Η λήψη κλήσεων είναι μια σημαντική δεξιότητα στην καθημερινή ζωή. Επαγγελματικές καταστάσεις, όπως μια επαγγελματική κλήση ή μια κλήση από την εταιρεία στην οποία υποβάλλετε αίτηση για εργασία, μπορούν να σας καλέσουν σε πιο επίσημο περιβάλλον. Αν λάβετε κλήση από φίλο, φίλο ή μέλος της οικογένειας, είναι καλύτερο να απαντήσετε πιο χαλαρά και φυσικά. Εάν απαντήσετε σε μια κλήση από έναν άγνωστο ή ιδιωτικό αριθμό, είναι καλύτερο να την πάρετε με πιο ευγενικό και προσεκτικό τρόπο.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Λήψη κλήσης στο γραφείο
Βήμα 1. Κρατήστε το επαγγελματικό
Όταν παίρνετε μια κλήση στη δουλειά, δεν γνωρίζετε πάντα ποιος σας καλεί. Η λήψη μιας κλήσης με επαγγελματικό τρόπο θα ξεκινήσει σωστά τη συνομιλία.
- Σε περίπτωση αμφιβολίας, απαντήστε με έναν απλό χαιρετισμό, "Γεια σας, με τον Λόγο εδώ".
- Παρόλο που μπορείτε να δείτε τον αριθμό τηλεφώνου που έρχεται, θα μπορούσε να είναι το αφεντικό σας να καλεί το κινητό του συναδέλφου σας! Δέχτηκε μια κλήση που έλεγε: "Γεια, τι στο διάολο;" μπορεί να δώσει αρνητική και όχι σοβαρή εντύπωση.
Βήμα 2. Επικεντρωθείτε στη συζήτηση
Να είστε πραγματικά "μέσα" στη συζήτηση. Σταματήστε ό, τι κάνετε και αφιερώστε λίγο χρόνο για να ετοιμαστείτε.
- Βάλτε το πρόσωπο που θέλετε να προβάλλετε πριν πάρετε το τηλέφωνο. Θα κάνετε τη διαφορά αν χαμογελάτε, συνοφρυώνεστε ή βαριέστε γιατί ο καλούντος μπορεί να το ακούσει στον τόνο της φωνής σας.
- Προσπαθήστε να μην κάνετε κλικ στο διαδίκτυο ή να αποσπάσετε την προσοχή σας όταν καλείτε. Εάν δεν ακούτε, ο καλών μπορεί να το μάθει.
Βήμα 3. Ονομάστε πρώτα τον εαυτό σας
Σε μια επιχειρηματική κατάσταση, η διαδικασία λήψης κλήσης ξεκινά δηλώνοντας το όνομά σας και την εταιρεία στην οποία εργάζεστε: «Καλημέρα, ευχαριστώ που επικοινωνήσατε με την PT. Α Β Γ. Με Χορό. Μπορώ να βοηθήσω κάτι;"
- Εάν η εισερχόμενη κλήση είναι από την εταιρεία και το γνωρίζετε, μπορείτε να την αποδεχτείτε δηλώνοντας το τμήμα και το όνομά σας: «Γεια σας, με τα οικονομικά, Χορέψτε εδώ. Μπορώ να βοηθήσω κάτι; " Αυτός ο χαιρετισμός θα δείξει ότι ο καλών είναι συνδεδεμένος με το σωστό άτομο και ότι είστε έτοιμοι να βοηθήσετε. Διατηρήστε τον τόνο της φωνής σας φιλικό ώστε η κλήση να είναι πιο ευχάριστη και για τα δύο μέρη.
- Σε πολλές καταστάσεις γραφείου, υπάρχουν οδηγίες για τη λήψη κλήσεων που πρέπει να ακολουθεί κάθε εργαζόμενος. Πάντα δείξτε ότι είστε ειλικρινείς, ανεξάρτητα από το πόσο ανόητοι είναι οι χαιρετισμοί σας - οι καταναλωτές θα μπορούν να διακρίνουν αν ακούγεστε ενθουσιασμένοι ή απλώς διαβάζετε αυτούς τους χαιρετισμούς: «Καλώς ήλθατε στο Tofu House, το σπίτι όλων των tofu!» θα ακουστεί γελοίο αν δεν το πείτε με πεποίθηση.
