Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel (με εικόνες)

Πίνακας περιεχομένων:

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel (με εικόνες)
Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel (με εικόνες)

Βίντεο: Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από ένα φύλλο εργασίας του Excel (με εικόνες)
Βίντεο: Word - Δημιουργία περιεχομένων για ένα έγγραφο αυτόματα (πίνακας περιεχομένων) 2024, Ενδέχεται
Anonim

Αυτό το wikiHow σας διδάσκει πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας δεδομένα από υπολογιστικά φύλλα του Microsoft Excel εισάγοντάς την απευθείας στην Access, το πρόγραμμα διαχείρισης βάσεων δεδομένων της Microsoft. Μπορείτε επίσης να εξάγετε δεδομένα Excel σε μορφή που μπορούν να ανοίξουν προγράμματα βάσης δεδομένων. Το Microsoft Access είναι ένα πρόγραμμα από τη σειρά προγραμμάτων του Microsoft Office και είναι διαθέσιμο μόνο για υπολογιστές με Windows.

Βήμα

Μέθοδος 1 από 2: Χρήση της Microsoft Access

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 1
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 1

Βήμα 1. Ανοίξτε την Microsoft Access

Αυτό το πρόγραμμα επισημαίνεται με ένα κόκκινο εικονίδιο με το γράμμα " ΕΝΑ" Μετά από αυτό, θα ανοίξει η σελίδα του προτύπου Access.

Η Access έχει σχεδιαστεί για να λειτουργεί με το Excel και περιλαμβάνεται με το Excel σε προγράμματα Microsoft Office Professional και είναι διαθέσιμη μόνο για υπολογιστές με Windows

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 2
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 2

Βήμα 2. Κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων

Βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του προγράμματος.

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό πρότυπο για τη βάση δεδομένων της Access, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 3
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 3

Βήμα 3. Κάντε κλικ στο Δημιουργία όταν σας ζητηθεί

Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του αναδυόμενου παραθύρου. Μετά από αυτό, θα ανοίξει η βάση δεδομένων της Access.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 4
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 4

Βήμα 4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα

Αυτή η καρτέλα βρίσκεται στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του παραθύρου Access.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 5
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 5

Βήμα 5. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα προέλευση δεδομένων

Βρίσκεται στα αριστερά της γραμμής εργαλείων " Εξωτερικά δεδομένα " Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναπτυσσόμενο μενού.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 6
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 6

Βήμα 6. Επιλέξτε Αρχεία

Αυτή η επιλογή βρίσκεται στο αναπτυσσόμενο μενού. Μετά από αυτό, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μενού.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 7
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 7

Βήμα 7. Κάντε κλικ στο Excel

Βρίσκεται στο αναδυόμενο μενού. Μετά από αυτό, θα ανοίξει το παράθυρο εισαγωγής.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 8
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 8

Βήμα 8. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση

Βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 9
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 9

Βήμα 9. Επιλέξτε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel

Μεταβείτε στο φάκελο αποθήκευσης υπολογιστικών φύλλων Excel και κάντε κλικ στο υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να ανοίξετε.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 10
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 10

Βήμα 10. Κάντε κλικ στο Άνοιγμα

Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 11
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 11

Βήμα 11. Καθορίστε τη μέθοδο μεταφοράς δεδομένων

Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής στα αριστερά μιας από τις ακόλουθες επιλογές:

  • Εισαγάγετε τα δεδομένα προέλευσης σε νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων ” - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν δημιουργείτε μια νέα βάση δεδομένων χωρίς πίνακες ή εάν θέλετε να προσθέσετε έναν νέο πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων. Δημιουργώντας έναν νέο πίνακα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μέσω της Access.
  • Προσθέστε ένα αντίγραφο των εγγραφών στον πίνακα ” - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή εάν χρησιμοποιείτε υπάρχουσα βάση δεδομένων και θέλετε να προσθέσετε δεδομένα σε έναν από τους πίνακες της βάσης δεδομένων. Προσθέτοντας έναν υπάρχοντα πίνακα, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις πληροφορίες μέσω της Access.
  • Συνδέστε την προέλευση δεδομένων δημιουργώντας έναν συνδεδεμένο πίνακα ” - Επιλέξτε αυτήν την επιλογή για να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο στη βάση δεδομένων που θα ανοίξει τη βάση δεδομένων στο Excel. Με αυτήν την επιλογή, δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε πληροφορίες μέσω της Access.
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 12
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 12

Βήμα 12. Κάντε κλικ στο κουμπί OK

Είναι στο κάτω μέρος του παραθύρου.

