Παρόλο που οι άνθρωποι σπάνια στέλνουν φαξ πλέον σε έγγραφα, μπορεί να χρειαστεί να στείλετε φαξ κάποια στιγμή. Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι συνεχίζουν να στέλνουν φαξ, ειδικά για να στέλνουν συμβόλαια ή εάν δεν διαθέτουν τον εξοπλισμό ή την τεχνολογία που απαιτείται για την αποστολή εγγράφων με άλλο τρόπο. Ευτυχώς, μπορείτε να στείλετε έγγραφα χρησιμοποιώντας μια συσκευή φαξ, έναν υπολογιστή, ακόμη και ένα smartphone.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 3: Χρήση μηχανής φαξ
Βήμα 1. Κάντε ρυθμίσεις στη συσκευή φαξ
Για να στείλετε και να λάβετε έγγραφα με συσκευή φαξ, βεβαιωθείτε ότι το μηχάνημα φαξ είναι συνδεδεμένο και συνδεδεμένο σε σταθερή τηλεφωνική γραμμή.
- Σας συνιστούμε να εγγραφείτε σε μια αποκλειστική τηλεφωνική γραμμή εάν στέλνετε συχνά φαξ. Δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιείτε το τηλέφωνο και τη συσκευή φαξ ταυτόχρονα.
- Βεβαιωθείτε επίσης ότι το μηχάνημα φαξ έχει γραφίτη και χαρτί εάν θέλετε να λάβετε φαξ.
- Εάν δεν έχετε συσκευή φαξ στο γραφείο ή το σπίτι σας, μπορείτε να νοικιάσετε ένα σε ενοικίαση υπολογιστή ή δημόσια βιβλιοθήκη. Αυτή η επιλογή είναι τέλεια εάν δεν στέλνετε συχνά έγγραφα με φαξ.
Βήμα 2. Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις
Δεν είναι όλες οι συσκευές φαξ ίδιες, αλλά συνήθως σας δίνεται η επιλογή να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις. Διαβάστε τον οδηγό χρήσης για να μάθετε για τις ειδικές δυνατότητες που παρέχει το μηχάνημά σας φαξ.
- Εάν θέλετε να μάθετε εάν το έγγραφο στάλθηκε με επιτυχία, ενεργοποιήστε τη σελίδα επιβεβαίωσης. Εάν αυτή η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη, το μηχάνημα φαξ θα εκτυπώσει μια σελίδα μετά την αποστολή του φαξ, η οποία περιέχει μια ειδοποίηση εάν το έγγραφο στάλθηκε επιτυχώς ή απέτυχε.
- Μπορείτε επίσης να ορίσετε την κεφαλίδα φαξ, η οποία είναι η γραμμή κειμένου που θα εμφανιστεί στην κορυφή του εγγράφου που αποστέλλεται. Συνήθως περιέχει βασικές πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα του φαξ.
- Εάν σκοπεύετε επίσης να λάβετε φαξ, μπορείτε να επιλέξετε μεταξύ μιας αυτόματης ή χειροκίνητης λειτουργίας λήψης, η οποία απαιτεί από εσάς να δώσετε άδεια κατά την άφιξη ενός φαξ.
Βήμα 3. Προετοιμάστε το έγγραφο
Χρησιμοποιήστε πρωτότυπα έγγραφα, όχι φωτοαντίγραφα, για πιο καθαρά και ευανάγνωστα αποτελέσματα.
Χρησιμοποιήστε ένα εξώφυλλο πάνω από τη σελίδα που θέλετε να στείλετε. Το εξώφυλλο περιέχει ορισμένες πληροφορίες, όπως το όνομα και τον αριθμό φαξ του αποστολέα, το όνομα και τον αριθμό φαξ του παραλήπτη, την ημερομηνία και τον αριθμό των σελίδων που περιλαμβάνονται στο φαξ
Βήμα 4. Τοποθετήστε το έγγραφο στη συσκευή φαξ
Πολλά μηχανήματα παρέχουν ταυτόχρονα τροφοδότη χαρτιού (χώρο για χαρτί όπως εκτυπωτή) και επίπεδη οθόνη (επίπεδη οθόνη). Εάν θέλετε να στείλετε μόνο ένα έγγραφο μιας σελίδας, χρησιμοποιήστε μία από αυτές τις δυνατότητες. Εάν θέλετε να στείλετε πολλές σελίδες ενός εγγράφου, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε έναν τροφοδότη χαρτιού.
