Η οργάνωση μιας αποτελεσματικής συνάντησης είναι απαραίτητη για να υποστηρίξει την ομαλή λειτουργία των δραστηριοτήτων της εταιρείας ή του οργανισμού. Οι συναντήσεις είναι μια ευκαιρία συντονισμού της εργασίας, ανταλλαγής πληροφοριών, βελτίωσης της ομαδικής εργασίας και αποτελεσματικής επίτευξης των στόχων. Οι αποτελεσματικές συναντήσεις απαιτούν καλή προετοιμασία, ηγεσία και ανάθεση καθηκόντων. Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, προσπαθήστε να αυξήσετε τα κίνητρα των συμμετεχόντων και να εμπλέξετε όλη την ομάδα.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Διοργάνωση Συναντήσεων
Βήμα 1. Προετοιμαστείτε για τη συνάντηση όσο καλύτερα μπορείτε
Πρώτα απ 'όλα, καταρτίστε μια ατζέντα συνεδριάσεων που περιέχει το πρόγραμμα και τα θέματα που θα συζητηθούν και καθορίστε τα σημαντικά πράγματα που πρέπει να επιβεβαιωθούν πριν από τη λήξη της συνάντησης.
- Ελάτε στην αίθουσα συσκέψεων εγκαίρως γιατί το μέρος που εργάζεστε θα επηρεάσει το πώς σας αντιλαμβάνονται οι άλλοι άνθρωποι. Η αναμονή στην αίθουσα συσκέψεων 15 λεπτά νωρίτερα κάνει τους άλλους να πιστεύουν ότι είστε λιγότερο παραγωγικοί ή θέλετε να αφήσετε μια άλλη δουλειά με τη δικαιολογία να πάτε σε μια συνάντηση.
- Ετοιμάστε φωτοτυπία της ημερήσιας διάταξης. Αν και μπορείτε να δημιουργήσετε μια ψηφιακή ατζέντα, ετοιμάστε επίσης μια φωτοτυπία της ατζέντας για να την κάνετε πιο εύκολη στη χρήση.
Βήμα 2. Επικεφαλής της συνάντησης
Κατά την ηγεσία μιας συνάντησης, βεβαιωθείτε ότι καλύπτετε όλα τα θέματα της ημερήσιας διάταξης και ακούτε τι έχουν να πουν όλοι οι συμμετέχοντες με τους ακόλουθους τρόπους:
- Κυκλοφορεί η λίστα παρακολούθησης. Η συνάντηση είναι ένα μέσο διάδοσης πληροφοριών μέσα στην ομάδα και γίνεται μια ευκαιρία για συζήτηση, έτσι ώστε ο καθένας να γνωρίζει τις αντίστοιχες ευθύνες του, ώστε να είναι σε θέση να παρέχει την αναμενόμενη απόδοση εργασίας. Κυκλοφορώντας τη λίστα παρακολούθησης, γνωρίζετε ποιος δεν έχει φτάσει, ώστε να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί τους και να συμμετάσχουν στη συνάντηση. Δείχνει επίσης ότι οι πληροφορίες που θα μοιραστείτε στη συνάντηση είναι σημαντικές.
- Χρησιμοποιήστε την ατζέντα ως οδηγό για να διευκολύνετε τον κάθε συμμετέχοντα στη σύσκεψη να εστιάσει και να γνωρίζει τι πρέπει να κάνει. Οι συμμετέχοντες στις συναντήσεις ενδέχεται να έρθουν με τη σειρά. Έτσι, η προετοιμασία της ατζέντας πριν από τη συνάντηση σας κάνει πιο συγκεντρωμένους κατά την ηγεσία της συνάντησης.
Βήμα 3. Αναπτύξτε ένα σχέδιο εργασίας
Το σχέδιο εργασίας είναι η τελική περίληψη που επιβεβαιώνει την εργασία που πρέπει να γίνει μετά τη συνάντηση και είναι ένα τρέχον σχέδιο που επηρεάζει όλους τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Κάντε ένα πρόγραμμα εργασίας σύμφωνα με τις ακόλουθες οδηγίες:
- Ορίστε κάποιον ως υπεύθυνο ενός συγκεκριμένου στόχου. Το διορισμένο άτομο δεν χρειάζεται να επιτύχει τον στόχο προσωπικά, επειδή θα είναι ο διαχειριστής του έργου που θα είναι υπεύθυνος για τη σύνδεση των μελών της ομάδας που πρέπει να συμμετέχουν και την προετοιμασία των απαιτούμενων πόρων.
