Το πιστοποιητικό απασχόλησης (ή επιστολή επαλήθευσης απασχόλησης) είναι μια επίσημη αλληλογραφία που συνήθως γράφεται από έναν εργοδότη προς το αιτούν μέρος, με σκοπό την επικύρωση του ιστορικού εργασίας του εργαζομένου. Συνήθως απαιτείται πιστοποιητικό απασχόλησης για αίτηση δανείου, ενοικίαση ακινήτου, αίτηση για νέα εργασία ή για άλλους λόγους για την επαλήθευση του ιστορικού εργασίας. Όταν γράφετε ένα πιστοποιητικό απασχόλησης, εξηγήστε ποιος είστε, δώστε μια ειλικρινή περίληψη των καθηκόντων του υπαλλήλου και επαληθεύστε τη δουλειά. Αυτό το πιστοποιητικό πρέπει να χρησιμοποιεί επαγγελματικό επιστολόχαρτο και να παρέχει στοιχεία επικοινωνίας και υπογραφή. Διαβάστε τις παρακάτω οδηγίες για να μάθετε πώς να δημιουργήσετε ένα πλήρες και ακριβές πιστοποιητικό απασχόλησης.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Προετοιμασία για τη σύνταξη πιστοποιητικού απασχόλησης
Βήμα 1. Σκεφτείτε γιατί γράφετε ένα πιστοποιητικό απασχόλησης
Το περιεχόμενο και ο τόνος της γλώσσας του γράμματος εξαρτώνται από τον παραλήπτη. Για τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό τόνο γλώσσας και συμπεριλάβετε οικονομικές πληροφορίες (π.χ. μισθοί, προμήθειες, αυξήσεις και μπόνους). Από την άλλη πλευρά, εάν γράφετε πιστοποιητικό απασχόλησης για υπάλληλο που υποβάλλει αίτηση για νέα εργασία, ο τόνος της γλώσσας μπορεί να είναι πιο ανεπίσημος και ενδέχεται να μην περιλαμβάνει οικονομικές πληροφορίες.
Κατανοώντας τον σκοπό και το εύρος του, μπορείτε να γράψετε ένα γράμμα που ταιριάζει στις ανάγκες του παραλήπτη
Βήμα 2. Σκεφτείτε ποιος πρέπει να το γράψει
Κανονικά, ένα πιστοποιητικό απασχόλησης συντάσσεται από έναν επόπτη. Σε αυτήν την κατάσταση, ο εργαζόμενος θα σας ζητήσει ως εργοδότη να γράψετε μια επιστολή εργασίας για συγκεκριμένους σκοπούς. Από την άλλη πλευρά, οι εργαζόμενοι μπορούν να γράψουν ένα πιστοποιητικό επιστολής εργασίας για τον εαυτό τους. Σε αυτήν την κατάσταση, εσείς ως υπάλληλος θα το γράψετε μόνοι σας και στη συνέχεια θα ζητήσετε από το αφεντικό να το υπογράψει ή να το αλλάξει ανάλογα με τις ανάγκες. Όποτε είναι δυνατόν, ο εργοδότης πρέπει να το γράψει για λογαριασμό του εργαζομένου και όχι το αντίστροφο.
- Εάν είστε το αφεντικό που γράφει επιστολές στους υπαλλήλους, μπορείτε να τις διαμορφώσετε σύμφωνα με τις δικές σας προδιαγραφές και να ελέγξετε τα μηνύματα που περιέχονται σε αυτά. Επιπλέον, ως εργοδότης, το γράμμα που γράφετε θεωρείται γνήσιο και ειλικρινές. Ωστόσο, το κύριο εμπόδιο είναι ο χρόνος που χρειάζεται. Ως αφεντικό, φυσικά, έχετε ένα πολυάσχολο πρόγραμμα, ενώ η προετοιμασία αυτής της επιστολής θα πάρει χρόνο. Εξαιτίας αυτού, τα πιστοποιητικά απασχόλησης είναι συνήθως σύντομα και συνοπτικά, ώστε να μην χάνετε πολύ χρόνο, ειδικά αν το έχετε ήδη κάνει.
