Η εργασία και οι επιχειρήσεις, ειδικά σε περιβάλλον γραφείου, απαιτούν ένα ορισμένο επίπεδο συνεργασίας. Για παράδειγμα, οι σημαντικές αποφάσεις συχνά απαιτούν περισσότερα από την οπτική γωνία ενός ατόμου και γενικά η επιτυχία μιας σημαντικής εργασίας απαιτεί την εμπειρία πολλών ανθρώπων. Οι συναντήσεις είναι ένας τρόπος δημιουργίας δομημένης και οργανωμένης συνεργασίας, αλλά χωρίς σκοπό ή έλεγχο, οι συναντήσεις μπορούν εύκολα να γίνουν πολύ μεγάλες και αναποτελεσματικές. Η γνώση του πώς να σχεδιάζετε, να προετοιμάζεστε και να καθοδηγείτε συναντήσεις μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας αποτελεσματικής συνάντησης και μιας χρονοβόρας.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Προετοιμασία για τη Συνάντηση
Βήμα 1. Συζητήστε την επερχόμενη συνάντηση με τους συμμετέχοντες
Όταν μάθετε ότι θα προεδρεύετε σε μια επερχόμενη συνάντηση, ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να κάνετε είναι να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να μιλήσετε με τα άτομα που θα λάβουν μέρος (ιδιαίτερα σημαντικά και υψηλού επιπέδου άτομα). Ρωτήστε αν υπάρχει κάτι συγκεκριμένο που θα ήθελαν να συζητήσουν στη συνάντηση. Καταγράψτε τις απαντήσεις τους και χρησιμοποιήστε τις ως οδηγό καθώς γράφετε την ατζέντα σας.
Το να ρωτάτε τους συμμετέχοντες τι θα ήθελαν να συζητήσουν είναι μια έξυπνη κίνηση, όχι μόνο για να σας διευκολύνει να γράψετε την ατζέντα, αλλά και να τους εμπλέξετε στη διαδικασία της συνάντησης ακόμη και πριν ξεκινήσει η συνάντηση. Οι άνθρωποι είναι πιο πιθανό να παρευρίσκονται και να δίνουν προσοχή κατά τη διάρκεια των συναντήσεων όταν γνωρίζουν ότι θα συζητηθούν θέματα που είναι σημαντικά για αυτούς
Βήμα 2. Γράψτε και μοιραστείτε μια ατζέντα
Η ατζέντα της συνάντησης δεν είναι χρήσιμη μόνο για τον αρχηγό της συνάντησης, αλλά και για τους παρευρισκόμενους. Η ατζέντα περιλαμβάνει χρήσιμες πληροφορίες σχετικά με τη συνάντηση, όπως πότε, πού και ποιος θα παρευρεθεί. Το πιο σημαντικό, η ατζέντα περιγράφει επίσης τα θέματα συζήτησης που πρέπει να συζητηθούν, έτσι ώστε ο καθένας να μπορεί να προετοιμαστεί. Στείλτε την ημερήσια διάταξη πριν από την ίδια τη συνάντηση - όσο πιο σημαντική είναι η συνάντηση, τόσο νωρίτερα πρέπει να στείλετε την ημερήσια διάταξη.
Ένα πράγμα που πρέπει να τεθεί στην ατζέντα είναι το εκτιμώμενο χρονικό όριο για κάθε συζήτηση. Έχοντας ένα πρόχειρο πρόγραμμα που περιγράφεται νωρίτερα, μπορεί να σας διευκολύνει να βάλετε τη συνάντηση σε καλό δρόμο. Ενώ ορισμένες εκδηλώσεις στην ατζέντα σας θα διαρκέσουν περισσότερο (και άλλες πιο γρήγορα), το πρόγραμμα θα σας διευκολύνει να οργανώσετε και να προσαρμόσετε το συνολικό χρόνο
Βήμα 3. Κάντε μια έρευνα σχετικά με το θέμα των προηγούμενων συζητήσεων και συναντήσεων
Τα άτομα που παρευρίσκονται στη συνάντηση μπορεί να μην γνωρίζουν όλες τις πληροφορίες σχετικά με το θέμα που σχεδιάζετε να συζητήσετε - μερικοί μπορεί να μην είχαν παρακολουθήσει την τελευταία συνάντηση, ενώ άλλοι να έχουν ξεχάσει. Είναι καλή ιδέα για εσάς ως πρόεδρο της συνάντησης να γνωρίζετε την ιστορία της συζήτησης μέχρι τώρα. Δοκιμάστε να μιλήσετε με άτομα που παρακολούθησαν σημαντικές συναντήσεις πριν για να μάθετε τυχόν άλυτα ζητήματα, ώστε να τα συζητήσετε στη συνάντηση. Θα χρειαστεί επίσης να λάβετε τα πρακτικά της τελευταίας συνάντησης από τον υπάλληλο που κρατά τις σημειώσεις για να σας βοηθήσει να οργανώσετε τα σχέδιά σας.