- Ζητήστε εκθέσεις προόδου επίσημα και ανεπίσημα, έτσι ώστε το διορισμένο προσωπικό να αναφέρει το έργο που έχει επιτευχθεί μέσα σε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα.
Βήμα 4. Επικεντρωθείτε στο θέμα σύμφωνα με την ατζέντα της συνάντησης
Αφού συζητήσετε ένα θέμα στην ημερήσια διάταξη και πραγματοποιήσετε τις απαραίτητες συζητήσεις, παρουσιάστε μια περίληψη των αποτελεσμάτων της συζήτησης, δώστε την ευκαιρία να κάνετε ερωτήσεις και, στη συνέχεια, συνεχίστε τη συνάντηση συζητώντας το επόμενο θέμα.
Βήμα 5. Καθορίστε το πρόγραμμα για την επερχόμενη συνάντηση
Ανακοινώστε το πρόγραμμα της επόμενης συνάντησης όταν είναι όλοι συγκεντρωμένοι για να διευκολύνετε τον προγραμματισμό τους. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε ενημερώσει το πρόγραμμα των συναντήσεων εκ των προτέρων για να αποφύγετε συγκρούσεις χρονοδιαγραμμάτων.
Ζητήστε από τα μέλη της ομάδας να προτείνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ποια θέματα πρέπει να υπάρχουν στην ατζέντα. Αφού τελειώσει η συνάντηση, ενημερώστε τους ότι θα χρησιμοποιήσετε την ίδια ατζέντα για την επόμενη συνάντηση και ζητήστε από τους συμμετέχοντες στη συνάντηση να υποβάλουν προτάσεις θεμάτων που υποστηρίζουν την επίτευξη των στόχων της εταιρείας/του οργανισμού
Μέρος 2 από 3: Προετοιμασία για τη Συνάντηση
Βήμα 1. Αποφασίστε ποιος θα προεδρεύσει της συνεδρίασης
Αυτός ο ρόλος συνήθως ανατίθεται σε έναν διευθυντή, αλλά μπορείτε να δώσετε στα μέλη της ομάδας την ευκαιρία να ηγηθούν συναντήσεων του τμήματος, ώστε να μπορούν αργότερα να προεδρεύουν των συνεδριάσεων σε υψηλότερο επίπεδο.
Βήμα 2. Προσκαλέστε ομιλητές
Ομιλητής είναι ένα άτομο που καλείται να παρακολουθήσει μια συνάντηση για έναν συγκεκριμένο λόγο, επειδή έχει εμπειρία στη διαχείριση ανθρώπινων πόρων και άλλων πόρων, έτσι ώστε τα μέλη της ομάδας να μπορούν να επιτύχουν τις καλύτερες επιδόσεις, συμπεριλαμβανομένης της αποτελεσματικής εξήγησης των διαδικασιών εργασίας και των αποτελεσμάτων. Επιπλέον, είναι επίσης σε θέση να παρέχει συμβουλές για την πρόβλεψη απρόβλεπτων συνθηκών και την αύξηση των πόρων, όπως απαιτείται.
Βήμα 3. Καθορίστε το σωστό πρόγραμμα συναντήσεων
Κατά τον καθορισμό ενός προγράμματος, λάβετε υπόψη τη διαθεσιμότητα χρόνου και τους περιορισμούς των συμμετεχόντων. Για παράδειγμα: όλοι οι συμμετέχοντες μπορούν να παρευρεθούν στο απόγευμα της Παρασκευής, αλλά δεν είναι η κατάλληλη στιγμή για να συζητήσουμε μεγάλα θέματα.
- Για να μπορέσουν όλα τα μέλη της ομάδας να παρευρεθούν στην επερχόμενη συνάντηση, ρωτήστε πρώτα τον υπεύθυνο του έργου που είναι υπεύθυνος για το πρόγραμμα και στη συνέχεια ζητήστε από όλους τους συμμετέχοντες να κανονίσουν τα αντίστοιχα χρονοδιαγράμματα σύμφωνα με το σχέδιο.
- Καθορίστε ποιος θα κρατήσει τα πρακτικά και βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της συνάντησης αποστέλλονται επίσης σε απόντες συμμετέχοντες.
