Το Excel είναι εξαιρετικό για πίνακες και δεδομένα, αλλά πώς μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε και να το διαμορφώσετε έτσι ώστε να καλύπτει τις ανάγκες σας; Το εργαλείο Ταξινόμηση σάς επιτρέπει να ταξινομείτε γρήγορα στήλες με διάφορες μορφές ή μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας μορφές για πολλές στήλες και τύπους δεδομένων. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Ταξινόμηση για να οργανώσετε τα δεδομένα σας και να διευκολύνετε την κατανόηση και τη χρήση τους.
Βήμα
Μέρος 1 από 3: Ταξινόμηση αλφαβητικά ή κατά αριθμό
Βήμα 1. Επιλέξτε τα δεδομένα σας
Μπορείτε να κάνετε κλικ και να σύρετε (κάντε κλικ και σύρετε) για να επιλέξετε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε ή μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα κελί στη στήλη για να το ενεργοποιήσετε και να αφήσετε το Excel να ταξινομήσει τα δεδομένα αυτόματα.
Όλα τα δεδομένα σε μια στήλη πρέπει να ταξινομηθούν σύμφωνα με τον τύπο τους για να ταξινομηθούν (παράδειγμα: κείμενο, αριθμοί, ημερομηνίες)
Βήμα 2. Αναζητήστε το κουμπί Ταξινόμηση
Αυτό το κουμπί βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα στην ενότητα Ταξινόμηση & Φίλτρο. Για γρήγορη ταξινόμηση, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά "AZ ↓" και "AZ".
Βήμα 3. Ταξινομήστε τις στήλες σας κάνοντας κλικ στο κατάλληλο κουμπί
Όταν ταξινομείτε αριθμούς, μπορείτε να τους ταξινομήσετε από το χαμηλότερο στο υψηλότερο ("AZ") ή από το υψηλότερο στο χαμηλότερο ("AZ ↑"). Όταν ταξινομείτε κείμενο, μπορείτε να το ταξινομήσετε αλφαβητικά ("AZ") ή με αντίστροφη αλφαβητική σειρά ("AZ"). Όταν ταξινομείτε ημερομηνίες ή ώρες, μπορείτε να τις ταξινομήσετε από το νωρίτερο στο τελευταίο ("AZ") ή από το νωρίτερο στο νωρίτερο ("AZ ↑").
Εάν υπάρχει άλλη στήλη που περιέχει δεδομένα εκτός από τη στήλη που ταξινομείτε, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο ερωτήσεων που θα σας ρωτά εάν θέλετε να εισαγάγετε τα δεδομένα για ταξινόμηση. Το αποτέλεσμα της παραγγελίας εξακολουθεί να βασίζεται στη στήλη που επιλέξατε, αλλά τα δεδομένα δίπλα στη στήλη θα ακολουθήσουν τη σειρά σύμφωνα με τα δεδομένα στην επιλεγμένη στήλη
Βήμα 4. Πρόβλημα με τη στήλη που δεν θα ταξινομηθεί
Εάν αντιμετωπίζετε ένα μήνυμα σφάλματος όταν προσπαθείτε να ταξινομήσετε, η πιο κοινή αιτία είναι ένα πρόβλημα μορφοποίησης των δεδομένων.
- Εάν ταξινομείτε αριθμούς, βεβαιωθείτε ότι όλα τα κελιά είναι μορφοποιημένα ως αριθμοί και όχι ως κείμενο. Τα σχήματα μπορούν να "εισαχθούν" κατά λάθος ή να διαβαστούν ως κείμενο από ορισμένα λογιστικά προγράμματα ή εφαρμογές.
- Εάν ταξινομήσετε κείμενο, μπορεί να προκύψουν σφάλματα από την παρουσία κενών ή από λανθασμένη μορφοποίηση δεδομένων.
- Εάν ταξινομείτε κατά ημερομηνία ή ώρα, το πρόβλημα συνήθως προκύπτει από τη μορφή των δεδομένων. Για να ταξινομήσει το Excel κατά ημερομηνία, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι όλα τα δεδομένα σας έχουν μορφοποιηθεί ως ημερομηνίες.
Μέρος 2 από 3: Ταξινόμηση κατά πολλαπλά κριτήρια
Βήμα 1. Επιλέξτε τα δεδομένα σας
Πείτε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο με μια λίστα με τα ονόματα των πελατών και τις τοποθεσίες της πόλης τους. Στη συνέχεια, θέλετε να ταξινομήσετε τις πόλεις αλφαβητικά και, στη συνέχεια, να ταξινομήσετε κάθε πελάτη αλφαβητικά, καθώς και σε κάθε πόλη. Μπορείτε να το κάνετε αυτό δημιουργώντας μια προσαρμοσμένη ταξινόμηση.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση
Βρίσκεται στην ενότητα "Ταξινόμηση & Φίλτρο" στην καρτέλα Δεδομένα. Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργήσετε μια συγκεκριμένη ακολουθία με διάφορα κριτήρια.