- Εάν είστε υπάλληλος που γράφει μόνος σας, μπορείτε να καθορίσετε ποιες πληροφορίες θα διαβιβάσετε στους παραλήπτες και δεν χρειάζεται να βρείτε χρόνο για να μοιραστείτε ιδέες με το αφεντικό σας. Επιπλέον, το αφεντικό επίσης δεν επιβαρύνεται με το χρόνο που πρέπει να δοθεί για να το γράψει (αν το γράψετε μόνοι σας, το αφεντικό μπορεί να είναι ευχαριστημένο γιατί δεν χρειάζεται να το κάνει μόνος του). Ωστόσο, το αφεντικό πρέπει πάντα να υπογράφει και υπάρχει πιθανότητα να είναι απρόθυμος να το κάνει αφού διαβάσει το περιεχόμενο της επιστολής σας. Εάν συμβαίνει αυτό, πρέπει είτε να το ξαναγράψετε είτε να τον πείσετε να το γράψει μόνος του για εσάς.
Βήμα 3. Συλλέξτε τις απαραίτητες πληροφορίες
Μόλις γνωρίζετε τον παραλήπτη και ποιος θα γράψει την επιστολή, πρέπει να συγκεντρώσετε τις απαιτούμενες πληροφορίες στην επιστολή.
- Εάν είστε το αφεντικό, μιλήστε με τον υπάλληλο για να δείτε τι θέλει να συμπεριλάβει. Συζητήστε ποιος είναι ο παραλήπτης, ποιος είναι ο σκοπός της επιστολής, ποιες προδιαγραφές πρέπει να συμπεριληφθούν και πότε πρέπει να αποσταλεί.
- Εάν είστε υπάλληλος και γράφετε μόνοι σας το γράμμα, όλες οι πληροφορίες που χρειάζεστε είναι ήδη εκεί, αλλά θα πρέπει πρώτα να μιλήσετε με το αφεντικό σας και να ρωτήσετε τι είδους επιστολή περιμένει. Αυτό διασφαλίζει ότι γράφετε μια επιστολή που συμμορφώνεται με τις προδιαγραφές του εργοδότη και λαμβάνει την υπογραφή του.
Μέρος 2 από 2: Συγγραφή πιστοποιητικού απασχόλησης
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο εταιρείας
Γράψτε πιστοποιητικό απασχόλησης στο επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Εάν είστε αρχηγός, αυτό το χαρτί είναι δωρεάν για χρήση. Εάν είστε υπάλληλος, ρωτήστε πρώτα αν μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε. Το επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας θα πιστοποιήσει την επιστολή σας και θα κάνει τον παραλήπτη να πιστέψει στο περιεχόμενό της.
Εάν δεν έχετε επίσημο επιστολόχαρτο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή για να δημιουργήσετε κεφαλίδες επιστολών. Η κεφαλίδα πρέπει να περιέχει το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δώστε επίσης πληροφορίες σχετικά με τον συντάκτη της επιστολής (και τον τίτλο) και την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής
Βήμα 2. Αποστολή της επιστολής στον παραλήπτη όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα
Εάν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη, απευθυνθείτε απευθείας στον ενδιαφερόμενο. Εάν δεν γνωρίζετε ποιος θα το διαβάσει, απευθυνθείτε στον οργανισμό, με μια γραμμή θέματος που περιγράφει το περιεχόμενο της επιστολής.
- Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε τη διεύθυνση και το όνομα του παραλήπτη, γράψτε το ακριβώς κάτω από την κεφαλίδα. Ακολουθήστε το με έναν κατάλληλο χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ [κύριε Sudirman]".
- Εάν δεν γνωρίζετε σε ποιον απευθύνεται η επιστολή, στείλτε την στο κατάλληλο τμήμα με μια γραμμή θέματος που περιγράφει το περιεχόμενο της επιστολής. Για παράδειγμα, για μια επιστολή προς ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα με στόχο την απόκτηση δανείου, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή στο τοπικό σας υποκατάστημα με τη θεματική ενότητα "Περιγραφή εργαζομένου για αίτηση δανείου". Ακολουθήστε έναν χαιρετισμό όπως "Σε ποιον ενδιαφέρεται".