Τα πρακτικά από προηγούμενες συναντήσεις μπορούν να αποτελέσουν σημαντικό πόρο για εσάς ως ηγέτη. Τα πρακτικά συνοψίζουν τις συζητήσεις και τις αποφάσεις που προέκυψαν κατά την τελευταία συνάντηση, ώστε να μπορείτε να βρείτε όλες τις σημαντικές πληροφορίες σχετικά γρήγορα και εύκολα. Σως χρειαστεί να μοιραστείτε σημαντικά πρακτικά συναντήσεων με τους συμμετέχοντες μαζί με μια ατζέντα
Βήμα 4. Προετοιμάστε τον τόπο συνάντησης εκ των προτέρων
Την ημέρα της συνάντησης, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το δωμάτιο ή ο χώρος που θα χρησιμοποιηθεί είναι καθαρός, τακτοποιημένος και έτοιμος να φιλοξενήσει τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλα τα στοιχεία της τεχνολογίας της σύσκεψης (όπως παρουσιάσεις, προβολείς, οπτικές συσκευές κ.λπ.) λειτουργούν σωστά και είναι έτοιμα για χρήση - η τεχνική ακαταστασία μπορεί να χάσει πολύτιμο χρόνο και να διαταράξει την ομαλή λειτουργία μιας συνάντησης.
Εάν χρησιμοποιείτε μια ηλεκτρονική παρουσίαση (όπως το PowerPoint κ.λπ.), αφιερώστε χρόνο για να εξοικειωθείτε με το τηλεχειριστήριο ή το πρόγραμμα κλικ που θα χρησιμοποιηθεί στην παρουσίαση. Σίγουρα δεν θέλετε να σπαταλάτε το χρόνο σας ανακατεύοντας αυτούς τους ελεγκτές ενώ συζητάτε σημαντικά θέματα
Μέρος 2 από 3: Ενεργώντας ως ηγέτης κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων
Βήμα 1. Ανοίξτε επίσημα τη σύσκεψη
Όταν τελειώσει η προγραμματισμένη ώρα και παρευρεθούν όλοι οι συμμετέχοντες (ή τουλάχιστον όλοι οι σημαντικοί συμμετέχοντες), τραβήξτε την προσοχή σε όλους όσους βρίσκονται στην αίθουσα. Παρουσιάστε τον εαυτό σας ως ηγέτη και ποιος είναι ο σκοπός της συνάντησης. Ορίστε ένα χρονικό πλαίσιο δηλώνοντας πότε λήγει η προγραμματισμένη συνάντησή σας - μπορείτε να έχετε μια μακρά ή σύντομη συνάντηση, αλλά ο καθορισμός ενός χρονικού ορίου εκ των προτέρων θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τη συνάντηση εγκαίρως. Εάν μερικοί από τους συμμετέχοντες δεν γνωρίζονται μεταξύ τους, αφιερώστε χρόνο για να διαβάσετε τα ονόματα των συμμετεχόντων εν συντομία και να παρουσιάσετε τους σημαντικούς συμμετέχοντες.
