Η συναλλαγή με τους ελεγκτές μπορεί να είναι πολύ άβολη επειδή ο ελεγχόμενος έχει πολλά δύσκολα καθήκοντα. Μπορεί να φαίνεται άδικο, αλλά η πραγματικότητα είναι ότι η δουλειά του ελεγκτή δεν είναι λιγότερο. Η διαφορά είναι ότι ο ελεγκτής έχει πολλές έρευνες πριν από την απασχόληση και ο ελεγχόμενος αναλαμβάνει πολλά καθήκοντα κατά τη διαδικασία του ελέγχου. Ο ελεγκτής είναι μια πολύ καλή καριέρα, αν και η διαδικασία είναι η ίδια, η δουλειά αλλάζει πάντα έτσι ώστε κάθε μέρα να υπάρχει πάντα κάτι νέο και διαφορετικό. Φυσικά, πρέπει να γνωρίζετε πώς να ελέγχετε πριν γίνετε ελεγκτής. Ωστόσο, μόλις μάθουν τα βασικά, ο έλεγχος είναι μια αρκετά απλή και επιβραβευτική δουλειά.
Βήμα
Μέρος 1 από 4: Σχεδιασμός του ελέγχου
Βήμα 1. Βεβαιωθείτε ότι πληροίτε τις προϋποθέσεις για τον έλεγχο
Όλοι οι ελεγκτές πρέπει να είναι αντικειμενικοί στην εκτίμησή τους. Έτσι, ο ελεγκτής πρέπει να είναι εντελώς ανεξάρτητος από την εταιρεία. Αυτό σημαίνει ότι ο ελεγκτής δεν πρέπει να έχει καμία σχέση με την εταιρεία εκτός του ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων:
- Δεν έχει συμφέρον για την εταιρεία (δεν κατέχει ελεγχόμενες μετοχές ή ομόλογα της εταιρείας).
- Δεν απασχολείται από την εταιρεία με οποιαδήποτε άλλη ιδιότητα.
- Περιστρέφεται τακτικά καθ 'όλη τη διαδικασία ελέγχου για να λάβετε νέα γνώμη για το υλικό που αξιολογείται.
Βήμα 2. Αξιολογήστε το μέγεθος του ελέγχου
Πριν από την είσοδο στη διαδικασία ελέγχου, ο ελεγκτής ή η ομάδα ελέγχου πρέπει να αναλύσουν και να αξιολογήσουν το εύρος των εργασιών που πρέπει να εκτελεστούν. Αυτό περιλαμβάνει την εκτίμηση πόσα μέλη της ομάδας χρησιμοποιούνται και τη διάρκεια της εργασίας. Επιπλέον, κατά τον έλεγχο πρέπει να διενεργείται αξιολόγηση όλων των ειδικών ή εντατικών εργασιών έρευνας. Όλες αυτές οι αξιολογήσεις πεδίου θα βοηθήσουν τον ελεγκτή να δημιουργήσει μια ομάδα (αν χρειαστεί) και θα παράσχει ένα χρονικό πλαίσιο για την υπό έλεγχο εταιρεία.
Βήμα 3. Βρείτε πιθανά σφάλματα
Πριν από την έναρξη του ελέγχου, ο ελεγκτής θα πρέπει να χρησιμοποιήσει την εμπειρία και τις γνώσεις του κλάδου για να προβλέψει τους τομείς στους οποίους οι οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας είναι εσφαλμένες. Αυτό απαιτεί σε βάθος γνώση του τρέχοντος λειτουργικού περιβάλλοντος της εταιρείας. Φυσικά, αυτή η εκτίμηση είναι πολύ υποκειμενική. Επομένως, ο ελεγκτής πρέπει να βασίζεται στη δική του κρίση.
Βήμα 4. Αναπτύξτε μια στρατηγική ελέγχου
Μόλις γίνει η προκαταρκτική αξιολόγηση, θα χρειαστεί να προγραμματίσετε τον έλεγχο. Προετοιμάστε κάθε είδους ενέργειες που πρέπει να γίνουν, συμπεριλαμβανομένων τομέων που μπορεί να έχουν μεγάλη σημασία. Αντιστοίχιση κάθε μέλους της ομάδας σε κάθε εργασία, αν είναι δυνατόν. Στη συνέχεια, δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε ενέργεια που πρέπει να ολοκληρωθεί. Έχετε υπόψη ότι αυτό το χρονοδιάγραμμα ενδέχεται να αλλάξει σημαντικά κατά τη διαδικασία ελέγχου λόγω νέων πληροφοριών.
Μέρος 2 από 4: Διενέργεια του ελέγχου
Βήμα 1. Παρέχετε επιστολή ειδοποίησης
Πρέπει να αφήσετε αρκετό χρόνο για να ελεγχθεί η εταιρεία για να προετοιμάσει όλες τις πληροφορίες της εταιρείας της. Αναφέρετε την περίοδο του ελέγχου (π.χ. οικονομικό έτος) και μια λίστα εγγράφων που πρέπει να ετοιμαστούν για τον έλεγχο, συμπεριλαμβανομένων:
- Τραπεζικές καταστάσεις για το έτος που ελέγχθηκε.
