Οι συνεργάτες δεν θα έρθουν εάν προσκληθούν σε μια συνάντηση χωρίς σαφή σκοπό. Εάν είστε υπεύθυνος για τον καθορισμό της ατζέντας για τη συνάντηση, αποφύγετε αυτό καθορίζοντας τα θέματα που θα συζητηθούν στη συνάντηση και το χρονικό διάστημα που θα χρειαστεί για την κάλυψη κάθε θέματος. Με το σχεδιασμό και την εκτέλεσή του στο μέτρο του δυνατού, μπορείτε να επιτύχετε καλύτερα αποτελέσματα και οι συμμετέχοντες στη συνάντησή σας να μην αισθάνονται μειονεκτικά από τον χαμένο χρόνο.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Ετοιμασία
Βήμα 1. Ζητήστε πληροφορίες από συναδέλφους
Οι συμμετέχοντες στη συνάντηση θα αισθάνονται περισσότερο εμπλεκόμενοι εάν συμμετέχουν στον καθορισμό της ατζέντας της συνάντησης. Ζητήστε τους να προτείνουν ένα θέμα που θέλουν να συζητήσουν και στη συνέχεια να το θέσουν στην ατζέντα.
- Στείλτε ένα email ή συναντηθείτε με έναν συνάδελφο που θα προσκληθεί λίγες μέρες πριν από τη συνάντηση.
- Κάντε αυτό το βήμα τουλάχιστον 6-7 ημέρες νωρίτερα, ώστε να έχουν ακόμα χρόνο να συνεισφέρουν. Βεβαιωθείτε ότι η ατζέντα της συνάντησης είναι τελική 3-4 ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνάντησης.
Βήμα 2. Καθορίστε τον κύριο στόχο ή πολλούς στόχους που πρέπει να επιτευχθούν
Βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση πραγματοποιείται με συγκεκριμένο σκοπό, για παράδειγμα για τη λήψη αποφάσεων, την ανταλλαγή πληροφοριών, την κατάρτιση σχεδίων εργασίας ή την αναφορά της προόδου της ολοκλήρωσης εργασιών. Δεν χρειάζεται να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση εάν δεν έχετε κάποιο σκοπό.
Οι συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν για διάφορους σκοπούς, για παράδειγμα για την αναφορά της προόδου της εργασίας ως βάση για τη λήψη μακροπρόθεσμων αποφάσεων
Βήμα 3. Επικεντρωθείτε σε θέματα που επηρεάζουν πολλούς ανθρώπους
Θέματα με επαρκή συζήτηση που αφορούν 2 άτομα, δεν πρέπει να συμπεριληφθούν στην ημερήσια διάταξη. Αφιερώστε χρόνο για να βρείτε λύσεις που απαιτούν τη συμμετοχή πολλών ανθρώπων.
- Για παράδειγμα, πραγματοποιήστε μια ξεχωριστή συνάντηση (εκτός της συνάντησης) εάν εσείς και ένας συνεργάτης σας θέλετε να συζητήσετε για μια νέα εργασία.
- Εάν πραγματοποιείτε μια συνάντηση για να συζητήσετε ένα πρόβλημα που μόνο λίγα άτομα μπορούν να λύσουν, οι συμμετέχοντες στη συνάντηση που δεν συμμετέχουν στη συζήτηση του θέματος θα πρέπει να είναι σε θέση να συνεχίσουν να εργάζονται. Αυτό τους κάνει να νιώθουν απογοήτευση γιατί ο χρόνος εργασίας τους είναι χαμένος. Επομένως, εκμεταλλευτείτε αυτήν την ευκαιρία όσο το δυνατόν καλύτερα, διότι η πραγματοποίηση μιας συνάντησης που περιλαμβάνει πολλούς ανθρώπους δεν είναι εύκολη.
