Στην αρχή, η σύνταξη αναφοράς εργασίας μπορεί να φαίνεται δύσκολη, αλλά στην πραγματικότητα είναι πιο εύκολη από όσο νομίζετε. Οι αναφορές εργασίας χρησιμοποιούνται συνήθως για να εξηγήσουν την πρόοδο ενός συγκεκριμένου έργου ή να δώσουν συμπεράσματα και συστάσεις για ορισμένα ζητήματα στο χώρο εργασίας. Για να γράψετε εύκολα μια αποτελεσματική έκθεση εργασίας, ξεκινήστε εξετάζοντας το σκοπό, το κοινό, την έρευνα και το μήνυμά σας. Συντάξτε μια αναφορά χρησιμοποιώντας τη μορφή αναφοράς επιχείρησης. Πραγματοποιήστε αναθεωρήσεις ώστε η έκθεση να είναι αποτελεσματική.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Σχεδιασμός έκθεσης εργασίας
Βήμα 1. Προσδιορίστε το σκοπό και το θέμα της έκθεσης
Μερικές φορές, μπορεί να σας ζητηθεί να κάνετε μια αναφορά. Ο σκοπός ή το θέμα της έκθεσης θα αναφέρεται πιθανότατα στο αίτημα. Εάν δεν είστε σίγουροι για έναν στόχο ή ένα θέμα, σκεφτείτε το μήνυμα που θέλετε να μεταφέρετε στους αναγνώστες σας. Μπορείτε επίσης να διευκρινίσετε με τον επόπτη ή τον προϊστάμενό σας.
Για παράδειγμα, ο στόχος σας μπορεί να είναι να αναλύσετε ένα επιχειρηματικό ζήτημα, να εξηγήσετε τα αποτελέσματα ενός έργου στο οποίο εργάζεστε ή να δώσετε σε έναν επόπτη ένα περίγραμμα της προόδου της εργασίας σας
Βήμα 2. Επιλέξτε έναν τόνο και γλώσσα που ταιριάζει στον αναγνώστη
Εξετάστε τις γνώσεις του αναγνώστη και τις φράσεις που γνωρίζουν. Όταν γράφετε μια αναφορά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ορολογία και πιο επαγγελματική γλώσσα από ό, τι όταν γράφετε για το κοινό.
- Ποιος θα διαβάσει την έκθεση; Εξετάστε τυχόν αναγνώστες που είναι πιθανό να χρησιμοποιήσουν την αναφορά σας.
- Εάν το αναγνωστικό σας κοινό είναι ετερογενές, γράψτε ολόκληρες τις πληροφορίες για τον αναγνώστη που έχει τις λιγότερες γνώσεις για αυτά που γράφετε. Ωστόσο, χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες για κάθε ενότητα, έτσι ώστε οι πιο μορφωμένοι αναγνώστες να μπορούν να παραλείψουν πληροφορίες που δεν θεωρούν απαραίτητες. Μπορείτε επίσης να γράψετε συγκεκριμένες ενότητες για να απευθυνθείτε σε συγκεκριμένες ομάδες αναγνωστών.
Βήμα 3. Συλλέξτε δεδομένα και υποστηρικτικό υλικό, εάν υπάρχουν
Συμπεριλάβετε το υλικό που χρησιμοποιήσατε ως βάση για τα συμπεράσματα ή τις συστάσεις σας. Θα ανατρέξετε σε αυτά τα υλικά κατά την προετοιμασία της έκθεσης. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να συμπεριλάβετε αυτά τα υλικά στο προσάρτημα της έκθεσης. Παρακάτω είναι οι τύποι υλικού που μπορείτε να συμπεριλάβετε κατά την προετοιμασία μιας αναφοράς:
- Οικονομικές πληροφορίες
- Διάγραμμα
- Διάγραμμα
- Στατιστικές πληροφορίες
- Επισκόπηση
- Ερωτηματολόγιο
- Αποτελέσματα συνεντεύξεων με ειδικούς, συναδέλφους, πελάτες κ.λπ.