Βήμα 4. Προετοιμάστε την ατζέντα της συνάντησης
Η ατζέντα της συνάντησης πρέπει να περιέχει τουλάχιστον μια λίστα θεμάτων προς συζήτηση, ανάθεση καθηκόντων παρουσίασης και κατανομή χρόνου για συζήτηση κάθε θέματος. Μπορείτε να κανονίσετε την ημερήσια διάταξη της σύσκεψης σύμφωνα με τις ακόλουθες προτάσεις:
- Ζητήστε πληροφορίες από όλους τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη στέλνοντας ένα email τουλάχιστον 2 ημέρες πριν από τη συνάντηση. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το καλύτερο εργαλείο για αυτό γιατί θα λάβετε γραπτά αιτήματα.
- Φτιάξτε μια ατζέντα συνεδριάσεων τραπεζιού για να καταγράψετε όλα τα θέματα που θα συζητηθούν, τους ομιλητές και την κατανομή του χρόνου. Εάν υπάρχει ένα αίτημα για ένα θέμα που αποκλίνει από το γενικό θέμα, επικοινωνήστε με το ενδιαφερόμενο άτομο και ζητήστε του να κάνει συγκεκριμένο αίτημα για συζήτηση στην επόμενη συνάντηση.
- Φτιάξτε ένα ρεαλιστικό πρόγραμμα. Οι εξηγήσεις και οι συζητήσεις που διαρκούν 30 λεπτά δεν πρέπει να αναγκαστούν να τελειώσουν σε 15 λεπτά. Φτιάξτε ένα πρόγραμμα ανάλογα με τις ανάγκες και τελειώστε τη συνάντηση νωρίς όταν συζητηθούν όλα τα θέματα.
Βήμα 5. Προτείνετε κανόνες συνάντησης
Δεν χρειάζεται να θεσπίσετε τυπικούς κανόνες ή να επιβάλλετε κυρώσεις, αλλά η εφαρμογή των κανόνων καθιστά τη συνάντηση να κυλήσει ομαλά και ο καθένας μπορεί να εκφράσει καλά τη γνώμη του.
Αναφέρετε τους κανόνες κατά την έναρξη της συνάντησης λέγοντας: «Για να εξοικονομήσετε χρόνο, οι συμμετέχοντες μπορούν να κάνουν ερωτήσεις και να απαντούν μετά την ολοκλήρωση της παρουσίασης του ομιλητή. Εάν εξακολουθείτε να έχετε σχόλια μετά την ολοκλήρωση του χρόνου συζήτησης, παρακαλώ στείλτε μου email για να το συζητήσουμε περαιτέρω »
Βήμα 6. Προσδιορίστε τη διαίρεση του χρόνου
Καθορίστε την ατζέντα της συνάντησης καθορίζοντας πόσο χρόνο θα χρειαστεί ο κάθε ομιλητής και συζητώντας κάθε θέμα.
- Ενημερώστε την κατανομή του χρόνου πριν ξεκινήσει η συνάντηση, έτσι ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν πότε μπορούν να συνεισφέρουν και να αποτρέψουν τυχαίες ή στρεβλές συζητήσεις.
- Ως οδηγός, αφήστε τουλάχιστον 10 λεπτά για να συζητήσετε αφού συζητηθούν ορισμένα θέματα.
Βήμα 7. Υποβάλετε την ατζέντα της συνάντησης
Την ημέρα πριν από τη συνάντηση, στείλτε την ατζέντα της συνάντησης σε όλους τους συμμετέχοντες, ώστε όλοι να έχουν φωτοτυπία του προγράμματος και να γνωρίζουν τον σκοπό της συνάντησης. Επιπλέον, μπορούν επίσης να σας ενημερώσουν εάν υπάρχουν εσφαλμένες πληροφορίες στην ατζέντα.
Βήμα 8. Στείλτε μια υπενθύμιση
Πριν ξεκινήσετε μια πρώτη ή μη συνάντηση ρουτίνας, στείλτε μια υπενθύμιση μία ώρα νωρίτερα, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να είναι στην ώρα τους.