Βήμα 4. Κανονίστε την ατζέντα της συνάντησης καθορίζοντας επιλεκτικά τα θέματα που θέλετε να συζητήσετε
Δώστε προτεραιότητα σε σημαντικά θέματα που πρέπει να συζητηθούν στη συνάντηση γιατί δεν μπορείτε να βάλετε όλα τα θέματα στην ημερήσια διάταξη.
- Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να απαριθμήσετε "διαπραγματεύσεις προθεσμίας έργου", "παρουσιάσεις αναφοράς προόδου", "νέα σχέδια έργου" και "προτάσεις". Λόγω χρονικών περιορισμών, δεν συμπεριλάβατε τη συνεδρία του brainstorming στην ατζέντα της συνάντησης.
- Εξετάστε αν χρειάζεται να πραγματοποιήσετε μια συνάντηση με πολλά άτομα για να συζητήσετε την κύρια ατζέντα κατά την προετοιμασία για τη σύνοδο ολομέλειας.
Βήμα 5. Καταγράψτε πρώτα τα πιο σημαντικά θέματα
Όταν σχεδιάζετε μια συνάντηση, είναι μια καλή πολιτική να βάλετε τα πιο σημαντικά θέματα στην αρχή της συνάντησης. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι οι συμμετέχοντες είναι σε θέση να συζητήσουν σημαντικά θέματα, ενώ το μυαλό τους είναι καθαρό και σε φυσική κατάσταση όταν ξεκινά η συνάντηση.
- Για παράδειγμα, προγραμματίστε "λήψη αποφάσεων" και στη συνέχεια "παρουσίαση αναφοράς προόδου" (εκτός εάν απαιτείται έκθεση προόδου για τη λήψη αποφάσεων).
- Επιπλέον, τα πιο σημαντικά θέματα έχουν συζητηθεί σε περίπτωση που η συνάντηση πρέπει να λήξει νωρίς ή κάποιοι συμμετέχοντες στη σύσκεψη πρέπει να αποχωρήσουν από τη συνάντηση πριν τελειώσει η συνάντηση.
Βήμα 6. Υπολογίστε πόσο καιρό θα χρειαστεί για να καλύψετε κάθε θέμα
Παρόλο που δεν μπορείτε να είστε σίγουροι πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να καλύψετε κάθε θέμα, κάντε μια εκτίμηση. Εξετάστε πόσο θα διαρκέσει η συνάντηση και πόσα θέματα θα καλυφθούν. Αφιερώστε περισσότερο χρόνο στα πιο σημαντικά θέματα.
- Για παράδειγμα, διαθέστε 30 λεπτά για την αναφορά προόδου, 10 λεπτά για συζήτηση και 10 λεπτά για τον καθορισμό νέων προθεσμιών.
- Συχνά, οι ατζέντες συνάντησης δεν μπορούν να ολοκληρωθούν επειδή δεν υπάρχει κατανομή χρόνου για κάθε θέμα. Πραγματοποιήστε μια διαίρεση ώρας πριν από τη συνάντηση για να βεβαιωθείτε ότι όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης μπορούν να συζητηθούν έως την ολοκλήρωση.
- Εξετάστε τον αριθμό των προσκεκλημένων συμμετεχόντων στη σύσκεψη όταν υπολογίζετε επιπλέον χρόνο. Εάν στη συνάντηση θα συμμετάσχουν 15 άτομα και διαθέσετε 15 λεπτά για κάθε θέμα, αυτό σημαίνει ότι κάθε άτομο έχει περίπου 1 λεπτό χρόνο ομιλίας ανά θέμα. Αν και δεν μιλούσαν όλοι, ο χρόνος που ήταν διαθέσιμος ήταν πολύ μικρός.
Μέρος 2 από 3: Προετοιμασία της Ημερήσιας Διάσκεψης
Βήμα 1. Γράψτε τον τίτλο της ατζέντας της συνάντησης
Χρησιμοποιήστε τον τίτλο της ατζέντας της συνάντησης για να ενημερώσετε τον αναγνώστη ότι διαβάζει την ατζέντα που περιέχει το θέμα προς συζήτηση. Αφού καθορίσετε τον τίτλο, τοποθετήστε τον στην κορυφή του κενού εγγράφου. Επιλέξτε έναν τίτλο απλό και απλό.
