Για όσους από εσάς εργάζεστε στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού (HR), η αναγκαστική απόρριψη κατάλληλων υποψηφίων υπέρ της πρόσληψης καλύτερων υποψηφίων είναι σίγουρα μια δύσκολη ευθύνη. Ωστόσο, μην ανησυχείτε γιατί στην πραγματικότητα, υπάρχουν μερικές απλές συμβουλές που μπορείτε να εφαρμόσετε για να διευκολύνετε τη διαδικασία. Για παράδειγμα, εάν ο εν λόγω υποψήφιος έχει περάσει από το στάδιο της συνέντευξης, είναι καλύτερο να μεταφέρετε την απόρριψη μέσω τηλεφώνου. Εάν όχι, ποτέ δεν βλάπτει να ενημερώσετε την απόρριψη μέσω επίσημου email. Όποιο μέσο και αν επιλέξετε, διατηρήστε την απόφασή σας χωρίς συμβιβασμούς στην ευγένεια.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Επικοινωνία με τον υποψήφιο μέσω τηλεφώνου
Βήμα 1. Επικοινωνήστε με τον αιτούντα τηλεφωνικά
Ενώ η απόρριψη μιας αίτησης εργασίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αισθάνεστε πιο άνετα για εσάς, ειδικά για να αποφύγετε τυχόν αμηχανία, στην πραγματικότητα το να μιλάτε στο τηλέφωνο εξακολουθείτε να αισθάνεστε πιο ευγενικοί και επαγγελματίες. Επομένως, επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να απορρίψετε τους αιτούντες που έχετε συναντήσει προσωπικά κατά τη διαδικασία της συνέντευξης.
Καλέστε τον εν λόγω αιτούντα κατά τις ώρες γραφείου για να βεβαιωθείτε ότι δεν τρώει όταν κληθεί
Βήμα 2. Μην μασάτε λέξεις
Κρατήστε τη συζήτηση σύντομη και επίκαιρη, ιδανικά κάτω από 5 λεπτά. Δείξτε ότι εκτιμάτε τον χρόνο σας και δεν θέλετε να τον σπαταλάτε μην αναφέροντας την προσωπική του ζωή, κάνοντας αστεία ή ρωτώντας για τον καιρό!
Για παράδειγμα, φυσικά θα ήταν αγενές να λέμε: «Γεια σου Μπένι! Αυτή είναι η Σούζαν από το Vitamin World. Aταν χαρά μου να σας πάρω συνέντευξη χθες. Ω ναι, πώς είναι ο καιρός εκεί τώρα; Είπε ότι υπήρχε προειδοποίηση για ισχυρό άνεμο; Το έδαφός σας είναι ασφαλές, έτσι δεν είναι; »
Βήμα 3. Εξηγήστε ότι η εταιρεία αποφάσισε να παραχωρήσει τη θέση σε άλλο υποψήφιο
Εξηγήστε ευγενικά ότι είστε χαρούμενοι που συναντήσατε τον αιτούντα κατά τη διαδικασία της συνέντευξης και ότι τον/την θεωρήσατε πραγματικά για τη θέση, παρόλο που αποφασίσατε να μεταβιβάσετε τη θέση σε άλλον υποψήφιο. Είναι καλή ιδέα να τα πείτε όλα αυτά μόλις πείτε "Γεια" για να μην τελειώσει πολύ η συζήτηση.
