Έχετε κάνει πρόσφατα ένα μοιραίο λάθος ή πληγώσατε τα συναισθήματα κάποιου; Αν ναι, μη διστάσετε να ζητήσετε συγγνώμη με έναν ειλικρινή και αποτελεσματικό τρόπο, όπως γράφοντας μια επιστολή. Στην πραγματικότητα, η σύνταξη μιας επιστολής συγγνώμης - είτε είναι προσωπική είτε επαγγελματική - είναι αρκετά χρήσιμη για τη διόρθωση των λαθών σας καθώς και τη σχέση σας με το ενδιαφερόμενο άτομο. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζετε τις παρακάτω μεθόδους για να κάνετε το γράμμα σας να ακούγεται ειλικρινές και επίκαιρο.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Δημιουργία προσωπικής επιστολής συγγνώμης
Βήμα 1. Ρωτήστε τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε την κατάσταση
Οι πιθανότητες είναι ότι το εν λόγω άτομο γνωρίζει ακριβώς τι πρέπει να κάνετε για να διορθώσετε το σφάλμα. Το να ζητάτε τη γνώμη τους δείχνει την προθυμία σας να κάνετε ό, τι χρειάζεται για να αποδεχτείτε τη συγγνώμη τους και να βελτιώσετε την κατάσταση.
Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε, "Συνειδητοποιώ ότι χάλασα το πάρτι σας επειδή δεν ήρθα παρόλο που είχα ραντεβού. Θέλετε να σας κεράσω ένα ποτό σε ένα καφέ ή να κάνω δείπνο στο σπίτι μου, έτσι δεν θυμώνεις πια; Ξέρεις, η φιλία μας είναι πολύ σημαντική για μένα …"
Βήμα 2. Προσφέρετε τη δυνατότητα συνάντησης για να ζητήσετε συγγνώμη αυτοπροσώπως
Ακόμα κι αν εξαρτάται πραγματικά από το πρόβλημα, προσπαθήστε να του ζητήσετε να ζητήσει συγγνώμη προσωπικά. Πριν τελειώσετε την επιστολή, εκφράστε την επιθυμία σας να τον συναντήσετε σε ουδέτερη τοποθεσία για να μπορέσετε να ζητήσετε συγγνώμη αυτοπροσώπως. Αν και η προσφορά μπορεί να απορριφθεί από τον ίδιο, να την προσφέρετε.
Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: «reallyθελα πολύ να σας γνωρίσω, ώστε να μπορώ να ζητήσω συγγνώμη προσωπικά. Πείτε μου την ώρα που σας ταιριάζει, εντάξει;"
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε έναν τελευταίο χαιρετισμό που είναι σε θέση να αντιπροσωπεύει τα συναισθήματά σας
Εάν η επιστολή είναι προσωπική, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε επίσης έναν άτυπο και συναισθηματικό χαιρετισμό. Για παράδειγμα, μπορείτε να βάλετε "Χαιρετισμοί", "Συγγνώμη" ή "Χαιρετισμοί", στο τέλος της επιστολής.
Μέθοδος 2 από 3: Δημιουργία Σούρα Επαγγελματικής Απολογίας
Βήμα 1. Προσφέρετε μια λύση στο σχετικό πρόβλημα
Εάν η συγγνώμη απευθύνεται σε επιχειρηματικούς πελάτες σας, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζουν ότι είστε σοβαροί για τη διόρθωση του σφάλματος. Για παράδειγμα, προσπαθήστε να προσφέρετε λύσεις που είναι σχετικές και λειτουργικές, αντί να θέλετε απλώς να ακούγονται από τους πελάτες.
Εάν η επιστολή απευθύνεται σε πελάτη της επιχείρησής σας, δοκιμάστε να πείτε: "Για να διορθώσετε ένα σφάλμα προηγούμενης παράδοσης, θα επιστρέψουμε το ίδιο προϊόν χωρίς αποστολή και θα προσφέρουμε έκπτωση 30% στην επόμενη παραγγελία σας."
Βήμα 2. Ξεκαθαρίστε ότι παρόμοια κατάσταση δεν θα επαναληφθεί
Στην τελευταία παράγραφο, περιγράψτε τα διάφορα προληπτικά βήματα που έχετε κάνει για να αποτρέψετε την επανάληψη των ίδιων λαθών στο μέλλον. Να είστε συγκεκριμένοι για όλες τις μεθόδους πρόληψης που έχετε λάβει και πόσο αποτελεσματικές ήταν στην αντιμετώπιση του ίδιου προβλήματος.
Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε, "Μέχρι στιγμής, έχω εφαρμόσει μια ποικιλία μεθόδων για να αποτρέψω μελλοντικές καθυστερήσεις του έργου. Μία από αυτές είναι η δημιουργία ενός διαδικτυακού ημερολογίου που θα μου θυμίζει μια εβδομάδα, μία ημέρα και 8 ώρες πριν από το έργο προθεσμίες ολοκλήρωσης., Έκανα επίσης έναν πιο λεπτομερή κατάλογο των εργασιακών ευθυνών, έτσι ώστε κάθε έργο στο οποίο εργάζομαι να μπορεί να ολοκληρωθεί εγκαίρως."
Βήμα 3. Βάλτε έναν σωστό χαιρετισμό λήξης
Εάν το γράμμα είναι για επαγγελματικούς σκοπούς, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε έναν επίσημο χαιρετισμό όπως, "Με εκτίμηση" ή "Χαιρετισμούς", για να κλείσετε το γράμμα.
