Πολλές εταιρείες ζητούν από τους υπαλλήλους τους να υποβάλλουν αναφορές επιτευγμάτων εργασίας αξιολογώντας τον εαυτό τους ώστε να μπορούν να αναφέρουν τι έχουν κάνει σε μια ορισμένη περίοδο. Εάν εργάζεστε ως λήπτης σημειώσεων σύσκεψης, μπορεί επίσης να σας ζητηθεί να υποβάλετε την αναφορά. Αυτό το άρθρο εξηγεί πώς να προετοιμάσετε μια καλή έκθεση απόδοσης επειδή παίζει σημαντικό ρόλο στον προσδιορισμό της επιτυχίας ή της αποτυχίας της καριέρας σας.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Κατανόηση της μορφής Αναφοράς Επιτυχίας Εργασίας
Βήμα 1. Ξεκινήστε να προετοιμάζετε την έκθεση γράφοντας μια σύντομη περίληψη των επιτευγμάτων σας
Στο επάνω μέρος της αναφοράς, παρουσιάστε μια περίληψη των πληροφοριών που υποβάλατε για να δώσετε μια συνολική εικόνα της απόδοσης της εργασίας σας.
- Για παράδειγμα: Εργάζεστε σε μη κερδοσκοπικό οργανισμό και το αφεντικό σας σας ζητά να υποβάλετε μια έκθεση απόδοσης. Αναφέρετε συνοπτικά σε μία παράγραφο όλες τις ολοκληρωμένες εργασίες, για παράδειγμα: έχετε οργανώσει δραστηριότητες που είναι επωφελείς για τον ιδιοκτήτη του οργανισμού, έχετε καταφέρει να κερδίσετε αναγνώριση στον κλάδο και έχετε δημιουργήσει σχέσεις με επιχειρηματικούς εταίρους.
- Μην συμπεριλάβετε συγκεκριμένα πράγματα στη σύνοψη γιατί χρειάζεται μόνο να παρουσιάσετε σημαντικές πληροφορίες για να δώσετε μια επισκόπηση των εργασιακών επιτευγμάτων γενικά. Ως οδηγός, οι αναφορές πρέπει να παρουσιάζονται σε 2 σελίδες, εκτός εάν ο εργοδότης καθορίσει διαφορετική μορφή. Βεβαιωθείτε πρώτα εάν πρέπει να υποβάλετε μια αναφορά σύμφωνα με μια συγκεκριμένη μορφή.
Βήμα 2. Παρέχετε λεπτομερή υποστηρικτικά στοιχεία
Για να υποστηρίξετε κάθε πληροφορία στη σύνοψη που παρουσιάζεται στην αρχή της έκθεσης, γράψτε τις λεπτομέρειες σύμφωνα με τις ακόλουθες οδηγίες:
- Χρησιμοποιήστε μια μορφή λίστας. Ετοιμάστε εκθέσεις για κάθε δραστηριότητα ξεχωριστά. Συμπεριλάβετε τη δραστηριότητα ως τίτλο της αναφοράς που ακολουθείται από περιγραφή της δραστηριότητας κάτω από τον τίτλο. Για παράδειγμα: η δραστηριότητα που κάνετε είναι "Προετοιμασία και εκτέλεση συμβάντων".
- Κάτω από τον τίτλο, δημιουργήστε μια λίστα χρησιμοποιώντας αριθμούς ή γράμματα για να περιγράψετε συνοπτικά και συγκεκριμένα το γεγονός που διοργανώνετε, συμπεριλαμβανομένου του σκοπού και των πλεονεκτημάτων του στην υποστήριξη της επίτευξης της αποστολής του οργανισμού.
Βήμα 3. Δημιουργήστε μια αναφορά σε τυπική μορφή για να φαίνεται επαγγελματική
Μην παρουσιάζετε τυχαίες αναφορές. Αντ 'αυτού, ετοιμάστε μια τακτοποιημένη αναφορά σε επαγγελματική γραμματοσειρά χρησιμοποιώντας χαρτί τυπικού μεγέθους.
