Ένα γράμμα με συμπαγές πρόθεμα μπορεί να αφήσει μεγάλη εντύπωση στον παραλήπτη. Μερικές φορές, μπορεί να είναι δύσκολο να συντάξετε ένα γράμμα που ανοίγει και τι να πείτε στις πρώτες γραμμές, είτε πρόκειται για μια προσωπική επιστολή, μια επαγγελματική επιστολή ή μια επιστολή αίτησης εργασίας. Εάν πρέπει να μάθετε τη σωστή μορφή γραμμάτων ή να σκεφτείτε έναν αξέχαστο τρόπο για να ξεκινήσετε ένα γράμμα, υπάρχουν ορισμένοι συγκεκριμένοι κανόνες και στρατηγικές που μπορούν να σας βοηθήσουν.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Έναρξη ιδιωτικής αλληλογραφίας
Βήμα 1. Γράψτε τη διεύθυνσή σας στην επάνω δεξιά πλευρά της σελίδας
Για προσωπικά γράμματα, τοποθετήστε τη διεύθυνση στο επάνω δεξιό μέρος του χαρτιού. Αυτή η ρύθμιση διευκολύνει τον παραλήπτη να απαντήσει στην επιστολή σας επειδή δεν χρειάζεται να αναζητήσει διευθύνσεις ή να αποθηκεύσει φακέλους.
Δεν χρειάζεται να εισαγάγετε το όνομά σας στο πεδίο διευθύνσεων. Απλώς γράψτε την πλήρη διεύθυνση ή το ταχυδρομικό κουτί στην πρώτη γραμμή και, στη συνέχεια, γράψτε την πόλη και τον ταχυδρομικό κώδικα στην επόμενη γραμμή
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε την ημερομηνία μετά τη διεύθυνση
Η ημερομηνία είναι πολύ σημαντική για να συμπεριληφθεί, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει πότε γράψατε την επιστολή. Η ύπαρξη μιας ημερομηνίας είναι επίσης πολύ χρήσιμη εάν ο παραλήπτης θέλει να αποθηκεύσει τα γράμματα που έλαβε για αργότερα οργανωμένα κατά ημερομηνία. Τοποθετήστε την ημερομηνία μετά τη γραμμή διευθύνσεων.
Γράψτε πρώτα την ημερομηνία, μετά τον μήνα και το έτος. Για παράδειγμα, 22 Απριλίου 2016. Για γράμματα στα Αγγλικά, αυτό σημαίνει τη χρήση της κατάλληλης μορφής ημερομηνίας, ξεκινώντας από τον μήνα, μετά την ημερομηνία και το έτος, ως εξής, "22 Απριλίου 2016"
Βήμα 3. Χαιρετήστε τον παραλήπτη
Στη συνέχεια, διαγράψτε μια γραμμή και ξεκινήστε να γράφετε από τα αριστερά της σελίδας. Ξεκινήστε μια προσωπική επιστολή με "Αγαπητέ" ή "Αγαπητέ.", Ή άλλο κατάλληλο προσωπικό χαιρετισμό. Στη συνέχεια, γράψτε το όνομα του παραλήπτη και ένα κόμμα.
Σκεφτείτε πώς καλείτε συνήθως τον παραλήπτη όταν μιλάτε αυτοπροσώπως. Για παράδειγμα, μπορείτε να χαιρετήσετε με, "Dear Stephanie", "Dear. Mr. Tompi », ή« Αγαπητή γιαγιά », ανάλογα με τον συνηθισμένο χαιρετισμό σας
Βήμα 4. Κάντε ερωτήσεις
Για προσωπικά γράμματα, όπως σε φίλους ή οικογένεια, ένα πρόθεμα ερώτησης είναι μια κοινή προσέγγιση. Μπορείτε να ξεκινήσετε την επιστολή με μια ερώτηση για να δείξετε ενδιαφέρον για τις δραστηριότητες ή τα νέα του παραλήπτη.