Μέρος 3 από 3: Γίνε ένας αποτελεσματικός ηγέτης συνάντησης
Βήμα 1. Γίνετε καλός ηγέτης συναντήσεων
Προσπαθήστε να επικοινωνείτε με όλους τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της συνάντησης, ώστε να επιτευχθούν οι στόχοι της συνάντησης. Αναθέστε την ευθύνη για την προεδρία των συναντήσεων σε προσκεκλημένους ομιλητές για να συζητήσουν συγκεκριμένα θέματα. Εσείς οι ίδιοι πρέπει να συμμετέχετε ενεργά κατά τη διάρκεια της συζήτησης.
Βήμα 2. Ενημερώστε τους στόχους εργασίας που έχουν επιτευχθεί και δεν έχουν επιτευχθεί
Εάν ο σκοπός της συνάντησης είναι να συζητηθούν διάφοροι στόχοι, ενημερώστε την πρόοδο που έχει επιτευχθεί και ποιος είναι υπεύθυνος για το επίτευγμα.
- Εάν υπάρχει ένα σχέδιο εργασίας που δεν έχει προχωρήσει από την τελευταία συνάντηση, ρωτήστε γιατί.
- Εάν αυτό οφείλεται σε έλλειψη χρόνου ή άλλων πόρων, συζητήστε τη λύση με το άτομο που έχει οριστεί να είναι υπεύθυνος του έργου ή συζητήστε το θέμα λεπτομερώς έξω από τη συνάντηση.
Βήμα 3. Επανεστίαση εάν η συζήτηση αποκλίνει από το θέμα
Μερικές φορές, η συζήτηση χάνει τον δρόμο της λόγω του ενθουσιασμού ή της απογοήτευσης των συμμετεχόντων. Εστιάστε την προσοχή και ανακατευθύνετε τις αδέσποτες συζητήσεις κάνοντας τους ακόλουθους τρόπους:
- Σκεφτείτε τη συνάντηση ως αποστολή συγκέντρωσης γεγονότων. Δώστε σε κάθε συμμετέχοντα την ευκαιρία να μιλήσει, ώστε να συγκεντρώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες. Αυτή η μέθοδος κάνει επίσης τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη να μιλούν με τη σειρά, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που τους αρέσει να κυριαρχούν στη συνάντηση.
- Χρησιμοποιήστε το Cyberstorming, ένα ηλεκτρονικό πρόγραμμα επικοινωνίας για να μοιραστείτε ιδέες σε ομάδες και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ανεπίσημες συναντήσεις. Αυτή η μέθοδος αποτρέπει τον ανταγωνισμό μεταξύ των μελών της ομάδας για να θέλουν να ακουστούν επειδή όλοι στην ομάδα μπορούν να δουν πληροφορίες από άλλα μέλη.
- Να είσαι ουδέτερος αν κάποιος στη συνάντηση συζητήσει ένα θέμα εκτός ημερήσιας διάταξης, για παράδειγμα λέγοντας: «Ενδιαφέρουσα ιδέα, Μπομπ! Μπορούμε να το συζητήσουμε αργότερα ». Πολλοί άνθρωποι δεν συνειδητοποιούν ότι συζητούν πράγματα που αποκλίνουν από την ατζέντα της συνάντησης, αλλά θα έρθουν σε εσάς για συζήτηση εάν το θέμα είναι πραγματικά σημαντικό.
- Ελέγξτε την κατεύθυνση της συζήτησης. Εκτός από τους συμμετέχοντες που μιλούν πάρα πολύ, μπορεί να προκύψουν προβλήματα στη συνάντηση επειδή κάποιος συνεχίζει να συζητά θέματα που δεν βρίσκονται στην ατζέντα. Για να το ξεπεράσετε, πρώτα ακούστε τι έχει να πει και στη συνέχεια προτείνετε να συζητηθεί περαιτέρω το θέμα στην επόμενη συνάντηση. Τονίστε ότι η συνεδρίαση θα συνεχίσει να συζητά τα θέματα που αναφέρονται στην ημερήσια διάταξη.
- Κάντε μια ιδιωτική συνομιλία με το άτομο που κυριαρχεί στη συνάντηση και ρωτήστε γιατί. Δείξτε ανησυχία, αντί να εκνευρίζεστε. Επικεντρωθείτε σε αυτό που παρατηρήσατε κατά τη διάρκεια της συνάντησης και επιτρέψτε του να εξηγήσει τη συμπεριφορά του. Προσφέρετε να τον βοηθήσετε να σταματήσει να κυριαρχεί στη συνάντηση.