Βήμα 3. Περιγράψτε ποιοι είστε
Στην πρώτη παράγραφο σώματος, εξηγήστε ποιος είστε και τον σκοπό σύνταξης της επιστολής. Δηλώστε τη θέση σας, τη διάρκεια υπηρεσίας και πόσο καιρό γνωρίζετε τον υπάλληλο που ζήτησε το πιστοποιητικό. Εάν είστε υπάλληλος που γράφετε μόνοι σας, συνεχίστε να γράφετε σαν να ήρθε το γράμμα από το αφεντικό σας γιατί αυτός θα είναι αυτός που θα το υπογράψει.
Για παράδειγμα, "Το όνομά μου είναι Budi Jatmiko και είμαι αναπληρωτής επικεφαλής μάρκετινγκ και πωλήσεων στο PT. ABC. Έχω εργαστεί στην PT. ABC για 12 χρόνια και γνωρίζω αυτόν τον υπάλληλο για επτά χρόνια. Τα τελευταία τρία χρόνια έχω ήταν ο άμεσος επόπτης του υπαλλήλου »
Βήμα 4. Παρέχετε επαλήθευση
Η επόμενη παράγραφος του περιεχομένου συνοψίζει τη δουλειά του εργαζομένου, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας έναρξης της εργασίας, του τίτλου, του εάν η εργασία είναι προσωρινή ή μόνιμη και εάν ο εργαζόμενος εξακολουθεί να εργάζεται εκεί. Αυτή η παράγραφος παρέχει οικονομικές πληροφορίες για τους εργαζόμενους, εάν χρειάζεται.
- Για παράδειγμα, "Αυτή η επιστολή είναι μια επιβεβαίωση ότι ο υπάλληλος πράγματι εργάζεται εδώ. Έχει εργαστεί στην PT. ABC για επτά χρόνια, από τις 7 Σεπτεμβρίου 2003. Κατέχει τη θέση του αναπληρωτή διευθυντή πωλήσεων, η οποία είναι μόνιμη θέση στο PT. ABC. Μέχρι τις 7 Ιανουαρίου 2011, εξακολουθεί να εργάζεται με αυτήν τη θέση στο PT. ABC."
- Ένα άλλο παράδειγμα: "Αυτή η επιστολή επιβεβαιώνει ότι ο υπάλληλος εργαζόταν στην PT. ABC για επτά χρόνια. Ο ενδιαφερόμενος εργαζόταν στην PT. ABC από τις 7 Σεπτεμβρίου 2003 έως τις 7 Ιανουαρίου 2011. Κατείχε τη θέση του αναπληρωτή διευθυντή πωλήσεων στην PT. ABC. Εργάστηκε ως μόνιμος υπάλληλος για επτά χρόνια στην PT ABC με μισθό 35 εκατομμύρια IDR το μήνα."
Βήμα 5. Συνοψίστε τα καθήκοντα του εργαζομένου
Αυτή η παράγραφος περιγράφει τα καθήκοντα του εργαζομένου, τα οποία είναι πολύ απαραίτητα στο πιστοποιητικό απασχόλησης για τους εργαζόμενους που κάνουν αίτηση για άλλες θέσεις εργασίας. Παρόλο που το πιστοποιητικό απασχόλησης δεν είναι συστατική επιστολή, δεν υπάρχει τίποτα κακό στο να συμπεριλάβετε μια θετική αξιολόγηση του εργαζομένου. Αυτές οι πρόσθετες πληροφορίες θα ενισχύσουν τη φήμη σας ως εργοδότη και θα βοηθήσουν τους εργαζόμενους να βρουν νέες θέσεις εργασίας, περιουσία ή δάνεια.
Για παράδειγμα, "Τα καθήκοντα ενός υπαλλήλου στο PT. ABC είναι τα εξής: Υπεύθυνος για τις πωλήσεις καλοριφέρ στην περιοχή Bogor και τα περίχωρά του. Κατέχει διευθυντική θέση και είναι υπεύθυνος για την παρακίνηση μιας ομάδας επτά έως εννέα ατόμων. Πρέπει να διασφαλίσει ικανοποίηση πελατών, επίλυση παραπόνων πελατών και αναφορά της προόδου των πωλήσεων κάθε τρεις μήνες στα κεντρικά γραφεία."
