Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PDF με δυνατότητα συμπλήρωσης (με εικόνες)

2024 Συγγραφέας: Jason Gerald | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-01-15 08:12

Συμπληρώνονται συνήθως φόρμες PDF αντί για επίσημα έντυπα έγγραφα για τη συμπλήρωση σημαντικών απαιτήσεων στο διαδίκτυο. Μπορείτε να δημιουργήσετε φόρμες από τους περισσότερους τύπους εγγράφων, όπως σαρωμένα έγγραφα χαρτιού, μη διαδραστικές φόρμες PDF, υπολογιστικά φύλλα και έγγραφα Word. Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να δημιουργήσετε μια φόρμα PDF που μπορεί να συμπληρωθεί από οποιοδήποτε έγγραφο χρησιμοποιώντας το Adobe Acrobat Pro.

Βήμα

Μέρος 1 από 3: Δημιουργία φορμών από έγγραφα

Βήμα 1. Ανοίξτε το Adobe Acrobat DC στον υπολογιστή

Το Adobe Acrobat DC είναι η επίσημη εφαρμογή της Adobe με συνδρομητική υπηρεσία για τη δημιουργία και διαχείριση αρχείων PDF. Τόσο η τυπική όσο και η έκδοση Pro σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε φόρμες PDF που μπορούν να συμπληρωθούν.

• Για να μάθετε πώς να αποκτήσετε το Adobe Acrobat, αναζητήστε και διαβάστε άρθρα σχετικά με τον τρόπο εγκατάστασης του Adobe Acrobat.

  

• Το Adobe Acrobat Pro προσφέρει δωρεάν δοκιμαστική περίοδο. Αν θέλετε να το δοκιμάσετε, ακολουθήστε αυτόν τον σύνδεσμο για να επισκεφθείτε τον ιστότοπο της Adobe.

  

Βήμα 2. Κάντε κλικ στο μενού Εργαλεία

Αυτό το μενού βρίσκεται στο επάνω μέρος του παραθύρου της εφαρμογής.

Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προετοιμασία φόρμας

Είναι ένα μοβ εικονίδιο στη μέση του παραθύρου.

Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή αρχείου

Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να εισάγετε φόρμες από άλλα αρχεία (π.χ. Word, Excel ή αρχεία PDF που δεν μπορούν να συμπληρωθούν) στο Acrobat.

• Εάν θέλετε να σαρώσετε ένα τυπωμένο έγγραφο, κάντε κλικ στο Σάρωση εγγράφου ”, Στη συνέχεια ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη για να εισαγάγετε το έγγραφο από το σαρωτή.

  

Βήμα 5. Επιλέξτε το έγγραφο που θέλετε να εισαγάγετε

Κάντε διπλό κλικ στο όνομα του εγγράφου για να το κάνετε.

• Εάν θέλετε να απαιτήσετε από τον χρήστη να υπογράψει ένα έγγραφο, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην επιλογή "Αυτό το έγγραφο απαιτεί υπογραφή".

  

Βήμα 6. Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη για να δημιουργήσετε τη φόρμα

Το επιλεγμένο αρχείο θα εισαχθεί στο Acrobat. Μετά από αυτό, η εφαρμογή θα δημιουργήσει πεδία που μπορούν να συμπληρωθούν με βάση την εμφάνιση του εγγράφου. Μπορείτε να επεξεργαστείτε αυτές τις στήλες και να προσθέσετε νέες στήλες, όπως απαιτείται.

Μέρος 2 από 3: Επεξεργασία πεδίων φόρμας

Βήμα 1. Κάντε κλικ στο μενού Εργαλεία και επιλέξτε Προετοιμάστε τις φόρμες.

Αυτό το μενού βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης. Θα εισέλθετε στη λειτουργία επεξεργασίας φόρμας. Μετά την εισαγωγή μιας φόρμας, μπορείτε να επεξεργαστείτε υπάρχοντα πεδία, να δημιουργήσετε νέα πεδία ή να προσθέσετε άλλα στοιχεία, όπως μενού και λίστες.

Βήμα 2. Επεξεργαστείτε τα υπάρχοντα πεδία κειμένου

Το Acrobat θα δημιουργήσει στήλες με βάση τη διάταξη του εγγράφου. Μια λίστα στηλών εμφανίζεται στο δεξί παράθυρο, κάτω από την επικεφαλίδα "Πεδία". Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που μπορείτε να ακολουθήσετε για να αλλάξετε τα πεδία που έχουν δημιουργηθεί από το πρόγραμμα:

• Για να αλλάξετε το μέγεθος μιας στήλης, κάντε κλικ στη στήλη μία φορά μέχρι να περιβληθεί από έναν περιορισμό και, στη συνέχεια, σύρετε τον περιορισμό μέχρι η στήλη να έχει το μέγεθος που θέλετε.

