Ένας οδηγός χρήσης είναι ένα εγχειρίδιο σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή (PDF ή XPS) που παρέχει οδηγίες σχετικά με μια διαδικασία ή χρήση κάτι. Παρόλο που τα "εγχειρίδια χρήσης" συσχετίζονται συχνά με οδηγούς εφαρμογών υπολογιστών, οι οδηγοί χρήστη παρέχονται επίσης με υπολογιστές και άλλες ηλεκτρονικές συσκευές όπως τηλεοράσεις, στερεοφωνικά, τηλεφωνικά συστήματα, συσκευές αναπαραγωγής MP3 και οικιακό εξοπλισμό και κήπο. Ένας καλός οδηγός χρήσης εκπαιδεύει τους χρήστες σχετικά με τα χαρακτηριστικά του προϊόντος, ενώ τους διδάσκει πώς να χρησιμοποιούν αποτελεσματικά αυτές τις δυνατότητες. Ο οδηγός χρήστη είναι δομημένος με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι εύκολο να διαβαστεί και να αναφερθεί. Ακολουθούν ορισμένα βήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την ανάπτυξη αποτελεσματικού περιεχομένου και το σχεδιασμό διατάξεων οδηγών χρήστη.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Δημιουργία κατάλληλου οδηγού χρήστη
Βήμα 1. Αποφασίστε ποιος θα χρησιμοποιήσει τον οδηγό
Για να γράψετε έναν καλό οδηγό χρήστη, πρέπει να αναπτύξετε ένα προφίλ χρήστη, είτε επίσημα δημιουργώντας ένα γραπτό προφίλ είτε άτυπα αφιερώνοντας χρόνο για να κάνετε εύλογες υποθέσεις σχετικά με τα χαρακτηριστικά του χρήστη. Τέτοια προφίλ είναι χρήσιμα όταν είστε μέλος μιας ομάδας γραφής οδηγών χρήστη και όταν εργάζεστε στο προϊόν που προορίζεται από την ιδέα στην τελική μορφή. Κατά τη δημιουργία ενός προφίλ χρήστη, λάβετε υπόψη τους ακόλουθους παράγοντες:
- Η τοποθεσία του χρήστη θα χρησιμοποιήσει τον οδηγό, για παράδειγμα στο σπίτι, στο γραφείο, σε απομακρυσμένο χώρο εργασίας ή στο αυτοκίνητο. Αυτός ο παράγοντας καθορίζει όχι μόνο το περιεχόμενο, αλλά και το ύφος γραφής που θα υιοθετήσει ο οδηγός.
- Πώς θα χρησιμοποιήσει ο χρήστης τον οδηγό. Εάν το χρησιμοποιούν σπάνια ή το χρειάζονται μόνο για να βρουν πληροφορίες, είναι καλύτερο αν ο οδηγός έχει τη μορφή εγγράφου αναφοράς. Από την άλλη πλευρά, εάν ο χρήστης θα το χρησιμοποιεί τακτικά στην αρχή, η ενότητα αναφοράς θα πρέπει να συνοδεύεται από μια ενότητα "Πώς να ξεκινήσετε" και οδηγίες σχετικά με τις πιο κοινές λειτουργίες που θα εκτελέσει το προϊόν.
- Πόση εμπειρία έχει ο χρήστης με το προϊόν ή παρόμοιο αντικείμενο. Εάν το προϊόν είναι νέο ή πολύ διαφορετικό από παρόμοια προϊόντα, πρέπει να συμπεριλάβετε μια εξήγηση για το πώς διαφέρει από τα άλλα και οδηγίες για το πώς να το χρησιμοποιήσετε. Εάν το προϊόν ασχολείται με κάτι που οι χρήστες συχνά δυσκολεύονται, όπως μια εφαρμογή υπολογιστή, πρέπει να παρέχετε τις κατάλληλες πληροφορίες και λεπτομέρειες με κατανοητό τρόπο.
Βήμα 2. Δημιουργήστε έναν οδηγό που ταιριάζει στις ανάγκες του χρήστη με τρόπο που μπορεί να κατανοήσει
Εάν οι χρήστες δεν είναι τεχνικά κατανοητοί άνθρωποι, είναι πιθανότατα καλύτερο να αποφύγετε την ιδιαίτερα τεχνική γλώσσα και να δώσετε σαφείς και απλές εξηγήσεις. Το κείμενο πρέπει επίσης να οργανωθεί με τρόπο που να μοιάζει με τον τρόπο που σκέφτεται ο χρήστης. Η καταχώριση των χαρακτηριστικών των προϊόντων που ομαδοποιούνται ανά λειτουργία έχει συχνά περισσότερο νόημα παρά από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες λειτουργίες.