- Αναφορά συμφιλίωσης τραπεζικών λογαριασμών. Εδώ θα συγκριθούν οι τραπεζικές καταστάσεις με τις αποδείξεις μετρητών και τα αποδεικτικά πληρωμής.
- Μητρώο ελέγχου για την περίοδο που ελέγχεται.
- Ακυρωμένες επιταγές.
- Μια λίστα συναλλαγών που καταγράφονται σε ένα γενικό περιοδικό (είτε χειροκίνητα είτε σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα που παρακολουθεί τις συναλλαγές της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των εσόδων και των κερδών).
- Αιτήματα για επιταγές και έντυπα επιστροφής, συμπεριλαμβανομένων αποδείξεων και αποδείξεων για όλα τα έξοδα.
- ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΚΑΤΑΘΕΣΗΣ.
- Ετήσιος προϋπολογισμός και μηνιαίες εκθέσεις ταμία.
Βήμα 2. Αποδείξτε ότι όλοι οι επιταγές που έχουν εκδοθεί υπογράφονται, καταγράφονται και καταχωρούνται στους σωστούς λογαριασμούς
Είναι καλύτερα αν μπορεί να αποδειχθεί. Ωστόσο, ως εξωτερικός ελεγκτής, αυτό είναι πέρα από το πεδίο εφαρμογής σας. Απλώς πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κάθε συναλλαγή είναι καταχωρημένη στον κατάλληλο λογαριασμό.
Για παράδειγμα, μπορεί να υπάρχουν δύο διαφορετικοί πληρωτέοι λογαριασμοί, ένας για πρώτες ύλες και ένας για είδη γραφείου
Βήμα 3. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι καταθέσεις έχουν αναρτηθεί σωστά
Δηλαδή, η κατάθεση εγγράφεται στον κατάλληλο λογαριασμό και γραμμή στο γενικό βιβλίο. Στο πιο βασικό επίπεδο, αυτός ο λογαριασμός είναι εισπρακτέοι λογαριασμοί, αλλά μπορεί να αφιερωθεί περαιτέρω σε συγκεκριμένους εισπρακτέους λογαριασμούς, ανάλογα με την πολυπλοκότητα της εταιρείας.
Για παράδειγμα, τα έσοδα από τις πωλήσεις προϊόντων θα περιλαμβάνονται στους λογαριασμούς εισπρακτέων, ενώ τα μερίσματα θα περιλαμβάνονται στα κέρδη εις νέον
Μέρος 3 από 4: Έλεγχος οικονομικών εκθέσεων και εκθέσεων
Βήμα 1. Επανεξέταση όλων των οικονομικών καταστάσεων
Επανεξέταση της κατάστασης οικονομικής θέσης και της κατάστασης αποτελεσμάτων για την ελεγχόμενη περίοδο. Βεβαιωθείτε ότι όλες οι συναλλαγές υπολογίζονται σωστά και καταγράφονται στο γενικό βιβλίο. Όλες οι ασυνήθιστες καταθέσεις ή αναλήψεις θα πρέπει να καταγράφονται και να επαληθεύονται. Ελέγξτε εάν όλοι οι λογαριασμοί συμβιβάζονται κάθε μήνα.
- Οι ασυνήθιστες καταθέσεις μπορεί να είναι μεγάλες ή να προέρχονται από μια επιχειρηματική μονάδα που βρίσκεται στο εξωτερικό. Οι ασυνήθιστες αναλήψεις περιλαμβάνουν τη μεταφορά μεγάλων χρημάτων σε ένα άτομο ή επιχειρηματική μονάδα για μεγάλο χρονικό διάστημα.
- Συμφιλίωση σημαίνει σύγκριση δύο διαφορετικών αναφορών ή εγγράφων. Για παράδειγμα, τα μετρητά και οι επενδύσεις συγκρίνονται σε τραπεζικές καταστάσεις και χρηματιστηριακές εταιρείες. Επιπλέον, οι εισπρακτέοι και οι πληρωτέοι λογαριασμοί πρέπει να συγκρίνονται με τις εισπράξεις και τις πληρωμές των πελατών. Για τα αποθέματα, οι φυσικές καταμετρήσεις και οι αποτιμήσεις πραγματοποιούνται σε διάστημα τουλάχιστον ενός έτους για να διασφαλιστεί ότι οι λογαριασμοί στο γενικό βιβλίο είναι ακριβείς.
- Για λόγους συμφιλίωσης, ο ελεγκτής δεν χρειάζεται να εξετάσει όλες τις συναλλαγές ξεχωριστά. Η λήψη ενός στατιστικού δείγματος από το σύνολο όλων των συναλλαγών (δηλαδή ανάλυση ενός μικρού αριθμού και στη συνέχεια εκχώρηση ενός ποσοστού σφάλματος σε ολόκληρη τη συναλλαγή) μπορεί να δώσει παρόμοια αποτελέσματα σε σύντομο χρονικό διάστημα.