- Παραδείγματα τίτλων ατζέντας συνεδριάσεων: "Ατζέντα Ιουλίου: Συζητήστε νέες ιδέες έργου" ή "Ατζέντα Αυγούστου 2018: Παράταση της προθεσμίας του έργου".
- Πληκτρολογήστε την ατζέντα της σύσκεψης χρησιμοποιώντας μια επιχειρηματική γραμματοσειρά, όπως Times New Roman ή Calibri.
Βήμα 2. Αφιερώστε χρόνο για να χαιρετήσετε και να ευχαριστήσετε τους συμμετέχοντες που παρευρέθηκαν στη συνάντηση
Εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία να χαιρετήσετε τους συμμετέχοντες. Προς το παρόν, εσείς ή άλλος πρόεδρος της συνεδρίασης μπορείτε να ανοίξετε τη συνάντηση και να εξηγήσετε τα κύρια θέματα που θα συζητηθούν.
- Εάν πολλοί από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση δεν γνωρίζουν ο ένας τον άλλον, αφιερώστε χρόνο για να ελαφρύνετε τη διάθεση.
- Εάν θέλετε να κανονίσετε μια ατζέντα συνάντησης για μια σημαντική συνάντηση, όπως μια διάσκεψη, ο χρόνος που απαιτείται για να ανοίξει η συνάντηση είναι συνήθως μεγαλύτερος. Για τακτικές συναντήσεις γραφείου, η εναρκτήρια συνεδρία διαρκεί συνήθως μόνο λίγα λεπτά.
- Αφήστε χρόνο να προβλέψει αλλαγές στην ατζέντα όταν ξεκινά η συνάντηση.
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε μια ατζέντα συνεδριάσεων με τη μορφή ερωτήσεων για να προκαλέσετε την περιέργεια των συμμετεχόντων
Θα αναρωτηθούν αν διατυπώσετε την ατζέντα μιας συνάντησης με λίγες μόνο λέξεις. Οι ερωτήσεις είναι σε θέση να αποκαλύψουν το πλαίσιο προς συζήτηση, ώστε οι συμμετέχοντες στη συνάντηση να έχουν την ευκαιρία να το σκεφτούν πολύ πριν από τη συνάντηση.
- Για παράδειγμα, αντί να γράψετε, "Συζήτηση για τις προθεσμίες έργου", περιλαμβάνει: "Χρειάζεται παράταση των προθεσμιών έργου καθώς αυξάνεται η ζήτηση;"
- Εάν είναι απαραίτητο, δώστε μια σύντομη εξήγηση κάτω από την ερώτηση.
Βήμα 4. Παραθέστε τον εκτιμώμενο χρόνο δίπλα σε κάθε θέμα
Παρόλο που οι εκτιμήσεις χρόνου ενδέχεται να μην είναι στην ατζέντα, αυτές οι πληροφορίες βοηθούν τους συναδέλφους να προετοιμαστούν ή να ζητήσουν επιπλέον χρόνο εάν χρειαστεί.
Είχαν ακόμη χρόνο να συντομεύσουν την έκθεση που θα υποβληθεί σύμφωνα με τον χρόνο που είχε διατεθεί
Βήμα 5. Προετοιμάστε μια ροή συζήτησης για κάθε θέμα στην ημερήσια διάταξη
Η ροή της συζήτησης είναι μια μέθοδος για τη συζήτηση κάθε θέματος. Για παράδειγμα, όταν συζητάμε για παράταση μιας προθεσμίας έργου, όλοι θα συζητήσουν σύμφωνα με μια προκαθορισμένη ροή. Έτσι, όλοι οι συμμετέχοντες στη συνάντηση θα έχουν την ίδια προοπτική.