Βήμα 4. Αποδεχτείτε το με το κατάλληλο επίπεδο ευγένειας
Να είστε υπομονετικοί, με σεβασμό και ευχάριστα. Βάλτε τα δυνατά σας για να βοηθήσετε τον καλούντα. Προσπαθήστε να μην μιλάτε πολύ χαλαρά μέχρι να καταλάβετε ποιος καλεί.
- Εάν ο καλών δεν συστηθεί, πείτε: "Μπορώ να ξέρω σε ποιον μιλάω;". Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος καλεί μόνο σε περίπτωση που πρέπει να τον καλέσετε ξανά ή να τον συνδέσετε σε άλλο τηλέφωνο. Αυτή η έκφραση επιτρέπει επίσης στον καλούντα να γνωρίζει ότι του φέρονται ευγενικά και ότι είναι ένας σημαντικός άνθρωπος. Είναι σημαντικό να δημιουργείτε καλές σχέσεις εργασίας με άτομα που επικοινωνούν μαζί σας περισσότερες από μία φορές.
- Προσπάθησε να μην ακουστείς αγενής, ακόμα κι αν είσαι αναστατωμένος. Να θυμάστε ότι σε εργασιακές καταστάσεις, τα λόγια και οι πράξεις σας αντικατοπτρίζουν την εταιρεία στην οποία εργάζεστε. Εάν βλάψετε το όνομα της εταιρείας σας, η επιχείρησή σας μπορεί να αποτύχει - και το αφεντικό σας δεν θα το πάρει ασήμαντα.
Βήμα 5. Ετοιμαστείτε να σημειώσετε το μήνυμα
Εάν κάποιος τηλεφωνήσει για να μιλήσει με το αφεντικό ή τον συνεργάτη σας, αλλά εσείς είστε ο μόνος εκεί που καλείτε, ρωτήστε ευγενικά ποιος σας καλεί και ρωτήστε τι συμβαίνει. Ακούστε προσεκτικά και καταγράψτε όσο το δυνατόν περισσότερες σχετικές πληροφορίες:
- Εάν το άτομο με το οποίο θέλει να επικοινωνήσει δεν μπορεί να απαντήσει στην κλήση, πείτε: «Συγνώμη, αλλά ο Pak Bambang δεν βρίσκεται στο γραφείο του αυτή τη στιγμή. Μπορώ να καταργήσω το μήνυμα;"
- Φροντίστε να σημειώσετε το όνομα, τον αριθμό τηλεφώνου και τον λόγο κλήσης. Μετρήστε τον επείγοντα χαρακτήρα της κλήσης - ακούγεται ότι ο καλών έχει δουλειές για να παρακολουθήσει τις επόμενες δύο ώρες ή σε μια εβδομάδα; Εάν η κλήση είναι μια σημαντική επαγγελματική κλήση, θα πρέπει να χειριστείτε το θέμα όσο το δυνατόν γρηγορότερα και αποτελεσματικότερα - οπότε βεβαιωθείτε ότι θα απομακρύνετε το μήνυμα το συντομότερο δυνατό.
Βήμα 6. Προσέξτε τις κλήσεις που αναζητούν πληροφορίες εταιρείας
Εάν δεν αναγνωρίζετε τον καλούντα και αυτός ή αυτή ζητά λεπτομέρειες σχετικά με εσάς και έναν άλλο συνεργάτη, προσέξτε να μην δώσετε πάρα πολλές εσωτερικές πληροφορίες της εταιρείας σας.
- Ακόμα κι αν ο καλών σας πει το όνομα και την εταιρεία του, θα πρέπει να είστε προσεκτικοί, εκτός εάν πρόκειται για έναν αξιόπιστο καλούντα. Εάν δεν είστε σίγουροι, διακόψτε την κλήση για ένα λεπτό και ζητήστε τη συμβουλή του συναδέλφου σας: «Είχαμε σχέση με τον κ. Χάρη πριν; Έκανε πολλές ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία εργασίας και την ικανότητα αυτής της εταιρείας και ήθελα να βεβαιωθώ ότι είναι ένα αξιόπιστο άτομο."
