Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας δεδομένα από υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel εισάγοντάς την απευθείας στην Access, το πρόγραμμα διαχείρισης βάσεων δεδομένων της Microsoft. Μπορείτε επίσης να εξάγετε δεδομένα Excel σε μορφή που μπορούν να ανοίξουν προγράμματα βάσης δεδομένων. Το Microsoft Access είναι ένα πρόγραμμα από τη σειρά προγραμμάτων του Microsoft Office και είναι διαθέσιμο μόνο για υπολογιστές με Windows.
Βήμα
Μέθοδος 1 από 2: Χρήση της Microsoft Access
Βήμα 1. Ανοίξτε την Microsoft Access
Αυτό το πρόγραμμα επισημαίνεται με ένα κόκκινο εικονίδιο με το γράμμα " ΕΝΑ" Μετά από αυτό, θα ανοίξει η σελίδα του προτύπου Access.
Η Access έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί με το Excel και περιλαμβάνεται με το Excel σε προγράμματα Microsoft Office Professional και είναι διαθέσιμη μόνο για υπολογιστές με Windows
Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων
Βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του προγράμματος.
Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό πρότυπο για τη βάση δεδομένων της Access, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε
Βήμα 3. Κάντε κλικ στο Δημιουργία όταν σας ζητηθεί
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του αναδυόμενου παραθύρου. Μετά από αυτό, θα ανοίξει η βάση δεδομένων της Access.
Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα
Αυτή η καρτέλα βρίσκεται στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του παραθύρου Access.
Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων
Βρίσκεται στα αριστερά της γραμμής εργαλείων " Εξωτερικά δεδομένα " Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 6. Επιλέξτε Αρχεία
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στο αναπτυσσόμενο μενού. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μενού.
Βήμα 7. Κάντε κλικ στο Excel
Βρίσκεται στο αναδυόμενο μενού. Μετά από αυτό, θα ανοίξει το παράθυρο εισαγωγής.
Βήμα 8. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση
Βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Βήμα 9. Επιλέξτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel
Μεταβείτε στο φάκελο αποθήκευσης υπολογιστικών φύλλων Excel και κάντε κλικ στο υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να ανοίξετε.
Βήμα 10. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Βήμα 11. Καθορίστε τη μέθοδο μεταφοράς δεδομένων
Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής στα αριστερά μιας από τις ακόλουθες επιλογές:
- “ Εισαγάγετε τα δεδομένα προέλευσης σε νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων ” - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων χωρίς πίνακες ή εάν θέλετε να προσθέσετε έναν νέο πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων. Δημιουργώντας έναν νέο πίνακα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μέσω της Access.
- “ Προσθέστε ένα αντίγραφο των εγγραφών στον πίνακα ” - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν χρησιμοποιείτε υπάρχουσα βάση δεδομένων και θέλετε να προσθέσετε δεδομένα σε έναν από τους πίνακες της βάσης δεδομένων. Προσθέτοντας έναν υπάρχοντα πίνακα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μέσω της Access.
- “ Συνδέστε την προέλευση δεδομένων δημιουργώντας έναν συνδεδεμένο πίνακα ” - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο στη βάση δεδομένων που θα ανοίξει τη βάση δεδομένων στο Excel. Με αυτήν την επιλογή, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε πληροφορίες μέσω της Access.
Βήμα 12. Κάντε κλικ στο κουμπί OK
Είναι στο κάτω μέρος του παραθύρου.
Βήμα 13. Επιλέξτε ένα φύλλο εργασίας
Στο επάνω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο όνομα του φύλλου εργασίας που θέλετε να εισαγάγετε από το επιλεγμένο έγγραφο Excel.
- Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί ένα φύλλο εργασίας με τρία φύλλα εργασίας με την ένδειξη "Φύλλο 1", "Φύλλο 2" και "Φύλλο 3". Μπορείτε να υποβάλετε μόνο ένα φύλλο εργασίας για μία διαδικασία. Εάν αποθηκεύετε πληροφορίες και στα τρία φύλλα, θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε τη διαδικασία μεταφοράς του πρώτου φύλλου και μετά επιστρέψτε στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα" και επαναλάβετε όλα τα βήματα για τα άλλα φύλλα.
- Μπορείτε να διαγράψετε, να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε ονόματα φύλλων στο Excel και όλες οι αλλαγές που κάνετε εμφανίζονται στη βάση δεδομένων της Access.
Βήμα 14. Κάντε κλικ στο Επόμενο
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Βήμα 15. Ενεργοποίηση επικεφαλίδων στηλών
Κάντε κλικ στο πλαίσιο "Η πρώτη σειρά περιέχει επικεφαλίδες στηλών" εάν το φύλλο του Excel έχει τις δικές του επικεφαλίδες στηλών στην επάνω σειρά (π.χ. σειρά " ΕΝΑ ”).
Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου εάν θέλετε η Access να δημιουργήσει επικεφαλίδες στηλών
Βήμα 16. Κάντε κλικ στο Επόμενο
Βήμα 17. Επεξεργαστείτε τις στήλες και τα κελιά υπολογιστικού φύλλου εάν είναι απαραίτητο
Εάν θέλετε να εισαγάγετε όλα τα κελιά από ένα υπολογιστικό φύλλο χωρίς αλλαγές, παραλείψτε αυτό το βήμα:
- Για να επεξεργαστείτε κελιά, κάντε κλικ στις επικεφαλίδες στηλών που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το όνομα του κελιού, τον τύπο δεδομένων και/ή αν το κελί είναι ευρετηριασμένο ή όχι.
- Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε κελιά, επιλέξτε το πλαίσιο "Μην εισάγετε πεδίο (Παράλειψη)".
Βήμα 18. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο
Βήμα 19. Ορίστε ένα πρωτεύον κλειδί για τη βάση δεδομένων
Για καλύτερα αποτελέσματα, αφήστε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ως έχουν (για να έχει η Access εκχωρήσει τα δικά της κλειδιά).
Μπορείτε να ορίσετε μόνοι σας το κλειδί επιλέγοντας το πλαίσιο "Επιλέξτε το δικό μου κύριο κλειδί" και εισαγάγετε το κλειδί στο πεδίο δίπλα στην επιλογή. Αν και δεν συνιστάται, μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Χωρίς πρωτεύον κλειδί"
Βήμα 20. Κάντε κλικ στο Επόμενο
Βήμα 21. Προσθέστε ένα όνομα
Πληκτρολογήστε το όνομα του υπολογιστικού φύλλου στο πεδίο "Εισαγωγή στον πίνακα".
Παραλείψτε αυτό το βήμα εάν θέλετε να εμφανίσετε τη βάση δεδομένων με το προεπιλεγμένο της όνομα
Βήμα 22. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.
Βήμα 23. Κάντε κλικ στο Κλείσιμο
Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου. Μετά από αυτό, το παράθυρο εισαγωγής θα κλείσει και θα δημιουργηθεί η βάση δεδομένων.
Μπορείτε να επιλέξετε πρώτα το πλαίσιο "Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής" για να βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμα θυμάται τις ρυθμίσεις που έχουν οριστεί για αυτήν τη βάση δεδομένων
Μέθοδος 2 από 2: Χρήση προγράμματος βάσης δεδομένων τρίτου μέρους
Βήμα 1. Ανοίξτε το έγγραφο Excel
Κάντε διπλό κλικ στο έγγραφο Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε βάση δεδομένων.
Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ένα έγγραφο, ανοίξτε το Excel, κάντε κλικ στο " Κενό βιβλίο εργασίας ”, Και δημιουργήστε ένα έγγραφο πριν προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.
Βήμα 2. Κάντε κλικ στο Αρχείο
Βρίσκεται στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel (Windows) ή στο επάνω μέρος της οθόνης (Mac).
Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως
Αυτή η επιλογή βρίσκεται στο μενού Αρχείο ”.
Βήμα 4. Κάντε διπλό κλικ σε αυτόν τον υπολογιστή
Βρίσκεται στη μέση της σελίδας.
Παραλείψτε αυτό το βήμα για χρήστες Mac
Βήμα 5. Επιλέξτε μια μορφή αρχείου
Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Αποθήκευση ως τύπος" (Windows) ή "Μορφή αρχείου" (Mac) και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:
- Εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή βάσης δεδομένων που βασίζεται σε υπολογιστή, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση " . CSV"(Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα).
-
Εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή βάσης δεδομένων που βασίζεται στον ιστό, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση . XML ”.
Εάν το έγγραφο Excel δεν έχει δεδομένα XML, δεν μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή XML
Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση
Είναι στο κάτω μέρος του παραθύρου. Μετά από αυτό, το έγγραφο θα αποθηκευτεί με τις προτιμήσεις που έχετε ορίσει.
Βήμα 7. Δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων για το πρόγραμμα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται
Η διαδικασία θα είναι διαφορετική, ανάλογα με το πρόγραμμα που χρησιμοποιείται. Ωστόσο, συνήθως πρέπει να ανοίξετε το πρόγραμμα, κάντε κλικ στο " Νέος " (ή " Αρχείο ” > “ Νέος ”) Και ακολουθήστε τις υποδείξεις που εμφανίζονται στην οθόνη.
Βήμα 8. Αναζητήστε το κουμπί Εισαγωγή…
Αυτό το κουμπί εμφανίζεται συνήθως αφού κάνετε κλικ στο μενού Αρχείο », Αλλά το πρόγραμμα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται μπορεί να έχει τις δικές του διαφορές.
Βήμα 9. Επιλέξτε το αρχείο Excel
Βρείτε και κάντε διπλό κλικ στο αρχείο που εξάγατε από το Excel.
Βήμα 10. Ακολουθήστε τις οδηγίες από την εφαρμογή βάσης δεδομένων για να εισαγάγετε τα δεδομένα
Βήμα 11. Αποθηκεύστε τη βάση δεδομένων
Συνήθως, μπορείτε να ανοίξετε το μενού "Αποθήκευση" πατώντας Ctrl+S (Windows) ή Command+S (Mac).
