Η ημερήσια ατζέντα σας βοηθά να πραγματοποιήσετε δραστηριότητες σύμφωνα με το πρόγραμμα, για παράδειγμα, να εκπληρώσετε σημαντικά ραντεβού, να ολοκληρώσετε εργασίες, να κάνετε διασκεδαστικές δραστηριότητες και να ολοκληρώσετε εργασίες σε προθεσμίες. Ωστόσο, δεν είναι εύκολο να δημιουργήσετε μια συνήθεια να χρησιμοποιείτε μια ατζέντα κάθε μέρα, επειδή πρέπει να κρατάτε τακτικά σημειώσεις και να τη μεταφέρετε παντού. Διαβάστε τις παρακάτω οδηγίες για να συνηθίσετε να χρησιμοποιείτε την ατζέντα ως μέρος της καθημερινής σας ρουτίνας με εύκολο και αποτελεσματικό τρόπο.
Βήμα
Μέρος 1 από 2: Επιλογή της σωστής ατζέντας
Βήμα 1. Εξετάστε για ποιο σκοπό χρησιμοποιείτε την ατζέντα
Υπάρχουν διάφορες ατζέντες ανάλογα με το επάγγελμα και την προσωπικότητα του χρήστη. Κατά την επιλογή μιας ατζέντας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα σημειωματάριο με γραμμές ή μια τυπωμένη ατζέντα που παρέχει πίνακες για την καταγραφή διαφόρων εργασιών. Σκεφτείτε εκ των προτέρων γιατί θέλετε να χρησιμοποιήσετε την ατζέντα και για ποιο σκοπό. Εάν η ατζέντα θα είναι το μόνο μέσο για τον προγραμματισμό των καθημερινών δραστηριοτήτων, χρησιμοποιήστε μόνο μία ατζέντα. Η χρήση περισσότερων από μια ατζέντας τείνει να είναι συγκεχυμένη και λιγότερο χρήσιμη. Για να καθορίσετε την καταλληλότερη ατζέντα, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα:
- Πρέπει να βάλω έναν αριθμό τηλεφώνου στην ατζέντα;
- Θα χρησιμοποιήσω την ατζέντα μόνο για να καταγράψω το πρόγραμμα των συναντήσεων;
- Χρειάζομαι μια ατζέντα που διαρκεί περισσότερο από ένα χρόνο;
- Μπορεί η ατζέντα να αντικαταστήσει τις σημειώσεις που συνήθως χρησιμοποιώ, για παράδειγμα: ημερήσιο πρόγραμμα εργασιών;
- Θα χρησιμοποιήσω ένα κανονικό σημειωματάριο ή μια ημερήσια διάταξη πολλαπλών χαρακτηριστικών;
- Χρειάζομαι μια μικρή ατζέντα που χωράει στην τσέπη μου ή μια ατζέντα αρκετά μεγάλη για να παρακολουθώ τα πρακτικά της συνάντησης;
- Θα σημειώνω το πρόγραμμα κάθε μέρα ή είναι μόνο για δραστηριότητες το Σαββατοκύριακο;
Βήμα 2. Επιλέξτε την ατζέντα όπως απαιτείται
Αναζητήστε μια ατζέντα σε ένα κατάστημα που πουλά είδη γραφείου, χαρτικά, ημερολόγια ή διαδικτυακά. Η τιμή της ατζέντας είναι πολύ διαφορετική. Εκτός από την αισθητική πλευρά, δώστε προτεραιότητα στη διανομή βιβλίων και μορφών τραπεζιών στην ατζέντα. Επιλέξτε μια ατζέντα που σας αρέσει σύμφωνα με τον τρόπο ζωής και τις καθημερινές σας δραστηριότητες.
Βήμα 3. Εξετάστε την αισθητική πλευρά
Εκτός από την ιεράρχηση της λειτουργίας, μια ελκυστική και ευχάριστη ατζέντα σας κάνει πιο χαρούμενους για τη χρήση της ατζέντας. Μπορείτε να επιλέξετε μια απλή ατζέντα με ένα απλό μαύρο εξώφυλλο ή ένα πολύχρωμο εξώφυλλο με ελκυστικές εικόνες και σχέδια. Η αισθητική πλευρά θα είναι επωφελής εάν είναι σύμφωνη με την εργασιακή ηθική που επικρατεί στην εταιρεία.
