Οι εβδομαδιαίες αναφορές χρησιμοποιούνται συνήθως σε πολλές επιχειρήσεις και σε περιβάλλοντα λιανικής πώλησης, ή σε ερευνητικά προγράμματα και πρακτικές. Γράψτε σύντομες, συνοπτικές εβδομαδιαίες αναφορές, ώστε το αφεντικό σας να έχει μια σαφή εικόνα της προόδου που έχετε κάνει.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Οργάνωση πληροφοριών
Βήμα 1. Προσδιορίστε το σκοπό της έκθεσης
Παρόλο που πρέπει να υποβάλετε εβδομαδιαίες αναφορές ως μέρος της εργασίας, ο σκοπός της ίδιας της έκθεσης δεν είναι η διατήρηση της εργασίας. Η γνώση των λόγων για τους οποίους το αφεντικό σας ζητά μια εβδομαδιαία αναφορά θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε ακριβώς ποιες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται στην έκθεση και ποιες είναι οι πιο σημαντικές.
- Συνήθως, οι αναφορές συντάσσονται για να είναι ενημερωμένοι οι διαχειριστές σχετικά με την κατάσταση του έργου στο οποίο εργάζεστε ή για να τους βοηθήσετε στη λήψη αποφάσεων.
- Για παράδειγμα, εάν είστε διαχειριστής καταστημάτων λιανικής, ενδέχεται να σας ζητηθεί να υποβάλετε μια εβδομαδιαία αναφορά συνοψίζοντας τις πωλήσεις της εβδομάδας. Οι εργοδότες χρησιμοποιούν αυτές τις αναφορές για να αξιολογήσουν την απόδοση του καταστήματος, τα επίπεδα τιμών και τις παραγγελίες που έλαβαν.
- Εάν υποβάλετε μια εβδομαδιαία έκθεση για πρακτική ή ερευνητική εργασία, ο σκοπός της έκθεσης είναι να δείξετε στον προϊστάμενό σας ή τον εκπαιδευτή σας πόσο προχωράτε και να μοιραστείτε τυχόν σημαντικές ανακαλύψεις και ανακαλύψεις.
Βήμα 2. Αποφασίστε ποιος θα διαβάσει την έκθεση
Το να γνωρίζετε ποιος είναι το κοινό σας είναι απαραίτητο για τον προγραμματισμό μιας έκθεσης. Εάν δεν γνωρίζετε ποιος θα διαβάσει την έκθεση (και γιατί), δεν έχετε κανέναν τρόπο να γνωρίζετε ποιες πληροφορίες είναι πιο σημαντικές.
- Ο προσδιορισμός του κοινού σας θα σας βοηθήσει επίσης να καταλάβετε πώς πρέπει να δομηθεί η αναφορά σας και ποια γλώσσα να χρησιμοποιήσετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε μια αληθινή αναφορά εάν το κοινό είναι μια ομάδα πέντε ετών από ό, τι αν το γράφατε για στελέχη μιας μεγάλης εταιρείας.
- Θα έχετε επίσης μια σαφέστερη εικόνα για το τι γνωρίζει ήδη το κοινό σας και τι πρέπει να εξηγήσετε λεπτομερέστερα ή πρέπει να παράσχετε πρόσθετες πηγές αναφοράς. Για παράδειγμα, εάν συντάσσετε μια εβδομαδιαία έκθεση για νομικό ζήτημα και θα διαβαστεί από μια ομάδα δικηγόρων, δεν χρειάζεται να παράσχετε μια λεπτομερή περίληψη του νόμου. Ωστόσο, μια τέτοια περίληψη μπορεί να είναι απαραίτητη εάν συντάσσετε μια αναφορά σχετικά με το θέμα για στελέχη ή διαχειριστές που δεν έχουν νομική γνώση.