- Σε μια επιχειρηματική κατάσταση, πείτε «Λυπάμαι, κύριε/κυρία. Η πολιτική της εταιρείας μας απαγορεύει την παροχή τέτοιων πληροφοριών. Μπορώ να ξέρω γιατί το χρειάζεσαι; » και κάντε την κρίση σας για το άτομο από εκεί.
Μέθοδος 2 από 3: Λήψη ιδιωτικών τηλεφωνικών κλήσεων
Βήμα 1. Προσαρμόστε τους χαιρετισμούς με βάση το ποιος καλεί
Εάν γνωρίζετε ποιος σας καλεί, με βάση το όνομα στο τηλέφωνο και την εμπειρία σας, απευθυνθείτε στο άτομο σαν να συναντιόσασταν προσωπικά. Εάν δεν γνωρίζετε ποιος καλεί, πάρτε την κλήση πιο επίσημα και περιμένετε να πει ο καλούντας τι εννοούσε.
- Για τον τυπικό διεθνώς αποδεκτό χαιρετισμό, πείτε "Γεια;". Σηκώστε το τηλέφωνο με μια ελαφρώς υψωμένη φωνή στο τέλος του χαιρετισμού σας, σαν ήχος ερωτήσεων. "Γεια σας?" Αυτό θα κάνει τον καλούντα να απαντήσει στον χαιρετισμό σας και στις περισσότερες περιπτώσεις θα εξηγήσει γιατί τηλεφώνησε.
- Αν ο φίλος σας καλεί, πείτε γεια χαλαρά: «Γεια, Τζόνο! Πώς είσαι, φίλε; »
- Εάν ο προϊστάμενος, γνωστός ή πιθανός εργοδότης σας τηλεφωνήσει, χαιρετήστε τους πιο ευγενικά, αλλά με λίγη οικειότητα: «Καλησπέρα, κύριε Sungkar. Πώς είσαι?"
- Εάν δεν ξέρετε ποιος σας καλεί, πείτε κάτι τόσο απλό όπως "Γεια;"
Βήμα 2. Αφού πείτε «Γεια σας;
, περιμένετε την απάντηση. Όταν λέτε «Γεια;», ζητάτε από τον καλούντα να συστηθεί. Ρίξτε μια ματιά στο παρακάτω παράδειγμα (τα λόγια σας τολμηρός, και οι λέξεις του καλούντος είναι πλάγιες:
- "Γεια σας?"
- «Γεια, Τζόνο, αυτός είναι ο Τόνο».
- "Ω, γεια Τόνο! Γιατί, φίλε;"
- "Όχι, ήθελα απλώς να ρωτήσω αν έχετε κάποια εκδήλωση απόψε; Θέλω να δω την ταινία" Star Wars ", εδώ."
- "Θα θέλατε να παρακολουθήσετε το" Star Wars "! Είναι τρελό αν δεν το κάνετε!"
Βήμα 3. Δημιουργήστε τον χαιρετισμό σας
Καθώς αποκτάτε μεγαλύτερη εμπειρία με τη λήψη τηλεφωνικών κλήσεων, μπορείτε να αρχίσετε να αναπτύσσετε μοτίβα χαιρετισμού και φράσεις που χρησιμοποιείτε ξανά και ξανά.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να ταυτιστείτε με έναν χαιρετισμό όπως: «Γεια, αυτός είναι ο Τζόνο» ή «Ο Τζόνο είναι εδώ».
- Σκεφτείτε να γίνετε δημιουργικοί με άτυπες παραλλαγές του "Γεια;": "Γεια!", "Χάγια!", "Γεια, πώς είσαι;" ή "Γεια, πού ήσουν;". Αυτός ο άτυπος χαιρετισμός είναι κατάλληλος για λήψη κλήσεων από φίλους και μη επαγγελματίες γνωστούς.