Δώστε επίσης προσοχή στις αισθητικές πτυχές της ατζέντας, όχι μόνο στο εξωτερικό. Πολλοί άνθρωποι προτιμούν τις ατζέντες με απλές σελίδες από τις γραμμές. Άλλα απαιτούν συμμετρικούς πίνακες ή εύκολη προσαρμογή διάταξης. Εσείς οι ίδιοι μπορεί να χρειάζεστε μια διαφορετική ατζέντα με μια συγκεκριμένη εμφάνιση. Επιλέξτε μια ατζέντα με όμορφο κάλυμμα και εσωτερικό για να σας ενθουσιάσει να χρησιμοποιείτε την ατζέντα σας κάθε μέρα
Βήμα 4. Προετοιμάστε ένα στυλό και ένα μολύβι
Η ατζέντα θα είναι πιο χρήσιμη εάν χρησιμοποιείται για τη λήψη σημειώσεων. Έχετε έτοιμο ένα μολύβι και ένα στυλό όπου θα γράψετε ή θα βάλετε την ατζέντα σας, για παράδειγμα:
- Στο χαρτοφύλακα ή την τσάντα του φορητού σας υπολογιστή
- Στην τσάντα
- Στο γραφείο στο γραφείο
- Στο γραφείο στο σπίτι
- Κοντά στο τηλέφωνο
- Εάν χάνετε συχνά τα σκεύη γραφής σας, κρατήστε ένα μολύβι στην ατζέντα σας για παν ενδεχόμενο ή χρησιμοποιήστε έναν διοργανωτή που έχει ένα μολύβι.
Μέρος 2 από 2: Αποτελεσματική χρήση της ατζέντας
Βήμα 1. Σκοπεύετε να χρησιμοποιείτε την ατζέντα κάθε μέρα
Τα άτομα που έχουν δεσμευτεί έντονα τείνουν να είναι καλύτερα σε θέση να εκπληρώσουν τις δεσμεύσεις τους. Η αλλαγή των συνηθειών δεν είναι εύκολη, αλλά μπορείτε να δημιουργήσετε νέες συνήθειες λέγοντας στον εαυτό σας ότι σκοπεύετε να κάνετε μικρά πράγματα με νέους τρόπους.
Λάβετε υπόψη ότι οι καλές συνήθειες είναι ευκολότερο να δημιουργηθούν εάν εστιάζετε σε μια συγκεκριμένη συνήθεια κάθε φορά. Μην σχηματίζετε νέες συνήθειες που σας κατακλύζουν. Προς το παρόν, εστιάστε στη διαμόρφωση της συνήθειας χρήσης μιας ατζέντας
Βήμα 2. Πείτε σε έναν φίλο ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε την ατζέντα
Οι άνθρωποι τείνουν να υιοθετούν πιο εύκολα νέες συνήθειες σε κοινότητες που γνωρίζουν τις αποφάσεις τους και υποστηρίζουν ο ένας τον άλλον. Μοιραστείτε τις προθέσεις σας με έναν φίλο ή συνεργάτη. Εάν οι φίλοι σας θέλουν να διαμορφώσουν τις ίδιες καλές συνήθειες, μπορείτε να υπενθυμίσετε ο ένας στον άλλον να κρατά σημειώσεις τακτικά.
Βήμα 3. Βάλτε την ατζέντα στο ίδιο μέρος κάθε μέρα
Χρησιμοποιήστε την ατζέντα ως το μόνο ημερολόγιο στο σπίτι και στη δουλειά γιατί θα δυσκολευτείτε να οργανώσετε ένα πρόγραμμα εάν χρησιμοποιείτε δύο ατζέντες. Ωστόσο, αυτό απαιτεί επίσης συνέπεια επειδή πρέπει να καταγράψετε όλες τις δραστηριότητες στο σπίτι και στην εργασία. Για να μην χρειάζεται να κάνετε αναζήτηση, επιλέξτε ένα μέρος στο γραφείο και ένα άλλο στο σπίτι για να βάλετε την ατζέντα σας. Η συνέπεια είναι ο καθοριστικός παράγοντας για τη δημιουργία αυτής της συνήθειας, οπότε μην βάζετε την ατζέντα σας αλλού.
