Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Συγχώνευση αλληλογραφίας" στο Microsoft Word. Η δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας σάς επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα φύλλο πληροφοριών επαφής για να εκχωρήσετε αυτόματα μια διαφορετική διεύθυνση, όνομα ή πληροφορίες σε κάθε αντίγραφο ενός εγγράφου. Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη όταν πρέπει να προσαρμόσετε ένα ενημερωτικό δελτίο ή μια ένορκη δήλωση, επειδή δεν χρειάζεται να γράφετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε διαφορετικό όνομα ή διεύθυνση στο επάνω μέρος κάθε εγγράφου.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία φύλλου επαφών
Βήμα 1. Ανοίξτε το Microsoft Excel
Το εικονίδιο της εφαρμογής Microsoft Excel μοιάζει με ένα λευκό "X" σε λευκό φόντο. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί η σελίδα "Νέο".
Εάν έχετε ήδη ένα φύλλο επαφών στο Excel, μεταβείτε στο βήμα φόρτωσης ή εισαγωγής επαφών του Excel
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο Κενό βιβλίο εργασίας
Βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία της σελίδας "Νέο". Μετά από αυτό, θα ανοίξει ένα νέο έγγραφο Excel.
Βήμα 3. Προσθέστε την κεφαλίδα επαφής
Ξεκινώντας από το κουτί " Α'1"Προς τα δεξιά, εισαγάγετε μια κεφαλίδα ή έναν τίτλο ως εξής:
- "FirstName" - Το όνομα της επαφής πρέπει να εισαχθεί σε αυτό το πεδίο (πλαίσιο " Α'1 ”).
- "Επώνυμο" - Το επώνυμο της επαφής πρέπει να εισαχθεί σε αυτό το πεδίο (πλαίσιο " Β1 ”).
- "Τηλ" - Ο αριθμός τηλεφώνου επικοινωνίας θα προστεθεί σε αυτό το πεδίο (πλαίσιο " Γ1 ”).
- "StreetAddress" - Η διεύθυνση επικοινωνίας πρέπει να εισαχθεί σε αυτό το πεδίο (πλαίσιο " Δ1 ”).
- "Πόλη" - Η πατρίδα/η κατοικία της επαφής πρέπει να προστεθεί σε αυτήν την επαφή (πλαίσιο " Ε1 ”).
- "Πολιτεία" - Η επαρχία προέλευσης της επαφής θα προστεθεί σε αυτήν τη στήλη (πλαίσιο " F1 ”).
- "ZIP" - Ο ταχυδρομικός κώδικας όπου ζει η επαφή πρέπει να προστεθεί σε αυτήν τη στήλη (στήλη " G1 ”).
- "Email" - Η διεύθυνση email της επαφής θα εισαχθεί σε αυτό το πεδίο (πλαίσιο " Η1 ”).
Βήμα 4. Εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας
Ξεκινώντας από τη στήλη Α του πλαισίου 2, εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας για κάθε άτομο που θέλετε να προσθέσετε στο εργαλείο συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που καταχωρίσατε είναι ακριβείς προτού προχωρήσετε στο επόμενο βήμα
Βήμα 5. Αποθηκεύστε το έγγραφο
Για να το αποθηκεύσετε:
- Windows - Κάντε κλικ στο " Αρχείο ", επιλέξτε" Αποθήκευση ως ", διπλό κλικ " Αυτό το PC ", Επιλέξτε μια θέση αποθήκευσης αρχείων στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, πληκτρολογήστε ένα όνομα εγγράφου στο πεδίο" Όνομα αρχείου "και κάντε κλικ στο" Αποθηκεύσετε ”.
- Mac - Κάντε κλικ στο " Αρχείο ", επιλέξτε" Αποθήκευση ως… », Εισαγάγετε το όνομα του εγγράφου στο πεδίο" Αποθήκευση ως ", επιλέξτε μια θέση αποθήκευσης κάνοντας κλικ στο πλαίσιο" Πού "και επιλέγοντας έναν φάκελο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο" Αποθηκεύσετε ”.
- Θυμηθείτε τη θέση αποθήκευσης του επιλεγμένου αρχείου. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να εντοπίσετε το φύλλο επαφών του Excel σε αυτήν τη θέση.
Βήμα 6. Κλείστε το παράθυρο του Excel
Κάντε κλικ στο κουμπί Χ ”Στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου Excel (Windows) ή τον κόκκινο κύκλο στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου (Mac). Τώρα μπορείτε να δημιουργήσετε ή να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word.
Μέρος 2 από 3: Εισαγωγή επαφών στο Word
Βήμα 1. Ανοίξτε το Microsoft Word
Το εικονίδιο της εφαρμογής Microsoft Word μοιάζει με λευκό "W" σε σκούρο μπλε φόντο. Όπως και στο Microsoft Excel, η σελίδα "Νέο" θα εμφανιστεί μετά το άνοιγμα του προγράμματος.