Βήμα 4. Ρυθμίστε τον αυτόματο τηλεφωνητή για χρήση όταν δεν μπορείτε να λαμβάνετε κλήσεις
Οποιοσδήποτε από τους φίλους έως την οικογένειά σας έως το αφεντικό σας πιθανότατα θα ακούσει τον φωνητικό σας ταχυδρομείο κατά καιρούς, οπότε βεβαιωθείτε ότι το ηχογραφείτε ευγενικά και χωρίς περαιτέρω χρονοτριβές. Μείνετε μακριά από φάρσες ή φάρσες, εκτός αν είστε σίγουροι ότι θα καλέσουν μόνο οι φίλοι σας.
- Πείτε, "Αυτό είναι το φωνητικό ταχυδρομείο του Jono. Λυπάμαι που δεν μπορώ να πάρω το τηλέφωνο αυτή τη στιγμή. Παρακαλώ αφήστε ένα μήνυμα και θα σας καλέσω το συντομότερο δυνατό."
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε οικογενειακές ηχογραφήσεις εάν χρησιμοποιείτε σταθερό τηλέφωνο. Πείτε, «Γεια, αυτό είναι με την οικογένεια Jono. Λυπούμαστε που δεν μπορούμε να πάρουμε το τηλέφωνο αυτή τη στιγμή. Παρακαλώ αφήστε ένα μήνυμα και θα σας καλέσουμε το συντομότερο δυνατό! ». Μπορείτε να διασκεδάσετε με αυτές τις ηχογραφήσεις της οικογένειας - προσπαθήστε να κάνετε όλα τα μέλη της οικογένειάς σας να μιλήσουν ταυτόχρονα ή να ζητήσετε από τα μέλη της οικογένειάς σας μέρος του μηνύματος ξεχωριστά.
- Εξετάστε το ενδεχόμενο να ζητήσετε από τον καλούντα να παράσχει λεπτομέρειες για τον εαυτό του, αντί να του ζητήσετε απλώς να αφήσει ένα μήνυμα: "Αναφέρετε το όνομά σας, τον αριθμό τηλεφώνου και τον σκοπό της κλήσης και θα σας καλέσω το συντομότερο δυνατό". Αυτή η πιο συγκεκριμένη μέθοδος είναι πιο κατάλληλη για τον αριθμό τηλεφώνου σας που συνήθως δέχεται πολλές επαγγελματικές κλήσεις.
Μέθοδος 3 από 3: Λήψη τηλεφωνικών κλήσεων από άγνωστους αριθμούς
Βήμα 1. Σκεφτείτε ποιος μπορεί να σας καλεί
Εάν περιμένετε μια κλήση από οποιονδήποτε - μια νέα γνωριμία, τον οργανισμό σας ή έναν πιθανό εργοδότη - πάρτε την κλήση με μια σκέψη. Αξιολογήστε εάν η κλήση είναι λίγο πιο επίσημη ή λιγότερο επίσημη - αλλά επιλέξτε να είναι επίσημη, για κάθε ενδεχόμενο.
- Απαντήστε ευγενικά και ημιεπίσημα, σε αυτή την περίπτωση. Απλοί χαιρετισμοί όπως "Γεια;" μπορεί να χρησιμοποιηθεί. Δεν χρειάζεται να προσδιορίσετε τον εαυτό σας άμεσα - εάν ο καλών σας γνωρίζει προσωπικά ή έχει το όνομά σας στη λίστα, μπορεί να ρωτήσει: «Γεια, μπορώ να μιλήσω με τον Τζόνο;»
- Εάν η κλήση λέει "άγνωστο" ή "αποκλεισμένο", δεν χρειάζεται να απαντήσετε στην κλήση. Σηκώστε το τηλέφωνο, αν προτιμάτε, ή περιμένετε να δείτε αν ο καλούντος άφησε μήνυμα στο φωνητικό ταχυδρομείο ή όχι. Μπορείτε να τον καλέσετε εάν έχετε σημαντικές δουλειές.