Πρέπει να σημειωθεί ότι ορισμένες επιχειρήσεις και οργανισμοί έχουν αυστηρές και τακτικές διαδικασίες για το άνοιγμα και τη διεξαγωγή συνεδριάσεων. Για παράδειγμα, υπάρχουν ορισμένοι οργανισμοί που ανοίγουν συναντήσεις με το χτύπημα του σφυριού
Βήμα 2. Παρέχετε σχετικές περιλήψεις προηγούμενων συναντήσεων
Κατά την έναρξη μιας συνάντησης που αποτελεί μέρος ενός μακροχρόνιου έργου, πρέπει να παρέχετε σύντομες πληροφορίες σχετικά με το έργο, παρέχοντας μια γρήγορη περίληψη των γεγονότων ή των αποφάσεων της προηγούμενης συνάντησης. Δεν γνωρίζουν όλοι οι συμμετέχοντες τόσο πολύ για το θέμα συζήτησης όσο εσείς, οπότε αυτό το βήμα μπορεί να είναι χρήσιμο για να γίνει η συνάντηση αποτελεσματική και αποδοτική.
- Αντί να συνοψίσετε μόνοι σας τα αποτελέσματα των προηγούμενων συνεδριάσεων, ίσως θελήσετε να ζητήσετε από τον γραμματέα ή τον υπάλληλο που κρατά σημειώσεις να διαβάσει τα πρακτικά των προηγούμενων συναντήσεων για να δώσει στην περίληψη μια επίσημη αίσθηση.
- Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε την ανάγνωση σημαντικής αλληλογραφίας ή επικοινωνιών που προέκυψαν μετά την προηγούμενη συνάντηση.
- Πρέπει να σημειωθεί ότι εάν παρέχετε στους συμμετέχοντες αντίγραφα των πρακτικών/αλληλογραφίας, η ανάγνωσή τους μπορεί να μην είναι απαραίτητη.
Βήμα 3. Επιτρέψτε στους σημαντικούς συμμετέχοντες να αναφέρουν τη γενική κατάσταση
Στη συνέχεια, προσκαλέστε άτομα με σχετικές γνώσεις να σας ενημερώσουν για τις νέες εξελίξεις που έχουν συμβεί από την τελευταία συνάντηση. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε - για παράδειγμα, νέα προβλήματα που αντιμετωπίζει η επιχείρηση ή ο οργανισμός, αλλαγές στο προσωπικό, εξελίξεις έργων και αλλαγές στη στρατηγική που όλα μπορούν να συζητηθούν εδώ. Οι συμμετέχοντες στις συναντήσεις θέλουν επίσης να ακούσουν για τα αποτελέσματα συγκεκριμένων ενεργειών που έγιναν ως αποτέλεσμα προηγούμενων συναντήσεων.
Βήμα 4. Ολοκληρώστε όλες τις ημιτελείς εργασίες
Εάν υπάρχουν άλυτα ζητήματα και αποφάσεις που δεν έχουν ληφθεί από την προηγούμενη συνάντηση, προσπαθήστε να τα επιλύσετε πριν συζητήσετε νέα ζητήματα. Όσο περισσότερο παραμένει το προηγούμενο τεύχος, τόσο λιγότεροι συμμετέχοντες θα θέλουν να αναλάβουν την ευθύνη γι 'αυτό, οπότε προσπαθήστε να ορίσετε και να επιλύσετε τυχόν ημιτελή εργασία κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Συνήθως, οι ημιτελείς εργασίες σημειώνονται συγκεκριμένα ως "αναποφάσιστες" ή "υποβάλλονται για περαιτέρω συζήτηση" στα πρακτικά της προηγούμενης συνάντησης.
- Ανάλογα με την κουλτούρα και τους κανονισμούς στους οποίους εργάζεστε, η επιχείρηση ή ο οργανισμός σας μπορεί να έχει συγκεκριμένες διαδικασίες για τη λήψη αποφάσεων-για παράδειγμα, οι συμμετέχοντες στις συναντήσεις μπορεί να χρειαστούν μόνο την επίτευξη συναίνεσης της πλειοψηφίας ή ίσως μια ομάδα ατόμων ανώτατου επιπέδου να αναλάβει τη λήψη αποφάσεων. όλες οι αποφάσεις απόφαση.
- Λάβετε υπόψη ότι ορισμένα πράγματα είναι πολύ μεγάλα για να τελειώσουν κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Δεν χρειάζεται να σκεφτείτε τη μακροπρόθεσμη πρόοδο των ημιτελών έργων. Ωστόσο, πρέπει να υποβάλετε μια απόφαση ή έργο που απαιτεί δράση αυτήν τη στιγμή.
