Το έγγραφο τεχνικών προδιαγραφών είναι ένα έγγραφο που περιέχει τους κανόνες και τις απαιτήσεις που πρέπει να πληροί ένα προϊόν ή μια διαδικασία παραγωγής. Τα προϊόντα ή οι διαδικασίες παραγωγής που δεν πληρούν τις απαιτήσεις και τους κανόνες που παρατίθενται στο έγγραφο δεν πληρούν προδιαγραφές και γενικά αναφέρονται ως εκτός προδιαγραφών. Οι τεχνικές προδιαγραφές χρησιμοποιούνται κατά την έκδοση συμβάσεων παραγωγής ή τεχνικών υπηρεσιών, για τον καθορισμό των κανόνων εκπλήρωσης της σύμβασης.
Χρησιμοποιήστε τις παρακάτω συμβουλές για να γράψετε ένα έγγραφο τεχνικών προδιαγραφών.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Λήψη γενικών σκέψεων
Βήμα 1. Αποφασίστε αν θέλετε να γράψετε μια προδιαγραφή ανοιχτή ή κλειστή
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να γράψετε μια ανοικτή προδιαγραφή. Το ανοιχτό έγγραφο προδιαγραφών περιγράφει μόνο την απόδοση που πρέπει να επιτευχθεί, χωρίς να εξηγείται πώς να επιτευχθεί αυτή η απόδοση. Έτσι, οι εφαρμοστές είναι ελεύθεροι να κάνουν κάθε προσπάθεια για να πληρούν τις προδιαγραφές. Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια προδιαγραφή μνήμης υπολογιστή, δεν χρειάζεται να καθορίσετε τον συγκεκριμένο τύπο μνήμης που πρέπει να χρησιμοποιηθεί.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να γράψετε μια κλειστή προδιαγραφή. Εκτός από την περιγραφή των επιδόσεων που πρέπει να επιτευχθούν, το κλειστό έγγραφο προδιαγραφών περιγράφει επίσης τον εξοπλισμό, την τεχνολογία και τις μεθόδους συναρμολόγησης που πρέπει να χρησιμοποιούνται στον σχεδιασμό ή τις διαδικασίες παραγωγής προϊόντων. Για παράδειγμα, ένα έγγραφο προδιαγραφών συναρμολόγησης μηχανής μπορεί να απαιτεί από τον χειριστή να χρησιμοποιεί υδραυλικό κινητήρα.
Βήμα 2. Προσδιορίστε τις απαιτήσεις αξιολογώντας τις υπάρχουσες προδιαγραφές
Βήμα 3. Καθορίστε το στυλ γραφής σας
- Χρησιμοποιήστε σύντομες άμεσες προτάσεις.
- Αποφύγετε τη χρήση σχετικών αντωνυμιών. Δηλώστε τι εννοείτε με σαφήνεια στο κείμενο.
- Εξηγήστε τεχνικούς όρους και συντομογραφίες που χρησιμοποιούνται συνήθως στον τομέα. Για να εξηγήσετε τους τεχνικούς όρους, προσθέστε ένα κεφάλαιο "ορισμοί" στην αρχή του εγγράφου.
Βήμα 4. Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων
Τοποθετήστε τις γενικές απαιτήσεις του προϊόντος ή της διαδικασίας παραγωγής στην αρχή του εγγράφου, ακολουθούμενες από πιο συγκεκριμένες ενότητες.
Μέθοδος 2 από 3: Δημιουργία προδιαγραφών
Βήμα 1. Καταγράψτε όλες τις ανάγκες που πρέπει να καλυφθούν από το προϊόν ή τη διαδικασία παραγωγής
Χρησιμοποιήστε τη λέξη "πρέπει" για να περιγράψετε μια ανάγκη. Οι ανάγκες που περιγράφονται με τη λέξη "πρέπει" πρέπει να πληρούνται πλήρως από τον υλοποιητή. Εξετάστε τους ακόλουθους παράγοντες για να προσδιορίσετε την ανάγκη και προσθέστε άλλους παράγοντες όπως απαιτείται:
- Καθορίστε το κατάλληλο βάρος και/ή μέγεθος του προϊόντος.
- Περιγράψτε πλήρως τις περιβαλλοντικές συνθήκες που είναι κατάλληλες για τη λειτουργία του προϊόντος. Εάν το προϊόν υπόκειται σε υποβάθμιση της απόδοσης σε εξαιρετική υγρασία ή θερμοκρασία, γράψτε το στις προδιαγραφές.
- Δώστε ανοχή στην απόδοση του προϊόντος ή της διαδικασίας παραγωγής.
- Καθορίστε πρότυπα κατασκευής ή ασφάλειας τρίτων που πρέπει να εφαρμόζονται στο προϊόν ή στη διαδικασία παραγωγής. Για παράδειγμα, μπορεί να απαιτήσετε από το προϊόν σας να περάσει πιστοποίηση UL ή CSA.
- Περιγράψτε τις συγκεκριμένες τεχνικές προδιαγραφές που πρέπει να επιτύχει το προϊόν ή η διαδικασία παραγωγής. Για παράδειγμα, σε μια προδιαγραφή ηλεκτρονικής διαδικασίας παραγωγής, μπορείτε να καθορίσετε τις απαιτήσεις διεπαφής και την ταχύτητα παραγωγής, ενώ για μια προδιαγραφή μηχανικής διαδικασίας παραγωγής, μπορείτε να καθορίσετε ένα πρότυπο πυκνότητας ή χωρητικότητας.
- Καθορίστε τη διάρκεια ζωής του προϊόντος ή της διαδικασίας παραγωγής. Εάν το προϊόν ή η διαδικασία παραγωγής απαιτεί περιοδική συντήρηση, συμπεριλάβετε λεπτομερή περιγραφή της διαδικασίας στις προδιαγραφές. Στις προδιαγραφές, πρέπει να αναφέρετε τις συνθήκες υπό τις οποίες απαιτείται συντήρηση και πόσο συχνά πρέπει να πραγματοποιείται η συντήρηση.
Μέθοδος 3 από 3: Οριστικοποίηση των προδιαγραφών
Βήμα 1. Δημιουργήστε έναν τίτλο και έναν αριθμό ελέγχου για τις προδιαγραφές
Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα έγγραφο προδιαγραφών που μπορεί να αναθεωρηθεί.
Βήμα 2. Ορίστε την αρχή που μπορεί να εκδώσει και να τροποποιήσει προδιαγραφές και συμπεριλάβετε ένα πεδίο υπογραφής ως βεβαίωση
Βήμα 3. Διαβάστε κριτικά τις προδιαγραφές
Θέστε τον εαυτό σας ως άπειρο υλοποιητή ή εκτελεστή που θέλει να εξοικονομήσει χρήματα παρακάμπτοντας τις προδιαγραφές όπου είναι δυνατόν. Μετά από αυτό, προσαρμόστε τις προδιαγραφές όπως απαιτείται για να βοηθήσετε τους αρχάριους υλοποιητές και να κλείσετε τα κενά της πονηριάς.