  

• Για να διαγράψετε μια στήλη, κάντε κλικ στη στήλη μία φορά για να την επιλέξετε και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή στο πληκτρολόγιο.

  

• Δείτε το βήμα πέντε για περισσότερες συμβουλές προσαρμογής στην επεξεργασία στηλών.

Βήμα 3. Κάντε κλικ στο εργαλείο "Πεδίο κειμένου" για να προσθέσετε μια νέα στήλη

Αυτό το εργαλείο υποδεικνύεται με το εικονίδιο του γράμματος "T" με τον κέρσορα και βρίσκεται στη γραμμή εικονιδίων στο πάνω μέρος του εγγράφου.

• Για να αντιγράψετε μια υπάρχουσα στήλη, κάντε δεξί κλικ στη στήλη και επιλέξτε αντίγραφο ”.

  

Βήμα 4. Κάντε κλικ στην τοποθεσία όπου θέλετε να προσθέσετε ένα πεδίο κειμένου

Μόλις γίνει κλικ, μια στήλη με το προεπιλεγμένο μέγεθος του προγράμματος θα προστεθεί στο επιλεγμένο σημείο. Εάν θέλετε να σχεδιάσετε μόνοι σας μια στήλη, ώστε να μπορείτε να καθορίσετε το μέγεθός της, κάντε κλικ και σύρετε το δρομέα για να ορίσετε το μέγεθος που θέλετε. Μόλις τοποθετηθεί η στήλη, θα εμφανιστεί ένα κίτρινο πλαίσιο.

• Για να τοποθετήσετε τη αντιγραμμένη στήλη, κάντε δεξί κλικ στην περιοχή που θέλετε και επιλέξτε Επικόλληση ”.

  

Βήμα 5. Πληκτρολογήστε το όνομα της στήλης στο πλαίσιο "Όνομα πεδίου"

Αυτό το όνομα είναι μόνο για προσωπική αναφορά και δεν θα εμφανίζεται στην τελική έκδοση της φόρμας.

• Εάν απαιτείται από το χρήστη ένα υπάρχον πεδίο, επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο "Απαιτούμενο πεδίο", στο πλαίσιο "Όνομα πεδίου".

  

Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Όλες οι ιδιότητες για πρόσβαση στο εργαλείο επεξεργασίας στηλών

Αυτό το νέο παράθυρο διαλόγου σάς επιτρέπει να επεξεργαστείτε προβολές στηλών και να προσθέσετε προσαρμοσμένες επιλογές.

Βήμα 7. Επεξεργαστείτε τα πεδία κειμένου

Στο παράθυρο διαλόγου "Ιδιότητες πεδίου κειμένου", κάντε κλικ στις διάφορες καρτέλες για να δείτε τις επιλογές μορφής στήλης.

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές ”Για να προσθέσετε λειτουργίες όπως ορθογραφικό έλεγχο, πληκτρολόγηση διπλής γραμμής και περιορισμούς χαρακτήρων.

  

• Κάντε κλικ στην καρτέλα Εμφάνιση ”Για να προσαρμόσετε τις επιλογές χρώματος και γραμματοσειράς της καταχώρησης.

  

• Κάντε κλικ Ενέργειες ”Έτσι ώστε η στήλη να μπορεί να εκτελέσει ορισμένες λειτουργίες με βάση το εισαγόμενο κείμενο/καταχώριση.

  

• Κάντε κλικ Κλείσε ”Μετά την ολοκλήρωση της επεξεργασίας του πεδίου κειμένου.

  

Βήμα 8. Προσθέστε κουμπιά, μενού και άλλες επιλογές

Τα άλλα εικονίδια δίπλα στο εργαλείο "Πεδίο κειμένου" στο επάνω μέρος του εγγράφου αντιπροσωπεύουν δυνατότητες που μπορείτε να προσθέσετε στη φόρμα. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από κάθε διαφορετικό εξοπλισμό για να δείτε τι είδους λειτουργία αντιπροσωπεύει. Υπάρχουν μερικές άλλες δυνατότητες που μπορείτε να προσθέσετε:

• Για να προσθέσετε μια λίστα, κάντε κλικ στο εργαλείο πλαίσιο ελέγχου ή στο κουμπί επιλογής και, στη συνέχεια, επιλέξτε τη θέση στην οποία θέλετε να τοποθετήσετε το πλαίσιο ή το κουμπί. Μπορείτε να κάνετε κλικ " Προσθήκη άλλου κουμπιού "Για να προσθέσετε την επόμενη επιλογή ή να επιλέξετε" Όλες οι ιδιότητες ”Για να προσαρμόσετε τη λίστα χαρακτήρων/πτυχών.

  

• Για να προσθέσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε μία από τις επιλογές μενού με το μικρό βέλος στη γραμμή εργαλείων και, στη συνέχεια, προσαρμόστε το μενού όπως θέλετε.