- Ένα υπέροχο μέρος για να βάλετε την ατζέντα σας στο σπίτι είναι δίπλα στο τηλέφωνό σας, στον χαρτοφύλακά σας, κοντά στα κλειδιά του τηλεφώνου ή του αυτοκινήτου σας.
- Το σωστό μέρος για να βάλετε την ατζέντα σας στο γραφείο είναι στο γραφείο σας, στο κύριο συρτάρι του γραφείου σας, δίπλα στο τηλέφωνό σας ή στον χαρτοφύλακά σας.
Βήμα 4. Κρατήστε μια σημείωση για να σας υπενθυμίσω ότι έχετε πάντα μια ατζέντα όταν πηγαίνετε και επιστρέφετε από τη δουλειά
Είναι πιθανό να αφήσατε την ατζέντα σας πίσω στο σπίτι ή στη δουλειά όταν μόλις ξεκινήσατε να τη χρησιμοποιείτε. Για να αποφευχθεί αυτό, σημειώστε υπενθυμίσεις και τοποθετήστε τις σε ένα ορατό μέρος στο σπίτι και το γραφείο σας. Με βάση την έρευνα, ένας αποτελεσματικός τρόπος διαμόρφωσης ορισμένων συμπεριφορών είναι η χρήση υπενθυμίσεων γραμμένων σε μικρά κομμάτια χαρτιού. Κάντε το ίδιο για τον εαυτό σας, ορίζοντας μια υπενθύμιση: «Φέρατε την ατζέντα σας;» σε ορατό μέρος, για παράδειγμα:
- Σε φορητό υπολογιστή
- Πάνω στο τραπέζι
- Δίπλα στο τηλέφωνο
- Στην πόρτα
- Στο τραπέζι της κουζίνας
- Στον καθρέφτη στο μπάνιο
- Αφήστε υπενθυμίσεις εάν έχετε συνηθίσει να μεταφέρετε την ατζέντα σας μαζί σας από και προς τη δουλειά.
Βήμα 5. Βάλτε όλες τις πληροφορίες στην ατζέντα
Μόλις έχετε μια ατζέντα, πρέπει να καταγράψετε πολλές πληροφορίες, για παράδειγμα: προγραμματισμένες συναντήσεις, ημιτελείς εργασίες και άλλες δραστηριότητες που είχαν προγραμματιστεί εκ των προτέρων. Αφιερώστε 1-2 ώρες για να καταγράψετε όλες αυτές τις πληροφορίες. Αυτή η μέθοδος επίσης σας συνηθίζει να χρησιμοποιείτε σωστά την ατζέντα και να μπορείτε να κάνετε ένα καλό πρόγραμμα. Πράγματα που πρέπει να σημειωθούν στην ατζέντα, για παράδειγμα:
- Στοιχεία επικοινωνίας μελών της οικογένειας, φίλων, συναδέλφων και πελατών
- Πρόγραμμα συναντήσεων στο γραφείο
- χρονοδιάγραμμα μαθημάτων
- Προθεσμίες για εργασίες γραφείου ή σχολικές εργασίες
- Πρόγραμμα εργασίας (εάν οι ώρες εργασίας αλλάζουν συχνά)
- Ραντεβού με γενικό ιατρό ή οδοντίατρο
- Γενέθλια αγαπημένων προσώπων
- Σημαντικές δραστηριότητες στο γραφείο
- Ειδική ιδιωτική εκδήλωση
- Σημαντικές ημερομηνίες για χόμπι ή εξωσχολικές δραστηριότητες, για παράδειγμα: ραντεβού ρεσιτάλ πιάνου ή πρόγραμμα πρακτικής γιόγκα
Βήμα 6. Διαβάστε την ατζέντα κάθε πρωί
Κάθε πρωί πριν φύγετε για τη δουλειά, αφιερώστε χρόνο για να διαβάσετε την ατζέντα για να καθορίσετε το πρόγραμμα των συναντήσεων, των συναντήσεων και των εργασιών που πρέπει να ολοκληρώσετε. Αφιερώστε χρόνο για να θυμάστε εάν υπάρχουν εργασίες που πρέπει να προσθέσετε στο πρόγραμμά σας, έχουν ολοκληρωθεί ή πρέπει να προγραμματιστούν εκ νέου. Ελέγξτε το πρόγραμμά σας κάθε πρωί, ώστε να μπορείτε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο εργασίας σας μόλις φτάσετε στο γραφείο.