- Εάν η έκθεση απαιτείται για πρακτική άσκηση, ερευνητικό έργο ή άλλη ακαδημαϊκή δραστηριότητα, λάβετε υπόψη ότι το κοινό δεν είναι ο λέκτορας ή ο εκπαιδευτής σας, αν και η έκθεση θα υποβληθεί σε αυτούς. Για να βρείτε κοινό σε αυτό το πλαίσιο, εστιάστε στη φύση του έργου σας και την πειθαρχία σας στο σύνολό της.
Βήμα 3. Δώστε προτεραιότητα στα κύρια σημεία της έκθεσης
Ενώ θα πρέπει να προσπαθήσετε να διατηρήσετε την αναφορά σας όσο το δυνατόν πιο συνοπτική, είναι πιθανό το κοινό σας να μην το διαβάσει όλο. Για να απαντήσετε σε αυτό, θα πρέπει να τοποθετήσετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες ή το τελικό αποτέλεσμα στην αρχή της έκθεσης.
- Για παράδειγμα, εάν η έκθεση έχει ως στόχο να συγκρίνει και να αντιπαραβάλει τρεις διαφορετικές μάρκες εξοπλισμού και να προτείνει αυτήν που πιστεύετε ότι είναι η πιο κατάλληλη για τις ανάγκες της εταιρείας, το συμπέρασμα θα πρέπει να γραφτεί στην αρχή. Στη συνέχεια, μπορείτε να δώσετε μια εξήγηση για το γιατί.
- Γενικά, η πρώτη σελίδα της έκθεσης πρέπει να περιέχει μια περίληψη των αποτελεσμάτων, συστάσεων ή συμπερασμάτων. Χρησιμοποιήστε την υπόλοιπη έκθεση για να εμβαθύνετε και οι αναγνώστες θα διαβάσουν περαιτέρω εάν αισθάνονται την ανάγκη ή θέλουν να διευρύνουν την κατανόησή τους για τα ευρήματά σας.
Βήμα 4. Να γνωρίζετε το «πεπρωμένο» που βιώνει συνήθως μια έκθεση
Στις περισσότερες περιπτώσεις, δημιουργούνται εβδομαδιαίες αναφορές για απαιτήσεις διατήρησης δεδομένων και καταχωρούνται στα κατάλληλα αρχεία. Οι εβδομαδιαίες αναφορές σπάνια διαβάζονται ολόκληρες στα περισσότερα πλαίσια και δεν πρέπει να περιμένετε διαφορετικά.
- Ωστόσο, μην χρησιμοποιείτε αυτό το γεγονός ως δικαιολογία για να παραποιήσετε αναφορές ή να εργαστείτε σε αυτές, ώστε να είναι χαμηλής ποιότητας. Οι αναφορές πρέπει να αντικατοπτρίζουν τον εαυτό σας και την εργασιακή σας ηθική. Μια πρόχειρα δημιουργημένη έκθεση είναι πιθανό να γίνει αντιληπτή και το να πεις «ήξερα ότι δεν θα το διαβάσεις» δεν αποτελεί δικαιολογία για την παραγωγή ενός υποτυπώδους προϊόντος εργασίας.
- Ενώ η έκθεση στο σύνολό της πρέπει να είναι υψηλής ποιότητας και καλογραμμένη, εστιάστε στα τμήματα της έκθεσης που το πιο πιθανό είναι να διαβάσει το κοινό. Αυτή η ενότητα είναι συνήθως μια συνοπτική περίληψη ή σύσταση. Πρέπει να το γράψετε χωρίς το παραμικρό λάθος.
- Λάβετε υπόψη ότι οι ανώτεροι δεν διαβάζουν ολόκληρο το περιεχόμενο της έκθεσης όχι επειδή δεν ενδιαφέρονται ή επειδή δεν είναι σημαντικοί. Τα άτομα σε ανώτερα διοικητικά ή εκτελεστικά αξιώματα είναι πολύ απασχολημένα και είναι εξειδικευμένα στη συλλογή των πληροφοριών που απαιτούνται για αποτελεσματική λήψη αποφάσεων. Δεν θα διαβάσουν ολόκληρη την έκθεση εκτός εάν είναι απολύτως απαραίτητο, αλλά θα την αποθηκεύσουν σε περίπτωση που θέλουν να την διαβάσουν ξανά αργότερα.