Βήμα 4. Ελέγξτε την πρόοδό σας εάν γράφετε μια έκθεση προόδου
Αντ 'αυτού, δώστε ένα περίγραμμα της εργασίας που έχετε κάνει, της εργασίας που θα κάνετε και εάν η εργασία ήταν σύμφωνη με τον αρχικό στόχο. Σκεφτείτε την έκθεση ως απάντηση στις ερωτήσεις που μπορεί να έχουν οι άνθρωποι σχετικά με το έργο σας. Ακολουθούν οι ερωτήσεις που πρέπει να απαντήσετε στην έκθεση:
- Έχει αλλάξει το εύρος των εργασιών;
- Τι εργασία έχετε ολοκληρώσει από την τελευταία έκθεση;
- Τι δουλειά θα κάνεις;
- Θα ολοκληρωθεί το έργο σας εγκαίρως; Αν όχι, γιατί;
- Τι πρόβλημα αντιμετωπίσατε και πώς το λύσατε;
- Τι μαθήματα πήρατε αυτόν τον μήνα;
Βήμα 5. Περιγράψτε τις πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβετε στην αναφορά
Γράψτε ένα περίγραμμα της ιδέας σας ως οδηγό. Όταν σκιαγραφείτε, αναπτύξτε κεφαλίδες αναφορών για να οργανώσετε αυτό που πρόκειται να πείτε. Αυτό το περίγραμμα δεν χρειάζεται να είναι προσεγμένο ή καλογραμμένο γιατί μόνο εσείς θα το χρησιμοποιείτε.
- Γενικά, η έκθεση ξεκινά με μια επεξήγηση των αποτελεσμάτων, των συμπερασμάτων ή των συστάσεων. Μετά από αυτό, εξηγήστε πώς καταλήξατε σε αυτό το συμπέρασμα και τον τρόπο σκέψης σας εάν είναι δυνατόν.
- Εάν πρόκειται να κάνετε ένα αμφιλεγόμενο συμπέρασμα ή σύσταση, εξηγήστε τη διαδικασία και το σκεπτικό σας, έτσι ώστε ο αναγνώστης να κατανοήσει τους λόγους πίσω από τα συμπεράσματα και τις συστάσεις σας.
Μέρος 2 από 3: Σύνταξη έκθεσης εργασίας
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε μια σελίδα εξωφύλλου ή μια σελίδα τίτλου
Η σελίδα τίτλου πρέπει να περιέχει το όνομα της αναφοράς που ακολουθείται από την ημερομηνία υποβολής σε ξεχωριστή γραμμή. Στην τρίτη γραμμή, γράψτε τα ονόματα όλων των συντακτών της αναφοράς. Μετά από αυτό, γράψτε το όνομα του οργανισμού στην τέταρτη γραμμή.
- Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να συμπεριλάβετε μια συνοδευτική επιστολή που να εξηγεί γιατί γράφετε την έκθεση, τι περιέχει και τι πρέπει να κάνετε στη συνέχεια. Αυτό το είδος επιστολής χρησιμοποιείται συνήθως όταν η διαδικασία σύνταξης μιας έκθεσης διαρκεί πολύ ή ο συγγραφέας πιστεύει ότι ο αναγνώστης χρειάζεται πρόσθετες εξηγήσεις πριν σκάψει στην έκθεση.
- Για αναφορές προόδου, γράψτε το όνομά σας, το όνομα του έργου, την ημερομηνία και την περίοδο αναφοράς στη σελίδα τίτλου. Γράψτε τα σε διαφορετικές γραμμές. Μπορείτε να επισημάνετε κάθε γραμμή με λέξεις, όπως "όνομα", "όνομα έργου", "ημερομηνία" και "περίοδος αναφοράς". Μπορείτε επίσης να γράψετε πληροφορίες για αυτά τα πράγματα χωρίς ετικέτες.
- Ρωτήστε το αφεντικό σας εάν υπάρχουν συγκεκριμένες συστάσεις στην αναφορά εργασίας. Αυτές οι συστάσεις είναι η καλύτερη πηγή υλικού για την προετοιμασία αναφορών.
