Η ανάλυση κόστους είναι ένας από τους τέσσερις τύπους οικονομικής αξιολόγησης (εκτός από την ανάλυση κόστους -οφέλους, ανάλυση κόστους / αποτελεσματικότητας και ανάλυση χρησιμότητας κόστους). Όπως υποδηλώνει το όνομα, η ανάλυση κόστους επικεντρώνεται στο κόστος εφαρμογής ενός προγράμματος ανεξάρτητα από το κύριο αποτέλεσμα. Η ανάλυση κόστους είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα πριν από την πραγματοποίηση οποιασδήποτε άλλης οικονομικής αξιολόγησης για τον προσδιορισμό της καταλληλότητας ή της αξιοπιστίας ενός έργου.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Καθορισμός στόχων και πεδίου εφαρμογής
Βήμα 1. Γνωρίστε γιατί απαιτείται ανάλυση κόστους
Το εύρος της ανάλυσης κόστους θα εξαρτηθεί από αυτούς τους λόγους, οπότε πριν εξετάσετε το εύρος της ανάλυσης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα αποτελέσματα της ανάλυσης κόστους θα απαντήσουν στην κύρια ερώτησή σας.
- Εάν κάνετε ανάλυση κόστους μόνο για να προετοιμάσετε έναν προϋπολογισμό ή ένα σχέδιο για το μέλλον, το πεδίο εφαρμογής είναι συνήθως μόνο σε οργανωτικό επίπεδο.
- Από την άλλη πλευρά, για έναν πιο στενό και ειδικό σκοπό, όπως ο προσδιορισμός της σκοπιμότητας και του κόστους μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας, μπορεί να απαιτεί μια πιο στενή ανάλυση κόστους που απευθύνεται μόνο σε ορισμένες υπηρεσίες.
Βήμα 2. Προσδιορίστε την άποψη της ανάλυσης κόστους
Εκτός από το γιατί χρειάζεστε μια ανάλυση κόστους, πρέπει επίσης να γνωρίζετε το κόστος "του οποίου" πρέπει να αναλυθεί. Αυτό καθορίζει τα δεδομένα που θα συλλεχθούν και τον τρόπο ταξινόμησής τους.
- Για παράδειγμα, ίσως θέλετε να υπολογίσετε το κόστος προσφοράς μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας σε έναν πελάτη. Εάν ναι, εξετάστε το κόστος από την πλευρά του και λάβετε υπόψη το ύψος των τελών υπηρεσιών που χρεώνονται (ή θα χρεώνονται), τη μεταφορά στην τοποθεσία και άλλα έξοδα.
- Αν θέλετε απλώς να μάθετε το κόστος ενός προγράμματος, θα εξετάσετε γενικά τα έξοδα της εταιρείας. Μπορεί επίσης να εξετάζετε το κόστος ευκαιρίας, όπως αν η προσφορά ενός προγράμματος σας εμποδίζει να προσφέρετε ένα άλλο.
Βήμα 3. Διαφοροποιήστε τα προγράμματα που προσφέρονται
Ο τρόπος με τον οποίο περιγράφετε το πρόγραμμα θα καθορίσει πώς θα αναλυθεί η κατανομή του κόστους. Εάν ο οργανισμός εκτελεί προγράμματα που είναι εύκολα διακριτά, η διαίρεση μπορεί να φανεί καθαρά. Για αλληλεπικαλυπτόμενα προγράμματα ή προγράμματα που μοιράζονται τους ίδιους πόρους, καθορίστε τον τρόπο διαχωρισμού τους.
- Τα επικαλυπτόμενα προγράμματα μπορούν να συγκεντρωθούν σε κάποιο βαθμό, αντί να αξιολογηθούν ξεχωριστά. Επιλέξτε τον πιο λογικό τρόπο σύμφωνα με τις λειτουργίες του οργανισμού και προσπαθήστε να εργαστείτε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά.
- Για να διαπιστώσετε εάν τα προγράμματα πρέπει να διαχωριστούν, εξετάστε τις υπηρεσίες που προσφέρει κάθε πρόγραμμα, τους πόρους που απαιτούνται για την παροχή των υπηρεσιών και σε ποιους παρέχονται οι υπηρεσίες. Εάν 2 στους 3 από αυτούς τους παράγοντες είναι ίδιοι στα δύο σχετικά προγράμματα, μπορείτε να τα συνδυάσετε σε μια ανάλυση κόστους.
Βήμα 4. Καθορίστε τη χρονική περίοδο που θέλετε να αξιολογήσετε
Ο τρόπος με τον οποίο ταξινομείτε και υπολογίζετε το κόστος εξαρτάται από τη χρονική περίοδο για την οποία αναλύονται τα κόστη, όπως μακροπρόθεσμα (αρκετούς μήνες ή έτη) ή βραχυπρόθεσμα (αρκετές εβδομάδες ή μόνο μία φορά).