Μέρος 2 από 3: Μορφοποίηση αναφορών
Βήμα 1. Ζητήστε ένα δείγμα
Πολλές εταιρείες έχουν μια τυπική μορφή για εβδομαδιαίες αναφορές και οι διευθυντές ή τα στελέχη μπορεί να έχουν συνηθίσει να λαμβάνουν πληροφορίες με αυτόν τον τρόπο. Η χρήση διαφορετικών μορφών μπορεί να οδηγήσει σε απογοήτευση και σύγχυση.
- Αυτό είναι πολύ σημαντικό στην προετοιμασία των εκθέσεων πωλήσεων. Οι διαχειριστές έχουν συνηθίσει να εξετάζουν τις αναφορές με μια ματιά και να γνωρίζουν πού στη σελίδα θα βρουν συγκεκριμένους αριθμούς ή πληροφορίες. Η χρήση διαφορετικών μορφών γίνεται αναποτελεσματικό μέτρο επειδή αναγκάζονται να διαβάσουν ολόκληρη την έκθεση για να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται.
- Ελέγξτε με τον βοηθό διαχείρισης για να δείτε αν υπάρχει πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να γράψετε μια αναφορά. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να το δημιουργήσετε από την αρχή με μια εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου. Πολλές εταιρείες διαθέτουν πρότυπα εγγράφων με τις σωστές ρυθμίσεις, συμπεριλαμβανομένων περιθωρίων, πινάκων, στυλ παραγράφων και γραμματοσειρών.
Βήμα 2. Εξετάστε τις μεθόδους αποστολής
Εάν υποβάλετε την αναφορά ως έντυπο έγγραφο ή ως συνημμένο e-mail, η μορφή θα είναι διαφορετική από αυτήν που είχατε γράψει ως μέρος του κειμένου του e-mail.
- Για παράδειγμα, εάν στέλνετε την αναφορά ως συνημμένο e-mail, πρέπει να συμπεριλάβετε μια συνοπτική περίληψη στο κείμενο του e-mail. Με αυτόν τον τρόπο, οι αναγνώστες δεν χρειάζεται να ανοίξουν το παράρτημα για να κατανοήσουν τις κύριες πτυχές της αναφοράς σας.
- Εάν υποβάλετε την αναφορά σας ως φυσικό έγγραφο, πιθανότατα θα χρειαστεί να συμπεριλάβετε μια συνοδευτική επιστολή ή μια σελίδα τίτλου, ώστε η αναφορά να μπορεί να αναγνωριστεί και να αρχειοθετηθεί σωστά.
- Ανεξάρτητα από τον τρόπο υποβολής της αναφοράς σας, βεβαιωθείτε ότι το όνομά σας περιλαμβάνεται σε όλες τις σελίδες και ότι όλες οι σελίδες είναι αριθμημένες με τη μορφή "Χ του Υ" (διαβάστε: σελίδα Χ του Υ συνολικά). Τα φύλλα των αναφορών μπορούν εύκολα να διασκορπιστούν και με μια γρήγορη ματιά θα πρέπει να είναι σε θέση να διαπιστώσει εάν η αναφορά είναι πλήρης και ποιος την έκανε.
- Μπορείτε εύκολα να συμπεριλάβετε τις απαιτούμενες πληροφορίες ως κεφαλίδα (κεφαλίδα) σε κάθε σελίδα. Για παράδειγμα, η κεφαλίδα θα μπορούσε να έχει ως εξής: «Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 από 7"
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε μια συνοπτική περίληψη
Η συνοπτική περίληψη είναι μια σύντομη περίληψη ολόκληρης της έκθεσης, συνήθως μόνο μια ή δύο παράγραφο, με μερικές προτάσεις για κάθε τμήμα της έκθεσης. Η γενική ιδέα είναι ότι ένα στέλεχος μπορεί να διαβάσει αυτήν την περίληψη και εφόσον ευθυγραμμίζεται με τις αρχικές προσδοκίες του για το συγκεκριμένο ζήτημα, μπορεί να αναλάβει δράση χωρίς να διαβάσει περαιτέρω.
