Αυτό το άρθρο ασχολείται με τον τρόπο άμεσης σύγκρισης πληροφοριών μεταξύ δύο αρχείων Excel. Μόλις μπορέσετε να χειριστείτε και να συγκρίνετε πληροφορίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες "Look Up", "Index" και "Match" για να βοηθήσετε στην ανάλυση.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 4: Χρήση της δυνατότητας εμφάνισης "Side by Side" στο Excel
Βήμα 1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας που πρέπει να συγκριθεί
Μπορείτε να βρείτε το αρχείο βιβλίου ανοίγοντας το Excel, κάνοντας κλικ στο " Αρχείο ", επιλέξτε" Ανοιξε ”, Και κάνοντας κλικ στα δύο βιβλία εργασίας που θέλετε να συγκρίνετε στο μενού που εμφανίζεται.
Επισκεφτείτε το φάκελο αποθήκευσης βιβλίων εργασίας, επιλέξτε κάθε βιβλίο ξεχωριστά και κρατήστε και τα δύο παράθυρα βιβλίων ανοιχτά
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Προβολή
Αφού ανοίξετε ένα βιβλίο, μπορείτε να κάνετε κλικ στην καρτέλα " Θέα "Στο επάνω κέντρο του παραθύρου του Excel.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή δίπλα -δίπλα
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στην ενότητα "Παράθυρο" του μενού " Θέα ”Και υποδεικνύεται από ένα εικονίδιο δύο φύλλων. Τα δύο φύλλα εργασίας θα εμφανίζονται σε ένα μικρότερο, κάθετα στοιβαγμένο παράθυρο του Excel.
- Αυτή η επιλογή ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμη στο " Θέα "Εάν έχετε μόνο ένα βιβλίο εργασίας ανοιχτό στο Excel.
- Εάν είναι ανοιχτά δύο βιβλία εργασίας, το Excel θα επιλέξει αυτόματα και τα δύο έγγραφα για προβολή το ένα δίπλα στο άλλο.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Τακτοποίηση όλων
Αυτή η ρύθμιση σάς επιτρέπει να αλλάξετε τον προσανατολισμό του βιβλίου εργασίας όταν το βλέπετε δίπλα-δίπλα.
Στο μενού που εμφανίζεται, μπορείτε να ορίσετε μια επιλογή για να δείτε και τα δύο βιβλία εργασίας (π. Οριζόντιος ”, “ κατακόρυφος ”, “ αλληλουχία ", ή " Πλακάκια ”).
Βήμα 5. Ενεργοποιήστε τη λειτουργία "Σύγχρονη κύλιση"
Αφού ανοίξετε και τα δύο βιβλία εργασίας, κάντε κλικ στο " Σύγχρονη κύλιση "(Στην επιλογή" Προβολή δίπλα -δίπλα ”), Ώστε να μπορείτε να μετακινηθείτε εύκολα και στα δύο φύλλα εργασίας του Excel ανά σειρά και να ελέγξετε μη αυτόματα για διαφορές στα δεδομένα.
Βήμα 6. Σύρετε ένα από τα βιβλία εργασίας για κύλιση και στις δύο σελίδες
Μόλις ενεργοποιηθεί η λειτουργία "Σύγχρονη κύλιση", μπορείτε να μετακινηθείτε ταυτόχρονα και στις δύο σελίδες βιβλίου εργασίας και να συγκρίνετε εύκολα τα υπάρχοντα δεδομένα.
Μέθοδος 2 από 4: Χρήση της συνάρτησης "Αναζήτηση"
Βήμα 1. Ανοίξτε τα δύο βιβλία εργασίας που πρέπει να συγκριθούν
Μπορείτε να το βρείτε ανοίγοντας το Excel, κάνοντας κλικ στο μενού " Αρχείο ", Κάντε κλικ " Ανοιξε ”, Και επιλέγει δύο βιβλία εργασίας για σύγκριση από το μενού.
Επισκεφτείτε το φάκελο αποθήκευσης του βιβλίου εργασίας, επιλέξτε κάθε βιβλίο ξεχωριστά και κρατήστε και τα δύο παράθυρα βιβλίων ανοιχτά
Βήμα 2. Καθορίστε τα πλαίσια που μπορούν να επιλεγούν από το χρήστη του αρχείου
Σε αυτό το πλαίσιο, θα εμφανιστεί μια αναπτυσσόμενη λίστα.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο
Το πλαίσιο πλέγματος θα εμφανιστεί πιο σκούρο μετά το κλικ.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA στη γραμμή εργαλείων
Μόλις κάνετε κλικ στην καρτέλα, επιλέξτε ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ”Στο αναπτυσσόμενο μενού. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μενού.
Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Excel, η γραμμή εργαλείων "DATA" θα εμφανιστεί αφού επιλέξετε την καρτέλα ". ΔΕΔΟΜΕΝΑ ", Και εμφανίζει την επιλογή" Επικύρωση δεδομένων "αντί της επιλογής" Επικύρωση ”.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα στη λίστα "ALLOW"
Βήμα 6. Κάντε κλικ στο κουμπί με το κόκκινο βέλος
Αυτό το κουμπί σάς επιτρέπει να επιλέξετε την πηγή (με άλλα λόγια, την πρώτη στήλη) που θα υποβληθεί σε επεξεργασία σε δεδομένα για το αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 7. Επιλέξτε την πρώτη στήλη της λίστας και πατήστε το πλήκτρο Enter
Κάντε κλικ Εντάξει ”Όταν εμφανίζεται το παράθυρο επικύρωσης δεδομένων. Μπορείτε να δείτε ένα πλαίσιο με ένα βέλος σε αυτό. Αυτό το βέλος θα εμφανίσει μια αναπτυσσόμενη λίστα όταν κάνετε κλικ.
Βήμα 8. Επιλέξτε τα πλαίσια που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την εμφάνιση άλλων πληροφοριών
Βήμα 9. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή και αναφορά
Σε παλαιότερες εκδόσεις του Excel, δεν χρειάζεται να κάνετε κλικ στο " Εισάγετε "και μπορεί να επιλέξει απευθείας την καρτέλα" Λειτουργίες "Για να εμφανιστεί η κατηγορία" Αναζήτηση και αναφορά ”.
Βήμα 10. Επιλέξτε Αναζήτηση και αναφορά από τη λίστα κατηγοριών
Βήμα 11. Αναζητήστε αναζήτηση στη λίστα
Μόλις κάνετε διπλό κλικ στην επιλογή, θα εμφανιστεί ένα άλλο πλαίσιο και μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή Εντάξει ”.
Βήμα 12. Επιλέξτε το πλαίσιο με την αναπτυσσόμενη λίστα για την καταχώριση "lookup_value"
Βήμα 13. Επιλέξτε την πρώτη στήλη στη λίστα για την καταχώριση "Lookup_vector"
Βήμα 14. Επιλέξτε τη δεύτερη στήλη της λίστας για την καταχώριση "Result_vector"
Βήμα 15. Επιλέξτε μια καταχώριση από την αναπτυσσόμενη λίστα
Οι πληροφορίες θα αλλάξουν αυτόματα μετά από αυτό.
Μέθοδος 3 από 4: Χρήση της υπηρεσίας σύγκρισης XL
Βήμα 1. Ανοίξτε ένα πρόγραμμα περιήγησης και επισκεφτείτε τη διεύθυνση
Θα μεταφερθείτε στον ιστότοπο XL Comparator όπου μπορείτε να ανεβάσετε τα δύο βιβλία εργασίας του Excel που θέλετε να συγκρίνετε.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή αρχείου
Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο και μπορείτε να αναζητήσετε ένα από τα δύο έγγραφα του Excel που θέλετε να συγκρίνετε. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το αρχείο μέσω των δύο διαθέσιμων πεδίων στην ιστοσελίδα.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο Επόμενο> για να συνεχίσετε
Μόλις επιλεγεί η επιλογή, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μήνυμα στο επάνω μέρος της σελίδας που θα σας ενημερώνει ότι η διαδικασία μεταφόρτωσης αρχείων είναι ήδη σε εξέλιξη και η επεξεργασία μεγάλων αρχείων ενδέχεται να διαρκέσει περισσότερο. Κάντε κλικ " Εντάξει "Για να κλείσει το μήνυμα.
Βήμα 4. Επιλέξτε τη στήλη που θέλετε να σαρώσετε
Κάτω από κάθε όνομα αρχείου, υπάρχει ένα αναπτυσσόμενο μενού με την ένδειξη " Επιλέξτε μια στήλη " Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού σε κάθε αρχείο για να επιλέξετε τις στήλες που θέλετε να επισημάνετε και να συγκρίνετε.
Τα ονόματα των στηλών θα εμφανιστούν όταν κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού
Βήμα 5. Επιλέξτε το περιεχόμενο για το αρχείο αποτελεσμάτων
Υπάρχουν τέσσερις επιλογές με μπαλόνια δίπλα σε αυτήν την κατηγορία. Ένα από αυτά πρέπει να επιλέξετε ως οδηγό μορφής για το έγγραφο αποτελεσμάτων.