Βήμα 2. Δημιουργήστε μια συνοπτική περίληψη που περιέχει βασικές πληροφορίες
Συμπεριλάβετε τα συμπεράσματά σας, τις αιτιολογήσεις και τις προτάσεις σας. Ο αναγνώστης θα κατανοήσει τα βασικά σημεία της έκθεσης χωρίς να χρειαστεί να την διαβάσει ολόκληρη. Δεν χρειάζεται να μπείτε σε πολλές λεπτομέρειες, αλλά ο αναγνώστης πρέπει να καταλάβει την περιγραφή της έκθεσής σας. Η συνοπτική περίληψη πρέπει να είναι μισή έως μία σελίδα.
- Δεν χρειάζεται να συνοψίσετε ολόκληρη την αναφορά. Εστιάστε στις σημαντικές ιδέες της έκθεσης, όπως η κύρια σύσταση ή συμπέρασμα.
- Εάν γράφετε μια αναφορά προόδου, παραλείψτε αυτήν την ενότητα.
Βήμα 3. Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων
Παραθέστε όλες τις επικεφαλίδες των ενοτήτων της αναφοράς και τους αριθμούς σελίδων τους. Αυτή η λίστα θα διευκολύνει τους αναγνώστες να χρησιμοποιήσουν την αναφορά σας και να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται.
- Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες και επικεφαλίδες για κάθε ενότητα, ώστε η αναφορά να είναι ευανάγνωστη.
- Εάν γράφετε μια αναφορά προόδου, συνήθως δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων, εκτός εάν το ζητήσει το αφεντικό σας. Ωστόσο, συμπεριλάβετε έναν τίτλο και έναν τίτλο για κάθε ενότητα για να κάνετε την αναφορά ευανάγνωστη.
Βήμα 4. Γράψτε μια εισαγωγή για να δώσετε μια ιδέα για την αναφορά σας
Πείτε στον αναγνώστη γιατί γράψατε την έκθεση. Συνοψίστε το πλαίσιο πίσω από την έκθεση και εξηγήστε το σκοπό σας. Αναφέρετε τις ερωτήσεις που θα απαντήσετε στην έκθεση ή τα ζητήματα που θα λύσετε. Περιγράψτε το εύρος και την οργάνωση της έκθεσης.
- Η εισαγωγή δεν χρειάζεται να είναι μακρά. Γράψτε καθαρά και συγκεκριμένα, ώστε οι αναγνώστες να γνωρίζουν το πλαίσιο και το σκοπό χωρίς να χρειάζεται να διαβάσουν πολύ καιρό μια εξήγηση.
- Γράψτε 2-4 παραγράφους για την εισαγωγή.
- Για μια έκθεση προόδου, αρκεί μια εισαγωγική ενότητα 1-2 παραγράφων. Η εισαγωγή θα πρέπει να συνοψίζει το έργο και τους στόχους σας. Μπορείτε επίσης να αναφέρετε το έργο που έχετε ολοκληρώσει και τα επόμενα σχέδιά σας.
Βήμα 5. Εξηγήστε τα αποτελέσματα ή τα συμπεράσματα που αναφέρατε
Περιγράψτε οποιαδήποτε έρευνα ή αξιολόγηση έχετε ολοκληρώσει σχετικά με το έργο. Γράψτε μια συζήτηση και ερμηνεία των ευρημάτων και τη σχέση τους με το θέμα της έκθεσης.
- Γενικά, αυτή η ενότητα αποτελείται από μια εισαγωγική παράγραφο και μια λίστα με τα συμπεράσματά σας.
- Το συμπέρασμα μπορεί να γραφτεί ως εξής: «1. Ο πληθυσμός γερνάει, οπότε οι κίνδυνοι για την υγεία των πελατών μας αυξάνονται ».