- Όταν χρησιμοποιείτε τον τροφοδότη χαρτιού, μπορείτε να φορτώσετε όλες τις σελίδες ενός εγγράφου ταυτόχρονα. Το μηχάνημα φαξ έχει ένα εικονίδιο που υποδεικνύει σε ποια κατεύθυνση πρέπει να βλέπει το χαρτί όταν τοποθετείται στον τροφοδότη χαρτιού. Ορισμένα μηχανήματα παρέχουν επίσης την επιλογή σάρωσης και αποστολής εγγράφων μπρος -πίσω. Ελέγξτε λοιπόν το εγχειρίδιο χρήστη για να δείτε αν το μηχάνημα φαξ σας παρέχει αυτή τη δυνατότητα.
- Όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία επίπεδης οθόνης, ανοίξτε το καπάκι στο επάνω μέρος της συσκευής φαξ και τοποθετήστε το έγγραφο με την όψη προς τα κάτω στην οθόνη. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ευθυγραμμίσει το έγγραφο σύμφωνα με τις γραμμές στην οθόνη. Μετά από αυτό, κλείστε το μηχάνημα πριν συνεχίσετε.
Βήμα 5. Εισαγάγετε τον αριθμό φαξ
Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός που έχει εισαχθεί περιέχει τον κωδικό περιοχής, τον κωδικό χώρας και τον αριθμό παραλήπτη εγγράφου. Εισαγάγετε τον αριθμό με τον ίδιο τρόπο όπως όταν καλείτε τον αριθμό στο τηλέφωνο.
Βήμα 6. Πατήστε το κουμπί "Αποστολή" για να στείλετε το φαξ
Λίγα λεπτά αργότερα, η συσκευή φαξ θα στείλει το έγγραφο και τα χαρτιά θα αρχίσουν να μπαίνουν στο μηχάνημα.
Το κουμπί για να πατήσετε στη συσκευή φαξ μπορεί να πει "μετάβαση" ή "φαξ" αντί για "αποστολή"
Βήμα 7. Αναζητήστε το μήνυμα επιβεβαίωσης
Ορισμένες συσκευές φαξ εμφανίζουν ένα μήνυμα στην οθόνη που τους λέει ότι το φαξ στάλθηκε με επιτυχία. Εάν ρυθμίσετε το μηχάνημα φαξ να εκτυπώνει μια επιβεβαίωση, θα εκτυπώσει λεπτομέρειες για την κατάσταση του φαξ που στείλατε.
Μέθοδος 2 από 3: Χρήση υπολογιστή
Βήμα 1. Επιλέξτε το πρόγραμμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε
Κατά την αποστολή φαξ μέσω υπολογιστή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό που είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή ή να επωφεληθείτε από μια διαδικτυακή υπηρεσία.
- Ορισμένα λειτουργικά συστήματα είναι εξοπλισμένα με εφαρμογές που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αποστολή φαξ. Για παράδειγμα, τα Windows 7 παρέχουν ένα εργαλείο που ονομάζεται Φαξ και Σάρωση για αποστολή φαξ χωρίς τη χρήση μηχανής φαξ.
- Για να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα υπολογιστή, συνδέστε πρώτα τον υπολογιστή σε σταθερό τηλέφωνο. Εάν αυτό δεν είναι δυνατό, απλώς χρησιμοποιήστε μια διαδικτυακή υπηρεσία.
- Ορισμένες από τις διαδικτυακές υπηρεσίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν περιλαμβάνουν το eFax, το MyFax και το FaxZero. Ορισμένες υπηρεσίες είναι δωρεάν για χρήση και άλλες απαιτούν να πληρώσετε για συνδρομή ή συνδρομή. Υπάρχουν επίσης υπηρεσίες που χρεώνουν ένα τέλος για κάθε αποστολή φαξ.
Βήμα 2. Ανοίξτε το πρόγραμμα που θέλετε και δημιουργήστε ένα νέο φαξ
Δεν είναι κάθε λογισμικό το ίδιο, αλλά θα σας δοθεί η επιλογή να δημιουργήσετε ένα νέο φαξ ("δημιουργία νέου φαξ") ή κάτι παρόμοιο.
Βήμα 3. Επισυνάψτε το έγγραφο
Για να στείλετε ένα φαξ μέσω υπολογιστή, πρέπει να ανεβάσετε το έγγραφο σε ένα μήνυμα. Θα βρείτε ένα κουμπί που λέει "μεταφόρτωση εγγράφων" ή κάτι παρόμοιο.
- Εάν έχετε ηλεκτρονικό έγγραφο, βρείτε το στον υπολογιστή σας και επισυνάψτε το στο μήνυμα.
