Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι μια από τις πιο κοινές μορφές επικοινωνίας στον σύγχρονο κόσμο. Το να γνωρίζετε πώς να συστηθείτε στους άλλους μέσω email μπορεί να βελτιώσει την καριέρα και το δίκτυό σας. Η σύνταξη ενός συνοπτικού και σαφούς εισαγωγικού μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα αυξήσει τις πιθανότητες να διαβαστεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αναγνώστης να συνεργαστεί μαζί σας. Αποφύγετε μερικά από τα πιο συνηθισμένα λάθη για να βεβαιωθείτε ότι το email σας ξεχωρίζει από τα υπόλοιπα.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Ξεκινήστε δυνατά το email
Βήμα 1. Βεβαιωθείτε ότι το θέμα του email είναι σαφές
Οι παραλήπτες πρέπει να γνωρίζουν το περίγραμμα του email πριν καν το ανοίξουν. Βεβαιωθείτε ότι είναι σύντομο. γιατί τα μακρά πράγματα μπορεί να περιπλέκονται. Για ένα εισαγωγικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να γράψετε "Εισαγωγή - Το όνομά σας".
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει πρώτα το θέμα! Το λάθος που συμβαίνει συχνά είναι να ξεχνάμε να γράφουμε για το email.
- Οι κινητές συσκευές συνήθως εμφανίζουν μόνο περίπου 25-30 χαρακτήρες στο θέμα, οπότε φροντίστε να το κρατήσετε σύντομο.
Βήμα 2. Ανοίξτε με έναν επαγγελματικό χαιρετισμό
Μην ξεκινήσετε με "Γεια" ή "Γεια". Χαιρετισμούς σαν αυτόν μόνο αν γνωρίζετε ήδη το άτομο. Ξεκινήστε με τους σωστούς επαγγελματικούς χαιρετισμούς. Αποφύγετε τη χρήση του ονόματος του παραλήπτη.
- "To Miss/Sir/Madam" - Εάν δεν είστε καθόλου σίγουροι για την οικογενειακή κατάσταση της γυναίκας παραλήπτη, χρησιμοποιήστε πάντα τη Miss για να είστε πιο ευγενικοί.
- "Σε ενδιαφερόμενα μέρη" - Αυτός ο χαιρετισμός πρέπει να χρησιμοποιείται μόνο εάν δεν είστε σίγουροι ποιος θα λάβει το μήνυμα.
Βήμα 3. Παρουσιάστε τον εαυτό σας
Η πρώτη πρόταση πρέπει να συστηθεί στον παραλήπτη. Αυτό τους επιτρέπει να συσχετίσουν το όνομα με το υπόλοιπο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- «Εγώ…»
- Δώστε τον τίτλο εάν υπάρχει. Εάν έχετε πολλαπλά πτυχία, απλώς επιλέξτε το πιο σημαντικό ή σχετικό.
Μέθοδος 2 από 3: Διατήρηση συνοπτικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Εξηγήστε πώς μπορείτε να λάβετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη
Πείτε στους παραλήπτες πώς βρήκατε τα στοιχεία επικοινωνίας τους. Αυτό σας βοηθά να δείξετε ότι ακολουθείτε τον σωστό τρόπο για να τους προσεγγίσετε.
- "Ο διευθυντής του γραφείου σας μου έδωσε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου"
- "Βρήκα αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον ιστότοπό σας"
- «Ούτως ή άλλως είπα να σου τηλεφωνήσω»
Βήμα 2. Μιλήστε για την τελευταία φορά που είδατε ο ένας τον άλλον (εάν υπάρχει)
Η αφύπνιση της μνήμης κάποιου θα δημιουργήσει περισσότερη αφοσίωση.
- «Μιλήσαμε σύντομα στο συνέδριο την περασμένη εβδομάδα»
- «Μιλήσαμε στο τηλέφωνο χθες»
- "Είδα την παρουσίασή σας στο …"
Βήμα 3. Μοιραστείτε κοινά ενδιαφέροντα
Αυτό σας βοηθά να έρθετε σε επαφή με τους παραλήπτες σας και καθιστά το email της επιχείρησής σας λιγότερο ασταθές. Για να καθορίσετε κοινά ενδιαφέροντα, μπορείτε να κάνετε μια μικρή έρευνα σχετικά με τον παραλήπτη του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δείτε επίσης το Facebook, το Twitter και το LinkedIn.
- Βεβαιωθείτε ότι λέτε πού βρήκατε αυτό το κοινό ενδιαφέρον, διαφορετικά θα μπορούσατε να θεωρηθείτε ως καταδιώκτης.