Βήμα 2. Προσοχή στις δυσάρεστες κλήσεις
Εάν λάβετε μια κλήση και η κλήση αποδειχθεί ανόητη και προσβλητική, πιθανότατα είναι απλώς μια φάρσα. Μερικοί ενοχλητικοί καλούντες είναι συνήθως χυδαίοι και προφανείς, αλλά άλλοι κακοί καλούντες θα προσπαθήσουν να σας ξεγελάσουν πιστεύοντας ότι η κλήση είναι πολύ σημαντική. Αντιμετωπίστε τους κακούς καλούντες με τον ίδιο τρόπο που χειρίζεστε τους νταήδες: αν σιωπήσετε και ακολουθήσετε το γκρίνια τους, θα νιώσουν ότι έχουν κερδίσει. Μπορεί να είναι χρήσιμο να σιωπήσετε και να προσποιηθείτε ότι είστε σε μια παγίδα, αν μπορείτε να μαντέψετε ποιος καλεί. Ορισμένες τηλεφωνικές εταιρείες στην Αμερική προσφέρουν υπηρεσίες παρακολούθησης κλήσεων: εάν καλέσετε *69 μετά το κλείσιμο, η υπηρεσία αυτόματων μηνυμάτων θα στείλει δημόσιες πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό που σας κάλεσε τελευταία.
Βήμα 3. Προσοχή στους τηλεπωλητές
Εάν λάβετε μια κλήση από έναν άγνωστο αριθμό και το άτομο που σας καλεί αρχίσει να ρωτά για εσάς, μπορεί να προσπαθεί να πάρει τα χρήματά σας.
- Οι τηλεπωλητές καλούν δεκάδες άτομα καθημερινά και οι περισσότεροι από αυτούς δεν ενδιαφέρονται για το τι πουλάει ο τηλεπωλητής. Μην αισθάνεστε ένοχοι λέγοντας: «Ευχαριστώ, αλλά δεν με ενδιαφέρει. Καλησπέρα », στη συνέχεια κλείστε το τηλέφωνο. Μην χάνετε χρόνο και χρόνο.
- Εάν δεν επιθυμείτε να λαμβάνετε κλήσεις από αυτήν την εταιρεία, ζητήστε από τον τηλεπωλητή να βάλει τον αριθμό σας στη λίστα "Μην καλέσετε". Οι περισσότερες εταιρείες θα κάνουν ό, τι θέλετε και δεν θα σας ενοχλούν άλλο.
- Εάν ενδιαφέρεστε για το τι πωλεί ο τηλεπωλητής, απαντήστε στην κλήση και ακούστε τον ήχο. Θυμηθείτε ότι όσο περισσότερο απαντάτε σε αυτά, τόσο περισσότερο θα προσπαθούν να σας πουλήσουν το προϊόν τους!
- Εάν θέλει να μιλήσει σε εσάς ή σε άλλο μέλος της οικογένειας, ζητήστε του να δηλώσει το όνομα και την οργάνωσή του πριν πει οτιδήποτε - μήπως δώσετε στον τηλεπωλητή πάρα πολλές πληροφορίες! Εάν είναι μυστικοπαθής και δεν αποκαλύπτει την ταυτότητά του, να το έχετε υπόψη σας - δεν χρειάζεται να απαντήσετε.
Συμβουλές
- "Γεια σας?" είναι ο νούμερο ένα χαιρετισμός. Ο χαιρετισμός σας θα ακούγεται πάντα ευγενικός λέγοντας «Γεια;», είτε ο καλών είναι φίλος, εραστής, μητέρα, αφεντικό, τοπικός αστυνομικός ή ξένος.
- Το "Caller ID" μπορεί να είναι χρήσιμο. Εάν μπορείτε να μάθετε ποιος σας καλεί πριν την παραλάβετε, μπορείτε να είστε καλύτερα προετοιμασμένοι για την κλήση.
- " Τι ?" ή "ε;" Δεν είναι ένας καλός τρόπος για να λάβετε μια κλήση, ακόμη και αν δεν σας αρέσει ο καλούντας ή είστε σε κακή διάθεση. Να είστε ευγενικοί όταν καλείτε.
