Η συγγραφή φιλικών μηνυμάτων υπενθύμισης μπορεί να είναι δύσκολη. Δεν θέλετε να φαίνεστε πιεστικοί ή ανυπόμονοι, αλλά το μήνυμά σας πρέπει να περάσει. Χρησιμοποιήστε έναν φιλικό τόνο στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με απαλούς χαιρετισμούς και εκφράσεις. Συμπεριλάβετε τον λόγο που στέλνετε το μήνυμα υπενθύμισης, ώστε οι παραλήπτες να γνωρίζουν τι θέλετε. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, έτσι ώστε όχι μόνο να φαίνεστε φιλικοί, αλλά και επαγγελματίες.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Χρήση φιλικού τόνου
Βήμα 1. Χαιρετήστε τον παραλήπτη
Σε μια επιχειρηματική κατάσταση, μπορείτε "να" χρησιμοποιήσετε έναν επίσημο χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ". Ωστόσο, τα εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιούνται όλο και πιο συχνά. Ορισμένοι χαιρετισμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορούν να βοηθήσουν στη δημιουργία ενός φιλικού τόνου περιλαμβάνουν:
- Γεια!
- Γεια σου φίλε
- Χρόνια και ζαμάνια
- Γεια!
Βήμα 2. Αναφέρετε τη σχέση σας με τον παραλήπτη
Εάν εστιάσετε μόνο στην υπενθύμιση, το μήνυμά σας θα εμφανιστεί κρύο. Συμπεριλάβετε μια προσωπική σχέση με τον παραλήπτη συμπεριλαμβάνοντας φράσεις που αντικατοπτρίζουν φιλίες και κοινές εμπειρίες. Αυτό περιλαμβάνει:
- Πώς είναι το σχολείο?
- Γεια σου φίλε τι κάνεις?
- Το περασμένο Σαββατοκύριακο ήταν πολύ διασκεδαστικό.
- Πότε ήταν η τελευταία φορά που μιλήσαμε, πριν από ένα μήνα;
- Το τελευταίο μας ταξίδι ήταν πραγματικά διασκεδαστικό! Πρέπει να το ξανακάνουμε.
Βήμα 3. Βελτιώστε την έκφρασή σας
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για την ενότητα υπενθύμισης του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν έχετε έρθει σε επαφή με τον παραλήπτη για μεγάλο χρονικό διάστημα, είναι καλύτερο να ζητήσετε συγγνώμη ή να δώσετε μια δικαιολογία για να τον καλέσετε μόνο για να του το υπενθυμίσετε. Μερικά παραδείγματα λεπτών εκφράσεων περιλαμβάνουν:
- Ξέρω ότι δεν έχουμε μιλήσει πολύ καιρό, αλλά ήθελα να σας υπενθυμίσω…
- Ο ερχομός ενός νέου μωρού με έχει απασχολήσει, θυμήθηκα να σας το θυμίσω…
- Ξέρω ότι είσαι απασχολημένος, οπότε δεν θέλω να σε ενοχλήσω, αλλά ήθελα να στείλω μια υπενθύμιση…
Βήμα 4. Να είστε ευγενικοί
Εάν η υπενθύμιση είναι σημαντική, μπορεί να σας φανεί πιεστική. Θυμηθείτε ότι ο παραλήπτης είναι απασχολημένος με τη ζωή του. Πείτε πάντα "παρακαλώ" και "ευχαριστώ" με τις κατάλληλες εκφράσεις. Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε ευγενικές φράσεις όπως:
- Λυπάμαι που σας ενοχλώ, αλλά ήθελα να σιγουρευτώ…
- Παρακαλώ απαντήστε σε αυτό το email το συντομότερο δυνατό …
- Σας ευχαριστούμε που αφιερώσατε χρόνο για να διαβάσετε και να απαντήσετε σε αυτό το μήνυμα υπενθύμισης. Το εκτιμώ πραγματικά.
- Περιμένω την απάντηση σου.
Μέρος 2 από 3: Απαιτήσεις καταχώρισης
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες στηλών
Δεν χρειάζεται να γράψετε μια έξυπνη στήλη επικεφαλίδας. Οι επικεφαλίδες των στηλών που είναι σαφείς και κατηγορηματικές θα είναι πιο χρήσιμες. Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης μπορεί να γνωρίζει τον σκοπό του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια ματιά. Ορισμένες κοινές επιλογές για φιλικά μηνύματα υπενθύμισης περιλαμβάνουν:
- Ελεγχος
- Γρήγορη υπενθύμιση για…
- Επερχόμενα ταξίδια/εκδηλώσεις.
- Καταμέτρηση συμμετεχόντων σε ταξίδια/εκδηλώσεις.
Βήμα 2. Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε μια υπενθύμιση
Όταν προσπαθείτε τόσο πολύ να είστε ευγενικοί και φιλικοί, μπορεί να ξεχάσετε κάτι σημαντικό, όπως μια υπενθύμιση. Γράψτε μια υπενθύμιση πακέτου στην αρχή του email, μετά το χαιρετισμό και μια πρόταση προσωπικής σχέσης. Για παράδειγμα:
- "Γεια σου φίλε, Δεν έχουμε μιλήσει πολύ καιρό, Μπεν. Πώς είναι η γυναίκα σου και τα παιδιά σου; Η γυναίκα μου και το παιδί μου με έχουν απασχολήσει, αλλά ήθελα να σας ρωτήσω για… »
-
Γεια!
