Το Microsoft Access είναι ένα πρόγραμμα δημιουργίας βάσεων δεδομένων που επιτρέπει σε οποιονδήποτε να δημιουργήσει και να διαχειριστεί βάσεις δεδομένων. Αυτό το πρόγραμμα είναι κατάλληλο για μικρά έργα σε μεγάλες επιχειρήσεις και λειτουργεί πολύ οπτικά. Αυτό το καθιστά εξαιρετικό για εισαγωγή δεδομένων, καθώς δεν χρειάζεται να εργάζεστε με πίνακες ή φύλλα εργασίας. Ελέγξτε τα πρώτα βήματα παρακάτω για να ξεκινήσετε να αξιοποιείτε στο έπακρο τη Microsoft Access.
Βήμα
Μέρος 1 από 6: Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων
Βήμα 1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε "Νέο"
Μια βάση δεδομένων είναι ένα μέρος όπου τα δεδομένα σας αποθηκεύονται σε διάφορες μορφές. Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε μια κενή βάση δεδομένων ή να επιλέξετε από ένα υπάρχον πρότυπο.
- Μια κενή βάση δεδομένων είναι η τυπική βάση δεδομένων της Access και συνιστάται για τοπική χρήση. Η δημιουργία μιας τοπικής βάσης δεδομένων θα περιλαμβάνει έναν πίνακα.
- Οι βάσεις δεδομένων Ιστού έχουν σχεδιαστεί για να είναι συμβατές με συσκευές ιστού της Access. Η δημιουργία μιας βάσης δεδομένων ιστού θα περιλαμβάνει έναν πίνακα.
- Τα πρότυπα είναι βάσεις δεδομένων που έχουν σχεδιαστεί για διάφορες χρήσεις. Επιλέξτε ένα πρότυπο εάν δεν θέλετε να αφιερώσετε χρόνο στο σχεδιασμό της βάσης δεδομένων.
Βήμα 2. Ονομάστε τη βάση δεδομένων
Αφού επιλέξετε τον τύπο της βάσης δεδομένων, δώστε της ένα όνομα που αντικατοπτρίζει το περιεχόμενό της. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν εργάζεστε με πολλές διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Εισαγάγετε το όνομα της βάσης δεδομένων σας στο πλαίσιο "Όνομα αρχείου". Επιλέξτε "Δημιουργία" για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο βάσης δεδομένων.
Μέρος 2 από 6: Προσθήκη δεδομένων στη βάση δεδομένων
Βήμα 1. Καθορίστε την καλύτερη δομή για τα δεδομένα σας
Εάν δημιουργείτε μια κενή βάση δεδομένων, θα πρέπει να σκεφτείτε πώς να οργανώσετε τα δεδομένα σας και να προσθέσετε κατάλληλες δομές δεδομένων. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι μορφοποίησης και αλληλεπίδρασης με τα δεδομένα σας στην Access:
- Πίνακες - Οι πίνακες είναι ο κύριος τρόπος αποθήκευσης δεδομένων στη βάση δεδομένων σας. Οι πίνακες μπορούν να συγκριθούν με φύλλα εργασίας στο Excel: τα δεδομένα οργανώνονται σε στήλες και πίνακες. Επομένως, η εισαγωγή δεδομένων από το Excel και άλλα προγράμματα επεξεργασίας αριθμών είναι μια εύκολη διαδικασία.
- Φόρμες - Οι φόρμες είναι ένας τρόπος προσθήκης δεδομένων στη βάση δεδομένων σας. Αν και μπορείτε να προσθέσετε δεδομένα στη βάση δεδομένων απευθείας σε πίνακες, η χρήση φορμών θα επιταχύνει την οπτική εισαγωγή δεδομένων.
- Αναφορές - Οι αναφορές είναι χρήσιμες για τη σύνοψη και την εμφάνιση δεδομένων από τη βάση δεδομένων σας. Οι αναφορές χρησιμοποιούνται για την ανάλυση δεδομένων και την απάντηση σε συγκεκριμένες ερωτήσεις, όπως πόσα κέρδη αποκόμισαν ή πού βρίσκονται οι περισσότεροι πελάτες. Οι εκθέσεις έχουν σχεδιαστεί για εκτύπωση.
- Ερώτημα - Το ερώτημα είναι ο τρόπος με τον οποίο λαμβάνετε και ταξινομείτε δεδομένα. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε συγκεκριμένες καταχωρήσεις από διάφορους πίνακες. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ερωτήματα για να προσθέσετε και να ενημερώσετε δεδομένα.