- Για παράδειγμα, εάν προσπαθείτε να προσδιορίσετε τη σκοπιμότητα μιας συγκεκριμένης υπηρεσίας, καθορίστε πρώτα πόσο θα κοστίσει η παραγωγή αυτής της υπηρεσίας. Θα πραγματοποιήσετε μια μακροπρόθεσμη ανάλυση κόστους για να προσδιορίσετε εάν ο οργανισμός μπορεί να αντέξει το κόστος της υπηρεσίας.
- Συνήθως είναι καλύτερο να επιλέξετε μια χρονική περίοδο που θα σας επιτρέψει να λάβετε ακριβή δεδομένα εσόδων και όχι απλώς εκτιμήσεις. Αυτό είναι χρήσιμο εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε την ανάλυση κόστους ως βάση για περαιτέρω οικονομική αξιολόγηση.
Μέρος 2 από 3: Ταξινόμηση δαπανών
Βήμα 1. Επανεξετάστε προηγούμενες αναφορές ανάλυσης κόστους, αν είναι δυνατόν
Εάν ο οργανισμός έχει ήδη πραγματοποιήσει ανάλυση κόστους, εφαρμόστε τον ίδιο ή παρόμοιο τρόπο ταξινόμησης του κόστους. Με αυτόν τον τρόπο, οι δύο αναφορές μπορούν να συγκριθούν, καθιστώντας τις πιο χρήσιμες με την πάροδο του χρόνου.
Μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε αναλύσεις κόστους που κάνουν παρόμοιοι οργανισμοί ή προσφέρουν τις ίδιες υπηρεσίες
Βήμα 2. Αναφέρετε όλες τις άμεσες δαπάνες του προγράμματος που αξιολογείται
Το άμεσο κόστος περιλαμβάνει μισθούς και παροχές για τα μέλη της ομάδας, πρώτες ύλες και προμήθειες, καθώς και κάθε απαραίτητο έπιπλο ή εξοπλισμό. Ανάλογα με τον τύπο του προγράμματος ή της υπηρεσίας που προσφέρεται, ενδέχεται επίσης να επιβληθείτε τέλη συμβολαίου, άδειας ή ασφάλισης.
- Το άμεσο κόστος είναι το κόστος που προκύπτει ειδικά για προγράμματα ή υπηρεσίες που αξιολογούνται σε ανάλυση κόστους. Αυτό το τέλος δεν μοιράζεται με άλλα προγράμματα.
- Τα γενικά έξοδα, όπως οι υπηρεσίες κοινής ωφέλειας (συμπεριλαμβανομένου του νερού και της ηλεκτρικής ενέργειας), μπορεί να είναι άμεσες δαπάνες εάν το πρόγραμμα ή η υπηρεσία έχει τη δική του τοποθεσία.
Βήμα 3. Έμμεσο κόστος
Το έμμεσο κόστος περιλαμβάνει γενικά διοικητικά έξοδα ή μισθούς και επιδόματα διαχείρισης, εγκαταστάσεις, εξοπλισμό και οτιδήποτε άλλο συμβάλλει σε κάποιο άλλο πρόγραμμα ή υπηρεσία. Αυτό που ταξινομείται ως έμμεσο κόστος θα εξαρτηθεί από το πώς διαχωρίζετε τα προγράμματα ή τις υπηρεσίες που προσφέρει ο οργανισμός.
Συγκεκριμένα, κατά τον υπολογισμό ενός ξεχωριστού προγράμματος ή υπηρεσίας, πρέπει να κατανείμετε αυτά τα έμμεσα κόστη
Βήμα 4. Τακτοποιήστε το κόστος ώστε να αντικατοπτρίζει τον σκοπό της ανάλυσης
Η έκθεση ανάλυσης κόστους θα πρέπει τελικά να είναι χρήσιμη για τον οργανισμό. Αντί να βασίζεστε σε ευρείες οικονομικές κατηγορίες, επιλέξτε κατηγορίες που αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τους στόχους της ανάλυσης κόστους.
Οι τυπικές κατηγορίες μπορεί να είναι το κόστος προσωπικού, το κόστος λειτουργίας και το κόστος εκκίνησης. Σε κάθε κατηγορία, προσδιορίστε τι κόστος ταξινομείται ως άμεσο και έμμεσο κόστος
Μέρος 3 από 3: Υπολογισμός του κόστους
Βήμα 1. Συλλέξτε οικονομικές αναφορές και πληροφορίες
Για κάθε τύπο κόστους που σχεδιάζεται να συμπεριληφθεί στην ανάλυση, σημειώστε τις πηγές δεδομένων που χρειάζονται για να μπορέσετε να υπολογίσετε το σχετικό κόστος. Εάν θέλετε να εκτιμήσετε το κόστος, δημιουργήστε μια λίστα αναφορών που περιέχουν τις απαραίτητες πληροφορίες, ώστε να μπορείτε να κάνετε αξιόπιστες εκτιμήσεις.
- Χρησιμοποιήστε τις πραγματικές πληροφορίες κόστους όσο το δυνατόν περισσότερο. Αυτό θα αυξήσει την αξιοπιστία και τη χρησιμότητα της ανάλυσης κόστους.