Για παράδειγμα, ανοίξτε ένα γράμμα με την ερώτηση "Πώς είσαι;" ή "Πώς ήταν το νέο σας σχολείο;" ή "Είναι καλύτερα η γιαγιά;"
Βήμα 5. Μεταφέρετε ότι ενδιαφέρεστε για κάτι που είπε ή έκανε ο παραλήπτης
Ένας άλλος τρόπος για να ξεκινήσετε μια προσωπική επιστολή είναι να εκφράσετε ενδιαφέρον για το περιεχόμενο της προηγούμενης επιστολής του παραλήπτη, όπως ένα πρόσφατο επίτευγμα, συναρπαστικές διακοπές ή πρόβλημα που αντιμετωπίζει.
Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Συγχαρητήρια για το βραβείο σας" ή "Είχατε υπέροχες διακοπές" ή "Λυπάμαι που ακούω για τη δυσάρεστη εμπειρία σας στο σχολείο"
Μέθοδος 2 από 3: Έναρξη επιχειρηματικής επιστολής
Βήμα 1. Γράψτε τη διεύθυνσή σας
Η πλήρης διεύθυνση πρέπει να τοποθετηθεί πάνω από το γράμμα. Μην βάζετε το όνομά σας πριν από τη διεύθυνση, αλλά μη διστάσετε να συμπεριλάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και/ή τον αριθμό τηλεφώνου σας κάτω από τη διεύθυνση αλληλογραφίας, αν προτιμάτε.
Μπορείτε να βάλετε τη διεύθυνση στην αριστερή ή τη δεξιά πλευρά
Βήμα 2. Εισαγάγετε την ημερομηνία
Αφού γράψετε τη διεύθυνση και τα άλλα επιθυμητά στοιχεία επικοινωνίας, παραλείψτε μια γραμμή και συμπεριλάβετε την ημερομηνία. Γράψτε την πλήρη ημερομηνία με μήνα και έτος.
Για παράδειγμα, 22 Απριλίου 2016. »
Βήμα 3. Τοποθετήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη στην αριστερή πλευρά
Το όνομα και η πλήρης διεύθυνση του παραλήπτη πρέπει να αναγράφονται στην αριστερή πλευρά της σελίδας της επαγγελματικής επιστολής. Τοποθετήστε τη διεύθυνση μετά την ημερομηνία που χωρίζεται με μία γραμμή.
Παραλείψτε ξανά μία γραμμή μετά τη διεύθυνση. Ο εναρκτήριος χαιρετισμός ("Αγαπητέ." Ή "Προς το ενδιαφερόμενο άτομο") τοποθετείται στην επόμενη γραμμή
Βήμα 4. Καθορίστε εάν ο χαιρετισμός "Αγαπητέ" είναι κατάλληλος για τους σκοπούς σας
Ο χαιρετισμός "Αγαπητέ" είναι το τυπικό άνοιγμα στα αγγλικά γράμματα και επίσης χρησιμοποιείται συχνά σε ινδονησιακά γράμματα, αλλά δεν είναι πάντα κατάλληλο. Για παράδειγμα, το "Dear" φαίνεται πολύ προσωπικό για μια επιστολή καταγγελίας ή επαγγελματικής αλληλογραφίας.
- Σκεφτείτε σε ποιον απευθύνεται η επιστολή και αν η χρήση του "Dear" είναι κατάλληλη για τους σκοπούς σας. Εάν θέλετε να γνωρίσετε καλύτερα τον παραλήπτη, όπως η δημιουργία ομάδας για ένα έργο, ίσως το "Dear" μπορεί να χρησιμοποιηθεί.
- Εάν δεν αισθάνεστε άνετα, ξεχάστε την ενότητα χαιρετισμούς και ανοίξτε μια άμεση επιστολή με το όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη. Για παράδειγμα, γράψτε απλά "Mr. Prihantoro" και συνεχίστε με την πρώτη γραμμή.
- Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε το "To Who It Matters", αλλά φαίνεται πιο μακρινό και πολύ επίσημο. Χρησιμοποιήστε αυτήν την αρχική φράση μόνο εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη.
Βήμα 5. Σκεφτείτε πώς θα χαιρετούσατε τον παραλήπτη
Πριν γράψετε το όνομα του παραλήπτη, σκεφτείτε πώς να τον χαιρετήσετε καλύτερα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να απευθύνεται επίσημα στον παραλήπτη, όπως η χρήση του τίτλου του. Μπορείτε επίσης να εξετάσετε πώς ο παραλήπτης σας καλωσορίζει στην επιστολή του και τη σχέση σας μαζί του.