Εάν η στήλη σας έχει κεφαλίδες στο πρώτο κελί, για παράδειγμα "Πόλη" και "Όνομα", βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το πλαίσιο Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου Ταξινόμηση που εμφανίζεται νωρίτερα
Βήμα 3. Κάντε τις πρώτες ρυθμίσεις
Κάντε κλικ στο μενού Ταξινόμηση κατά για να επιλέξετε τη στήλη που θέλετε. Σε αυτό το παράδειγμα, θα ταξινομήσετε πρώτα την πόλη, οπότε επιλέξτε την κατάλληλη στήλη από το μενού.
- Στο μενού "Ταξινόμηση" επιλέξτε "Τιμές".
- Τακτοποιήστε τη σειρά "Α έως Ζ" ή "Ζ έως Α" σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.
Βήμα 4. Κάντε τη δεύτερη ρύθμιση
Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδων. Αυτό θα προσθέσει μία ακόμη ρύθμιση κάτω από την πρώτη ρύθμιση. Επιλέξτε τη δεύτερη στήλη (Όνομα στήλης σε αυτό το παράδειγμα) και, στη συνέχεια, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις (για ευκολότερη ανάγνωση, επιλέξτε το ίδιο μενού ρυθμίσεων όπως στην πρώτη ρύθμιση).
Βήμα 5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Η λίστα σας θα ταξινομηθεί με βάση τις ρυθμίσεις που κάνατε νωρίτερα. Μπορείτε να δείτε πόλεις ταξινομημένες αλφαβητικά και ονόματα πελατών ταξινομημένα αλφαβητικά σε κάθε πόλη.
Αυτό το παράδειγμα είναι ένα απλό παράδειγμα και περιλαμβάνει μόνο δύο στήλες. Ωστόσο, μπορείτε να δημιουργήσετε πολύπλοκες ακολουθίες και να συμπεριλάβετε πολλές στήλες εάν το επιθυμείτε
Μέρος 3 από 3: Ταξινόμηση κατά χρώμα κελιού ή γράμμα
Βήμα 1. Επιλέξτε τα δεδομένα σας
Μπορείτε να κάνετε κλικ και να σύρετε (κάντε κλικ και σύρετε) για να επιλέξετε τη στήλη που θέλετε να ταξινομήσετε ή μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα κελί στη στήλη για να το ενεργοποιήσετε και να αφήσετε το Excel να ταξινομήσει τα δεδομένα αυτόματα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση
Βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα στην ενότητα "Ταξινόμηση & Φίλτρο". Θα εμφανιστεί το παράθυρο Ταξινόμηση. Εάν έχετε άλλη στήλη που περιέχει δεδομένα δίπλα στη στήλη που επιλέξατε, θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να εισαγάγετε αυτά τα δεδομένα.
Βήμα 3. Επιλέξτε "Χρώμα κελιού" ή "Χρώμα γραμματοσειράς" στο μενού "Ταξινόμηση"
Αυτό θα σας επιτρέψει να επιλέξετε το πρώτο χρώμα που θέλετε να ταξινομήσετε.
Βήμα 4. Επιλέξτε ποιο χρώμα θέλετε να ταξινομήσετε πρώτα
Στο μενού "Παραγγελία", μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού "αναπτυσσόμενο" για να επιλέξετε ποιο χρώμα θέλετε να βάλετε πρώτο ή τελευταίο στη σειρά. Μπορείτε να επιλέξετε μόνο το χρώμα που υπάρχει στη στήλη.
Δεν υπάρχει "προεπιλεγμένη" ή προεπιλεγμένη ρύθμιση για την ταξινόμηση χρωμάτων. Πρέπει να κάνετε τις ρυθμίσεις μόνοι σας
Βήμα 5. Προσθέστε ένα άλλο χρώμα
Θα πρέπει να προσθέσετε άλλες ρυθμίσεις για κάθε χρώμα που ταξινομείτε. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη επιπέδου για να προσθέσετε ρυθμίσεις. Επιλέξτε το επόμενο χρώμα που θέλετε να ταξινομήσετε και, στη συνέχεια, ορίστε τις παραγγελίες διάταξης με τη σειρά που θέλετε να τα κάνετε.
Βεβαιωθείτε ότι κάθε εντολή εγκατάστασης είναι η ίδια για κάθε ρύθμιση. Για παράδειγμα, εάν κάνετε ταξινόμηση από πάνω προς τα κάτω, βεβαιωθείτε ότι στο μενού Παραγγελία για κάθε ρύθμιση που επιλέγετε Επάνω
Βήμα 6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Κάθε ρύθμιση θα ισχύει ξεχωριστά και οι στήλες θα ταξινομηθούν σύμφωνα με το χρώμα που έχετε ορίσει.
Συμβουλές
- Δοκιμάστε να ταξινομήσετε τα δεδομένα με διαφορετικό τρόπο. Διαφορετικές απόψεις μπορούν να δείξουν διαφορετικές πτυχές των πληροφοριών που παρουσιάζονται.
- Εάν το υπολογιστικό φύλλο σας έχει ποσά, μέσους όρους ή άλλες πληροφορίες ανακεφαλαιοποίησης κάτω από τις πληροφορίες που θέλετε να ταξινομήσετε, προσέξτε να μην τα ταξινομήσετε και αυτά.