- Εάν είναι δυνατόν, διατηρήστε το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με μια επιχείρηση που σχετίζεται με ένα κοινό ενδιαφέρον, όπως κάτι στον τομέα σας ή ένα κοινό επαγγελματικό πάθος που θέλετε να μοιραστείτε.
Βήμα 4. Δώστε τους λόγους που θέλετε να συνδεθείτε
Μην περιμένετε πολύ για να φτάσετε στον πυρήνα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κανείς δεν θα διαβάσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μερικές παραγράφους περαιτέρω προτού φτάσει στο σημείο του email σας. Εξηγήστε με σαφήνεια και συνοπτικότητα τι θέλετε και γιατί επικοινωνείτε με το άτομο. Εάν ζητάτε συμβουλές ή κάνετε κάποιο άλλο αίτημα, βεβαιωθείτε ότι το αίτημα έχει καλή διαχείριση, ειδικά αν αυτή είναι η πρώτη σας επαφή.
- «Ενδιαφέρομαι να μάθω περισσότερα για…»
- "Θα ήθελα να συναντηθώ μαζί σας για να συζητήσουμε …"
- "Θέλω τη γνώμη σας για …"
Βήμα 5. Βεβαιωθείτε ότι το email σας επικεντρώνεται σε ένα θέμα
Ένα στραβό email θα κάνει τον παραλήπτη να χάσει το ενδιαφέρον του ή να ξεχάσει γιατί στείλατε το email. Κρατήστε το εισαγωγικό σας email απλό και ζητήστε μόνο ένα πράγμα από τον παραλήπτη.
Μέθοδος 3 από 3: Τερματισμός του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Βήμα 1. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη για τον χρόνο του
Η ανάγνωση ενός ολόκληρου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτεί σοβαρότητα, οπότε φροντίστε να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη που αφιέρωσε χρόνο για να το διαβάσει. Αυτή η απλή ευγένεια θα βελτιώσει δραστικά τη διάθεση του παραλήπτη και θα αυξήσει τις πιθανότητές σας να λάβετε απάντηση.
- "Εκτιμώ που αφιερώσατε χρόνο για να διαβάσετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου."
- "Σας ευχαριστώ που αφιερώσατε χρόνο από το πρόγραμμά σας για να το διαβάσετε".
Βήμα 2. Προετοιμάστε μια παρότρυνση για δράση
Ζητήστε από τον παραλήπτη να απαντήσει σε ένα email, να καλέσει, να σκεφτεί την πρότασή σας ή οτιδήποτε άλλο για να τον εμπλέξει. Ένας άλλος τρόπος για να αυξήσετε το δέσιμο είναι να κάνετε ερωτήσεις.
- «Τηλεφώνησέ μου όταν έχεις ελεύθερο χρόνο»
- "Ας βρεθούμε για μεσημεριανό γεύμα σύντομα"
- "Τι πιστεύετε για…?"
- «Ανυπομονώ για την απάντησή σας»
Βήμα 3. Τερματίστε το email
Όταν τελειώνετε ένα επαγγελματικό email, φροντίστε να πείτε ευχαριστώ με συνοπτικό τρόπο. Ένας απλός τελικός χαιρετισμός θα κρατήσει το email επαγγελματικό, αλλά θα εκφράσει την ευγνωμοσύνη σας.
- "Χαιρετισμοί",
- "Σας ευχαριστώ",
- "Θερμούς χαιρετισμούς",
- Αποφύγετε να πείτε "Χαιρετισμούς και χαιρετισμούς", "Με εκτίμηση", "Ευχές!", "Χαιρετισμούς ειρήνης", "Ευχαριστώ για την προσοχή σας".
Βήμα 4. Συμπεριλάβετε υπογραφή
Εάν δεν έχετε διαμορφώσει την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ώστε να περιλαμβάνει υπογραφή, φροντίστε να τερματίσετε το email με το όνομα, τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Μην υπερφορτώνετε αυτήν την ενότητα με πέντε αριθμούς τηλεφώνου, δύο διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τρεις ιστότοπους. Κρατήστε το απλό, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει τον καλύτερο τρόπο να επανασυνδεθεί μαζί σας. Αποφύγετε να συμπεριλάβετε εισαγωγικά στην υπογραφή σας.
-
-
- Τζο Σμιθ
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Βήμα 5. Ελέγξτε την ορθογραφία του email
Πριν κάνετε κλικ στο κουμπί "Αποστολή", αφιερώστε λίγο χρόνο για να διαβάσετε το email σας μερικές φορές και να διορθώσετε τυχόν σφάλματα που εντοπίζετε. Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι πιθανώς η πρώτη σας επαφή με τον παραλήπτη, οπότε βεβαιωθείτε ότι αφήσατε την καλύτερη εντύπωση. Τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη θα κάνουν τα email σας να φαίνονται πολύ λιγότερο επαγγελματικά.
