνότητα σε μία φορά κάθε 2 εβδομάδες. Έτσι, μπορείτε ακόμα να διασκεδάζετε με τους συναδέλφους σας, αλλά δεν χρειάζεται να αισθάνεστε εξαντλημένοι κάθε Πέμπτη.
- Η δημιουργία και η τήρηση ενός χρονοδιαγράμματος μπορεί να σας βοηθήσει να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά και παραγωγικά, επειδή διαθέτετε χρόνο σε κάθε εργασία. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να αποφύγετε "δεν υπάρχει αρκετός χρόνος!"