Βήμα 2. Δημιουργήστε τον πρώτο σας πίνακα
Εάν ξεκινήσετε μια κενή βάση δεδομένων, θα ξεκινήσετε με έναν κενό πίνακα. Μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων σε αυτόν τον πίνακα, είτε χειροκίνητα είτε αντιγράφοντάς τα από άλλη πηγή.
- Κάθε κομμάτι δεδομένων πρέπει να αποθηκεύεται στη δική του στήλη (πεδίο), ενώ τα δεδομένα πρέπει να τοποθετούνται στη δική του σειρά. Για παράδειγμα, τα δεδομένα κάθε πελάτη αποθηκεύονται σε μια σειρά, ενώ τα διαθέσιμα πεδία είναι διαφορετικές πληροφορίες για αυτόν τον καταναλωτή (όνομα, επώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ.)
- Μπορείτε να ονομάσετε τις ετικέτες της στήλης για να διευκολύνετε να γνωρίζετε το όνομα κάθε πεδίου. Κάντε διπλό κλικ στην κεφαλίδα στήλης για να μετονομάσετε.
Βήμα 3. Εισαγωγή δεδομένων από άλλες πηγές
Εάν θέλετε να κάνετε εισαγωγή από ένα υποστηριζόμενο αρχείο ή τοποθεσία, μπορείτε να ρυθμίσετε την Access για να αποδέχεται τις πληροφορίες και να τις προσθέτετε στη βάση δεδομένων σας. Αυτό είναι χρήσιμο για τη λήψη δεδομένων από διακομιστές ιστού ή άλλες κοινές πηγές.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα
- Επιλέξτε τον τύπο αρχείου που θέλετε να εισαγάγετε. Στην ενότητα "Εισαγωγή και σύνδεση", θα δείτε πολλές επιλογές για τύπους δεδομένων. Μπορείτε να κάνετε κλικ στην επιλογή Περισσότερα για να δείτε περισσότερες επιλογές. Το ODBC σημαίνει ανοικτή συνδεσιμότητα βάσης δεδομένων και περιλαμβάνει βάσεις δεδομένων όπως η SQL.
- Περιηγηθείτε σε τοποθεσίες δεδομένων. Εάν τα δεδομένα βρίσκονται στο διακομιστή, πρέπει να εισαγάγετε τη διεύθυνση διακομιστή.
- Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε "Καθορίστε πώς και πού θέλετε να αποθηκεύσετε τα δεδομένα στην τρέχουσα βάση δεδομένων". Επιλέξτε "OK". Ακολουθήστε τα βήματα για να εισαγάγετε τα δεδομένα σας.
Βήμα 4. Προσθέστε έναν άλλο πίνακα
Θα θέλετε να αποθηκεύσετε διαφορετικές εγγραφές σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Αυτό θα κάνει τη βάση δεδομένων σας να λειτουργεί ομαλά. Για παράδειγμα, μπορεί να έχετε έναν πίνακα πληροφοριών πελατών και έναν άλλο πίνακα για παραγγελία πληροφοριών. Στη συνέχεια, μπορείτε να συνδέσετε τον πίνακα πληροφοριών πελατών με τον πίνακα πληροφοριών παραγγελίας.
Στην ενότητα "Δημιουργία" της καρτέλας Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κουμπί "Πίνακας". Ένας νέος πίνακας θα εμφανιστεί στη βάση δεδομένων σας. Μπορείτε να εισαγάγετε πληροφορίες με τον ίδιο τρόπο όπως ο πρώτος πίνακας
Μέρος 3 από 6: Διαχείριση σχέσεων μεταξύ πινάκων
Βήμα 1. Κατανοήστε πώς λειτουργούν οι κλειδαριές
Κάθε πίνακας θα έχει ένα μοναδικό πρωτεύον κλειδί για κάθε καταχώριση. Αρχικά, η Access δημιουργεί μια στήλη ID της οποίας ο αριθμός αυξάνεται με κάθε καταχώρηση. Αυτή η στήλη θα λειτουργήσει ως "κύριο κλειδί". Οι πίνακες μπορούν επίσης να έχουν πεδία "ξένο κλειδί", τα οποία είναι συνδεδεμένα πεδία από άλλους πίνακες στη βάση δεδομένων. Τα συνδεδεμένα πεδία θα έχουν τα ίδια δεδομένα.