Βήμα 5. Συζητήστε τη νέα επιχείρηση
Στη συνέχεια, καταλήξτε σε τυχόν νέα ζητήματα, ανησυχίες και ζητήματα που πρέπει να συζητηθούν. Αυτά είναι πράγματα που φυσικά πηγάζουν από τις εξελίξεις που σημειώθηκαν μεταξύ της προηγούμενης και της τρέχουσας συνάντησης. Προσπαθήστε να λάβετε συγκεκριμένες, οριστικές αποφάσεις από τους συμμετέχοντες - όσο περισσότερα πράγματα αφήνετε αναπάντητα, τόσο πιο ανεπίλυτα ζητήματα θα φέρετε στην επόμενη συνάντησή σας.
Βήμα 6. Διαβάστε το πόρισμα της συνάντησης
Αφού επεξεργαστείτε όλα τα παλιά και τρέχοντα ζητήματά σας, αφιερώστε χρόνο για να διαβάσετε το συμπέρασμα της συνάντησης για όλους τους παρόντες. Αναφέρετε όλες τις αποφάσεις που έχουν ληφθεί μεμονωμένα και, εάν είναι απαραίτητο, περιγράψτε τις συγκεκριμένες ενέργειες που αναμένεται να λάβουν οι συμμετέχοντες πριν από την επόμενη συνάντηση.
Αυτό το βήμα είναι ζωτικής σημασίας - είναι η τελευταία σας ευκαιρία να διασφαλίσετε ότι όλοι θα φύγουν από τη συνάντηση γνωρίζοντας ακριβώς πού βρίσκεται το έργο και τι αναμένεται από αυτούς
Βήμα 7. Ολοκληρώστε παρουσιάζοντας τα βασικά για την επόμενη συνάντηση
Τέλος, δηλώστε τι θα συζητηθεί στην επόμενη συνάντηση και, όταν ξεκινήσετε τον προγραμματισμό, πείτε πότε και πού θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση. Αυτό βοηθά τους συμμετέχοντες να δημιουργήσουν μια αίσθηση συνέχειας από ένα σημαντικό έργο ή απόφαση στο επόμενο και τους δίνει ένα χρονικό πλαίσιο για να συνεχίσουν ή να ολοκληρώσουν την εργασία που τους έχει ανατεθεί.
Αξίζει να σημειωθεί ότι δεν χρειάζεται να προγραμματίσετε άλλη συνάντηση εάν έχετε καλύψει όλα τα παλιά και νέα θέματα στην τρέχουσα συνάντηση. Ωστόσο, εάν υπάρχουν αρκετά άλυτα ζητήματα που απαιτούν περαιτέρω συζήτηση ή εάν θέλετε να δείτε πρόοδο σε ένα συγκεκριμένο έργο, μια άλλη συνάντηση μπορεί να είναι καλή ιδέα
Μέρος 3 από 3: Αποτελεσματικές ηγετικές συναντήσεις
Βήμα 1. Καθοδηγήστε τη συζήτηση, αλλά μην την κυριαρχήσετε
Ένας από τους ρόλους σας ως επικεφαλής συνάντησης είναι να συνεχίσετε τη συζήτηση ομαλά. Ο ρόλος σας δεν είναι να προσφέρετε γνώμη για όλα τα ζητήματα ή να βεβαιωθείτε ότι η συζήτηση πηγαίνει σε σταθερό πρόγραμμα. Πρέπει να έχεις ευελιξία. Επιτρέψτε σε άλλους συμμετέχοντες να μιλήσουν ελεύθερα και επιτρέψτε στην εμφάνιση νέων θεμάτων συζήτησης ακόμη και αν δεν είναι στην ημερήσια διάταξη. Μπορεί να χρειαστεί να τερματίσετε ένα θέμα ή να αλλάξετε ένα συγκεκριμένο θέμα συζήτησης για να διατηρήσετε τη συζήτηση σε καλό δρόμο, αλλά δεν πρέπει να αισθάνεστε ότι πρέπει να ελέγχετε όλες τις πτυχές της συνάντησης. Άλλωστε, οι συναντήσεις είναι μια διαδικασία συνεργασίας.
Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, δώστε προσοχή στην ατζέντα σας. Εάν μια συνάντηση είναι εκτός ατζέντας, ίσως χρειαστεί να παραλείψετε ορισμένα θέματα συζήτησης ή να τα αναβάλλετε για αργότερα. Μην φοβάστε να το κάνετε αυτό εάν το θέμα που συζητείται είναι πολύ σημαντικό
Βήμα 2. Ενθαρρύνετε όλους τους συμμετέχοντες να συμμετάσχουν
Ως επικεφαλής της συνάντησης, η δουλειά σας είναι να εξασφαλίσετε μια ανοιχτή και παραγωγική συνάντηση. Εάν παρατηρήσετε ότι ορισμένοι συμμετέχοντες που έχουν γνώσεις σχετικές με το θέμα που συζητείται δεν είναι ανοιχτοί στην ομάδα, ενθαρρύνετέ τους να μιλήσουν. Δεν χρειάζεται να τους αμφισβητήσετε ή να τους καλέσετε απευθείας-απλώς πείτε κάτι όπως "Νομίζω ότι η τεχνογνωσία της κ. Μίθα θα είναι χρήσιμη εδώ", και αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συμμετάσχετε λιγότερο ενεργά μέλη στη συνάντηση.
Βήμα 3. Βεβαιωθείτε ότι όλοι καταλαβαίνουν τι συζητείται
Είναι δύσκολο να θυμηθούμε ότι όλοι όσοι παρευρίσκονται σε μια συνάντηση έχουν την ίδια εμπειρία ή γνώση του θέματος της συζήτησης. Για να διασφαλίσετε ότι οι συμμετέχοντες περνούν έξυπνα το χρόνο τους στη συνάντηση, ίσως θελήσετε να εκμεταλλευτείτε την ευκαιρία για να απλοποιήσετε εν συντομία ένα πολύπλοκο θέμα ή θέμα. Οι συμμετέχοντες που δεν γνωρίζουν αυτές τις πληροφορίες σίγουρα θα το εκτιμήσουν.
Βήμα 4. Μην αγνοείτε δύσκολες ή αμήχανες ερωτήσεις
Εάν τέτοιες ερωτήσεις δεν ελέγχονται από έναν αρμόδιο ηγέτη, η συνάντηση θα είναι μη παραγωγική. Προσπαθήστε να βεβαιωθείτε ότι όλα τα σημαντικά ζητήματα που θέλετε να συζητήσετε συζητούνται στη συνάντηση. Μην επιτρέπετε στους συμμετέχοντες να μεταθέτουν τις ευθύνες τους ή να δίνουν ασαφείς δικαιολογίες για άλυτα ζητήματα. Προσπαθήστε να διευκρινίσετε και να λάβετε απαντήσεις σε θέματα που κανείς δεν θέλει να συζητήσει. Παρόλο που οι συμμετέχοντες μπορεί να μην το θέλουν, είναι οι ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν για να είναι αποτελεσματική η συνάντηση.
Βεβαιωθείτε ότι έχουν καταγραφεί όλες οι σημαντικές αποφάσεις (εάν έχετε έναν υπάλληλο ή έναν λήπτη σημειώσεων, αναθέστε αυτό το καθήκον σε αυτούς). Εάν πρέπει να περάσετε το πρόβλημα να κάνετε μια δύσκολη ερώτηση, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι απαντήσεις σας είναι καλά τεκμηριωμένες
Βήμα 5. Προσέξτε το χρόνο σας
Υπάρχει ένας λόγος που οι συναντήσεις έχουν κακή φήμη-για τους περισσότερους ανθρώπους, οι συναντήσεις είναι μια χρονοβόρα δραστηριότητα. Για να αποφύγετε μια συνεδρίαση για πολύ καιρό, χρησιμοποιήστε τη δύναμή σας ως ηγέτη για να συνεχίσετε τη συζήτηση. Μην φοβάστε να αναβάλλετε ορισμένα ασήμαντα θέματα ή συνομιλίες μέχρι την επόμενη συζήτηση εάν η συνάντηση φαίνεται ότι θα διαρκέσει περισσότερο από ό, τι περιμένατε. Πρέπει να είστε προετοιμασμένοι και πρόθυμοι να προσαρμόσετε το πρόγραμμα για να διασφαλίσετε ότι ο χρόνος κανενός συμμετέχοντα δεν χάνεται.