Μέθοδος 3 από 3: Προσδιορισμός του τόνου του γράμματος
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε έναν ευγενικό και επαγγελματικό τόνο φωνής για μια επιστολή συγγνώμης σε έναν επιχειρηματικό συνεργάτη
Εάν η συγγνώμη απευθύνεται στο αφεντικό σας ή σε άλλο επιχειρηματικό συνεργάτη, κρατήστε τον τόνο σας ευγενικό, επίσημο και επαγγελματικό. Εξηγήστε την κατάσταση και ζητήστε συγνώμη με ακρίβεια, ευθεία και ξεκάθαρα. Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά οικείο στυλ ομιλίας με την ελπίδα ότι το άλλο άτομο θα μπορέσει να σας συγχωρήσει πιο εύκολα μετά.
- Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε: "Για άλλη μια φορά, ζητώ ειλικρινά συγγνώμη για το σφάλμα που συνέβη. Στο μέλλον, υπόσχομαι να λάβω διάφορα προληπτικά μέτρα για να διασφαλίσω ότι δεν θα επαναληφθεί τέτοιο λάθος."
- Μην πείτε, "Λυπάμαι πραγματικά! Ελπίζω να με συγχωρήσετε". Η πρόταση ακούγεται πολύ ανεπίσημη για επαγγελματική επιστολή συγγνώμης.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε έναν ειλικρινή και ειλικρινή τόνο φωνής
Εάν η συγγνώμη απευθύνεται σε κάποιον σημαντικό στην προσωπική σας ζωή, βεβαιωθείτε ότι ο τόνος της επιστολής είναι προσωπικός για να κάνετε το γράμμα σας να αισθάνεται πιο ειλικρινές και λιγότερο αναγκαστικό.
Για παράδειγμα, δοκιμάστε να πείτε: «Λυπάμαι πραγματικά που πλήγωσα τα συναισθήματά σας πηγαίνοντας πολύ μακριά όταν αστειευόσασταν. Δεν το σκέφτηκα πριν μιλήσω, αλλά τώρα καταλαβαίνω γιατί θυμώνεις. Συγγνώμη."
Βήμα 3. Μην δικαιολογείστε
Κάθε λάθος θα κινητοποιείται από μια κατάσταση. Ωστόσο, μην χρησιμοποιείτε την κατάσταση ως δικαιολογία για να δικαιολογήσετε το λάθος σας! Πίστεψέ με, με αυτόν τον τρόπο η συγγνώμη σας θα ακούγεται ανειλικρινής. Μείνετε συγκεντρωμένοι στο λάθος που κάνατε και στη συγγνώμη σας!
Για παράδειγμα, αντί να πείτε, «Λυπάμαι που αυτό το έργο παραμελήθηκε. Αλλά εκείνη τη στιγμή, ο γιος μου ήταν άρρωστος και μετά από αυτό ο χρόνος μου αφαιρέθηκε από οικογενειακές διακοπές ", προσπαθήστε να πείτε," Λυπάμαι που αυτό το έργο παραμελήθηκε. Με βάση αυτήν την εμπειρία, έχω καταστρώσει ένα συγκεκριμένο σχέδιο για να αποτρέψω την επανάληψη της ίδιας κατάστασης στο μέλλον »
Βήμα 4. Μην κατηγορείτε τους άλλους
Ανεξάρτητα από το πόσο δελεαστικό μπορεί να είναι να κατηγορείτε κάποιον άλλο στην επιστολή απολογίας σας, μην το κάνετε! Πιστέψτε με, όλες οι λέξεις σας στο σώμα της επιστολής θα είναι χωρίς νόημα αν το κάνετε. Ως αποτέλεσμα, θα είναι δύσκολο για το ενδιαφερόμενο άτομο να δεχτεί τη συγγνώμη σας μετά.
Βήμα 5. Υπογράψτε το γράμμα
Αφιερώστε χρόνο για να προσθέσετε την προσωπική σας πινελιά (όπως μια υπογραφή) στο γράμμα. δείξτε ότι το γράμμα είναι πραγματικά σημαντικό για εσάς. Πρέπει να εκτυπώσετε και να υπογράψετε τόσο προσωπικές όσο και επαγγελματικές επιστολές πριν τις δώσετε στον ενδιαφερόμενο.
- Μια επαγγελματική επιστολή συγγνώμης πρέπει να αποσταλεί μέσω ενός πιο επίσημου καναλιού (όπως ταχυδρομικό ταχυδρομείο). Εν τω μεταξύ, μπορείτε να υποβάλετε μια επαγγελματική επιστολή συγγνώμης στον ενδιαφερόμενο.
- Εάν δυσκολεύεστε να υπογράψετε την επιστολή αυτοπροσώπως, συμπεριλάβετε τουλάχιστον μια ψηφιακή υπογραφή. Ορισμένα προγράμματα υπολογιστών παρέχουν ειδικές επιλογές για τη δημιουργία ψηφιακών υπογραφών και την τοποθέτησή τους σε διάφορα έγγραφα. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να βάλετε την υπογραφή σας σε ένα κομμάτι χαρτί, να το σαρώσετε, να το αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας σε μορφή εικόνας και στη συνέχεια να το τοποθετήσετε στο απαιτούμενο έγγραφο.