- Για παράδειγμα, στον πίνακα "Παραγγελίες", ενδέχεται να έχετε ένα πεδίο "Αναγνωριστικό πελάτη" για να καταγράψετε τι παρήγγειλε ο πελάτης. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια σχέση για αυτό το πεδίο με το πεδίο ID στον πίνακα Πελάτες.
- Η χρήση σχέσεων μεταξύ πινάκων θα βοηθήσει στη συνέπεια, την αποτελεσματικότητα και την ευκολία πρόσβασης στα δεδομένα σας.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Σχέσεις στην ενότητα Σχέσεις
Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο με μια προεπισκόπηση όλων των πινάκων στη βάση δεδομένων. Κάθε πεδίο θα εμφανίζεται με το όνομα κάθε πίνακα.
Πρέπει να δημιουργήσετε ένα πεδίο για "ξένο κλειδί" πριν δημιουργήσετε μια σχέση. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το Αναγνωριστικό πελάτη στον πίνακα Παραγγελίες, δημιουργήστε ένα πεδίο με όνομα Πελάτης στον πίνακα και αφήστε το πεδίο κενό. Βεβαιωθείτε ότι η μορφή είναι η ίδια με το πεδίο στο οποίο συνδέεστε (π.χ. αριθμοί)
Βήμα 3. Σύρετε το πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε ως ξένο κλειδί στο πεδίο που δημιουργήσατε για το ξένο κλειδί
Κάντε κλικ στο Δημιουργία στο παράθυρο που εμφανίζεται για να ορίσετε τη σχέση μεταξύ των πεδίων. Θα εμφανιστεί μια γραμμή μεταξύ των δύο πινάκων που συνδέουν τα δύο πεδία.
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Enforce Referential Integrity" κατά τη δημιουργία μιας σχέσης. Αυτό σημαίνει ότι, εάν τα δεδομένα αλλάξουν σε ένα πεδίο, τα δεδομένα σε άλλα πεδία θα αλλάξουν επίσης. Αυτό θα κάνει τα δεδομένα σας πιο ακριβή
Μέρος 4 από 6: Δημιουργία ερωτήματος
Βήμα 1. Κατανοήστε το ρόλο των ερωτημάτων
Τα ερωτήματα είναι ενέργειες που σας επιτρέπουν να προβάλετε γρήγορα, να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε δεδομένα σε μια βάση δεδομένων. Υπάρχουν πολλοί τύποι ερωτημάτων, που κυμαίνονται από απλές αναζητήσεις έως τη δημιουργία νέων πινάκων με βάση τα υπάρχοντα δεδομένα. Τα ερωτήματα είναι σημαντικά στη δημιουργία αναφορών.
Τα ερωτήματα χωρίζονται σε δύο κύριους τύπους: Επιλογή και Ενέργεια. Το πρώτο ερώτημα αντλεί δεδομένα από τον πίνακα και μπορεί να τα υπολογίσει, ενώ το δεύτερο μπορεί να προσθέσει, να επεξεργαστεί και να διαγράψει δεδομένα από τον πίνακα
Βήμα 2. Χρησιμοποιήστε τον Οδηγό ερωτήματος για να δημιουργήσετε ένα βασικό ερώτημα επιλογής
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα βασικό ερώτημα επιλογής, χρησιμοποιήστε τον Οδηγό ερωτήματος για να σας καθοδηγήσει στα βήματα. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στον Οδηγό ερωτήματος από την καρτέλα Δημιουργία. Αυτό σας επιτρέπει να εμφανίσετε συγκεκριμένα πεδία από έναν πίνακα.
Δημιουργία επιλεγμένου ερωτήματος με κριτήρια
Βήμα 1. Ανοίξτε το Σχέδιο ερωτήματος
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κριτήρια για να ελαχιστοποιήσετε το ερώτημα επιλογής και να εμφανίσετε μόνο τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία και επιλέξτε Σχέδιο ερωτήματος.
Βήμα 2. Επιλέξτε τον πίνακά σας
Θα ανοίξει το πλαίσιο Εμφάνιση πίνακα. Κάντε διπλό κλικ στον πίνακα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε και κάντε κλικ στο Κλείσιμο.