Μερικές φορές η χρήση τεχνικών όρων είναι αναπόφευκτη, για παράδειγμα για τη χάραξη εφαρμογών που περιλαμβάνουν γραφήματα Fibonacci μαζί με γραφήματα πίτας και τα πιο συνηθισμένα γραφήματα ράβδων. Σε μια τέτοια περίπτωση, θα ήταν καλύτερο να ορίσετε τους όρους και να δώσετε πληροφορίες, για παράδειγμα μια εξήγηση για το τι είναι το γράφημα Fibonacci και πώς χρησιμοποιείται στην οικονομική ανάλυση
Βήμα 3. Περιγράψτε το πρόβλημα που προσπαθεί να λύσει ο χρήστης και στη συνέχεια δώστε μια λύση σε αυτό το πρόβλημα
Η προσφορά λειτουργιών ως λύσεων σε κοινά προβλήματα είναι καλή όταν διαφημίζετε ένα προϊόν, αλλά από τη στιγμή που ο πελάτης κατέχει το προϊόν, πρέπει να καταλάβει πώς να το χρησιμοποιήσει. Προσδιορίστε το πρόβλημα που θα αντιμετωπίσει ο χρήστης, περιγράψτε το στον οδηγό χρήσης, ακολουθούμενο από οδηγίες για την επίλυσή του.
Εάν το πρόβλημα είναι περίπλοκο, χωρίστε το σε μικρότερα κομμάτια. Γράψτε κάθε ενότητα με οδηγίες για το πώς να το λύσετε ή να το αντιμετωπίσετε και, στη συνέχεια, ακολουθήστε το ένα το άλλο με τη σειρά. Η ανάλυση των πληροφοριών με αυτόν τον τρόπο είναι γνωστή ως μέθοδος ομαδοποίησης ή διάσπασης
Μέρος 2 από 3: Στοιχεία οδηγού χρήστη
Βήμα 1. Δημιουργήστε ένα κατάλληλο εξώφυλλο και σελίδα τίτλου
Θα χρειαστείτε ένα εξώφυλλο για κάθε οδηγό χρήστη που είναι περισσότερο από μια κάρτα αναφοράς και μια σελίδα τίτλου για έναν οδηγό που περιλαμβάνει περισσότερα από ένα διπλωμένο φύλλο χαρτιού (4 σελίδες ή περισσότερο σε μήκος).
- Εάν ο οδηγός προστατεύεται από πνευματικά δικαιώματα, η σημείωση πνευματικών δικαιωμάτων πρέπει να περιλαμβάνεται στο μπροστινό και στο πίσω εξώφυλλο, καθώς και στη σελίδα τίτλου.
- Εάν υπάρχουν όροι και προϋποθέσεις για τη χρήση του οδηγού και των προϊόντων που σχετίζονται με αυτόν, συμπεριλάβετε τους στο εσωτερικό του μπροστινού καλύμματος.
Βήμα 2. Βάλτε μια αναφορά στο σχετικό έγγραφο στην εισαγωγή
Εάν υπάρχουν περισσότεροι από ένας οδηγοί χρήστη, παρακαλούμε να κάνετε αναφορά σε άλλο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένου του σωστού αριθμού έκδοσης, εδώ. Ο πρόλογος είναι επίσης ένα μέρος για να τοποθετήσετε την ενότητα "Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό" εάν υπάρχει.
Βήμα 3. Συμπεριλάβετε έναν πίνακα περιεχομένων εάν ο οδηγός είναι μεγαλύτερος από 10 σελίδες
Βήμα 4. Τοποθετήστε οδηγίες/διαδικασίες και υλικά αναφοράς στο σώμα του οδηγού
Στις περισσότερες περιπτώσεις, τόσο η διαδικασία όσο και το υλικό αναφοράς θα πρέπει το καθένα να έχει το δικό του τμήμα. Ωστόσο, μπορείτε να πείτε στους χρήστες να αναφέρονται σε συγκεκριμένο περιεχόμενο σε μια ενότητα και να το διαφοροποιούν από άλλες ενότητες. Με αυτόν τον τρόπο, ο χρήστης μπορεί να βρει γρήγορα τις πληροφορίες που αναζητά.