Δοκιμάστε να πείτε: «Γεια σου Ρουθ, είμαι η Dika Firza από την AAA Technology Company. Προσωπικά, θα ήθελα να σας ευχαριστήσω που συμφωνήσατε να παρευρεθείτε στη συνέντευξη εργασίας της περασμένης εβδομάδας. Απολαύσαμε πραγματικά τη συνάντηση και συμφωνούμε ότι το ιστορικό εργασίας σας είναι πολύ εντυπωσιακό. Δυστυχώς, αποφασίσαμε να δώσουμε τη θέση σε έναν άλλο υποψήφιο »
Βήμα 4. Περιγράψτε τα συγκεκριμένα πλεονεκτήματα ή πλεονεκτήματα του υποψηφίου που τελικά επιλέξατε
Σε γενικές γραμμές, πολλοί υποψήφιοι θέλουν πραγματικά να μάθουν τα πλεονεκτήματα του επιλεγμένου υποψηφίου σε σύγκριση με αυτά που έχουν να προσφέρουν στην εταιρεία. Αν και η λεπτομερής εξήγηση του εργασιακού ιστορικού του επιλεγμένου υποψηφίου είναι στην πραγματικότητα χάσιμο χρόνου, πρέπει να εξηγήσετε μερικά από τα σημαντικά πλεονεκτήματα που διαθέτει ο επιλεγμένος υποψήφιος, έτσι ώστε να γίνει υλικό για τον προβληματισμό τους.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε, "Ενώ εκτιμούμε πολύ την εκτεταμένη εμπειρία σας, ο υποψήφιος που επιλέξαμε έχει μεταπτυχιακό και το μορφωτικό επίπεδο του υποψήφιου είναι ένας πολύ σημαντικός καθοριστικός παράγοντας για εμάς."
- Or, "Ο υποψήφιος που επιλέξαμε έχει εργαστεί στην ίδια θέση σε άλλη εταιρεία, οπότε πιστεύουμε ότι η διαδικασία μετάβασης θα είναι ευκολότερη στο μέλλον."
Βήμα 5. Εξηγήστε ότι εκτός από τους εν λόγω αιτούντες, εξακολουθούν να υπάρχουν πολλοί υποψήφιοι που δεν είναι λιγότερο εξειδικευμένοι
Βασικά, οι αιτούντες που γνωρίζουν ότι είναι προσόντα μπορούν να αισθάνονται προδομένοι όταν απορρίπτονται από την εταιρεία για την οποία υποβάλλουν αίτηση. Σε ορισμένες περιπτώσεις, υπάρχουν και αιτούντες που πιστεύουν ότι η απόρριψη είναι προσωπική. Για να το ξεπεράσετε, μην ξεχάσετε να υπενθυμίσετε στον ενδιαφερόμενο αιτούντα ότι ανταγωνίζεται πολλά άτομα που δεν είναι λιγότερο εξειδικευμένα!
Προσπαθήστε να πείτε, «Αν και είστε πολύ ισχυρός υποψήφιος για να καλύψετε αυτήν τη θέση, πρέπει να παραδεχτούμε ότι ο ανταγωνισμός για υποψηφίους αυτή τη φορά είναι πολύ σφιχτός. Λυπάμαι που δεν καταφέρατε να κερδίσετε αυτόν τον διαγωνισμό, εντάξει; »
Βήμα 6. Προσκαλέστε τους να συνδεθούν με την εταιρεία σας στα κοινωνικά μέσα
Δεδομένου ότι η απόρριψη είναι ένα τόσο δυσάρεστο θέμα για συζήτηση, προσπαθήστε να ελαφρύνετε τη διάθεση καλώντας τους να συνδεθούν με την εταιρεία σας στο διαδίκτυο. Με αυτόν τον τρόπο, επιβεβαιώνετε επίσης ότι η απόρριψη είναι επαγγελματική και όχι προσωπική.