Βήμα 4. Προχωρήστε στο επόμενο θέμα σύμφωνα με το πρόγραμμα
Εξασκηθείτε στη διαχείριση του χρόνου με τη διεκδίκηση, μην είστε αγενείς. Ο σωστός χρόνος κάνει κάθε συμμετέχοντα να γνωρίζει ότι η συνάντηση είναι ακόμα σε εξέλιξη και οι συζητήσεις που δεν σχετίζονται με τη συνάντηση μπορούν να συνεχιστούν μετά το τέλος της συνάντησης.
Μην βιάζεσαι. Ακόμα κι αν πρέπει να αναλάβετε τον έλεγχο της κατάστασης, η συνάντηση θα είναι λιγότερο χρήσιμη εάν η συζήτηση συντομευτεί. Πριν ξεκινήσει η συνάντηση, δώστε στους συμμετέχοντες την ευκαιρία να υποβάλουν ερωτήσεις ή να δώσουν πληροφορίες. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέλη της ομάδας αισθάνονται ότι συμπεριλαμβάνονται, αντί να αισθάνονται παραμελημένα
Βήμα 5. Δώστε έμφαση στο σημαντικό θέμα
Δώστε έμφαση στους κύριους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν και τη σχέση τους με άλλους στόχους που υποστηρίζουν την επίτευξη των κύριων στόχων.
Εξηγήστε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση, ώστε να κατανοήσουν το εύρος του έργου στο οποίο εργάζονται και τους αντίστοιχους ρόλους τους ως σημαντικό μέρος μιας ενότητας
Βήμα 6. Εάν είναι απαραίτητο, βοηθήστε με τη λήψη σημειώσεων
Πριν ξεκινήσει η συνάντηση, αποφασίστε ποιος θα κρατήσει τα πρακτικά. Εάν είναι υπερβολικός, δώστε ένα χέρι βοήθειας ή κρατήστε μόνοι σας σημειώσεις.
Βήμα 7. Διευκρινίστε σε περίπτωση παρεξήγησης
Αφού συζητηθούν όλα τα θέματα, ο επικεφαλής της συνάντησης θα κάνει μια περίληψη, ώστε οι συμμετέχοντες να γνωρίζουν τα αποτελέσματα της συνάντησης και να κάνουν ερωτήσεις εάν υπάρχουν ακόμα πράγματα που δεν είναι ξεκάθαρα.
Ως επικεφαλής της συνάντησης, δώστε λεπτομερείς εξηγήσεις, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες να κατανοήσουν τα αποτελέσματα της συνάντησης
Βήμα 8. Πριν κλείσετε τη συνάντηση, δώστε μια λεπτομερή περίληψη
Οι ηγέτες που είναι σταθεροί στη λήψη αποφάσεων θα αποτρέψουν τη στασιμότητα και την αναποφασιστικότητα, θα κάνουν τους εργαζόμενους να εργάζονται με επιμέλεια και κίνητρα, θα ανταποκρίνονται στις αλλαγές και τις νέες πληροφορίες. Αυτό φαίνεται από τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
- Έχετε σαφείς στόχους για να διασφαλίσετε ότι υπάρχει ευθυγράμμιση μεταξύ των αποφάσεων με τους εταιρικούς/οργανωτικούς στόχους και την ηθική.
- Φροντίστε δείχνοντας υποδειγματικά στη ζωή και τηρώντας την εργασιακή ηθική ως βάση για αποτελεσματική και αποδοτική λήψη αποφάσεων.
- Επιδείξτε τη διαφάνεια, δηλαδή την ανιδιοτέλεια αποδεικνύοντας ότι οι αποφάσεις που είναι επωφελείς για την εταιρεία δίνουν σε όλους την ευκαιρία να αναπτυχθούν.
- Βλέποντας την αποτυχία ως μια μαθησιακή ευκαιρία που θα αποτελέσει το σκαλοπάτι για να μπορέσουμε να πάρουμε καλύτερες αποφάσεις. Όταν κάτι πάει στραβά, ένας αποφασιστικός ηγέτης είναι σε θέση να καταλάβει την κατάσταση.
- Επικοινωνία ανοιχτά και αποτελεσματικά σύμφωνα με την εταιρική/οργανωτική κουλτούρα για την αποφυγή ασυνεπειών ή αντιφάσεων κατά την επικοινωνία με υφισταμένους ή ανώτερους.