Βήμα 13. Επιλέξτε ένα φύλλο εργασίας

Στο επάνω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στο όνομα του φύλλου εργασίας που θέλετε να εισαγάγετε από το επιλεγμένο έγγραφο Excel.

  • Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί ένα φύλλο εργασίας με τρία φύλλα εργασίας με την ένδειξη "Φύλλο 1", "Φύλλο 2" και "Φύλλο 3". Μπορείτε να υποβάλετε μόνο ένα φύλλο εργασίας για μία διαδικασία. Εάν αποθηκεύετε πληροφορίες και στα τρία φύλλα, θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε τη διαδικασία μεταφοράς του πρώτου φύλλου και μετά επιστρέψτε στην καρτέλα "Εξωτερικά δεδομένα" και επαναλάβετε όλα τα βήματα για τα άλλα φύλλα.
  • Μπορείτε να διαγράψετε, να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε ονόματα φύλλων στο Excel και όλες οι αλλαγές που κάνετε εμφανίζονται στη βάση δεδομένων της Access.
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 14
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 14

Βήμα 14. Κάντε κλικ στο Επόμενο

Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 15
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 15

Βήμα 15. Ενεργοποίηση επικεφαλίδων στηλών

Κάντε κλικ στο πλαίσιο "Η πρώτη σειρά περιέχει επικεφαλίδες στηλών" εάν το φύλλο του Excel έχει τις δικές του επικεφαλίδες στηλών στην επάνω σειρά (π.χ. σειρά " ΕΝΑ ”).

Καταργήστε την επιλογή του πλαισίου εάν θέλετε η Access να δημιουργήσει επικεφαλίδες στηλών

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 16
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 16

Βήμα 16. Κάντε κλικ στο Επόμενο

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 17
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 17

Βήμα 17. Επεξεργαστείτε τις στήλες και τα κελιά υπολογιστικού φύλλου εάν είναι απαραίτητο

Εάν θέλετε να εισαγάγετε όλα τα κελιά από ένα υπολογιστικό φύλλο χωρίς αλλαγές, παραλείψτε αυτό το βήμα:

  • Για να επεξεργαστείτε κελιά, κάντε κλικ στις επικεφαλίδες στηλών που θέλετε να αλλάξετε και, στη συνέχεια, επεξεργαστείτε το όνομα του κελιού, τον τύπο δεδομένων και/ή αν το κελί είναι ευρετηριασμένο ή όχι.
  • Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε κελιά, επιλέξτε το πλαίσιο "Μην εισάγετε πεδίο (Παράλειψη)".
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 18
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 18

Βήμα 18. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 19
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 19

Βήμα 19. Ορίστε ένα πρωτεύον κλειδί για τη βάση δεδομένων

Για καλύτερα αποτελέσματα, αφήστε τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις ως έχουν (για να έχει η Access εκχωρήσει τα δικά της κλειδιά).

Μπορείτε να ορίσετε μόνοι σας το κλειδί επιλέγοντας το πλαίσιο "Επιλέξτε το δικό μου κύριο κλειδί" και εισαγάγετε το κλειδί στο πεδίο δίπλα στην επιλογή. Αν και δεν συνιστάται, μπορείτε επίσης να επιλέξετε "Χωρίς πρωτεύον κλειδί"

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 20
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 20

Βήμα 20. Κάντε κλικ στο Επόμενο

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 21
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 21

Βήμα 21. Προσθέστε ένα όνομα

Πληκτρολογήστε το όνομα του υπολογιστικού φύλλου στο πεδίο "Εισαγωγή στον πίνακα".

Παραλείψτε αυτό το βήμα εάν θέλετε να εμφανίσετε τη βάση δεδομένων με το προεπιλεγμένο της όνομα

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 22
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 22

Βήμα 22. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος

Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 23
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 23

Βήμα 23. Κάντε κλικ στο Κλείσιμο

Βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου. Μετά από αυτό, το παράθυρο εισαγωγής θα κλείσει και θα δημιουργηθεί η βάση δεδομένων.