- Αν συντάξετε μια έκθεση προόδου, δεν έχετε αποτελέσματα ή συμπεράσματα. Καταγράψτε τα επιτεύγματα ή τις εργασίες που έχετε ολοκληρώσει μετά την εισαγωγή. Μπορείτε να γράψετε 2-4 παραγράφους για αυτήν την ενότητα. Ωστόσο, συνήθως μια λίστα αρκεί. Γράψτε, "Συγκέντρωσε 200.000.000 IDR για να νοικιάσετε σκηνές φεστιβάλ", "Υπογράψτε σύμβαση με την Party Planning Company για τον προγραμματισμό του φεστιβάλ" και "Διεξήγαγε έρευνα 1.500 κατοίκων για να συγκεντρώσει την κοινή γνώμη".
Βήμα 6. Παρέχετε συστάσεις για μελλοντικά βήματα
Οι συστάσεις θα πρέπει να εξηγούν τι θα συμβεί στο μέλλον. Περιγράψτε ποιο πρόβλημα θα μπορούσε να λυθεί χρησιμοποιώντας τη λύση σας και πώς σχετίζεται με το συμπέρασμα που βγάλατε. Αφού γράψετε την εξήγηση, παραθέστε τις συστάσεις κατά αριθμό. Ξεκινήστε κάθε πρόταση με ένα ρήμα. Κάντε μια λίστα προτάσεων και ξεκινήστε με τις πιο σημαντικές.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: «1. Παρέχετε εκπαίδευση Καρδιοπνευμονικής αναζωογόνησης στους εργαζομένους ».
- Εάν συντάσσετε μια έκθεση προόδου, θα πρέπει να δημιουργήσετε μια λίστα με εργασίες ή στόχους στους οποίους θα εργαστείτε/θα επιτύχετε το επόμενο διάστημα. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Βρείτε έναν προμηθευτή για το φεστιβάλ", "Καθορίστε το σχέδιο του φεστιβάλ" και "Παραγγείλετε μια διαφημιστική αφίσα".
Βήμα 7. Συζητήστε τη διαδικασία και το πλαίσιο που βασίζεται στο συμπέρασμα
Περιγράψτε την προσέγγιση που χρησιμοποιήσατε για την ανάλυση του θέματος, του ζητήματος ή του προβλήματος. Ελέγξτε τα ευρήματά σας και, στη συνέχεια, εξηγήστε πώς χρησιμοποιήθηκαν ως βάση για συστάσεις. Χωρίστε τη συζήτηση σε ενότητες. Ονομάστε τις ενότητες ανάλογα με το περιεχόμενό τους.
- Αυτή η ενότητα περιέχει επίσης μια μακρύτερη συζήτηση για έρευνα και αξιολόγηση.
- Αυτό θα πρέπει να είναι το μεγαλύτερο τμήμα στην αναφορά σας.
- Εάν γράφετε μια έκθεση προόδου, μπορείτε να παραλείψετε αυτήν την ενότητα. Μπορείτε να το αντικαταστήσετε με ένα τμήμα για τα σημεία συμφόρησης ενώ εργάζεστε σε ένα έργο και πώς να τα ξεπεράσετε. Writeσως γράψετε: «Πολλοί κάτοικοι δεν επιστρέφουν τις έρευνες επειδή δεν έρχονται με προπληρωμένα ταχυδρομικά τέλη. Μετά από αυτό, θα συμπεριλάβουμε προπληρωμένα ταχυδρομικά τέλη ή θα παρέχουμε μια επιλογή ψηφιακής έρευνας."
Βήμα 8. Παραθέστε τις αναφορές που χρησιμοποιήσατε για την προετοιμασία της αναφοράς
Οι αναφορές μπορούν να έχουν τη μορφή άρθρων σε περιοδικά, ειδήσεων, συνεντεύξεων, ερευνών, ερωτηματολογίων, στατιστικών ευρημάτων και άλλων σχετικών πληροφοριών. Παραθέστε αυτές τις αναφορές στο τέλος της έκθεσης. Τίτλος "Βιβλιογραφία".
- Εκτός εάν σας ζητηθεί να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο στυλ παραπομπής, χρησιμοποιήστε τη μορφή APA στις επιχειρηματικές αναφορές.
- Παραλείψτε αυτό το βήμα εάν προετοιμάζετε μια έκθεση προόδου.