Βήμα 6. Αποφύγετε ευαίσθητες ή παράνομες πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους
Υπάρχουν διατάξεις σχετικά με το τι μπορεί να περιλαμβάνεται στις αναφορές απασχόλησης και σε άλλες δηλώσεις προς πιθανούς εργοδότες. Υπάρχει ένας όρος ότι μπορείτε να συμπεριλάβετε πληροφορίες εργαζομένων μόνο με τη σχετική άδεια. Υπάρχει επίσης ένας κανόνας σύμφωνα με τον οποίο μπορείτε να αποκαλύψετε οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με τον εν λόγω εργαζόμενο, αρκεί να είναι ειλικρινής και καλή τη πίστη. Πριν αποκαλύψετε ευαίσθητες πληροφορίες, βεβαιωθείτε ότι ελέγχετε τι είναι αποδεκτό και κατάλληλο να συμπεριληφθεί, σύμφωνα με την κοινωνική καταλληλότητα και την ισχύουσα νομοθεσία.
Βήμα 7. Δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας
Η τελευταία παράγραφος πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας (εργοδότη). Αυτές οι πληροφορίες απαιτούνται εάν ο παραλήπτης έχει ερωτήσεις. Βεβαιωθείτε ότι δηλώνετε ότι ο παραλήπτης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας.
Για παράδειγμα, "Εάν έχετε ερωτήσεις ή χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, μη διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο (021) 21215555 ή στο [email protected]."
Βήμα 8. Υπογράψτε και υποβάλετε
Μόλις γραφτεί το γράμμα, τελειώστε το με ένα χαιρετισμό κλεισίματος, υπογράψτε το και δώστε το στον υπάλληλο που το ζήτησε ή στείλτε το στον παραλήπτη εσείς.
- Κλείστε το γράμμα με το χαιρετισμό "Με εκτίμηση".
- Βάλτε την υπογραφή σας, μαζί με το πλήρες όνομα και τη θέση σας.
- Προσθέστε μια επίσημη σφραγίδα ή επαλήθευση που χρησιμοποιείται συνήθως από εταιρείες για αυτόν τον τύπο επιστολής.
Συμβουλές
- Ορισμένες διαδικασίες υποβολής αίτησης θεώρησης απαιτούν να καταγράψετε τη θέση που θα κατέχει ο υπάλληλος, εάν χορηγηθεί θεώρηση. Σως χρειαστεί να εξηγήσετε τη σημασία της εργασίας του υπαλλήλου που υποβάλλει αίτηση για θεώρηση.
- Ορισμένοι εργοδότες ζητούν από τον εργαζόμενο να συντάξει μια επιστολή, την οποία στη συνέχεια θα υπογράψει. Εάν ζητήσετε από τους υπαλλήλους να γράψουν τα δικά τους, φροντίστε να τα διαβάσετε προσεκτικά πριν υπογράψετε.
- Ορισμένες εταιρείες έχουν ένα συγκεκριμένο άτομο που έχει οριστεί να κάνει επαλήθευση εργασίας και υπάρχουν επίσης εταιρείες που έχουν ένα συγκεκριμένο πρότυπο. Σε περίπτωση αμφιβολίας, επικοινωνήστε με το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού.
Προειδοποίηση
- Εισαγάγετε οικονομικές πληροφορίες μόνο όταν το ζητήσει ο εργαζόμενος. Εάν είστε υπάλληλος και γράφετε μόνοι σας το γράμμα, μπορείτε να εισαγάγετε όσες πληροφορίες χρειάζονται.
- Μην εισάγετε προσωπικά στοιχεία για τους υπαλλήλους εκτός αν το επιτρέψουν.
- Εάν ο υπάλληλος που ζήτησε το πιστοποιητικό απασχόλησης δεν συνεργάζεται πλέον μαζί σας, μην αιτιολογείτε την αποχώρησή σας ακόμη και αν δεν υπάρχει περίπτωση ή πρόβλημα.