Μπορείτε να επιλέξετε πρώτα το πλαίσιο "Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής" για να βεβαιωθείτε ότι το πρόγραμμα θυμάται τις ρυθμίσεις που έχουν οριστεί για αυτήν τη βάση δεδομένων

Μέθοδος 2 από 2: Χρήση προγράμματος βάσης δεδομένων τρίτου μέρους

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 24
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 24

Βήμα 1. Ανοίξτε το έγγραφο Excel

Κάντε διπλό κλικ στο έγγραφο Excel που θέλετε να μετατρέψετε σε βάση δεδομένων.

Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ένα έγγραφο, ανοίξτε το Excel, κάντε κλικ στο " Κενό βιβλίο εργασίας ”, Και δημιουργήστε ένα έγγραφο πριν προχωρήσετε στο επόμενο βήμα.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 25
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 25

Βήμα 2. Κάντε κλικ στο Αρχείο

Βρίσκεται στη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του παραθύρου του Excel (Windows) ή στο επάνω μέρος της οθόνης (Mac).

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 26
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 26

Βήμα 3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως

Αυτή η επιλογή βρίσκεται στο μενού Αρχείο ”.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 27
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 27

Βήμα 4. Κάντε διπλό κλικ σε αυτόν τον υπολογιστή

Βρίσκεται στη μέση της σελίδας.

Παραλείψτε αυτό το βήμα για χρήστες Mac

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 28
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 28

Βήμα 5. Επιλέξτε μια μορφή αρχείου

Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο "Αποθήκευση ως τύπος" (Windows) ή "Μορφή αρχείου" (Mac) και, στη συνέχεια, επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές:

  • Εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή βάσης δεδομένων που βασίζεται σε υπολογιστή, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση " . CSV"(Τιμές διαχωρισμένες με κόμμα).
  • Εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή βάσης δεδομένων που βασίζεται στον ιστό, κάντε κλικ στην επιλογή Μορφοποίηση . XML ”.

    Εάν το έγγραφο Excel δεν έχει δεδομένα XML, δεν μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή XML

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 29
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 29

Βήμα 6. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση

Είναι στο κάτω μέρος του παραθύρου. Μετά από αυτό, το έγγραφο θα αποθηκευτεί με τις προτιμήσεις που έχετε ορίσει.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 30
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 30

Βήμα 7. Δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων για το πρόγραμμα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται

Η διαδικασία θα είναι διαφορετική, ανάλογα με το πρόγραμμα που χρησιμοποιείται. Ωστόσο, συνήθως πρέπει να ανοίξετε το πρόγραμμα, κάντε κλικ στο " Νέος " (ή " Αρχείο ” > “ Νέος ”) Και ακολουθήστε τις υποδείξεις που εμφανίζονται στην οθόνη.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 31
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 31

Βήμα 8. Αναζητήστε το κουμπί Εισαγωγή…

Αυτό το κουμπί εμφανίζεται συνήθως αφού κάνετε κλικ στο μενού Αρχείο », Αλλά το πρόγραμμα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιείται μπορεί να έχει τις δικές του διαφορές.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 32
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 32

Βήμα 9. Επιλέξτε το αρχείο Excel

Βρείτε και κάντε διπλό κλικ στο αρχείο που εξάγατε από το Excel.

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 33
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 33

Βήμα 10. Ακολουθήστε τις οδηγίες από την εφαρμογή βάσης δεδομένων για να εισαγάγετε τα δεδομένα

Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 34
Δημιουργήστε μια βάση δεδομένων από ένα υπολογιστικό φύλλο Excel Βήμα 34

Βήμα 11. Αποθηκεύστε τη βάση δεδομένων

Συνήθως, μπορείτε να ανοίξετε το μενού "Αποθήκευση" πατώντας Ctrl+S (Windows) ή Command+S (Mac).

Συμβουλές

Διάφοροι δωρεάν διαδικτυακοί ιστότοποι βάσεων δεδομένων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων. Ωστόσο, συνήθως χρειάζεται να καταχωρίσετε έναν λογαριασμό για να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία

Συνιστάται: