Μια εργασία πλήρους απασχόλησης, οικογένεια, φίλοι, δραστηριότητες αναψυχής και πολλά άλλα μπορούν να οδηγήσουν σε μια απαιτητική και ακατάστατη ζωή. Συν τις παρατυπίες σε αυτό, μπορεί να είναι αδύνατο να επιτευχθούν τα πάντα στη ζωή. Οι δεξιότητες οργάνωσης είναι σημαντικές για τη διαχείριση των πολλών ευθυνών σας, αλλά συχνά μπορεί να είναι δύσκολο να κατακτηθούν. Αλλά μόλις το κατακτήσετε, θα γίνετε πιο αποτελεσματικοί και θα έχετε μεγαλύτερο πλεονέκτημα έναντι του ανταγωνισμού, το οποίο θα σας οδηγήσει σε μια ευτυχισμένη και βιώσιμη ζωή.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 4: Οργάνωση των σκέψεών σας
Βήμα 1. Φτιάξτε μια λίστα υποχρεώσεων
Γράψτε κάθε πράγμα που πρέπει να κάνετε σήμερα και διαγράψτε το όταν τελειώσετε. Γράφοντας τις καθημερινές σας εργασίες, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε μήπως θυμηθείτε να τις κάνετε. Διαγράφοντας τα πράγματα από τη λίστα σας θα σας κάνει να αισθανθείτε παραγωγικοί. Βάλτε τα πράγματα που έχετε ήδη κάνει σε μια λίστα για να τα διαγράψετε.
- Οργανώστε τη λίστα υποχρεώσεών σας με υψηλή προτεραιότητα και χαμηλή προτεραιότητα. Αξιολογήστε τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία κάθε στοιχείου που θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα. Σκεφτείτε: «Αν μπορούσατε να κάνετε μόνο ένα πράγμα σήμερα, ποιο θα ήταν αυτό;». Αυτό είναι το νούμερο ένα πράγμα στη λίστα υποχρεώσεών σας.
- Αν είναι δυνατόν, φτιάξτε μια λίστα υποχρεώσεων για την επόμενη μέρα και κοιτάξτε την πριν πάτε για ύπνο. Με αυτόν τον τρόπο, θα ξυπνήσετε το πρωί με ένα σχέδιο δράσης.
Βήμα 2. Κάντε μια τρέχουσα λίστα στην οποία προσθέτετε συνεχώς
Εάν υπάρχει ένα βιβλίο που θα θέλατε να διαβάσετε ή ένα εστιατόριο που θα θέλατε να δοκιμάσετε, φτιάξτε μια λίστα που θα την έχετε πάντα μαζί σας. Εάν θέλετε να παρακολουθήσετε μια ταινία, δεν χρειάζεται να την παρακολουθήσετε σήμερα, και επομένως δεν χρειάζεται να την προσθέσετε στην καθημερινή λίστα υποχρεώσεων. Η ύπαρξη λίστας σε λειτουργία θα σας βοηθήσει να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας τις "πρόσθετες" εργασίες σας.
Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα εκτέλεσης σε ένα σημειωματάριο που έχετε πάντα μαζί σας ή διαδικτυακά χρησιμοποιώντας ένα πρόγραμμα όπως το Dropbox για να το διατηρείτε προσβάσιμο όλο το εικοσιτετράωρο
Βήμα 3. Κρατήστε σημειώσεις ενώ μιλάτε με ανθρώπους
Κρατήστε σημειώσεις για τις συνομιλίες σας με άτομα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε επαγγελματικές συνομιλίες, αλλά επίσης σημαντικό κατά τη διάρκεια αλληλεπιδράσεων με φίλους και οικογένεια. Η λήψη σημειώσεων θα σας θυμίσει κάτι σημαντικό που είπε κάποιος, μια απροσδόκητη εργασία που πρέπει να γίνει ή απλώς μια ελαφριά υπενθύμιση καλών στιγμών με τα αγαπημένα σας πρόσωπα.
Δεν χρειάζεται να έχετε μαζί σας ένα σημειωματάριο και να σημειώνετε προσεκτικά κάθε λέξη που λέει κάποιος. Προσπαθήστε να αφιερώσετε χρόνο για να γράψετε ένα ή δύο σημαντικά σημεία σε κάθε συνομιλία που ακολουθεί
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε τον προγραμματιστή
Ένας ετήσιος προγραμματιστής μπορεί να είναι πολύ χρήσιμος στη συλλογή των διαφόρων σκέψεών σας. Χρησιμοποιήστε το για να καταγράψετε ραντεβού, ταξίδια και άλλα σημαντικά πράγματα. Κοιτάξτε τις σημειώσεις κάθε μέρα και σημειώστε πράγματα που θα γίνουν μακροπρόθεσμα. Για παράδειγμα, εάν προγραμματίσετε μια κλήση συνδιάσκεψης για άλλους 6 μήνες, γράψτε την τώρα στον προγραμματιστή σας, ώστε να μην ξεχάσετε.
Βήμα 5. Τακτοποιήστε τον εγκέφαλό σας
Ενώ απαλλαγείτε από άχρηστα ή ασήμαντα πράγματα στο γραφείο και το σπίτι, θα πρέπει επίσης να απαλλαγείτε από περιττές σκέψεις από τον εγκέφαλό σας. Προσπαθήστε να κάνετε διαλογισμό για να απαλλαγείτε από τις αρνητικές σκέψεις όπως η ανησυχία και το άγχος από το μυαλό σας.
Μέθοδος 2 από 4: Πραγματοποίηση ρυθμίσεων στο σπίτι
Βήμα 1. Απαλλαγείτε από περιττά αντικείμενα
Η τακτοποίηση είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα στην οργάνωση του σπιτιού σας. Ανοίξτε συρτάρια και ξεφορτωθείτε τα περιττά αντικείμενα, πετάξτε τα τρόφιμα που έχουν λήξει, πετάξτε ή δωρίστε ρούχα και παπούτσια που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί για περισσότερο από ένα χρόνο, απορρίψτε σωστά τα ληγμένα φάρμακα, πετάξτε ή συνδυάστε άδεια ή μισά άδεια προϊόντα περιποίησης και άλλα πραγματικά περιττά αντικείμενα.
Βήμα 2. Φτιάξτε ένα συνδετικό υλικό για τα σημαντικά πράγματα στη ζωή σας
Φτιάξτε συνδετικά με την ένδειξη "Ασφάλιση αυτοκινήτου", "Διακοπές", "Απόδειξη", "Προϋπολογισμός" και άλλα σημαντικά πράγματα ή γεγονότα στη ζωή σας.
- Δοκιμάστε την κωδικοποίηση χρώματος του συνδετικού. Μπλε για αποδείξεις (βενζίνη, είδη παντοπωλείου, ρούχα), κόκκινο για ασφάλιση (αυτοκίνητο, σπίτι, ζωή) κ.λπ.
- Αποθηκεύστε το συνδετικό υλικό στο ράφι που έχει τοποθετηθεί.
Βήμα 3. Συνδέστε γάντζους και ράφια στον τοίχο
Εκμεταλλευτείτε τον συχνά αχρησιμοποίητο κάθετο χώρο στο σπίτι σας. Αγοράστε γάντζους για να κρεμάσετε ποδήλατα στο γκαράζ και κρεμαστά (πλωτά) ράφια για μια αποτελεσματική και διακοσμητική διάταξη του χώρου.
Βήμα 4. Αγοράστε αποθηκευτικό χώρο
Όπως και με τις ρυθμίσεις στο γραφείο, αγοράστε δοχεία και καλάθια για να βάλετε τα πράγματά σας. Διατηρήστε παρόμοια αντικείμενα στο ίδιο μέρος και διαθέστε σύστημα τοποθέτησης δοχείων. Αγοράστε δοχεία και καλάθια όλων των μεγεθών για να οργανώσετε τα πάντα στο σπίτι σας, όπως σκεύη, καλλυντικά, λούτρινα ζώα, τρόφιμα, παπούτσια και κούτσουρα.
Μέθοδος 3 από 4: Αναβάθμιση των ρυθμίσεων στο Office
Βήμα 1. Αγοράστε μια θήκη εγκατάστασης
Πηγαίνετε σε ένα κατάστημα που πωλεί θήκες διαρρύθμισης (Ace Hardware, JYSK, Informa, IKEA, one price shop κ.λπ.) και αγοράστε τουλάχιστον δέκα από αυτές. Αγοράστε δοχεία διαφόρων μεγεθών για να αποθηκεύετε στυλό, χαρτί και μεγαλύτερα αντικείμενα.