  

• Για να απαιτήσετε από τον χρήστη να προσθέσει την υπογραφή του, κάντε κλικ στο εικονίδιο του στυλό και στη γραμμή υπογραφής και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο σημείο όπου θα υπογράψετε.

  

• Για να προσθέσετε ένα κουμπί, κάντε κλικ στο " Εντάξει "Στη γραμμή εργαλείων, τοποθετήστε το στην επιθυμητή θέση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο" Όλες οι ιδιότητες "Για να κάνετε προσαρμογές.

  

Μέρος 3 από 3: Αποθήκευση και κοινή χρήση φορμών

Βήμα 1. Κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου για προεπισκόπηση της φόρμας

Με αυτήν την προεπισκόπηση, μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση και δοκιμή του εγγράφου.

Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία για να επιστρέψετε στη λειτουργία επεξεργασίας

Βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου του προγράμματος. Θα επιστρέψετε στη λειτουργία επεξεργασίας και μπορείτε να κάνετε τις τελικές αλλαγές εάν είναι απαραίτητο.

Βήμα 3. Αποθηκεύστε τη φόρμα στον υπολογιστή

Κάντε κλικ στο μενού " Αρχείο "Στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου και επιλέξτε" Αποθήκευση ως " Στη συνέχεια, καθορίστε τη θέση αποθήκευσης αρχείων και κάντε κλικ στο " Αποθηκεύσετε ”.

Μπορείτε να ανοίξετε ξανά και να επεξεργαστείτε τη φόρμα ανά πάσα στιγμή

Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Διανομή

Όσο βρίσκεστε σε κατάσταση επεξεργασίας, βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του δεξιού παραθύρου του Acrobat. Εάν θέλετε να στείλετε μια φόρμα σε έναν παραλήπτη χρησιμοποιώντας αυτήν τη δυνατότητα, τα αποτελέσματα της συμπλήρωσης της φόρμας θα συλλέγονται αυτόματα με τη μορφή που θέλετε.

• Εάν δεν βλέπετε την επιλογή " Διανέμω », Βεβαιωθείτε ότι κάνετε κλικ στο κουμπί« Επεξεργασία ”Στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης πρώτα για να επιστρέψετε στη λειτουργία επεξεργασίας.
• Μπορεί να σας ζητηθεί να κάνετε περαιτέρω προσαρμογές σε αυτό το στάδιο, ανάλογα με τον τύπο του στοιχείου που προστίθεται στη φόρμα. Ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη, εάν σας ζητηθεί.

Βήμα 5. Επιλέξτε τη μέθοδο λήψης των αποτελεσμάτων της φόρμας

Εάν θέλετε να λάβετε τα αποτελέσματα της συμπλήρωσης της φόρμας μέσω email, επιλέξτε την επιλογή " ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ " Εάν έχετε ρυθμίσει έναν διακομιστή ιστού για τη συλλογή αποτελεσμάτων, επιλέξτε " Εσωτερικός διακομιστής ”Και ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη για να αντιστοιχίσετε το διακομιστή.

Βήμα 6. Κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια

Εάν στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη φόρμα, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε μερικές πρόσθετες πληροφορίες.

Βήμα 7. Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη

Διαχωρίστε κάθε διεύθυνση με κόμμα (,). Εάν δεν είστε έτοιμοι να στείλετε τη φόρμα σε κάποιον άλλο, εισαγάγετε τη δική σας διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 8. Πληκτρολογήστε ένα προσαρμοσμένο μήνυμα που θα εμφανίζεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να συμπληρώσετε τη φόρμα

Βήμα 9. Ορίστε τις προτιμήσεις παρακολούθησης

Επιλέξτε "Συλλογή ονόματος και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους παραλήπτες για την παροχή βέλτιστης παρακολούθησης", εάν θέλετε να δείτε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη στο email απάντησης. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τη δυνατότητα που επιτρέπει στους παραλήπτες να υποβάλλουν φόρμες ως ανώνυμες.

Βήμα 10. Ακολουθήστε τις οδηγίες στην οθόνη για να υποβάλετε τη δημιουργημένη φόρμα

Η φόρμα θα εμφανιστεί στα εισερχόμενα του παραλήπτη ως συνημμένο email.

Συμβουλές

Εάν ο παραλήπτης ή ο χρήστης δει ένα μήνυμα σφάλματος "Αυτή η λειτουργία δεν επιτρέπεται" κατά τη συμπλήρωση της φόρμας, ενδέχεται να υπάρχουν κρυμμένα αντικείμενα ή γραμματοσειρές που δεν είναι ενσωματωμένα στο έγγραφο. Μενού πρόσβασης " Αρχείο ">" Ιδιότητες ">" Γραμματοσειρά ”Για να ελέγξετε αν υπάρχουν μη συναρμολογημένες γραμματοσειρές στο έγγραφο PDF.