- Οι διαδικασίες θα πρέπει να γράφονται σε συνεπή δομή σε όλες τις οδηγίες του εγχειριδίου. Ξεκινήστε με μια επισκόπηση της λειτουργικότητας του προϊόντος και, στη συνέχεια, εξηγήστε τι πρέπει να κάνει ο χρήστης και ποια αποτελέσματα θα πάρει ή θα δει. Τα βήματα πρέπει να είναι αριθμημένα και να ξεκινούν με ένα ρήμα ενέργειας, όπως είναι το πώς γράφονται τα βήματα σε κάθε ενότητα αυτού του άρθρου.
- Το υλικό αναφοράς μπορεί να περιλαμβάνει λίστες ελέγχου, συμβουλές αντιμετώπισης προβλημάτων και συχνές ερωτήσεις. Ένα γλωσσάριο και ένα ευρετήριο μπορούν να προστεθούν στο τέλος του οδηγού, αν και στην αρχή μπορεί να παρέχεται ένα γλωσσάριο όρων που χρησιμοποιούνται συχνά. Το ευρετήριο μπορεί να παραλειφθεί εάν ο οδηγός έχει λιγότερες από 20 σελίδες.
Βήμα 5. Χρησιμοποιήστε γραφικές εικόνες όπως απαιτείται για την υποστήριξη κειμένου
Οι γραφικές εικόνες ή τα στιγμιότυπα οθόνης μπορούν να απεικονίσουν καλύτερα ορισμένα σημεία σε έναν οδηγό παρά κείμενο, ειδικά σε πολύπλοκες διαδικασίες όπου οι χρήστες χρειάζονται οπτική επιβεβαίωση για να διασφαλίσουν ότι ακολουθούν σωστά τα βήματα. Τα γραφικά σχέδια μπορούν να δημιουργηθούν με τη χρήση σχεδίασης με τη βοήθεια υπολογιστή (CAD) ή εφαρμογών επεξεργασίας γραφικών, ψηφιακών φωτογραφικών μηχανών και εφαρμογών επεξεργασίας φωτογραφιών, ή εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε στιγμιότυπα οθόνης, χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες του στιγμιότυπου οθόνης που είναι ενσωματωμένες στον υπολογιστή σας ή ένα πρόγραμμα γραφικών με δυνατότητες λήψης οθόνης.
- Μόλις δημιουργήσετε μια γραφική εικόνα, αποθηκεύστε την σε συμπιεσμένη μορφή, ώστε να μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε σε εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου ή δημοσίευσης επιφάνειας εργασίας. Πρέπει επίσης να μειώσετε το μέγεθος της εικόνας για να ταιριάζει καλύτερα στη σελίδα, αλλά και πάλι να παρέχετε πλήρεις λεπτομέρειες στον χρήστη. (Εάν είναι απαραίτητο, μπορείτε να περικόψετε την αρχική εικόνα σε ενότητες και να εμφανίσετε τις σχετικές ενότητες μαζί με υποστηρικτικό κείμενο).
- Εάν χρησιμοποιείτε πολλές γραφικές εικόνες στη διαδικασία, βεβαιωθείτε ότι οι εικόνες δημιουργούνται σε σταθερό μέγεθος, είτε στο ίδιο μήκος και πλάτος διαστάσεις είτε σε αναλογία με το μέγεθος της αρχικής εικόνας. Με αυτόν τον τρόπο, η εικόνα θα φαίνεται πιο ελκυστική για τους χρήστες. Το ίδιο ισχύει και για τη λήψη στιγμιότυπων οθόνης από υπολογιστή. βεβαιωθείτε ότι ο υπολογιστής εμφανίζει το τυπικό συνδυασμό χρωμάτων κατά τη λήψη φωτογραφιών, διαφορετικά ο οδηγός θα εμφανίσει ένα έγχρωμο στιγμιότυπο οθόνης.
- Ενώ οι εφαρμογές επεξεργασίας εικόνας όπως το Photoshop και το Paint Shop Pro έχουν καλές δυνατότητες λήψης εικόνας, τα προγράμματα που είναι αφιερωμένα στη λήψη στιγμιότυπων οθόνης όπως το Snagit προσφέρουν επίσης τη δυνατότητα εύκολης τροποποίησης, καταλόγου και σχολιασμού στιγμιότυπων οθόνης.
Μέρος 3 από 3: Σχεδιάζοντας έναν εύχρηστο οδηγό χρήσης
Βήμα 1. Επιλέξτε μερικές ευανάγνωστες γραμματοσειρές
Παρόλο που ένας υπολογιστής μπορεί να υποστηρίξει έναν αριθμό γραμματοσειρών, ο σκοπός της δημιουργίας ενός οδηγού χρήστη είναι ευανάγνωστος. Η επιλογή πολλαπλών γραμματοσειρών που ταιριάζουν είναι ο καλύτερος τρόπος για να επιτευχθεί αυτός ο στόχος. Οι γραμματοσειρές μπορούν να ομαδοποιηθούν σε δύο τύπους: serif και sans serif.
- Οι γραμματοσειρές Serif έχουν μικρές διακοσμητικές γραμμές στα άκρα των κύριων γραμμών που αποτελούν τα γράμματα. Οι γραμματοσειρές serif περιλαμβάνουν Times New Roman, Baskerville και Book Antiqua. Οι γραμματοσειρές Serif είναι τέλειες για τα περισσότερα κείμενα που εμφανίζονται σε μεγέθη 10-12 στο κύριο σώμα για οδηγούς εκτύπωσης.
- Οι γραμματοσειρές χωρίς serif διαθέτουν μόνο τις γραμμές που αποτελούν τα γράμματα, χωρίς διακοσμητικά στοιχεία. Οι γραμματοσειρές που ανήκουν στην ομάδα sans serif περιλαμβάνουν Arial, Calibri και Century Gothic. Οι γραμματοσειρές Sans serif μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τα περισσότερα μεγέθη κειμένου 8 έως 10 σε αρχεία PDF ή διαδικτυακούς οδηγούς, αν και η μη στολισμένη καθιστά δυσκολότερη την ανάγνωση των προτάσεων που εμφανίζονται με γραμματοσειρές 12 ή μεγαλύτερες. Ωστόσο, οι γραμματοσειρές μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικά σε μεγαλύτερα μεγέθη για την εμφάνιση επικεφαλίδων και επικεφαλίδων και σε μικρότερα μεγέθη είναι ιδανικές για υποσημειώσεις και αριθμούς σε στήλες και πίνακες.
- Σε γενικές γραμμές, είναι καλύτερο να επιλέξετε μια απλή γραμματοσειρά όπως Arial ή Times New Roman για τον οδηγό σας, αν και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια διακοσμητική γραμματοσειρά για εισαγωγικά ή τίτλους εάν γράφετε έναν οδηγό για ένα βιντεοπαιχνίδι που έχει οριστεί σε περιβάλλον φαντασίας ή επιστημονικής φαντασίας Το (Στην περίπτωση των παραπομπών, μπορείτε συχνά να χρησιμοποιήσετε μια απλή γραμματοσειρά και να εμφανίσετε ολόκληρο το απόσπασμα με πλάγια γράμματα).
- Αφού αποφασίσετε ποιες γραμματοσειρές θα χρησιμοποιήσετε, δημιουργήστε δείγματα σελίδων για να επαληθεύσετε ότι φαίνονται καλά σε χαρτί. Θα πρέπει επίσης να δείξετε αυτό το δείγμα σελίδας στον υπεύθυνο για την παροχή έγκρισης για την εμφάνιση του οδηγού προτού προχωρήσετε στη διαδικασία γραφής.
Βήμα 2. Σκεφτείτε τη διάταξη
Αφού επιλέξετε μια γραμματοσειρά για τον οδηγό, θα πρέπει να αποφασίσετε πώς θα δομήσετε το περιεχόμενο στο επάνω μέρος της σελίδας.