Βήμα 9. Επισυνάψτε συνημμένα σε υλικά όπως έρευνες, ερωτηματολόγια ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Δεν απαιτεί κάθε αναφορά συνημμένο. Ωστόσο, μπορείτε να τα συμπεριλάβετε εάν θέλετε να παρέχετε υλικό που παραθέσατε ή πρόσθετες πληροφορίες που θα τους βοηθήσουν να κατανοήσουν πιο εύκολα το θέμα ή τα ευρήματά σας. Επισημάνετε κάθε συνημμένο χρησιμοποιώντας διαφορετικό γράμμα.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να έχετε "Προσάρτημα Α", "Προσάρτημα Β" και "Προσάρτημα Γ".
- Εάν γράφετε μια έκθεση προόδου, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε αυτήν την ενότητα.
Βήμα 10. Γράψτε ένα σύντομο συμπέρασμα συνοψίζοντας όλα τα ευρήματα ή την πρόοδό σας
Μπορεί να μην χρειάζεται να γράψετε ένα συμπέρασμα, αλλά ένα συμπέρασμα μπορεί να αναδείξει τις προσπάθειες που έχετε κάνει. Κάντε ένα συμπέρασμα 3-4 προτάσεων για να συνοψίσετε όλες τις πληροφορίες που έχετε παρουσιάσει στην έκθεση.
Writeσως γράψετε: «Το σχέδιο σχεδιασμού του φεστιβάλ τέχνης πραγματοποιήθηκε όπως είχε προγραμματιστεί. Ολοκληρώσαμε το 90% των δραστηριοτήτων προγραμματισμού και προχωρήσαμε στη διαδικασία αγοράς υλικών. Επί του παρόντος, το έργο δεν αντιμετωπίζει κανένα εμπόδιο, αλλά θα αντιμετωπίσουμε τυχόν ζητήματα που μπορεί να προκύψουν στο μέλλον »
Μέρος 3 από 3: Σύνταξη αποτελεσματικών αναφορών
Βήμα 1. Χρησιμοποιήστε έναν σαφή τίτλο για να διευκολύνετε τη χρήση της αναφοράς
Κάντε τον τίτλο σαφή και όχι λεκτικό. Κοιτάζοντας τον τίτλο, ο αναγνώστης θα πρέπει να καταλάβει αμέσως τι αφορά την αναφορά σας.
- Οι τίτλοι που μπορεί να χρειαστείτε περιλαμβάνουν: Εισαγωγή, Ολοκληρωμένη εργασία, Στόχος επόμενης περιόδου, Φράγματα και λύσεις και Συμπέρασμα.
- Δημιουργήστε έναν τίτλο που ταιριάζει με τις πληροφορίες στην αναφορά.
- Για τις αναφορές προόδου, οι αναγνώστες σας είναι πιθανό να είναι επόπτες, ομάδες ή πελάτες.
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε απλή, απλή γλώσσα για να μεταφέρετε ιδέες
Οι εκθέσεις εργασίας δεν απαιτούν περίπλοκες λέξεις και ανθισμένες προτάσεις. Απλά πρέπει να μεταφέρετε τα σημαντικά σημεία στον αναγνώστη. Μεταφέρετε ιδέες χρησιμοποιώντας τις πιο απλές δυνατές λέξεις και φτάστε στην καρδιά της ιδέας.
Γράψτε: «Τα έσοδα αυξήθηκαν κατά 50% το 4ο τρίμηνο» και όχι «Τα έσοδα αυξήθηκαν κατά 50% και έκαναν τα κέρδη του τέταρτου τριμήνου λαμπρά»
Βήμα 3. Χρησιμοποιήστε συνοπτική γραφή για να κρατήσετε την αναφορά σας σύντομη
Το να γράφετε πολύ καιρό είναι απλώς χάσιμο χρόνου για εσάς και τον αναγνώστη. Εξαλείψτε τις περιττές λέξεις και φτάστε κατευθείαν στο σημείο της δήλωσής σας.