- Εξετάστε τον τίτλο και τη θέση του παραλήπτη. Εάν ο παραλήπτης έχει ειδικό πτυχίο ή θέση, δηλώστε το. Για παράδειγμα, για μια επιστολή σε έναν γιατρό, ξεκινήστε την επιστολή με "Αγαπητέ. Dr. Γιάννης". Σε γενικές γραμμές, ξεκινήστε το γράμμα με: «Αγαπητέ. Στρατηγός Βιράντο ». Τα άτομα που έχουν διδακτορικό ή LLD στο τέλος του ονόματός τους πρέπει επίσης να απευθύνονται ως Dr.
- Ελέγξτε ξανά την αλληλογραφία στην οποία απαντήσατε. Εάν η επιστολή σας είναι γραμμένη για απάντηση σε άλλη επιστολή, ελέγξτε πώς σας απευθύνεται για να αποφασίσετε πώς θα χαιρετήσετε τον παραλήπτη. Για παράδειγμα, εάν η επιστολή που λαμβάνετε ξεκινά με "Αγαπητέ. Mrs. Yohana », σημαίνει ότι πρέπει επίσης να ξεκινήσετε με το« Dear. Κύριε/Κυρία/Κύριε _ ».
- Σκεφτείτε πόσο καλά γνωρίζετε τον παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να λάβετε υπόψη το επίπεδο σχέσης με τον παραλήπτη για να καθορίσετε τον χαιρετισμό στην επιστολή. Συνήθως λέτε γεια με το μικρό όνομα; Or, χρησιμοποιείτε τίτλο όταν τον χαιρετάτε; Θυμηθείτε ότι ακόμη και αν έχετε καλέσει με το όνομά σας στο παρελθόν, μπορεί να είναι πολύ ανεπίσημο σε μια επαγγελματική επιστολή. Σε περίπτωση αμφιβολίας, επιλέξτε ένα επίσημο, όπως ο κ./Κυρία/δρ.
Βήμα 6. Χρησιμοποιήστε έναν ευχάριστο τόνο
Όποιος και αν είναι ο παραλήπτης, χρησιμοποιήστε πάντα έναν ευχάριστο τόνο για να αυξήσετε την πιθανότητα να ανοίξει ο παραλήπτης στο μήνυμά σας. Ακόμα κι αν καταγράψετε ένα παράπονο ή άλλη δυσάρεστη ανάγκη, μην ξεκινήσετε ποτέ ένα γράμμα με μια σκληρή λέξη ή απαίτηση. Αντ 'αυτού, εκφράστε καλές ευχές για τον παραλήπτη ή συγχαίρετε τον για τα επιτεύγματά του.
Για παράδειγμα, αν θέλετε να ξεκινήσετε με μια φιλική νότα, πείτε "Ελπίζω να είστε καλά" ή "Συγχαρητήρια για την προαγωγή σας"
Βήμα 7. Δηλώστε τις απαιτήσεις σας
Μια επαγγελματική επιστολή θα πρέπει να ξεκινά με ένα φιλικό άνοιγμα, αλλά είναι εξίσου σημαντικό να δηλώνετε σαφώς και άμεσα την πρόθεση της επιστολής σας. Μπορείτε να πείτε τον λόγο για το γράμμα χρησιμοποιώντας ένα κοινό πρότυπο όπως "Εδώ είμαι …"
Μπορείτε να προσαρμόσετε την αρχική πρόταση ώστε να ταιριάζει σε διάφορες ανάγκες. Για παράδειγμα, ξεκινήστε μια επιστολή με τις λέξεις: "Δηλώνω ότι έχουμε κοινά συμφέροντα" ή "υποβάλλω καταγγελία" ή "προτείνω δια του παρόντος μια εταιρική σχέση μεταξύ των εταιρειών μας"
Μέθοδος 3 από 3: Έναρξη επιστολής αίτησης για εργασία
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε τη μορφή επαγγελματικής επιστολής για να γράψετε τη διεύθυνση και να χαιρετήσετε τον παραλήπτη
Η σύνταξη μιας επιστολής αίτησης εργασίας μπορεί να χρησιμοποιήσει τους ίδιους κανόνες με μια επαγγελματική επιστολή.