Βήμα 3. Προσθέστε τα πεδία στα οποία θα εξαχθούν τα δεδομένα
Κάντε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο του πίνακα που θέλετε να προσθέσετε στο ερώτημα. Το πεδίο θα προστεθεί στη λίστα σχεδίασης.
Βήμα 4. Προσθέστε κριτήρια
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικούς τύπους κριτηρίων, όπως κείμενο ή λειτουργίες. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εμφανίσετε μια τιμή υψηλότερη από $ 50 από το πεδίο Τιμή, εισαγάγετε
=50
στα κριτήρια. Εάν θέλετε να εμφανίζετε μόνο πελάτες από το Ηνωμένο Βασίλειο, εισαγάγετε
Ηνωμένο Βασίλειο
στο πλαίσιο Κριτήρια.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλαπλά κριτήρια σε κάθε ερώτημα
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο "Εκτέλεση" για να δείτε το αποτέλεσμα
Αυτό το κουμπί βρίσκεται στην καρτέλα Σχεδίαση. Τα αποτελέσματα του ερωτήματός σας θα εμφανιστούν στο παράθυρο. Πατήστε Ctrl+S για να αποθηκεύσετε το ερώτημα..
Δημιουργία ερωτήματος επιλογής με παραμέτρους
Βήμα 1. Ανοίξτε το Σχέδιο ερωτήματος
Το ερώτημα με παραμέτρους σάς επιτρέπει να ορίσετε ποια δεδομένα θέλετε να λαμβάνετε κάθε φορά που εκτελείτε ένα ερώτημα. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια βάση δεδομένων με πελάτες από διαφορετικές πόλεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα με παραμέτρους για να ρωτήσετε για ποια πόλη θέλετε να εμφανίζονται δεδομένα.
Βήμα 2. Δημιουργήστε ένα ερώτημα Select και ορίστε τον πίνακα
Προσθέστε τα πεδία για τα οποία θέλετε να ανακτήσετε δεδομένα στο ερώτημα κάνοντας διπλό κλικ στην προεπισκόπηση πίνακα.
Βήμα 3. Προσθέστε παραμέτρους στην ενότητα Κριτήρια
Οι παράμετροι επισημαίνονται με χαρακτήρες "" γύρω τους. Το κείμενο σε αγκύλες θα εμφανιστεί στο ερώτημα που εμφανίζεται όταν εκτελείται το ερώτημα. Για παράδειγμα, για να ζητήσετε εισαγωγή πόλης, κάντε κλικ στο κελί Κριτήρια για το πεδίο Πόλη και εισαγάγετε
[Ποια πόλη?]
Μπορείτε να τερματίσετε τις παραμέτρους με; ή:, αλλά όχι με! ή
Βήμα 4. Δημιουργήστε ένα ερώτημα με πολλές παραμέτρους
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές παραμέτρους για να δημιουργήσετε προσαρμοσμένη απόσταση στα αποτελέσματα του ερωτήματός σας. Για παράδειγμα, εάν το προτιμώμενο πεδίο είναι Ημερομηνία, μπορείτε να λάβετε αποτελέσματα μεταξύ συγκεκριμένων ημερομηνιών πληκτρολογώντας κώδικα> Μεταξύ [Ημερομηνία έναρξης:] Και [Ημερομηνία λήξης:]. Θα λάβετε δύο προτροπές όταν εκτελείτε το ερώτημα.
Δημιουργία ερωτήματος δημιουργίας πίνακα
Βήμα 1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία και επιλέξτε Query Design
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα για να ανακτήσετε συγκεκριμένα δεδομένα από έναν υπάρχοντα πίνακα και να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα με αυτά τα δεδομένα. Αυτό είναι πολύ χρήσιμο εάν θέλετε να χωρίσετε ένα συγκεκριμένο τμήμα της βάσης δεδομένων σας ή να δημιουργήσετε μια φόρμα για ένα συγκεκριμένο τμήμα της βάσης δεδομένων. Θα δημιουργήσετε πρώτα ένα κανονικό ερώτημα επιλογής.
Βήμα 2. Επιλέξτε τον πίνακα από τον οποίο θέλετε να ανακτήσετε δεδομένα
Κάντε διπλό κλικ στους πίνακες. Μπορείτε να επιλέξετε πολλούς πίνακες ταυτόχρονα εάν είναι απαραίτητο.