Βήμα 7. Διαβάστε την ατζέντα πριν φύγετε από την εργασία
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει όλες τις καθημερινές δραστηριότητες σύμφωνα με το πρόγραμμα, διαβάζοντας την ατζέντα για άλλη μια φορά πριν φύγετε από την εργασία. Σκεφτείτε αν υπάρχει κάτι που πρέπει να σημειώσετε για την επόμενη εβδομάδα. Αποκτήστε τη συνήθεια να ενημερώνετε τις σημειώσεις στην ατζέντα σας για να διευκολύνετε την εκπλήρωση των εργασιακών σας υποχρεώσεων.
Βήμα 8. Χρησιμοποιήστε θετική ενίσχυση για να παρακινήσετε τον εαυτό σας
Σκεφτείτε την ατζέντα ως θετικό πράγμα στην καθημερινή ζωή και όχι ως βάρος ή υποχρέωση. Χρησιμοποιήστε μια ατζέντα για να ανταμείψετε τον εαυτό σας αφού ολοκληρώσετε μια εργασία. Στο τέλος, θα προσπαθήσετε να ολοκληρώσετε μια εργασία επειδή θέλετε να νιώσετε πόσο ωραίο είναι να διαγράφετε ένα ολοκληρωμένο πρόγραμμα εργασιών. Κάντε μερικά από τα παρακάτω ως θετική ενίσχυση:
- Διαγράψτε τις ολοκληρωμένες εργασίες και συναντήσεις. Εάν δεν αισθάνεστε καλά, ξαναδιαβάστε όλες τις δραστηριότητες που έχετε ολοκληρώσει και είστε περήφανοι για αυτό που έχετε κάνει.
- Επιβραβεύστε τον εαυτό σας για την ολοκλήρωση ορισμένων εργασιών. Για παράδειγμα: απολαύστε τον αγαπημένο σας καφέ ή κάντε έναν χαλαρό περίπατο αφού ολοκληρώσετε 5 εργασίες ή φτάσετε σε έναν συγκεκριμένο στόχο. Αυτό θα σας δώσει περισσότερα κίνητρα για να χρησιμοποιήσετε την ατζέντα σας και να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας όσο καλύτερα μπορείτε.
- Κάντε κάτι διασκεδαστικό διαβάζοντας την ατζέντα. Αντί να νιώθετε υπερβολικοί κατά τον έλεγχο της ατζέντας, χρησιμοποιήστε την ατζέντα ως εργαλείο που υποστηρίζει την παραγωγικότητα της εργασίας. Συνηθίστε να διαβάζετε την ατζέντα ενώ κάνετε διασκεδαστικές δραστηριότητες, ώστε να αισθάνεστε πιο θετικοί και να εξαλείφετε τα αρνητικά συναισθήματα. Για παράδειγμα: κάθε φορά που διαβάζετε την ατζέντα σας το πρωί ή πριν επιστρέψετε από τη δουλειά, απολαύστε ένα φλιτζάνι καφέ, σοκολάτα ή ακούστε το αγαπημένο σας τραγούδι. Αυτή η μέθοδος κάνει τον εγκέφαλο να συνδέσει την ατζέντα με κάτι που ευνοεί θετικά συναισθήματα.
- Δώστε μια ειδική ανταμοιβή εάν καταφέρετε να χρησιμοποιήσετε την ατζέντα με συνέπεια για μία εβδομάδα. Οι άνθρωποι που μόλις αρχίζουν να χρησιμοποιούν μια ατζέντα συνήθως χρειάζονται επιπλέον κίνητρα για να συνηθίσουν να κουβαλούν μια ατζέντα και να κρατούν σημειώσεις κάθε μέρα. Εάν μπορείτε να το κάνετε αυτό για μια εβδομάδα, δώστε στον εαυτό σας ένα ιδιαίτερο δώρο, για παράδειγμα: να απολαύσετε παγωτό, να δείτε μια ταινία ή να πιείτε καφέ με έναν φίλο σας. Μετά από μερικές εβδομάδες, θα συνηθίσετε να κουβαλάτε και να χρησιμοποιείτε την ατζέντα.