- Θα μπορούσατε να πείτε: «Θα σας ξανασκεφτούμε εάν υπάρχει άλλη κενή θέση στην εταιρεία. Θα σας πείραζε να στείλετε μια πρόσκληση φίλου στον λογαριασμό μας στο HR LinkedIn; »
- Or, θα μπορούσατε επίσης να πείτε, «Στην πραγματικότητα, η εταιρεία μας σχεδιάζει μερικά ενδιαφέροντα προγράμματα που θα υλοποιηθούν στο εγγύς μέλλον. Για να μην χάσετε τις πληροφορίες, μπορείτε να ελέγχετε συνεχώς τις μεταφορτώσεις στο Facebook ή το Twitter, εντάξει! »
Βήμα 7. Τερματίστε τη συνομιλία εάν ο εν λόγω αιτών προσπαθήσει να διαφωνήσει με την απόφασή σας
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι απορριφθέντες υποψήφιοι μπορούν να πουν: «Δώστε μου άλλη μια ευκαιρία για συνέντευξη. Σας εγγυώμαι ότι η απόφασή σας θα αλλάξει! » ή "Η εταιρεία σας έκανε λάθος επειδή ήμουν ο καλύτερος υποψήφιος." Εάν συμβεί μια τέτοια κατάσταση, μην εμπλακείτε σε μια μακρά διαδικασία συζήτησης σχετικά με τις αποφάσεις της εταιρείας ή τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες του ιστορικού απασχόλησης του αιτούντος.
Για να τελειώσετε ευγενικά τη συζήτηση, προσπαθήστε να πείτε: «Παρόλο που έχουμε προσλάβει κάποιον άλλο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πάει καλά με εσάς. Είμαι σίγουρος ότι θα βρείτε τη σωστή δουλειά στο εγγύς μέλλον »
Βήμα 8. Ενθαρρύνετε υποψηφίους υψηλής ειδίκευσης να υποβάλουν εκ νέου αίτηση σε μεταγενέστερη ημερομηνία
Επειδή ο αιτών δεν είναι κατάλληλος για να καλύψει τη θέση που αναζητάτε, δεν σημαίνει ότι δεν θα είναι κατάλληλος για να καλύψει όλες τις θέσεις της εταιρείας σας, σωστά; Για να μην σπαταλήσετε τη σχέση που έχει δημιουργηθεί μαζί του, προσπαθήστε να του εξηγήσετε ότι ακόμη και αν δεν είναι κατάλληλος για τη θέση για την οποία ζητείται, εξακολουθείτε να θέλετε να δημιουργήσετε μια καλή επαγγελματική σχέση μαζί του. Επίσης εξηγήστε ότι καλύτερες ευκαιρίες απασχόλησης στην εταιρεία σας θα ανοίξουν ξανά στο μέλλον.
Μια φράση που μπορείτε να πείτε είναι: «Μη διστάσετε να υποβάλετε ξανά αίτηση, εάν η εταιρεία μας ανοίξει άλλη μια κενή θέση εργασίας στο μέλλον! Πλησιάζετε να γίνετε αποδεκτοί για αυτήν τη θέση, οπότε θα πρέπει να προσπαθήσετε ξανά εάν η ευκαιρία ανοίξει ξανά."
Μέθοδος 2 από 2: Γράψιμο απορριπτικού email
Βήμα 1. Στείλτε ένα email απόρριψης στον εν λόγω αιτούντα μόλις αποφασίσετε να προσλάβετε έναν άλλο υποψήφιο
Μόλις εσείς ή κάποιος άλλος επαγγελματίας επιλέξει έναν υποψήφιο για να καλύψει τη σχετική θέση, στείλτε αμέσως ένα email απόρριψης στον απορριφθέντα αιτούντα στη συνέχεια. Με αυτόν τον τρόπο, ο εν λόγω αιτών θα λάβει βεβαιότητα και μπορεί να αναζητήσει αμέσως νέες θέσεις εργασίας.
Στην ιδανική περίπτωση, οι επιστολές απόρριψης αποστέλλονται μία εργάσιμη ημέρα μετά τη λήψη της απόφασης
Βήμα 2. Συνθέστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν υπερβαίνει τις 3-4 προτάσεις
Επειδή ο εν λόγω αιτών δεν έχει ακόμη πάρει το στάδιο της συνέντευξης, δεν χρειάζεται να διστάσει να δώσει μια σύντομη και άμεση άρνηση. Συγκεκριμένα, ξεκινήστε το email με το πλήρες όνομα του αιτούντος και, στη συνέχεια, γράψτε μια δήλωση όπως: «Σας ευχαριστούμε που υποβάλατε αίτηση ως Creative Director στην ABC Advertising Agency. Παρά το εντυπωσιακό ιστορικό εργασίας σας, αποφασίσαμε να μεταβιβάσουμε τη θέση σε έναν άλλο υποψήφιο. Σας ευχόμαστε τα καλύτερα στη μελλοντική σας καριέρα ».
Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, στείλτε το email μόλις βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σημαντικά σφάλματα σε αυτό
Βήμα 3. Δεν χρειάζεται να ζητήσετε συγγνώμη για την απόρριψη που δώσατε
Η αποδοχή απόρριψης από την εταιρεία για την οποία υποβάλλετε αίτηση δεν είναι εύκολη, αλλά για λόγους προτεραιότητας στον επαγγελματισμό, μην ζητήσετε συγγνώμη και μην ενεργείτε σαν να μην συμφωνείτε με την απόφαση της εταιρείας να μην προσλάβει τον εν λόγω αιτούντα. Ακόμα κι αν υπάρχει διαφορά απόψεων στους εσωτερικούς κύκλους της εταιρείας, μην ενημερώσετε τον αιτούντα για αυτό.
Για παράδειγμα, μην γράφετε: «Ενώ θα ήθελα πολύ να σας προσλάβω, δυστυχώς ο διευθυντής του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού έχει διαφορετική άποψη»
Βήμα 4. Δώστε μια σύντομη και άμεση απάντηση όταν ο αιτών κάνει μια ερώτηση στο email απάντησης
Εάν ο αιτών απαντήσει στο email σας με μια ερώτηση σχετικά με τις ιδιότητες του επιλεγμένου υποψηφίου που δεν έχει, απλώς απαντήστε στην ερώτηση με 3-4 σύντομες προτάσεις. Θυμηθείτε, το σώμα του email σας πρέπει να είναι σύντομο, απλό και αντικειμενικό, έτσι ώστε η διαδικασία ανταλλαγής email να μην διαρκεί πολύ.
Για παράδειγμα, δώστε μια απάντηση όπως: «Ενώ το εργασιακό ιστορικό και η εμπειρία σας είναι πολλά υποσχόμενα, δυστυχώς είστε αρκετά συχνά άνεργοι για μεγάλα χρονικά διαστήματα και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι εργοδότες προσλαμβάνουν άλλους υποψηφίους»
Συμβουλές
- Μην αφήσετε την τηλεφωνική συνομιλία να συνεχιστεί για πολύ καιρό. Απλώς υπενθυμίστε στους αιτούντες ότι ανταγωνίζονται πραγματικά με πολλούς ανταγωνιστές και ακόμη και αν αποτύχουν αυτή τη φορά, μπορούν να υποβάλουν αίτηση για άλλες θέσεις που θα ανοίξουν στο μέλλον. Με άλλα λόγια, κρατήστε την τηλεφωνική συνομιλία σύντομη και επίκαιρη και μετά ολοκληρώστε την συνομιλία ευγενικά σε λιγότερο από 5 λεπτά.
- Κάθε φορά που η εταιρεία σας ανοίγει μια θέση εργασίας, είναι προτιμότερο να παίρνετε συνέντευξη από 5-6 άτομα. Με αυτόν τον τρόπο, χρειάζεται μόνο να επικοινωνήσετε με 4-5 άτομα μέσω τηλεφώνου για να εκφράσετε την άρνησή σας.
- Ποτέ μην λέτε ψέματα στους αιτούντες για τους λόγους της άρνησής τους. Λοιπόν, τι γίνεται αν το εν λόγω άτομο απορριφθεί επειδή η απόδοσή του κατά τη διάρκεια της συνέντευξης είναι πολύ κακή; Συνεχίστε να προσπαθείτε να μεταφέρετε τις πληροφορίες με πιο πολιτισμένο τρόπο.