- Γράψτε τη διεύθυνσή σας επάνω δεξιά ή αριστερά. Μην συμπεριλάβετε το όνομα, μόνο τη διεύθυνση.
- Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την προσωπική διεύθυνση ιστότοπου και/ή τον αριθμό τηλεφώνου στην επόμενη γραμμή.
- Παράλειψη μίας γραμμής.
- Συμπεριλάβετε την ημερομηνία με τον μήνα γραμμένο με γράμματα. Για παράδειγμα, 22 Απριλίου 2016.
- Παράλειψη μιας ακόμη γραμμής.
- Γράψτε έναν χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ". ή "Προς το ενδιαφερόμενο άτομο".
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε μια περίληψη των επιτευγμάτων σας
Μπορείτε να ξεκινήσετε τη συνοδευτική επιστολή σας με κάτι απλό, όπως "υποβάλλω αίτηση για τη θέση Χ". Ωστόσο, εάν θέλετε μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση, μπορείτε να ξεκινήσετε με μια περίληψη των καλύτερων επιτευγμάτων σας. Αυτή η περίληψη μπορεί να τραβήξει την προσοχή του διευθυντή προσλήψεων και να αυξήσει τις πιθανότητές σας να λάβετε συνέντευξη.
Για παράδειγμα, ξεκινήστε με: "Τα τελευταία πέντε χρόνια, διπλασίασα τις πωλήσεις μου και επέκτεινα την προσέγγισή μου στις τρεις πλησιέστερες επαρχίες". Μπορείτε επίσης να συνεχίσετε με εμπειρία, εκπαίδευση, εξειδικευμένη κατάρτιση και άλλα προσόντα που ταιριάζουν με τη θέση για την οποία υποβάλλετε αίτηση
Βήμα 3. Εκφράστε τον ενθουσιασμό
Σε μια επιστολή αίτησης εργασίας, το πάθος που τίθεται στο χαρτί μπορεί επίσης να αυξήσει τις πιθανότητες συνέντευξης. Οι προσλήψεις διευθυντών μπορεί να εντυπωσιαστούν από την αφοσίωσή σας στη δουλειά.
Για παράδειγμα, "Ενθουσιάστηκα όταν είδα αυτήν τη διαφήμιση εργασίας επειδή είμαι μεγάλος θαυμαστής της εταιρείας σας." Στη συνέχεια, συνεχίστε να εξηγείτε τι σας αρέσει στην εταιρεία, γιατί είστε τόσο αφοσιωμένοι στη δουλειά και γιατί είστε κατάλληλοι για τη δουλειά
Βήμα 4. Εισαγάγετε τις σχετικές λέξεις -κλειδιά
Οι λέξεις -κλειδιά μπορούν να σας βοηθήσουν εάν πρόκειται να ανταγωνιστείτε πολλούς ανθρώπους. Η αναφορά λέξεων -κλειδιών στην αρχή του γράμματος μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες να γίνει αντιληπτή η αίτησή σας, ειδικά αν αυτές οι λέξεις -κλειδιά υποδεικνύουν ότι είστε κατάλληλος υποψήφιος.
- Καλές λέξεις -κλειδιά που πρέπει να συμπεριλάβετε είναι αυτές που αναφέρονται στη δουλειά, όπως συγκεκριμένες δεξιότητες ή εμπειρία που έχετε. Για παράδειγμα, ξεκινήστε τη συνοδευτική σας επιστολή με το εξής: «Στην πενταετή εμπειρία μου ως διευθυντής πωλήσεων, έκανα τακτικές παρουσιάσεις, ανέπτυξα επιτυχημένες στρατηγικές πωλήσεων και έγραψα πολλά σενάρια πωλήσεων για τους υπαλλήλους».
- Μπορείτε επίσης να ονομάσετε το άτομο που παρέπεμψε τη θέση σε εσάς. Το όνομα μπορεί να τραβήξει την προσοχή του διευθυντή προσλήψεων και να σας εξασφαλίσει μια συνέντευξη. Για παράδειγμα, «έμαθα για αυτήν την κενή θέση από τον επικεφαλής του τμήματος μας, τον Δρ. Σουσάντο ».