- Βάλτε τον τίτλο της έκθεσης στη μέση του χαρτιού με έντονα γράμματα, έτσι ώστε οι πληροφορίες να είναι τακτοποιημένες.
- Στο επάνω μέρος της αναφοράς, γράψτε την ημερομηνία ολοκλήρωσης της έκθεσης. Συμπεριλάβετε επίσης το όνομα, τον τίτλο και τον τίτλο του ατόμου που συνέταξε την έκθεση.
Βήμα 4. Δημοσιεύστε δημοσίευση κατά την περίοδο αναφοράς
Θα είναι ευκολότερο για εσάς να συντάξετε αναφορές εάν κρατάτε αμέσως σημειώσεις όταν εκτελούνται δραστηριότητες.
- Προετοιμάστε ένα σημειωματάριο ή φάκελο για να καταγράψετε τα επιτεύγματα εργασίας σε μια συγκεκριμένη περίοδο. Αυτό θα σας διευκολύνει να ετοιμάσετε αναφορές εάν το ζητήσει το αφεντικό σας.
- Εάν αυτό δεν γίνει, τα σημαντικά επιτεύγματα στην αρχή της περιόδου αναφοράς ενδέχεται να ξεχαστούν.
Μέρος 2 από 3: Παράδοση ποιοτικού περιεχομένου
Βήμα 1. Περιγράψτε τον στόχο που θέλετε να επιτύχετε και τις προσδοκίες της εργασίας που πρέπει να εκπληρώσετε
Υπενθυμίστε στους αναγνώστες ότι στην αρχή της περιόδου αναφοράς, υπάρχει ένας στόχος που θέλετε να επιτύχετε. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε τους στόχους του οργανισμού και τη συνεισφορά εργασίας που αναμένεται από εσάς. Εάν δεν γνωρίζετε ακόμη, ρωτήστε τον εργοδότη για αυτά τα πράγματα.
- Στη συνέχεια, εξηγήστε ότι έχετε πετύχει τον στόχο σας παρέχοντας πραγματικά δεδομένα. Κάντε μια αναφορά που παρουσιάζει μια σύγκριση των δεδομένων μεταξύ του στόχου και της πραγματοποίησής του.
- Για παράδειγμα: Καταφέρατε να συγκεντρώσετε περισσότερα κεφάλαια από ό, τι στοχεύσατε και αυτό το επίτευγμα είναι θετικό για τους επενδυτές και τους εργοδότες. Ωστόσο, τα αποτελέσματα αυτής της εργασίας δεν μπορούν να θεωρηθούν ως επιτυχία και είναι δύσκολο να προσδιοριστεί πόσο υψηλή είναι η επιτυχία σας εάν δεν υπάρχουν δεδομένα σύγκρισης.
Βήμα 2. Συμπεριλάβετε οπτικές πληροφορίες στην αναφορά
Επισυνάψτε μερικούς πίνακες ή γραφήματα που διευκολύνουν τους αναγνώστες να απεικονίσουν τα δεδομένα που παρουσιάζετε.
- Λάβετε υπόψη ότι οι πολυάσχολοι αναγνώστες συνήθως απομακρύνουν μόνο τις αναφορές. Μερικές φορές, τα οπτικά μέσα είναι σε θέση να μεταφέρουν πληροφορίες πιο αποτελεσματικά.
- Ωστόσο, μην παρουσιάζετε πάρα πολλά γραφικά. Επιλέξτε 1-2 γραφήματα που μπορούν να εξηγήσουν σημαντικές πληροφορίες.
Βήμα 3. Επικεντρωθείτε στο "CAR"
Το CAR σημαίνει: Πρόκληση (πρόκληση), Δράση (δράση), Αποτελέσματα (αποτελέσματα). Μπορείτε να κάνετε μια συστηματική αναφορά επιτευγμάτων εργασίας συζητώντας αυτά τα τρία πράγματα.