Βήμα 2. Εξασφαλίστε τη συμμόρφωση της εταιρείας με τους νόμους και τους κανονισμούς της χώρας
Εάν ελέγχετε μια κερδοσκοπική εταιρεία, αποδείξτε το καθεστώς απαλλαγής από τη φορολογία της εταιρείας και την εγκυρότητα της συμπλήρωσης της φόρμας. Βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία συμμορφώνεται με όλες τις απαιτήσεις και συμπληρώνει όλα τα έντυπα που αποδεικνύουν ότι η εταιρεία λαμβάνει φορολογική απαλλαγή από το κράτος.
Βήμα 3. Ελέγξτε όλες τις αναφορές ταμία
Βεβαιωθείτε ότι όλες οι αναφορές καταγράφονται και ότι οι αριθμοί από τις αναφορές στο γενικό βιβλίο είναι ακριβώς οι ίδιοι. Βεβαιωθείτε ότι έχει ετοιμαστεί και υποβληθεί η ετήσια έκθεση ταμία.
Μέρος 4 από 4: Ολοκλήρωση ελέγχων και διατύπωση γνώμης
Βήμα 1. Συμπληρώστε τα έγγραφα εργασίας του οικονομικού ελέγχου
Το παρόν έγγραφο είναι μια περίληψη όλων των δραστηριοτήτων κατά την περίοδο ελέγχου (συνήθως ετησίως, αλλά μερικές φορές ανά τρίμηνο). Ανάμεσα τους:
- Ταμειακό υπόλοιπο στην αρχή της περιόδου
- Όλες οι αποδείξεις κατά την ελεγχόμενη περίοδο
- Όλες οι πληρωμές στην ελεγχόμενη περίοδο
- Μετρητά στο τέλος της περιόδου
Βήμα 2. Προτείνετε βελτιώσεις στο τμήμα εσωτερικού ελέγχου
Βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει υπόψη τυχόν αποκλίσεις. Εάν σας ζητηθεί, βαθμολογήστε την απόδοση της εταιρείας σε σχέση με προϋπολογισμούς ή άλλες μετρήσεις.
Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να προτείνετε ότι χρειάζονται δύο άτομα για να υπογράψουν όλες τις επιταγές, όχι μόνο έναν. Ενδέχεται να υπάρχουν έγγραφα που πρέπει να φυλάσσονται για φορολογικούς σκοπούς, αλλά απορρίπτονται στο τέλος του έτους. Ειδοποιήστε ότι πρέπει να φυλάσσονται τα πρωτότυπα και όχι αντίγραφα. Περιγράψτε το χρονικό διάστημα που πρέπει να διατηρούνται όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνήθως 7 έτη
Βήμα 3. Καθορίστε τη γνώμη ελέγχου σας
Στο τέλος του ελέγχου, ο ελεγκτής πρέπει να παράσχει γνώμη. Αυτό το έγγραφο αναφέρει εάν οι οικονομικές πληροφορίες που παρέχονται από την εταιρεία είναι χωρίς σφάλματα και αναφέρονται σωστά σύμφωνα με την Κατάσταση Χρηματοοικονομικών Λογιστικών Προτύπων (PSAK). Το αν οι οικονομικές καταστάσεις της εταιρείας πληρούν ή όχι τα κριτήρια εξαρτάται από την κρίση του ελεγκτή. Εάν οι οικονομικές καταστάσεις αναφέρονται σωστά και είναι απαλλαγμένες από σφάλματα, ο ελεγκτής παρέχει μη εξειδικευμένη γνώμη, μη εξειδικευμένη γνώμη με επεξηγηματική παράγραφο ή μη ειδική γνώμη. Διαφορετικά, ο ελεγκτής δίνει αρνητική γνώμη ή αποποιείται γνώμη. Αυτή η γνώμη χρησιμοποιείται επίσης εάν ο ελεγκτής αισθάνεται ότι δεν μπορεί να συνεχίσει τον έλεγχο (για οποιονδήποτε λόγο).
Βήμα 4. Υποβάλετε το έγγραφο αποτελεσμάτων ελέγχου που έχετε υπογράψει
Αυτή είναι μια δήλωση ότι έχετε ολοκληρώσει τον έλεγχο και αναφέρετε ότι όλες οι οικονομικές καταστάσεις είναι ακριβείς ή προβληματικές εάν υπάρχουν αποκλίσεις. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα, όπως ελλείψεις επιταγών (χωρίς εξηγήσεις) ή λανθασμένους υπολογισμούς, αποκαλύψτε τα όλα σε αυτήν την αναφορά. Είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε όλες τις πληροφορίες που πιστεύετε ότι μπορούν να διορθώσουν το πρόβλημα ή να αποτρέψουν την επανεμφάνιση για την επόμενη περίοδο ελέγχου.