- Κατά τη δημιουργία μιας συνοπτικής περίληψης, είναι πολύ σημαντικό να χρησιμοποιείτε σαφή και περιεκτική γλώσσα, έτσι ώστε να είναι εύκολο να κατανοηθεί. Αποφύγετε την ορολογία ή συγκεκριμένους όρους που απαιτούν επεξήγηση, ακόμα κι αν γνωρίζετε ότι το κοινό σας είναι πολύ εξοικειωμένο με αυτούς τους όρους.
- Γράψτε την συνοπτική περίληψη στο τέλος, αφού ολοκληρώσετε όλες τις άλλες ενότητες της έκθεσης. Άλλωστε, δεν μπορείτε να συνοψίσετε κάτι που δεν έχει γραφτεί ακόμα. Ακόμα κι αν έχετε ήδη μια λεπτομερή περιγραφή του τι πρέπει να γράψετε στην αναφορά σας, τα πράγματα μπορούν να αλλάξουν κατά τη διαδικασία σύνταξης.
Βήμα 4. Δημιουργήστε μια δομή για τις παραγράφους και τις ενότητες της αναφοράς
Μόλις κατανοήσετε τη μορφή που θα χρησιμοποιηθεί για τη σύνταξη της αναφοράς, δημιουργήστε ένα περίγραμμα για τις ενότητες της αναφοράς που ταιριάζουν στον σκοπό της αναφοράς.
- Ελέγξτε το περίγραμμα για να βεβαιωθείτε ότι όλα ρέουν λογικά από τη μια ενότητα στην άλλη και βεβαιωθείτε ότι το περίγραμμα έχει σχεδιαστεί για να ταιριάζει στο κοινό που έχει προσδιοριστεί για την αναφορά.
- Σε γενικές γραμμές, η έκθεση θα περιλαμβάνει μια συνοπτική περίληψη, εισαγωγή, συμπεράσματα και συστάσεις, πορίσματα και συζήτηση και μια λίστα αναφορών. Μπορείτε να συμπεριλάβετε συνημμένα που περιέχουν σχετικά δεδομένα, καθώς και έναν πίνακα περιεχομένων για μεγαλύτερες αναφορές. Ωστόσο, οι εβδομαδιαίες αναφορές συνήθως δεν είναι τόσο μεγάλες.
- Κάθε τμήμα της έκθεσης αναφέρεται σε ένα συγκεκριμένο θέμα. Σε εκείνη την ενότητα, κάθε παράγραφος αφορά μια ιδέα. Για παράδειγμα, εάν μια ενότητα της αναφοράς έχει τον τίτλο "Kids Popular Brands", μπορείτε να γράψετε μια ξεχωριστή παράγραφο για κάθε επωνυμία. Εάν κάνετε διάκριση μεταξύ ρούχων για αγόρια και κορίτσια, δημιουργήστε μια υποενότητα (με τους κατάλληλους υπότιτλους) για κάθε μάρκα, στη συνέχεια μια παράγραφο που συζητά τα ρούχα των αγοριών που προσφέρει η μάρκα και μια άλλη παράγραφο για τα ρούχα των κοριτσιών.
Βήμα 5. Δημιουργήστε μια σελίδα τίτλου ή συνοδευτική επιστολή εάν είναι απαραίτητο
Οι συντομότερες αναφορές ενδέχεται να μην απαιτούν ξεχωριστή σελίδα τίτλου, αλλά οι μεγαλύτερες αναφορές πρέπει να περιλαμβάνουν μια ειδική σελίδα που να σας προσδιορίζει ως συντάκτη της αναφοράς και να εξηγεί συνοπτικά τον σκοπό της αναφοράς.