Βήμα 3. Επιλέξτε το πεδίο από το οποίο θέλετε να ανακτήσετε δεδομένα
Κάντε διπλό κλικ σε κάθε πεδίο που θέλετε να προσθέσετε από την προεπισκόπηση πίνακα. Αυτό το πεδίο θα προστεθεί στη λίστα ερωτημάτων σας.
Βήμα 4. Ορίστε τα κριτήρια
Εάν θέλετε να καθορίσετε ορισμένα δεδομένα σε ένα πεδίο, χρησιμοποιήστε την ενότητα Κριτήρια για να το ορίσετε. Ανατρέξτε στην ενότητα "Δημιουργία επιλεγμένου ερωτήματος με κριτήρια" για λεπτομέρειες.
Βήμα 5. Δοκιμάστε το ερώτημά σας για να βεβαιωθείτε ότι τα αποτελέσματα ταιριάζουν με τις ανάγκες σας
Πριν δημιουργήσετε τον πίνακά σας, εκτελέστε ένα ερώτημα για να βεβαιωθείτε ότι ανακτά τα σωστά δεδομένα. Προσαρμόστε τα κριτήρια και τα πεδία μέχρι να λάβετε τα σωστά δεδομένα.
Βήμα 6. Αποθηκεύστε το ερώτημα πατώντας Ctrl+S
Το ερώτημα θα εμφανιστεί στο πλαίσιο πλοήγησης στα αριστερά της οθόνης. Κάντε κλικ στο ερώτημα για να το επιλέξετε ξανά και κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στην επιλογή "Δημιουργία πίνακα" στην ενότητα "Τύπος ερωτήματος"
Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που ζητά ένα νέο όνομα πίνακα. Εισαγάγετε ένα όνομα πίνακα και κάντε κλικ στο OK.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση
Ο νέος σας πίνακας θα δημιουργηθεί με βάση το ερώτημα που έχετε δημιουργήσει. Ο πίνακας θα εμφανιστεί στο πλαίσιο πλοήγησης στα αριστερά της οθόνης.
Δημιουργία ερωτήματος προσθήκης
Βήμα 1. Ανοίξτε το ερώτημα που δημιουργήθηκε νωρίτερα
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα Προσάρτηση για να προσθέσετε δεδομένα σε έναν υπάρχοντα πίνακα από έναν άλλο πίνακα. Αυτό είναι χρήσιμο εάν πρέπει να προσθέσετε δεδομένα σε έναν πίνακα που έχετε δημιουργήσει μέσω ενός ερωτήματος δημιουργίας πίνακα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσάρτηση στην καρτέλα Σχεδίαση
Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Προσάρτηση. Επιλέξτε τον πίνακα στον οποίο θέλετε να προσθέσετε δεδομένα.
Βήμα 3. Αλλάξτε τα κριτήρια ερωτήματος όπως θέλετε
Για παράδειγμα, εάν δημιουργήσετε έναν πίνακα με τα κριτήρια "2010" στο πεδίο "Έτος", αλλάξτε τον στο έτος που θέλετε να προσθέσετε, για παράδειγμα "2011".
Βήμα 4. Ορίστε πού θέλετε να προσθέσετε τα δεδομένα
Βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τα σωστά πεδία για κάθε στήλη στην οποία προσθέτετε δεδομένα. Για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας τις παραπάνω αλλαγές, τα δεδομένα θα πρέπει να προστεθούν στο πλαίσιο Έτος στη γραμμή "Προσθήκη σε".
Βήμα 5. Εκτελέστε το ερώτημα
Κάντε κλικ στην επιλογή "Εκτέλεση" στην καρτέλα Σχεδίαση. Το ερώτημα θα εκτελεστεί και τα δεδομένα θα προστεθούν στον πίνακα. Στη συνέχεια, μπορείτε να προσθέσετε έναν πίνακα για να ελέγξετε εάν τα δεδομένα έχουν εισαχθεί σωστά.
Μέρος 5 από 6: Δημιουργία και χρήση φορμών
Βήμα 1. Επιλέξτε τον πίνακα για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε τη φόρμα
Οι φόρμες σάς επιτρέπουν να βλέπετε δεδομένα σε κάθε πεδίο και να μετακινείστε μεταξύ καταχωρήσεων και να δημιουργείτε νέες καταχωρήσεις γρήγορα και εύκολα. Οι φόρμες είναι πολύ σημαντικές εάν εισάγετε δεδομένα για μεγάλο χρονικό διάστημα, επειδή πολλοί άνθρωποι το βρίσκουν ευκολότερο από τους πίνακες.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Φόρμα στην καρτέλα Δημιουργία
Αυτό θα δημιουργήσει αυτόματα μια φόρμα βασισμένη στα πεδία του πίνακα. Η πρόσβαση δημιουργεί πεδία επαρκούς μεγέθους, αλλά μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος και να μετακινήσετε στοιχεία στη φόρμα κατά βούληση.