Εάν έχετε ήδη ένα έγγραφο Microsoft Word στο οποίο θέλετε να προσθέσετε επαφές από το Excel, θα χρειαστεί να κάνετε διπλό κλικ στο έγγραφο για να το ανοίξετε. Παραλείψτε το επόμενο βήμα εάν έχετε ήδη προσαρμοσμένο έγγραφο
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κενό έγγραφο
Είναι ένα λευκό πλαίσιο στην επάνω αριστερή γωνία της σελίδας. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα κενό έγγραφο του Microsoft Word.
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αποστολές
Αυτή η καρτέλα βρίσκεται στο επάνω μέρος του παραθύρου του Microsoft Word. Μετά από αυτό, η γραμμή εργαλείων θα εμφανιστεί ακριβώς κάτω από τη σειρά καρτελών.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών
Βρίσκεται στην ενότητα "Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας" στη γραμμή εργαλείων " ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ " Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Χρήση υπάρχουσας λίστας…
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στο αναπτυσσόμενο μενού. Μετά από αυτό, θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο.
- Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε επαφές από το Outlook, μπορείτε να επιλέξετε την επιλογή " Επιλέξτε από τις Επαφές του Outlook ”Από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Μπορείτε επίσης να πληκτρολογήσετε μια προσωρινή λίστα στοιχείων επικοινωνίας στο Word επιλέγοντας " Πληκτρολογήστε μια νέα λίστα " Αυτή η λειτουργία είναι χρήσιμη όταν χρειάζεται μόνο να δημιουργήσετε κάποια στοιχεία επικοινωνίας.
Βήμα 6. Επιλέξτε το φύλλο επαφών του Microsoft Excel
Στην αριστερή πλευρά του παραθύρου, κάντε κλικ στο φάκελο που περιέχει το φύλλο επαφών του Excel. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στο φύλλο Excel για να το επιλέξετε.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Βήμα 8. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας
Κάντε κλικ στο όνομα του φύλλου Excel στο αναδυόμενο παράθυρο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Εντάξει »Που βρίσκεται κάτω από το παράθυρο. Το φύλλο Excel σας θα επιλεγεί ως τοποθεσία προέλευσης επαφής.
Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το πλαίσιο ελέγχου "Η πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στήλης" στο κάτω μέρος του παραθύρου
Μέρος 3 από 3: Χρήση της λειτουργίας συγχώνευσης αλληλογραφίας
Βήμα 1. Μεταβείτε στο μέρος ή το σημείο όπου θέλετε να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας
Βρείτε το μέρος όπου θέλετε να προσθέσετε στοιχεία επικοινωνίας (π.χ. το κεφάλι του εγγράφου) και κάντε κλικ σε αυτό για να τοποθετήσετε τον κέρσορα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στην ενότητα "Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων" της καρτέλας ". ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ " Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Σως χρειαστεί να κάνετε κλικ στην καρτέλα " ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ ”Άλλη μια φορά πριν ακολουθήσετε αυτό το βήμα.
Βήμα 3. Επιλέξτε τον τύπο πληροφοριών
Στο αναπτυσσόμενο μενού, κάντε κλικ στο όνομα μιας από τις επικεφαλίδες ή επικεφαλίδες πληροφοριών από το έγγραφο Excel για να τις εισαγάγετε στο έγγραφο του Word.
Για παράδειγμα, εάν θέλετε να προσθέσετε την ετικέτα ονόματος μιας επαφής, κάντε κλικ στο " Ονομα ”Στο αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 4. Προσθέστε άλλες πληροφορίες εάν είναι απαραίτητο
Αυτές οι πληροφορίες περιλαμβάνουν διεύθυνση, επώνυμο, τηλέφωνο επικοινωνίας κ.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος & Συγχώνευση
Βρίσκεται στα δεξιά της γραμμής εργαλείων καρτέλας. ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 6. Προσδιορίστε τις επιλογές συγχώνευσης
Κάντε κλικ σε μία από τις ακόλουθες επιλογές:
- “ Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων ” - Αυτή η επιλογή θα ανοίξει κάθε έγγραφο παραλήπτη, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε ξανά το έγγραφο.
- “ Εκτύπωση εγγράφων… ” - Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να εκτυπώσετε ένα αντίγραφο του εγγράφου για κάθε άτομο που αναφέρεται στο φύλλο επαφών.
- “ Αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου… ”-Αυτή η επιλογή σάς επιτρέπει να στείλετε το έγγραφο ως e-mail. Η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επαφής θα επιλεγεί ως διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προορισμού.
Βήμα 7. Ακολουθήστε τις οδηγίες που εμφανίζονται στην οθόνη
Ενδέχεται να έχετε επιπλέον φόρμες για έλεγχο, ανάλογα με τις επιλεγμένες επιλογές (π.χ. εάν επιλέξετε " ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ", Πρέπει να εισαγάγετε έναν τίτλο και να κάνετε κλικ στο" Εντάξει "). Μετά από αυτό, η διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας έχει ολοκληρωθεί.