- Η σελίδα τίτλου διαφέρει από την συνοπτική περίληψη και στην ουσία περιλαμβάνει τις πληροφορίες που απαιτούνται για την εκπλήρωση διοικητικών σκοπών, ώστε η αναφορά να καταχωρηθεί σωστά.
- Οι εργοδότες μπορεί να έχουν μια ειδική εισαγωγική σελίδα που απαιτείται για εβδομαδιαίες αναφορές. Αν ναι, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τη σωστή μορφή.
- Τουλάχιστον, η σελίδα τίτλου θα πρέπει να περιλαμβάνει τον τίτλο ή την περιγραφή της αναφοράς (π.χ. «Εβδομαδιαία έκθεση πωλήσεων»), το όνομά σας και τα ονόματα άλλων συνεισφέροντων, το όνομα της εταιρείας και την ημερομηνία που ολοκληρώσατε ή υποβάλατε την αναφορά Το
Μέρος 3 από 3: Χρήση Ισχυρής Γλώσσας
Βήμα 1. Δημιουργήστε αποτελεσματικούς τίτλους και υπότιτλους
Οι επικεφαλίδες και οι υπότιτλοι επιτρέπουν στους αναγνώστες να βρουν γρήγορα συγκεκριμένα τμήματα της έκθεσης που τους ενδιαφέρουν ή τι θέλουν να διαβάσουν για να λάβουν περισσότερες υποστηρικτικές πληροφορίες σχετικά με τα συμπεράσματα ή τις προτάσεις σας.
- Βεβαιωθείτε ότι ο τίτλος και ο υπότιτλος περιγράφουν το περιεχόμενο της ενότητας ή της υποενότητας άμεσα και με ακρίβεια.
- Για παράδειγμα, κατά τη σύνταξη μιας εβδομαδιαίας έκθεσης πωλήσεων, ενδέχεται να συμπεριλάβετε ενότητες που συζητούν "Τάσεις γυναικείας ένδυσης", "Ανδρικές τάσεις μόδας" και "Δημοφιλείς παιδικές μάρκες". Μέσα σε αυτές τις ενότητες, μπορείτε να τοποθετήσετε υπότιτλους για να επισημάνετε ορισμένες τάσεις ή δημοφιλείς μάρκες.
- Χρησιμοποιήστε την ίδια γραμματική κατασκευή για όλες τις επικεφαλίδες, έτσι ώστε οι αναφορές να ακούγονται λογικές και συνεπείς. Για παράδειγμα, εάν ο πρώτος τίτλος γράφει "Χτίζοντας μια βάση στα ανδρικά ρούχα", ο δεύτερος τίτλος θα πρέπει να είναι "Leading the Women's Clothing Trend" και όχι κάτι σαν "Γυναικείες πωλήσεις ρούχων".
Βήμα 2. Γράψτε μια έκθεση χρησιμοποιώντας σαφείς και απλές προτάσεις
Η συνοπτική γραφή με προτάσεις δομημένες σε μια τυπική σειρά «υποκείμενο-ρήμα-αντικείμενο» παρέχει διαύγεια σκέψης και προσδίδει αξιοπιστία στις συστάσεις και τα συμπεράσματά σας.
- Αφού γράψετε την πρώτη έκδοση της έκθεσης, διαβάστε την προσεκτικά και εξαλείψτε κάθε περιττή γλώσσα. Βρείτε την ενέργεια για κάθε πρόταση και τόπο που πραγματοποίησε τη δράση δίπλα στο ρήμα. Σκεφτείτε κάθε πρόταση σαν να έλεγε «ποιος έκανε τι».
- Αφαιρέστε τις περιττές προτάσεις και χρησιμοποιήστε φράσεις παύσης όπως "εκτός από", "με σκοπό" ή "κατά σειρά".
- Μπορεί να νομίζετε ότι αυτό το στυλ γραφής είναι βαρετό, αλλά ο σκοπός της σύνταξης εβδομαδιαίων αναφορών δεν είναι η διασκέδαση. Αυτό το στυλ είναι πιο αποτελεσματικό για να μεταδώσετε την άποψή σας και να μεταφέρετε πληροφορίες στον αναγνώστη.