- Εάν δεν θέλετε να εμφανίζονται ορισμένα πεδία στη φόρμα, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε Διαγραφή.
- Εάν ο πίνακάς σας έχει σχέση, μια σειρά δεδομένων θα εμφανίζεται κάτω από κάθε καταχώριση που εμφανίζει τα συνδεδεμένα δεδομένα. Αυτό σας επιτρέπει να επεξεργαστείτε τα συνδεδεμένα δεδομένα πιο εύκολα. Για παράδειγμα, κάθε πωλητής στη βάση δεδομένων σας μπορεί να έχει δεδομένα πελατών συνδεδεμένα με την καταχώρισή του.
Βήμα 3. Περιηγηθείτε στη φόρμα σας
Τα κουμπιά κατεύθυνσης στο κάτω μέρος είναι χρήσιμα για τη μετακίνηση μεταξύ καταχωρήσεων. Τα πλαίσια στη φόρμα θα συμπληρωθούν με τα δεδομένα σας καθώς μετακινείστε μεταξύ των καταχωρήσεων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά στη γωνία για να μετακινηθείτε στην πρώτη ή την τελευταία εγγραφή.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στο κουμπί Φύλλο δεδομένων για να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα
Αυτό το κουμπί βρίσκεται επάνω αριστερά και θα σας επιτρέψει να αρχίσετε να αλλάζετε το περιεχόμενο των δεδομένων σας με τη φόρμα.
Βήμα 5. Αλλάξτε τις καταχωρήσεις που έχετε κάνει
Μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο σε ολόκληρο το πλαίσιο για κάθε καταχώρηση για να αλλάξετε τα υπάρχοντα δεδομένα στον πίνακα. Οι αλλαγές που έγιναν θα εμφανιστούν αμέσως στον πίνακα και τα συνδεδεμένα δεδομένα.
Βήμα 6. Προσθέστε μια νέα καταχώριση
Κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη εγγραφής" κοντά στα κουμπιά πλοήγησης για να δημιουργήσετε μια νέα καταχώριση στο τέλος της γραμμής. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πλαίσια για να εισαγάγετε δεδομένα σε κενά πλαίσια στον πίνακα. Αυτός είναι ένας εύκολος τρόπος προσθήκης πληροφοριών, αντί να χρησιμοποιήσετε μια προβολή πίνακα.
Βήμα 7. Αποθηκεύστε τη φόρμα όταν τελειώσετε
Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει τη φόρμα πατώντας Ctrl + S για να έχετε πρόσβαση σε αυτήν αργότερα. Η φόρμα θα εμφανιστεί στο πλαίσιο πλοήγησης στα αριστερά της οθόνης.
Μέρος 6 από 6: Υποβολή έκθεσης
Βήμα 1. Επιλέξτε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα
Οι αναφορές θα σας επιτρέψουν να εμφανίσετε μια περίληψη των δεδομένων σας. Οι αναφορές χρησιμοποιούνται συχνά για αναφορές μισθοδοσίας και παράδοσης και μπορούν να προσαρμοστούν για οποιαδήποτε χρήση. Οι αναφορές λαμβάνουν δεδομένα από πίνακες ή ερωτήματα που έχετε δημιουργήσει.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δημιουργία
Επιλέξτε τον τύπο της αναφοράς που θέλετε να δημιουργήσετε. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι υποβολής αναφορών που μπορείτε να κάνετε. Η πρόσβαση μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα αναφορές για εσάς και μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες αναφορές.
- Αναφορά - Αυτό θα δημιουργήσει μια αυτόματη αναφορά με όλα τα δεδομένα από την πηγή σας. Δεν υπάρχει ομαδοποίηση δεδομένων εδώ, αλλά για μικρές βάσεις δεδομένων αυτός ο τύπος αναφοράς μπορεί να είναι κατάλληλος για τις ανάγκες σας.
- Κενή αναφορά - Αυτό θα δημιουργήσει μια κενή αναφορά που μπορείτε να συμπληρώσετε τα δεδομένα κατά βούληση. Μπορείτε να επιλέξετε από τα διαθέσιμα πεδία για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη αναφορά.