Αγοράστε δοχεία, καλάθια, συρτάρια αρχείων και άλλα αντικείμενα που μπορούν να αποθηκεύσουν τα υπάρχοντά σας
Βήμα 2. Αγοράστε ένα κιτ επισήμανσης
Ποιο είναι το νόημα να διατηρείτε όλα τα αντικείμενά σας σε όμορφα δοχεία αποθήκευσης εάν δεν γνωρίζετε τι υπάρχει μέσα στο καθένα; Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο επισήμανσης για να επισημάνετε σωστά κάθε δοχείο. Για παράδειγμα, έχετε ένα δοχείο με την ένδειξη "Προϊόντα γραφής" ως χώρος αποθήκευσης στυλό, μολυβιών και έγχρωμων μαρκαδόρων και ένα άλλο δοχείο με την ένδειξη "Εργαλεία" που περιέχει ψαλίδι, συρραπτικά, ανοίγματα συρραπτικών και διάτρηση.
Επισημάνετε τα πάντα, συμπεριλαμβανομένων αρχείων, συρταριών και ντουλαπιών
Βήμα 3. Οργανώστε το αρχείο που περιέχει τις πληροφορίες με βάση το "πώς να το χρησιμοποιήσετε αργότερα"
Αντί να βάλετε τα πράγματα σε ένα αρχείο με βάση το πού τα πήρατε, δημιουργήστε ένα αρχείο με τον τρόπο που θα το χρησιμοποιήσετε στο μέλλον. Για παράδειγμα, εάν έχετε τεκμηρίωση για το ξενοδοχείο που θα μείνετε στη Νέα Υόρκη σε επαγγελματικό ταξίδι, τοποθετήστε το στο αρχείο "Νέα Υόρκη" και όχι στο αρχείο "Ξενοδοχείο".
Δημιουργήστε ένα δευτερεύον αρχείο. Έχετε ένα αρχείο "Ξενοδοχεία", αλλά εκτός αυτού, έχετε διάφορα αρχεία "πόλης" για τα μέρη που επισκέπτεστε συχνά
Βήμα 4. Περιγράψτε έναν οργανωμένο «Πίνακα περιεχομένων» προμηθειών γραφείου
Maybeσως όλα είναι εντάξει, αλλά μπορεί να μην θυμάστε πού τοποθετήθηκε το κάθε αντικείμενο. Δημιουργήστε μια λίστα για κάθε κουτί ή δοχείο που φτιάχνετε και τι περιέχει σε αυτό για γρήγορη αναφορά σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
Αυτή η λίστα θα σας βοηθήσει επίσης να επαναφέρετε τα πράγματα στη θέση τους μετά την παραλαβή τους
Βήμα 5. Δημιουργήστε ενότητες "to do" και "done" στο τραπέζι
Έχετε δύο συγκεκριμένες ενότητες στο γραφείο σας για πράγματα που πρέπει να γίνουν (έγγραφα για υπογραφή, αναφορές για ανάγνωση κ.λπ.) και για σωρούς πραγμάτων που έχουν ήδη γίνει. Δημιουργώντας δύο ξεχωριστές ενότητες, δεν θα νιώθετε σύγχυση για το τι έχει γίνει και τι δεν έχει γίνει.
Βήμα 6. Απαλλαγείτε από περιττά αντικείμενα
Ενώ τοποθετείτε αντικείμενα στα κουτιά και τα δοχεία που έχετε αγοράσει, πετάξτε τα αντικείμενα που δεν χρειάζεστε. Απαλλαγείτε από αντικείμενα που δεν έχετε αγγίξει ή ανοίξει εδώ και ένα χρόνο, τυχόν κατεστραμμένα αντικείμενα και επιστρέψτε τυχόν εναπομείναντα αποθέματα.
- Μπορείτε να καταστρέψετε παλιά χαρτιά και να ρωτήσετε τους συναδέλφους σας εάν ενδιαφέρονται για τα αντικείμενα που πρόκειται να πετάξετε.
- Αν δυσκολεύεστε να πετάξετε κάτι, δοκιμάστε να το δωρίσετε.