- Προσδιορίστε τις προκλήσεις που αντιμετωπίζετε. Περιγράψτε τις ενέργειες που κάνατε για να ξεπεράσετε τις προκλήσεις και ποια ήταν τα αποτελέσματα. Για παράδειγμα: ως διευθυντής εστιατορίου, γράψτε σε μια αναφορά: «Πρόκληση: οι ουρές γίνονται μεγαλύτερες κατά τις ώρες αιχμής στο δείπνο και οι παραπονούμενοι πελάτες αυξάνονται κατά 10%. Δράση: ζητήστε από 1 σερβιτόρο να ξεκινήσει τη δουλειά του 1 ώρα νωρίτερα για να βελτιώσει την ποιότητα των υπηρεσιών κατά τις ώρες αιχμής. Αποτέλεσμα: οι πελάτες που κατήγγειλαν μειώθηκαν σε 2 άτομα ή μειώθηκαν κατά 80%».
- Κάντε μια αναφορά παρέχοντας συγκεκριμένες πληροφορίες. Επιτεύγματα που δεν είναι μετρήσιμα, για παράδειγμα: "Είμαι σε θέση να δουλέψω καλά σε μια ομάδα" είναι άχρηστα γιατί όλοι μπορούν να πουν το ίδιο πράγμα. Έτσι, πρέπει να είστε σε θέση να δείξετε τη σχέση μεταξύ των αποτελεσμάτων και των προβλημάτων που πρέπει να αντιμετωπιστούν και να αναφέρετε την απόδοση παρέχοντας συγκεκριμένα δεδομένα και πληροφορίες.
Βήμα 4. Περιγράψτε τη μεθοδολογία που χρησιμοποιήσατε
Εάν πρέπει να συλλέξετε δεδομένα ως βάση για τη σύνταξη μιας έκθεσης, περιγράψτε συνοπτικά τη μεθοδολογία συλλογής δεδομένων που εφαρμόζετε.
- Ενημερώστε τον αναγνώστη για τους λόγους επιλογής της μεθόδου έρευνας, τα οφέλη και τα αποτελέσματά της. Επίσης εξηγήστε γιατί η μέθοδος θεωρείται αξιόπιστη. Συνεχίζοντας το σενάριο του εστιατορίου στο παραπάνω παράδειγμα, εξηγήστε γιατί χρησιμοποιείτε δεδομένα παραπόνων πελατών ως μέθοδο έρευνας.
- Συμπεριλάβετε την ημερομηνία ή την περίοδο της έρευνας και τι θέλετε να κερδίσετε από την έρευνα.
Βήμα 5. Επικεντρωθείτε στην αναφορά επιτευγμάτων εργασίας
Για να διατηρήσετε τις πληροφορίες στην έκθεση επικεντρωμένες στα επιτεύγματα της εργασίας, σκεφτείτε τι ήσασταν περισσότερο περήφανοι κατά την περίοδο αναφοράς, για παράδειγμα: μπορείτε να ηρεμήσετε έναν ανήσυχο επισκέπτη ή να εκπαιδεύσετε έναν υφιστάμενο. Μην δίνετε πολύ λεπτομερείς πληροφορίες στον αναγνώστη.
- Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο "STAR", η οποία σημαίνει: Κατάσταση (πρόβλημα), Εργασία (εργασία), Δράση (δράση), Αποτελέσματα (αποτέλεσμα). Περιγράψτε συνοπτικά την κατάσταση στην οποία βρισκόσασταν, το έργο που έπρεπε να κάνετε, τις ενέργειες που κάνατε για την ολοκλήρωση της εργασίας και τα αποτελέσματα που επιτύχατε. Ακριβώς όπως η μέθοδος "CAR", ο στόχος είναι να δείξει τη σχέση μεταξύ "προβλήματος" και "αποτελέσματος" και να εξηγήσει πώς να το επιτύχει.
- Επικεντρωθείτε στη δημιουργία αναφορών που μπορούν να δείξουν τα ακόλουθα: δυσκολία, προνόμια, προτεραιότητα, υψηλή προβολή, προθεσμίες, καινοτομία, περιγραφή εργασίας και τον αντίκτυπο που έχει η εργασία σας στον οργανισμό.