Βήμα 3. Βεβαιωθείτε ότι η γραφή σας είναι αντικειμενική και αμερόληπτη
Οι συστάσεις σας θα πρέπει να βασίζονται σε συγκεκριμένα στοιχεία, όχι απόψεις ή συναισθήματα. Πείστε τον αναγνώστη με ισχυρά, σαφώς γραμμένα γεγονότα.
- Αποφύγετε τα περιττά επίθετα και άλλες λέξεις και φράσεις που έχουν αρνητικούς ή θετικούς συνειρμούς. Αντ 'αυτού, επικεντρωθείτε στη συγγραφή επιχειρημάτων που βασίζονται σε γεγονότα.
- Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι προτείνετε μια προώθηση για έναν από τους πωλητές στην εβδομαδιαία αναφορά σας. Υποστηρίξτε τη σύσταση με γεγονότα που δείχνουν ότι ο εργαζόμενος είναι άξιος, αντί να καταγράφετε υποκειμενικές ή συναισθηματικές λεπτομέρειες. Η φράση «Η Σάρι έχει σταθερά υψηλές πωλήσεις στο κατάστημά μας, παρόλο που εργάζεται μόνο 15 ώρες την εβδομάδα» θα ήταν καλύτερη από το «Η Σάρι είναι η πιο φιλική μου υπάλληλος και προσπαθεί πάντα το καλύτερο, παρόλο που πρέπει να περιορίζει τις ώρες της για να την φροντίζει άρρωστη μητέρα ».
Βήμα 4. Χρησιμοποιήστε δυνατές λέξεις
Όταν γράφετε με ενεργή φωνή, χρησιμοποιείτε τη μία λέξη που λέει στον αναγνώστη ποια ενέργεια λαμβάνει χώρα στην πρόταση, δηλαδή το ρήμα. Χρησιμοποιήστε σύντομα, δυνατά ρήματα που περιγράφουν με σαφήνεια τη δράση που λαμβάνει χώρα.
- Επιλέξτε απλά ρήματα. Για παράδειγμα, η "χρήση" είναι καλύτερη από τη "χρήση".
- Τα ρήματα που περιγράφουν διαδικασίες, όπως σκέψη, γνώση, κατανόηση και πίστη, είναι μερικές φορές απαραίτητα, αλλά γενικά είναι λιγότερο ισχυρά από τα ρήματα που περιγράφουν δράση. Σως χρειαστεί να εμβαθύνεις σε μια δήλωση και να τη μετατρέψεις σε δράση. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Πιστεύω ότι οι πωλήσεις μας θα αυξηθούν τους επόμενους μήνες". Τροποποιήστε τη δήλωση και μάθετε γιατί την πιστεύετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να γράψετε μια πρόταση που οδηγεί σε δράση όπως: «Ιστορικά, οι πωλήσεις αυξάνονται κατά την περίοδο των γιορτών. Προβλέπω ότι οι πωλήσεις θα αυξηθούν τον Νοέμβριο και τον Δεκέμβριο ».
- Για να διατηρήσετε τη γραφή προσανατολισμένη στη δράση, ελέγξτε την αναφορά και προσπαθήστε να καταργήσετε τις προθέσεις και να τις αντικαταστήσετε με ισχυρότερα ρήματα. Για παράδειγμα, η "γενική συναίνεση" μπορεί να απλοποιηθεί σε "συναίνεση" και εάν κάποιος "παρέχει προστασία", η εντύπωση γίνεται ακόμη πιο ισχυρή λέγοντας ότι "προστατεύει".
Βήμα 5. Αποφύγετε την παθητική φωνή
Όταν γράφετε με παθητική φωνή, ασκείτε λιγότερο άγχος στο άτομο που το κάνει και δίνετε μεγαλύτερη έμφαση στο αντικείμενο της δράσης. Αν και σε ορισμένες περιπτώσεις είναι απαραίτητο για πολιτικούς ή διπλωματικούς λόγους, η χρήση της παθητικής φωνής οδηγεί συχνά σε ασαφή και μπερδεμένη γραφή.