- Εάν το έγγραφο είναι ακόμα χαρτί, χρησιμοποιήστε ένα σαρωτή για να το μετατρέψετε σε ψηφιακό αρχείο. Εάν δεν έχετε σαρωτή, μπορείτε να τραβήξετε μια φωτογραφία του εγγράφου και να το στείλετε μέσω email στον εαυτό σας ή να το μεταφέρετε απευθείας στον υπολογιστή σας.
Βήμα 4. Εισαγάγετε τον αριθμό φαξ και το σώμα του μηνύματος
Πληκτρολογήστε ένα σύντομο μήνυμα προς τον παραλήπτη στο χώρο που παρέχεται στην οθόνη, όπως ακριβώς όταν στείλατε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Λειτουργεί ως εξώφυλλο, οπότε δεν χρειάζεται να επισυνάψετε ξεχωριστό εξώφυλλο. Πρέπει επίσης να εισαγάγετε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη στο πεδίο TO.
Μπορεί επίσης να χρειαστεί να εισαγάγετε έναν κωδικό επιβεβαίωσης για να αποδείξετε ότι δεν είστε ρομπότ
Βήμα 5. Πατήστε το κουμπί "Αποστολή"
Αφού επισυνάψετε το έγγραφο, γράψετε το μήνυμα και εισαγάγετε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη, πατήστε το κουμπί Αποστολή για να ολοκληρώσετε την εργασία σας.
Μέθοδος 3 από 3: Χρήση τηλεφώνου ή tablet
Βήμα 1. Κατεβάστε την εφαρμογή
Υπάρχουν πολλές εφαρμογές για tablet και τηλέφωνα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να στείλετε φαξ όπως θα κάνατε μέσω υπολογιστή. Ορισμένες αιτήσεις μπορούν να ληφθούν δωρεάν, ενώ άλλες πληρώνονται. Μερικές από τις δημοφιλείς εφαρμογές περιλαμβάνουν Fax Burner, Files Anywhere και JotNot Fax.
Ορισμένες εφαρμογές θα σας εκχωρήσουν έναν προσωρινό αριθμό φαξ. Αυτό δεν είναι ιδανικό εάν στέλνετε και λαμβάνετε συχνά φαξ
Βήμα 2. Εκτελέστε την εφαρμογή και επιλέξτε το έγγραφο που θα αποσταλεί
Μόλις ανοίξει η εφαρμογή στην κινητή συσκευή σας, θα σας ζητηθεί να δημιουργήσετε ένα νέο φαξ. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε με φαξ.
- Εάν το έγγραφο είναι αποθηκευμένο στη συσκευή σας, σε email ή σε μια υπηρεσία αποθήκευσης cloud, όπως το DropBox, βρείτε και ανεβάστε το έγγραφο από αυτήν την εφαρμογή.
- Εάν το έγγραφο είναι ακόμα χαρτί, χρησιμοποιήστε tablet ή τηλέφωνο για να τραβήξετε μια φωτογραφία του εγγράφου και να το επισυνάψετε στο μήνυμα.
Βήμα 3. Εισαγάγετε τον αριθμό φαξ και το σώμα του μηνύματος
Πληκτρολογήστε το μήνυμα στον παραλήπτη του φαξ, όπως ακριβώς θα κάνατε σε έναν υπολογιστή. Βεβαιωθείτε ότι έχετε εισαγάγει τον αριθμό φαξ του παραλήπτη στο πεδίο TO του μηνύματος.
Βήμα 4. Αγγίξτε το κουμπί "Αποστολή"
Αφού επισυνάψετε το έγγραφο, πληκτρολογήσετε το μήνυμα και εισαγάγετε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη, πατήστε το κουμπί Αποστολή για να στείλετε το φαξ.
Συμβουλές
- Αγοράστε έναν εκτυπωτή all-in-one, ώστε να μπορείτε να στέλνετε φαξ από τη δουλειά ή το σπίτι χωρίς να χρειάζεται να κατεβάζετε προγράμματα, να ανεβάζετε έγγραφα στο Διαδίκτυο ή να αγοράζετε ξεχωριστό μηχάνημα φαξ. Ωστόσο, θα χρειαστείτε σταθερό τηλέφωνο.
- Εάν διαθέτετε λογαριασμό που παρέχει online υπηρεσία φαξ, όπως RingCentral ή eFax, χρησιμοποιήστε αυτόν τον λογαριασμό για να στείλετε φαξ απευθείας από το Gmail. Το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εισαγάγετε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη και στη συνέχεια το @domainname.com στο πεδίο TO. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε eFax, γράψτε [email protected].
- Οι συσκευές φαξ μπορούν να μπλοκάρουν και τα έγγραφα να κολλήσουν μεταξύ τους. Εάν συμβαίνει αυτό, το έγγραφο πρέπει να υποβληθεί εκ νέου.