Για παράδειγμα, η συνάντηση θα συζητήσει την παράταση της προθεσμίας του έργου για την κάλυψη της αυξανόμενης ζήτησης. Για το σκοπό αυτό, προετοιμάστε μια ροή συζήτησης που αποτελείται από "10 λεπτά για να συζητήσετε την πρόοδο της εργασίας μέχρι σήμερα, 15 λεπτά για να αποφασίσετε πώς να αυξήσετε την παραγωγικότητα, 10 λεπτά για να λάβετε υπόψη τις θετικές και αρνητικές πτυχές. 5 λεπτά για να αποφασίσετε εάν η προθεσμία παρατείνεται ή όχι"
Βήμα 6. Αποφασίστε ποιος θα ηγηθεί της συζήτησης για κάθε θέμα
Βάλτε το όνομά του δίπλα στο θέμα, ώστε να προετοιμαστεί. Επιβεβαιώστε αυτήν την εργασία με το εν λόγω άτομο λίγες ημέρες πριν από τη συνάντηση και τοποθετήστε την στην ημερήσια διάταξη.
Εάν θα προεδρεύετε της συνεδρίασης από την αρχή μέχρι το τέλος, καταχωρίστε το στην επικεφαλίδα της ημερήσιας διάταξης της συνάντησης
Βήμα 7. Διαθέστε χρόνο εάν υπάρχουν προσκεκλημένοι ομιλητές στη συνάντηση
Εάν η συνάντηση θα έχει αρκετούς προσκεκλημένους ομιλητές που συζητούν ένα σημαντικό θέμα, θα χρειαστεί να τους διαθέσετε μέρος του χρόνου της συνάντησης. Ορίστε ένα πρόγραμμα στην ατζέντα, έτσι ώστε κάθε επισκέπτης να έχει την ευκαιρία να μιλήσει ακόμη και αν θέλει να συζητήσει διάφορα θέματα. Έτσι, μπορούν να προετοιμάσουν το υλικό που θα παραδοθεί όσο το δυνατόν καλύτερα.
Λίγες ημέρες πριν από τη συνάντηση, καλέστε τον προσκεκλημένο ομιλητή για να ρωτήσετε σχετικά με το χρονικό διάστημα που απαιτείται για να συζητήσετε το θέμα που θέλετε να καλύψετε. Αυτό θα σας βοηθήσει να οργανώσετε το πρόγραμμά σας, ώστε να μην συγκρούονται μεταξύ τους
Βήμα 8. Αφιερώστε χρόνο για να συζητήσετε άλλα θέματα
Προγραμματίστε αυτήν τη συνεδρία στο τέλος της συνάντησης. Εκμεταλλευτείτε αυτήν τη συνεδρία για να ρωτήσετε όλους τους συμμετέχοντες εάν υπάρχει κάτι άλλο που θα ήθελαν να συζητήσουν πριν κλείσει η συνάντηση. Επιπλέον, μπορούν ακόμα να μεταφέρουν πράγματα που έχουν χαθεί ή δεν έχουν συζητηθεί.
- Με την ένταξη αυτής της συνόδου στην ημερήσια διάταξη, ο προσκεκλημένος γνωρίζει ότι μπορεί να συνεισφέρει ακόμη και αν αυτό που θέλει να μεταφέρει δεν περιλαμβάνεται στην ατζέντα της συνάντησης.
- Αφήστε χρόνο για ερωτήσεις και απαντήσεις σε αυτήν τη συνεδρία.
Μέρος 3 από 3: Ολοκλήρωση της ατζέντας συνεδριάσεων
Βήμα 1. Παραθέστε τις λεπτομέρειες που σχετίζονται με τη διεξαγωγή της συνάντησης
Γράψτε την ώρα, την ημερομηνία και τον τόπο της συνάντησης στην ημερήσια διάταξη μαζί με τα ονόματα των συμμετεχόντων που μπορούν να παρευρεθούν στη συνάντηση. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζουν ήδη ποιον θα συναντήσουν στη συνάντηση όταν λάβουν την πρόσκληση.
- Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε τα ονόματα των συμμετεχόντων που συνήθως παρευρίσκονται στη συνάντηση, αλλά δεν μπορούν να παρευρεθούν αυτή τη φορά. Ενημερώστε ξεκάθαρα ότι το όνομα δεν μπορεί να παρευρεθεί στη συνάντηση.
- Επισυνάψτε έναν χάρτη τοποθεσίας για άτομα που δεν γνωρίζουν πού πραγματοποιείται η συνάντηση.
Βήμα 2. Πείτε τα πράγματα που πρέπει να προετοιμαστούν πριν από τη συνάντηση
Ενημερώστε τους συναδέλφους που προσκαλούνται εάν υπάρχουν πράγματα που πρέπει να προετοιμάσουν εκ των προτέρων, όπως η ανάγνωση αναφορών, η συλλογή πληροφοριών για τον καθορισμό λύσεων ή ο εντοπισμός προβλημάτων.
Συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο κάτω μέρος της ατζέντας της σύσκεψης χρησιμοποιώντας έντονα ή χρωματιστά γράμματα για να καταστεί σαφές και εύκολο να διαβαστεί για όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη
Βήμα 3. Ελέγξτε προσεκτικά την ατζέντα της συνάντησης πριν τη διανείμετε, ώστε να μην υπάρχουν σφάλματα
Η ατζέντα της συνάντησης είναι σημαντική για τους προσκεκλημένους. Πριν από τη διανομή, ελέγξτε την ατζέντα της σύσκεψης για να βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες έχουν γραφτεί πλήρως και σωστά και ότι δεν υπάρχουν τυπογραφικά λάθη. Εκτός από την υψηλή εργασιακή ηθική, αυτός ο τρόπος αντικατοπτρίζει ότι δίνετε προσοχή στις λεπτομέρειες και τις εκτιμάτε.
Βήμα 4. Διανείμετε την ατζέντα 3-4 ημέρες πριν από τη συνάντηση
Οι συνάδελφοι που λαμβάνουν την πρόσκληση έχουν ακόμα χρόνο να προετοιμαστούν εάν έχουν διαβάσει την ατζέντα της συνάντησης λίγες ημέρες πριν, αλλά μην την στείλετε πολύ νωρίς γιατί υπάρχει πιθανότητα να αγνοηθεί.
Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε μια σημαντική συνάντηση κατά τη διάρκεια ενός συνεδρίου, προετοιμάστε την ατζέντα αρκετούς μήνες νωρίτερα
Συμβουλές
- Χρησιμοποιήστε τη μορφή ημερήσιας διάταξης της σύσκεψης που είναι διαθέσιμη στο πρόγραμμα Word. Πολλά προγράμματα για τη δημιουργία εγγράφων, όπως το Microsoft Office, οι σελίδες για Mac κ.λπ. το οποίο παρέχει μορφές προσωπικών και επαγγελματικών εγγράφων, για παράδειγμα για την ταχεία και εύκολη τακτοποίηση ημερησίων συναντήσεων.
- Εάν υπάρχει τυπική μορφή ατζέντας συνεδριάσεων στην εταιρεία σας, χρησιμοποιήστε αυτήν τη μορφή.
- Βεβαιωθείτε ότι η συνάντηση πραγματοποιείται σύμφωνα με ένα προκαθορισμένο πρόγραμμα, αλλά να είστε ευέλικτοι. Πρέπει να παρακολουθείτε τη συνάντηση ελέγχοντας συχνά το ρολόι. Εάν η συζήτηση της πρώτης ατζέντας έχει ολοκληρωθεί, οι άμεσοι συμμετέχοντες θα συνεχίσουν τη συνάντηση συζητώντας την επόμενη ημερήσια διάταξη. Μπορείτε να πείτε ευγενικά: "Θα καλύψουμε το επόμενο θέμα, έτσι ώστε η συνάντηση να λήξει σύμφωνα με το πρόγραμμα".