- Γράψτε θετικά πράγματα, όπως σημειώσεις σε μια σημαντική εργασία. Για να διευκολύνετε τις νέες συνήθειες, χρησιμοποιήστε την ατζέντα για να σας υπενθυμίσει σχέδια για διασκεδαστικές δραστηριότητες (μεσημεριανό γεύμα με φίλους, για παράδειγμα) και λιγότερο ευχάριστες δραστηριότητες (για παράδειγμα: συμβουλευτείτε τον οδοντίατρο).
Βήμα 9. Αποκτήστε τη συνήθεια να ενημερώνετε τις σημειώσεις υποχρεώσεων, όπως απαιτείται
Κατά τον έλεγχο της ατζέντας το πρωί και το βράδυ, λάβετε υπόψη όλες τις νέες πληροφορίες, για παράδειγμα: εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν, προγράμματα συναντήσεων, ραντεβού και προθεσμίες. Επίσης κρατήστε σημειώσεις κάθε φορά που υπάρχει μια νέα εργασία. Η τακτική ενημέρωση της ατζέντας σας θα σας διευκολύνει να διαχειριστείτε το χρόνο σας και να νιώσετε πιο ήρεμοι. Επιπλέον, δεν χρειάζεται να θυμάστε τις εργασίες που έχουν καταγραφεί, ώστε να είστε απαλλαγμένοι από ανησυχίες και αμφιβολίες.
Εάν υπάρχουν εργασίες που είναι πολύ επιβαρυντικές, φτιάξτε ένα ξεχωριστό πρόγραμμα ώστε να μπορείτε να το ολοκληρώσετε σύμφωνα με τις δυνατότητές σας. Μην αφήσετε το κίνητρό σας να χαθεί επειδή σκέφτεστε ημιτελείς εργασίες ενώ κάνετε τη ρουτίνα της καθημερινής σας εργασίας
Βήμα 10. Κάντε υπομονή
Θα χρειαστείτε 1-2 μήνες για να ξεκινήσει η νέα συνήθεια. Να είστε υπομονετικοί και να συγχωρείτε τον εαυτό σας εάν αφήσετε ποτέ την ατζέντα σας στο σπίτι ή ξεχάσετε να καταγράψετε το πρόγραμμά σας γιατί νέες συνήθειες θα δημιουργηθούν μετά από κάποιο χρονικό διάστημα. Θυμηθείτε ότι οι μικρές παραλείψεις δεν μειώνουν την ικανότητά σας να δημιουργήσετε νέες συνήθειες.
Προετοιμάστε ένα εφεδρικό σχέδιο σε περίπτωση που ξεχάσετε να φέρετε την ατζέντα σας, για παράδειγμα γράφοντας το πρόγραμμα συναντήσεων σε ένα μικρό κομμάτι χαρτί και κολλώντας το στο γραφείο σας στο γραφείο. Για να υπενθυμίσετε στον εαυτό σας όλες τις σημαντικές δραστηριότητες και προθεσμίες, χρησιμοποιήστε μια ηλεκτρονική εφαρμογή υπενθύμισης στο τηλέφωνο ή το φορητό υπολογιστή σας για να βεβαιωθείτε ότι είστε πάντα ενημερωμένοι, ακόμη και αν υστερείτε στην ατζέντα σας
Συμβουλές
- Δείτε την ατζέντα ως χρήσιμο εργαλείο και όχι ως βάρος. Θα βρείτε ευκολότερα να οργανώσετε τις καθημερινές σας δραστηριότητες εάν χρησιμοποιείτε μια ατζέντα. Μακροπρόθεσμα, μπορείτε να εξοικονομήσετε λίγες ώρες εξοικονομώντας λίγα λεπτά κάθε μέρα.
- Η συνέπεια που υποστηρίζεται από θετική ενίσχυση παίζει σημαντικό ρόλο στη διαμόρφωση νέων συνηθειών. Για να διατηρήσετε τα κίνητρα, χρησιμοποιήστε τακτικά την ατζέντα, επικεντρωθείτε στα θετικά πράγματα που λαμβάνετε από τη χρήση της ατζέντας και επιβραβεύστε τον εαυτό σας εάν χρειάζεται.
- Επιλέξτε μια ατζέντα που σας αρέσει και σύμφωνα με τις ανάγκες σας. Αγοράστε μια ατζέντα που παρέχει μια μορφή πίνακα, ώστε να μπορείτε να σημειώνετε όλες τις σημαντικές πληροφορίες και να προγραμματίζετε τις καθημερινές σας δραστηριότητες.