- Για παράδειγμα: αναφέρετε στην έκθεση ότι ο ετήσιος κύκλος εργασιών των εργαζομένων ήταν 35% όταν προωθήσατε σε διευθυντή υποκαταστήματος. Αφού πραγματοποιήσετε έρευνες ικανοποίησης των εργαζομένων, καθοδηγήσετε υπαλλήλους και πραγματοποιήσετε εβδομαδιαίες συναντήσεις με ολόκληρο το προσωπικό, ο κύκλος εργασιών μειώνεται στο 15%. Αυτό το παράδειγμα δείχνει ότι η έκθεση επίτευξης δεν χρειάζεται να χρησιμοποιεί μεγάλες προτάσεις, εφόσον ο αναγνώστης μπορεί να κατανοήσει σωστά τη σχέση.
Βήμα 6. Εξηγήστε τα πλεονεκτήματα της δράσης σας
Μην παραδίδετε μόνο τα αποτελέσματα. Πρέπει επίσης να εξηγήσετε γιατί το επίτευγμα είναι ωφέλιμο για τον οργανισμό.
- Για παράδειγμα: Έχετε μια συνάντηση με το προσωπικό. Εξηγήστε τι είναι η συνέχεια και τα οφέλη της για τον οργανισμό; Σκεφτείτε προσεκτικά τι θέλετε να αναφέρετε. Εάν δεν είναι χρήσιμο, θα πρέπει να αναφέρετε άλλες εργασίες.
- Εάν η συνάντηση με το προσωπικό είναι σε θέση να αυξήσει τα κίνητρα για εργασία, έτσι ώστε η απουσία των εργαζομένων να βελτιωθεί και να εξοικονομήσει χρήματα από τους ιδιοκτήτες της εταιρείας. Αυτό είναι το αποτέλεσμα της εργασίας που θεωρείται χρήσιμο.
Βήμα 7. Ελέγξτε την αναφορά πριν την υποβάλετε
Οι στόχοι σύνταξης αναφορών δεν έχουν επιτευχθεί εάν υποβάλετε μια αναφορά που έχει πολλά λάθη και αντιεπαγγελματικές μορφές γραφής.
- Ελέγξτε τη γραμματική, τη στίξη και την ορθογραφία των λέξεων. Αποθηκεύστε την αναφορά σας για 1 νύχτα και, στη συνέχεια, διαβάστε την ξανά το πρωί. Μην κάνετε αναφορές της τελευταίας στιγμής.
- Εκτυπώστε την αναφορά σε χαρτί και ελέγξτε αν υπάρχει κάτι άλλο που πρέπει να διορθωθεί. Μερικές φορές, τα μάτια μας είναι τόσο κουρασμένα από το να κοιτάμε την οθόνη ενός υπολογιστή για πολύ καιρό, ώστε τα λάθη να αγνοούνται.
Μέρος 3 από 3: Χρήση των σωστών λέξεων
Βήμα 1. Πείτε αρνητικά πράγματα με θετικό τρόπο
Εάν υπάρχει ένας στόχος που δεν επιτυγχάνεται, είναι καλύτερα να μην τον αναφέρετε. Αντί να κρατάτε τον αναγνώστη εστιασμένο σε αυτό, προσπαθήστε να το ενημερώσετε με άλλο τρόπο.
- Περιγράψτε μη ικανοποιητικά αποτελέσματα εργασίας χρησιμοποιώντας θετικές προτάσεις, για παράδειγμα εστιάζοντας την εξήγηση σε συγκεκριμένα βήματα που θα λάβετε για να λύσετε το πρόβλημα, αντί να κατηγορείτε άλλους ανθρώπους ή να δικαιολογείτε.
- Μην κατηγορείτε άλλους ανθρώπους. Επικεντρωθείτε στο να εξηγήσετε τις ενέργειες που έχετε κάνει και να δείξετε ότι είστε θετικός άνθρωπος. Μοιραστείτε πράγματα που εσείς ή η ομάδα σας έχετε κάνει καλά. Το Focus αναφέρει τη δουλειά για την οποία πρέπει να είστε υπερήφανοι.