Γιαγιά, ήθελα να στείλω αυτό το μήνυμα εδώ και πολύ καιρό. Λυπάμαι που είμαι πολύ απασχολημένος. Θέλω να υπενθυμίσω στη γιαγιά για το μεσημεριανό μας… »
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε συνοπτική γλώσσα
Είναι αλήθεια ότι η ευγενική γλώσσα απαιτεί μεγαλύτερες προτάσεις. Για παράδειγμα, η φράση "Δουλέψτε σκληρότερα" θα ήταν πιο ευγενική αν γράφατε "Θα ήταν καλύτερα αν εργαζόσασταν περισσότερο". Ενώ οι ευγενικές, μεγάλες προτάσεις μπορούν να κάνουν το επίκεντρο του email σας ασαφές.
Χρησιμοποιήστε μια απλούστερη δομή για τα email σας. Maybeσως κάτι σαν αυτό: Χαιρετισμός (άνοιγμα) → Προσωπικές σχέσεις → Υπενθύμιση → Κλείσιμο χαιρετισμού (κλείσιμο)
Βήμα 4. Επεξεργαστείτε τις περιττές πληροφορίες
Για κάθε πρόταση και μέρος της πρότασης, αναρωτηθείτε: "Είναι απαραίτητο;" Σε ορισμένες περιπτώσεις, το "απαραίτητο" μπορεί να έχει μια ευρεία έννοια, όπως "Αυτό είναι απαραίτητο για να μην ακούγεται κρύο το email μου." Αφαιρέστε τα περιττά μέρη από το email.
Σε γενικές γραμμές, τα επιρρήματα (όπως "πολύ", "πολύ", "πραγματικά", "μία φορά" και "φυσικά") μπορούν να αφαιρεθούν για να κάνουν το email σας πιο συνοπτικό
Βήμα 5. Τερματίστε το email με έναν τελευταίο χαιρετισμό
"Ευλογίες" σημαίνει "αντίο". Ο τελευταίος χαιρετισμός περιλαμβάνει εκφράσεις όπως "Χαιρετισμοί", "Με εκτίμηση", "Με εκτίμηση" και "Χαιρετισμοί". Η υπογραφή σας θα πρέπει να γραφτεί μετά τον τελευταίο χαιρετισμό. Ένας γενικός χαιρετισμός τέτοιου τύπου μπορεί να φαίνεται τυπικός. Μπορεί να θέλετε να δοκιμάσετε κάτι σαν:
- ο φίλος σου
- ο φίλος σου
- στείλτε χαιρετισμούς για την επιτυχία
- Να εχετε μια ομορφη μερα
- σειρά σου
- Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς
Μέρος 3 από 3: Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σφάλματα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Βήμα 1. Ελέγξτε ξανά το email σας
Ακόμη και το να ξαφρίζετε ένα email μία ή δύο φορές θα μειώσετε τυχόν βασικά σφάλματα που μπορεί να εμφανιστούν καθώς τα γράφετε. Αφού συντάξετε το email σας, ελέγξτε ξανά την ορθογραφία και τη γραμματική στο email σας.
- Πολλοί πάροχοι email διαθέτουν δυνατότητες ορθογραφικού και γραμματικού ελέγχου. Η ποιότητα της λειτουργίας εξαρτάται από τον πάροχο email. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να μην είναι πολύ ακριβές.
- Θυμηθείτε να ελέγξετε τα πεδία τίτλου, χαιρετισμού και κλεισίματος (κλείσιμο). Πιθανότατα θα το ξεχάσετε και θα επικεντρωθείτε μόνο στο περιεχόμενο του email.
Βήμα 2. Διαβάστε το μήνυμα δυνατά
Εάν γράφετε ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή αν θέλετε να δείχνετε ευγενικοί και φιλικοί σε κάποιον, διαβάστε το email σας από την αρχή μέχρι το τέλος δυνατά. Ακούγεται σαν κουβέντα; Αν ναι, το email σας είναι έτοιμο για αποστολή.
Ξαναγράψτε προτάσεις ή αποσπάσματα που ακούγονται αμήχανα. Χρησιμοποιήστε την καλύτερη κρίση σας όταν το αξιολογείτε. Κάθε άτομο θα έχει διαφορετική άποψη ανάλογα με τον τρόπο που μιλάτε
Βήμα 3. Ζητήστε από κάποιον άλλο να διαβάσει το email σας
Για σημαντικές επικοινωνίες, όπως επαγγελματικούς σκοπούς, μπορεί να θέλετε να ζητήσετε από κάποιον άλλο να ελέγξει το μήνυμα υπενθύμισης πριν το στείλετε. Εάν το email σας είναι συνοπτικό, συνήθως διαρκεί μόνο λίγος χρόνος και είναι εύκολο να εντοπίσετε ακόμη και το μικρότερο σφάλμα.
- Ελέγξτε τις υπηρεσίες ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Στείλτε email στους φίλους σας στο διαδίκτυο και κάντε ερωτήσεις όπως: «Γεια, μπορείτε να διαβάσετε το σύντομο email που πρέπει να στείλω; Δεν θα αργήσει ».
- Θυμηθείτε να ευχαριστήσετε πάντα όλους όσους διαβάζουν το email σας. Σε τελική ανάλυση, σε βοηθούν.