- Οδηγός αναφοράς - Ο οδηγός δημιουργίας αναφοράς θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία δημιουργίας αναφοράς, επιτρέποντάς σας να επιλέξετε και να ομαδοποιήσετε δεδομένα και να μορφοποιήσετε τα δεδομένα.
Βήμα 3. Επιλέξτε την πηγή δεδομένων για την κενή αναφορά σας
Εάν επιλέξετε να δημιουργήσετε μια κενή αναφορά, πρέπει να επιλέξετε την πηγή δεδομένων. Αρχικά, κάντε κλικ στην καρτέλα Τακτοποίηση και επιλέξτε Φύλλο ιδιοτήτων. Or, μπορείτε επίσης να πατήσετε Alt+Enter.
Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στην Πηγή εγγραφής. Θα εμφανιστεί μια λίστα με τους πίνακες και τα ερωτήματά σας. Επιλέξτε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα και οι επιλογές σας θα επιλεγούν για την αναφορά
Βήμα 4. Προσθέστε πεδία στην αναφορά σας
Αφού έχετε τις πηγές, μπορείτε να προσθέσετε πεδία στην αναφορά σας. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Μορφοποίηση" και κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη υπάρχοντος πεδίου". Μια λίστα πεδίων θα εμφανιστεί στα δεξιά.
- Κάντε κλικ και σύρετε τα πεδία που θέλετε να προσθέσετε στο πλαίσιο σχεδίασης. Η καταχώριση θα εμφανιστεί στην αναφορά σας. Όταν προσθέτετε επιπλέον πεδία, θα ρυθμιστούν αυτόματα με τα υπάρχοντα πεδία.
- Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος ενός πεδίου κάνοντας κλικ στη γωνία του και σύροντάς το με το ποντίκι.
- Καταργήστε ένα πεδίο από την αναφορά κάνοντας κλικ στον τίτλο της και πατώντας Διαγραφή.
Βήμα 5. Ομαδοποιήστε τις αναφορές σας
Η ομαδοποίηση σάς επιτρέπει να επεξεργαστείτε γρήγορα πληροφορίες από αναφορές, επειδή τα σχετικά δεδομένα είναι ήδη οργανωμένα. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να ομαδοποιήσετε τις πωλήσεις ανά περιοχή ή ανά πωλητή. Η ομαδοποίηση σάς επιτρέπει να κάνετε ακριβώς αυτό.
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση και κάντε κλικ στην επιλογή "Ομαδοποίηση και ταξινόμηση".
- Κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε στο πεδίο που θέλετε να ομαδοποιήσετε. Επιλέξτε "Ομάδα ενεργοποιημένη" στο μενού.
- Θα δημιουργηθεί ένα κεφάλι για την ομάδα. Μπορείτε να προσαρμόσετε τους τίτλους κεφαλίδας στις ομάδες ετικετών.
Βήμα 6. Αποθηκεύστε και μοιραστείτε την αναφορά
Μόλις ολοκληρωθεί η αναφορά σας, μπορείτε να την αποθηκεύσετε και να την μοιραστείτε ή να την εκτυπώσετε όπως οποιοδήποτε άλλο έγγραφο. Χρησιμοποιήστε αναφορές για να μοιραστείτε αναφορές απόδοσης με επενδυτές, στοιχεία επικοινωνίας με εργαζόμενους και πολλά άλλα.
Συμβουλές
Η Microsoft Access ανοίγει σε λειτουργία "Προβολή παρασκηνίου", η οποία παρέχει επιλογές μενού που σας επιτρέπουν να ανοίξετε μια βάση δεδομένων, να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων ή να αποκτήσετε πρόσβαση σε εντολές για να επεξεργαστείτε τη βάση δεδομένων σας
Προειδοποίηση
Ορισμένες δυνατότητες της Access δεν είναι πάντα διαθέσιμες, ανάλογα με τον τύπο της βάσης δεδομένων που δημιουργείτε. Για παράδειγμα, δεν μπορείτε να μοιραστείτε μια βάση δεδομένων επιτραπέζιου υπολογιστή στον Ιστό και ορισμένες λειτουργίες επιφάνειας εργασίας, όπως αριθμός ερωτημάτων, δεν είναι διαθέσιμες στη βάση δεδομένων Ιστού
== Πηγή ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