Βήμα 2. Παρουσιάστε αριθμούς και χρησιμοποιήστε μετρήσεις στις αναφορές
Εάν είστε σε θέση να παρουσιάσετε πολύ συγκεκριμένα δεδομένα, τα εργασιακά σας επιτεύγματα θα είναι πιο αξιόπιστα. Συμπληρώστε τις πληροφορίες που μεταφέρετε με κάτι μετρήσιμο ως αποδεικτικό στοιχείο.
- Οι υπερθετικές λέξεις που χρησιμοποιούνται πολύ, για παράδειγμα: "καλύτερο" ή "αξιόπιστο" είναι λιγότερο χρήσιμες. Όλοι μπορούν να πουν «Η απόδοση της δουλειάς μου ήταν πολύ καλή φέτος».
- Θυμηθείτε αυτή τη φράση: «Αποδείξτε το, μην μιλάτε μόνο!» Αντί να πείτε σε άλλους ότι φέτος καταφέρατε να κάνετε καλή δουλειά, δείξτε λεπτομερώς τι κάνατε καλά με δεδομένα και μετρήσεις. Μην πείτε μόνο ότι μπορείτε να δημιουργήσετε καλές σχέσεις με τους πελάτες. Αντ 'αυτού, παραθέστε τα αποτελέσματα μιας έρευνας ικανοποίησης πελατών, επισυνάψτε μια επιστολή που λάβατε από έναν πελάτη και δώστε δεδομένα σχετικά με τη μείωση του αριθμού των παραπόνων πελατών.
- Παρόντες αριθμοί. Το να λέτε ότι είστε σε θέση να διευθύνετε πολλαπλούς υπαλλήλους είναι άσκοπο εάν οι αναγνώστες δεν γνωρίζουν πόσα άτομα έχετε στο προσωπικό. Παρουσιάστε τα δεδομένα σε αριθμητική μορφή, ώστε οι αναγνώστες να γνωρίζουν πόσα άτομα ονομάζετε «πολλά» και να εξηγήσετε μια περιγραφή της δουλειάς που έχετε κάνει.
Βήμα 3. Πείτε την αλήθεια σε κάθε περίπτωση
Μην υπερβάλλετε ή ψέματα. Θα βρεθείτε σε μεγάλο πρόβλημα αν σας πιάσουν.
- Ακόμα κι αν είναι εντελώς ακούσιο, θα έχετε μεγάλο πρόβλημα αν λέτε ψέματα. Θα νιώσετε ανασφάλεια και η καριέρα σας θα μπλοκάρει.
- Κάντε μια ειλικρινή αυτοαξιολόγηση για να αναφέρετε τις δυνάμεις και τις αδυναμίες σας ως έχουν. Προσπαθήστε να ξεπεράσετε τις ελλείψεις με θετικό τρόπο.
Βήμα 4. Αναγνωρίστε το έργο των άλλων
Τα μαθήματα γραφής αναφορών επιχειρήσεων και μηχανικών υποδηλώνουν ότι δεν χρησιμοποιείτε τη λέξη "εγώ", αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε αναφορές απόδοσης σε ορισμένες περιπτώσεις.
- Για παράδειγμα: εάν αναφέρετε: «Έχω προσλάβει 100 υπαλλήλους», μην ξεχάσετε να εξηγήσετε ότι η επιτυχία σας υποστηρίζεται από συνεισφορές άλλων ατόμων ή από την ομάδα.
- Θα πάρετε επιπλέον αξία αν δεν είστε αλαζονικοί. Τακτοποιήστε διάφορες προτάσεις, ώστε να μην ξεκινούν πάντα με τη λέξη "εγώ".
Συμβουλές
- Ποτέ μην χρησιμοποιείτε λέξεις που εκφράζουν θυμό σε μια έκθεση απόδοσης. Θα κάνετε καλή εντύπωση εάν είστε πάντα θετικοί.
- Χρησιμοποιήστε επαγγελματικές λέξεις. Μην χρησιμοποιείτε άτυπο γλωσσικό στυλ.