- Ορισμένες αναφορές εργασίας είναι φυσικά μεγάλες διότι περιέχουν πολλές πληροφορίες. Ωστόσο, ο τρόπος που το γράφετε θα πρέπει να παραμείνει συνοπτικός.
- Είναι καλύτερα να γράψουμε "Οι πωλήσεις αυξήθηκαν το τελευταίο τρίμηνο μετά το προσωπικό του τηλεφωνικού μάρκετινγκ", και όχι "Τα έσοδα αυξήθηκαν κατακόρυφα το τελευταίο τρίμηνο καθώς η ταλαντούχα και αφοσιωμένη δύναμη πωλήσεων εμπορεύτηκε πιθανούς πελάτες μέσω τηλεφώνου για να τους ζητήσει να αγοράσουν περισσότερα" προϊόντα."
Βήμα 4. Παρουσιάστε ιδέες χρησιμοποιώντας αντικειμενική και μη συναισθηματική γλώσσα
Καταγράψτε τα γεγονότα και αφήστε τους αναγνώστες να βγάλουν τα δικά τους συμπεράσματα με βάση μια αντικειμενική άποψη. Μπορεί να κάνετε συστάσεις για το πώς να χειριστείτε ένα συγκεκριμένο ζήτημα, αλλά μην προσπαθήσετε να προκαλέσετε τα συναισθήματα του αναγνώστη για να τους πείσετε. Αφήστε τους αναγνώστες να χτίσουν ιδέες και αποφάσεις βασισμένες σε μια αντικειμενική προοπτική.
Αντί να γράφετε, "Το δυστυχισμένο προσωπικό συνήθως στερείται ηθικού, οπότε το γραφείο αισθάνεται σαν μηχανή χωρίς ψυχή", μπορείτε να γράψετε, "Το προσωπικό με σχετικά χαμηλή παραγωγικότητα λέει ότι αισθάνεται δυστυχισμένο"
Βήμα 5. Μην χρησιμοποιείτε ανεπίσημη γλώσσα και τις λέξεις "εγώ" ή "εγώ"
"Mayσως μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λέξη" εγώ "σε μια έκθεση προόδου εάν εργάζεστε μόνο στο έργο. Διαφορετικά, μην χρησιμοποιείτε τη λέξη "εγώ" ή πολύ ανεπίσημες λέξεις στις αναφορές εργασίας. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λέξη "εσείς" όταν κατευθύνετε συγκεκριμένες προτάσεις στο κοινό -στόχο σας.
Χρησιμοποιήστε επαγγελματική γλώσσα στις αναφορές
Βήμα 6. Ξαναδιαβάστε την αναφορά για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν σφάλματα
Τα γραμματικά και ορθογραφικά λάθη θα μειώσουν τη φήμη του επαγγελματισμού της έκθεσης. Διαβάστε το ξανά για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά λάθη, κακές φράσεις ή λανθασμένες επιλογές λέξεων. Θα ήταν καλύτερα αν μπορούσατε να ξαναδιαβάσετε την αναφορά δύο φορές.
- Εάν είναι δυνατόν, ζητήστε από κάποιον άλλο να διαβάσει την έκθεση, καθώς μερικές φορές είναι δύσκολο να βρείτε λάθος με τον εαυτό σας.
- Εάν έχετε χρόνο, αφήστε την αναφορά για 24 ώρες πριν την ξαναδιαβάσετε.
Συμβουλές
- Αφού γράψετε την πρώτη έκθεση εργασίας, χρησιμοποιήστε την ως πρότυπο για τις επόμενες αναφορές.
- Ο χώρος εργασίας σας μπορεί να έχει ένα πρότυπο αναφοράς εργασίας. Ρωτήστε τον επόπτη σας εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο γραφείου.
- Εάν μπορείτε να το κάνετε αυτό, χρησιμοποιήστε την υπάρχουσα μορφή αναφοράς εργασίας του οργανισμού στον οποίο εργάζεστε. Ελέγξτε τα αρχεία στο γραφείο ή ζητήστε από έναν επόπτη ή συνεργάτη ένα αντίγραφο της αναφοράς.