- Η ενεργή φωνή επιβραβεύει το άτομο που έκανε τη δράση και δείχνει στον αναγνώστη της έκθεσης ποιος είναι υπεύθυνος για τη δράση. Για να καταλάβετε γιατί αυτό είναι σημαντικό, φανταστείτε ότι έχετε διαβάσει ένα άρθρο για μια πυρκαγιά που λέει: «Ευτυχώς, όλα τα παιδιά σώθηκαν». Η ταυτότητα του ατόμου (ή των προσώπων) που έσωσε τα παιδιά είναι σημαντική. Εάν η πρόταση γράφει «Ο τοπικός ιερέας, ο πατέρας Γιόχαν, πήγαινε πέρα δώθε μέσα από τη φωτιά που περιέβαλε το ορφανοτροφείο και έσωσε όλα τα παιδιά», τώρα ξέρετε ποιος αξίζει τον τίτλο που είναι ήρωας σε αυτήν την κατάσταση.
- Οι ενεργητικές προτάσεις είναι επίσης σημαντικές για την ανάληψη ευθύνης για ενέργειες που μπορεί να έχουν αρνητικές συνέπειες. Εάν γράψετε "Παρουσιάστηκε σφάλμα" στην αναφορά σας, το αφεντικό σας θα θέλει να μάθει ποιος έκανε το λάθος, ώστε να μπορεί να επιβάλει την κατάλληλη ποινή. Εάν κάνετε λάθος, τότε η παραδοχή και η ανάληψη ευθύνης για την πράξη θα σας βοηθήσει πραγματικά.
- Για να βρείτε και να εξαλείψετε γραπτές παθητικές προτάσεις, αναζητήστε ρήματα που ξεκινούν με "di-". Όταν το βρείτε, προσδιορίστε τη δράση στην πρόταση, μάθετε ποιος την έκανε και μετακινήστε την στην αρχή και το μέσο της πρότασης.
Βήμα 6. Μεταφέρετε πληροφορίες χρησιμοποιώντας οπτικά στοιχεία
Οι πίνακες και τα γραφήματα είναι πολύ πιο εύκολο να διαβαστούν και να ακολουθηθούν από τις παραγράφους που παρέχουν τις ίδιες πληροφορίες, ειδικά αν οι πληροφορίες που πρέπει να μεταφερθούν αποτελούνται από πολλούς αριθμούς.
- Επιλέξτε τα σωστά οπτικά στοιχεία για να μεταφέρετε πληροφορίες στους αναγνώστες με τρόπο που τους είναι χρήσιμος και αντικατοπτρίζει τον σκοπό της έκθεσης.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε ένα γράφημα γραμμής για να δείξετε την τάση αύξησης των πωλήσεων μάλλινων μπουφάν. Αυτός ο τρόπος παρουσίασης πληροφοριών θα είναι πιο αποτελεσματικός στην εμφάνιση της αύξησης από έναν πίνακα με τον αριθμό των μάλλινων μπουφάν που πωλούνται κάθε μήνα, επειδή ο πίνακας απαιτεί από τον αναγνώστη να εξετάσει όλους τους αριθμούς, να τους συγκρίνει και να αναγνωρίσει ότι υπάρχει αύξηση. Όλα αυτά μπορούν να γίνουν με την απλή εμφάνιση ενός απλού γραφήματος γραμμών.
- Λάβετε υπόψη ότι το μάτι έλκεται από οπτικά στοιχεία. Βεβαιωθείτε ότι αυτά τα στοιχεία φαίνονται τακτοποιημένα και οργανωμένα και ότι έχουν τοποθετηθεί στη σωστή θέση στο επάνω μέρος της σελίδας. Απλώς παρουσιάζετε τα οπτικά στοιχεία που είναι σημαντικά για τη σύσταση ή το συμπέρασμά σας.