- Σε γενικές γραμμές, μάλλον θα πρέπει να τοποθετήσετε τον τίτλο του εγγράφου ή τον τίτλο του κεφαλαίου στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο, ίσως χρησιμοποιώντας τις επικεφαλίδες οδηγών στα αριστερά της σελίδας και τις επικεφαλίδες των κεφαλαίων στα δεξιά της σελίδας. Πρέπει να τοποθετήσετε τον αριθμό σελίδας στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο, είτε έξω (κεφαλίδα ή υποσέλιδο) είτε στο κέντρο (μόνο στο υποσέλιδο). Μπορεί επίσης να χρειαστεί να διακρίνετε την πρώτη σελίδα κάθε ενότητας ή κεφαλαίου από άλλες σελίδες, τοποθετώντας τον αριθμό σελίδας στη μέση του υποσέλιδου και την επόμενη σελίδα στην εξωτερική γωνία της κεφαλίδας.
- Mayσως χρειαστεί να κάνετε το κείμενο εισαγωγής μέσα σε ένα έγχρωμο πλαίσιο ή ένα πλαίσιο για να το διαφοροποιήσετε από το υπόλοιπο κείμενο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει ένα χρώμα ή επίπεδο αποκλεισμού, έτσι ώστε να μην δυσκολεύει την ανάγνωση του κειμένου.
- Αφήστε ένα αρκετά μεγάλο περιθώριο από όλες τις πλευρές, με επιπλέον χώρο στις άκρες για να δέσετε.
Βήμα 3. Εξετάστε τον τύπο της έντασης για τον οδηγό χρήσης
Εάν ο οδηγός είναι μεγαλύτερος από 4 σελίδες, οι σελίδες πρέπει να είναι δεμένες με έναν συγκεκριμένο τρόπο. Παρόλο που τα εσωτερικά έγγραφα μπορούν να συρραφθούν με συρραπτικό στη γωνία της σελίδας, ο εξωτερικός οδηγός χρήστη που αποστέλλεται με το προϊόν συνήθως συρράπτεται με μία από τις ακόλουθες 3 μεθόδους:
- Η μέθοδος συρραφής στο πλάι (συσφιγμένη στα πλάγια της σελίδας με συρραπτικό) για οδηγούς που εκτυπώνονται σε χαρτί διπλωμένο 21 x 27,5 cm, 21 x 35 cm ή 27,5 x 42,5 cm. Οι περισσότεροι φθηνοί οδηγοί 48 σελίδων ή λιγότερων συνδέονται με αυτόν τον τρόπο.
- Η μέθοδος ραφής σέλας (ραμμένη στο πλάι της σελίδας) χρησιμοποιείται συχνότερα για οδηγούς αναφοράς τρίτου κατασκευαστή παρά για οδηγούς που περιλαμβάνονται με άλλα προϊόντα εκτός από αυτοκίνητα, αν και ορισμένοι μακρύτεροι οδηγοί συνδέονται με αυτόν τον τρόπο. (Ο Οδηγός Paint Shop Pro περιλάμβανε αρχικά έναν οδηγό ραφής σέλας ενώ εξακολουθούσε να παράγεται από το JASC Software).
- Η σπειροειδής δέσμευση είναι η πλέον κατάλληλη για οδηγούς που χρησιμοποιούνται σε σκληρότερα περιβάλλοντα, όπως σε εξωτερικούς χώρους (οπότε οι μέθοδοι συρραφής στο πλάι και ραφής δεν είναι αρκετά ισχυρές για να προκαλέσουν ολίσθηση σελίδων). Ορισμένοι οδηγοί με σπειροειδή σύνδεση ενδέχεται επίσης να έχουν σελίδες που είναι πλαστικοποιημένες με πλαστικό για να μην καταστραφούν όταν βρέχονται ή εκτίθενται σε λάσπη.
Βήμα 4. Δημιουργήστε ένα πρότυπο έγγραφο για καθοδήγηση
Πολλές εφαρμογές επεξεργασίας κειμένου και δημοσίευσης επιτραπέζιων υπολογιστών προσφέρουν τη δυνατότητα δημιουργίας προτύπων εγγράφων για οδηγούς χρήστη. Έτσι, καθώς πληκτρολογείτε, το κείμενο θα εμφανίζεται αυτόματα με τη γραμματοσειρά που επιλέξατε για το μέρος του οδηγού στον οποίο εργάζεστε. (Στην πραγματικότητα, αυτό το άρθρο γράφτηκε αρχικά χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο Microsoft Word). Τα περισσότερα από αυτά τα προγράμματα περιλαμβάνουν επίσης ένα τυπικό σύνολο προτύπων που μπορείτε να τροποποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες, ώστε να μην χρειάζεται να δημιουργήσετε το δικό σας από την αρχή.