Βήμα 7. Οργανώστε τα περιεχόμενα του υπολογιστή
Μπορείτε να οργανώσετε τα απτά πράγματα γύρω σας, αλλά ο υπολογιστής με αποδιοργανωμένο περιεχόμενο θα περιορίσει την παραγωγικότητά σας και θα σας κάνει να νιώθετε ανοργάνωτοι. Δημιουργήστε νέους φακέλους και υποφακέλους για την αποθήκευση αρχείων, οργανώστε την επιφάνεια εργασίας σας για να βρίσκει εύκολα αντικείμενα, απαλλαγείτε από διπλά αρχεία, ονομάζετε έγγραφα με λεπτομερείς τίτλους και αφαιρείτε περιττές εφαρμογές και έγγραφα.
Μέθοδος 4 από 4: Μείνετε οργανωμένοι
Βήμα 1. Αφιερώστε δέκα λεπτά κάθε μέρα για να τακτοποιήσετε για λίγο
Έχετε αφιερώσει χρόνο για να οργανωθείτε και να βάλετε τα πάντα στο σωστό μέρος, οπότε κρατήστε το έτσι. Κάθε βράδυ, ρυθμίστε ένα ξυπνητήρι για να υποδείξετε δέκα λεπτά για την αποθήκευση λανθασμένων αντικειμένων και βεβαιωθείτε ότι τα δοχεία και τα καλάθια σας παραμένουν οργανωμένα.
Βήμα 2. Εάν προσθέσετε νέα πράγματα στη ζωή σας, ξεφορτωθείτε τα παλιά
Πριν αγοράσετε ένα νέο βιβλίο, ρίξτε μια ματιά στο ράφι σας και απαλλαγείτε από αυτό που δεν έχετε διαβάσει ή δεν θα διαβάσετε. Δωρίστε ή απαλλαγείτε από αυτό, ώστε το νέο σας στοιχείο να πάρει τη θέση του.
Κάντε περισσότερα βήματα και ξεφορτωθείτε δύο ή τρία αντικείμενα για κάθε νέο αντικείμενο
Βήμα 3. Κρατήστε το πλαίσιο "Δωρεές" ανά πάσα στιγμή
Έχετε ένα κουτί όπου μπορείτε να αποθηκεύσετε αντικείμενα για δωρεά ανά πάσα στιγμή. Όταν συνειδητοποιήσετε ότι δεν θέλετε πλέον κάτι, βάλτε το αμέσως στο κουτί δωρεάς.
Αν βρείτε κάτι που δεν θέλετε πια αλλά δεν μπορείτε να δωρίσετε, βάλτε το αμέσως στα σκουπίδια
Βήμα 4. Όταν δείτε ένα ανοιχτό συρτάρι, κλείστε το
Μην περιμένετε τον χρόνο δέκα λεπτών για να τακτοποιήσετε για να παραμείνετε οργανωμένοι. Αν δείτε κάτι παράταιρο, επιστρέψτε το αμέσως. Αν περάσετε έναν γεμάτο κάδο, αδειάστε τον. Όταν δείτε χαρτί εκτός τόπου, πετάξτε το. Κάντε συνήθεια να το κάνετε αποτελεσματικό.
Μην αφιερώνετε πολύ χρόνο στην ημέρα σας κάνοντας μικρές εργασίες τακτοποίησης. Μην υπερβάλλετε με το κλείσιμο ανοιχτών συρταριών. Εάν πηγαίνετε σε μια συνάντηση και βρείτε ένα ανοιχτό συρτάρι στο δρόμο σας, κλείστε το. Εάν διακόψετε τη ροή εργασίας σας μόνο για να κλείσετε ένα συρτάρι, η συνολική παραγωγικότητά σας θα μειωθεί έως και 25%
Βήμα 5. Εκμεταλλευτείτε την τεχνολογία για να σας κρατήσουμε οργανωμένους
Υπάρχουν εκατοντάδες εφαρμογές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να είστε οργανωμένοι. Υπάρχουν πολλές εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων, όπως το Evernote, εφαρμογές υπενθύμισης όπως το Beep Me, διοργανωτές ταξιδιών όπως το TripIT και εφαρμογές που βοηθούν στην οργάνωση της σημασίας των εργασιών σας, όπως το Last Time.
Αναζητήστε εφαρμογές που θα συγχρονιστούν με τη συσκευή σας, ώστε να έχετε πρόσβαση σε αυτές όπου κι αν βρίσκεστε
Σχετικό άρθρο
- Σταματήστε να χάνετε χρόνο
- Μετατρέψτε το σύστημα γραφής 24 ωρών σε σύστημα ώρας 12 ωρών
- Οργανώνοντας τη ζωή σας
- Διαχειριστείτε τον χρόνο με σύνεση