Βήμα 7. Εξαλείψτε την ορολογία
Κάθε κλάδος ή ακαδημαϊκός κλάδος έχει ορισμένους αναπόφευκτους όρους, καθώς και λέξεις-φράσεις που κερδίζουν δημοτικότητα από γνωστά βιβλία ή άρθρα. Ενώ μερικές φορές είναι χρήσιμες, αυτές οι λέξεις συνήθως δεν προσθέτουν αξία ή αποτυγχάνουν να μεταδώσουν το μήνυμα αποτελεσματικά.
- Η σύνταξη μιας λίστας κοινών λέξεων -κλειδιών του κλάδου, ώστε να μην τις χρησιμοποιείτε υπερβολικά στις αναφορές σας, μπορεί να είναι χρήσιμη. Όταν ολοκληρωθεί η αναφορά, μπορείτε να αναζητήσετε αυτές τις λέξεις στο έγγραφο και να τις αντικαταστήσετε εάν είναι απαραίτητο.
- Λάβετε υπόψη ότι για τον αναγνώστη, η υπερβολική χρήση μοντέρνων λέξεων-κλειδιών δεν σημαίνει ότι είστε «καλά ενημερωμένοι» στον τομέα, αλλά μάλλον δημιουργεί την αντίθετη εντύπωση. Γενικά, τα στελέχη και οι διευθυντές είναι μεγαλύτεροι και έχουν δει εκατοντάδες τέτοιες λέξεις να έρχονται και να φεύγουν. Εάν το χρησιμοποιείτε πάρα πολύ, θα πιστεύουν ότι είστε τεμπέληδες και δεν ξέρετε για τι μιλάτε ή απλώς προσπαθούν να τους εντυπωσιάσουν.
- Θα πρέπει επίσης να αποφύγετε τη χρήση υπερβολικά περίπλοκων όρων. Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια αναφορά που συνοψίζει ένα νομικό ζήτημα, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να την πιπερώσετε με πολλή νομική ορολογία.
Βήμα 8. Εκτελέστε έναν προσεκτικό έλεγχο χαρακτήρων
Οι αναφορές γεμάτες τυπογραφικά και γραμματικά λάθη μπορεί να είναι δυσάρεστες για τους αναγνώστες και να αντικατοπτρίζουν μια αρνητική εικόνα για εσάς. Συντάξτε την έκθεση πολύ πριν από την προθεσμία, ώστε να έχετε αρκετό χρόνο για να κάνετε έναν σωστό έλεγχο χαρακτήρων.
- Εκτελέστε ένα πρόγραμμα γραμματικής και ορθογραφικού ελέγχου στην εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου που χρησιμοποιείτε. Αυτό το πρόγραμμα θα παραλείψει πολλά λάθη, ειδικά τυπογραφικά λάθη που καταλήγουν σε ομοφωνικά σφάλματα (π.χ. πληκτρολόγηση "φορτωμένο", όταν θέλετε να γράψετε "συνθήκη").
- Ο προσεκτικός έλεγχος χαρακτήρων αντίστροφα (πίσω προς τα εμπρός) είναι ένας καλός τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χάσετε λάθη. Επιπλέον, εάν είστε εξοικειωμένοι με αυτό που θέλετε να γράψετε, θα περάσετε λάθη όπως λέξεις που λείπουν επειδή ο εγκέφαλος τις ολοκληρώνει αυτόματα. Αυτό δεν θα συμβεί αν το ελέγξετε από πίσω προς τα εμπρός.
- Η ανάγνωση των αναφορών δυνατά είναι ένας άλλος αποτελεσματικός τρόπος για να εντοπίσετε σφάλματα και να επεξεργαστείτε το στυλ γραφής. Εάν δυσκολεύεστε να διαβάσετε μια συγκεκριμένη πρόταση ή παράγραφο, το πιθανότερο είναι ότι αυτό το μέρος είναι δύσκολο να κατανοηθεί γιατί οι αναγνώστες θα έχουν επίσης την ίδια δυσκολία. Διορθώστε τα δύσκολα μέρη ώστε να μπορούν να ρέουν καλύτερα.