- Για εκτιμήσεις, αναζητήστε αξιόπιστες πηγές που μπορούν να εφαρμοστούν όσο το δυνατόν στενότερα. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να εκτιμήσετε τις αμοιβές, χρησιμοποιήστε το μέσο ποσοστό για τους εργαζόμενους εντός μιας πόλης και όχι για ένα εθνικό.
Βήμα 2. Συνολικά το άμεσο κόστος του προγράμματος
Χρησιμοποιώντας τις πληροφορίες που έχουν συλλεχθεί, αθροίστε τις δαπάνες για μισθούς, εξοπλισμό, πρώτες ύλες και άλλες δαπάνες που σχετίζονται άμεσα με το υπό εξέταση πρόγραμμα. Επεκτείνετε αυτά τα κόστη για την αναλυθείσα χρονική περίοδο.
- Εάν κάνετε μακροπρόθεσμη ανάλυση κόστους, υπολογίστε πρώτα το άμεσο κόστος σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση και, στη συνέχεια, επεκτείνετε το.
- Όταν υπολογίζετε το κόστος προσωπικού, φροντίστε να συμπεριλάβετε το κόστος (ή την αξία) των παροχών που παρέχονται στους υπαλλήλους που εργάζονται στο σχετικό πρόγραμμα.
Βήμα 3. Κατανομή έμμεσων δαπανών στο πρόγραμμα που αναλύθηκε
Για την κατανομή του έμμεσου κόστους, καθορίστε τον τρόπο με τον οποίο κάθε κόστος μπορεί να κατανεμηθεί σε διάφορα προγράμματα. Στη συνέχεια, υπολογίστε το ποσοστό του κόστους στα σχετικά προγράμματα.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι διαθέτετε τον μισθό του διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού. Δεδομένου ότι αυτός ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για το προσωπικό του προγράμματος, είναι φυσικό ο μισθός του να κατανέμεται ανάλογα με τον αριθμό των εργαζομένων στο προσωπικό. Εάν έχετε συνολικά 10 υπαλλήλους και 2 έχουν ανατεθεί στο υπό εξέταση πρόγραμμα ή υπηρεσία, μπορείτε να διαθέσετε το 20 % του μισθού του διευθυντή στο πρόγραμμα σε ανάλυση κόστους
Βήμα 4. Υπολογίστε την απόσβεση του περιουσιακού στοιχείου
Εάν τα κεφαλαιακά περιουσιακά στοιχεία του οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων των επίπλων ή του εξοπλισμού, πρόκειται να χρησιμοποιηθούν για την εφαρμογή του προγράμματος ή την παροχή της υπηρεσίας που αξιολογείται, η απόσβεση του περιουσιακού στοιχείου πρέπει να συμπεριληφθεί στο συνολικό κόστος του προγράμματος ή της υπηρεσίας.
Ο υπολογισμός των αποσβέσεων μπορεί να είναι δύσκολος. Εάν δεν έχετε εμπειρία στην απόσβεση περιουσιακών στοιχείων, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τις υπηρεσίες ενός λογιστή
Βήμα 5. Εξετάστε το κρυφό κόστος
Ανάλογα με τον οργανισμό και το πρόγραμμα που αξιολογείται, ενδέχεται να υπάρχουν επιπλέον κόστη που δεν εμφανίζονται στον προϋπολογισμό ή στο οικονομικό ιστορικό. Συμπεριλάβετε αυτές τις εκτιμήσεις κόστους στην ανάλυση, έτσι ώστε τα αποτελέσματα να είναι πιο αξιόπιστα.
- Για παράδειγμα, εάν κάνετε ανάλυση κόστους προγράμματος για ένα ίδρυμα, το κρυφό κόστος θα μπορούσε να περιλαμβάνει την εκτιμώμενη αξία των ωρών εθελοντικής εργασίας, δωρεών πρώτων υλών ή δωρεού χώρου.
- Το κρυφό κόστος μπορεί επίσης να περιλαμβάνει το κόστος ευκαιρίας. Για παράδειγμα, η έναρξη ενός προγράμματος μπορεί να επηρεάσει την ικανότητα ενός οργανισμού να προσφέρει άλλα προγράμματα.
Βήμα 6. Βγάλτε συμπεράσματα με βάση τα ευρήματά σας
Επιστρέψτε στον στόχο σας για τη διενέργεια ανάλυσης κόστους και καθορίστε τη δράση που πρέπει να αναληφθεί. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε προβολές ή εκτιμήσεις μελλοντικών δαπανών που σχετίζονται με το πρόγραμμα ή την υπηρεσία.
- Τουλάχιστον, η ανάλυση κόστους θα παρέχει έναν πραγματικό αριθμό για το κόστος λειτουργίας ενός συγκεκριμένου προγράμματος ή υπηρεσίας.
- Η ανάλυση κόστους μπορεί επίσης να εγείρει νέα ερωτήματα, υποδεικνύοντας ότι απαιτείται περαιτέρω ανάλυση πριν από την τελική απόφαση.