Βήμα 6. Επιλέξτε μια επιλογή για εύκολη σύγκριση στηλών
Στο κάτω πλαίσιο στο μενού σύγκρισης, θα δείτε δύο επιπλέον συνθήκες φίλτρου για σύγκριση εγγράφων: " Αγνοήστε τα κεφαλαία/πεζά " και " Αγνοήστε τα "κενά" πριν και μετά τις τιμές " Κάντε κλικ στα πλαίσια ελέγχου και στις δύο επιλογές πριν συνεχίσετε.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο Επόμενο> για να συνεχίσετε
Στη συνέχεια θα μεταφερθείτε στη σελίδα λήψης του προκύπτοντος εγγράφου.
Βήμα 8. Κατεβάστε το έγγραφο σύγκρισης
Βήμα 1. Βρείτε το βιβλίο εργασίας και το όνομα του φύλλου εργασίας
-
Σε αυτήν τη μέθοδο, θα χρησιμοποιήσουμε τρία δείγματα βιβλίων εργασίας που αποθηκεύονται και ονομάζονται ως εξής:
- C: / Appeals / Books1.xls (φορτώνει το υπολογιστικό φύλλο με την ένδειξη «Sales 1999»)
- C: / Appeals / Books2.xls (φορτώνει ένα υπολογιστικό φύλλο με την ένδειξη "2000 Sales")
- Και τα δύο βιβλία εργασίας έχουν την πρώτη στήλη "Α" με το όνομα του προϊόντος και τη δεύτερη στήλη "Β" με τον αριθμό των πωλήσεων κάθε χρόνο. Η πρώτη γραμμή είναι το όνομα της στήλης.
Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα βιβλίο εργασίας σύγκρισης
Πρέπει να δημιουργήσετε Buku3.xls για να συγκρίνετε τα δεδομένα. Χρησιμοποιήστε μια στήλη για να εμφανίσετε το όνομα προϊόντος και την επόμενη στήλη για τη διαφορά στις πωλήσεις προϊόντων μεταξύ των ετών που συγκρίνονται.
C: / Appeals / Books3.xls (φορτώνει ένα φύλλο εργασίας με την ένδειξη "Διαφορά")
Βήμα 3. Τοποθετήστε τον τίτλο στη στήλη
Απλώς ανοίξτε το φύλλο εργασίας "Book3.xls" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλαίσιο "A1" και πληκτρολογήστε:
- = 'C: / Appeal [Book1.xls] Πωλήσεις 1999'! A1
- Εάν αποθηκεύσατε το αρχείο σε διαφορετικό κατάλογο, αντικαταστήστε το "C: / Banding \" με τη διεύθυνση αυτού του καταλόγου. Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικό όνομα αρχείου, αντικαταστήστε το "Book1.xls" και εισαγάγετε ένα κατάλληλο όνομα αρχείου. Εάν χρησιμοποιείτε διαφορετικό όνομα/ετικέτα φύλλου, αντικαταστήστε το "Sales 1999" με το κατάλληλο όνομα/ετικέτα φύλλου. Θυμηθείτε να μην ανοίξετε το αναφερόμενο αρχείο ("Book1.xls"). Το Excel μπορεί να αλλάξει την προστιθέμενη αναφορά αν την ανοίξετε. Μπορείτε πραγματικά να λάβετε ένα πλαίσιο με το ίδιο περιεχόμενο/δεδομένα με το πλαίσιο που χρησιμοποιείται ως αναφορά.
Βήμα 4. Σύρετε το πλαίσιο "A1" προς τα κάτω για να εμφανίσετε όλη τη λίστα προϊόντων
Κάντε κλικ στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου και σύρετε προς τα κάτω για να εμφανιστούν όλα τα ονόματα.
Βήμα 5. Ονομάστε τη δεύτερη στήλη
Για αυτό το παράδειγμα, μπορείτε να πληκτρολογήσετε "Διαφορά" στο πλαίσιο "Β1".
Βήμα 6. Εκτιμήστε τη διαφορά μεταξύ κάθε πώλησης προϊόντος (ως παράδειγμα για αυτό το άρθρο)
Σε αυτό το παράδειγμα, πληκτρολογήστε την ακόλουθη καταχώριση στο πλαίσιο "B2":
- = 'C: / Appeal [Book2.xls] Sales 2000'! B2-'C: / Appeal [Book1.xls] Sales 1999 '! B2
- Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανονικές λειτουργίες Excel με το πλαίσιο δεδομένων προέλευσης από το αρχείο αναφοράς.
